На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


практическая работа Организация современного делопроизводства на малых предприятиях пищевой отрасли

Информация:

Тип работы: практическая работа. Добавлен: 11.08.2012. Сдан: 2011. Страниц: 6. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


    ТОЛЬЯТТИНСКИЙ ФИЛИАЛ МОСКОВСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА ПИЩЕВЫХ ПРОИЗВОДСТВ 
     
     
     

    Кафедра «ТПП и ТОПП» 
     
     
     
     

    Индивидуальная  практическая работа
    По  делопроизводству
    На  тему:
    «Организация  современного делопроизводства на малых  предприятиях пищевой отрасли» 
     
     
     
     
     

    Выполнил: студент  гр. П-401
    Соломатина  К.А.
    Проверил: Токарева Т.Ю. 
     
     
     
     
     

г. Тольятти, 2011 

Введение 

Существует три  формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.
При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).
Форму организации  делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в  подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и  организаций используют смешанную  форму организации делопроизводства.
Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:
    снизить стоимость делопроизводственных операций;
    улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;
    обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;
    использовать прогрессивные и производительные технические средства;
    обеспечить единство организационного и методического руководства.
В современных  условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно  только в сравнительно небольших  учреждениях. В крупных учреждениях  следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций  делопроизводства, таких, как прием  и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.
В небольших  учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.
Если организация  или учреждение имеют большой  объем документов, то вводится структурное  подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении.
С целью регламентации  делопроизводственного процесса, определения  приемов и способов создания и  обработки документов в организации  отделы делопроизводства разрабатывают  инструкции по делопроизводству, которые  учреждаются приказом руководителя учреждения.
 


    Принцип организации делопроизводства на пищевых предприятиях.
Делопроизводство – это система документационного обеспечения управленческой деятельности, определяющая типовые процессы документирования и организации работы с документами.
Главной задачей  делопроизводства является обеспечения  быстрой бесперебойной и эффективной  работы учреждения.
Профессионально грамотные оформленные документы  с выполнением правил документооборота определяют позитивное мнение о предприятии.
Делопроизводство  состоит из документооборота и документирования.
Документооборот включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данными учреждениями и полученными из вне: прием, распределения дел, контроль исполнения, формирование дел, хранение и использование документов, движения документной информации по инстанциям.
Система документирования – есть совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организаций или предприятий.
Документооборот - это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.
График  документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. 
Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

Входящая документация регистрируется в специальном журнале  с присвоением исходящего номера, даты, наименования документа, от какого отдела, кому и куда отправляется, а  также вид доставки. Входящая корреспонденция  возможно как из вне, так и внутри предприятия. Распределение документов в процессе документооборота осуществляется секретарем – референтом, в малых  предприятиях – управляющим, финансистом, но, как правило, в любом предприятии  существует 0,5 ставки для работы делопроизводителя, который занимается как делопроизводством, так и документооборотом. Распределение  документов как внутри, так и внешних  ведется четко по календарному времени  и фиксируется в журналах входящей и исходящей корреспонденции. Контроль исполнения, для ведения которых заводится специальный журнал, который параллельно ведется с журналом входящих и исходящих корреспонденций.  

