На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


курсовая работа Документное обеспечение органов государственной власти

Информация:

Тип работы: курсовая работа. Добавлен: 29.08.2012. Сдан: 2011. Страниц: 50. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


АНОТАЦІЯ 

    У роботі розглядається документаційне забезпечення відділу організаційно-кадрової роботи, як основного структурного підрозділу Сакської районної державної адміністрації в Автономній Республіці Крим, завдання та функції, зв’язок відділу з іншими підрозділами райдержадміністрації, основні вимоги до організації роботи з документами, види кадрової документації, правила складання та оформлення документів.
     Ключові слова: документаційне забезпечення, відділ організаційно-кадрової роботи, райдержадміністрація, діловодство, документ, управлінська діяльність, працівники.
 

ЗМІСТ

 
 
ВСТУП  4
РОЗДІЛ 1. ДОКУМЕНТУВАННЯ ДІЯЛЬНОСТІ ВІДДІЛУ ОРГАНІЗАЦІЙНО-КАДРОВОЇ РОБОТИ ОРГАНУ ВИКОНАВЧОЇ ВЛАДИ ..7
      1.1. Основні напрямки організаційно-кадрової роботи органу виконавчої влади 7
      1.2. Завдання та функції відділу організаційно-кадрової роботи 11
      1.3. Особливості взаємодії відділу організаційно-кадрової роботи з іншими підрозділами райдержадміністрації 16
РОЗДІЛ 2. ДОКУМЕНТНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ВІДДІЛУ ОРГАНІЗАЦІЙНО-КАДРОВОЇ РОБОТИ (НА БАЗІ САКСЬКОЇ РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ) 22
      2.1. Основні вимоги до організації роботи з документами у відділі організаційно-кадрової роботи  22
      2.2. Види кадрової документації (на базі Сакської районної   державної адміністрації) 30
      2.3. Правила складання та оформлення документів відділу організаційно-кадрової роботи  37
ВИСНОВКИ  52
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ  55
ДОДАТКИ  58
 

ВСТУП

 
    Актуальність  теми. На сьогодні вдосконалення роботи органів виконавчої влади є одним з актуальних завдань, що потребує науково обґрунтованих підходів. Належна організація діловодства забезпечує успішну роботу органу виконавчої влади. В цьому йому допомагає відділ організаційно-кадрової роботи, який є самостійним структурним підрозділом райдержадміністрації.
    Управлінська діяльність відділу організаційно-кадрової роботи залежить від ряду факторів. Не останнє місце серед яких займає документаційне забезпечення, яке дозволяє забезпечити оперативність та гнучкість у прийнятті рішень. З його допомогою координуються всі етапи роботи: від проектування до контролю за виконанням рішення. З документами відділу організаційно-кадрової роботи пов’язана діяльність усіх працівників райдержадміністрації – від технічних виконавців до начальників підрозділів.
    Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління, організацію і культуру праці управлінських співробітників. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльності вцілому. Ділова інформація представляється у вигляді різного роду документів. Правильно організоване управління справами знижує час, необхідний для пошуку, підвищує точність і своєчасність інформації, усуває її надмірність.
    Дослідженням  документаційного забезпечення займались  такі вчені як Діденко А. Н. [18] та Пашутинський Є. К. [29], вони докладно описали основні види кадрових документів, а також правила складання та їх оформлення. Іванова Т. В. [20] детально розглянула питання організації документообігу установи. Палеха Ю. [27,28] описав основні види управлінських документів. Питання документування та організації роботи з документами у процесі управління персоналом, практичні питання кадрового діловодства розглядають Козоріз В. П. та Лапицька Н. І. [21]. Беспянська Г. [14] докладно описала особливості оформлення змінних реквізитів. Питання організації загального та кадрового діловодства розглядає Данюк В. М. та Кулаковська Л. П. [17], також вони класифікують кадрову документацію.
    Об’єктом дослідження є діяльність відділу організаційно-кадрової роботи.
    Предметом дослідження є документаційне забезпечення відділу організаційно-кадрової роботи.
    Мета дипломної роботи полягає у дослідженні специфіки організаційної та кадрової документації, правил її оформлення та використання в процесі документаційного забезпечення управління.
    Реалізація  поставленої мети дипломної роботи передбачає вирішення ряду завдань:
    – охарактеризувати основні напрямки діяльності відділу організаційно-кадрової роботи та його взаємозв’язок з іншими структурними підрозділами;
    – з’ясувати функції та завдання відділу організаційно-кадрової роботи;
    – дослідити основні види документів, що функціонують у відділі організаційно-кадрової роботи;
    – розглянути особливості складання  та оформлення документів відділу організаційно-кадрової роботи.
    Методи. У процесі дослідження організації й методики документного забезпечення відділу організаційно-кадрової роботи були використані загальнонаукові методи пізнання: синтез, за допомогою якого здійснювалося об’єднання функцій, завдань та напрямів діяльності відділу організаційно-кадрової роботи в єдине ціле та аналіз, під час якого відбувалося розчленування цих ознак на частини й дослідження кожної з них; індукція та дедукція використовувалися при написанні узагальнених висновків до дипломної роботи; метод класифікації було застосовано при класифікуванні кадрових документів; метод спостереження використовувався під час проходження переддипломної практики в райдержадміністрації й на основі отриманих результатів було написано другий розділ дипломної роботи.
    Практичне значення роботи. Робота виконана на базі відділу організаційно-кадрової роботи Сакської районної державної адміністрації в Автономній Республіці Крим. У даній роботі охарактеризовані основні види організаційних та кадрових документів, а також описано специфіку їх складання та оформлення. Результати проведеного дослідження можуть бути корисні при оформленні організаційної та кадрової документації у подальшій діяльності.
    Структура роботи. Робота складається зі вступу, двох розділів, висновків, списку використаної літератури та додатків. Основна частина складає – 51 сторінку; список використаної літератури – 33 позиції, кількість додатків 4.
    Апробація роботи. Результати данного дослідження було апробовано на ІІ Міжвузівському студентському науково-практичному семінарі «Актуальні питання сучасного соціогуманітарного знання» та на Міжвузвській науково-практичній конференції науковців і студентів «Україна і світ: політичні, економічні та культурні питання». Результати було опубліковано у «Матеріалах ІІ Міжвузівського студентського науково-практичного семінару «Актуальні питання сучасного соціогуманітарного знання» Національного аерокосмічного університету ім. М. Є. Жуковського «ХАІ», 12 січня 2011 року.
 

