На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


реферат Этика секретарского труда

Информация:

Тип работы: реферат. Добавлен: 28.09.2012. Сдан: 2011. Страниц: 7. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Санкт-Петербургский  институт машиностроения
Экономический факультет
Кафедра менеджмента 
 

Реферат
По  дисциплине «Документация и документооборот»
На  тему «Этика секретарского труда» 

Выполнила студентка
Группы 4812
Наумовой  А.С.
Проверил  руководитель
Старший преподаватель
Орлов В.В. 
 
 

Санкт-Петербург
-2011-
Содержание 
 

Введение

  Понятие секретарь сегодня достаточно  сложное и имеет много градаций- от секретаря-помощника руководителя, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря коллегии, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря.
Ни  одно учреждение, организация, предприятия,фирма  не могут существовать без руководителя, осуществляющего организационно-распорядительную деятельность. В то же время любой руководитель нуждается в секретаре-референте берущем на себя организационное и информационное обслуживание, освобождающем его от нерациональной траты времени и умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя. Секретарь связывает руководителя с внешним миром и сотрудниками фирмы, организует прием посетителей, телефонные переговоры, совещания, вовремя получает, обрабатывает, докладывает информацию и документы, оформляет их, хранит и предоставляет по первому требованию. Высококвалифицированному секретарю-референту поручается и подготовка документов. Совсем недавно малопопулярная и низкооплачиваемая профессия секретаря стала ныне одной из самых престижных в России. На рынке труда она имеет постоянный спрос, а высокая зароботная плата привела в секретари людей с высшим образованием из самых различных областей деятельности: учителей, переводчиков, инженеров и т.д. Все чаще встречаются среди секретарей и лица, имеющие среднее специальное образование. 
 

Глава 1. Секретарь в  структуре управления

1.1.Средства создания имиджа

Секретарь производит хорошее впечатление  на поситителей, когда имеет собственную  визитную карточку. Это подчеркивает ее значимость в фирме. Предпочтительно обращение к ней по имени отчеству.
Секретар  целый день находиться на виду. Безусловно, ее одежда должна быть красивой и удобной. Одежда всегда играла огромную роль в жизни женщины. Женщины тратят на одежду много времени и средств, и это себя оправдывает, прежде всего потому, что только хорошо одетая женщина чувствует себя уверенно и комфортно.
Работая над формированием своего имиджа, целесообразно взглянуть на себя критически, оценить достоинства  и недостатки своей внешности  и учесть нижеследующие рекомендации. Ориентиром здесь должна быть такая установка: партнер по общению должен видеть вас одновременно делового человека и женщину. Мужчины ценят в женщине кроме деловых качеств внешнюю привлекательность и женственность. Поэтому производить впечатление «синего чулка» не стоит. Однако не должна возобладать и противоположная тенденция- превалирование женственности над деловитостью.
Одежда.Предпочтение следует отдавать костюмам. Костюм дает гораздо больше возможностей для комбинирования. Он предполагает замену блузок, платков, шарфов, а также время от времени- юбки на брюки или одного жакета на другой. Платья допустимы только в жаркую погоду, причем только однотонные. Деловая одежда не может быть сексуально провоцирующей, облегающей. Под этот запрет попадает как слишком узкая и короткая одежда, так и слишком длинная. И все потому, что миниюбка, и струящийся шелковый балахон до пят одинаково успешно превращает женщину в сексуальный объект. А это-то и не разрещается в деловом мире. В любую погоду женщина на работе должна быть в колготках или чулках.
Походка. По мнению экспертов, оптимальная ширина шага, не лешающая женскую походку необходимой элегантности, составляет полторы длины ступни.
Цвет. Цвет ткани подбираетя в зависимости от цвета и характера кожи, волос, лица женщины. Ткани пастельных тонов идут только к хорошему цвету лица и гладкой коже, не имеющих каких-либо изъянов, родинок и т.д.
Помните, что сочетание юбка-кофта еще  не является деловым костюмом. Чтобы  юбка и блузка выглядели как элегантный деловой костюм, они должны быть тщательно подобраны по цветовой гамме и дополнены аксесуарами.
Укращения. Лучше когда украшений не много, но они по возможности дорогие. Выбирая бижутерию и украшения, имейте ввиду, что мелкие висячие серьги подходят девушкам с правильными чертами лица. Большинству же идет крупная бижутерия.
Аксксуары. Цветной платочек, брошь, фигурная заколка, оригинальный поясок, элегантная сумочка- эти и другие нехитрые детали женского туалета придают внешнему виду индивидуальность.
Обувь. Не увлекайтесь обувью с вычурными, блестящими украшениями. Такая обувь редко подходит к деловому костюму. Самая простая одежда становиться элегантной, если на вас красивые туфли изящной формы, гармонирующие по цвету с элементами костюма. Сохранить даже к концу напряженного рабочего дня легкую, красивую походку помогает каблук средней высоты (около 5см). 