    Характеристика  видов и правила  составления служебных  документов.
Документационное  обеспечение - важнейшая задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц. Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний.
В настоящее  время система делопроизводства претерпевает значительные положительные  изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет  решить многие проблемы в системе  делопроизводства.
     Докладная записка-документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять оптимальное решение. Информационная докладная записка содержит сведения о ходе выполнения какой-то сложной работы, характер которой руководителю известен. Отчетная докладная записка информирует о выполнении планов, указаний. Внутренняя докладная записка составляется на обычных истых листах, ее подписывает составитель. Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие организации, оформляются на бланке для писем, подписываются руководителем организации.
     Реквизиты: наименование организации, вида документа; дата; регистрационный номер; место составления или издания; заголовок; адресат; текст; подпись.
     Текст докладной записки обычно состоит из двух частей. В первой части текста излагаются события или факты, послужившие поводом к написанию, а вторая часть должна содержать выводы, предложения, просьбы.
     Объяснительная  записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого - либо события, факта, поступка.
     По  содержанию документы этого вида можно разделить на две группы. Объяснительные записки, которые поясняют содержание отдельных положений  основного документа, оформляются  на общем бланке. Другие объяснительные записки составляются по поводу, каких - либо происшествий, сложившихся ситуаций, поведения отдельных лиц, служат для объяснения причины какого - либо события, факта, поступка. Текст таких записок должен быть особенно убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Оформляются объяснительные записки второй группы на обычных листах, подписываются составителем.
Гарантийное письмоделовое письмо, содержащее обязательство осуществить оплату, оказать услуги или выполнить иные действия.
В финансовой деятельности гарантийное письмо – форма письменного  поручительства, выдаваемого гарантом кредитору для обеспечения своевременной  уплаты должником причитающейся  суммы. В коммерческой деятельности гарантийные письма называют еще  кредитными письмами.
Гарантийные письма составляются как физическими, так  и юридическими лицами (организациями). Адресатом гарантийного письма также  может быть как физическое лицо, так и организация. Предметом  гарантии может быть оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и  сроки выполнения работы, возврат  кредита и др. Существует два варианта гарантийных писем:
1) письмо, содержащее  просьбу (выполнить работу, предоставить  кредит и др.) и обязательство  (оплаты работ, услуг, продукции,  возврата кредита и др.).
2) письмо, содержащее  только обязательство (оплаты  работ, услуг, продукции, возврата  кредита и др.).  
 
 

    Характеристика  видов и правила  составления организационно распорядительных документов.
Организационно-распорядительные документы – письменные документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Организационно-распорядительная документация – это и организационно-правовое обеспечения предприятия в целом; это и документация, касающаяся взаимоотношений предприятия с вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями; это и документы, регламентирующие процесс управления в организации и ее структурных подразделениях.
Организационно-распорядительной документацией закрепляется трудовая жизнь всех звеньев организации, включая кадровые.
В состав организационно-распорядительных документов входят: 
1. Организационные документы – устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка; 
2. Распорядительные документы – приказы, решения, распоряжения, указы, постановления; 
3. Справочно-информационные документы – протоколы, служебная переписка, деловая переписка, коммерческая переписка, справки, акты, докладные, объяснительные, служебные записки; 
4. Документы по личному составу – приказы по личному составу, заявления, личные карточки, справки, автобиографии, характеристики, резюме.

Организационные документы – это комплекс взаимосвязанных документов, регулирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права обязанности, ответственность руководителей и специалистов.
Устав – документ, которым оформляется порядок образования организации, определяется ее структура, функции, правовое положение. 
Уставы, после их утверждения вышестоящей организацией, подлежат обязательной регистрации в администрации. Реквизиты и текст устава аналогичны реквизитам и тексту положения. Дополнительным реквизитом являются лишь подписи учредителей. Текст устава структурно разбивается на разделы: 
1. Общие положения: изложены основания организации, порядок и формы управления организацией, ее подчиненность. 
2. Цели и виды деятельности, направления деятельности организации. 
3. Организационное единство: структурные подразделения и их взаимосвязь. 
4. Регламентация деятельности: формы управления, права и обязанности должностных лиц. 
5. Финансово-материальная база: определяются размеры основных и оборотных средств, источники образования хозяйственных средств, распоряжение средствами и ценностями. 
6. Контроль, проверка и ревизия: устанавливаются формы и виды контроля за деятельностью предприятия. 
7. Отчетность. 
8. Реорганизация и ликвидация предприятия: излагаются порядок проведения реорганизации или ликвидации предприятия. 
Устав подписывают учредители предприятия.

Протокол — организационно-распорядительный «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов». Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».
Протокол, как  правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступления. Протокол оформляется на Общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.
На протоколе  проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тире дата окончания. Например: 12-14.03.97.
Номер протокола  является порядковым номером заседаний  коллегиального органа в течение года (в учебном заведении — учебного года). В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.
Заголовок протокола  содержит указание на вид коллегиальной: деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например: «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива». После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь».
Приказ—правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).
Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.
Распоряжение — акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами Российской Федерации.
Указание — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.
Распорядительная  часть указания начинается словами  «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года.
Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).
Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например, «Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате Администрации Новосибирской области», «Должностная инструкция инспектору по контролю...»).
Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой).
Поскольку текст  инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например, «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания...») или в безличной форме (например, «Повторным предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные индексы первого предложения, заявления, жалобы...»).
Инструкция оформляется  на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом  или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.
Акт - документ, составленный несколькими лицами (не менее двух) для подтверждения установленных событий, фактов. Зачастую в соответствии со специальным распорядительным документом, подписанным руководителем предприятия, для составления акта создают специальную комиссию.  
 