     РОЗДІЛ 1
    ДОКУМЕНТУВАННЯ ДІЯЛЬНОСТІ ВІДДІЛУ ОРГАНІЗАЦІЙНО-КАДРОВОЇ РОБОТИ ОРГАНУ ВИКОНАВЧОЇ ВЛАДИ
      Основні напрямки організаційно-кадрової роботи органу виконавчої влади
    У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом установи, важливим елементом соціального  й політичного життя суспільства. Якість інформації визначається якістю керування. За сучасних умов для підвищення ефективності керування необхідно більше приділяти уваги вдосконаленню роботи з документами, тому що будь-яке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовій документації, в тому числі документації відділу організаційно-кадрової роботи.
    Правильне складання й оформлення документів у відповідності з новими нормативами  – найважливіший обов’язок працівників  відділу організаційно-кадрової роботи райдержадміністрації.
    Відділ  організаційно-кадрової роботи є провідним у структурі апарату Сакської райдержадміністрації (див. додаток А). Саме він забезпечує діяльність адміністрації щодо комплексного соціально-економічного розвитку, реалізації державної політики з питань кадрової роботи та державної служби. Іншими словами, відповідає за всі основні складові для забезпечення ефективної діяльності органу виконавчої влади.
    Перш  за все, начальнику відділу організаційно-кадрової роботи необхідно визначитися з  тим набором функцій, які зобов'язаний виконувати відділ в особі його співробітників. Для цього потрібно ознайомитися зі змістом «Довідника типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців» [11], де відображені всі посади працівників, які забезпечують повний цикл роботи з кадрами. Потім вирішити, чи всі перераховані в цьому документі обов'язки зазначених у ньому фахівців будуть затребувані в райдержадміністрації, і відобразити це в штатному розкладі, на підставі якого ведеться комплектація відділу організаційно-кадрової роботи співробітниками. Виходячи з переліку функцій і завдань відділу організаційно-кадрової роботи та обсягу документообігу, зробити оцінку діяльності наявного персоналу, зайнятого організаційною та кадровою роботою, на предмет ступеня його завантаження, що дозволить наблизитися до вирішення завдання про те, скільки налічується працівників у відділі. У цьому документі вказані вимоги до кваліфікації працівників, які визначаються, перш за все їх посадовими обов'язками, а вони, у свою чергу, обумовлюють найменування посад. Метою Довідника є забезпечення раціонального поділу праці, створення дієвого механізму розмежування функцій, повноважень і відповідальності, чітка регламентація трудової діяльності працівників. Даний документ призначений для вирішення питань, пов'язаних з регулюванням трудових відносин, забезпеченням ефективної системи управління персоналом в органі виконавчої влади.
    Кваліфікаційні  характеристики можуть застосовуватися  в якості нормативних документів прямої дії або служити основою  для розробки посадових інструкцій, які містять конкретний перелік посадових обов'язків працівників з урахуванням особливостей організації виробництва, праці та управління, а також їхні права та обов'язки. При необхідності обов'язки, включені до кваліфікаційної характеристики певної посади, можуть бути розподілені між кількома виконавцями. «Тому при розробці посадових інструкцій допускається уточнення переліку робіт, які властиві відповідній посаді в конкретних організаційно-технічних умовах, і встановлюються вимоги до необхідної спеціальної підготовки працівників» [11, с. 10]. Можливо також розширення кола обов'язків працівників у порівнянні з їх посадовою характеристикою. У цих випадках без зміни посадового найменування працівникові може бути доручено виконання обов'язків, передбачених характеристиками інших посад, близьких за змістом робіт, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності та кваліфікації.
    З урахуванням завдань щодо організаційної та кадрової роботи в райдержадміністрації начальник розробляє проект положення про відділ організаційно-кадрової роботи (див. додаток Б). Після узгодження проекту з іншими структурними підрозділами положення затверджується керівником райдержадміністрації. Положення про відділ організаційно-кадрової роботи містить інформацію про загальні положення, основні завдання, функції, права відділу.
    На  даний час «Положення про відділ організаційно-кадрової роботи» містить  чітко сформульовані напрямки діяльності відділу організаційно-кадрової роботи:
    формування планів роботи районної державної адміністрації;
    підготовка аналітичних довідок, інших інформаційних матеріалів для голови райдержадміністрації, його заступників;
    організаційне забезпечення проведення засідань Колегії, нарад, інших заходів;
    підготовка проектів розпоряджень з питань організаційно-кадрової роботи;
    взаємодія й надання допомоги органам місцевого самоврядування;
    забезпечення взаємозв'язку з органами влади вищого рівня;
    організація роботи по добору розстановці й навчанню кадрів, аналізу якісного складу працівників адміністрації (узагальнення й пропозиції);
    формування кадрового резерву й роботи з ним;
    розгляд питань адміністративно-територіального устрою району, підготовки й внесення відповідних пропозицій;
    участь у підготовці звітів щодо виконання програми соціально-економічного розвитку, бюджету, делегованих районною радою повноважень.
    Відділ  організаційно-кадрової роботи, є однією з важливіших структур райдержадміністрації. Чисельність відділу визначають організаційно-штатною структурою установи. При цьому за основу розрахунку необхідної кількості її працівників приймається: чисельність працівників; конкретні умови, характерні риси, пов'язані з типом, масштабами й різновидам окремих відділів райдержадміністрації; техніко-економічні й соціальні характеристики установи.
    Порядок роботи з документами у відділі  організаційно-кадрової роботи здійснюється відповідно до інструкції з діловодства, що затверджується Головою районної державної адміністрації згідно з «Примірною інструкцією з діловодства  в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1853» [12]. Відповідальність за організацію виконання документів несуть голова, заступники голови райдержадміністрації.
    Відділ  організаційно-кадрової роботи здійснює оперативний контроль за термінами виконання документів. Перевірці підлягають документи, які мають завдання або містять питання, що потребують вирішення. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою узагальнюючих тек, контрольних карток, комп'ютера. Облік і контроль за дотриманням порядку розгляду службової кореспонденції також здійснює відділ організаційно-кадрової роботи. Безпосередній контроль за виконанням доручень здійснює начальник відділу організаційно-кадрової роботи. Виконані документи формуються до справи.
    Щомісячно та щоквартально співробітниками відділу  організаційно-кадрової роботи готується  та подається керівнику райдержадміністрації аналітична довідка про стан виконавської дисципліни. Система контролю у данному підрозділі включає в себе автоматизовану систему контролю на базі електронно-обчислювальних машин.
    З врахуванням кваліфікації та інтересів  райдержадміністрації відбуваються переведення працівників. Для цього відділом організаційно-кадрової роботи організована підготовка та перепідготовка кадрів. Відділ створює необхідні умови для сумісництва навчання з роботою й дотримання пільг, передбачених діючим законодавством.
    До  задач входить проведення атестації  керівників, спеціалістів та службовців, результати якої використовуються з метою забезпечення відповідності кадрів зростаючим вимогам. Одним з головних завдань кадрової роботи є організація підготовки та перепідготовки кадрів, забезпечення росту кваліфікації робітників безпосередньо на виробництві в навчальних закладах. Робота з кадрами – одна із складових частин управлінської роботи. Розробка планів роботи з кадрами починається з визначення цілей та задач управління кадрами. Відділ організаційно-кадрової роботи приділяє особливу увагу таким питанням, як формування стабільного трудового колективу, сумісництво професій робітників та службовців, оплата праці, питанням соціального розвитку колективу. Плани роботи з кадрами складаються в комплексі із загальними планами розвитку.
    Таким чином, введення нових технологічних процесів викликають неперервну зміну структури кадрів у райдержадміністрації. Поряд з планом чисельності працівників складаються також плани підготовки кадрів й підвищення кваліфікації працівників. План роботи відділу включає комплекс заходів щодо підбору, розстановки, навчання й підвищення кваліфікації управлінських та виконавчих кадрів. Відділом організаційно-кадрової роботи розробляються перспективні плани підвищення кваліфікації керівників, спеціалістів, а також робочих кадрів. У цьому плані знаходять відображення як зміни структури кадрів, що відбуваються, так і категорії робітників, які прагнуть підвищення кваліфікації чи спеціальної підготовки.
      Завдання та функції відділу організаційно-кадрової роботи
    Відділ  організаційно-кадрової роботи регламентується  положенням про нього, діяльність працівників відділу регулюється посадовими інструкціями, які розробляються начальником відділу організаційно-кадрової роботи і затверджуються керівником установи.
