На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


контрольная работа Проблемы коммуникаций в таможенных органах и пути их решения

Информация:

Тип работы: контрольная работа. Добавлен: 30.08.2012. Сдан: 2011. Страниц: 7. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Государственное общеобразовательное учреждение высшего  профессионального образования 

«РОССИЙСКАЯ ТАМОЖЕННАЯ АКАДЕМИЯ» 
 

Кафедра управления 
 
 
 
 

К О Н Т Р О  Л Ь Н А Я     Р А Б О Т  А 

по  дисциплине «Управление коммуникативными процессами»
на  тему «Проблемы коммуникаций в таможенных органах и
пути  их решения» 
 
 
 
 
 

              Выполнила: студентка 5-го курса заочной формы  обучения факультета таможенного дела, группа Т061ЗС Е.А.Смолина
              Проверил:________________________
              _________________________________
              Оценка:__________________________
              _________________________________
              Подпись__________________________
              «___» ________________2011г. 
               
               

Москва
2011
Оглавление 

Введение

 
    Под коммуникациями принято понимать общение, передачу информации от человека к  человеку; специфическую форму взаимодействия людей в процессе их деятельности, осуществляемую, главным образом, при помощи языка.
    В расширенном смысле коммуникация понимается как средство связи объектов материального и духовного мира, общение — обмен информацией между людьми, передача и обмен информацией в социуме, участие в процессах массовой информации.
    Необходимо  отметить, что речь идет о социальных коммуникациях, а такие направления коммуникаций как цифровые информационные процессы, документооборот и прочее остаются за рамками представленной работы.
    Само  понятие «общение» используется в характерной для коммуникационного менеджмента терминологии чаще всего опосредованно. В качестве научного термина «общение» применяется в социологии психологии и обозначает процесс установления и развития контактов между людьми в условиях совместной деятельности. При этом изучение процесса общения является важным слагаемым постижения теоретических основ управления коммуникациями.
    Коммуникация  является, таким образом, определенным посредником между индивидуальной и общественно осознанной информацией. Важной проблемой в изучении коммуникаций остается механизм, трансформирующий индивидуальный процесс передачи и восприятия информации в социально значимый процесс персонального и массового воздействия.
    Предметом моего исследования являются корпоративные коммуникации. Под корпоративными коммуникациями понимается система коммуникаций, социального взаимодействия, осуществляемая внутри какой-либо конкретной организации, а также между организацией и ее средой. Корпоративные коммуникации являются стратегической базой всех коммуникационных процессов компании – в данном случае таможенного органа.
    Объектами и субъектами коммуникационного  менеджмента могут выступать  самые разные социальные институты, являющиеся значимыми для определения  направлений корпоративной политики, оценки целесообразности тех или  иных форм информационного воздействия. Данный вопрос концентрирует в себе также моменты дифференциации и варьирования коммуникативной активности предприятия,  как во внешней, так и во внутренней организационной среде. Участники коммуникационных процессов, вовлекаемые в коммуникации в результате определенных интересов компании, определяются как целевые группы или сегменты. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Общие положения процесса коммуникаций

Сущность  коммуникационных процессов
 
     Коммуникация  – процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми. Обязательным условием коммуникации является наличие реципиента - получателя информации. Коммуникатор - человек, служащий источником коммуникации, сам по себе не осуществляет коммуникацию.
     Субъектами  могут выступать отдельные личности, тогда коммуникация будет осуществляться путем передачи идей, факторов, мнений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, поза, тон голоса) с целью получения определенной реакции. Также субъектами могут быть группы и организации.
     Обмен информацией необходим при реализации любой из функций менеджмента. Он является важнейшим условием принятия обоснованных решений.
     Эффективность работы менеджера напрямую зависит  от эффективности его коммуникаций и навыков делового общения.
     Термин  «коммуникация» происходит от латинского «communis» означающего «общее». Коммуникация может быть определена как передача значения или смысла понимания с помощью символов.
     Коммуникации  в организации - это сложная многоуровневая система, охватывающая саму организацию, ее элементы, ее внешнее окружение.
     Основная  цель коммуникационного процесса —  обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т. е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией  не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. 
 

