На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


отчет по практике Документооборот в органах местного самоуправления

Информация:

Тип работы: отчет по практике. Добавлен: 27.09.2012. Сдан: 2011. Страниц: 5. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Содержание 

Введение...................................................................................................................4
1 Теоретические  аспекты системы документооборота  в органах местного 
   самоуправления....................................................................................................5
   1.1 Общая  характеристика документооборота  и системы управления 
         документацией................................................................................................5
   1.2 Нормативное обеспечение документационного обеспечения
         управления.................................................................................................... 8
2 Анализ и  оценка организации управления  документооборотом в органах 
   местного  самоуправления..................................................................................14
   2.1 Служба  документационного обеспечения  управления.............................14
Выводы      .............................................................................................................18  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

      Я, студент юридического факультета группа ЗЮ-209, проходил преддипломную практику в Органах местного самоуправления пгт. Ржавки.
      Преддипломная практика является важной формой подготовки студентов и составной частью учебного процесса. Она имеет своей целью углубление и закрепление знаний полученных в процессе обучения.
      За  время прохождения практики я  был ознакомлен с деятельностью  представительного органа местного самоуправления, изучил делопроизводство, ознакомился с юридической техникой, а также с нормативно-правовыми актами, регламентирующими его сферу деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    1 Теоретические аспекты  системы документооборота  в органах местного самоуправления
    1.1 Общая характеристика  документооборота  и системы управления документацией
      Документационное  обеспечение управления (делопроизводство) – важнейшая функция в деятельности любой организации, учреждения, предприятия.
     Термин  «документооборот» на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на «комплексный подход к автоматизации документооборота». При этом разнообразие систем широчайшее: от систем складского учета до контроля технологическими процессами.
     В данной работе термины «документооборот», «делопроизводство» и т.д. рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов и местного самоуправления. Соответственно термины трактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативных актов в применении к работе органов власти.
      В«Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 27.11.2000 г. функции делопроизводства уже не ограничиваются регулированием только официального документооборота. Это позволяет утверждать, что системам автоматизации делопроизводства должен быть подконтролен не только оборот зарегистрированных (официальных) документов, но и проектов документов.
    В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ).
     В российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают под контроля сразу после утверждения. Максимальная централизация контроля за документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.
     Использование компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. Можно, например, разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей территориально удаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамках чисто бумажной технологии.
      С документами – независимо от их содержания – необходимо выполнять некоторые общие операции: принимать и отправлять, регистрировать, передавать по назначению, контролировать ход их исполнения, давать справки по документам. В органах местного самоуправления традиционно сложились определенные правила организации этой работы.
      Документ, поступивший извне, сначала должен быть зарегистрирован. Это означает, что ему присваивается уникальный регистрационный номер, который заносится в журнал или картотеку вместе с информацией о документе.
      После этого документ начинает движение по органу власти. Практически на любом этапе движения документ может быть за ненадобностью списан в дело, что соответствующим образом регистрирует делопроизводитель. После списания документ, если это предусмотрено инструкцией по делопроизводству, передается на архивное хранение либо уничтожается в соответствии с принятыми правилами архивного хранения.
      В начале движения документ попадает к должностным лицам, обычно руководителям, которые определяют, кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу – «выносят» резолюции. Эти резолюции детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям.
      Исполнители, по мере исполнения резолюций по документу, возвращают его вместе с отчетами руководителям – авторам резолюций, которые должны оценить результаты исполнения и принять решение о дальнейшей судьбе документа. По завершении работы над документом он списывается в дело.
      Создание документа – достаточно сложный и трудоемкий процесс. Даже формирование большого количества простых типовых документов
      Документ, «рожденный» в органе власти, также регистрируется. При этом если документ предназначен для внутреннего использования, он регистрируется как внутренний, а для отправки в другую организацию или другому лицу – как исходящий. Состав регистрируемых реквизитов у внутренних и у исходящих документов, как правило, одинаковый.
      Обычно регистрация внутреннего или исходящего документа производится уже после его утверждения, и задачей делопроизводства является его доведение до сведения всех уполномоченных должностных лиц, в том числе и служащих других органов власти. Документ может попадать в сферу контроля еще на этапе подготовки, то есть разработки и согласования проекта документа. 
 