    Роль відділу організаційно-кадрової роботи в органі виконавчої влади безупинно зростає. З часом виникає необхідність в обґрунтованому підборі, організації навчання, підвищенні кваліфікації, правильній оцінці й вихованні кадрів організації, особливо зростає роль відділу організаційно-кадрової роботи щодо набору випускників інститутів та університетів, які володіють сучасними знаннями. Крім цього, необхідно також систематично підвищувати кваліфікацію як працівників апарату управління, так і працівників, зайнятих оперативною діяльністю. Головне призначення відділу організаційно-кадрової роботи полягає у тому, щоб не тільки керуватись у здійсненні кадрової політики інтересами райдержадміністрації, але й діяти з урахуванням трудового законодавства, реалізації соціальних програм, прийнятих як на федеральному, так і на територіальному рівні.
    Ефективна діяльність відділу організаційно-кадрової роботи в райдержадміністрації залежить від її структуризації й конкретизації функцій; взаємозв’язку відділів між собою; органічного зв’язку роботи данного відділу з іншими підрозділами; кадрового забезпечення.
    Відділ  організаційно-кадрової роботи в сучасних умовах повинен бути організатором і координатором всієї роботи з кадрами в установі. Він покликаний виконувати такі функції:
    здійснення організаційного забезпечення засідань Колегії голови райдержадміністрації, нарад та інших заходів, які проводяться головою райдержадміністрації;
    за дорученням керівництва розглядає пропозиції, заяви й скарги громадян з питань роботи органів державної виконавчої влади, місцевого самоврядування, готує на них відповідні висновки, пропозиції, вживає заходи щодо усунення недоліків;
    бере участь у підготовці звітів райдержадміністрації про виконання програм соціально-економічного розвитку, а також реалізацію делегованих районною радою повноважень;
    готує висновки та пропозиції з питань адміністративно-територіального поділу району, веде облік і реєстрацію адміністративно-територіальних одиниць та населених пунктів;
    опрацьовує та розробляє проекти розпоряджень, готує аналітичні інформації, методичні та інші матеріали з організаційних та кадрових питань. Контролює їх виконання;
    розробляє річні плани роботи з кадрами, визначає щорічну та перспективну (на 5 років) потребу в них, формує замовлення на підготовку, перепідготовку й підвищення кваліфікації державних службовців та керівників підпорядкованих установ;
    веде облік кадрів райдержадміністрації, аналізує їх якісний склад. Організовує роботу з добору, розстановки, підготовки, перепідготовки, створення резерву кадрів, поліпшення організації та підвищення ефективності роботи працівників, їх заохочення;
    вивчає ділові якості претендентів на посади державних службовців, приймає від них необхідні документи та подає їх на розгляд конкурсній комісії, здійснює інші заходи щодо організації конкурсного відбору.
    Для того, щоб правильно і вчасно прийняти рішення з будь-якого питання  начальнику відділу необхідно володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є необхідною передумовою успішної аналітичної й оперативної роботи з кадрами. Обліку підлягають працівники усіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади.
    З’ясування  потребує питання щодо класифікації функцій державного управління, оскільки наукова література з цього питання містить різні підходи до вирішення проблеми класифікації. Інколи за одними й тими ж ознаками класифікації одні автори поділяють функції державного управління на дві, інші – на три чи більше груп, відносячи навіть однакові функції до різних груп.
    Г. Райт [31], поділивши функції на керівні та додаткові, до першої групи відносить планування, організацію, комплектацію кадрами, мотивацію та контроль, а до другої – функцію управління фінансовими ресурсами та представницько-організаційну функцію. На відміну від Г. Райта Б. Гурне [16] поділяє функції управління на три групи – головні, допоміжні та командні. Склад конкретних функцій, віднесених Б. Гурне до виділених ним груп, відрізняється від складу функцій за класифікацією Г. Райта. Однак Б. Гурне серед інших (таких як управління персоналом, придбання майна та обладнання й управління ними, бюджет і бухгалтерський облік, функції юридичні і пов’язані з судовими позовами) до допоміжних відносить функцію документування, визначаючи її як систему дій, спрямовану на пошук, збирання і розповсюдження інтелектуальної інформації, яка потрібна персоналові адміністративної установи для виконання своїх обов’язків.
    Внаслідок цього можна зазначити ще деякі функції покладені на відділ організаційно-кадрової роботи – це управління персоналом та кадрове діловодство, суть яких полягає в оформленні документації щодо особового складу: заяв, скарг, пропозицій, наказів про приймання, переведення, звільнення працiвникiв, надання відпусток тощо.
    «Під управлінням персоналом необхідно розуміти діяльність, спрямовану на підвищення ефективності роботи організації за рахунок підвищення ефективності роботи з його працівниками» [17, с. 51]. Під кадровим діловодство мається на увазі діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами. Правильна організація кадрового діловодства має вирішальне значення при дотриманні конституційних прав громадянина на працю і соціальне забезпечення.
    Серед завдань, що стоять перед відділом організаційно-кадрової роботи, є визначення кадрового потенціалу; кадрове планування; робота з підвищення кваліфікації кадрів; облік персонального складу співробітників, плинності кадрів; контроль за дотриманням трудової дисципліни; за виконанням покладених на відділ завдань; аналіз кількісного і якісного складу персоналу, вивчення причин плинності кадрів та динаміка змін професійного складу.
    Організація праці у відділі організаційно-кадрової роботи передбачає вирішення ряду завдань, серед яких:
    чітка організаційна побудова роботи діяльності та вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами;
    правильний розподіл функцій між працівниками, застосування кращого досвіду та методів ведення діловодства. Вирішення цього питання здійснюється шляхом розробки та впровадження нормативних документів, посадових інструкцій, стандартів;
    визначення критеріїв оцінки праці співробітників, їх навантаження;
    підвищення кваліфікації та культури праці персоналу відділу організаційно кадрової роботи;
    раціональна організація робочих місць, забезпечення персональними ЕОМ.
    Все управління кадровим потенціалом райдержадміністрації за таких умов зосереджується у відділі організаційно-кадрової роботи і спрямоване на те, щоб забезпечити необхідну потребу в персоналі відповідної кваліфікації у визначений термін.
    Отже, працівники відділу виконують всю організаційну та кадрову роботу в установі, тому на відділ покладено так багато різноманітних функції та завданнь. На підставі законів України, які зазначенні у положенні, відділ організаційно-кадрової роботи здійснює всі функції. Побудова роботи діяльності підрозділу дуже чітка, начальник контролює стан трудової та виконавчої дисципліни, тому працівники своєчасно виконують завдання, а  розподіл функцій між співробітниками сприяє ефективному виконанню роботи. Визначення функцій та завдань допомагають чітко окреслити діяльність відділу організаційно-кадрової роботи.
      Особливості взаємодії відділу організаційно-кадрової роботи з іншими підрозділами
    Будь-яка установа складається з підрозділів, які забезпечують ефективну роботу цієї установи. Підрозділи першого типу й їх керівники називаються лінійними, а підрозділи другого – функціональними. Лінійні керівники безпосередньо відповідають за досягнення цілей установи й, природно, уповноважені приймати рішення, як використовувати ресурси установи, у тому числі й персонал.
    Відділ  організаційно-кадрової роботи є функціональним підрозділом райдержадміністрації. Працівники відділу прямо не беруть участі в основній діяльності організації. Рішення з питань найму, звільнення, призначення на нову посаду, направлення на навчання, стажування приймається безпосередньо начальниками відповідних підрозділів. Відділ організаційно-кадрової роботи лише покликан створювати загальні умови (розробка систем, процедур, програм), що сприятимуть реалізації трудового потенціалу кожного працівника, й здійснює контроль за їх виконанням. Лінійні керівники здійснюють щоденне керівництво людьми, тобто примушують ці системи працювати. Такий розподіл обов’язків дозволяє використовувати можливості кожної із сторін – експертиза в галузі управління персоналом і професіоналізм спеціалістів з питань персоналу поєднується з розумінням та специфікою організації й безпосереднім контактом з людьми лінійних керівників. У практичній роботі важливим є оптимальне поєднання прав лінійних керівників і спеціалістів відділу організаційно-кадрової роботи та їх спільної відповідальності. Управління персоналом як діяльність більш широке поняття, ніж просте управління працівниками, і в даний час прості організаційно-кадрові служби, які займалися тільки веденням обліку та оформленням документів, перетворилися на багатопрофільні служби персоналу, основними завданнями яких на сучасному етапі є: чітка організаційна побудова роботи діяльності та вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами; правильний розподіл функцій між окремими виконавцями, застосування кращого досвіду та методів ведення кадрового діловодства, шляхом розробки та впровадження нормативних документів, посадових інструкцій, стандартів; визначення критеріїв оцінки праці співробітників, та їх навантаження; підвищення кваліфікації та культури праці персоналу у відділі організаційно-кадрової роботи; раціональна організація робочих місць персоналу.
