На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


курсовая работа Автоматизации документооборота и делопроизводства

Информация:

Тип работы: курсовая работа. Добавлен: 25.09.2012. Сдан: 2011. Страниц: 24. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


     Введение.
     В настоящее время стал абсолютно  очевидным тот факт, что успех  бизнеса зависит не только от финансовых результатов. Правильное и полное документальное оформление дел имеет большое  практическое значение. Важно уделять  пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы - от государственной  регистрации до заключения договоров  с партнерами.
     Для документооборота современного бизнеса  характерно большое разнообразие типов  документов, различные маршруты их движения в процессе обработки, накопление и хранение огромных объемов информации. «Бумажный» документооборот сегодня  становится малоэффективным, затрудняет работу исполнителей, занятых непосредственной обработкой документов, и ответственных  лиц, управляющих деловыми процессами, а также ведёт к увеличению расходов и снижает общую эффективность  предприятия.
     Этим  обусловлена актуальность темы данной работы, целью которой является исследование путей автоматизации документационного  обеспечения управления. Для достижения поставленной цели в работе решены следующие задачи:
    рассмотрены основные направления автоматизации делопроизводства на предприятиях;
    охарактеризованы практические аспекты реализации автоматизации системы делопроизводства.
     Таким образом, объектом данного исследования является система документооборота и делопроизводства, предметом –  сущность и основные направления  автоматизации системы документооборота на предприятиях.
     Поставленные  цель и задачи обусловили структуру  и логику данной работы, которая  включает в себя введение, две главы, заключение и список использованной литературы.
 

