На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


контрольная работа Организационно-распорядительные документы их составление и оформление

Информация:

Тип работы: контрольная работа. Добавлен: 04.09.2012. Сдан: 2011. Страниц: 7. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Содержание 

Введение  3
1.Сущность и особенности оформления организационно-распорядительной документации 5
2.Основные виды организационно-распорядительных документов  6
3.Оформление документов и требования к ним 16
Список использованной литературы 23 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

    Управленческая  деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах.
    В современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
      К сожалению, многие руководители  предприятий, работники, отвечающие  за документационное обеспечение  управления, не знакомы с основами  современного делопроизводства, а  тем более - с тонкостями ведения  документации.
      Вместе с тем, правильное составление  и оформление документов в  соответствии с новыми нормативами  - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
    Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.
    В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных  видов документов. Они подразделяются по:
    содержанию информации (отражают основные функции управления)
    происхождению (служебные и личные)
    месту составления (внешние и внутренние)
    способу изготовления (рукописные, машинописные и типографские)
    форме изложения информации (типовые, созданные для всех или для отдельных учреждений, индивидуальные)
    количеству вопросов (простые – один вопрос; сложные – несколько вопросов)
       Процесс управления включает  следующие документируемые операции: сбор и обработку  документной  информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.
Аппарат управления реализует свои функции  главным  образом посредством  универсальных и полномочных  организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых  циркулирующих  вне зависимости от специфики  деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.
      Целью работы является рассмотрение особенностей организационно-распорядительных документов.
      Для достижения поставленной цели, необходимо решить следующие задачи:
    раскрыть понятие и назначение организационно-распорядительной документации;
    охарактеризовать основные группы организационно-распорядительных документов;
    выявить особенности составления и оформления организационно-распорядительной документации;
 
Сущность  и особенности  оформления организационно-распорядительной документации  

      Документация организации включает в себя различные по назначению и порядку использования группы документов. Наиболее распространенными документами являются уставы, должностные инструкции, приказы, протоколы, акты, служебные письма и другие документы, которые входят в состав организационно-распорядительных документов (ОРД). Эти документы должны составляться и оформляться в соответствии с ГОСТ 6.38.90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и УСОРД.
    Организационно-распорядительные документы условно можно разделить на следующие группы: организационные, распорядительные и информационно-справочные документы. Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД). Все организационно-распорядительные документы можно разделить на три группы: организационные, распорядительные и справочно-информационные.
    К  организационным относятся: устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка. К распорядительным – приказы по основной деятельности, распоряжения, решения.
    Группа  справочно-информационных документов включает акты,   письма,   факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы. К организационно-распорядительным документам также относится и документация по личному составу. Это характеристики, справки, личные карточки, заявления. Другие формы управленческой деятельности отражаются в такой группе документов, как финансово-бухгалтерские, к ним относятся: главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги..
    Для лучшего понимания сущности и функций организационно-распорядительных документов, перейдем к рассмотрению состава и специфики каждой из групп организационно-распорядительных документов. 
 

