На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


контрольная работа Делопроизводство и его значение в управленческой деятельности

Информация:

Тип работы: контрольная работа. Добавлен: 02.09.2012. Сдан: 2011. Страниц: 12. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
    Задание 1.
    Содержание.
    Тема: Делопроизводство и  его значение в  управленческой деятельности.
    1. Значение делопроизводства в  управленческой деятельности. Составные  части делопроизводства ……………………………………………3
    2. Система документации. Система документирования…………………6
    3. Документационное обеспечение ………………………………………15 

    Задание 2.
    1. ОРСД (организационно-распорядительная  система документации). Постановление.  …………………………………………………………………21
    2. РДСД (расчетно-денежная система документации) или финансово-расчетная система документации. Счет-фактура …………………………….24
       3. СССД (снабженческо-сбытовая система  документации). Исковое заявление………………………………………………………………………...31 

    Список  использованной литературы …………………………………….35 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Задание. 1
    1. Значение делопроизводства в управленческой деятельности.
    Термин  «делопроизводство» характеризует  совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
    Не  случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отчет  от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы  содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире.
    Решение проблем управления документацией  в современный период прошло в  развитых странах два основных этапа. Первый этап 1970-1980 гг. В это время большинство авторов считали, что «бумажное управление» не нужно и устарело. Однако второй этап делопроизводства показал, что «бумажный» поток увеличивается, и делается вывод, что существование традиционного делопроизводства и обработки документов на ЭВМ будут весьма продолжительными.
    В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики  своевременное и правильное решение  стратегических и тактических задач  определяет жизнеспособность фирмы, организации.
    Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
    Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех  управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
    Во  время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации  и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников, занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
    Работа  любого управленческого аппарата, как  и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации  труда. Всякий процесс организации  работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.
    Принцип работы по информационно-документационному  обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
    К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.
    Вместе  с тем, правильное составление и  оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
    Информация  фиксируется в документах, которые  придают ей организационную форму  и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений  и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
    2. Система документации. Система документирования.
    Система организационно-правовой документации
    Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах.
    К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.
    Наиболее  разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы  могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).
    Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов, например:   

    Вид документа                       Разновидности документа
    Инструкция     Инструкция  по документационному обеспечению  управления
    Инструкция  пользователя АБД «Канцелярия» и  др.
    Должностная инструкция     Должностная инструкция специалиста 2-й категории
    Должностная инструкция кассира и др.
    Положение         Положение об отделе
    Положение о совете директоров и др.
    Регламент     Регламент коллегии
    Регламент работы руководства и др.
   
    Система плановой документации
    Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.
    Плановые  документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.
    Система плановой документации также представлена большим количеством разновидностей документов:   

    Вид документа            Разновидности документа
    План     План  мероприятий по выполнению постановления…
    План  социально-экономического развития коллектива организации
    План  работы совета директоров
    Бизнес-план
    План  работы отдела
    Индивидуальный  план работы и др.
   
    Система распорядительной документации
    Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.
    Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.
    Распорядительные  документы также представлены большим  количеством разновидностей документов:   

    Вид документа     Разновидности документа
    Приказ     Приказ  о распределении обязанностей между  руководством
    Приказ  о создании филиала (отделения, представительства)
    Приказ  об утверждении (положения, правил, инструкции)
    Приказ  о финансировании работ…
    Приказ  о приеме на работу
    Приказ  о командировании и др.
   
    Система отчетной документации
    Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.
    Система отчетной документации представлена такими видами документов как  отчет, справка (отчетного  характера). Бухгалтерские отчеты принято называть балансом. Несмотря на такую бедность в видовом отношении, система отчетной документации является весьма сложной по составу – включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность. Таким образом, система отчетной документации представлена большим количеством разновидностей документов:  

    Вид документа                       Разновидности документа
    Отчет     Отчет о научно-исследовательской работе
    Отчет о командировке
    Отчет о работе структурного подразделения
    Отчет о проведении рекламной кампании и др.
   
    Система информационно-справочной документации
    Управленческие  функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы  управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия «предрешения»), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.
    Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о  фактическом положении дел в  системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе может поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др. Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему документации.
    Каждый  вид информационно-справочных документов представлен множеством разновидностей, например:                   
     
    Вид документа            Разновидности документа
    Акт          Акт ревизии
    Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности
    Акт приема-передачи дел
    Акт экспертизы и др.       
    Письмо               Письмо (напоминание) о приближении сроков исполнения договора
    Письмо (претензия) о нарушении условий  договора
    Письмо (предложение) об оказании услуг (поставке товара)
    Письмо (приглашение) об участии в выставке и др.
   