 
 
 
 

    1.2 Нормативное обеспечение документационного обеспечения
    управления 

     ДОУ основывается на нормативно-методической базе – комплексе нормативных  правовых актов организационного и  инструктивного характера, а также  методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию  работы с ними. Нормативное регулирование ДОУ охватывает все уровни управления. В Российской Федерации общие принципы организации работы с информацией и документацией определены Федеральным законом “Об информации, информатизации и защите информации” от 20 февраля 1995г. № 24-ФЗ. Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного обеспечения управления .
     Нормативно-методическая база деятельности современного секретарей, как и других работников служб документационного обеспечения управления (ДОУ), включает целый ряд документов, которые регулируют различные аспекты делопроизводственного обслуживания. Нормативно-методические документы по ДОУ были разработаны в разное время. Так, например, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти была принята совсем недавно и отражает современное состояние дел в области информационно-документационного обеспечения. Со времени принятия иных документов прошло немало лет, однако далеко не все из них могут считаться полностью устаревшими. К нормативно-методическим документам, ряд положений которых может применяться и в настоящее время, относятся Единая государственная система делопроизводства и Государственная система документационного обеспечения управления.
     Единая  государственная система делопроизводства (ЕГСД) была одобрена постановлением Государственного комитета Совета министров СССР по науке и технике 4 сентября 1973 года.
     Выход в свет ЕГСД положил начало новому этапу совершенствования делопроизводства в нашей стране. Впервые появился общегосударственный документ, вобравший в себя основные правила работы с документами на всех этапах их создания и обработки. Было введено единообразие в организацию делопроизводства на всех уровнях государственного управления, поднята культура документационного обслуживания, созданы возможности для механизации, а затем и автоматизации делопроизводственных операций. Работники делопроизводственной сферы получили четкую методику работы с документами на всех этапах обработки документации в учреждении.
     Конечно же, за прошедшие с тех пор без  малого тридцать лет многое изменилось. Широкое внедрение компьютерных технологий во многом изменило традиционные представления о документационных процессах. Однако целый ряд рекомендаций, заложенных в ЕГСД, может быть использован и в настоящее время. Это связано с тем, что, по сути, технологическая цепочка обработки документации не меняется, и в ЕГСД дается ее очень подробное описание, что, кстати, не характерно для многих более поздних методических изданий.
     Что же собой представляет Единая государственная  система делопроизводства, и какие  нормы, правила и рекомендации можно  использовать при работе с документами  в настоящее время?
     Основные положения ЕГСД состоят из общей части, 9 тематических разделов и приложений.
     Общая часть определяет задачи разработки системы, устанавливает сферу ее применения и правовой статус документа. В разделе подчеркивается мысль  о единых принципах работы с документами на всех уровнях управления и о совершенствовании документации и документооборота как условии разработки основ информационного обеспечения при автоматизации документационных процессов. Эта мысль не потеряла своей актуальности и сейчас.
     Комплекс  проблем, составляющих содержание тематических разделов, можно подразделить на четыре группы:
    Унификация и стандартизация документов;
    Рациональная организация документооборота;
    Организация труда делопроизводственного персонала;
     Механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства.
     Рекомендации  практически по всем перечисленным  вопросам в настоящее время устарели. Так, например, должности работников современных служб делопроизводства и требования к ним регламентируются сейчас такими нормативными документами, как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (1995г.), Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (1998г.) и др. Разработаны современные нормы времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления, что сказывается и на расчете численности делопроизводственных работников (см., например, Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, 1993; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению органов управления, 1995г.).
     Однако  рекомендации по формированию структуры  и функций службы ДОУ вполне пригодны для сегодняшнего дня. Правда, применять их нужно также с учетом произошедших изменений. В соответствии с ЕГСД, делопроизводством во всех учреждениях и организациях должно заниматься единое структурное подразделение – канцелярия. Документ закрепляет типовую структуру канцелярии и ее типовые функции. В приложении к ЕГСД приводятся типовое положение о канцелярии и типовые должностные инструкции некоторых ее работников.
     Отдельно  нужно остановиться на еще одном  направлении, которое содержит рекомендации по рациональной организации документооборота и текущего хранения документов. Именно эта часть ЕГСД может оказать помощь работникам современных служб делопроизводства, включая секретарей руководителей предприятий и структурных подразделений. Независимо от того, традиционная или автоматизированная система делопроизводства применяется на предприятии, остаются неизменными принципы организации документооборота, его основные характеристики, этапы движения документов и, наконец, содержание проводимых делопроизводственных операций на каждом из этих этапов.
     Применение  рекомендаций ЕГСД в современных  условиях значительно облегчает  организацию контроля за сроками  исполнения документов. Сроковые картотеки  можно вести как в традиционном, так и в автоматизированном режимах. Для обобщения и анализа данных об исполнении документов вполне могут быть применимы формы, приведенные в приложении к ЕГСД: перечень не исполненных документов и сводка об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю.
     Таким образом, Единая государственная система делопроизводства не до конца утратила свое практическое значение. На наш взгляд, при решении целого ряда вопросов, связанных с обработкой документов, она является ценным методическим пособием, которое может использоваться наряду с другими нормативными и методическими документами, действующими в настоящее время.
     Одним из таких документов является Государственная  система документационного обеспечения  управления (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил, устанавливающих  единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.
     ГСДОУ была принята в 1988 году (последняя  редакция – 1991г.) в развитие Основных положений ЕГСД [11]. В документе были учтены произошедшие изменения, прежде всего в области использования новых информационных технологий. В настоящее время это основной общегосударственный методический документ по организации документационных процессов. Хотя нельзя забывать, что за 10 последних лет в нашей стране произошли существенные изменения, что не могло не сказаться и на документации. Часть информации ГСДОУ устарела, однако большинство ее правил и рекомендаций может служить основой для организации рационального документационного обеспечения управления в учреждениях и на предприятиях различных уровней, сфер деятельности и форм собственности.
     ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов:
     1. Документирование управленческой  деятельности;
     2. Организация работы с документами (управление документацией);
     3. Механизация и автоматизация  работы с документами;
     4. Служба документационного обеспечения  управления.
     Принципы  и методы организации работы с  документами, закрепленные в ГСДОУ, мало, чем отличаются от ЕГСД. Особенностью ГСДОУ является то, что в схемы маршрутов движения документов на предприятии должны включаться все пункты, связанные с автоматизированной обработкой документов. Важным является требование совместимости ручной и автоматизированной обработки документов.
     Кроме этого в ГСДОУ выделены в отдельный  подраздел рекомендации по созданию и использованию информационно-поисковой  системы (ИПС) по документам предприятия. В этой части рассматриваются  правила создания ИПС в условиях и традиционной, и автоматизированной систем. Определен состав ИПС. Она включает в себя регистрацию, индексирование документов, их оперативное хранение, информационно-поисковые массивы (ручные картотеки, массивы на машинных носителях). Это значит, что требования к учету, систематизации и хранению документов основаны на применении единой ИПС, информационные массивы которой должны быть совместимы. Для достижения такой совместимости служат разрабатываемые на предприятии классификаторы, например: номенклатура дел, классификатор корреспондентов, классификатор структурных подразделений (участков деятельности), классификатор видов документов и др.
     ГСДОУ впервые определила службу ДОУ как  самостоятельное структурное подразделение, которое подчиняется непосредственно  руководителю организации. В отличие от ЕГСД, в которой рассматривается организация только канцелярии, ГСДОУ предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб в зависимости от категории организации или предприятия:
    управление делами;
    канцелярия;
    общий отдел;
    секретарь руководителя.
     В разделе формулируется основные задачи службы, требования к должностному составу, нормативному обеспечению  работников сферы делопроизводства.
     Таким образом, анализируя ЕГСД и ГСДОУ  с позиции сегодняшнего дня, можно  сказать, что оба эти документа представляют несомненный интерес. Конечно же, многие их положения требуют пересмотра. Однако целый ряд правил и рекомендаций по организации документационного обеспечения управления и в крупных учреждениях и организациях, и в небольших фирмах могут оказать неоценимую помощь делопроизводственным работникам. И особенно полезными они могут оказаться для тех, кто только осваивает непростую технологию работы с документацией.
    2 Анализ и оценка  организации управления  документооборотом  в органах местного самоуправления
    2.1 Служба документационного  обеспечения управления  