Прическа  должна быть строгой, но элегантной.  В деловом стиле не допускаются распущенные волосы. Особое внимание обратите на кончики волос: сечение, пережженые волосы производят впечатление неопределенности, их обязательно нужно подстригать.
Макияж. Макияж является обязательным: накращеные губы, ресницы, немного румян, маникюр. Лак для ногтей желательно подбирать в тон губной помады, и уж во всяком случае он не должен быть кричащим (черным,синим,зеленым). Длина ногтей- средняя.
Очки. Оправа очков должна быть средних размеров, пласмассовая или металлическая. Брюнеткам рекомендуется подбирать оправу в тон к волосам, блондинкам и рыжин-избегать оправ, цвет которых хоть как-то напоминает цвет их волос.
Парфюм. На работе нужно им пользоваться очень осторожно или не пользоваться вообще. Запах, который нравиться вам, может раздражать ваших коллег.
Деловой набор. Для деловой женщине незаменимым предметом должен стать атташе-кейс. Кожанный телесно-коричневый, простой, без всяких ярких металлических укращений. Если женщина пользуется дамской сумочкой, то уж, конечно, кожанной и очень высокого качества. Бумажник и кошелек желательно одного цвета без узоров. Всегда при себе должны быть ручка и карандаш, причем желательно, чтобы ручка была с надежным золотым или позолоченным пером. Никогда не пишите дешевыми ручками и огрызками карандаша: эта на первый взгляд мелкая деталь может навсегда испортить ваш имидж.

1.2.Требования, предъявляемые к секретарю.

    Работа  секретаря многопрофильна, она трубует  не только достаточно высокой общей  культуры и образованности, но и  специальных знаний и навыков.
    Секретарь должен знать:
      Правовые основы управления
      Основы управления
      Основы менеджмента
      Основы научной организации управленческого труда
      Вычислительную и организационную технику.
      Основы общей социальной психологии.
      Основы этики и эстетики
      Делопроизводство
      Архивное дело
    На  основе этих знаний секретарь должен уметь:
      Обеспечить эффективную работу руководителя
      Вести информационное обслуживание руководителя
      Организовать прием поситителей
      Устанавливать контакты
      Организовать и обеспечить работу совещания
      Составлять и оформлять документы, в том числе с помощью ПЭВМ
      Использовать ПЭВМ, уметь пользоваться базами данных
      Оперативно размножать документы
      Обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи
      Вести архив
    При приеме на работу секретарю ( секретарю-референту) предъявляются ряд требований, которые  можно разделить на требования к  деловым и личным качествам.
    Секретарь должен отличаться высоким уровнем  самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя, фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформления документа и т.д.  Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач.
    Руководитель  должен быть уверен, что данное поручение  будет обязательно выполнено  наилучшим образов и в срок.
    Секретарь должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.
    При подборе секретаря на одно из первых мест выдвигается требование сохранения служебной тайны. Умение проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы, всегда цениться в сотруднике.
    К важнейшим качествам секретаря  относиться пунктуальность. Секретарь  никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует. Работа секретаря никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, организации.
    Для выработки деловых качеств, необходимых  в работе секретаря, требуется ряд  личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом.  

