Здесь можно найти образцы любых учебных материалов, т.е. получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ и рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


курсовая работа Организация службы ДОУ (на примере конкретной организации)

Информация:

Тип работы: курсовая работа. Добавлен: 07.09.2012. Сдан: 2011. Страниц: 10. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


          Федеральное государственное образовательное учреждение
                       высшего профессионального образования
« Челябинская государственная академия культуры и искусств »
                       Институт документальных коммуникаций
Факультет книжного бизнеса, документных  и музейных ресурсов
                    Кафедра документоведения и музееведения 
 
 
 
 

                                         
 
 
 
 

                                           Курсовая работа
                     
                          по курсу « Организация и технология
                  документационного обеспечения  управления » 

Организация службы ДОУ (на примере конкретной организации)
                                                                        
                                                                          
 
 
 
 

                                                                          Выполнил: студентка:
                                                                           803 группы 3 курса
                                                                           заочного отделения
                                                                           Бойко Олеся Викторовна
                                                                           Руководитель: Кувшинова Ольга
                                                                           Владимировна 
                                                                            
 

                                               
 
 
 

                                                  Челябинск 2011
                                               ОГЛАВЛЕНИЕ
     ВВЕДЕНИЕ                                                                                                  3
     ГЛАВА 1.Организация службы документационного обеспечения
       управления                                                                                                  6
     1.1Служба ДОУ. Ее основные цели и задачи. Аспекты организации службы делопроизводства (юридический, организационный,
технический)                                                                                                           6
     1.2Организационные формы документационного обеспечения делопроизводства: централизованная, децентрализованная, смешанная.
Факторы, определяющие их выбор в конкретной организации                       10
     1.3Выбор наименования службы ДОУ                                                      13
     1.4 Организационная структура службы ДОУ                                         15
     ГЛАВА 2. Организация службы ДОУ на примере предприятия      ООО «Миассмебель»                                                                                           18
     2.1Служба  ДОУ на предприятии ООО «Миасссмебель»                       18
       2.2 Структура службы ДОУ на предприятии ООО
     «Миассмебель»                                                                                            19
       2.3 Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями                                                                                                       21
     ЗАКЛЮЧЕНИЕ                                                                                         24
     СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ                                   26 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                               ВВЕДЕНИЕ
     В настоящее время в мире происходят постоянные изменения стратегий  и методов делопроизводства, и исследования организации службы ДОУ по-прежнему актуально.
     Характеризуя  степень научной разработанности  проблематики «Организация службы ДОУ», следует учесть, что данная тема уже анализировалась у различных  авторов в различных изданиях: учебниках, монографиях, периодических  изданиях и в интернете. Тем не менее, при изучении литературы и  источников отмечается недостаточное  количество полных и явных исследований тематики «Организация службы ДОУ».
     Значимость данной работы состоит в оптимизации и упорядочивании существующей научно-методологической базы по исследуемой проблематике – еще одним независимым авторским исследованием. Практическая значимость темы «Организация службы ДОУ» состоит в анализе проблем как во временном, так и в пространственном разрезах.
     С одной стороны, тематика исследования получает интерес в научных кругах, с другой стороны, как уже было сказано, существует недостаточная разработанность и нерешенные вопросы. Это значит, что данная работа помимо учебной, будет иметь как теоретическую, так и практическую значимость.
     Теоретико-методологическую базу исследования составили четыре группы источников. К первой отнесены авторские издания по исследуемой  проблематике. Ко второй отнесены учебная  литература (учебники и учебные пособия, справочная и энциклопедическая  литература, комментарии к законодательству). К третьей отнесены научные статьи в периодических журналах по исследуемой  проблематике. И к четвертой отнесены специализированные веб-сайты организаций.
     При проведении исследования Организация  службы ДОУ были использованы следующие  методы исследования:
    - анализ  существующей источниковой базы по рассматриваемой проблематике (метод научного анализа).
    - обобщение  и синтез точек зрения, представленных  в источниковой базе (метод научного синтеза и обобщения).
    - моделирование  на основе полученных данных  авторского видения в раскрытии  поставленной проблематики (метод  моделирования).
     Результаты  могут быть использованы для будущих  исследований Организация службы ДОУ.
     Объект  работы  - организация службы ДОУ.
     Предмет исследования – частные вопросы  деятельности системы «Организация службы ДОУ».
     Цель  работы – изучение темы «Организация службы ДОУ».
     Поставленная  цель определяет задачи исследования:
     1. Рассмотреть теоретические подходы  к организации службы ДОУ;
     2. Выявить основную проблему организации  службы ДОУ в современных условиях;
     3. Показать пути решения выявленных  проблем и сделать расчет путей  их решения организации службы  ДОУ;
     Работа  состоит из введения, глав основной части, выводов (заключения), списка литературы и приложений.
     Во  введении обоснована актуальность выбора темы, определены предмет, объект, цель и соответствующие ей задачи, охарактеризованы методы исследования и источники  информации, показаны научная и практическая значимость, выявлена проблема и поставлена гипотеза.
     В первой главе рассмотрены общетеоретические  вопросы организации службы ДОУ. Определяются основные понятия, обуславливается  актуальность Организация службы ДОУ.
     В главе второй, практической, рассмотрены  те же понятия, на практической основе Организация службы ДОУ.
     Заключение  имеет аналитический характер и  на основе отдельных данных делается анализ современного состояния, а также  делается анализ перспектив и тенденций  развития Организация службы ДОУ, сделаны  выводы и предложения
     Результаты  исследования могут быть применены  на практике. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ  