    Відділ  організаційно-кадрової роботи тісно  співпрацює з іншими відділами райдержадміністрації щодо планування роботи та проведення спільних заходів. Складаються й  затверджуються спільні плани-календарі  місячних заходів, які передбачають проведення семінарів-нарад, днів відділів, участі керівників у семінарах-нарадах, проведення «круглих столів» з керівниками, засіданнях колегії адміністрації та сесіях районної ради. Практикується спільна підготовка й проведення святкових заходів до визначних дат.
    З метою удосконалення стилю, форм і методів роботи, надання практичної та методичної допомоги на місцях, підвищення професійного рівня кадрів практикується проведення Днів відділів як апаратів райдержадміністрації та районної ради, так і їх структурних підрозділів.
    Практичні питання взаємодії, проведення тих  чи інших заходів координуються  відділом організаційно-кадрової роботи апарату адміністрації спільно  з виконавчим апаратом районної ради із залученням працівників відділу  ведення Державного реєстру виборців, архівного відділу, відділу бухгалтерського обліку, відділу з питань праці та соціально-трудових відносин, сектора економічного аналізу та прогнозування та інших. Після їх завершення, як правило, проводиться відповідний аналіз, визначаються ефективність та шляхи подальшого вдосконалення форм і методів організаційно-масової роботи.
    Спільно з сектором економічного аналізу  та прогнозування відділ організаційно-кадрової роботи розробляє перспективні й  поточні плани комплектування органу виконавчої влади персоналом усіх професій і кваліфікацій; розраховує потреби в усіх категоріях персоналу з урахуванням змін складу працівників при впровадженні нової техніки та технологій, механізації та автоматизації виробничих процесів; складає кошторисно-фінансові розрахунки на організацію прийняття персоналу та молодих спеціалістів; готує розрахунки та пропозиції керівнику щодо плинності персоналу, стану трудової дисципліни; складає розділи звітності для органів статистики про плинність персоналу та потребу в ньому.
    Суть  роботи відділу організаційно-кадрової роботи полягає у визначенні питаннь стосовно трудової діяльності працівників. У вирішенні цих питань відділ організаційно-кадрової роботи взаємодіє з відділом щодо питань праці та соціально-трудових відносин. Працівники відділів вивчають та аналізують втрати робочого часу (хвороба, простої, відпустки з дозволу адміністрації, прогули та ін.), розробляють пропозиції щодо поліпшення умов праці, закріплення персоналу на підприємстві; готують матеріали для керівництва про заохочення, винагороди, стягнення за підсумками роботи за місяць, квартал, рік; розробляють форми морального та матеріального стимулювання й подають ці пропозиції керівництву підприємства на розгляд; перевіряють стан трудової дисципліни та розробляють заходи щодо її зміцнення; здійснюють контроль за станом умов праці в організації.
    Спільно з відділом бухгалтерського обліку відділ організаційно-кадрової роботи організовує та контролює виконання  кошторисно-фінансового плану витрат на всі види робіт з персоналом, документальне оформлення прийому, переведення, відпусток, звільнень; разом із юрисконсультом організовує та здійснює контроль за дотриманням трудового законодавства, виконання наказів, вказівок і рішень з питань роботи з персоналом.
    Спільно з керівниками структурних підрозділів узгоджує питання прийому, звільнення та переміщення працівників підприємства; готує проекти пропозицій керівництву щодо складу атестаційних та кваліфікаційних комісій, порядку їх роботи, оформлення матеріалів для заохочення, винагород за високі показники у праці; виконує організаційну роботу щодо створення резерву персоналу на висування, вивчення ділових та особистісних властивостей працівників списку резерву; організовує роботу щодо добору молодих працівників для навчання у вищих навчальних закладах; бере активну участь у розробці та здійсненні заходів щодо виховання працівників.
    У зовнішньому середовищі відділ організаційно-кадрової роботи щодо роботи з персоналом взаємодіє з різними державними та недержавними органами. До державних утворень належать органи з праці та соціальних питань, центри зайнятості населення. Координування діяльності кадрових питань в Україні покладено на Міністерство праці і соціальних питань.
    Міністерство  праці та соціальної політики України  є центральним органом виконавчої влади, який забезпечує проведення державної політики у сфері зайнятості, соціального захисту, соціального страхування, оплати, нормування та стимулювання праці, охорони праці, умов праці, пенсійного забезпечення, соціального обслуговування населення, соціально-трудових відносин, координує діяльність щодо реалізації державних і регіональних соціальних програм, налагодження соціального партнерства. На Мінпраці України покладено виконання таких основних функцій у галузі кадрової роботи, як визначення реальної потреби у спеціалістах з урахуванням розвитку продуктивних сил і перспективних напрямів науково-технічного прогресу, забезпечення контролю за їх ефективним використанням; забезпечення реалізації громадянами прав на працю; створення разом із органами освіти ефективної системи навчання та безперервного підвищення кваліфікації усіх працівників; здійснення методичної роботи з атестації кадрів у галузях народного господарства.
    «Державна служба зайнятості – спеціальна служба, створена для реалізації політики зайнятості населення і забезпечення громадянам відповідних гарантій на всій території України» [15, с. 83]. Діяльність Державної служби зайнятості здійснюється під керівництвом Міністерства праці та соціальної політики України і місцевих органів державної влади. Відповідно до положень Державної служби зайнятості кадрова служба підприємства (організації), за сучасних умов, повинна робити аналіз та прогноз на попит та пропозицію на робочу силу, інформувати про стан на ринку праці; здійснювати облік вільних робочих місць на підприємстві та інформувати про них службу зайнятості населення; проводити консультації з приводу можливостей одержання роботи на підприємстві; організовувати професійне навчання, перенавчання, підвищення кваліфікації працівників; надавати послуги щодо працевлаштування звільненим працівникам.
    До  громадських утворень належать профспілкові органи. Вони контролюють дотримання адміністрацією підприємств прав громадян у процесі їх найму, переведення, звільнення, забезпечення прийнятних умов праці та побуту, надання відпусток, різних пільг і компенсацій та ін.
    Таким чином, відділ організаційно-кадрової роботи застосовує комплексний підхід: інтегрує функції управління на єдиному  організаційному ґрунті, використовує різні види, форми та методи роботи, спрямовані на підвищення продуктивності та якості праці.
    Реалізація ефективної діяльності відділу організаційно-кадрової роботи у сфері управління персоналом повинна проводитись у тісній співпраці з іншими функціональними підрозділами органу виконавчої влади, оскільки головне завдання відділу організаційно-кадрової роботи має полягати у формуванні такого кадрового складу, який би забезпечив максимальну продуктивність праці в досягненні поставлених цілей.
    Ефективність  дій органів державної влади суттєво впливає на їх взаємозв’язок з органами виконавчої влади, яким і є райдержадміністрація. Саме на місцевому рівні вирішуються основні проблеми життєдіяльності територіальної громади та забезпечується реалізація її інтересів. Діяльність у цьому напрямі є головним завданням органу виконавчої влади, успішне здійснення якого залежить від якісного та оперативного опрацювання відповідної інформації, що надходить до райдержадміністрації в тому числі й до відділу організаційно-кадрової роботи або створюється ним у вигляді документів спільно з іншими відділами, секторами та керівниками.
    Відділ  організаційно-кадрової роботи взаємодіє з усіма структурними підрозділами органу виконавчої влади і є одним з головних місць у структурі райдержадміністрації. Він пов'язаний з багатьма державними та громадськими утвореннями, що дозволяє йому забезпечити ефективну діяльність виконавчого органу.
    Отже, відділ організаційно-кадрової роботи є провідним у структурі райдержадміністрації. Працівники відділу забезпечують діловодство усього органу виконавчої влади, вирішують всі питань організаціонної та кадрової роботи всіх відділів, відповідають за всі основні складові для забезпечення ефективної діяльності установи. До обов’язків співробітників відділу входять і відповідність за складання й оформлення організаційних та кадрових документів, тому що в сучасних умовах відділ організаційно-кадрової роботи є організатором і координатором всієї роботи з кадрами виконавчого органу. Спільна діяльність даного відділу з іншими підрозділами забезпечує ефективну роботу райдержадміністрації вцілому.
 