    Из  них на первое место следует поставить  умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться  с одного вида работы на другой и  способность одновременно выполнять  несколько поручений. Медлительному  работнику сложно справиться с многообразными обязанностями секретаря.
    Не  менее важная черта характера- коммуникабельность, т.е. способность легко уставливать  контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем учитывая необходимость общения  с большой группой людей.
    Секретарь-первый, с кем встречается посетитель. Он- последний, кого видят, покидая офис. Секретаря по праву можно назвать лицом организации.

1.3.Организация работы секретаря

Секретарь работает в сфере управления. Управленческий труд, как и вообще любая работа сегодня, движется на основах научной организации труда, предполагающей такую рациональную постановку работы, при которой с наименьшими физическими, временными и финансовыми затратами достигаются наилучшие результаты.
В сфере управления все работают главны обраом с информацией и документами, выступающими ее носителями. Документ- объект и результат управленческого труда.

1.4. Должностная инструкция  секретаря

Должностная инструкция- главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положение в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками.
  Обязанности, права и виды работ,  которые должен выполнять конкретный  секретарь, требования в его  профессиональным знаниям и умениям закрепляются в его должностной инструкции.
Раздел  «Общие положения» в должностной  инструкции содержит следующую информацию: Обобщенные сведения о должности, подчиненность  и кем руководит, требования к  образованию и практическому  опыту, порядок назначения и освобождения от должности, замещением во время отсутствия.
Раздел  «Функции» определяет основные направления  деятельности,а в разделе «Должностные Обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один-«Функции и должностные обязанности».
Раздел  «Права» В нем закреплены его  полномочия для самостоятельного решения  вопросов, относящихся к его компетенции.
Раздел  «Ответственность» может быть написан  обобщенно, типа «Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией», или расписан более детально, исходя из пунктов обязанностей.
Раздел  «Взаимоотношения» также очень  важен для организации работы секретаря. Обычно в нем обобщенно записывают, что секретарь в своей работе взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору. Обработке и передаче информации и документов.
В последнее время во многих должностых инструкциях появился раздел «Оценка работы» Его основные критерии: своевременность выполнения работы и ее качество.
Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке  ее пересмотра. Он может быть записан: « До замены новой» или «Инструкция  подлежит пересмотру в случае изменения функций секретаря»

1.5.Планирование  рабочего дня

Важнейшей задачей секретаря является разгрузка  руководителя, помощь в рациональном распределении такого ресурса, как  время. Секретарь должен помочь руководителю эффективно использовать его рабочий день. Поэтому задачи, стоящие перед секретарем, неотделимы от задач руководителя.
Секретарь обязан максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и  отдельных видов текущей организационной  работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу.
  В обязанности секретаря входит  и его повседневная работа, которую  он должен выполнить: ежедневный  утренний прием корреспонденции,  ее обработка, ведение контрольной  картотеки, раскладка документов в дела и т.д. Вот эти повторяющиеся ежедневно, еженедельно,ежемесячно виды работ и войдут в основу плана личной работы секретаря. В работе секретаря много непредвиденных ситуаций- внезапных заданий руководителя, телефонных звонков, случайных посетителей. Эти факторы трудно поддаюся регулированию, поэтому в плане рабочего дня всегда должно быть резевное время. В конце дня секретарь обрабатывает и отправляет исходящую корреспонденцию и, заканчивая рабочий день, намечает мероприятия на завтра.

1.6 Организация и  оборудование рабочего  места.

