На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


реферат Особенности языка и стиля служебных документов

Информация:

Тип работы: реферат. Добавлен: 21.09.2012. Сдан: 2011. Страниц: 22. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


1Введение
Документирование  управленческой деятельности - основа делопроизводства и один из наиболее сложных вопросов, решаемых в процессе работы с документами. Правильно  составленный и оформленный документ упрощает и ускоряет процедуры его  обработки и позволяет в дальнейшем лучше понять его значение как  исторического источника и точнее установить срок хранения.
Управленческая  документация включает широкий круг разнородных документов, необходимых  для выполнения функций управления в организации. Функциональная принадлежность документов - это первое, что следует  учитывать при подготовке служебной  документации. В современной практике используются унифицированные системы  документации по таким направлениям деятельности, как бухгалтерский  учет, отчетность и статистический учет, внешнеторговые и банковские операции, организационно-распорядительная деятельность, пенсионное обеспечение  и др.
Среди всех применяемых  систем документации особое место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления и  играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации.
Особое внимание уделяется языку и стилю служебных  документов, т.к. при составлении  текстов документов используется деловой  стиль со специфическими признаками.
Цель данной работы: охарактеризовать особенности  языка и стиля служебных документов, составить проект распоряжения.
Работа состоит  из введения, двух частей и списка использованной литературы. Общий объем работы 15 страниц.
1. Особенности языка  и стиля служебных  документов
Понятие служебный  документ (деловая бумага) используется в административно-управленческой сфере общественной практики.
Язык  служебных документов - это разновидность официально-делового письменного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов. Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.
Официально-деловой  стиль - это стиль официального общения, деловой переписки, приказов, объявлений, документации, судопроизводства. Этот стиль -- самый замкнутый и консервативный в системе стилей. Для него характерны сухость и максимальная точность изложения мысли.
Для этого стиля  характерно:
1)использование  официальной лексики и фразеологии,  которая практически не употребляется  в других стилях: ультиматум, аннулировать, дипломатический корпус и т.п. Официально-деловому стилю нужны в определенной мере канцеляризмы. В лексике можно отметить также частое употребление сложных слов, которые экономнее, чем аналогичные словосочетания: судопроизводство, квартиросъемщик и т.п. Широкое использование отглагольных существительных: значение, решение, развитие; отыменных предлогов: на предмет, по линии, по истечении (срока) и т.п.
2)употребление  сложных синтаксических конструкций:  Сотрудники нашей фирмы приложили в истекшем году много усилий и творческой инициативы для увеличения суммы оборотного капитала, расширения деловых контактов, укрепления позиций в бизнесе, что привело к усилению нашего влияния на экономической и политической аренах .
3)употребление  номинативных предложений: Вознаграждение за труд. Охрана труда.
Текст документа  по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, распоряжение, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или  приказ по личному составу, письмо-предложение  или гарантийное письмо, акт ревизии  кассы или акт о выделении  к уничтожению документов с истекшими  сроками хранения и др.).
Вместе с тем  можно выделить общие требования к текстам служебных документов:
- краткость и  точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
- объективность  и достоверность информации;
- составление,  по возможности, простых, т.  е. содержащих один вопрос, документов  для облегчения и ускорения  работы с ними;
- структурирование  текста документа, деление его  на такие смысловые части, как  введение, доказательство, заключение;
- широкое использование  трафаретных и типовых текстов  при описании повторяющихся управленческих  ситуаций.
Язык служебных  документов имеет свои особенности: резкое, в сравнении с другими  языковыми стилями, сужение диапазона  используемых речевых средств; высокую  степень повторяемости (частотность) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Эти  особенности отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т.д. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных  языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.
При составлении  текстов документов используется деловой  стиль со специфическими признаками:
- полнота и своевременность информации. Основная задача составителя документа -- предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу.
- нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения, который предусматривает изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»); отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие личностного подхода к оценке информации, т.к. автор действует от имени организации.
Нейтральный тон  изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому  за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной  окрашенностью (существительные и  прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование  разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо.
Разумеется, это  не означает, что стиль изложения  в официальном тексте всегда должен быть абсолютно нейтральным. Так  не бывает. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко  в категоричной форме) и т. д. Однако в любом случае в первую очередь  должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной  оценки ситуаций и фактов.
- точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.). Точность и ясность документов достигается тщательным подбором слов; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного; прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).
- лаконичность, краткость текста и четкость изложения, исключение второстепенных деталей и повторов, излишних подробностей немногословность и т. д.). Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.
- убедительность служебных документов достигается:
- наличием достоверной  информации;
- наличием веских  аргументов, побуждающих получателя  документа к совершению определенных  действий;
- логикой изложения; 
- безупречностью  формулировок в юридическом отношении;
-обоснованностью  предложений автора (со ссылками  на нормативные акты).
-употребление устойчивых (шаблонных) словосочетаний (стандартных оборотов). Устойчивые словосочетания - это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов. Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность:
- авторам - оперативно  составлять документы; 
- адресатам - облегчить восприятие документов,
- создать типовые  (трафаретные) формы документов  по стандартным ситуациям. 
К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: контроль возлагается..., выговор объявляется..., должностной оклад устанавливается..., в связи co сложным положением..., в целях обеспечения..., в соответствии с Вашей просьбой..., считаем необходимым..., согласно приказу..., принимая во внимание..., допущены просчеты..., утвердить и ввести в действие..., сообщаем, что в период…, направляем на рассмотрение и утверждение, проверкой установлено, что и т. п.
Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми языковыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются, в частности, конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии) и т. п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации.
Ту же роль играют так называемые канцеляризмы: исходатайствовать, завизировать, заслушать, надлежащий, непринятие (мер), малоупотребительные в других стилях языка.
- ограниченная сочетаемость слов.
Правильно Неправильно
Вносить предложения Давать предложения
Предоставить  кредит Выдать кредит
Обладать правом Владеть правом
Вступать в  силу Входить в силу
Ограничение типов  языковых единиц, используемых в деловых  текстах, и общая регламентация  формы документов обусловливают  другую важнейшую особенность деловой  речи -- высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. В качестве простейшего примера можно указать на абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет или таблиц.