Основные  виды организационно-распорядительных документов
     В состав организационно-распорядительных документов входят следующие группы управленческих документов: организационные, распорядительные и информационно-справочные документы.
    Организационные документы. Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.
     Устав - это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и  граждан, их взаимоотношения с другими  организациями и гражданами, права  и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной  деятельности. Существуют, например. Устав добровольного спортивного общества. Устав акционерного общества и т.д.
     Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций  принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных - соответствующими владельцами, коллективами, регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.
     В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место  издания, гриф утверждения. В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация и ликвидация. После текста ставится подпись руководителя.
     Положение - это нормативный акт, устанавливающий  порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию  работы системы государственных  органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение об общем отделе администрации области), либо структурного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.
     Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для  системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая  часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения. В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании.
  Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.
 Инструкция - это правовой акт, издаваемый  органом государственного управления, в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические,  технологические, финансовые и  иные специальные стороны деятельности  учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).
 Заголовок  инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования.
  Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой).
  Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.
    Распорядительные документы.
Одна  из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, указания; решения; постановления, распоряжения.
     Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными органами и  совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений). Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, за тем  РЕШИЛА", "РЕШИЛИ", например: "Коллегия РЕШИЛА…" или: "Совет директоров РЕШИЛ…"
     Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан  и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ.
     Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями  преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.
     Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом.
     Приказ  является самым распространенным видом  распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.
 Все  распорядительные документы должны  строго соответствовать закону, ни один из них не может  содержать положений, противоречащих  закону.
Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа. Это изучение существа вопроса и подготовка проекта документа; стадия обсуждения и принятия документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений); согласование документа и его подписание.
     Подготовка  проекта распорядительного документа  может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или  отдельным должностным лицам. Главное  условие, обеспечивающее высокое качество документа, - достаточная компетентность лиц, его готовящих. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Собрав и изучив необходимые материалы, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности.
     Подготовив  текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем  бланке формата А4. В состав реквизитов входит Герб РФ, наименование ведомства, наименование учреждения, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.
     Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, а также со структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования.
     Проекты распорядительных документов, принимаемых  коллегиальными органами (постановлений  и решений), обсуждаются и принимаются  на заседаниях. В ходе обсуждения в  них можно вносить поправки и  дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение, на следующее заседание.
     Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы  и распоряжения подписываются руководителем  или его заместителем. Постановления  и решения должны иметь две  подписи: председателя и секретаря коллегиального органа. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.
     Протокол - организационно-распорядительный «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов». Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступления. Протокол оформляется на общем бланке формата А4.
 На  протоколе проставляется именно  дата заседания, а не окончательного  оформления или подписания протокола.  В случае, если заседание продолжается  несколько дней, указываются дата начала заседания и через тире дата окончания. Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года. В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.
     Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания.
     По  полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся  на полные и краткие. В кратком  протоколе указывают фамилии  докладчика, тему доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере  замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания. Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.
    Информационно-справочные документы.
Подавляющее большинство документов, создаваемых в организации и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.
     Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это - справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п.
     Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся  ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей, излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.
     Объяснительная  записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений  основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий  причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо проишествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
     Акт - документ, составленный несколькими  лицами и подтверждающий установленный  факт, событие, действие. Чаще всего  акты составляются комиссиями, как  постоянно действующими, так и  назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.);
 дегустации; приема объектов; проведении испытаний;  уничтожения дел, испорченных  товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.
     Независимо  от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего, члены  комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и  нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документы. Первоначально ведется черновые записи, фиксирующие количественные данные.
     Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые  в бланке акта, должны соответствовать  дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел и т.п. Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы.
     Телеграмма - документ, передаваемый по каналам  телеграфной связи. От своевременности  передачи и получения информации во многом зависят своевременность  и правильность принятия решения. Поэтому чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.
     В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: «внеочередная», «срочная» и т.д. Категория телеграммы указывается перед адресатом.
     В телеграмме дается точный адрес без  индекса: город, номер почтового  отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения их обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Оформление  документов и требования к ним 

    Существуют  следующие требования к оформлению организационно-распорядительных документов (ОРД).
    Унифицированных формы документов применяют бумагу форматов: А3 – 297 х 420мм, А4 – 210 х 297мм, А5 – 148 х 210мм, А6 – 150 х 148мм. Организационно-распорядительные документы оформляются на бумаге форматом А4, А5.
    Служебные документы составляются на бланках. Бланком называется лист бумаги с  воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию. К бланкам предъявляются следующие требования. Применяются два вида бланка документов, это формат А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Бланки изготавливаются на белой или светлой бумаге.
    В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков  – угловой и продольный. ( по верхнему полю). Бланки с угловым расположением реквизитов лучше, так как экономно используется  свободная площадь документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Для письма используется отдельный бланк.
    Общий бланки содержат следующие реквизиты и их последовательность: герб или эмблемы располагаются над названием организации. Сведения об организации, а также место составления, дата и номер документа располагают одним из двух способов: центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов), либо
флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
    Общий  бланк организации в зависимости  от учредительных документов    включает  в  себя герб или эмблемы, наименование организации, дату и место составления или издания документа.
      Бланк письма включает в себя герб или эмблемы, код организации, ОГРН юридического лица, код формы документа, наименование организации.
Если  документы изготавливаются  на двух и более страницах,  вторую и следующие пронумеровывают. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.
    Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как «фиксирование факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них».
    Видно из определения, что регистрация, придает  юридическую силу документу, так  как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и так далее. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.