На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


контрольная работа Прием-передача документов организации в государственный архив

Информация:

Тип работы: контрольная работа. Добавлен: 07.09.2012. Сдан: 2011. Страниц: 8. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


     Контрольная работа по дисциплине «Архивное дело»

     Вариант № 9
     Тема  «Прием-передача документов организации в  государственный  архив» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Содержание 

     1. Комплектование архива организации…………………………………3

     2. Требования к оформлению дел,  принимаемых в архив…………..….4

     3. Составление и оформление описей  дел……………………………….9

     4. Порядок передачи документов  архива на постоянное хранение…...18

     Список  использованных источников……………………………………22

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1. Комплектование архива организации 

     Этапом, предшествующим передаче дел в государственный архив является создание и пополнение архива организации, и в этой связи необходимо знать правила комплектования архива, хранения документов, номенклатуры дел, правил оформления документов перед передачей в архив.
     Комплектование архива организации - это систематическое  пополнение архива документами структурных  подразделений организации, а также  других организаций, являющихся источниками  комплектования архива.
     Комплектование архива включает:
      определение источников комплектования архива;
      определение состава документов, подлежащих приему в архив;
      организация передачи документов в архив.
     Основными источниками комплектования архива организации являются:
      структурные подразделения организации;
      подведомственные организации;
      физические лица.
     Архив организации  в соответствии с положением о  нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а  также делами по личному составу.
     Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
     Документы личного  происхождения в архив организации  передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение. В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций.
     Номенклатура дел  представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
     Архив в целях  качественного комплектования документами  архивного фонда контролирует и  оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.

     2. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив

 
     Оформление дел  проводится работниками службы документационного  обеспечения управления организации  или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при  методической помощи и под контролем архива организации.
     В зависимости от сроков хранения проводится полное или  частичное оформление дел.
     Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу.
     Полное  оформление дел предусматривает:
     подшивку или переплет дела;
     нумерацию листов дела;
     составление листа-заверителя;
     составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
     внесение  необходимых уточнений в реквизиты  обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
     Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
     Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в  твердую обложку из картона или  переплетаются с учетом возможности  свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При  подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
     Дела постоянного  хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками  или в коробках.
     При наличии в  деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы  вкладываются в конверт, который  подшивается в дело. При наличии  большого количества таких документов, последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
     В конце каждого  дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.
     В целях обеспечения  сохранности и закрепления порядка  расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами  валовой нумерацией в правом верхнем  углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
     Листы дел, состоящих  из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
     Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
     Сложенный лист (формата  А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
     Лист с наглухо  наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу  подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
     Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам  конверт, а затем очередным номером  каждое вложение в конверте.
     Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
     В случаях обнаружения  большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
     При наличии отдельных ошибок в нумерации  листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается  по согласованию с государственным  архивом употребление литерных номеров  листов.
     Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
     Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
     Внутренняя опись  документов дела составляется для учета  документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
     Внутренняя  опись составляется на отдельном  листе по установленной форме, в  которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела и подписывается ее составителем. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
     Изменения состава документов дела (изъятия, включения  документов, замена их копиями и  т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
     Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу составляется и оформляется по установленной  форме, в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.
     На  обложке дел постоянного хранения предусматривается место для  наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.
     При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение  периода, охватываемого документами  дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
     Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).
     В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела.
     Если  в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "в деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
     Крайними  датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
     Если  делом является журнал регистрации  приказов, распоряжений и т.п., то датой  дела будут точные календарные даты первой и последней записей в  журнале. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно").

     3. Составление и оформление описей дел

 
     Для обеспечения  комплектования архива в организации  на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
     Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
     Описи составляются отдельно: на дела постоянного  хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).
     Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
     В организации, в  каждом структурном подразделении  описи составляются ежегодно под  непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.
     Описи дел структурных подразделений  составляются по установленной форме  в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.
     Описательная статья описи дел структурного подразделения  включает в себя следующие элементы:
     порядковый  номер дела (тома, части) по описи;
     индекс  дела (тома, части);
     заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
     даты  дела (тома, части);
     количество  листов в деле (томе, части);
     срок  хранения дела.
     При составлении  описи дел структурного подразделения  соблюдаются следующие требования:
     заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
     каждое  дело вносится в опись под самостоятельным  порядковым номером (если дело состоит  из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
     порядок нумерации дел в описи - валовый  за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений  устанавливается по согласованию с  архивом;
     графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
     при внесении в опись подряд дел с  одинаковыми заголовками пишется  полностью заголовок первого  дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах  вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
     графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о  наличии копий и т.п.
     В конце описи вслед за последней  описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
     Опись дел структурного подразделения  подписывается составителем с указанием  его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.
     По  требованию архива организации к  описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.
     На основе описей дел структурных подразделений  составляется годовой раздел сводной  описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации  под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.
     В годовой раздел сводной описи дел постоянного  хранения включаются заголовки дел  постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки  дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.
     Годовой раздел сводной  описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме. Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.
     Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи  дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.
     Заголовки дополнительно  обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.
     После внесения в опись записей о  поступлении или выбытии дел  составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.
     Внесение  в годовой раздел сводной описи  дел изменений после утверждения  его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.
     К первому годовому разделу сводной описи дел  постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных  слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.
     В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие  дел, выходящих за хронологические границы фонда отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
     Предисловие подписывается составителем с указанием  должности и даты составления  предисловия и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).
     Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной  описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).
     Годовой раздел сводной  описи дел составляется в 4-х экземплярах. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками.
     Годовой раздел сводной  описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЦЭК (ЭК) и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через 2 года, а центральным архивом министерства, ведомства Российской Федерации (центральным отраслевым архивом при министерстве, ведомстве Российской Федерации) - через 4 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел. Представляются 4 его экземпляра.
     После утверждения годового раздела ЭПК  архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем  первый экземпляр годового раздела  сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации.
     Несколько годовых  разделов сводных описей дел постоянного  хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых  достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет. Каждой законченной описи присваивается номер.
     Законченная опись  имеет самостоятельную нумерацию  заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная  надпись. Итоговая запись и заверительная  надпись к законченной описи  составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел.
     При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.
     Обязательным элементом  оформления законченной описи является титульный лист. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:
     название  фонда;
     номер фонда;
     номер описи;
     название  описи, которое включает указание категории  документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
     крайние даты дел, включенных в опись.
     Перед названием фонда на титульном  листе оставляется место для  написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно  храниться дела данной организации. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов, при наличии последних в годовых разделах. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.
     В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме. Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.  При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЦЭК (ЭК) организации, а затем утверждается ее руководителем.
     Заголовки дел в  годовом разделе сводной описи  дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
     приказы (распоряжения) по личному составу;
     списки  личного состава;
     карточки  по учету личного состава (при  отсутствии отдельной описи личных дел);
     личные  дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
     лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
     невостребованные  трудовые книжки (при отсутствии отдельной  описи);
     акты  о несчастных случаях.
     Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.
     При необходимости к годовому разделу  сводной описи дел и к законченной  описи дел по личному составу  составляются оглавления, указатели  и списки сокращенных слов.
     Годовой раздел сводной описи дел по личному  составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации. После одобрения раздела ЦЭК (ЭК) он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения .
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.