На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


отчет по практике Отчет о преддипломной практике в Закрытом акционерном обществе «Хохломская роспись»

Информация:

Тип работы: отчет по практике. Добавлен: 27.09.2012. Сдан: 2012. Страниц: 22. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
НИЖЕГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИМ. Р.Е. АЛЕКСЕЕВА
(НГТУ)
 
 
Факультет коммуникативных технологий
 
Кафедра истории и документоведения
 
 
 
 

ОТЧЕТ

о преддипломной  практике
в Закрытом акционерном обществе «Хохломская  роспись»
 
 
 
 
 
 
Студент 4 курса з/о
                                                                  Тюлина Т.С                                            
 
                                                                                       Руководители
     от организации
    Смирнова О.В.
                                                                                    
                                                                                  от кафедры
Акимова Т.И

Нижний Новгород

2011

 
Содержание
 
Введение…………………………………………………………………………. . . . . .3
1.Общая характеристика организации . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   9
      Возникновение предприятия. . . . . . ………………………………… . . 9
      Современные задачи ……………………………………………… . . . 10
      Функции ………………………………………………………. . . . . . . .12
2. Документирование деятельности организации…………………….. . . . . . . . . . .14 
3. Организация работы с документами ………………………………….……. . . . . 16
3.1 Организация  документооборота………………………………….……. . .16
3.2. Построение  информационно-поисковой системы…………………. . . . 22
3.3. Классификация  и систематизация документов. Формирование  дел.… 25
3.4. Экспертиза  ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив . . .28
4.Оптимизация деятельности организации…………………….. .….…. . . . . . . . .  30
Заключение…………..…………………………………………………...…………..31
Список источников и литературы………………………….…………………….. . .32
Приложения……………...…………………………………………………………. .34
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Введение
Делопроизводством называют область управленческой деятельности по подготовке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. В связи с внедрением в сфере управления и работы с деловой  документацией средств вычислительной техники, современных информационных технологий получил признание равноценный по своему содержанию термину «Делопроизводство» термин «Документационное обеспечение управления» (ДОУ)
Часть делопроизводства, непосредственно  связанная с созданием документов, называется документированием. Суть документирования заключается в записи информации на различных носителях по установленным правилам. Вопросы движения и учета документов с момента их издания или получения до завершения исполнения или отправления определяются термином документооборот.
В ходе преддипломной практики были изучены и проанализированы  организация  и технология документационного  обеспечения кадровой службы закрытого акционерного общества «Хохломская роспись».
Целью данной практики  является анализ организационного обеспечения деятельности ЗАО «Хохломская роспись», а также разработка внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.
Исходя из этого, выстраивается  ряд задач, а именно:
-ознакомление  с организационной структурой организации;
-изучение  функций, задач, основных видов  деятельности организации;
-рассмотрение  места и значения кадровой  службы  в деятельности ЗАО «Хохломская роспись»,;
- изучение  организации кадровой службы  общества, ее структуры и объемов  работы;
- анализ  документооборота.
На базе исследования по данной тематике изучения документов и опыта работы с ними ранее не велось. Автором  работы впервые будет проводиться  учебное  исследования, обобщения  и анализ полученных материалов по результатам исследования данной проблемы, что само по себе является элементом  новационного характера.
     Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организации. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и  средств.
Значимость данной работы в том, что автор приобретает профессиональные и коммуникативные навыки при  общении с людьми для 
будущей специальности.
3
С учетом недостаточной разработки темы, при написании работы был  использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий,
следует  подразделить их на  две большие категории. В  первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную  базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и  стандартизации. Комплекс федеральных  нормативно – методических материалов  по документационному обеспечению  составляют:
Государственная система  документационного обеспечения  управления.
[1]  Этот документ  представляет собой совокупность принципов и правил,
устанавливающих единые требования к документированию управленческой
деятельности и организации  работы с документами в органах  государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных  актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную  структуру управления документационным обеспечением в организациях путем  решения вопросов построения типовых  служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и  обработки документов и включает нормативные положения и правила  общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной  по существу, системаориентирована и  на применение в негосударственных  структурах во всех своих аспектах. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[2] способствует решению технологических задач документирования.   Настоящий стандарт  устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.
ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения».[3]
Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления
нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным  законодательством и современным  уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах  документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела:«Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное  дело».