1.2. Структура коммуникационных процессов

 
     Как процесс коммуникации отражают принципы и закономерности обмена информации между людьми; как явление они  представляют установленные нормы  взаимодействия между людьми в рамках организации. Формирование системы коммуникаций предполагают рассмотрение содержания структуры этих коммуникаций.
     Структура коммуникационного процесса - упорядоченное  множество узловых точек, связанных  коммуникационным процессом, каждая из которых находится в определённых отношениях. В информационно-коммуникационной структуре выделяются 7 основных звеньев:
     кто говорит (коммуникатор; источник; отправитель; адресант; рекламодатель; автор);
     что говорит (содержание);
     как говорит (вид, форма);
     посредством чего говорит (канал; вид связи);
     кому  говорит (аудитория; получатель; адресаты; читатель; зритель; слушатель; реципиент  и т. д.);
     когда говорит (время);
     с каким результатом (обратная связь).
     Одна  часть звеньев соотносится с  информационной системой, другая часть звеньев - со сферой коммуникационных процессов. В целом они образуют единство. Информация является двусторонним непрерывным процессом, который характеризуется обратной связью.

1.3. Элементы и этапы процесса коммуникации

 
     В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.
     1.Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
     2.Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.
     3.Канал, средство передачи информации.
     4.Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
     При обмене информацией отправитель  и получатель проходят несколько  взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким  образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Взаимосвязанные этапы таковы:
     1. Зарождение идеи.
     2. Кодирование и выбор канала.
     3. Передача.
     4. Декодирование.
 

      Рис. 1 Схема коммуникационного  процесса с обратной связью 
 
 

     Зарождение  идеи
     Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена.
     Кодирование и выбор канала
     Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.
     Отправитель должен также выбрать канал, совместимый  с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым  общеизвестным каналам относятся  передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом.
     Передача
     На  третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю.
     Декодирование
     После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться.
    Управленческие  коммуникации в таможенных органах и их значение
 