    РОЗДІЛ 2
    ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ВІДДІЛУ ОРГАНІЗАЦІЙНО-КАДРОВОЇ РОБОТИ (НА БАЗІ САКСЬКОЇ РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ)
    2.1. Основні вимоги до організації роботи з документами у відділі організаційно-кадрової роботи
    Документи райдержадміністрації, у тому числі і відділу організаційно-кадрової роботи перебувають в постійному обігу. Для цього потрібно створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами, на всіх етапах опрацювання документів – від моменту створення чи одержання документа до його знищення або відправлення на архівне зберігання.
    Існує чітка система здійснення всіх послідовних  операцій з документами: приймання  і реєстрація, розгляд начальником, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ, підготовка і передача справ до архіву. Обіг документів прямоточний, тобто, виключає зворотні, зигзагоподібні та інші маршрути.
    Основу  правильної організації обігу документів становить чітке розмежування функцій і обов’язків між працівниками відділу. Точне знання обов’язків підвищує відповідальність кожного співробітника, в той же час виключає дублювання операцій при роботі з документами.
    Основні функції і обов'язки відділу організаційно-кадрової роботи регламентуються Положенням про кадрову службу, яка розробляється відповідно до «Типових положень про кадрову службу органу виконавчої влади», затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України № 912 від 02.08.1996 і затверджується керівником райдержадміністрації.
    Забезпечення  організації роботи з документами  у відділі організаційно-кадрової роботи покладається  на  начальника, який зобов'язаний по-перше, всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів,  уживати необхідних заходів щодо забезпечення оснащення  відділу сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями, по-друге, контролювати своєчасну    і   якісну   підготовку   службових документів. Для того, щоб правильно і вчасно прийняти рішення з будь-якого питання начальнику відділу необхідно володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є необхідною передумовою успішної аналітичної і оперативної роботи з кадрами.
    Документування управлінської діяльності відділу організаційно-кадрової роботи полягає у фіксації за встановленими правилами на паперовому або магнітному носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. У відділі організаційно-кадрової роботи визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності (див. додаток В).
    В управлінській діяльності працівники данного відділу використовуються головним чином текстові документи. які оформляються відповідно до певних правил, зазначених у «Примірній інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» [12]. До неї вводяться зразки правильно оформлених документів і правила роботи з ними.
    Управлінська  документація являє собою систему  документів, що забезпечують управлінські процеси у відділі організаційно-кадрової роботи. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.
    Управлінські документи мають деякі  особливості, вони створюються і використовуються органами управління (суб’єктами та об’єктами) у відповідності до встановленої компетенції і поставлених завдань; служать засобом закріплення функцій органів управління; містять інформацію правового та довідкового характеру, що відображає природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління; процес створення документів, їх форма, зміст, параметри, надають їм загальної значущості та обов’язковості виконання.
    Документаційне  забезпечення у відділі організаційно-кадрової роботи 
здійснюється спеціально визначеними працівниками,  відповідальними за ведення діловодства, про що зазначається в їх посадових інструкціях. «Працівники   органів   державної    виконавчої    служби забезпечують  зберігання документів та конфіденційність інформації, яка в них міститься» [7].