    
    Глава1Теоретические  вопросы Автоматизации документооборота и делопроизводства.
С одной  стороны можно трактовать термин “документооборот” как отражение  термина “делопроизводство”, достаточно хорошо формализованного в традиционном управлении (имеются даже соответствующие  стандарты, зафиксированные в ГОСТ), при использовании его в компьютерной индустрии. В этом случае средства автоматизации  документооборота сводились бы к  компьютеризации традиционных задач  делопроизводства – формированию дел  и учету содержащихся в них  документов, контролю исполнению и  формированию соответствующей отчетности.
Другим  способом трактовать термин “документооборот”  было бы найти его аналоги в  западной компьютерной индустрии. К  сожалению подобного термина, однозначно соответствующего отечественному “документообороту” в западном компьютерном словаре  не имеется. В зависимости от пристрастий  и специфики описываемого программного продукта в прессе можно встретить  следующие соответствия между термином “документооборот” и западными  терминами:
    DMS (Document Management Systems) – в русскоязычной литературе для данного термина имеется более точный перевод - Архивы документов;
    DocFlow системы или системы маршрутизации документов;
    И наконец, довольно часто в качестве систем документооборота предстают WorkFlow системы. Более точно данный термин переводится как “Системы автоматизации бизнес-процессов”, имеется и другой перевод данного термина – “Системы поддержки управления”.
У специалистов в области автоматизации бухгалтерского учета, финансовой и складской деятельности также сложилась традиция использовать термин “документооборот” еще в  одном аспекте. Здесь под документооборотом  понимается подсистема программы, обеспечивающая генерацию “бумажной” отчетности (сводных ведомостей, накладных, справок и пр.) на основе данных, порождаемых в системе.
При рассмотрении вопросов связанных с автоматизацией документооборота обычно возникают  смежные темы, такие как автоматизация  перевода документов из бумажного вида в электронный, и связанная с ней задача распознавания текста и содержимого печатных форм, а также задача оптимизации стоимости хранения больших объемов данных.
В последнее  время в прессе появились новые  термины, близкие теме автоматизации  документооборота - Document Warehousing (хранилища документов) и Knowledge Management (управление знаниями). Проблемы, стоящие за этими терминами, находятся в том же отношении к задачам автоматизации документооборота, в каком задачи организации хранилищ данных (Data Warehousing) и оперативного анализа данных (OLAP) относятся к системам оперативной обработки транзакций (OLTP). То есть системы данного класса являются дальнейшим развитием систем документооборота, и необходимы для структуризации и долгосрочного хранения больших массивов накопленных в организации документов, а также оптимального поиска необходимой информации на массиве разнородных накопленных документов.
Прежде  чем перейти к собственно структуризации задач и подсистем автоматизации  документооборота необходимо отметить некоторые специфические особенности  данной отрасли автоматизации предприятия.
Задача  автоматизации документооборота лежит  на стыке традиционных "бумажных" технологий работы с документами  и новых компьютерных технологий. Дополнительные сложности вызывает то, что до сих пор четко законодательно не закреплен статус электронного документа. Существуют определенные сложности с сертификацией систем электронной подписи, и систем обеспечения секретности доступа к документам.
К тому же, задача документооборота не является изолированной технологической  цепочкой в бизнес-процессе организации, документодвижение тесно интегрировано с другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации. Таким образом, система автоматизации документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи и сохранения документов в прикладные системы, функционирующие в организациях, в которых она внедряется.
Все перечисленное  позволяет сделать вывод - система  автоматизации документооборота достаточно сложный механизм. Очевидно, не имеет  смысла говорить об отдельном программном  продукте, как о системе автоматизации  документооборота организации. Система  документооборота предприятия включает в себя множество подсистем, построенных  с помощью программных продуктов, как правило, созданных различными производителями. Система автоматизации  документооборота может по-разному  интерпретироваться в зависимости  от размера организации и специфики  ее деятельности. Например, системы  автоматизации документооборота небольшой  торговой организации, законодательного собрания и проектной организации  будут выполнять различные функции, строится на различных программных  продуктах и вообще иметь мало общего.
Собственно  уточнению этих более частных  определений и будет посвящена  оставшаяся часть нашего повествования.
Многоликий  документ
Прежде  чем детально обсуждать функции  и реализацию отдельных компонентов  системы автоматизации документооборота необходимо кратко остановиться формализации термина “документ” по отношению к рассматриваемым приложениям. Можно выделить несколько аспектов использования термина документ:
    “Бумажный” документ, представляет собой объект непосредственно не погруженный в информационную систему, но о котором в информационной системе имеется та или иная информация. Разновидностью данного типа документа может быть фотографическая копия документа, микрофиш, изображение, видеозапись, и пр.
    Электронный образ документа – копия документа (результат сканирования), хранящаяся в информационной системе. Образ документа, помимо собственно изображения документа, представляющего собой файл в том или ином формате, может содержать некоторый набор свойств его идентифицирующих (название, категорию, дату создания, и пр.) При этом данная информация храниться не непосредственно в файле образа документа, а в некоторой внешней по отношению к нему базе данных.
    Электронный документ – в отличие от образа документа, электронный документ, также представляющий собой файл, внутри себя содержит содержательную информацию, которая может быть использована, например, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе. Например, это может быть текст или электронная форма Microsoft Word, таблица Excel, сообщение в формате электронной почты Internet. Файлы документов могут быть “сырыми”, то есть не содержащими внутри себя структурных элементов (обычные текстовые документы) или структурированными. Последние внутри себя содержат элементы структуры, позволяющие внешним приложениям получать информацию об отдельных элементах информации (формы Word, электронные таблицы, документы в формате XML). Еще одной разновидностью данной группы документов являются файлы составных документов, например файлы Binder Microsoft Office.
    Особый тип документов составляют записи баз данных специализированных систем автоматизации групповой работы, таких как документы Lotus Notes или электронные формы Microsoft Exchange. В отличие от обычного электронного документа, данный документ не представлен в виде отдельного файла, но представляет собой некоторую целостную единицу информации, имеющую уникальный идентификатор, средство отображения и модификации. Данный тип документов может быть извлечен из системы и передан, например, посредством электронной почты, в другое подразделение и снова погружен в систему. В силу природы приложений документы данного типа изначально содержат внутреннюю структуру и могут содержать внутри себя другие файлы документов или ссылки на них.
    К последней группе документов относятся отчеты порождаемые в результате работы прикладных АРМ’ов. Это особый тип документов динамически формируемых из различных записей различных баз данных. После просмотра или вывода на печать данный документ перестает существовать как целостный объект в информационной системе. Данный документ “живет” только в пространстве конкретного приложения и не может отчуждаться от него. Например, для передачи в другое подразделение он должен быть преобразован в документ одного из вышеперечисленных типов.
Нужно отметить, что хотя интеграция прикладных АРМ’ов в работу комплексной системы автоматизации документооборота является отдельной задачей, документы последней группы, как правило, оказываются за рамками системы автоматизации документооборота. 