    Система договорной документации
    В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения  с другими организациями и  лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые договоры.                                                                                                                               
     
    Вид документа            Разновидности документа
    Договор              Договор купли-продажи
    Договор поставки
    Договор аренды (договор субаренды)
    Договор подряда (договор субподряда)
    Договор комиссии
    Договор перевозки и др.
   
    Системы документации обеспечивающего  типа
    Рассмотренные системы документации можно отнести  к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.). Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации. Например, в высшем учебном заведении основная деятельность отражается в системе документации по высшему образованию – это значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. В основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс в вузе, – это документы учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов являются ведомости учета успеваемости (зачетные, экзаменационные), списки, экзаменационные билеты и др.
    Особенностью  систем документации обеспечивающего  типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    3. Документационное  обеспечение
    Основная  цель службы ДОУ – осуществлять в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, координацию, реализацию.
    Служба  ДОУ должна решать конкретные задачи, выполнять определенные функции, иметь  строго установленный круг прав и  обязанностей, а так же взаимодействовать  с другими структурными подразделениями организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций.
          Основными задачами службы являются установление единого  порядка работы с документами  и организации с ГОСТами и  другими действующими нормативами. 
    Задачи  службы ДОУ включают:
    совершенствование форм и методов работы с документами;
    обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
    сокращение документооборота;
    унификацию форм документов;
    разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;
    внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.
    В состав типовых функций службы ДОУ  входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.
    К технологическим функциям следует отнести:
    -   осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки 
входящих документов;

    регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
    ведение информационно-справочной работы по документам 
    организации;

    машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
    копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
    разработка и проектирование бланков документов;
    подготовка документов к отправке.
    Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:
    подготовка к докладу руководству поступающих документов;
    организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
    регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
    организация хранения документов в структурных подразделениях;
    организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
    повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;
    организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в т. ч. автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
    организация делопроизводства по обращениям граждан;
    разработка (совместно с соответствующими структурными 
    подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

    К контрольным функциям относят:
    контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. исходящих и внутренних документов);
    контроль за сроками исполнения документов;
    осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, 
    подлежащих сдаче в архив;

    организация контроля за работой с документами в структурных 
    подразделениях;

    обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим 
    вопросам;

    обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
    Методические  функции, выполняемые службой ДОУ, включают:
    разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных 
    нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

    проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
    проведение совещаний и консультирование по вопросам, от 
    носящимся к компетенции делопроизводственной службы.

    Служба  в соответствии с основными задачами в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:
    Формирует и совершенствует автоматизированную систему       документационного обеспечения в деятельности организации.
    Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативно – методическую базу, регулирующую деятельность службы, работников организации по документационному обеспечению управления.
    Упорядочивает документальную базу, унифицирует формы документов, устанавливает правила подготовки и оформления документов. Определяет эстетические и эргономические требования к оформлению документов и средствам работы с ними.
    Определяет порядок прохождения и обработки документов, внедряет новые технологические приемы работы с документами, сокращающие объем документооборота.
    Разрабатывает информационно – поисковые системы по документам (автоматизированные или традиционные картотеки, справочники, классификаторы и кодификаторы документационной информации).
    осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки, обобщает сведения о ходе результатах исполнения документов.
    Организует работнику архива с делами и документами организации в соответствии с законодательством по архивному делу Российской
       Федерации, правилами инструкциями  и методическими рекомендациями, разрабатываемыми учреждениями  Федеральной архивной службы  России.
    8. Осуществляет организационно –  методическое руководство по  документационному обеспечению,  организует повышение квалификации и обучение сотрудников службы и структурных подразделений организации в работе с документами, разрабатывает учебные и методические пособия по ДОУ.
    9. Контролирует порядок обслуживания  пользователей автоматизированной  системы документационного обеспечения управления, правила формирования информационных массивов, доступа и защиты информации.
    10. Изучает отечественный и зарубежный  опыт работы с документами.
    Создание  службы ДОУ должно обязательно сопровождаться выбором организационной формы  работы с документами. Практикой выработано три формы: централизованная, децентрализованная и смешанная.
          Централизованная  форма – это выполнение всех технологических  операций по работе с документами  одним специализированным подразделением (например, канцелярией) или секретарем. В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов, от момента их получения или создания и до сдачи  в архив, выполняется в одном месте. Эти операции включают прием и обработку входящих документов, их регистрацию, контроль исполнения, справочно – информационную работу, составление и ведение номенклатуры дел, их формирование, организацию текущего хранения документов, отправку исходящих документов, экспертизу ценности документов и обработку документов перед сдачей дел в архив организации.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.