    В своей работе я хочу рассмотреть коммуникации с точки зрения обмена информацией в таможне. Нет никаких сомнений, что коммуникации играют важную роль для управленческой и организационной эффективности. На практике эффективные коммуникации являются основным необходимым условием для успешного достижения стоящих перед таможенным органом целей, однако, именно они составляют одну из важнейших проблем современного менеджмента.
    Процесс коммуникации в организациях содержит и организационные элементы, и  индивидуальные. На индивидуальном уровне процесс интерпретации коммуникаций сильно зависит от того, какую социальную позицию занимают отдельные личности в организации (например, одну и ту же информацию по разному воспринимают руководитель структурного подразделения и технический работник).
    Организационные структуры с их меняющимися размерами, технологическими хитростями и определенной степенью комплексности и формализации рассчитаны на то, чтобы быть в системе  обработки информации или включиться в нее. Само учреждение организационной структуры является признаком того, что для коммуникаций предусмотрен особый путь. Власть, лидерство и принятие решений – все это явно или неявно опирается на процесс коммуникаций, поскольку они не имеют смысла при отсутствии информации.
    Поскольку коммуникация является достаточно сложным процессом, действенность которого зависит от большого числа факторов, то управление ею требует специальных знаний и методов. И в первую очередь – представления о самой природе коммуникации.
    Коммуникация  – это процесс обмена идеями, мнениями, иной информацией в устном, письменном виде посредством различных символов или действий. Рассмотрим управленческие коммуникации, как коммуникации, осуществляемые в процессе управления, т.к. коммуникация имеет решающее значение для менеджеров и их работы. Управленческие коммуникации – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большему количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Это является необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получить необходимую информацию.
    Именно  посредством коммуникации осуществляется управление. Поэтому представляется вполне правомерным вывод известных американских специалистов в области менеджмента М.Х.Мескона, М.Альберат и Ф.Хедоури, согласно которому «эффективно работающие руководители – это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией».
    Менеджеры обычно тратят несметное количество времени на коммуникации. Чаще всего  это взаимодействия лицом к лицу с подчиненными, вышестоящими, с равными по положению и с клиентами, а также собрания разного рода, необходимость отвечать на телефонные звонки, электронную почту. По оценкам некоторых исследователей до 80 % времени работник тратится на межличностные контакты. По мере удаления от верхушки организации доля времени, затрачиваемая на коммуникации, уменьшается. Разумеется, и это следует отметить, работа канцелярского персонала в подавляющем большинстве случаев связана с обработкой информации. Изменение информационной технологии оказывает огромное влияние на работу управления и канцелярии, а значит и на работу организации.
    Эти внутриорганизационные различия важны. Равно важны и межорганизационные различия. На центральную роль коммуникации влияют и внешние, и внутренние характеристики. Чем больше организация ориентирована на людей и идеи, тем важнее для нее коммуникация. Несомненно, что даже в высоко механизированной системе коммуникация лежит в основе освоения и использования машин. Четко установленным процедурам требуется мало дополнительных коммуникаций (например, таможенный досмотр). Хотя в подобных условиях коммуникации и происходят почти непрерывно, их организационное значение ограничено.
    Процесс коммуникации по определению является двусторонним: в конкретный момент времени одна сторона является отправителем, а другая – получателем. Очевидно, что этот аспект коммуникации влияет на процесс в целом. Социальные отношения, проявляющиеся в процессе коммуникации, затрагивают отправителя и получателя по мере их взаимодействия. Разница в положении, разные модели восприятия, страх и прочее могут исказить то, что было отправлено и получено.
    Коммуникации  в организациях должны обеспечивать точную информацию с надлежащим эмоциональным  подтекстом для всех членов, нуждающихся  в ней. Это предполагает, что в системе не будет ни слишком мало, ни слишком много информации и что тому, кто ее использует, будет ясно с самого начала, что она имеется. Но очевидно, что в комплексной организации этого условия добиться невозможно. Разумеется, организации собирают больший объем информации, чем они используют, но продолжают запрашивать еще больший объем. Это объясняется необходимостью принятия решения в рамках законности. Кроме того, процессу коммуникаций присущи парадоксальность и противоречивость. Парадоксы и противоречия пронизывают жизнь организаций.
    Каждый  руководитель среднего и высшего  звена ежедневно сталкивается с  фактом неудовлетворительного выполнения сотрудниками должностных обязанностей. Как правило, в таких случаях  делается вывод о недостаточной  их профессиональной компетентности. Однако, истинная причина может заключаться совсем в ином: в неэффективности коммуникативных связей. То есть сотрудник может не получать в должном объеме информацию необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей, оказавшись, таким образом, вне определенных информационных потоков.
    Понимание сущности коммуникаций и владение методами их осуществления – один из основных факторов достижения делового успеха. Суть коммуникативного подхода к  управлению заключается в том, что  все процессы в деятельности организации рассматриваются, прежде всего, как взаимоотношения между людьми и группами людей. В наибольшей мере это характерно для такой сферы деятельность, как управление персоналом. Именно коммуникативный подход к системе управления персоналом позволяет наиболее полно использовать профессиональный и творческий потенциал сотрудников, реализовывать современные формы и методы кадровой работы.
    Едва  ли не все, что делают руководители, направлено на то, чтобы облегчить  организации достижение поставленных целей. Если люди не могут в полной мере обмениваться деловой информацией, то они не смогут работать сообща, формулировать общие цели и достигать их.
    Как показывают исследования 48-50 минут каждого часа рабочего времени руководитель тратит на общение с подчиненными, коллегами, начальством. То есть до 80 % его времени уходит на коммуникацию (запланированные заседания и встречи – 59 %, незапланированные встречи – 10 %, разговоры по телефону – 6 %, поездки и осмотр объектов – 3%). И только где-то 20-22 % рабочего времени приходится на работу с документами. Таким образом, насколько эффективен в организации коммуникационный процесс, во многом зависят результаты ее деятельности.
    Таким образом, нельзя не признать, что коммуникативный  процесс представляет собой центральную  проблему в большинстве видов  деятельности человека и организации.
    Западная  система менеджмента рассматривает  коммуникацию именно как один из решающих факторов эффективности управления бизнесом.
    Многие  компании проводят комплекс мероприятий, направленных на повышение коммуникативной  компетенции сотрудников. Под коммуникативной  компетенцией понимается знание сотрудниками основных элементов и особенностей коммуникационного процесса, а также умение использовать эти знания в деловом общении.
    Процесс управления – информационный процесс, включающий в себя формирование, восприятие, передачу, обработку и хранение информации. Понятно, что всякое управление, в  том числе персоналом, не сводится исключительно к информации, но и немыслимо вне информации, а значит и коммуникаций. Ведь эффективные коммуникации – это одна из составляющих формулы успеха любого дела.