    Правильна організація роботи з документами у відділі організаційно-кадрової роботи полягає у створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документальної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення чи передачі в архів.
    Одним із головних завдань відділу організаційно-кадрової роботи є реєстрація вхідної чи вихідної кореспонденції. Під реєстрацією  розуміють фіксацію факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів та запису необхідних відомостей, що містяться в них. Мета реєстрації полягає у забезпеченні обліку, контролю та пошуку документів. Кожний документ у відділі організаційно-кадрової роботи реєструють лише один раз. Вхідні документи реєструють у день надходження, а вихідні та внутрішні – у день підписання.
    Усі документи, що надходять конкретно до відділу організаційно-кадрвої роботи та райдержадміністрації взагалі, у тому числі створені за допомогою персонального комп’ютера, приймаються заступником начальника відділу.
    Як  правило, у відділі розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис «особисто». У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі. Конверти зберігаються й додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли в конверті відсутні конкретні документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресату.
    Обов’язково повинні реєструватися документи, що надходять від вищих установ, і ті, що надсилаються до вищих установ, важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки тощо), а також пропозиції та скарги громадян. Не реєструються поздоровчі листи, поздоровчі телеграми, запрошення, інформації до відома, документи, що проходять через службу документування і піддаються оперативному обліку в спеціальних оперативних формах у галузевих та функціональних структурних підрозділах: бухгалтерські документи первинного обліку (їх реєструють у бухгалтерії), щомісячні та щоквартальні звіти підвідомчих організацій.
    Документи, що надійшли до установи у вигляді  службових листів, підлягають попередньому розгляду, який здійснюється заступником начальника відділу організаційно-кадрової роботи. Вхідні документи можуть бути доставлені поштою, з кур'єром, у вигляді факсимільного або електронного повідомлення.
    Метою попереднього розгляду документів є  поділ їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом установи або  виконавцями, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.
    Попередній  розгляд документів повинен здійснюватися  в день одержання або в перший робочий день у разі надходження  їх у неробочий час. Доручення  органів вищого рівня, телеграми, телефонограми, факси розглядаються негайно.
    Керівництву установи в першу чергу передаються  закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради, Президента, Кабінету Міністрів, органів виконавчої влади, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи й потребують вирішення керівництвом. Інші документи передаються у структурні підрозділи й виконавцям.
    Отже, документи, що надійшли до установи, проходять такі етапи: первинна обробка, попередній розгляд, реєстрація,розгляд документів керівництвом, направлення для виконання, контроль за виконанням, виконання документів, підшивка документів до справ.
    Відправлені відділом організаційно-кадрової роботи документи називаються вихідними. Вихідні документи, у тому числі виготовлені на персональному-комп’ютері, обробляються й надсилаються в день їх одержання від виконавців або не пізніше наступного дня. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації.
    Під час прийому від виконавців вихідних документів заступник начальника обов'язково перевіряє правильність оформлення документа й розміщення на ньому всіх реквізитів; правильність зазначення адреси; наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього; наявність віз на копії документа, що залишається у справах установи; наявність на документі відмітки про додатки; відповідність кількості примірників кількості адресатів.
    Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті в такому разі проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в ньому. Вихідні документи, як і вхідні, підлягають реєстрації. У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа й номер справи, у якій буде зберігатися його копія. Оригінали таких документів, як накази, плани, звіти, протоколи тощо, залишаються у відділі організаційно-кадрової роботи, в інші установи надсилаються їх завірені копії. Документи, виготовлені на персональному комп’ютері, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв — збереженою на них інформацією. Копія супровідного листа обов'язково підшивається до справи на загальних умовах.
    Для реєстрації документів усіх категорій (вхідних, вихідних, внутрішніх) працівники відділу-організаційно-кадрової роботи використовують реєстраційно-контрольні картки або спеціальні журнали. Реєстраційно-контрольні картки заповнюють машинописним способом або від руки. У разі реєстрації службових листів фіксують лише ініціативні документи (запити), складені у райдержадміністрації чи ті, що надійшли від іншої установи, а дані про документ, надісланий у відповідь, зазначають як
доповнення  до реєстраційних записів у тій  самій картці.
    Бланки  реєстраційно-контрольних карток виготовляють друкарським способом або за допомогою засобів оперативної поліграфії на аркушах паперу формату А5 або А6. Календарну шкалу контрольно-реєстраційної картки використовують для контролю за термінами виконання документа. На ній позначають число місяця, до якого документ треба виконати. У календарній шкалі карток формату А6 зазначають лише непарні дні місяця. Якщо термін виконання документа припадає на парне число, то в картці позначають попереднє число.
    У бланках реєстраційно-контрольних карток заповнюють графи «Кореспондент», у якій фіксують назву організації, з якої надійшов документ або, якщо документ вихідний, – куди його надіслано (якій установі). Коли реєструють заяви, пропозиції, скарги, то в цій графі зазначають також прізвище, ім’я та по батькові, місце роботи чи домашнюю адресу автора. Графи «Дата» та «Індекс» заповнюють лише на вхідні документи. У графу «Короткий зміст» вносять назву документа та заголовок до тексту документа. Якщо реєстрований документ не має заголовка до тексту, то реєстратор сам визначає суть документа і записує стисле формулювання в цій графі. У графі «Резолюція» зазначають повний зміст резолюції, її автора та дату. Цю графу заповнюють після попереднього розгляду документа. Якщо на документі немає резолюції, то реєстратор зазначає в цій графі прізвище, ініціали, посаду виконавця, до якого направлено документ. Запис про виконання документа має відображати суть вирішення питання, містити індекс та дату документа, що його надіслано у відповідь. Якщо письмову відповідь на зареєстрований документ не передбачено, то в графі «Позначка про виконання документа» конкретно записують коли, ким і як вирішено питання, викладене в зареєстрованому документі, в цій самій графі зазначають індекс справи, в яку документ підшито для зберігання. На звороті реєстраційно-контрольної картки в графі «Позначка» роблять позначки про контроль за термінами виконання документа із зазначенням конкретних причин затримки виконання документа.
    Уся кадрова документація відділу організаційно-калрової роботи зазвичай оформляється на бланках форматів А4 та А5, що є уніфікованою формою службового документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації. Окрім вищезазначених форматів, дозволяється використовувати бланки формату A3 для оформлення документів у вигляді таблиць та А6 – для написання резолюцій.
    У відділі організаційно-кадрової роботи різні види кадрових документів мають свій набір реквізитів. Кількість реквізитів документа визначається вимогами до його змісту, форми конкретного вигляду документа, способу документування, метою його створення. Більшість видів кадрових документів мають певний набір обов'язкових реквізитів. Відсутність або неправильне написання чи розташування реквізиту в кадровому документі може зробити його недійсним або таким, що не має юридичної сили. При цьому для певних видів документів склад обов'язкових реквізитів встановлюється в законодавчих і нормативних актах.
    Реквізити оформлюються на документи в процесі не лише створення, але й здійснення подальшої роботи з документом аж до списання в справу, необхідні вони для його ідентифікації, організування обігу та надання юридичної сили.
    Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів і вимоги до їх оформлення встановлюються Національним стандартом України ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» [10].
    Порядок ведення діловодства у відділі організаційно-кадрової роботи визначається спеціальними нормативно-правовими актами, зокрема постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства» [12], де визначається порядок складання документів, ведення справ, створення архіву для забезпечення зберігання найцінніших документів.
    Вимоги до складання документів данного відділу, побудови формулярів-зразків, правила написання реквізитів, вимога до створення документів, що містяться в чинних стандартах з діловодства та архівної справи, є необхідною умовою автоматизації роботи з ними, розуміння їх змісту й забезпечують уніфікованість та одноманітність ведення документації.
    Так, назви та позначення уніфікованих форм документів, які складаються у райдержадміністрації, у тому числі кадрові документи відділу, що входять до класу уніфікованих систем документації, можна знайти в класифікаторі ДК 010-98 «Державний класифікатор управлінської документації» [8]. Цей документ зорієнтовано на точне визначення (ідентифікацію) уніфікованих форм документів, їх облік і систематизацію, контроль складу та зміст уніфікованих форм у кожному класі документації, забезпечення автоматизованого пошуку необхідних документів.
    Загальні вимоги щодо оформлення докумешів містяться у випущеному Держстандартом ДСТУ 3843-99 «Державна уніфікована система документації. Основні положення» [9]. У цьому документі визначено загальні положення щодо уніфікації управлінської документації та правила розроблення, узгодження, затвердження, реєстрації та ведення уніфікованих форм документів у складі Державної уніфікованої системи документації.
    З документами відділу організаційно-кадрової роботи пов’язана діяльність усіх працівників райдержадміністрації – від технічних виконавців до начальників відділів. Правильна організація роботи з документами у відділі організаційно-кадрової роботи полягає у створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення чи передачі в архів.
    2.2. Види кадрової документації (на базі Сакської районної державної адміністраціїї)
    Кадрове діловодство є однією з основних частин спеціального діловодства. Ведеться воно за правилами та принципами, встановленими  для загального діловодства, визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу установи з питань приймання, переведення і звільнення, обліку працівників тощо. Правильна організація кадрового діловодства має велике значення. Відділ організаційно-кадрової роботи є дзеркалом установи, і від того, як у ньому організоване документаційне забезпечення, складається враження про установу в цілому.
