Здесь можно найти образцы любых учебных материалов, т.е. получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ и рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


контрольная работа Экспертиза ценности документов и комплектование Архивного фонда РФ

Информация:

Тип работы: контрольная работа. Добавлен: 08.09.2012. Сдан: 2012. Страниц: 11. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


    САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ  АКАДЕМИЯ

УПРАВЛЕНИЯ  И ЭКОНОМИКИ 
 
 
 
 
 

Факультет: Социального  управления
Кафедра: социология и управление персоналом 
 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 
 
По дисциплине: Архивоведение 
Тема: Экспертиза ценности документов и комплектование Архивного фонда РФ    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнил:
Студент 5 курса
Заочного  отделения
Группы  953Т/5-5
Шаршова Ангелина Николаевна 

Проверил преподаватель: 
 
 

    Санкт-Петербург

 
2011 
 
 
 
 

ПЛАН

Введение………………………………………………………………………………..3
    Экспертиза  ценности документов………………………………………………..4
    Критерий экспертизы ценности документов……………………………………5
    Особенности проведения экспертизы ценности документов личного происхождения………………………………………………………………………8
    Экспертиза ценности документов по перечням……………………………….8
    Комплектование Архивного фонда Российской Федерации……………….12
    Организация комплектования …………………………………………………..16
Заключение……………………………………………………………………………20
Список  использованной литературы…………………………………………..21 
 
 
 
 
 

 


ВВЕДЕНИЕ.
 
В начале 90 годов 20 столетия в России произошли большие изменения в двух, на первый взгляд, совершенно не связанных между собой областях. С одной стороны, после крушения СССР в нашей стране был провозглашен принцип публичности и доступности архивов, что привело  к резкому увеличению генеологических, биологических и тематических запросов в архивы, то есть существенно изменились и возросли информационные потребности пользователей. К сожалению, закрытость архивов советского периода привела к тому, что до сих пор в нашей стране лишь незначительная часть пользователей знает, в какой архив им нужно обратиться за необходимой информацией, или колоссальной важности для современного общества, которые они выполняют, мало пропагандируется в массах, они остаются на задворках сознания общества. С другой стороны, в 90-е гг. в нашей стране появилось, и стали все более распространяется персональные компьютеры и новейшие компьютерные технологии, в том числе и сетевые. Возникла материально-техническая база для разработки новых подходов и методов совершенствования обслуживания пользователей, в том числе и пользователей нового типа, рабочего места. Таким образом, можно констатировать, что в конце 90-х годов 20 столетия- начале 21 века возникли предпосылки к созданию в нашей стране единого архивного информационного пространства, необходимого как самим архивистам (для обмена опытом, координации и т.д.), так и обществу ( для удовлетворения возрастающих информационных потребностей и для формирования в обществе адекватного представления о роли и значимости архивов и выполняемых ими функциях).                   
 
 
 
 

1. Экспертиза ценности  документов
  При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.
  Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.
  Экспертиза  ценности документов проводится,  на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.
  Итогом  экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.
  Задачи  экспертизы ценности документов. Первая задача — отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.
  Вторая  задача — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:
    для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);
    для временного хранения.
  Третья  задача — обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.
  Четвертая задачаотбор на хранение наиболее информативно емких документов.
  Экспертиза  ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.
  В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось».
  В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив.
Если в учреждении имеются юридически самостоятельные  структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов.
   Кроме этого отбирают для уничтожения  документы временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК).
  В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.
  Целевая комплексная экспертиза — это  экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам:
    вышестоящих и подчиненных одному ведомству  учреждений;
  однородных  учреждений, действовавших на одной  территории (школы одного района);
    лиц, связанных  родственными или личными отношениями.
  Такой комплексный подход возможно осуществить только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений.
  В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:
дела для постоянного  и долговременного (75 лет) хранения;
дела, предназначенные  для уничтожения.
  На  дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи.
  Акты  и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК). 

