На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


реферат Язык и стиль служебных документов

Информация:

Тип работы: реферат. Добавлен: 13.08.2012. Сдан: 2011. Страниц: 8. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


     Содержание
     Введение. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3
     Общие требования к составлению и оформлению документов . . . . . . . . .4
     1. Требования к составлению текста служебных документов. . . . . . . . . . .8
     2. Специальная лексика документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10
     3. Употребление языковых формул . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
     4. Употребление слов в одной падежной форме. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
     5. Ограниченная сочетаемость слов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
     6. Конструкции с отглагольным существительным. . . . . . . . . . . . . . . . . .14
     7. Ограниченное употребление глаголов в личной форме. . . . . . . . . . . . .15
     8. Построение предложений . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
     9. Употребление неологизмов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
     10. Употребление заимствованных слов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
     11. Употребление слов с «универсальным» значением . . . . . . . . . . . . . . .18
     12. Употребление сокращений . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19
     Типичные ошибки в языке и стиле. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20
     Заключение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23
     Библиографический список. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24
     Приложение. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение 
 
 

     Согласно  стандартному определению документ – это материальный носитель, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленный в установленном порядке и имеющий юридическую силу согласно законодательству.
     Документы, основание для принятия управленческих решений, они служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Отсюда повышенное требование точности, предъявляемое к тексту документов. Соответствовать этому требованию может только письменная речь, подготовленная и отредактированная. В устной речи достичь такой степени точности практически невозможно ввиду ее неподготовленности, спонтанности, вариативности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ
     И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 
 
 

     Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий), а также при перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке установленных в законодательных актах и нормативно-методических норм и требований.
     Требования  к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах. В соответствии с действующим законодательством стандартизация осуществляется на основе принципа добровольного применения стандартов. Однако следует отметить, что соблюдение установленных требований позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех специалистов управленческого аппарата от руководителей до рядовых сотрудников. Кроме того, соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, бесспорно обладающие юридической силой.
     Как уже отмечалось, среди разнообразных  систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, Особое значение имеет система организационно-распорядительной документации. Документы, входящие в эту систему, применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности. В состав системы организационно-распорядительной документации включены распорядительные документы (постановление, распоряжение, решение, приказ), организационные (положения, должностные инструкции, инструкции) и информационно-справочные документы (письма, докладные и о6ъяснительные записки, заявления, акты, телеграммы, телефонограммы, протоколы).
    Единая государственная система документооборота учреждений. ГОСТ –
     Государственные стандарты предназначены также  для обеспечения качественного  внешнего вида документов. Это достигается за счет закрепления места каждого реквизита на поле документа в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения, рациональной компоновки реквизитов в документах, позволяет максимально увеличить "полезную" площадь место для размещения текста, основного реквизита документа. Созданные в соответствии с требованиями стандарта документы, выполняют свою основную функцию (сохранение информации), и обеспечивают эргономичность документов легко воспринимаются человеком, удобны в применении, хранении, передаче любыми средствами связи.
     На  основе государственного стандарта в каждой организации осуществляется конкретизация правил работы с документами с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий, работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, предприятие, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами и закрепляет их в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. При этом должны быть установлены:
    состав применяемых в управленческой системе документов;
    компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;
    права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процесс ах работы с документами;
    порядок подписания, согласования и визирования  документов, их
    заверение печатью;
    виды применяемых бланков и порядок их использования;
    порядок движения основных видов документов;
    обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.
     Государственным стандартом на систему организационно-распорядительной документации установлен набор реквизитов свойственный документам этой системы  документации. Все 30 реквизитов, включенных в государственный стандарт, не встречаются вместе ни в одном виде документов. Они характеризуют типовой  формуляр документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Формуляр конкретного вида документа определяется его назначением и правилами составления, оформления, разработки и введения в действие. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     требования  к составлению  текста
       служебнах документов 
 
 

      Официально-деловой  стиль
 
 
     Языком  делового общения является официально-деловой стиль – это функциональная разновидность русского литературного языка, применяемая в сфере общественных отношений. Деловая речь служит средством общения государств, государства с отдельным лицом и обществом в целом; средством общения предприятия, учреждений, организаций, средством официального общения людей на производстве и в сфере обслуживания.
     Официально-деловой  стиль относится к книжно-письменным стилям литературного языка. Он реализуется  в текстах законов, приказов, указов, распоряжений, договоров, актов, справок, удостоверений, доверенностей в деловой переписке учреждений.
     Специфика делового стиля выражается в определенных стилевых чертах, отличающих его от других функциональных стилей языка (литературного, научного, разговорного и др.) и делающих eгo наиболее удобным инструментом делового общения.
       Основные черты официально-делового  стиля: 
    нейтральный тон изложения;
    точность и ясность изложения;
    лаконичность, краткость текста.
     Нейтральный тон изложения - это норма официального делового общения. Управленческая информация, как отмечено выше, является официальной по своему характеру, что свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, подчеркивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними. Кроме того, участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, фирм, т.е. от имени юридических, а не физических лиц. В силу этого личный, субъективный момент в текстах документов должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).
     Точность  изложения предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в документе, исключающую двусмысленности. Адекватность восприятия текста и автором документа и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. При этом быстрота восприятия текста  не имеет особого значения, поскольку текст документа - это письменный текст, рассчитанный на зрительное, а не на слуховое восприятие. Главное, чтобы содержание было передано максимально точно. Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов, языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок, в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др. Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок продуманностью и четкостью формулировок. Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.
     Рассмотренные стилевые черты выступают в качестве требований, предъявляемых к текстам документов, и играют основную роль  в формировании системы языковых единиц и приемов их употребления в текстах управленческих документов.  
 