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения[4]  включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для
всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями  и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям  сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен  использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации  документов при создании поисковых  систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней. Для написания  данной дипломной работы привлекались следующие законодательные акты, регламентирующие работу с документами: Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» [5]. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». [6] Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.
Ко второй категории изданий  относится научная литература. При  написании
отчета были изучены труды  авторитетных специалистов в области
документоведения  Т.В. Кузнецовой, Л.В. Санкиной, С.Л. Кузнецова, О. В. Мосягиной. Н.В. Шатиной, В.С. Иритиковой.
В издании “Секретарское  дело”  Кузнецова Т.В. уделяет  большое внимание улучшению работы с документами, научной организации  секретарского труда.[7] Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных моментов, излагаются требования к составлению и обработке специальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ). Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм, на которых основываются специальные информационно-поисковые системы.
Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов,
регламентирующих документационное обеспечение специальных функций  управления
В издании Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)»[8] рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами и бездокументационное обслуживание. Это пособие охватывает широкий комплекс вопросов по секретарскому делу.
В справочном издании М.В. Стенюкова «Справочник по делопроизводству»[9] собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения.
Справочное пособие включает в себя руководство по составлению  и правильному оформлению различных  документов с учетом требований существующих стандартов.
В  отчете были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство»,
«Отечественные архивы».
1. В журнале «Секретарское дело», в статье  «Рекомендации по разработке должностных инструкций»[10] В.С. Иритикова очень подробно описала все разделы должностной инструкции. В статьях  Л.В. Санкиной и Т.В. Кузнецовой – «Должностная инструкция секретаря-референта», [11] «Должностная инструкция секретаря руководителя» [12],  «Должностная инструкция: рекомендации по составлению» и, соответственно, «Как составить должностную инструкцию секретаря» изложены рекомендации по составлению должностной инструкции секретаря-референта.  Эти статьи написаны на основе практических разработок и носят рекомендательный характер.
Конкретизированные этапы  делопроизводства рассматриваются  в следующих статьях:
1. Тему регистрации документов  поднимается в статьях Т.В.  Кузнецовой
«Регистрация – ключевой момент организации работы секретаря  с документами», И.Л.Артамоновой  «Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации».
2. Этапы, методы и сроки  контроля за исполнением документов  описываются в статьях Т.В.  Кузнецовой «Ведение контроля  за сроками исполнения – важнейшая  задача секретаря»], Е.А. Степанова «Контроль исполнения документов и поручений».  С.Л. Кузнецова «Автоматизированный контроль исполнения – важное условие успешной работы офиса».
3. Этапу составления номенклатуры  дел, подготовки и передачи  документов  на архивное хранение  посвящены статьи Е.В. Алексеевой, П.П. Афанасьевой,
Е.М.Буровой, Г.А. Осичкиной  «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел  в пределах архива» и «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов»; Н.В. Басакина – «Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности», В.Д. Банасюкевича «Новый типовой перечень». Эту тему продолжают Н.В. Шатина «Составление номенклатуры дел», Е.М. Емышева «Методика составления номенклатуры дел»]. В данных статьях описывается ход работы по подготовке и передаче дел в архив, составлению номенклатуры дел с учетом сроков хранения по новому перечню .
В настоящее время рынок  систем электронного документационного  обеспечения управления весьма разнообразен, поэтому актуальна проблема выбора системы для конкретной организации. Этой проблеме выбора системы посвящены  статьи С.Л. Кузнецова «Проблема  выбора программного обеспечения для  комплексной автоматизации работы офиса» и
«Российские программы комплексной  автоматизации делопроизводства»; О.А. Ефимовой «Современные системы  автоматизации делопроизводства
попытка анализа и классификации»;Г.Ю. Максимовича и В.П. Берестова «Как создать информационную документальную систему».
Авторы данных статей перечисляют  общие обязательные требования к  программному обеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые  должна обеспечивать система электронного документооборота. Также здесь даются рекомендации по выбору системы автоматизации, характеристики документальной информационной системы; описываются особенности  документальных информационных систем, методические рекомендацию по созданию.
Проблему электронного документооборота и использования электронных  документов в целом затрагивают  статьи  А.Н. Соковой – «Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях)»
 и «Электронные документы  и электронные технологии в  делопроизводстве», В.А. Еремченко  – «О проблеме электронных  документов». Здесь также рассматриваются  направления использования электронных  технологий в делопроизводстве.
Все вышеперечисленные  издания  и статьи, использованные для написания  данной работы,  написаны на основе действующих законодательных и  нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.
Основными источниками для  написания  отчета явились следующие
нормативные материалы ЗАО «Хохломская роспись»:
- Устав;
- должностные инструкции  сотрудников;
- приказы и указания  руководства организации и другие материалы.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
8
1. Общая характеристика организации
 