  2. Критерии экспертизы  ценности документов 

  Критерии  экспертизы ценности документов — это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.
Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:
    критерии происхождения документов;
    критерии содержания документов;
    критерии внешних особенностей документов. 
    Рассмотрим каждую группу критериев и их использование при 
    менительно к документам конкретных фондов.

 
  1. К группе критериев происхождения документов относятся:
    значение учреждения или лица в жизни общества;
    значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах;
    время и место образования документов.
  На  основе критерия значение учреждения в жизни общества определяются группы учреждений, от которых документы поступают либо на государственное хранение в полном объеме (имеется в виду ценная документация этих учреждений), либо выборочно (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), ||ибо вообще не поступают на государственное хранение. При этом учитывают значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной системе.
  Критерий  значение лица в жизни общества чрезвычайно сложный для архивиста, поскольку современникам сложно адекватно оценить роль той или иной личности. Поэтому, принимая решение о постоянном хранении фонда того или иного деятеля, нужно учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, коллег по профессии и сотрудников.
  Критерий  значимость события позволяет оценивать документы, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства о существенных событиях. Этот критерий требует оценивать документы в зависимости от степени участия учреждения или лица в проведении или изучении события, отраженного в документах.
  На  основании этого критерия выявляются документы, которые были созданы в связи с событиями огромного исторического значения в истории страны. В связи с этим даже документы, предназначаемые для уничтожения, могут быть оставлены на государственное хранение. Особое внимание архивисты должны уделять периодам войн и других катаклизмов, когда гибнет много документов.
Большое значение имеет критерий время образования документов. Чтобы оградить от уничтожения древние документы, была введена запретная дата — 1945 г., в связи с чем документы, отложившиеся до проведения буржуазных реформ второй половины XIX в., как правило, уничтожению не подлежат, за исключением документов некоторых судебных, хозяйственных и церковных уч реждений. Документы за более поздние исторические периоды, важные для страны, подлежат тщательному изучению с целью отбора на государственное хранение. Так, уничтожение документов по 1945 г. включительно осуществляется в строго установленном порядке: после утверждения на ЭПК вышестоящего архивного органа.
  Критерий  место образования документов также требует тщательного изучения материалов, которые обнаружены или могут] быть обнаружены на месте какого-либо значительного события, j интересного явления. 

  2. К группе критериев содержания документов относятся:
    источник информации;
    повторяемость документной информации;
    целевое назначение документов;
    вид и разновидность документа.
  На  основе критерия источник информации документы учреждений делят на три группы:
  документы, отражающие основные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения;
  документы вспомогательного, оперативного, справочного  характера, хранящиеся временно;
  документы по личному составу. В этой группе может быть представлена как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения — 75 лет, по заключению ЭПК.
  Говоря  о значении информации, в первую очередь следует иметь в виду ее содержательную сторону. Этот критерий должен применяется в тесной взаимосвязи с критериями целевое назначение документа и вид и разновидность документа.
  Критерий  повторяемость информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.
  В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости документной информации путем сопоставления документов как источников первичной' и вторичной информации.
  Различают два вида повторяемости информации, каждому из  которых присущи свои формы:
    формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках) с такими формами, как дублетность, цитирование и суммирование;
    аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение.
  Как форму повторяемости информации выделяют вариантность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничтожению учитывается формальный вид повторяемости информации.
  Наиболее  распространенной формой повторяемости  информации является дублетность.,
  Следует четко разграничивать дублетные  документы (документы, размноженные при помощи множительной техники и имеющие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке).
  Дублетные документы, как правило, в фондах учреждений представлены постановлениями, решениями, циркулярами вышестоящих учреждений, которые при описании указываются как копии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности.
  3. К группе критериев внешних особенностей документов относятся:
- подлинность;
  - внешний вид документа (форма  передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов).
  Критерий  подлинность документов имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на государственное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удостоверения документа.
Если  подлинники имеют особое государственное значение для использования в читальном зале или если есть расхождения в текстах подлинников и копий документов, 1 — 2 экземпляра копий оставляются на постоянное хранение. Копии документов подведомственных учреждений оставляются и в тех случаях, когда нет гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохранились подлинники этих документов. При оценке такого критерия, как внешний вид документа, художественные, палеографические, языковые и другие особенности и не столь актуальны для документов современных учреждений, а также учреждений 1920-х гг., поскольку эти документы, как правило, находятся в хорошем состоянии и полностью сохранены. Хотя иногда приходится учитывать и физическое состояние) документов, и форму передачи в них информации. Если в поврежденных документах возможно хотя бы частичное восстановление текста, они оставляются на постоянное хранение, реставрируются или фотокопируются. 
 