      Специальная лексика документов
 
 
     Понятие «специальная лексика» относится к  трем категориям слов: термины, профессионализмы и жаргонно-профессиональные слова.
     Термин  - слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое в науке, технике, искусстве и других областях специальной деятельности. Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.
     Термины, используемые в управленческой документации, это, во-первых, отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ; во-вторых, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.
     Правильность  и стабильность терминоупотребления достигаются применением на практике терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии.
     При употреблении терминов в деловой  документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, необходимо раскрыть содержание термина, что можно сделать несколькими способами:
    Дать официальное определение термина;
    Расшифровать его словами нейтральной лексики;
    Убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.
     Профессионализмы - слова, возникающие в двух случаях: когда специальная область деятельности не имеет своей терминологии (Например, охота, рыболовство, ремесла и др.) и когда слово становится неофициальным заменителем термина (например: трансплантация - пересадка, карданное устройство - кардан и др.). Область употребления профессионализмов - это, как правило, устная речь, их использование в деловой документации крайне нежелательно.
     Профессиональная  жаргонная лексика - это форма профессионального просторечья, например: студенты-дневники, наличка, нал, безнал, дострой и др. Использование такого рода слов недопустимо не только в письменной деловой речи, но и в официальной устной речи.
      Употребление языковых формул
 
 
     Одна  из особенностей деловой речи –  широкое употребление языковых формул (см. приложение 1) - устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. 
     Языковые  формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Однако кроме выражения типового содержания языковые формулы  нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например:
    В гарантийном письме:
      «Гарантируем  возврат кредита  в сумме ... до ...»
      «Оплату гарантируем. Наш  расчетный счет ...»
      «Предоставление жилой площади  гарантируем».
      В письме-претензии:
      « в противном случае Вам будут предъявлены  штрафные санкции»
      « в противном случае дело будет передано в арбитражный суд».
    В распорядительном документе:
      «Контроль за выполнением (приказа, распоряжения) возлагается…» 
     Владение  деловым стилем - это в значительной степени знание  и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста. 
 

      Употребление слов в одной падежной форме
 
 
     Употребление  однотипных падежных форм при имени существительном принято называть «нанизыванием падежей». Чаще всего в текстах документов используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном, например:
     «Предлагаем Вам варианты решений  реконструкции (род. п.) систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок (род. п.) жилых и административных зданий (род. п.)».
       Широкое использование таких конструкций, видимо, объясняется тем, что в деловой речи при сравнительно больших размерах предложений, в сравнении с другими стилями, исключение предлогов позволяет сделать структуру предложения более прозрачной и легче воспринимаемой.  
 

      Ограниченная  сочетаемость слов
 
 
     Специфическая особенность деловой речи - ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в ограничении возможностей слова вступать в смысловые связи с другими словами. В зависимости от того, в каком стиле речи мы употребляем то или иное слово, различаются его возможности сочетаться с другими словами (см. приложение 2). Самыми широкими возможностями сочетаемости обладают слова в литературной или разговорной речи, но в деловом стиле они, как правило, ограничены.
     Ограниченная  сочетаемость слов, широко используемая в деловой речи, способствует типизации содержания, выражаемого в тесте, она как бы приближает словосочетания к языковым формулам, что, в конечном счете способствует адекватности восприятия текста документа 
 

      Конструкции с отглагольным существительным
 
 
     В деловой речи для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного со значением действия с полузнаменательным глаголом вместо простой глагольной формы, например:
           «провести учет», а не «учесть»
           «оказать  поддержку», а не «поддержать»
           «произвести ремонт», а не «отремонтировать».
     Это явление специалисты называют «расщеплением сказуемого».
       Появление таких конструкций,  очевидно, связано с тем, что содержанием документа всегда является управленческое действие, направленное на конкретный объект, и в этих условиях словосочетание из отглагольного существительного и полузнаменательного глагола не только называет действие («произвести»), но и обозначает предмет этого действия («peмонт»), В то время как один глагол («отремонтировать») обозначает это не в столь явно выраженной форме. 
 

      Ограниченное  употребление глаголов в личной форме
 
 
     Письменному деловому общению свойственен неличный (безличный) характер изложения текста, что, вероятно, является языковым выражением того, что общение носит официальный характер.
       Выражается это в ограниченном  употреблении глаголов в форме  первого и второго лица, а глаголы в форме третьего лица, как правило, употребляются в неопределенно-личном значении:
           «Комиссией  проведена проверка и установлено...»,
           «Акт  подписан членами  комиссии и утвержден  руководством».
     С этим же явлением связано и преобладание страдательных конструкций над формами действительного залога, например:
     «Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего  мировым стандартам» (а  не: «Проект предусматривает ...») 
 