Идеальная система автоматизации документооборота должна предлагать механизмы для  автоматизации работы с документами  всех перечисленных типов, за исключением  последнего. При этом механизмы эти  должны соответствовать информационным возможностям соответствующих типов  документов. Например, если документ содержит внутри себя помеченное поле, то система  должна позволять поиск непосредственно  по данному полю, если же документ не содержит структуры, то поиск должен быть осуществлен просто по наличию  слова в документе. Если документ не содержит внутри себя информации, которая  “понятна” компьютеру (образ документов) система должна обеспечить поиск  по различным атрибутам данного  файла документа, хранящимся в информационной системе. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Таблица 1.
  Сравнительная характеристика бумажного  и электронного документов
  Критерии  сравнения   Бумажный  документ   Электронный документ
  1   2   3
1. Время  транспортировки документа Зависит от используемых способов доставки: почта, телекс, доставка самолетом, пневмопочта и так далее Время передачи по электронным каналам связи исчисляется секундами и минутами
2. Справочно-информационная  работа (поиск информации в информационном  фонде по атрибутам документа  и содержанию) Достаточно  трудоемка м зависит от организации эффективной системы классификации информации и документов Занимает минимальное  количество времени, а использование  ссылок позволяет найти не только один документ, но и другие, связанные  с ним тематически или по формальным признакам
3. Требования  к оформлению документов   Определены стандартами и унифицированными   формами
   Требования  не стандартизированы, регламентируется пока только ряд вопросов использования  ЭЦП.   Но  требования к оформлению реквизитов должны быть более жесткими, так  как для передачи по каналам связи  и обмена информацией между разными  системами необходимо обеспечить совместимость  программно-технических средств, иначе  передача информации может не состояться или она будет недоступной для восприятия
4. Придание  документу юридической силы Решены практически  все вопросы придания юридической  силы ФЗ «Об электронной  цифровой подписи» определяет в качестве условий: срок действия сертификата  ключа, относящегося к этой ЭЦП, подтверждение  подлинности ЭЦП в документе, использование ЭЦП в отношениях, в которых она имеет юридическое  значение. При соблюдении данных условий  ЭЦП признается равнозначной собственноручной подписи в бумажном документе
5. Удобство  восприятия информации Максимально оптимален для восприятия информации   Поданным  американских 
исследователей, текст с экрана компьютера воспринимается на 25% медленнее, чем при чтении с листа бумаги [Джулер 2002: 135]
  6. Возможность работать с несколькими  документами   одновременно
Возможна и позволяет получить целостный взгляд на документ Возможна «многооконная» работа с файлами, но на мониторе в  каждый момент обозрима лишь часть  информации
7. Возможность  при ознакомлении с документами выделить нужный фрагмент На бумаге остаются следы от пометок, сделанных чернилами, пастой, карандашом и тому подобное Требуемый фрагмент можно выделить (например, цветным  шрифтом), а затем это выделение убрать. При этом следов на документе при его восприятии человеком не останется
8. Возможность  сделать копию документа   Трудоемкость  процесса зависит от используемых технических  средств: средства репрографии и  полиграфии, микрофильмирования, сканирования Трудоемкость  и затраты времени получения  копии уменьшаются: копирование  файла, вывод информации на микрофотоносители, распечатка документа. Файл документа может быть вложен в электронное сообщение и отправлен по электронной почте или размещен в информационной системе, где возможно обеспечить доступ к нему сотрудников
9. Утомляемость  при работе с документами (без  учета характера содержания информации) Возможна работа в течение нескольких часов без  перерыва   Большая утомляемость при работе с компьютером  из-за нагрузки на зрение
 
 
 
  Продолжение таблицы 1 

1 2 3
10. Специально  оборудованное рабочее место  для восприятия информации Специальных условий  не требуется, только приемлемое освещение Необходим компьютер, а при необходимости передачи документов адресату – телекоммуникационные каналы
11.Информационная  безопасность и защита информации Защита информации обеспечивается физической недоступностью документа (хранение в сейфе и  тому подобное), фиксацией факта  передачи документа в специальных  учетных формах и другими организационными мерами   Используются  средства регламентации 
доступа пользователей к компьютерам и базам данных, средства криптозащиты, протоколирование действий пользователей. Также необходимо обеспечить техническую защиту информации от компьютерных вирусов и хакеров [Домарев 1999: 38]
12. Сохранность  информации и ее доступность для восприятия человеком Зависит от качества бумаги, качества средств нанесения  информации на бумагу (чернил, пасты, средств, используемых в матричных, струйных или лазерных принтерах и тому подобное) [Привалов 2000: 122] . При восприятии информации не требуются специальные устройства для ее преобразования Важно учитывать, что жизненный цикл программных  средств и носителей записи может  быть меньше, чем требуемый срок хранения. Необходима перезапись информации на другой носитель и обеспечение  средств ее аутентификации (в противном  случае документ утратит юридическую  силу). Возможность распечатывать документы на бумаге и заверять сделанные копии. Отдельная проблема - обеспечение сохранности ЭЦП и срок действия сертификата подписи. Для обеспечения сохранности базы данных и повышения устойчивости компьютерной системы выполняется резервное копирование информации
13. Сфера  применения документов Применяются повсеместно Используются  теми участниками коммуникаций (организациями  и физическими лицами), которые  имеют соответствующую компьютерную технику. При этом сфера применения
    электронных документов постоянно расширяется по мере развития технической оснащенности, накопления опыта и создания нормативной  базы [Бобылева 2004: 49].
 
 
Подсистемы  и их функции
В данной публикации мы сможем лишь коротко  остановиться на функциях подсистем, решающих отдельные задачи автоматизации  документооборота. Более детальному обсуждению каждой из задач и особенностей программного обеспечения для их реализации будут посвящены дальнейшие публикации данной рубрики.
Как мы уже убедились, система автоматизации  документооборота складывается из нескольких подсистем. Каждая подсистема обладает набором специфических для нее  функций. При этом отдельные подсистемы тесно взаимодействуют между  собой. В реальной практике программные  продукты достаточно условно можно  отнести к той или иной группе в нашей классификации. Как правило, системы реализуют лишь часть  функций, описанных ниже, при этом продукт одного класса может включать в себя часть функций систем другого  класса. По этому построение систем автоматизации документооборота из существующих на рынке продуктов требует не только хорошего понимания конечной задачи, но и отличного знания рынка программного обеспечения.
Можно выделить следующие подсистемы автоматизации  документооборота.
    Системы автоматизации делопроизводства;
    Архивы документов;
    Системы ввода документов и системы обработки образов документов;
    Системы управления стоимостью хранения документов;
    Системы маршрутизации документов;
    Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов. 
   