Тексты, в основе которых лежит «естественная» связная  речь, разумеется, имеют более сложную  грамматическую организацию. Однако и  в этом случае воспроизводимость отдельных языковых единиц оказывается значительно более высокой, чем в других разновидностях речи. Главная причина этого явления -- сознательная установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения.
Так, в документах, как правило, не допускается использование  неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными  словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках).
При использовании  терминов (а в деловом языке  они распространены очень широко) не допускается искажение их формы  или замена профессионализмами, жаргонизмами и т. п.
В деловой речи ограничены возможности лексической  сочетаемости слов: служебное письмо -- составляется (не пишется) и направляется (не посылается), выговор -- объявляется, порицание -- выносится, оклад -- устанавливается и т.д.
- использование отглагольных существительных.
Правильно Неправильно
Оказать содействие Посодействовать
Оказать поддержку Поддержать
Произвести ремонт Отремонтировать
- употребление специальных терминов («решили», «постановили», «приказываю»);
- использование общепринятых сокращений. Это позволяет уменьшать объемы документов, ускорять восприятие информации. Сокращению подлежат: отдельные слова (например, рубль - руб.); словосочетания (например, и так далее - и т д.). При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть понятны адресату, одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова «господину» как «г.» и «г-ну»).
- использование универсальных слов с неопределенным значением;
- исключение из текста архаизмов («сего года», «при сем направляем»).
Правильно Неправильно
Продлить пролонгировать
объявление анонс
представить репрезентовать
Сопоставление деловых, научных, публицистических (газетных) и художественных текстов позволяет  выделить и некоторые грамматические особенности официально-делового стиля:
1. Преимущественное  использование простых предложений  (как правило, повествовательных,  личных, распространенных, полных). Вопросительные  и восклицательные предложения  практически не встречаются. Из  односоставных активно употребляются  только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) -- определенно-личные:
В целях... необходимо выделить...; В случае... придется сократить...; Приказываю...; Обращаем Ваше внимание...
Из сложных  предложений более распространены бессоюзные и сложноподчиненные  с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также  конструкции типа:
выполнили договорные условия, что позволяет...
Широкое употребление конструкций с отыменными предлогами.
В порядке надзора...; В связи с отказом...; ...по причине недоотгрузки материалов) позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными. Придаточные части места и времени вообще малоупотребительны.
2.Использование  предложений с большим числом  слов, что обусловлено:
1) распространенностью  предложений. Очень часты, например, конструкции с последовательным  подчинением однотипных падежных  форм (обычно форм родительного  падежа):
Назначение  заместителя начальника цеха термообработки металла Т.Н. Николаева на должность главного инженера завода поддержано всем коллективом предприятия;
2) обилием предложений  с однородными членами (их число  даже в линейно записанных  фразах может достигать двадцати  и более); крайним случаем сложных  перечислений являются рубрицированные построения типа:
...постановляет:
1. Определить... а)... б)... в)...;
2. Организовать... а)... б)... в)...;
3.Назначить...,
причем каждая рубрика может быть любой сложности (включать однородные члены предложения, дополняться самостоятельными предложениями  и т.д.); рубрицированные перечисления могут включать десятки и даже сотни слов.
На размеры  предложений в деловом языке  не очень влияет даже наличие или  отсутствие в них обособленных оборотов. При этом активно используются только причастные обороты и обособленные дополнения с мотивирующими отыменными предлогами. Деепричастные обороты  встречаются редко, причем обычно они представляют собой устойчивые конструкции типа:
исходя  из...; принимая во внимание...; учитывая, что...
3. Активное использование  страдательных конструкций типа:
представляется  возможность..., комиссией было обнаружено...
и безличных  форм, хотя в целом документ составляется, как правило, от третьего лица.
4. Использование  нетипичных для других языковых  стилей способов словоизменения, например развитие форм множественного  числа у отвлеченных существительных.  Весьма специфичны такие способы  управления, как: 
закончить строительством, принять  с хорошим качеством, передать по принадлежности и т.п.
Несмотря на то, что подобные обороты встречаются  в деловой речи довольно часто, по-видимому, их следует избегать, поскольку они  не соответствуют нормам общелитературного  словоупотребления.
Таким образом, процесс стандартизации деловой  речи охватывает все уровни языка -- и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящими как особый, функционально ориентированный тип языкового нормирования текстов, т. е. особый функциональный стиль.
Общая схема  стандартизации деловой речи в целом  достаточно проста: типовая ситуация -- стандартизованная речевая манера. Однако языковые средства, используемые деловой речью, достаточно многообразны: причем они отлично приспособлены для передачи весьма специфичной производственной, юридической, финансовой и административно-управленческой информации.
Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней  практикой терминов, формул, оборотов речи. Кроме того, использование  готовых, прочно вошедших в деловой  обиход словесных формул и конструкций  позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация (точнее, терминологизация) деловой речи существенно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие и оценку специалистами, что способствует большей оперативности документооборота в целом.
Совершенно не правы те, кто видит в стандартизации деловой речи «обеднение» и даже «порчу» литературного языка. Плох не «канцелярит» как таковой -- напротив, его развитие соответствует общим закономерностям эволюции современного общества, например все большей автоматизации труда, внедрению компьютерных способов обработки, передачи и хранения информации. Плохо злоупотребление «кацеляритом» там, где он неуместен, -- в публицистике, в художественной литературе, в обиходном общении.
2. Распоряжение
Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем для  разрешения оперативных  вопросов. Распоряжения организации составляются в основном по вопросам: информационно-методического  характера, повседневной административной, производственно-хозяйственной  деятельности, связанным  с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов, например:
- о распределении  обязанностей между  заместителями руководителя  компании;
- передаче дел и  документов увольняемыми  сотрудниками;
- применении правил работы с конфиденциальными документами;
- сроках предоставления авансовой отчетности;
- порядке использования служебного автотранспорта;
- проведении ежегодной диспансеризации работников и т.п.
Распоряжение  государственного или  муниципального органа управления - правовой акт, обязательный для исполнения организациями и гражданами, которым распоряжение адресовано. Распоряжения, затрагивающие права и интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях.
Распоряжение  должно иметь: наименование вида документа; дату; номер; заголовок  к тексту; текст; подпись.
Текст распоряжения состоит  из двух частей: констатирующей и распорядительной:
- в констатирующей  части указывают  основания издания  распоряжения;
- в распорядительной  части указывают:  «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)»;  «кому» (исполнителю  или структурному  подразделению); «что  сделать» (указывают  конкретную работу); «до какого числа» (сроки  ее окончания).
Часто в тексте распоряжения слова «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)»  опускают, указывая только действие, например: всем сотрудникам  пройти инструктаж или  работникам отдела кадров провести аттестацию и т.д.
Распоряжения  подписывают руководитель или заместители  руководителя предприятия.
 

