Здесь можно найти образцы любых учебных материалов, т.е. получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ и рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


контрольная работа Коммуникации в управлении организацией: сущность, виды и пути улучшения

Информация:

Тип работы: контрольная работа. Добавлен: 08.09.2012. Сдан: 2012. Страниц: 7. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное  учреждение высшего  профессионального  образования
СЕВЕРО-ЗАПАДНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ЗАОЧНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ
Институт  управления производственными  и инновационными программами 
 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА
по дисциплине: «Основы менеджмента»
на тему:
«Коммуникации в управлении организацией:
сущность, виды и пути улучшения» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Санкт-Петербург
2011 
Содержание
 
 

Введение 3
Глава 1. Сущность коммуникационного процесса 5
      1.1. Коммуникация: понятие, виды 5
      1.2. Коммуникационный процесс 7
      1.3. Структура коммуникаций 10
Глава 2. Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления
организацией 12
      2.1. Качество коммуникаций и эффективность управления 12
      2.2. Анализ коммуникационных процессов 13
      2.3. Значение обратной связи 16
      2.4. Способы совершенствования коммуникации в организации 18
Заключение 23
Список  использованной литературы 25 

 

Введение 

      Исследовательская работа посвящена изучению коммуникаций в управлении.
      Всякая  деятельность человека нуждается в управлении. Управление – это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы достичь целей организации.
      Одним из самых важных факторов интеграции управления является коммуникация. Коммуникация – это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей.
      Коммуникация  – это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы.
      Актуальность  темы заключается в рассмотрении коммуникации как средства, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели, т.е. осуществляется эффективное управление.
      Целью данной исследовательской работы является изучение коммуникации в управлении, ее значения, видов и способов усовершенствования, для достижения которой необходимо решить следующие задачи:
    изучить виды, значения коммуникаций, коммуникационные процессы;
    рассмотреть управление коммуникациями в организациях, коммуникации между организацией и внешней средой и межуровневые коммуникации;
    подробно рассмотреть современные способы совершенствования коммуникаций.
      Объектом исследования является менеджмент.
      Предметом исследования выступает коммуникация в управлении.
      Исследуемая тема имеет большое практическое значение. По общему признанию, коммуникация и коммуникационные процессы имеют огромное влияние на успех деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента.
      В ходе исследования различных аспектов поставленной темы использовались такие методы научного познания, как сравнительно-правовой, социологический, структурно-функциональный, теоретико-прогностический и др.
 

1. СУЩНОСТЬ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА 
 

1.1. Коммуникация: понятие, виды 

      Коммуникация (лат. communicatio), буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми»1. В практическом плане – это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию.
      Цели  коммуникаций:
    Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.
    Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.
    Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.
    Регулирование и рационализация информационных потоков2.
      Коммуникации  можно классифицировать по множеству  различных показателей. По отношению к организации коммуникации бывают двух типов: внешние и внутренние. Они отражают целостность управляемой системы и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими объектами.
      Основную роль в организации играют коммуникации между уровнями и подразделениями. Информация перемещается с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, рекомендуемых процедурах и т.д.3
      Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей.
Передача  информации с низшего уровня на высший может существенно влиять на производительность.
     Коммуникации бывают вербальные и невербальные. В качестве способов обеспечения вербальных коммуникаций используются слушание, речь, чтение и письмо. Невербальные коммуникации осуществляются посредством языка телодвижений и параметров речи. Главным компонентом невербальных коммуникаций является язык телодвижений, к которому относят: осанку, жесты, собственно телодвижения, позу человека, выражение лица, контакт глазами, расстояние между говорящими.
      Коммуникации могут быть формальными и неформальными. Формальные коммуникации отражают связи, необходимые для выполнения функций и полномочий, связи, определяемые характером и системой распределения функций. Такие коммуникации обычно бывают в виде письменного сообщения.
      Письменные сообщения имеют определенные преимущества. Они могут быть сохранены как записи и источники ссылок, они часто более тщательно сформулированы, чем устные сообщения, и иногда могут сэкономить и время и деньги. Письменные сообщения имеют и недостатки. Плохо написанные сообщения, за которыми следуют многочисленные письменные и устные разъяснения, делают конечное сообщение и дорогим, и путаным. Письменные коммуникации имеют еще одну функцию – сохранение документов в юридических целях.
      Неформальные  коммуникации возникают в процессе человеческого общения по различным интересам: житейским, психологическим, ситуационным. Это коммуникации, не зафиксированные ни в каких организационных документах или официальных требованиях4. Такие коммуникации существуют в любой организации, они играют важную роль в деятельности человека. Главное достоинство таких устных коммуникаций состоит в возможности быстрого и полного обмена информацией.
      Коммуникации могут быть мнимыми и реальными. В качестве мнимых коммуникаций выступают те связи, которые существуют по каким-то установленным организационным положениям, но не реализуются в практической деятельности, не оказывают заметного влияния на взаимоотношения служащих. В практике управления часто приходится наблюдать существование мнимых коммуникаций, которые рождаются иногда в связи с какими-то амбициями, иногда в процессе старения организационных положений, вовремя не пересмотренных и не скорректированных с реальными потребностями организации, иногда мнимые коммуникации возникают, как возможность переложить ответственность при возникновении критической ситуации5. 
 

