На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


контрольная работа Основы документирования деятельности учреждения

Информация:

Тип работы: контрольная работа. Добавлен: 27.09.2012. Сдан: 2012. Страниц: 8. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


СОДЕРЖАНИЕ
 

ВВЕДЕНИЕ

     Создание  в нашей стране правового государства  с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.
     Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.
     Информация  фиксируется в документах, которые  придают ей организационную форму  и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.
     Можно без преувеличения сказать, что  качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.
     Целью курсовой работы является исследование документирования деятельности государственных учреждений. В соответствии с поставленной целью решаются следующие задачи:
     - Рассматриваются теоретические основы документирования деятельности учреждения;
     - Рассматривается документирование деятельности учреждений.
     Объектом  исследование курсовой работы является документирование учреждений.
     Предметом исследования курсовой работы является документирование деятельности государственных учреждений
     Методологию курсовой работы составляют метод дедукции, метод индукции, метод сравнительного анализа, метод системного анализа, формально-логический метод.
     Теоретическую базу курсовой работы составляют учебная, научная литература, статьи периодической печати, нормативно-правовые акты, справочные материалы.
     Структура курсовой работы состоит из введения, двух глав, заключения, списка используемой литературы.
     В курсовой работе имеются ссылки на используемые при ее написании источники.
 

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧРЕЖДЕНИЯ

1.1. Понятие документирования. Основные правила составления и оформления документов

     Документирование  — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».
     Необходимость фиксировать информацию появилась  у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.).
     Древнейшей  техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XX в. с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.
     Документирование  в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом1.
     Во  многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.
     Так, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 5) указывает: «Документирование  информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».
     Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».
     Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:
    прием и первичная обработка документов;
    их предварительное рассмотрение и распределение;
    регистрация документов;
    контроль исполнения документов;
    информационно-справочная работа;
    исполнение документов;
    их отправка;
    систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов2.
     Основные  правила составления, и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах – государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.
     На  основе законодательных, нормативных  и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:
     - права и обязанности должностных  лиц, отдельных сотрудников в  процедурах оформления документов;
     - состав применяемых в аппарате  управленческих документов;
     - компетенция руководителя, его заместителей  и руководителей среднего звена,  их право на издание различных  видов распорядительных документов;
     - порядок подписания, согласования  и визирования документов, их заверение печатью;
     - обязательные требования к оформлению  и порядок работы с документами.
     Независимо  от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:
     - обеспечение юридической силы  документа;
     - создание условий для оперативного  исполнения документов;
     - возможность оперативного поиска  документов (использования их в  справочных целях);
     - возможность использования для  создания, копирования, обработки документов средства организационной техники3.
     Действующие государственные нормативно – технические  документы предназначены также  для обеспечения качественного  внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.
     Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности4.
     Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований5.
     01-Государственный  герб Российской Федерации;
     02-герб  субъекта Российской Федерации;
     03-эмблема  организации или товарный знак (знак обслуживания);
     04-код  организации;
     05-код  формы документа;
     06-наименование  организации;
     07-справочные  данные об организации;
     08-наименование  вида организации;
     09-дата  документа;
     10-регистрационный  номер документа;
     11-ссылка  на регистрационный номер и  дату документа;
     12-место  составления или издания документа;
     13-гриф  ограничения доступа к документу;
     14-адресат;
     15-гриф  утверждения документа;
     16-резолюция;
     17-заголовок  к тексту;
     18-отметка  о контроле;
     19-текст  документа;
     20-отметка  о наличии приложения;
     21-подпись;
     22-гриф  согласования документа;
     23-визы  согласования документа;
     24-печать;
     25-отметка  о заверении копии;
     26-отметка об исполнителе;
     27-отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело;
     28-отметка  о поступлении документа в  организацию;
     29-идентификатор  электронной копии документа6.
     Это максимальный перечень реквизитов, используемых при составлении и оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30-97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификация. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24.
     Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ 6.30-97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.
     Реквизит 19 «текст документа» передает основное содержание документа.
     Каждый  конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).
     Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления7.
     В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
     Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к  бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
     Требования  настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

1.2. Требования к изготовлению организационно-распорядительных документов

     Упорядочение  процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.
     Управленческие  документы изготавливаются на пишущих  машинках или компьютерах. Документы  должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.
     Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1, 5 – 2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) – 28 знаков.
     Текст документа на бланках А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 – через один интервал.
     Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему:
     - от границы левого поля печатают: реквизиты «заголовок к тексту»,  «текст» (без абзацев), «отметка  о наличии приложений», «фамилия  исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»,  наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования», заверительные надписи «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».
     - отступив, пять печатных знаков  от границы левого поля, печатают  начало абзацев.
     - отступив 32 печатных знака – реквизит «адресат».
     - отступив 40 печатных знаков –  реквизиты «гриф ограничения  доступа к документу» и «гриф утверждения».
     - отступив 48 печатных знаков, печатают  инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».
     При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства – текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях8.

1.3. Требования к бланкам документов

     Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003.
     Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.
     Документы изготавливают на бланках.
     Устанавливают два стандартных формата бланков  документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).
     Каждый  лист документа, оформленный как  на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
     20 мм - левое;
     10 мм - правое;
     20 мм - верхнее;
     20 мм - нижнее.
     Бланки  документов следует изготавливать  на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
     Бланки  документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные  границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов9.
     В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (прил. 1) и продольный (прил. 2). Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
     - центрированным (начало, и конец  каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
     - флаговым (каждая строка реквизитов  начинается от левой границы  зоны расположения реквизитов).
     Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
     - общий бланк;
     - бланк письма;
     - бланк конкретного вида документа10.
     Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме  письма.
     Общий бланк в зависимости от учредительных  документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
     Бланк письма в зависимости от учредительных  документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
     Бланк конкретного вида документа, кроме  письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
     Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным  языком Российской Федерации государственный  язык субъекта Российской Федерации, целесообразно  использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне11.
     При изготовлении документов на двух и  более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
     Номера  страниц проставляют посередине верхнего поля листа.12
 

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧРЕЖДЕНИЙ

2.1. Основные правила документирования  деятельности учреждения

     Документооборот — сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.
     Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:
    максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью;
    исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.;
    максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным13.
     Соблюдение  этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.
     Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:
    прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
    ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке, как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.
     Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.
     К качественным характеристикам документооборота относятся:
    характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);
    маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);
    периодичность (стадии документооборота);
    направленность движения14.
     Документооборот как технологический процесс  делится на несколько частей —  потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.
     Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому  объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки — это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.
     По  отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.
     Входящий документопоток любой организации складывается из:
     - документов вышестоящих организаций  (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;
     - документов от подведомственных  организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;
     - документов от несоподчиненных  организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);
     - обращений граждан — предложений,  заявлений, жалоб15.
     Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) — письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.