ЗАО «РОСТЕРМИКА»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
15.05.2006 № 15
О подготовке к семинару
«Актуальные вопросы
управления  архивным делом»
В связи с проведением 31 мая 2006 года семинара «Актуальные вопросы  управления архивным делом» ПРЕДЛАГАЮ:
1. Ведущему специалисту  Управления сбыта  информационных систем  Кондратьеву А.С.  составить письмо-приглашение  на семинар и  организовать его  рассылку архивным  органам и учреждениям,  а также пользователям  и потенциальным  пользователям тематического  комплекта «Информационно-справочная  система архивной  отрасли (ИССАО)».
Срок  исполнения до 20.05.2006.
2. Ведущему специалисту  Управления производства  и внедрения информационных  систем Покровецкому В.В. подготовить текст доклада «Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО) - официальная система Росархива (новый этап развития)».
Срок  исполнения до 25.05.2006.
3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя генерального директора Юдакову Е.А.
Генеральный директор Подпись __________ В.И.Ковригин
Соловьева 236 01 26
rasp15.doc
Список  использованной литературы
1. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебник / М.И.Басаков, О.А.Замыцкова. - М., 2000.
2. Государственный  стандарт ГОСТ  Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России N 65-ст. от 3 марта 2003 г.
3. Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных  документов / Ю.М.Дёмин. - СПб.: Питер, 2003.
4. Русский язык и  культура речи: Учебник / Под ред. В.И.Максимова. - М., 2000.
5. Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству / М.В.Стенюков. - М.: Издательство «ПРИОР», 2002.
6. Чуковенкова А.Ю. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицирова
2КОНТАКТЫ
Рекомендации  по составлению текстов  служебных документов
1. Язык и стиль  служебных документов
Стиль - это особенность  языка, проявляющаяся в отборе, сочетании  и организации языковых средств  в связи с задачами общения (См.: Розенгаль Д.Э., Теленат-ва М. "Словарь-справочник лингвистических терминов" - М., 1985. - С. 345).
Различают такие  функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями  языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как:
    публицистический,
    научный,
    художественно-литературный,
    разговорно-обиходный, официально-деловой.
Любая информация нуждается в языке, на котором  она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс  может быть осуществлен с помощью  специальной терминологии - основного  компонента любого функционального  стиля.
Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной - сложился под влиянием необходимости излагать факты с  предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности.
Официально-деловой  стиль - это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает  сферу официальных деловых отношений  преимущественно в письменной форме.
Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и  по содержанию, по объему и языковому  выражению. Большинство деловых  бумаг в содержательной части  связано со сферой вне индивидуального  общения (хотя частные лица тоже вовлекаются  в соответствующую деятельность), но в языке и стиле документа  индивидуально-личный аспект не находит  отражения. Функция делового стиля  заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку  деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения.
В официально-деловом  стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.
Так как документы  связаны с правовой нормой, объективность  в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств.
Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в  служебных документах не следует  допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах  отчетов, протоколов и т.д.).
2. Особенности официально-делового  стиля
Как целостная  структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Это:
    краткость и компактность изложения официального материала;
    точность и определенность формулировок;
    однозначность и единообразие терминов;
    последовательность использования технических приемов правотворчества.
Официально-деловому стилю присуще использование  слов только в тех значениях, которые  признаются нормой общелитературного  словоупотребления, а также в  значениях, традиционных именно для  деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и  соответствуют общей тенденции  стандартизации делового языка.
Отбор лексики  предполагает внимательное отношение  к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: "необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства" (можно  улучшить обслуживание скота, но не животноводства), "удешевить себестоимость" (удешевить  можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: "снизить себестоимость").
Не допускается  использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например, "конструкторат", "переорганизация", а также слов, относящихся к разговорной лексике, например, "секретарша", "лаборантка".
Если неправильно  выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нередко путают слова "представить" и "предоставить".
Представить — 
    предъявить, сообщить ("представить список сотрудников", "представить доказательства");
    познакомить с кем-либо - "представить коллективу нового работника");
    ходатайствовать (о повышении, о награде) ("представить к очередному званию", "представить к ордену);
    составить, обнаружить ("представить (собой) значительную ценность");
    мысленно вообразить ("представить (себе) картину боя");
    изобразить, показать ("представить в смешном виде").
Предоставить  — 
    отдать в чье-либо распоряжение, пользование ("предоставить квартиру", "предоставить транспортные средства");
    дать право, возможность сделать, осуществить что-либо ("предоставить отпуск", "предоставить слово");
    разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра ("предоставить самому себе", "предоставить дело случаю").
Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: "в апреле месяце" (апрель - именно месяц, и  ничто иное), "информационное сообщение" (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: "польза от использования", "следует учитывать следующие  факты", "данное явление полностью  проявляется в условиях"...
Для текстов  официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.
Стандартные обороты  речи типа: "в связи с распоряжением  Правительства", "в порядке  оказания материальной помощи", "в  связи с тяжелым положением, сложившимся... "- постоянно воспроизводятся  в служебных документах, приобретают  устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами.
В языке документов они выполняют ту же функцию, что  и устойчивые сочетания типа: "принять  во внимание", "довести до сведения". Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или  иного фразеологизма, возникают  ошибки.