1.2. Коммуникационный процесс 

      Коммуникационный  процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми.
      Основная  цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.
      В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:
    Отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
    Сообщение – собственно информация, закодированная с помощью символов.
    Канал – средство передачи информации.
    Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
      При обмене информацией отправитель  и получатель проходят несколько  взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею6. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:
    Зарождение идеи.
    Кодирование и выбор канала.
    Передача.
    Декодирование.
      Зарождение  идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Необходимо осознать – какие идеи предназначены к передаче до того, как вы отправляете сообщение, и уверенность в адекватности и уместности ваших идей с учетом конкретной ситуации и цели7. Американский ученый Кит Дэвис подчеркивает важность данного этапа: «Неудачное сообщение не станет лучше на глянцевой бумаге или от увеличения мощности громкоговорителя. Мотив этапа – «не начинайте говорить, не начав думать»8.
      Кодирование и выбор канала – это процесс трансформирования идеи в обращение, которое может быть передано. Кодирование в коммуникационном процессе начинается с выбора системы кодовых знаков. Умение говорить, писать, жестикулировать, позировать играют важную роль в способности отправителя кодировать передаваемую идею. Система кодирования должна быть известна получателю.
     В результате кодирования формируется обращение. Смысл обращения представляет собой принадлежащую отправителю идею. При этом отправитель рассчитывает, что обращение воспримется адекватно заложенному в него смыслу.
     Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций в то время, как передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.
      Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование – это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться.
     Обратная  связь. Обратная связь – это реакция на то, что услышано, прочитано или увидено. Информация в вербальном или невербальном оформлении отсылается назад отправителю, свидетельствуя о мере понимания, доверия к сообщению, усвоения и согласия с сообщением. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Эффективный обмен информацией должен быть двусторонне направленным: обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение было воспринято и понято. Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией.
     Шум. Шумом называют то, что искажает содержание. Источники шума, которые могут создавать препятствия на пути обмена информацией, варьируются от языка до расхождений в восприятии.
     Обычно  мы пытаемся перебороть шум и передать наше сообщение, однако, высокий уровень шума приводит к заметной потере содержания и может полностью блокировать попытку установления информационного обмена.
1.3. Структура коммуникаций 

      Коммуникационная  сеть – это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков. В данном случае рассматриваются не индивиды как таковые, а коммуникационные отношения между индивидами.
      Коммуникационная  сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами9. Однако коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным значением.
      Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей (Рис. 1).  