      Возникновение предприятия
 
ЗАО "Хохломская роспись" является крупнейшим  предприятием в России по производству изделий народных художественных промыслов (НХП) и специализируется на изготовлении хохломской посуды и  сувениров.
  В 1916 году в городе Семёнов  при поддержке Нижегородского  земства была  открыта школа  художественной обработки дерева (ХОД).  Эта школа  сейчас  называется Художественный лицей  и является единственной школой  в России, где готовят специалистов  хохломской росписи, также   резчиков и токарей.
В 1917 году в Семёнове был организован  Союз ложкарных кооперативов, промысловые  артели и товарищества: “Работник” (1919), “Кустарь – художник” 
(1924) и др., которые впоследствии  объединялись. В 1931 году в связи  с увеличением поставок на  экспорт, объединенная артель  получила название
“Экспорт”, в 1961 -  была преобразована  в фабрику “Хохломская роспись”. В 1971 году на основе фабрики создается  крупное производственно-художественное
объединение (ПХО)  "Хохломская роспись". В 1992 году предприятие приватизировано.
Значительные достижения в развитии промысла и работы коллектива в целом  неоднократно удостаивались высокой  оценки. В 1981 году за заслуги в развитии декоративно-прикладного искусства  наше предприятие было награждено орденом  “Знак Почета”.
В настоящее время ЗАО "Хохломская роспись" стабильно развивается,  увеличиваются объемы производства и продаж. За счет собственных капиталовложений в производство внедряются новые  виды изделий, приобретается оборудование, расширяются цеха, организуются новые  рабочие места. Продукция  востребована покупателями. Поставляется как на
9
внутренний рынок, так и на экспорт. В России охвачен рынок от Владивостока до Калининграда, более 1000 фирм являются партнерами предприятия.
Территория основного производства составляет 11 га, а общая территория – 24 га. Сюда входят Кондратьевский, Богоявленский участки, склад липы.
Коллектив предприятия насчитывает  1600 человек. Среди  работающих много  молодежи. В связи с этим, на предприятии  ведется особая молодежная политика, которая направлена на поддержку  молодых работающих. Проводится масса  мероприятий. Существует традиция наставничества. Хорошо развита система социальной поддержки. 
 
 
1.2 Современные задачи
 
Основные  задачи кадровой работы на предприятии  ЗАО «Хохломская роспись» можно  распределить по направлениям:
1. Учетно-контрольное  направление кадровой работы  предполагает решение следующих  основных задач: 
- прием работников на предприятие; 
- учет работников; 
- увольнение работников; 
-работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т. п.). 
2. Планово-регулятивное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач: 
-подбор (поиск и отбор) работников для предприятия; 
-расстановка работников предприятия; 
-перемещение работников предприятия;.
-становление  в должности и адаптация работников.
10
 
3. Отчетно-аналитическое направление  кадровой работы предполагает  решение 
следующих основных задач: 
-изучение работников; 
-оценка работы работников; 
-аналитическая работа; 
-подготовка отчетов. 
4. Координационно-информационное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач: 
- профессиональная подготовка (обучение и переподготовка) работников; 
- организация приема работников предприятия (по служебным и личным
вопросам); 
- работа с письменными обращениями работников предприятия; 
- архивная и справочная работа.
5. Организационно-методическое  направление кадровой работы  предполагает решение следующих  основных задач: 
- документирование деятельности работников предприятия; 
- кадровая работа в подразделениях предприятия; 
- планирование кадровой работы; 
- руководство кадровой работой. 
Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы организации, при этом учитываются: 
- размеры организации; 
- направление бизнеса; 
- стратегические цели организации; 
- стадия развития организации; 
- численность персонала; 
- приоритетные задачи работы с персоналом.
11
Обязанности и структура отдела кадров может  быть различной и в зависимости  от вида деятельности организации. 
   Классический подход к управлению персоналом получил название «управление кадрами»». Все управление персоналом сосредоточивается в отделе кадров и направлено на то, чтобы обеспечить наличие нужных людей в нужное время в нужных местах и освобождение от ненужных. Руководство людьми представляет собой самостоятельную функцию, осуществляемую непосредственно линейными руководителями независимо от кадровых служб.
 