Например, глагол "допускать" ("допустить") в  значении "сделать что-либо, совершить" принято сочетать со словами "нарушение" "ошибка", "просчет" и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: "допустить грубость, чванство". Неправильны сочетания типа: "допускать дефекты (брак, поломки, хищения)", в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т.д.
3. Употребление прописных  и строчных букв
В названиях  органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы  пишутся первое слово и имена  собственные, например, Федеральное  агентство правительственной связи  и информации при Президенте Российской Федерации.
Все слова с  прописной буквы пишутся в  следующих названиях:
    Правительство Российской Федерации;
    Правительство Республики Башкортостан
    и т.п.
В названиях  министерств, государственных комитетов  и других центральных органов  государственного управления Российской Федерации и республик в ее составе с прописной буквы  пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или  названия других учреждений, эти имена  собственные и названия пишутся  так же, как при самостоятельном  употреблении.
Во множественном  числе или не в качестве имени  собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: "правительство", "министерство", "республиканские  министерства", "государственный  комитет", "государственные комитеты".
Названия органов  судебной власти принято писать так:
    Конституционный Суд Российской Федерации;
    Верховый Суд Российской Федерации;
    Высший арбитражный суд Российской Федерации.
Аналогичным образом  пишутся названия соответствующих  органов и должностей в республиках  в составе Российской Федерации: Верховный Суд Республики Башкортостан; Высший арбитражный суд Удмурдской Республики.
Во всех остальных  случаях слова "суд", "судья", "государственный арбитр" пишутся  со строчной буквы.
В названиях  актов высших органов государственной  власти и управления Российской Федерации  прописные буквы употребляются  следующим образом:
    Конституция (Основной Закон) Российской Федерации;
    Конституция (но конституции республик);
    Декларация прав и свобод человека и гражданина;
    Федеративный договор;
    Основы законодательства Российской Федерации;
    Закон Российской Федерации "О прокуратуре Российской Федерации" (но законы);
    Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях;
    Указ Президента Российской Федерации (указы Президента Российской Федерации);
    распоряжение Президента Российской Федерации; постановление Правительства Российской Федерации;
    Распоряжение Правительства Российской Федерации.
С прописной  буквы пишутся названия должностей в системе государственной власти и управления Российской Федерации:
    Президент Российской Федерации;
    Руководитель Администрации Президента Российской Федерации;
    Советник Президента Российской Федерации;
    Председатель Правительства Российской Федерации;
    Первый заместитель Председателя Правительства Российской Федерации;
    Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации;
    Председатель Конституционного Суда Российской Федерации;
    Председатель Верховного Суда Российской Федерации;
    Председатель Высшего арбитражного суда Российской Федерации;
    Министр финансов Российской Федерации;
    Председатель Государственного комитета Российской Федерации по строительству и жилищно-коммунальному комплексу;
    Руководитель Аппарата Правительства Российской Федерации.
Аналогично пишутся  названия должностей в системе представительной, исполнительной и судебной власти субъектов  Российской Федерации.
Со строчной буквы пишутся названия следующих  должностей: начальник Государственно-правового  управления Президента Российской Федерации; начальник Контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации; генеральный директор Федерального агентства правительственной связи  и информации при Президенте Российской Федерации; первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации; заместитель Министра здравоохранения  Российской Федерации; заместитель  Министра имущественных отношений  Российской Федерации; генеральный  директор авиационно-космического агентства  Российской Федерации; глава администрации  Красноярского края; губернатор Сахалинской  области; мэр Санкт-Петербурга; премьер  правительства Москвы; председатель Военной коллегии верховного Суда Российской Федерации; член коллегии Генеральной  прокуратуры Российской Федерации.
Названия должностей руководителей общественных организаций  пишутся со строчной буквы:
    председатель Федерации независимых профессиональных союзов России;
    президент Союза арендаторов и предпринимателей России.
С прописной  буквы пишутся такие наименования, как Герой Российской Федерации. Почетные звания Российской Федерации  пишутся в кавычках и с прописной  буквы, в других случаях по четные звания пишутся без кавычек и  со строчной буквы, например "установить почетное звание "Народный артист Российской Федерации"", "присвоить почетное звание "Народный художник Российской Федерации"" (наградить народного  артиста Российской Федерации).
Воинские звания, ученые степени и звания пишутся  со строчной буквы:
    маршал артиллерии (но Главный маршал авиации);
    генерал армии;
    адмирал;
    академик;
    действительный член Российской академии наук;
    доктор технических наук;
    член-корреспондент Российской академии наук;
    лауреат Государственной премии.
Существуют так  называемые условные имена собственные. В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся  слова "Родина", "Отчизна", "Человек" и др.
Со строчной буквы пишется первое слово в  следующих словосочетаниях:
    государственная граница Российской Федерации;
    государственная награда Российской Федерации.
Слово "Государственный" пишется с прописной буквы  в следующих словосочетаниях:
    Государственный герб Российской Федерации;
    Государственный гимн Российской Федерации;
    Государственный флаг Российской Федерации;
    Государственная программа...
С прописной  пишется и слово "республиканский" в словосочетании "Республиканский  бюджет Российской Федерации".
Полные  и сокращённые  названия органов  власти
Рекомендуется употреблять полные названия центральных  органов федеральной исполнительной власти в указах Президента Российской Федерации. При этом выбранный вариант  полного или сокращенного написания  названия центральных органов федеральной  исполнительной власти следует использовать по всему документу.
    Министерство Российской Федерации по атомной энергии (Минатом России)
    Министерство внутренних дел Российской Федерации (МВД России).
    Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (МЧС России).
    Министерство Российской Федерации по антимонопольной политике и поддержке предпринимательства (МАП России).
    Министерство Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций (МПТР России).
    Министерство Российской Федерации по налогам и сборам (МНС России).
    Министерство здравоохранения Российской Федерации (Минздрав России).
    Министерство имущественных отношений Российской Федерации (Минимущество России).
    Министерст