Рис. 1. Коммуникационные сети
     Вертикальные  связи строятся по линии руководства  от начальника к подчиненным. Горизонтальные связи осуществляются между равными  по уровням индивидами или частями  организации: между заместителями, между начальниками отделов, между подчиненными. Диагональные связи – это связи с другими начальниками и с другими подчиненными.
      Сеть  этих связей создает реальную структуру  организации. Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление. Существуют устоявшиеся образцы коммуникационных сетей для групп одной и той же численности.
      В сетях типа “кружок” члены группы могут коммуницировать только с  теми, кто расположен рядом с ними.
      В сетях типа “колесо” представлена формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные коммуницируют друг с другом через своего начальника. Объективной основой такой ситуации является то, что лицо, находящееся в центре “колеса”, имеет больше коммуникационных связей, чем другие члены группы.
      Аналогичная картина наблюдается в сетях  типа “Y”. Такие сети называются централизованными  и могут быть эффективными, если решаются простые проблемы.
      Другой  тип властной иерархии представляют сети типа “цепочки”, в которых появляются горизонтальные связи – элемент децентрализации.
      ”Всеканальные”  сети представляют полностью децентрализованные группы. Обычно это требуется, когда  необходимо участие всех в решении  сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми коммуникациями.
      Знание  типов коммуникационных сетей особенно важно для понимания отношений  власти и контроля в организации.10.
 

2. ВЛИЯНИЕ ПРОЦЕССА КОММУНИКАЦИЙ НА ЭФФЕКТИВНОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ 

    2.1. Качество коммуникаций  и эффективность  управления

 
      Коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций. Хотя коммуникация широко применяется во всех областях управления, она особенно важна для осуществления функции руководства и лидерства. Согласно исследованиям руководитель от 50 до 90% своего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессе принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информации встроен во все основные виды управленческой деятельности, можно назвать коммуникации связующим процессом.
      Поскольку руководитель исполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции с тем, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивида и организаций необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные коммуникации – одна из сфер возникновения проблем менеджера.
     По  данным зарубежных исследований результативность горизонтальных коммуникаций достигает 90%, вертикальных – 20-25% (такое количество исходящей от руководителей информации доходит до работников и правильно понимается ими)11. Другими словами, исполнители способны реализовать свои функции, располагая лишь пятой частью предназначенной им информации.
     Недостаточную эффективность вертикальных (как  восходящих, так и нисходящих) коммуникаций подтверждают данные о том, что ближайший начальник рабочих (бригадир), покидая кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30% информации, а начальник цеха – около 40%. Коммуникации снизу вверх еще более неэффективны, так как до начальства доходит не более 10% информации. Это убедительно свидетельствует о том, что не используются все возможности коммуникаций12.
     Руководителю  приходится осмысливать большие  объемы информации, среди которой  есть информация, не влияющая на процесс  управления. Обмен информацией, которая оказывает влияние на процесс управления, носит название эффективных коммуникаций. Эффективно работающие руководители – это те, которые эффективны в коммуникациях. Они умеют из общего потока коммуникаций быстро отобрать эффективные, т.е. полезные для процесса управления, представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.  
 

2.2. Анализ коммуникационных процессов 

      Размышляя об обмене информацией в организации, обычно думают о людях, которые говорят в процессе личного общения или в группах на собраниях, разговаривают по телефону или читают и составляют записки, письма и отчеты. Хотя на эти случаи приходится основная часть коммуникаций в организации, коммуникации представляют собой всепроникающий и сложный процесс. Начнем с выявления того, где вне и внутри организации требуются эффективные коммуникации.
      Если  бы нужно было проанализировать, о  чем говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию13.
      Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения14. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, "имиджа" организации на местном, общенациональном или международном уровне.
     Организациям  приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в  этой связи письменные отчеты. В  своих ежегодных отчетах любая  компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т.п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.
      Наиболее  очевидным компонентом коммуникаций внутри организации являются отношения  между руководителем и подчиненным, т.е. по нисходящей. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми15. Таким образом, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п.
     В дополнение к обмену информацией  между руководителем и подчиненным  имеет место обмен между руководителем  и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой позволяют  руководителю в целом повысить эффективность  действий группы16. Участие в обмене информацией каждого члена рабочей группы позволяет выработать более правильные отношения группы с руководителем, а руководителю – более активно вовлекать подчиненных в дела организации.
     Помимо  обмена по нисходящей, организация  нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.
     Для координации задач и действий между множеством подразделений организации устанавливаются потоки информации по горизонтали. Так координируется деятельность рабочих групп по контролю за издержками, распределению ресурсов, новым методам производства, сбыту продукции. Кроме координации действий горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправных отношений между подразделениями, что положительно сказывается на работе всей организации.
      Организации состоят из формальных и неформальных компонентов. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений. Информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию Дэвиса, 80–99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании17.
     Устная  речь по-прежнему остается самым распространенным способом коммуникации. Чтобы быть понятым, мало иметь хорошую дикцию, необходимо ясно осознавать, что вы собираетесь сказать. Кроме того, необходимо выбрать такие слова, чтобы мысль была верно понята. Если человеку предстоит выступить перед большой аудиторией, он формулирует для себя тезисы или как-то иначе готовится к докладу. Но в обыденной жизни устная коммуникация требует спонтанности, и это может вызвать у человека тревогу, неуверенность и даже страх. Работу над устной речью можно начать с расширения словарного запаса.  
 