    Кадрова документація має на увазі широке коло документів, що містять відомості  про працівників органу виконавчої влади й діяльності самого відділу організаційно-кадрової роботи. Ця документація містить інформацію про особовий склад райдержадміністрації: найм і призначення на посади, навчання, оцінювання, надання відпусток, заохочення, переведення, звільнення тощо. Кадрова документація є іменною, вона стосується конкретних працівників.
    Службові документи з кадрового складу супроводжують людину з початку її трудової діяльності до виходу на пенсію. Вони є підставою для надання документів, що засвідчують посаду, фах, а також слугують основою для надання пільг, пенсій чи іншої фінансової допомоги.
    Кадрова документація, з метою її вивчення, використання та зберігання класифікується за окремими ознаками. За функціями кадрові документи поділяють на організаційні, довідково-інформаційні, розпорядчі, особисті і особові та облікові.
    До організаційних документів належать загальні документи, що регламентують організацію роботи з кадрами. Це колективний договір; правила внутрішнього трудового розпорядку; положення: про відділ, про проходження атестації, про конкурсний відбір; інструкція з діловодства, інструкція по роботі із заявами громадян; посадові інструкції тощо. Ці документи поділяються на дві групи. До першої групи документів належать: колективний договір, правила внутрішнього трудового розпорядку та інші документи, до другої групи відносять у першу чергу посадові інструкції.
    Посадові інструкції слугують дієвим засобом управління, виконують організаційну, регламентуючу і регулятивну роль. Вони дають змогу раціонально розподілити обов'язки між працівниками, чітко визначити вимоги до них, наділяти їх необхідними правами, підвищувати відповідальність за доручену роботу. Порівнюючи фактичну роботу з завданнями, що передбачені посадовими інструкціями, можна об'єктивно оцінити діяльність кожного працівника. Посадові інструкції є нормативною основою для застосування до працівників заходів впливу.
    Важливе значення посадова інструкція має і для самого працівника, оскільки він, ознайомившись з положеннями посадової інструкції, знатиме, яких дій від нього очікують, за якими критеріями оцінюватимуть результати його праці, бачитиме орієнтири для підвищення рівня кваліфікації в межах своєї професії та займаної посади. Участь в обговоренні посадової інструкції дає можливість працівникові впливати на організацію, умови, критерії оцінки його праці.
    Відповідно до статті 29 «Кодексу законів про працю України» до початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов'язаний роз'яснити працівникові його права і обов'язки. Посадова інструкція і є тим документом, у якому визначено завдання та обов'язки працівника, його права та відповідальність.
    Посадові інструкції розробляються начальником відділу організаційно-кадрової роботи спільно з начальниками інших відділів, погоджуються з юридичним відділом та затверджуються керівником райдержадміністрації в установленому порядку. Обов'язковим є доведення посадової інструкції до відома працівника під розписку.
    Під час розроблення посадових інструкцій слід забезпечити єдиний підхід до викладу змісту, структури розділів і послідовності їх розміщення. Інструкції мають містити повний перелік завдань, обов'язків та повноважень працівників, а також обумовлювати їх відповідальність, у тому числі щодо охорони праці, безпечного ведення робіт, а в разі потреби – містити необхідні пояснення.
    У разі потреби до посадових інструкцій можуть бути внесені зміни і доповнення, перерозподіл обов'язків, внесення додаткових обов'язків у зв'язку з виробничою необхідністю тощо, які оформляються наказом керівника райдержадміністрації і доводяться до відома працівника під розписку із зазначенням дати ознайомлення. Якщо ж до посадової інструкції потрібно внести суттєві зміни (наприклад, у зв'язку зі зміною назви підрозділу, найменування посади), її затверджують заново. Немає потреби в перезатвердженні посадової інструкції в разі прийняття на посаду нового працівника, достатньо ознайомити його із затвердженою в установленому порядку посадовою інструкцією під розписку.
    Крім організаційних документів відділ складає і довідково-інформаційні документи, які надають поточну інформацію. Довідка, доповідні та службові записки, списки, звіти, зведення тощо і складають групу довідково-інформаційних документів. Документи цієї групи можна поділити на три підгрупи. До першої відносяться докладні, пояснювальні записки, посвідчення, розписки, акти, заяви; до другой підгрупи – протокольні документи, стенограми, звіти; до третьої – службові листи, телеграми, телефонограми.
    Документи в залежності від рівня стандартизації елементів поділяються на документи з високим рівнем стандартизації та документи з низьким рівнем стандартизації. Документи з високим рівнем стандартизації складаються за утвердженою формою,а більшість довідково-інформаційних документів належать до документів з низьким рівнем стандартизації. У документах з низьким рівнем стандартизації текст документа змінюється в залежності від конкретних ситуацій.
    Важливими документами відділу організаційно-кадрової роботи також зазначають розпорядчі документи. До яких належить наказ керівника про зарахування на посаду, переміщення, звільнення працівників, заохочення та дисциплінарні стягнення, проходження атестації, зарахування до резерву кадрів тощо.
    Наказ визначають як правовий акт, його видає начальник відділу на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції для вирішення основних та оперативних завдань, які поставлено перед даним відділом. Складання і оформлення наказу регламентуються інструкціями щодо роботи з документами, правилами про порядок підготування проекту наказу та іншими правовими актами. Проект наказу погоджують з усіма заінтересованими особами (структурними підрозділами) установи, а в разі необхідності з іншими організаціями. Якщо встановлені правила видання наказу порушено, то він втрачає юридичну силу і його слід скасувати. До проекту наказу додають документи, які обумовлюють його доцільність.
    Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не передбачено  в тексті. Право підписання наказу визначається законодавством: це право  мають керівники та перші заступники, а також деякі посадові особи  відповідно до їхніх повноважень  і компетенції. Накази видають на підставі і з метою виконання чинних законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищих органів. Начальник може видавати накази з усіх питань, що входять до його компетенції. Наказ діє доти, доки його не буде скасовано або доки не закінчиться термін його дії. Накази може скасовувати тільки уповноважена особа чи інстанція.
    Текст наказу складається з двох частин – констатувальної (вступної) та розпорядчої. У констатувальній частині викладають цілі та завдання приписаних дій та причини видання наказу, дають посилання на документ, що є підставою для видання даного наказу. Розпорядча частина тексту викладається в наказовій формі, в розпорядчій частині містять заходи та дії, зазначають посадових осіб, які відповідають за їх виконання, та вказують терміни виконання завдань.
    Основне призначення розпорядчих документів полягає у регулюванні і координації діяльності, що дозволяють відділу організаційно-кадрової роботи забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань, отримувати максимальний ефект від своєї діяльності. Розпорядчі документи містять рішення, що йдуть зверху вниз по системі управління: від керівника організації до структурних підрозділів. Саме ці документи реалізують керованість об'єктів по вертикалі.
    Основною функцією розпорядчих документів є регулювання діяльність органу управління задля виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності установи загалом. Розпорядчі документи виконують регулятивну функцію, спрямовану від суб’єкта управління (начальника) до об’єкта управління (підлеглих), забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління.
    Носій інформації розпорядчого документа, способи та засоби її фіксування повинні забезпечувати збереженість документа протягом нормативно-визначенного строку його зберігання.
    До видів кадрової документації, яка оформлюється у відділі організаційно-кадрової роботи відносяться і особисті документи. Це документи, які належать конкретним особам: паспорт, свідоцтво про народження, документи про освіту, документи, що підтверджують професійну здатність працівника, довідка про ідентифікаційний код, трудова книжка та інші.
    Серед особистих документів дуже важливим документом є трудова книжка, у якій відображається вся трудова діяльність працівника. Особистими також є документи, що видає відділ організаційно-кадрової роботи своїм працівникам для цільового відрекомендування: перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату.
    Від особистих слід відрізняти особові документи. Це документи, які працівник готує власноручно: заяви про прийом на роботу, про звільнення або переведення, особовий листок, автобіографія, а також документи про призначення нагороджень тощо. Документи, що складаються в райдержадміністрації, але стосуються конкретної особи відносяться до особових документів. До них належать заяви: про прийом на роботу; на звільнення; на переведення; про надання відпустки; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; інші документи, що стосуються конкретної особи.
    Одним з основних завдань управління персоналом є облік усіх категорій працівників у встановленому діючими нормативними актами порядку, тому у відділі організаційно-кадрової роботи для узагальнення інформації з кадрів використовують облікові документи.
    Основним обліковим документом особового складу є особова картка. Особова картка за формою П-2, затверджена Наказом Державного комітету статистики України № 489 від 05.12.2008 р. ведеться на всіх працівників, незалежно від строку та виду трудового договору, форм власності, виду діяльності й галузевої належності підприємства, заповнюється на підставі опитування працівника та відповідних документів: паспорта, трудової книжки, документів про освіту, військового квитка.
    Виходячи з технології реєстрації та накопичення інформації з кадрів, групу первинної облікової кадрової документації поділяють на дві взаємопов'язані підгрупи: вихідні (початкові) облікові документи та похідні (повторні) облікові документи.
    Вихідні облікові документи заповнюють відповідно до особистих документів громадян, до них відносять особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка, особова картка та інші спеціалізовані облікові документи. Похідні облікові документи мають другорядний характер. Основне їх призначення – забезпечити повну, достовірну інформацію з усіх напрямів довідкової, довідково-контрольної та звітної роботи з кадрів. До цієї підгрупи облікових документів відносять: картки спеціалізованого обліку спеціалістів, журнальні (книжкові) форми реєстрації (вказівні списки, книга обліку та інші). Первинна облікова кадрова документація виконує функцію обліку працівників і є накопичувачем даних, які постачає первинна реєстрація і наступне оновлення необхідних відомостей про склад та переміщення кадрів.
    Таким чином, за допомогою організаційних та кадрових документів у відділі організаційно-кадрової роботи не тільки здійснюється значна частина управлінських функцій, до кожного з документів ставляться певні вимоги: відповідність своєму призначенню, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці. Правильна організація документів має велике значення, тому що від документаційного забезпечення управління складається враження про установу загалом.
 