Правила делового письма

Знание правил делового письма – одно из наиболее важных требований, предъявляемых к секретарю. И не только к секретарю. Вряд ли можно представить себе ситуацию, когда незнание структуры делового письма и его стиля можно оправдать тем, что сотрудник является, к примеру, менеджером по продажам. Однако в связи с тем, что на плечах секретаря лежит составление большего количества деловых писем, и часто помимо всего прочего это еще и составление черновиков деловых писем от имени директора, а также печать деловых писем под диктовку или транскрибирование писем с аудионосителя, – ответственность секретаря в этом вопросе выше.
Существуют  разные типы деловых  писем, например, гарантийное  письмо, информационное письмо, письмо-напоминание, письмо-подтверждение, письмо поздравление, письмо-приглашение, письмо-просьба, письмо-отказ, письмо-предложение, соболезнование, сопроводительное письмо и т.д. Стили деловых писем, обозначенных выше, будут немного отличаться друг от друга, поэтому в данной статье я приведу лишь стандартную структуру делового письма 

Я хочу отметить, что  расположение реквизитов в письме на русском  языке и письме на английском языке  также отличаются. В данной статье привожу  пример структуры делового письма именно на русском языке. Также будет отличаться переписка с дипломатическими организациями (например, в посольстве и консульстве).  

Деловое письмо представляет собой документ формата  Ах4. Границы документа устанавливаются так: левое поле 2-3 см, , верхнее поле – 2 см , правое поле – 1 см, нижнее поле – 1 см. Стандартный шрифт – Times New Roman 13 pt, но часто встречаются некоторые вариации, например Times New Roman 12 pt, Verdana 11 pt, Arial 12 pt. Витиеватые шрифты не используются.  

Правила делового письма предписывают составление делового письма на бланке организации. Скорее всего, в вашей компании уже есть предварительно изготовленные бланки. Бланк организации бывает с типографским изготовлением; также бывают бланки в электронном виде. Для деловых писем, направляемых по почте или с курьером, для официальных документов предпочтительнее использовать бланк, изготовленный типографским способом. Это производит лучшее впечатление. Компьютерные бланки лучше использовать для внутренних рабочих документов или электронных писем.  

Реквизиты бланка, как правило, состоят из:
- Наименования организации и ее формы собственности
- Адреса организации
- Телефона и факса  организации
- Адреса электронной  почты
- Адрес сайта компании
- номера ИНН (идентификационный  номер налогоплательщика)
- номера ОГРН (основной  государственный  регистрационный  номер)
- поля для проставления  исходящего номера  документа  

Это, пожалуй, минимальный  набор реквизитов в бланке, но их может  быть и больше.  Реквизиты организации могут быть как с продольным размещением (вверху бланка), так и с угловым размещением (также вверху бланка).  

Какова, собственно, структура делового письма? Деловое письмо состоит из следующих обязательных реквизитов:
Адресат. В деловом письме должно быть указано, кому адресовано письмо. Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу документа. Стиль делового письма предписывает написание реквизита в следующем порядке:
- Должность (в дательном  падеже)
- Название компании
- ФИО адресата
- Адрес
Например:
Генеральному  директору  
ООО «Ромашка»  
М.И.Стюарт 
Ромашковская ул., 1.  
г. Энск, 100000 
 

Важная  деталь: почтовый индекс ставится после названия города (так как  идентифицирует конкретный населенный пункт), указание почтового индекса  после названия страны (если указано) не принято.    

Дата. Под адресатом необходимо обязательно проставить дату документа.  

Следующий элемент структуры делового письмазаголовок. Заголовок начинается со слова о (об) и должен вкратце передавать суть делового письма. Например: о реорганизации предприятия, о результатах ежегодной конференции и т.д.  

Не  рекомендуется делать заголовок слишком  длинным (более 2 строк).  

Следующий элемент структуры делового письма обращение. Обращение располагается по центру документа. Перед обращением рекомендуется указать «Уважаемый» или «Уважаемая». Не принято просто писать имя и отчество. Например, нужно написать: Уважаемый Иван Иванович! Или Уважаемая г-жа Стюарт!  

Следующий элемент структуры делового письматекст письма. Текст лучше форматировать не по левому краю, а по обоим краям документа (justify). Абзац начинается с красной строки, расположен на уровне пяти интервалов от левого края документа.  

Обычно  текст печатается через один-полтора  интервала, абзацы отделаются друг от друга двойным  интервалом. Числа  до десяти предпочтительнее писать прописью, числа  от десяти и выше – цифрами. Наиболее рекомендуемая форма  окончания письма – фраза «С уважением». Ранее часто употребляли  форму «Искренне  Ваш», но теперь данная фраза (как и ее английский эквивалент Sincerely Yours) практически не употребляются ввиду возможности ее неоднозначного толкования.  