1.1     Служба ДОУ. Ее  основные цели  и задачи. Аспекты  организации службы  делопроизводства  (юридический,  организационный,  технический).
   Весь  процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).
              В небольших организациях служба  документационного обеспечения  управления, как самостоятельное  структурное подразделение, может  и не существовать. В этом случае  работу с документами выполняет  секретарь руководителя (инспектор)  или другое специально назначенное  лицо.
     Говоря  о службе документационного обеспечения  управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции.
             К основным задачам службы  ДОУ можно отнести следующие,  а именно:
     - совершенствование форм и методов  работы с документами;
     - обеспечение единого порядка  документирования, организации работы  с документами; построения информационно-поисковых  систем, контроля исполнения и  подготовки документов к передаче  в архив в соответствии с  действующими нормативами;
     - сокращение документооборота, количества форм документов;
     - унификация форм документов;
     - разработка и внедрение нормативных  и методических документов по  совершенствованию документационного  обеспечения управления в организации,  ее структурных подразделениях;
     - внедрение новейших информационных  технологий в работу с документами.  (7,с.220)
        В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.
       К технологическим функциям следует отнести:
     - осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
     - регистрация входящих, исходящих  и внутренних документов;
     - ведение информационно-справочной  работы по документам организации; 
     - машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
     - копирование, тиражирование и  оперативное размножение документов;
     - разработка и проектирование  бланков документов;
     - подготовка документов к отправке.
              Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:
     - подготовка к докладу руководству  поступающих документов;
     - организация своевременного рассмотрения  документов руководством организации; 
     - регулирование хода исполнения  документов, прохождения и исполнения  документов в установленный срок;
     - организация хранения документов  в структурных подразделениях;
     - организация работы архива в  соответствии с правилами, инструкциями  и методическими рекомендациями  Росархива;
     - повышение квалификации работников  делопроизводственной службы и  архива;
     - организация рабочих мест работников  делопроизводственной службы, в  том числе автоматизированных  рабочих мест (АРМ), условий труда  сотрудников делопроизводственной  службы;
     - организация делопроизводства по  обращениям граждан;
     - разработка (совместно с соответствующими  структурными подразделениями организации)  мероприятий по совершенствованию  форм и методов работы с документами. (7,с.227)
     К контрольным функциям относят:
     - контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);
     - контроль за сроками исполнения документов;
     - осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
     - организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
     - обобщение сведений о ходе  и результатах исполнения документов, систематическое информирование  руководства по этим вопросам;
     - обеспечение хранения дел и  оперативного использования документной  информации.
     Методические  функции, выполняемые службой ДОУ, включают:
      -  разработку номенклатуры дел  организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других  локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства  организации; 
     - проведение экспертизы научной  и практической ценности документов;
     - проведение совещаний и консультирование  по вопросам, относящимся к компетенции  делопроизводственной службы.
     Службы  ДОУ должны быть укомплектованы специалистами  с соответствующим высшим и средним  образованием. Наименования должностей работников службы ДОУ должны соответствовать "Общесоюзному классификатору профессий  рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов". (6,с.118)
     В любой организации решение проблем  документационного обеспечения  управления возлагается на специализированное структурное подразделение —  управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников  — секретаря организации). Эффективность  труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит  от их квалификации, а также от степени  оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.
     Под техническим аспектом понимается продуманная  политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими  компьютерными системами обработки  информации и средствами связи.                      
     Юридический аспект предусматривает решение  правовых вопросов деятельности самой  службы, т.е. установления в соответствующих  документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.
     Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.
     Среди организационных проблем обычно выделяют следующие:
     - выбор оптимальной организационной формы работы с документами;
     - разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
     - определение должностного и численного состава службы делопроизводства;
     - регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;
     - выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;
     - рациональная организация рабочих мест и условий труда;
     - повышение квалификации сотрудников службы. 