         
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 1 Структура системы автоматизации документооборота организации. 

В основе системы документооборота лежит  подсистема хранения. В простейшем случае это может быть база данных учета документов в системах автоматизации  делопроизводства. Клиентское рабочее  место осуществляет возможность  занесения информации о документах в систему, поиск документов по их атрибутам, модификацию информации (текущее местоположение, статус исполнения и прочее) и управление данными.
В том  случае, если система документооборота хранит документы или их образы необходима специальная среда их хранения. В  простейшем случае для этого может  использоваться файловая система. В  более сложном случае это может  быть специализированная система построения архива документов. База данных должна содержать информацию о правах доступа  к документам, блокировках и пр. В этом случае возможно присутствие  систем оптимизации стоимости хранения документов и системы поддержки полнотекстового индексирования.
Клиентские  приложения, соответственно, должны включать такие дополнительные функции, как  доступ к документам в архиве, поддержка  блокировки и изменения атрибутов  документов, а также возможность  полнотекстового поиска.
Для ввода  документов в систему может использоваться система распознавания текстов  и печатных форм.
В случае наличия в системе средств  маршрутизации база данных хранит дополнительную информацию о маршрутах движения документов, текущем состоянии маршрутов  и пр. Модуль маршрутизации осуществляет непосредственную доставку документов на рабочие места пользователей  и внесение информации об изменении  статуса документов в базу данных. Клиентское рабочее место системы  маршрутизации может непосредственно  не взаимодействовать с базой  данных и архивом документов, а  получать доступ к документам посредством  среды маршрутизации, в качестве которой может использоваться электронная  почта.
  Классификация систем электронного управления документами. 

  Выбор действенной системы управления документами является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства  отечественных организаций и  предприятий.Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.
  Системы электронного управления документами (ЭУД) призваны обеспечить следующие  процессы: создание, управление доступом и распространение больших объемов  документов в компьютерных сетях, а  так же обеспечивала контроль над  потоками документов организации. Часто  эти документы хранятся в специальных  хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД является создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.
  Системы электронного управления документами включают:
  1) системы электронного документирования (делопроизводства);
  2) системы электронного документооборота;
  3) корпоративные системы электронного  управления документами.
  Требования:
  Масштабируемость. Система должна поддерживать различное количество пользователей и ее способность наращивать мощность должна определяться только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена.
  Распределенность. Архитектура системы должна поддерживать взаимодействие территориально распределенных структурных подразделений организации. При этом в качестве коммуникационных средств могут быть использованы разнообразные каналы связи.
  Модульность. Система ЭУД должна состоять из отдельных  модулей, интегрированных между  собой, что обеспечивает возможность  поэтапного внедрения системы.
  Открытость.Система должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.
  Надежность. Система должна обладать техническими и программными средствами, обеспечивающими  надежную и бесперебойную работу системы при различных видах  сбоев.
  Защищенность. Гибкость управления доступом ко всему  спектру документов, от электронной  почты до дискуссионных баз данных, от видеоклипов до формализованных документов всех типов.
  Доступность. Возможность обеспечения доступа  к документам через web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные  типы клиентов. Поддержка различных  категорий пользователей (локальных, удаленных, мобильных).
  Поддержка стандартов. Поддержка стандартов на различных этапах жизненного цикла  электронного документа. 

  Таблица 3.
  Классификация систем электронного управления документами
  Характеристика   Системы электронного управления документами
  Системы электронного документирования Системы электронного документооборота Корпоративные системы электронного управления документами
  1   2   3   4
Функциональное  назначение Обеспечивают  работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм Обеспечивают  строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных- технологий Обеспечивают  универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом
Динамика  событий и процессов Регистрация свершившихся событий (регистрация, хранение, контроль Регистрация свершившихся событий и действий, поддержка  процессов работы над документами(с учетом Регистрация свершившихся событий и действий, поддержка
  исполнения) жизненного  цикла документа) процессов работы с документами в масштабах  всей организации
Уровень автоматизации процессов Системы, ориентированные  на бизнес-процессы Системы, ориентированные  на бизнес-процессы с автоматизацией управления потоками работ Системы, ориентированные  на бизнес-процессы с автоматизацией управления потоками работ и поддержкой принятия решения
Пользователи Сотрудники  ограниченного числа структурных подразделений Отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченные в какой-либо общий бизнес- процесс Все сотрудники из различных подразделений организации, вовлеченные в бизнес-процессы масштаба всей организации
 