     2.3. Правила складання та оформлення документів відділу організаційно-кадрової роботи

    У зв’язку з комп’ютеризацією управління і перехідом до зберігання інформації на нетрадиційних носіях, сьогодні під документаційним забезпеченням управління розуміють створення документованої інформаційної бази на різних носіях для використання відділом організаційно-кадрової роботи та райдержадміністрацією вцілому.
    Особливості організації управління на нинішньому етапі характеризуються широким використанням комп'ютерних технологій. Практично всі працівники сфери управління використовують у своїй діяльності персональні комп'ютери. Це спрощує й прискорює процес підготування документів, уможливлює зберігання та опрацювання великих обсягів інформації, доступ до певної інформації з будь-якого місця. Персональний комп'ютер стає основним засобом створення, редагування документів, систематизації, пошуку, зберігання й передавання інформації.
    Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення його окремих реквізитів. Взагалі, під реквізитом розуміють елементи, з яких складаються документи, без яких вони не може бути підставою для обліку та не мають юридичної сили.
    Отже, реквізити бувають постійні та змінні. Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму  чи бланк документа, а змінні – під час складання документа. До обов’язкових елементів документа належать: дата, підпис, адреса, заголовок, текст та інше. Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом та змістом. ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» [10] встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування (див. додаток Г).
    Зупинимося  на особливостях представлення на документах окремих реквізитів. Такий реквізит, як «найменування установи» повинен відповідати найменуванню, зазначеному у положенні про неї. Скорочене найменування може бути використаним у тому випадку, коли воно офіційно зафіксовано у положенні установи. При цьому на бланку скорочене найменування розташовується після повного. Не менш важливим реквізитом є «назва виду документа» (наказ, розпорядження, рішення тощо). Назва записується на бланку друкарським або машинописним способом і повинне відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності. Далі оформлюють дату створення документа, датою вважається день підписання та реєстрації листа або наказу; день затвердження плану, звіту, інструкції; день фіксації вчинків у протоколах, актах; день набрання чинності розпорядчого документу після одержання адресатом.
    У компетенцію відділу організаційно-кадрової роботи входить затвердження документів. Обов’язковому затвердженню підлягають усі службові документи та відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням, а саме: резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа та направлення його до справи.
    Важливу роль під час затвердження документів грає індексація. Під індексацією документів розуміють присвоєння документу умовного позначення, яке надається йому під час реєстрації і вказує на місце складання, виконання та зберігання документа.
    В основі індексування лежить номенклатура справ відділу організаційно-кадрової роботи. Індекс наводять лише арабськими цифрами, простий індекс складається з порядкового номера документа і індексу справи за номенклатурою. Індекс на вхідних документах та документах, які створені у відділі організаційно-кадрової роботи складаються з порядкових номерів у межах груп документів, що реєструються (наприклад, акти, розпорядження, протоколи, листи тощо).
    Обов’язковим реквізитом кожного документа, який складають у відділі організаційно-кадрової роботи, є заголовок. Заголовок до тексту формулюється однією фразою, в узагальненій формі заголовок означає зміст ділового паперу. Називається не лише поняття про яке йдеться, але й суть дії. Заголовок має відповідати на питання «Про що?», цей реквізит повинен бути лаконічним і починатися з прийменника «Про». Заголовок звичайно ставиться у лівому верхньому кутку під номером і датою або посередині рядка після назви документа. Наявність заголовка значно скорочує час при реєстрації документа, вивільнюючи працівників від прочитання тексту і полегшує його пошук. Текст документа, надрукований на форматі А-5, дозволяється подавати без заголовка, заголовки також не складаються до текстів телеграм та повідомлень.
    Після підготовки працівником конкретного документа, перед підписанням, він погоджуються зі структурними підрозділами або окремими посадовими особами, це робиться для перевірки доцільності та своєчасності документа. Погодження поділяють на внутрішнє та зовнішнє. Отже, внутрішнє погодження здійснюється шляхом візування документа, зовнішнє погодження здійснюється поставлянням підпису у два способи: перший – нижче реквізитів, якщо погоджень не багато, а другий – на окремому аркуші, якщо документ має бути погодженим зі значною кількістю посадових осіб. При цьому в обох випадках зазначається посада, робиться підпис і подається розшифровка підпису.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.