1.2 Организационные  формы документационного  обеспечения делопроизводства: централизованная, децентрализованная, смешанная. Факторы,  определяющие их  выбор в конкретной  организации.
            Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате  - централизованную, децентрализованную и смешанную.
Централизованная  форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.
     Централизация отдельных операций по обработке  документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением.
     Однако  полная централизация работы с документами  возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.
     Децентрализованная  форма организации документационного  обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение  одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).
     Смешанная форма организации работы с документами - самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выпол-няются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.
     Вариантом смешанной формы является такая  организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других - децентрализованно (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования - если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т. д.
     Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факсмодемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно - справочную работу в структурных подразделениях.
     В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы - один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.
     В каждом конкретном случае выбор организационной  формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами.
     Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству. 

1.3 Выбор наименования  службы ДОУ
     Говоря  о наименовании службы документационного  обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ  может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения  управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно  сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального  значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие  факторы:
     - структуру подразделения (имеет  или не имеет внутреннюю структуру,  если имеет, то сложная она  или нет);
     - требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было  несложным, легко запоминалось  и произносилось);
     - существующие делопроизводственные  традиции. (12, с.48)
     Например, в Государственной системе документационного  обеспечения управления рекомендуется  использовать следующие наименования:
     1) в министерствах и ведомствах  – управление делами, в состав  которого, как правило, включаются:
      -секретариат (приемная, секретариат  министра, секретариаты заместителей  министра, секретариат коллегии, протокольное  бюро);
      -инспекция при министре (руководителе  ведомства);
     - канцелярия (бюро правительственной  переписки, бюро учета и регистрации,  экспедиция, копировально-множительное  бюро и др.);
     - отдел писем (жалоб);
     - отдел совершенствования работы  с документами и внедрения  технических средств; 
     - центральный архив; 
         2) на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:
     - подразделения по учету и регистрации,  контролю, совершенствованию работы  с документами и внедрению  технических средств, рассмотрению  писем (жалоб);
     - секретариат; 
     - экспедиция;
     - копировально-множительное бюро;
     - архив. (1,приложение 12.)
          Однако для тех организаций,  которые категорически не желают  использовать старые названия  службы ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия) можно  предложить варианты наименования, отражающие современные тенденции  развития документационного обеспечения  управления, например: служба (отдел)  управления документацией (документами), отдел совершенствования работы  с документами и внедрения  технических средств.  (12, с.56)
              В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам.
     Остальные привед
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.