Системы автоматизации делопроизводства
  В настоящее время на отечественном  рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных  для автоматизации документационного  обеспечения управления. На сегодняшний  момент можно выделить следующие  решения от ведущих компаний-разработчиков:
  российские  системы, в основе которых лежит  Lotus Domino/Notes: «CompanyMedia» - ИнтерТраст, «OfficeMedia» – Интертраст, «Босс-Референт» - АйТи, «Золушка НТЦ» –ИРМ, «Эксадо Интерпроком» – ЛАН;
  полностью российские разработки: «1С:Архив» – 1С, «LanDocs» - Ланит, «Optima-Workflow» – Optima, «Дело» - ЭОС, «ЕВФРАТ-Документооборот» - Cognitive Technologies, «Documentum» - Документум Сервисиз.
  Для них используются разнообразные  обозначения: система автоматизации  документооборота и делопроизводства, система управления документами, система  электронного документооборота и так  далее.
  Таблица 5.
  Сравнение технологий 

  Российская  технология   Западная  технология
  1   2
Четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организации Характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство
Отслеживание  всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, и т.д. Отсутствие  централизованного (рамках всей организации) контроля
Ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм журналов. Для обеспечения единого  порядка обработки документов предусматривается  создание специализированных служб: управление делами, секретариатов, канцелярий. Регистрация документов производиться непосредственными  исполнителями (поручитель и исполнитель  ведут собственные журналы), некоторые  виды документов вообще не регистрируются. Специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством, не создаются.
     Краткие характеристики системы «Дело»
  Система автоматизации делопроизводства и  документооборота «Дело» была разработана  ЗАО «Электронные офисные системы». Данная система предназначена для  автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами, и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций. 

  Функциональные  возможности: 

  отслеживание  всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;
  единая  регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках;
  регистрация проектов (с присвоением регистрационного номера) как отдельной группы документов, с последующей перерегистрацией, путем создания связанного документа с возможностью копирования (переноса) данных;
  ввод  текстов резолюций, включая повторные и назначение исполнителей по ним;
  направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей с помощью механизма электронной почты;
  пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;
  регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
  осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
  объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;
  выполнение  поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек, а так же резолюций, с целью осуществления функций контроля исполнения документов, и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;
  ввод  сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;
  получение согласно действующим правилам и  инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
  предоставление  любому должностному лицу своего личного  электронного кабинета, вследствие чего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в его компетенции;
  получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также  регистрационных карточек для обеспечения  совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства;
  хранение  электронных образов документов;
  списание  документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой  дел и, при необходимости, извлечения их из дела;
  протоколирование  работы пользователя с системой, включая  работу с регистрационными карточками и резолюциями.
  Система функционирует в локальной вычислительной сети и рассчитана на моно структурную организацию.
  В качестве средства разработки (базы данных) БД используется РСУБД, что усложняет доработку и адаптацию системы.
  Система обеспечивает поиск документов в  базе по сочетанию реквизитов регистрационной карточки, полнотекстовый поиск реализован только в версии под MS SQL.
  По  данным, представленными разработчиками, система имеет сертификат Госстандарта на соответствие ГСДОУ [www.eos.ru]. 

    Краткие характеристики системы  «Евфрат-Документооборот» 

  Данная  система была разработана компанией  Cognitive Technologies. Новая версия системы «ЕВФРАТ-Документооборот» v.12 позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности.
  «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет:
  автоматизировать  регистрацию документов и заданий;
  обеспечить  эффективное взаимодействие сотрудников  в рамках работ по документам;
  осуществлять  мгновенный поиск информации;
  контролировать  выполнение работ, инициируемых документами  и заданиями;
  проводить мониторинг состояния выполняемых  процессов и анализ загрузки персонала  за счет формирования различных журналов и отчетов;
  организовать  долговременное хранение документов организации;
  обеспечить  разграничение прав доступа сотрудников  к информации.
  Основными функциями системы являются:
  регистрация документов в системе (заполнение электронной  регистрационной карточки), присоединение  к карточке любого количества файлов произвольного формата;
  постановка  документов на контроль;
  возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;
  возможность проектирования типовых маршрутов  движения документов;
  слежение  за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;
  поиск документов по любому из полей регистрационной  карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;
  разграничение прав доступа к документам, в том  числе с использованием ролей, что  удобно при временном или постоянном замещении должностей;
  протоколирование  действий пользователей, криптографическое  шифрование и применение ЭЦП;
  подготовка  и печать журналов и отчетов;
  рассылка  документов, переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы;
  возможность автоматизации процессов хранения и списания документов в архив;
  доступ  к документам и поручениям при  помощи веб-браузера из любой точки мира.
  По  данным, предоставленным разработчиками, в новой версии АС «ЕВФРАТ-Документооборот» v.12 появились и были усовершенствованы  следующие функциональные блоки:
  поддержка территориально-распределенной работы: создание единого пространства управления филиальной структурой; сквозной контроль за исполнением заданий, выданных филиалам;
  интеграция  с электронной почтой: регистрация писем из электронной почты в системе «ЕВФРАТ-Документооборот»; отправка документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ;
  регистрация документов - облегчение труда делопроизводителя: регистрация нового документа на основе существующего; автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации; поддержка  потокового сканирования;
  контроль  и анализ деятельности организации: расширение списка уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания; автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления; развитие возможностей построения и работы со сложными отчетами;
  возможности администрированияподдержка работы с иерархическими словарями; организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию; работа «ЕВФРАТ-Документооборот Сервер» как сервиса; экспорт/импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов; администрирование хранилища форм документов; новый Генератор отчетов [www.evfrat.ru].
  Особенностью  системы АС «ЕВФРАТ-Документооборот» является ее гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования.
  Информации  о наличии сертификата соответствия ГСДОУ отсутствует. 