Деловое письмо пишется только в деловом стиле  с преобладанием  нейтральной окраски. В то же время излишне  сухой, канцелярский стиль делового письма не приветствуется.  

Правила делового письма предписывают определенный стиль делового письма и формируют несколько НЕТ при составлении деловых писем:  

- НЕТ сокращениям
- НЕТ длинным письмам
- НЕТ просторечиям, разговорным выражениям, слэнгу, жаргону и пр.
- НЕТ исправлениям, зачеркиваниям, подчисткам  и неряшливости
- НЕТ эмоциональности
- НЕТ двусмысленности  

Следующий элемент структуры делового письма – подпись. Реквизиты подписи также печатаются на компьютере, а собственно подпись будет впоследствии проставлена от руки. Необходимо следить, чтобы для подписи было оставлено место. Например:  

Генеральный директор   
 

М.И.Стюарт   

В левом нижнем углу письма указывается  приложение (или приложения) и далее пронумерованный  список. Например:  

Приложения:   

1. Счет UN-245765 – 1 экз
2. Счет-фактура UN-245765/к  – 1 экз
3.  Акт приемки-передачи – 2 экз.  

Правила делового письма также рекомендуют указывать исполнителя документа и его телефон для обратной связи. Например:   
 

Исполнитель:
М.И.Стюарт
Тел. (499) 111-1111
Язык  и стиль официальных  документов.
Новую эпоху  в процессе стандартизации открыла  машинная обработка и компьютеризация  делопроизводства. Выбор и закрепление  в практике одного языкового варианта из нескольких возможных оправдано  экономически, диктуется требованиями все усложняющейся экономической  и социально-политической жизни  общества, техническим прогрессом. Использование устойчивых формул, принятых сокращений, единообразного расположения материала при оформлении документа  характерно для типовых и трафаретных  писем, анкет, таблиц, текстов-аналогов и т.п., позволяет кодировать информацию, закрепляя определенные языковые средства за типовой ситуацией. Например, необходимость  принять участие в выставке товаров  предполагает заполнение заявки, изготовленной  выставочной организацией типографским способом в форме анкеты. Особой стандартизации подвергаются так называемые тексты-аналоги, бланки, формуляры, в  которых трафарет имеет вид формализованного текста.
Процесс создания трафаретных текстов заключается  в выделении для группы однотипных текстов постоянных частей, содержащих заранее известную информацию, и  пробелов для вписывания меняющихся сведений. Как правило, это номинации, даты оформления, подписания документа, указания стоимости, количества, формы поставки товара (оборудования), объема работ и т. п.
Трафаретные тексты с постоянным и меняющимися частями именуются бланками. «Бланк - это своего рода идеальная основа деловой бумаги, в заполненном виде это тот эталон, к которому она стремится и которого достигает. В бланке жесткость формы сводит к нулю все возможности нескольких толкований», - справедливо замечает П.В. Веселов, один из крупнейших специалистов в области документной лингвистики.
Стандартизация  языка документов выработала особые типы текстовой организации: трафарет, анкета, таблица.
Анкета представляет собой свернутый текст в виде номинаций родовидового соответствия.
Таблица представляет собой еще более емкую организацию  документа: постоянная информация размещена  в заголовках граф и боковика (заголовков строк), а переменная - в ячейках  таблицы.
Данные типы текстовой организации могут  использоваться в различных жанрах деловой документалистики: анкетным методом можно смоделировать кадровые анкеты, приказы, докладные, объяснительные записки; в табличной форме могут быть представлены следующие виды документов: штатное расписание, структура штатов, график отпусков, кадровые приказы. Трафаретными часто бывают договоры, деловые письма.
Трафаретизация, таким образом, обусловливает высокую степень информативной емкости текста благодаря свертыванию высказывания и возможности дешифровки (с помощью машинной обработки в том числе), развертывания его в полную структуру.
Процесс стандартизации и унификации охватывает все уровни деловых документов языка - лексику, морфологию, синтаксис, текстовую организацию - и определяет своеобразие и специфику  официально-делового стиля. Даже известные  типы текстов (повествование, описание, рассуждение) модифицируются в деловом  стиле, превращаясь в типы изложения  утверждающе-констатирующего или предписующе-констатирующего характера. Отсюда синтаксический монотон, лексическая однородность речи, высокая повторяемость слов.
Типизация деловых  документов позволяет моделировать текст любой разновидности, ситуации. При этом составляющий текст оперирует  некими модулями, типовыми блоками, которые  представляют собой клишированные  части текста (в текстах договоров  это - представление сторон, предмет  договора, порядок расчета, обязанности  и права сторон, срок действия договора).
Например:
«Общество с  ограниченной ответственностью «Анион», именуемое в дальнейшем Заказчик, в лице генерального директора И.П. Сергеева, действующего на основании  Устава, с одной стороны, и закрытое акционерное общество «Гидравлика», именуемое в дальнейшем Исполнитель, в лице директора С.А. Павлова, действующего на основе Устава, с другой стороны, заключили между собой договор  о нижеследующем...»
«Между закрытым акционерным обществом «Стройарматура», далее именуемым Арендодатель, и обществом с ограниченной ответственностью «Феникс», далее именуемым Арендатор, заключается договор об аренде.»
Эти модули неизменно  входят в тексты договоров (о выполнении работ, об аренде, о купле-продаже). Сам  текст начального модуля договора практически  не меняется (допускаются варьирование членов предложения, синонимические замены), меняются юридические термины, определяющие социальные роли договаривающихся сторон:
- договор о  выполнении работ - Заказчик - Исполнитель  (Подрядчик) 
- договор о  купле-продаже - Продавец - Покупатель 
- договор об  аренде - Арендодатель - Арендатор. 
Все особенности  официально-делового стиля, его знаковая природа обусловлены действием  доминанты и функцией долженствования, обеспечивающей правовую и социально-регулирующую значимость деловых текстов.
Экономическая необходимость, развитие науки и  техники обусловливают все возрастающую унификацию и стандартизацию документов, с одной стороны, и тенденцию  к упрощению, очищению от устаревших канцелярских штампов и клише  языка деловых писем и, шире, деловой  корреспонденции, с другой стороны.