      С целью регламентации делопроизводственного  процесса, определения приемов и  способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения.
      Основой организации труда делопроизводственного  персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями  и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах — положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.
      Положение об отделе делопроизводства разрабатывает  руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно, с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.
      Положение об отделе или его структурном  подразделении включает следующие разделы:
    общие положения;
    основные функции и задачи;
    обязанности, права и ответственность руководителя (этот пункт имеет место в том случае, если не разрабатывается должностная инструкция руководителя);
    организация работы;
    управление подразделением.
     Положение должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения отдела делопроизводства с другими подразделениями, должны быть согласованы с этими подразделениями.
     При разработке положения об отделе делопроизводства используют типовое положение. Его дополняют (при необходимости — сокращают) и корректируют в соответствии с конкретными условиями работы данного аппарата управления и его делопроизводственной службы.
      Для каждого работника отдела делопроизводства разрабатывается должностная инструкция, которая определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обеспечивает условия для его эффективной работы.
      Состав  управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом  и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).
     Унифицированные системы документации — это комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.
     Управленческие  документы по наименованию, форме  и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.
     Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
     Совместные  распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.
      Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.
     Принципиальное  решение о внедрении единой системы автоматизации делопроизводства и документооборота было принято Правительством Мордовии более года назад. Изучив рынок систем автоматизации делопроизводства и опыт других регионов, специалисты Аппарата Правительства остановили свой выбор на системе «Дело» компании ЭОС, поскольку она полностью соответствует нормам российского делопроизводства и успешно зарекомендовала себя в органах власти ряда российских регионов. Кроме того, система «Дело» позволяет обеспечить «прозрачный» и защищенный обмен электронными документами между территориально удаленными учреждениями, что крайне важно для построения распределенных систем документооборота.
     Для автоматизации, как и в других регионах, была выбрана версия системы «Дело», работающая на платформе Microsoft Windows® 2000 и SQL Server™ 2000, которая обеспечивает оптимальное соотношение «цена /производительность» и проста в эксплуатации. Как и при проведении других региональных проектов, выполнявшихся компанией ЭОС ранее и начинавшихся с пилотных проектов автоматизации документооборота в отдельных государственных учреждениях уровня субъекта федерации, внедрение системы в органах государственной власти Республики Мордовия начинается с пилотного проекта в Аппарате Правительства Республики. Система автоматизации документооборота на базе технологий Microsoft и системы «Дело» компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) начала функционировать в апреле 2002 года в Аппарате Правительства Республики Мордовия. В дальнейшем планируется охватить все центральные ведомства Мордовии и установить систему «Дело» во всех госучреждениях муниципального и районного уровня.
      Поскольку это четвертый подобный проект за последние несколько месяцев, уже можно говорить о некоторой тенденции. И эта тенденция показывает, что регионы Российской Федерации по уровню развития инфраструктуры и общему пониманию проблемы уже готовы к внедрению систем автоматизации документационного обеспечения управления с элементами электронного документооборота. Характерно, что все эти региональные проекты являются инициативами регионов и опережают принятую недавно Федеральную Целевую Программу «Электронная Россия», хотя, по сути, реализуют заложенные в ней цели. Поэтому крайне важно, чтобы в ходе реализации этого направления Федеральной Целевой Программы был учтен опыт регионов, уже достигших успехов в этой области. 
 