      Построение  предложений
 
 
     Особенность делового стиля – преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных или двусоставных, с обособленными оборотами.
     При построении предложений следует  учитывать закономерности, характерные  для синтаксиса управленческой документации. В документах наиболее распространенным есть односоставные предложения (без подлежащего) со сказуемым как главный член, из которого начинается предложение.  Например:
           Просим  выслать план модернизации оборудования.
     В двухсоставных предложениях преобладает  прямой порядок слов (подлежащее передует сказуемому). Например:
     Комиссия  проверила организацию  и условия хранения управленческих документов.
     Из  сложных предложений наиболее потребляемые сложноподчиненные предложения. Место  дополнительного предложения в  них зависит от того, какой член главного предложения оно объясняет. Если дополнительное предложение объясняет какое-нибудь слово главного, оно следует непосредственно за этим словом. Например:
       В работе совещания,  на котором присутствовало  свыше 100 человек,  приняли участие...
     Если  дополнительное относится ко всему главному предложению, то она относится перед главным, если акцентируются обстоятельства осуществления действия, или после главного, если оно объясняет основную мысль предложения. Например:
     При условии досрочного и качественного  выполнения полного объема работы, заказчик обязуется ... (обстоятельства осуществления действия), или
     Одновременно  сообщаем, что в  данное время подготовленное технико-экономическое  обоснование... (объясняется  основная мысль предложения). 
 

      Употребление  неологизмов
 
 
     Неологизмы - слова, обозначающие новые понятия и предметы делятся на две группы: неологизмы, ставшие терминами и неологизмы-профессионализмы или слова профессионального жаргона. Использование новых слов в тексте документа должно основываться на оценке того, является ли это слово термином или называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке.
     Неологизмы  первой группы имеют полное право  на существование в деловой речи. Это слова типа: спутниковая информация, автосалон, пресс-секретарь, муниципальный, префектура, депозитарий, телефакс и др.
     Неологизмы  второй группы не имеют законных прав на употребление в официальной деловой  речи. Так, вместо «анонс» следует употреблять слово «объявление», вместо «изжитие» - «исключение», «ликвидация», вместо «ротация» - «довыборы», вместо «санирование» - «оздоровление» и т.п. 
 
 
 

     10. Употребление заимствованных слов 
 

     Заимствованными называют слова, пришедшие в русский  язык из других языков мира. Часто слова  заимствуются вместе с новыми понятиями  и предметами. Использование заимствованной лексики во многих случаях вызывает трудности. Наиболее типичная ошибка - излишнее употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:
     «пролонгировать»  вместо «продлить»; «спонсор»  вместо «меценат», «покровитель», «попечитель»; «анонс» вместо «объявление»; «эксклюзивный» вместо «исключительный».
     Если  для обозначения предмета или  понятия существует русский эквивалент, употребление слова иностранного происхождения  недопустимо. 
 

     11. Употребление слов с «универсальным» значением 
 

     Особенность делового стиля - употребление так называемых универсальных слов - слов со стертым, неопределенным значением. Универсальные слова являются многозначными, что позволяет употреблять их в различных контекстах вместо точных смысловых определений, например:
     «До настоящего времени  слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции и ремонту инженерных сетей» (слово «слабо» здесь одновременно означает, что работы ведутся медленно, неритмично, неорганизованно, словом- плохо.
     «Протокол слабо отражает позиции  сторон в вопросе  формирования парковой зоны на территории жилого района Марьино» (слово  «слабо» одновременно означает: неполно, неточно, предвзято).
     Если  в других стилях языка употребление таких слов воспринимается как нежелательное явление, то в деловых текстах оно выступает нормой. Употребляются такие слова, как правило, в  описательной части документа, цель которой- изложить событийную канву, дать общую. Оценку ситуации как положительной или негативной. 
 

     12. Употребление сокращений 
 

     Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий  используются сокращения.
     Различаются два основных вида сокращенных слов:
    лексические сокращения (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов: СНГ, Москапремонт, зам., спецназ и др.;
    графические сокращения - применяемые в письме сокращенные обозначения слов: г-н, тчк, ж.-д., кв. м, л, экз. и др.
     Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют  как самостоятельные слова. Графические  сокращения словами не являются, применяются  только на письме и при чтении расшифровываются, читаются полностью. 
     При включении в текст документа  сокращения следует тщательно проанализировать:
    удобно ли такое сокращение для произнесения, запоминания;
    не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращением для обозначения другого понятия в той же области или с названием фирмы, организации, торговым наименованием и др.
    Во всех остальных случаях следует включать полную форму слова наряду с сокращением.
 
 
     Типичные  языковые ошибки в языке и стиле 
 
 

     К сожалению, составители служебных документов зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.
    Структурные ошибки. Источником структурных ошибок является неверное построение текста служебного документа, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре служебного документа и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям.
    Синтаксические ошибки. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении. Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов.
     Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Нередко  составители служебных документов неоправданно усложняют текст. Хотя специфика служебного документа требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.
    Морфологические ошибки. Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.
    и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.