  Краткая характеристика системы «DocsVision – Делопроизводство» 

Приложение  «Делопроизводство» является частью системы  DocsVision — программного продукта, предназначенного для создания автоматизированных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Эти функции системы DocsVision обеспечиваются совместной работой трех ее основных частей: платформы DocsVision и приложений «Делопроизводство» и «Управление процессами».
Приложение  DocsVision «Делопроизводство» предназначено для автоматизации документооборота, под которым понимается процесс движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив.
Целью внедрения приложения является переход  к безбумажным технологиям работы с документами, включенными в  документооборот, в том числе  с архивными материалами, что  обеспечивает:
    повышение эффективности корпоративных методов работы над документами;
    повышение качества контроля над документооборотом, исключение потери отдельных документов и обеспечение контроля исполнения документов на каждом уровне исполнения;
    сокращение времени поиска документов и другой информации;
    сокращение временных затрат на обработку документов и подготовку установленной отчетности за заданные периоды времени.
Приложение  позволяет реализовать автоматизацию  следующих процессов:
    регистрация документов;
    управление процессами обработки документов;
    исполнение и контроль исполнения документов;
    создание архивов документов;
    управление сопутствующей справочной информацией.
Приложение  «Делопроизводство» позволяет организации  автоматизировать работу с документами, двумя основными задачами которой  является регистрация и последующая  обработка документов. При этом приложение обеспечивает совместное хранение учетной  информации документа, справочных данных, изображения бумажного документа  и его текстовой версии в стандартных  карточках документов, а также  берет на себя организацию движения документов, например, автоматически пересылая задания исполнителям и напоминая им о сроках исполнения. Кроме того, приложение обеспечивает необходимую конфиденциальность или невозможность изменения определенной информации.
Обработка документов заключается в выполнении одного из сценариев работы с документами:
    разработка проекта документа;
    согласование документа;
    визирование документа;
    назначение резолюций;
    согласование резолюций;
    исполнение резолюций;
    назначение поручений по резолюции;
    контроль исполнения резолюций и поручений;
    массовое ознакомление исполнителей с документом;
    назначение отдельных контрольных вех (создание заданий по обработке документов, объединение их в процессы) и их контроль; создание отчетов по состоянию исполнения документов;
    свободная маршрутизация (рассылка) документа;
    отслеживание местоположения документа;
    сдача документа в архив (впоследствии выемка из архива);
    поиск документа в системе.
 
 
 
 
    Глава 2.Организация «ручного» документооборота и делопроизводства в УПФР по Советскому району города Казани.
    2.1.Изучение  структуры и функций ДОУ
    Делопроизводство  – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию  работы с официальными документами.
    Делопроизводство  охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.
    В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное  обеспечение управления» (ДОУ).
    Согласно  Основным положениям государственной  службы документационного обеспечения  управления в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения  по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами  и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.
    Служба  делопроизводства в УПФР по Советскому району г.Казани(см.Приложение 2) представлена Общим отделом и Отделом кадров(будет рассмотрено во втором разделе). Общий отдел возглавляет начальник, который подчиняется непосредственно управляющему от. ПФР .
    Структура Общего отдела УПФР по Советскому району г.Казани(см.Приложение 3).
      Общий отдел УПФР по Советскому  району г.Казани по Штатному расписанию состоит из 4 единиц(см.Приложение 4):
    1.начальник  отдела;
    2.документовед;
    3.зав.архивом;
    4.архивист. 