 

ВЫВОДЫ 

      Основная функция любого государственного или муниципального учреждения – принятие управленческих решений. При этом исходные данные для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов. И объем технической работы с документами зачастую настолько велик, что заслоняет, а иногда и замещает основное содержание деятельности.
      Поэтому автоматизация работы с документами, циркулирующими в органах власти, имеет важнейшее значение для повышения эффективности деятельности как отдельных учреждений, так и системы государственного управления в целом.
      Необходимо учитывать, что традиционный бумажный документооборот еще не скоро потеряет свое значение – в ближайшие годы важные документы все равно будут издаваться, утверждаться и доставляться в бумажном виде.
      Тем не менее существуют (и в ряде организаций уже эксплуатируются) интегрированные бумажно-электронные технологии, в которых документ пересылается в электронном виде, регистрируется, и именно с электронной копией идет работа, а бумажная копия передается обычным путем.
      Введение законодательства, обеспечивающего юридическую значимость электронной цифровой подписи, открывает возможность создания систем обмена электронными документами, не требующих дублирования электронных документов бумажными и позволяющих тем самым значительно снизить издержки органов власти и управления.
      На пути разработки таких систем имеются объективные трудности, однако в настоящее время уже ни для кого не секрет, что будущее документооборота в органах местного самоуправления – это его автоматизация.


и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.