Язык  и стиль официальных  писем 

Деловое письмо является одним из главных каналов  связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведется общение перед заключением  договоров, выясняются отношения между  предприятиями, излагаются претензии, делаются предложения, идет обмен взаимовыгодной информацией.
Чтобы правильно  и быстро составить письмо, необходимо хотя бы в общих чертах знать особенности  языка и стиля современной  корреспонденции и требования, предъявляемые  к ней.
Содержание деловых  писем находит свое выражение  в их языке. Язык каждого делового письма индивидуален, так как обусловлен многообразием деловых ситуаций и особенностями конкретного  адресата. Поэтому единый комплекс требований к языку деловой переписки  разработать невозможно. Тем не менее постараемся выделить некоторые общие признаки языка и стиля такой переписки, которые обеспечивают ее элементарную лексическую, грамматическую и стилистическую грамотность.
Язык деловой  переписки характеризуется частотой повторяемости и единообразием  речевых средств. Поэтому часто  говорят, что он представляет собой  набор штампов, клишированных оборотов, стандартов. Нередки случаи в служебной  коммуникации, когда встречаются  документы, написанные эмоционально, ярко отражающие индивидуальность автора. Но язык деловой переписки должен обладать нейтральным тоном изложения. При этом используются средства логической, а не эмоциональной оценки фактов, отсутствуют просторечные и диалектные слова и выражения, а также  междометия, модальные слова и  имена с суффиксами субъективной оценки. Задача языка такой переписки  – обеспечить объективное отношение  к излагаемым фактам, лишить эмоциональности  и субъективности взгляда на вещи, а также отразить строго логическую последовательность изложения.
Итак, язык деловой  переписки должен обладать следующими чертами: нейтральность; надличностный характер изложения; унификация, типизация речевых средств и стандартизация терминов; сужение диапазона используемых речевых средств; повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текста документов.
Важная задача в составлении письма – его  информационное насыщение, т. е. то целесообразное количество информации, которое оно в себя включает. Предметом официальной переписки обычно являются сообщение о некоторой ситуации и логическая оценочная модель этой ситуации. Но письмо может содержать и несколько ситуативно-оценочных моделей, что порождает необходимость их полезного размещения.
Изложение каждого  аспекта содержания следует начинать с нового абзаца. Таким образом, абзац  показывает переход от одной мысли  к другой. Разбивка текста официального письма на абзацы облегчает его восприятие, позволяет адресату мысленно фиксировать аспект, возвращаться к прочитанному, сосредоточиваться перед очередной порцией информации.
Типичный абзац  состоит из трех частей: абзацного  зачина, абзацной фразы и комментирующей части. В абзацном зачине формулируется  тема абзаца, как бы сообщается, о  чем речь пойдет дальше. В абзацной фразе содержится основная информация абзаца. В комментирующей части проводится итог сказанному в абзаце. Как правило, комментирующая часть вводится словами: «поэтому», «таким образом», «в этой связи» и т. д. Однако формальные границы  между частями абзаца провести представляется не всегда возможным.
Связь между  предложениями абзаца осуществляется с помощью повтора. Повтор – это  тип логико-грамматической связи  между предложениями и абзацами, в котором в последующем предложении  в неизменном или измененном виде повторяются различные фрагменты  предыдущего предложения. Кроме  того, связи между предложениями  осуществляются с помощью слов и  словосочетаний, выступающих в роли связок. Например: «в порядке оказания помощи»; «согласно Вашей просьбе»; «в результате этого» и т. д.
Для современной  деловой переписки характерна тенденция  к ограничению аспектаций. Как правило, авторы соответствующих пособий рекомендуют составлять деловые письма по одному вопросу, чтобы письмо не содержало тематически разнородную и логически не связанную информацию.
В деловом письме выражаются не индивидуальные, а групповые  интересы фирм, предприятий, учреждений. Поэтому текст такого письма излагается не столько от собственного «я», сколько  от собственного «мы». Но местоимение  «мы» в деловом тексте обычно не пишется, так как окончание глагола  и так указывает на первое лицо множественного числа. Использование  местоимения «он» в деловой переписке  требует особой осторожности, так  как это местоимение обезличивает субъекта действия, придавая тону письма оттенок фамильярности.
Чтобы сохранить  объективность содержания, тон деловой  переписки должен во всех случаях  оставаться нейтральным. В деловых  письмах грубость, нетактичность  и всякое другое проявление неуважения к адресату недопустимы. В то же время  нельзя впадать и в другую крайность – чрезмерную вежливость. Так, совершенно неуместны в деловых текстах фразы типа: «Не откажите в любезности…», так как для совместной деловой переписки скорее характерны сухость и строгость, чем увлечение чрезмерной вежливостью, не обоснованной интересами дела.
Нередко при  составлении письма нарушаются демократические  традиции деловой переписки. Чаще всего  это наблюдается в тех случаях, когда ожидаемый результат как  бы навязывается адресату, например: «Направляем Вам последний вариант проекта трудового соглашения… Просим рассмотреть и утвердить». Нарушение этикета в данном случае проявилось в том, что отправитель письма как бы не допускает возможности, что указанное соглашение может быть и не утверждено.
Как известно, деловому человеку не всегда безразлично, кто  подписал адресованное ему письмо. Это значит, что на тон деловой  переписки существенно влияет канцелярская практика подписания деловых бумаг. Такая практика требует соблюдения должностного порядка их подписания.
Таким образом, становится очевидным необходимость  серьезного и логически верного  подхода к написанию делового письма. Невыполнение требований, предъявляемых  к деловой корреспонденции, с  одной стороны, ведет к затруднению  работы с официальными документами, а с другой – лишает письмо юридической  и практической значимости.
Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих  в управленческой деятельности, отсюда разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования ит. п.
Чтобы правильно  и быстро состави т. д.ловое письмо, надо знать хотя бы в общих чертах особенности языка и стиля современных официальных писем. Несоблюдение этих особенностей, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой – лишает письма юридической силы и практической значимости.
Эксперты единодушны в том, что официальное письмо должно занимать не более страницы. Но вот то, каких рекомендаций необходимо придерживаться при определении  структуры письма, выборе слов, решить бывает нелегко.