2.1. Проблемы коммуникаций  в таможенных органах

 
    Как и в любой другой компании в таможне тоже существуют различные препятствия и возникают различные затруднения, касающиеся коммуникационного процесса. В данном случае к этим затруднениям можно отнести, например, несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления, что может повлечь за собой материальные убытки или какие то несогласованности. Еще одним из недостатков присущий всем другим крупным компаниям является психологический настрой. Это может быть следствием, например, плохого настроения или отношения к сотрудниками по отдельности, или боязни общаться с начальниками.
     Руководитель  должен иметь представление о  процессе восприятия, учете некоторых  факторов, из числа влияющих на восприятие в процессе обмена информацией, что  позволяет не допускать снижения эффективности коммуникаций, своевременно устранив преграды, обусловленные восприятием.
     Ограничителем эффективности межличностного обмена информацией может быть отсутствие обратной связи по поводу посланного сообщения. Обратная связь важна, поскольку  дает возможность установить действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который ему изначально придали.
     Существует  ряд способов установления обратной связи. Один из них ? задавать вопросы. Еще один способ создания обратной вязи заключается в оценке языка поз, жестов, интонации человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание. Если вы это чувствуете, можно прибегнуть к методу задавания вопросов. Обратную связь можно установить также путем контроля первых результатов работы. Соответствующая информация позволит оценить, в какой мере воплощается то, что намеревалось сообщить. Еще один из способов обратной связи ? проведение с подчиненными политики открытых дверей, когда руководитель определяет день и час в течение дня, чтобы выслушать работников по любому интересующему их вопросу.
     Когда информация движется внутри организации  вверх и вниз, смысл сообщений  несколько искажается. Такое искажение  может быть вызвано рядом причин. Сообщения могут искажаться преднамеренно, в силу затруднений в межличностных контактах. Сознательное искажение информации может иметь место, кода кто-то не согласен с сообщением.
     Проблемы  обмена информацией вследствие искажения  сообщений могут возникать также  из-за фильтрации. Концепция фильтрации относится к тенденции искажения сообщений по мере движения их вверх, вниз или с уровня на уровень организации или отдела. В организации существует потребность фильтровать сообщения, с тем, чтобы с одного какого-то уровня на другой уровень организации или отдела поступили только те сообщения, которые его касаются.
     Для ускорения движения информации или  придания сообщению большей ясности  сведения суммируют и упрощают перед  на правлением сообщений в разные сегменты организации. Возможные преграды в межличностных контактах могут подталкивать к отсеиванию одних и акцентированию других сообщений. Такой отбор может стать причиной непопадания важной информации в другой сектор организации или поступления информации туда с существенным искажением содержания.
    Лишь 63% содержания информации, отправляемой начальником управления, доходит до заместителей, 40% ? до начальников отделов, 20% ? до работников. Эффективность сообщений, отправляемых наверх, составляет всего 10%.
     Преграды  на путях обмена информацией могут  также быть следствием перегрузки каналов коммуникаций. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, вероятно, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной; то же относится и к обмену информацией. К сожалению, понимание руководителем важности информации отличается от понимания таковой другими работниками организации.
    Так же существует информация, которая не подлежит разглашению и является конфиденциальной. Иногда происходит утечка данной информации.
    Сравнение и сопоставление элементов поможет  представить систему передачи конфиденциальной информации в форме коммуникационного  процесса.
    Источник  информации — объект, осуществляющий выбор из всей совокупности информационных сообщений одного сообщения, подлежащего  передаче по каналу связи адресату. В данном случае источником информации является сотрудник таможни, в установленном  порядке допущенный к конфиденциальной информации, работающий с документами или иными ее носителями. В процессе разработки (формирования) документа осуществляется преобразование информации в форму сообщения.
    Сообщение — набор знаков (текст документа), с помощью которых сведения могут быть переданы другому объекту и восприняты им. В отдельных случаях в таможне в целях исключения (существенного уменьшения) вероятности овладения посторонним лицом (злоумышленником) охраняемой информацией преобразование информации в текст документа осуществляется с использованием криптографических или программно-аппаратных средств защиты.
    Отправитель сообщения — объект, осуществляющий непосредственную передачу документа, содержащего конфиденциальную информацию, адресату. В роли отправителя документа в данном случае выступает сотрудник отдела, осуществляющий непосредственную отправку (доставку) документа по назначению (в соответствии с указанным адресом). Также отправителем может быть оператор, осуществляющий передачу документа с использованием технических средств передачи и обработки информации (технических средств связи).
    Передатчик  — устройство, выполняющее функцию  обработки сообщения в соответствии с выбранным алгоритмом и формирования сигнала для непосредственной его  передачи по каналу связи (информационному каналу).
    Канал распространения (информационный канал  или канал связи) — среда, используемая для передачи сообщения (информации) от передатчика к приемнику.
    Приемник  — элемент, выполняющий функцию, обратную функции передатчика.
    Получатель информации — объект (лицо), осуществляющий фактический прием, обработку (приведение к документальному виду) и подготовку сообщения для его непосредственного доведения до сведения адресата.
    Адресат — должностное лицо (сотрудник  предприятия), для которого предназначается передаваемая и принимаемая информация.
    Главным источником утечки конфиденциальной информации являются сотрудники, допущенные к ней, так же технические неполадки в системе передачи информации и бумажные носители информации.
    Проанализировав существующие проблемы на таможне можно сделать вывод о том, что необходимо совершенствовать системы коммуникаций на предприятии и принять меры по улучшению отношений между сотрудниками.