    По  должностным инструкциям у каждой единицы есть свои обязанности(см.Приложение 5):
    1)В  обязанности начальника отдела  входит:
    -общее  руководство отделом;
    -приём  и обработка приказов и распоряжений;
    -выдача  бланков документов и печати.
    2)Обязанности  документоведа:
    -регистрация  входящей корреспонденции;
    -контроль  исполнения документов;
    -формирование  и набор приказов и др. документов;
    -ведение  дел согласно номенклатуре  дел ;
    -сдача  дел с постоянным сроком хранения  в архив;
    -списание  дел временного хранения.
    3)В  обязанности зав.архивом входит приём документов на хранение.
    4)Обязанности  архивиста:
    -приём  документов на хранение;
    -выдача  архивных справок. 
      Основными задачами Общего отдела  являются:
    -    Обеспечение четкой организации  делопроизводства, координация
    деятельности  сотрудников делопроизводственной службы.
    -    Методическое   руководство   и   контроль   за  организацией
    делопроизводства.
    -    Сокращение документооборота, унификация  форм документов.
    -    Обеспечение единого порядка  документирования, организации работы 
    документами,  создание удобных поисковых систем, контроля исполнения
    документов  и подготовки дел к передаче на архивное хранение.
    -    Координация работы всех лиц,  ответственных за делопроизводство.
    -    Обеспечение повышения квалификации  и профессиональных навыков
    сотрудников службы делопроизводства.
    -    Обеспечение хозяйственного обслуживания  всех управленческих
    подразделений.
    Исходя  из вышеперечисленных задач, Общий  отдел осуществляет следующие функции:
    -    Разработка и внедрение технологических  процессов работы с документами;
    -    Разработка внутренних нормативно-методических  документов по вопросам
    документационного обеспечения управления;
    -    Участие в постановке задач,  разработке, проектировании и внедрении  новых
    информационных  технологий;
    -    Осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях компании.
    -    Осуществление контроля за  оформлением  необходимых реквизитов, наличием  и комплектности приложений);
    -    Обеспечение экспедиционной обработки,  доставки, регистрации документов  и справочной работы с ними;
    -    Разработка номенклатуры дел,  обеспечение хранения дел;
    -    Обеспечение рабочих мест современными  средствами, в том числе средствами  автоматизации;
    -    Организация машинописных, копировальных  работ с документами и оперативного  использования документной информации.
    Общий отдел в своей деятельности руководствуется  законами РФ, правилами, положения об Общем отделе, инструкциями и методическими  рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами  по вопросам документационного обеспечения  управления, Уставом и работает в  тесном взаимодействии с другими  подразделениями .  

1.2.Документирование  деятельности УПФ по Советскому  району     г.Казани
     
      В УПФР по Советскому району  г.Казани присутствует централизованная форма работы с документами. Все операции по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, регистрации, тиражировании ,созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив выполняет Общий отдел, а именно документовед.
    УПФР  по Советскому району г.Казани издает организационные документы -положения, правила, инструкции(см.Приложение 6)  и распорядительные документы -приказы, распоряжения(см.Приложение 7).
    Приказами и распоряжениями оформляются решения  нормативного характера, а также  оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы внутренней работы управления.
    Проекты приказов, распоряжений готовятся на основании поручений управляющего, заместителями управляющего или  начальниками  других структурных  подразделений.
    Приказы оформляются на бланке  и имеют  установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок  их расположения в соответствии с  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».  Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства.
    Подготовка  приказа включает в себя изучение существа вопроса, сбор необходимых  сведений, подготовку проекта приказа, согласование проекта, подписание, регистрацию.
    Порядок оформления и составления бланков  и организационных и распорядительных документов УПФР по Советскому району г.Казани соответствует требованиям Инструкции по делопроизводству(см.Приложение 8) .
    Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила  по вопросам, отнесенным к компетенции  УПФР. Положение об УПФР по Советскому району состоит из 5 частей («Общие положения», «Задачи и функции », «Структура », «Руководство», «Права и ответственность »).
    В правилах устанавливаются нормы  и требования, обязательные для выполнения.
    В инструкции излагается порядок осуществления  какой-либо деятельности или порядок  применения положений законодательных  и иных нормативных актов (Инструкция по делопроизводству ).
    Положения Инструкции по делопроизводству  распространяются на организацию работы с документами  независимо от вида носителя, включая  их подготовку, регистрацию, учет и  контроль исполнения, осуществляемых с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в УПФР по Советскому району г.Казани, отвечают требованиям настоящей инструкции по делопроизводству.
    Поскольку УПФР по Советскому району г.Казани оснащено компьютерными средствами,  то  в Управлении  применяются различные программные средства, среди которых в первую очередь необходимо выделить программную систему «Дело», Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook.
    Также в УПФР по Советскому району г.Казани используются такие специальные программы, как «БухСофт», «CheckXML»,  «Программный модуль сбора информации. Комплексная оценка» для автоматизации процедуры подготовки документов к исполнению.
    Положения, правила и инструкции применяются  как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем  структурного подразделения, и утверждаются  в форме грифа утверждения  или путем издания приказа.
      Текст проекта положения, правил, инструкций печатается на общем бланке.
    Кроме вышеперечисленных документов, УПФР издает также следующее: инструктивные  и информационные письма, доверенности, описи дел постоянного хранения, журналы регистрации. Все эти  документы перечислены в номенклатуре дел УПФР.
    К недостаткам документирования в  УПФР по Советскому району г.Казани
    можно отнести не соблюдение лексических  норм и документационной лингвистики. 
 