Важнейшей задачей при составлении акта является правильное отражение фактического состояния дел. Основой акта могут  служить черновые записи, которые  члены комиссии ведут во время  работы, фиксируя количественные показатели и другие основные сведения.
Акты  весьма разнообразны по содержанию и  назначению. Составление некоторых  видов актов требует заполнения особых унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России. В других случаях  акт оформляется на общем бланке организации и содержит следующие  основные реквизиты: наименование предприятия (учреждения, организации), гриф утверждения, название документа; дату и регистрационный  номер документа; место составления; заголовок к тексту; текст; подписи.   

 Текст  акта состоит из двух частей  — вводной и основной.   

 Во  вводной части акта указывают  основания его составления (распоряжение  руководства, нормативный документ  или какие-то факты, события  и т.д.), а также состав комиссии (фамилии (в алфавитном порядке)  и инициалы).
Основная  часть содержит установленные факты  и описание проделанной работы, т. е. ее сущность, задачи, методы, сроки, результаты и т.д. При необходимости выводы, заключения, предложения оформляют  в отдельную - заключительную — часть. Основная часть может быть разделена  на пункты или представлена в форме  таблицы.   
 
 
 
 
 

 
      Характеристика видов и правила составления документов в кадровой службе.
 
Практика  показывает, что кадровые документы  в организациях оформляются по-разному, к ним предъявляют неодинаковые требования со стороны руководителей. 

Между тем существуют унифицированные  системы документации, внедрение  которых облегчает труд кадровиков и дает большую экономию времени. 

В организациях должны использоваться унифицированные  формы документов, обеспечивающих возможность  применения вычислительной техники. 

К документам по личному составу относятся:
      Трудовые договоры, заключенные между работодателем и работником;
      Приказы о приеме, переводе на другую работу, увольнении;
      Заявления о приеме на работу, перемещении, увольнении;
      Трудовые книжки;
      Личные карточки;
      Характеристики;
      Личные дела;
      Резюме;
      Лицевые счета по заработной плате и социальному обеспечению.
 
      Для учета возникновения, наличия и  погашения задолженности по оплате труда обязательно требуется блок юридических документов, подтверждающих производительный характер этих трат и дающих полное основание для списания их на затраты. Этот блок включает следующие документы:
      Штатное расписание, содержащее перечень должностей постоянных работников с указанием соответствующих каждой единице должностных окладов. В бюджетных организациях штатное расписание – основание для образования фонда оплаты труда организации;
      Табель учета использования рабочего времени – документ, содержащий сведения о рабочем времени каждого сотрудника за месяц, о работе в режиме неполного рабочего дня и др. он необходим для подтверждения того, что работники действительно отработали положенное количество времени, и заработная плата им начислена обоснованно.
 
Трудовой  договор - это соглашение между работодателем и работником о характере и сроках трудовых отношений.  Трудовой договор юридически оформляет взаимные права и обязанности участников трудовых отношений. Правильно составленный трудовой договор защитит интересы работодателя, не ущемляя при этом прав работника, и поможет избежать многих нежелательных юридических последствий. Сторонами трудового договора выступают работодатель и работник.
Трудовой договор  заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора остается у работника, другой хранится у работодателя. Факт получения экземпляра трудового договора работником  удостоверяется подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.
Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома либо по поручению работодателя, либо его законного представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.
Согласно трудового  кодекса, в трудовом договоре могут фигурировать дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленными трудовым законодательством и другими нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, а именно:
    Условие об уточнении места работы, с указанием структурного подразделения приписки и его местонахождения;
    Условие об испытательном сроке;
    Соглашение о неразглашении служебной или коммерческой информации;
    Условие об обязательстве работником отработать после обучения не менее установленного договором срока, в случае если обучение проводилось за счет работодателя;
    и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.