2.2. Повышение эффективности внутренних

  коммуникаций на примере таможни

 
     Прессинг  на рабочем месте, ставший обычным  для многих предприятий в кризисные  годы, не может быть постоянным фоном  деятельности коллектива. Ощущение сотрудника, что он «под микроскопом» у начальства, снижает творческую активность человека и приводит в лучшем случае к минимизации ошибок (а в худшем – шаблонной работе и потере качества).
     Именно  поэтому современная организация  не может нормально функционировать  в условиях внутреннего информационного  вакуума. По данным исследования, проведенного среди работников британских компаний, 60% из тех, кто считает коммуникации в своих организациях неэффективными, собираются в ближайшие два года сменить работу. В России далеко не в каждой компании существует осмысленный подход к управлению коммуникациями. Сведения теряются, не доходя до персонала, которому они действительно необходимы.
     Часто работники просто в силу своей  стеснительности не могут общаться полноценно. А уж ощущение единства коллектива для компании с широкой  региональной сетью по всей стране достигается совсем не просто. В крупных вертикально интегрированных компаниях взаимодействию между дивизионами нужно уделять особое внимание. Поэтому залогом успешной коммуникации между смежными подразделениями становится четкое информирование как о целях компании в целом, так и о задачах подразделений и сферах их взаимодействия.
     Но  и для таможенных управлений вопрос о коммуникации сотрудников разных отделов становится порой весьма значимым. Из-за недостаточной информированности часто получается так, что сотрудники делают одно и то же дважды.
     Информация  в корпоративном сообществе распространяется не просто так. Ведущие специалисты  менеджмента даже выделили своеобразную геометрию коммуникаций. По горизонтальной плоскости передается информация на одном и том же организационном уровне. По вертикальной – общаются «верхи» с «низами». При этом скорость движения коммуникационных потоков зависит от способа передачи информации.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.