2.3. Значение обратной связи 

      По  ряду причин получатель может придать  несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информацией  следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель18. Обратная связь дает возможность начальнику определить, насколько эффективны его коммуникации.
     В условиях организации обратная связь  может быть осуществлена многими  путями. При коммуникации в виде разговора с глазу на глаз администратор может добиться непосредственной (прямой) обратной связи в виде устного обмена мнениями с принимающим(и) или в виде более деликатных средств, таких как выражение на лице несогласия или непонимания. В противном случае администратор будет вынужден обратиться к косвенным (непрямым) средствам обратной связи. Например, падение производительности, увеличение числа прогулов (отлучек) и текучесть рабочей силы или недостаточная согласованность между отделами могут указывать на нарушение коммуникаций. Эффективный руководитель старается быть осведомленным о результатах своих коммуникаций и оценить значение коммуникации в достижении целей организации.
     Обратная  связь заметно повышает шансы  на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять шум. На языке теории передачи шумом называют, то, что искажает смысл. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка до различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования информации.
     Определенные  шумы присутствуют всегда, поэтому  на каждом этапе процесса обмена информацией  происходит некоторое искажение  смысла. Высокий уровень шума определенно  приведет к заметной утрате смысла и может полностью блокировать установление информационного обмена. На рис. 2 процесс обмена информацией представлен как система с обратной связью и шумом. 


Рис. 2. Процесс обмена информацией как система с обратной связью и шумом 

     Поскольку слова могут иметь разные значение для разных людей, то, что некто намеривается сообщить, необязательно будет интерпретировано и понято таким же образом получателем информации19. Символ не имеет неповторимого значения. Значение символа выявляется через опыт и варьируется в зависимости от контекста, ситуации, в которой использован символ. Поскольку, у каждого человека свой опыт, и каждый акт обмена информацией в определенной мере является новой ситуацией, никто не может быть абсолютно уверен в том, что другое лицо припишет то же значение символу, которое мы ему придали.
      Хотя  вербальные символы – основное наше средство для кодирования идей, предназначенных  к передаче, мы используем и невербальные символы для трансляции сообщения. Невербальная передача может усиливать или изменять смысл слов.
     Эффективный коммуникационный процесс возможен, когда одинаково точен, отправляя  и принимая сообщение. Необходимо уметь  слушать. К несчастью, немногие умеют слушать с той степенью эффективности, которая в принципе в наших силах. Как показали исследования, управляющий по сути дела слушает лишь с 25%-ой эффективностью20. Многим кажется, что слушать – означает лишь вести себя спокойно и дать другому человеку говорить. Однако это лишь незначительный фрагмент процесса внимательного сосредоточенного слушания. Важно не только слушать, но и слышать21.  
 

      2.4. Способы совершенствования коммуникации в организации  

      Следующие принципы являются полезными для организации эффективной коммуникации, так как они концентрируют внимание на четырех решающих областях: качество сообщения, условия приема, поддержание целостности организованных усилий и использование преимуществ неформальной организации.
      Принцип ясности. Хотя о коммуникации часто думают просто как о сообщении для того, чтобы она обладала какой-то ценностью, она должна пройти испытание по принципу ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким языком и передано таким образом, что может быть понято получателем.
      Принцип целостности. Управленческие сообщения скорее являются средствами, чем конечными целями. Принцип целостности состоит в следующем: цель управленческих сообщений – содействовать установлению понимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей предприятия.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.