       1.3. Организация документооборота
          
    Движение  документов  с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
      В УПФР по Советскому району  г.Казани различают 3 документопотока:
    - входящий документопоток (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные  распоряжения и инструкции, и  т.д.)
    - исходящий документопоток (письма  и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты и т.д.)
    - внутренний документопоток (приказы,  распоряжения, инструкции руководства,  служебные записки, акты и т.д.).
    Необходимо  отметить, что внутренний документопоток осуществляется с помощью электронной  почты, обеспечивая оперативность. 
    Технологическая цепочка движения и обработки  документов в УПФР по Советскому району г.Казани состоит из следующих этапов:
    - приема и первичной обработки;
    - предварительного рассмотрения  и распределения;
    - регистрации документов;
    - направления на исполнение и  исполнения документов;
    - оформления и удостоверения документов;
    - отправки.
    На  каждом этапе Общий отдел выполняет  типовые операции по работе с документами.
      Прием и отправка.
      Прием и отправка документов в УПФР по Советскому району г.Казани осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской, факсимильной связи и по электронной почте.
      Прием и первичная обработка  документов осуществляется документоведом. Проверяется правильность доставки, конверты с документами вскрываются, проверяется целостность упаковки документов, наличие приложений. Документы с пометкой «лично»,  передаются адресату без вскрытия конверта.
     
      Регистрация.
    На  полученном документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется  регистрационный штамп, включающий дату, номер и количество листов документа. 
    Поступившие телеграммы  регистрируются в журнале  и немедленно передаются адресату. Право подписи телеграмм, составленных в УПФР, имеют управляющий или  его заместитель.
    Передача  информации с помощью телефонограмм  осуществляется устно по каналам  телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Принятые телефонограммы печатаются в 2-х экземплярах, один  передается адресату, а второй, как  правило, подшивается в дело.
      Тексты служебных документов, направляемые  по каналу факсимильной связи,  оформляются на бланках. Объем  передаваемого документа, не должен  превышать 5 листов. Ответственность  за содержание документа возлагается  на руководителя, подписавшего документ. Подлинники документов после  передачи возвращаются исполнителям.
      В УПФР по Советскому району  г.Казани регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.
    Документы Управления регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или  создания.
    Не  подлежат регистрации следующие  документы: поздравительные письма и пригласительные билеты; рекламные  извещения, плакаты; программы совещаний, конференций; печатные издания (книги, журналы, бюллетени); бухгалтерские  документы, месячные, квартальные и  полугодовые отчеты (подлежат специальному учету в бухгалтерии).
    Документы регистрируются один раз: поступающие  – в день поступления, создаваемые  – в день подписания или утверждения.
    Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются входящие документы, исходящие документы и внутренние документы: распоряжения, приказы ректора  по основной деятельности, по финансовой деятельности, приказы по личному составу, приказы и распоряжения управляющего УПФР и т.д.
    Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится централизованно  в журналах регистрации и карточках  учета.
      В УПФР по Советскому району  г.Казани заказная входящая и исходящая корреспонденция регистрируется в журналах учета. Входящая и исходящая корреспонденция регистрируется на регистрационных карточках. Внутренние документы регистрируются в журналах учета.
    Контроль  исполнения.
    Контроль  исполнения в УПФР включает в себя постановку на контроль, регулирование  хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа  в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в  целях своевременного и качественного  исполнения поручений, зафиксированных  в документах.
      При постановке документа на  контроль  проставляется штамп  «КОНТРОЛЬ» в левом верхнем  углу документа, в правом, как  правило, пишется резолюция.
      Общий отдел ведет механическую  и автоматизированную контрольную  картотеку. Контрольная карточка  составляется в 2-х экземплярах:  один – передается исполнителю  вместе с документом, другой остается  в контрольной картотеке до  исполнения документа.
    Документы в УПФР по Советскому району г.Казани  подлежат исполнению в следующие сроки:
    - с конкретной датой исполнения  – в указанный срок;
    - без указания конкретной даты  исполнения, имеющие в тексте  пометку "срочно" – исполняются  в 3-дневный срок; имеющие пометку  "оперативно" – в 10-дневный  срок, остальные – в срок не  более месяца.
      При необходимости изменения  срока исполнения документа ответственный  исполнитель представляет на  имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.
    Обо всех случаях изменения срока  исполнения документов ответственный  исполнитель информирует руководство.
    Снятие  документа с контроля осуществляется общим отделом по исполнении документа  с фиксацией на контрольной карточке: отметки об исполнении документа, кратких  сведений об исполнении.
    На  контроль ставятся все поступающие  документы управляющего, требующие  исполнения.
    Необходимо  отметить, что в УПФР по Советскому району г.Казани осуществляется жесткий контроль за исполнением документов, что повышает эффективность работы.
1.4. Построение  информационно – поисковой системы   

    ИПС (информационно-поисковая система) - это система, обеспечивающая поиск и отбор необходимых данных в специальной базе с описаниями источников информации (индексе) на основе информационно-поискового языка и соответствующих правил поиска.
    В УПФР по Советскому району г.Казани создаются ИПС ручного типа, механизированные и автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.