3. Особенности проведения  экспертизы ценности  документов личного происхождения 

       При проведении экспертизы ценности документов личного происхождения на основе критериев сначала определяется ценность фонда, а затем проводится оценка документов. Документы личного происхождения отражают не только факты реальной действительности, но и отношение к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Исторические события предстают перед нами в свете его индивидуального отношения к ним. Вследствие этого отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя своего объективного значения, приобретает и субъективный характер.
  В настоящее время не разработаны  критерии экспертизы ценности для отбора документов личного происхождения на государственное хранение, поэтому пользуются системой общих критериев,
  С учетом специфики документов личного  происхождения критерии экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на две группы:
    критерии ценности фондов личного происхождения;
    критерии ценности документов личного происхождения.
  К группе критериев ц е н н о с  т и фондов личного происхождения относятся:
    значение творческой и общественной деятельности фондообразователя;
    история фонда и его состав;
    взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (так, документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже имеющимися в государственных архивах документами, могут подтверждать и дополнять их).
  К группе критериев ценности документов личного происхождения относятся:
    значение творческой и общественной деятельности автора документа;
    время и место создания документа;
    значимость содержания документа, его информационная, художественная и научная ценность;
    внешние признаки документа (сохранность, степень автографичности, наличие помет и др.);
    взаимосвязь с другими документами (может носить характер повторяемости информации). 

4.Экспертиза  ценности документов  по перечням
Для установления комплекса документов постоянного  хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и на предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т. п. Из названных пособий особенно отметим перечни документов.
Перечни документовэто систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием которых на госхранение обязателен.
  Именно  перечням принадлежит ведущая роль в процессе установления сроков хранения документов. Они являются как бы ключом к созданию конструкции Архивного фонда страны.
  Современная система перечней документов. Внутреннее устройство современной системы перечней документов представлено в графическом варианте
  В данной системе традиционно различают два типа перечней документов:
    с указанием сроков хранения;
    подлежащих постоянному хранению.
 
Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть нескольких видов.
В типовых перечнях для всей системы государственных учреждений унифицируются сроки хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в госархивы.
  Создание  типовых перечней обусловлено тем, что во всех учреждениях, организациях и на предприятиях формируются дела с приказами руководства, с планами и отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документацией, материалами общественных организаций. Все эти и другие так называемые типовые документы выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.
  Например, приказы руководства по основной деятельности должны храниться постоянно, а документы по личному составу — 75 лет. Списки военнообязанных, уведомления о прибытии командированных на работу, графики распределения отпусков и т.д. должны храниться только 1 год. Эти сроки распространяются на все без исключения предприятия и организации.
  Но типовые  перечни не содержат сведений о документах, отражающих отраслевые и другие специфические направления деятельности.
Для больших  и сложных фондов, а также для  групп однородных фондов обычно разрабатываются примерные перечни документов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда. В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие к выделению к уничтожению как не представляющие научной, исторической, экономической ценности.
  Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида
документов.
  Таким образом, типовая документация с  едиными общими и обязательными сроками хранения входит составной частью во все ведомственные перечни.
До 1990-хгг.перечни  документов, подлежащих постоянному хранению, были одного вида — типовые. В них были указаны документы, подлежащие приему только в государственные архивы.
          В 1990-е гг. с появлением организаций разных форм собственности возникла потребность в подготовке новых видов перечней документов, учитывающих происшедшие изменения.
Весьма  своевременным является перечень документов для негосударственных коммерческих организаций — справочное пособие «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)» Данное пособие может быть отнесено к системе перечней, так как в первую очередь включает примерный перечень управленческих документов негосударственных коммерческих организаций. Поскольку пособие выпущено в электронном формате, оно содержит на дискете программу просмотра примерного перечня и выбора статей для формирования собственного перечня управленческих документов.
      Данная система перечней охватывает  так называемые управленческие документы. Но есть перечни для специальной документации. Например, в 1998 г. был выпущен «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России».
Перечни представляют два типа перечней документов: с указанием сроков хранения и подлежащих постоянному хранению.
Сегодня уже можно говорить о новом, третьем  виде перечней, где даны группы документов как постоянного, так и временного хранения, но последние не только не дифференцированы по сро кам, а напротив, обозначены лишь как «тяготеющие» к постоянному сроку хранения. Среди них нет документов, однозначно имеющих тот или иной временный срок хранения.
  Перечни типовых документов распространяется и на документы  негосударственных организаций.
  Новый Перечень типовых документов необходимо использовать в качестве основного нормативного документа и в первую очередь — при подготовке номенклатур дел и формировании дел в делопроизводстве, а также при определении сроков хранения и отборе документов на постоянное (вечное) хранение.
  В 2000 г. вышел в свет еще один новый, не имевший ранее аналогов «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения», в составе которого отражены документы по организационным вопросам управления, экономическому прогнозированию и кредитованию, кассовым операциям и инкассации, операциям с ценными бумагами и внешнеэкономической деятельности, бухгалтерскому учету и отчетности, автоматизации банковских работ и др.
  Данный  перечень способствует рациональной организации документов в делопроизводстве, обеспечению сохранности, отбору документов на постоянное (вечное) хранение, установлению конкретных сроков хранения документов, а также защите законных интересов кредиторов, вкладчиков и клиентов кредитных организаций.
  Следует отметить, что применение этого перечня  является обязательным для кредитных организаций, заключивших договор с архивным учреждением системы Федеральной архивной службы.
      Структура перечня.  Любой перечень состоит из основной части и справочного аппарата.
Основная  часть — описательные статьи —  представляет собой наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений, систематизированных в соответствии с классификационной схемой и имеющих сквозную валовую нумерацию.
  Каждая  описательная статья в перечне включает в себя: порядковый номер; наименование видов и разновидностей документов(| иногда указывается автор или корреспондент, вопрос или тема, для планов или отчетов — период планирования или отчетности др.; сроки хранения документов, дифференцированные по звеньям перечня; примечания, уточняющие сроки хранения документов. Иногда «примечания» располагаются под строкой, что позволяет не повторять одни и те же примечания на одной странице.
  Исчисление  сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве.
  Для документов по личному составу, срок хранения которых равен «75 лет - в» по Типовому перечню документов  исчисление сроков хранения следует производить с учетом возраста человека, обозначенного в перечне буквой «в», к моменту окончания дела. Продолжительность хранения таких документов после окончания дела делопроизводством должна равняться разности.
  Отметка «ЭПК» на конкретных видах документов с временными] сроками хранения означает, что часть такого рода документов может иметь научно-историческое значение и должна передаваться на  государственное хранение по истечении указанного срока. Сроки хранения документов обозначаются не только конкретным количеством  лет. Для некоторых копийных и дублетных материалов срок хранения определяется их практической надобностью, а в перечне вместо конкретного количества лет указывается «До минования надобности», «До замены новыми» и т.д. Во многих случаях статьи перечней дополняются примечаниями, уточняющими сроки хранения документов («После снятия с учета», «По истечении срока действия договора», «После увольнения», «При отсутствии годовых» и т.п).
Справочный   аппарат помогает ориентироваться в перечне  пользоваться им при экспертизе документов и включает в себя титульный лист с названием перечня и выходными данными, указания по применению перечня, список сокращений, указатель видов документов. Могут быть и другие элементы справочного аппарата (Типовое положение об ЭК, ЦЭК ведомства, фор-<м акта о выделении дел к уничтожению, итоговой части номенклатуры дел и т.п.).
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.