      Функции
 
обеспечение организации квалифицированными кадрами; 
создание необходимых условий для эффективного использования знаний, навыков и опыта работников; 
совершенствование системы оплаты труда и мотивации; 

повышение удовлетворенности трудом всех категорий персонала; 
предоставление работникам возможностей для развития, повышения квалификации и профессионального роста; стимулирование творческой активности. 
формирование и сохранение благоприятного морально-психологического климата; 
совершенствование методов оценки персонала; управление внутренними перемещениями и карьерой сотрудников; 
участие в разработке организационной стратегии .
Принципами  построения современной системы  управления персоналом считаются:
• эффективность подбора и расстановки  сотрудников; 
• справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение не только
12
за индивидуальные, но и коллективные достижения; 
• продвижение работников в соответствии с результатами труда, квалификацией, способностями, личными интересами, потребностями организации; 
• быстрое и эффективное решение личных проблем.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
13
 
    Документирование деятельности организации
 
В ЗАО «Хохломская роспись» существует следующая организационно - распорядительная документация (ОРД), применяемая при  оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия  и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:
- организационные документы; 
- распорядительные документы; 
- информационно - справочные  документы. 
Организационными документами называется комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.
Организационными документами  являются :
- устав; 
- штатное расписание;
- правила внутреннего трудового  распорядка;
- положение о структурном положении  предприятия;
- должностная инструкция работника.
Распорядительные документы регламентируют деятельность предприятия, и документируется в основном, посредством издания приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: основной деятельности и по личному составу.
Распорядительными документами являются:
- приказ;
- распоряжение;
- указание;
- инструкция.
Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно - хозяйственной деятельности, планирование, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической  деятельности, совершенствования структуры  и организации работы предприятия.
Информационно - справочные документы отражают процессы принятия управленческих решений и сами решения. Документирование хода производственных совещаний и оформление документов возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.
Информационно - справочными документами  являются:
- протокол;
- акт; 
- письмо;
- докладная и объяснительная  записки;
14
- справка; 
- телеграмма;
- телефонограмма и др.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
15
3. Организация документооборота
 
Это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с созданий или получения документа, и заканчивая его уничтожением или передачей на архивное хранение.
 
3.1 Организация  документооборота
 
Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, с  момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Основная задача документооборота – прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.
По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).
Основными характеристиками потоков, которые учитываются организацией документооборота, являются:
    Объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию за год, полугодие или квартал;
    Структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;
    Режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию.
 
 
 
 
 
 
16
Прохождение и порядок исполнения входящих документов

а) Прием входящей корреспонденции

Осуществляется в организации  централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии при  отсутствии экспедиции.
Вся корреспонденция, поступающая  в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии.
Автор работы рассмотрела движение входящих документов по этапам с помощью  соответствующей оперограммы:
 
Процесс
Исполнители
Экспедиция
Канцелярия
Руководство
Структурное
подразделение
Секретарь
Начальник
структурного
подразделения
Исполнители
1
2
3
4
5
6
7
8
1. Прием документов

           
2. Первоначальная обработка поступивших  документов

           
3. Предварительное рассмотрение и  рассмотрение поступивших документов
 
         
4. Регистрации документов
 
         
5. Рассмотрение документов
 

       
6. Направление документов в структурное  подразделение
 
 
     
7. Рассмотрение документов
         
 
8. Исполнение документов
         

9. Согласование и подписание ответных  документов
       

 
10. Подготовка документов к отправке

     
   
11. Отправка документов

           

 
Схема 1. Оперограмма входящих документов
17

и т.д.................


Процесс
Исполнители
Экспедиция
Канцелярия
Руководство
Структурное
подразделение
Секретарь
Начальник
структурного
подразделения
Исполнители
1
2
3
4
5
6
7
8
1. Составление проекта документа

Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.