Структура делового письма

Важной задачей  при составлении письма является его информационное насыщение, т. е. включение в него целесообразного количества информации. Письма бывают одноаспектные и многоаспектные. Нередко один аспект может составить содержание всего письма, и чаще всего такими являются письма, не требующие ответа. Для многоаспектных писем уже сложились определенные устойчивые синтаксические конструкции для выражения того или иного аспекта содержания. Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Однако для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем.
Наиболее простая  структура письма – это две  части. Впервой излагаются факты  и события (мотивы, аргументы), послужившие  основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания. Приведем примеры структуры писем, состоящих из двух-трех частей.
Служебное письмо-запрос:
1) обоснование актуальности запроса;
2) содержание запроса;
3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.
Сопроводительное  письмо:
1) сообщение о высылаемом материале;
2) уточняющие сведения.
Письмо-просьба:
1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;
2) изложение просьбы;
3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.
Письмо-ответ (отказ в просьбе  или отклонение предложения):
1) повторение изложения просьбы;
2) обоснование причины неудовлетворения просьбы;
3) констатация отказа или отклонения предложения.
Виды  писем 
По характеру  информации письма разделяют на большое  количество видов: 

Письма-приглашения
Письма-приглашения  с предложением принять участие  в семинарах, совещаниях и т. д. обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу организации. Обращение к руководителю, конкретному должностному лицу начинается со слов «Уважаемый..», «Глубокоуважаемый…».
Приведем примеры  текстов писем-приглашений. 

Уважаемый Виктор Иванович!
Рост  заболеваемости туберкулезом во всем мире и в  России, где уже  несколько лет  официально признан  его эпидемический  характер, вызывает все большую озабоченность как органов власти, так и общественности. Новосибирск занимает, как известно, одно из лидирующих положений по заболеваемости туберкулезом в России. Существующие федеральная, областная и муниципальная программы борьбы с туберкулезом даже при полном финансировании могут лишь стабилизировать положение. Кроме того, они имеют чисто медицинский характер, оставляя в стороне социальные проблемы.
По  инициативе общественной организации «Группа  Новосибирский Академгородок» Сиб-Ново-Центр совместно с фондом «Академ» и общественной организацией «Правовое общество» в рамках проекта «Местное самоуправление и негосударственные организации: укрепление взаимодействия и обмен опытом в трех регионах России» организует семинар «Социальные проблемы туберкулеза». Координировать организацию семинара поручено фонду.
На  семинаре предполагается обсудить проблемы правового  регулирования лечения  и реабилитации больных  туберкулезом, научного обеспечения программ борьбы с туберкулезом и формы взаимодействия общественных и некоммерческих организаций с  органами государственной  власти и местного самоуправления в  этой сфере. Предполагается, что в семинаре примут участие и  представители общественных организаций, администрации  Новосибирской области  и мэрии Новосибирска, депутаты областного и городского Советов  и специалисты. 

Приглашаем  Вас принять участие  в работе семинара. Семинар состоится 27 апреля 2005 года в 10 часов  по адресу: проспект Димитрова, 4, конференц-зал, 3-й  этаж. 

Уважаемый Иван Петрович!
С 29 апреля по 3 мая т.г. студенческая газета «Энергия» проводит 5-й  региональный студенческий фестиваль «Дни Энергии  на Горном Алтае-2005». В нем примут участие свыше 300 студентов Новосибирска, Томска, Кемерово, Барнаула, Красноярска, Омска, Бийска и Новокузнецка, в том числе представители региональных средств массовой информации и крупных общественных организаций.
Цель  фестиваля – привлечь внимание студенчества к важным общественным проблемам; к студенческой прессе как к инструменту развития самосознания и выражения интересов молодежи.
В рамках фестиваля:
• семинары, круглые столы и дискуссии по журналистике, политике, экологии;
• расширенное заседание Клуба молодых журналистов;
• выступление команд КВН, музыкальных групп, коллективов студенческой самодеятельности.
Фестиваль организован в  режиме интенсивного общения и активного  отдыха.
Просим  принять участи в  студенческом фестивале. 

Уважаемые коллеги!
Главным управлением МВД  Новосибирской области 27 февраля 2005 г. в 10.00 проводится коллегия по вопросу взаимодействия ведомств, входящих в государственную систему профилактики и предупреждения преступности несовершеннолетних.
Прошу направить Ваших  заместителей, курирующих вопросы социальной сферы, для участия  в проведении коллегии, обсуждении доклада, внесении предложений  по совершенствованию  взаимодействия ведомств в условиях действия федерального закона «Об основах системы  профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних», принятого Государственной  Думой 21 мая 1999 года.
Место проведения коллегии:…
Об  участии Ваших  заместителей просьба  сообщить по контактному  телефону … до 11.00 24.02.2005 Ивановой Татьяне  Николаевне. 

Уважаемый Виктор Александрович!
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.