Интерьер  служебного помещения и оборудование рабочего места оказывает большое  влияние на эффективность работы любого сотрудника. Место секретаря  обычно располагается в приемной руководителя или фирмы.
Рабочее место секретаря состоит из трех зан: основная, где находится его  стол с приставками и необходимой  оргтехникой, зона обслуживания посетителей  и вспомогательная зона, где располагаются  шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д. Рас
Полагается  рабочее место секретаря рядом со входом в кабинет руководителя обязательно так, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную, встречать их лицом, а не спиной.
Так как секретарю в течении рабочего дня  приходиться много сидеть, он должен иметь возможность свободно встать, вытянуть ноги, изменить позу. Особое значение придается оборудованию рабочего места оргтехникой, сокращающей время и трудозатраты на создание, хранение. Передачу и использование документов и информации.
На  столе секретаря должны быть только предметы, необходимые для оперативной работы. Текущие документы, с которыми секретарь работает в течении дня, раскладываются по папкам или многоярусным лоткам. Одно из главных правил- на столе секретаря находится только поступивщие документы и требующиеся по работе, все остальные должны быть разложены по папкам и убраны в стол или шкаф.

Глава 2. Требования к работе с документами.

2.1 Понятие о документе

Всякое  управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросуи или управленческому объекту.
К информации, помимо доставерности и  точности, предъявляются два жестких  требования: во-первых, она должна быть своевременной, во-вторых она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.
По  мнению специалистов-документоведов, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей.

2.2 Формуляр документа

Требования  к оформлению реквизитов:
Каждый  документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.
Реквизи?т (от лат. requisitum требуемое, необходимое):
    Совокупность подлинных или бутафорских предметов для театрального представления. Помогают зрителю почувствовать обстановку времени и места действия. В современном значении также используется для обозначения любых предметов, необходимых для представлений в цирке, при киносъёмке и т. д.
    Элементы документа, которые должны обязательно в нём присутствовать, иначе документ будет считаться недействительным (см. также атрибут, характеристика, поле класса).
Формуляр-образец- это совокупность расположенных  в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются  реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита.

2.3 Организация работы  с документами

Факс. Факсом или телефаксом называют любой  документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам  телефонной связи. По факсу можно  передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию.
Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены  в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого  документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д.

2.4 Понятия документооборота

Движение  документов в организации с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправления_называется документооборотом. От четкости и опертивности обработки и движения документа  зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения.
Вся документация учреждения делиться на три документопотока:
    Входящие (поступающие) документы
    Исходящие (отправляемые) документы
    Внутренние документы
В технологической цепочке обработке  и движения документов можно выделить следующие этапы:
    Прием и первичная обработка документов
    Предварительное рассмотрение и распределение документов
    Регистрация
    Контроль за их исполнением
    Информационно-справочная работа
    Исполнение документов и отправка

2.5 распределение поступающих документов

Предварительное рассмотрение и распределение документов определяет прямоточность их движения и соответсвенно скорость доставки документа конкретному исполнителю, то есть фактически время решения  вопроса. Обычно в фирме эту работу проводит секретарь-референт.
Для того, чтобы квалифицированно предварительно рассмотреть и распределить документы, надо хорошо знать функции структурных  подразделений и распределений  обязанностей между исполнителями. В учреждении надо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу.
  К руководителю должны поступить  документы, касающиеся деятельности  учреждения в целом, по принципиальным  вопросам или несущие информацию, распорядительные документы вышестоящих  организаций. Остальные докуметы должны передаваться непостредственно исполнителям-специалистам.
Если  документ предназначен к исполнению несколькими структурными подразделениями  или лицами, то с него снимается  копия или устанавливается очередность  исполнения.

2.6 Контроль за исполнением документов

Контроль  исполнения порученного задания  является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и  контроль за сроками исполнения задания.
Контроль  за сроками исполнения документов ведет секретарь ил служба документационного обеспечения управления. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный.

2.7 Отправка документов

Обработка и отправка исходящих документов так же, как прием и обработка  входящих, проводятся центролизованно или секретарем или в экспедиции (Экспедитором). Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления:
    Наличие подписи
    Наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют.)
    Наличие заголовка
    Наличие отметки об исполнителе
    Правильность адресования
    Если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса
    Наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений
Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.
При отправке документа по почте он конвертируется. Документы, направляемые в один адрес. Вкладываются вместе, в один конверт. Передача документов с испольванием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.

2.8 Работа с кадровыми документами

В небольших фирмах на секретаря часто  возлагается ведение кадровой документации. Документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы.
В  задачи секретаря не входит подбор кадров, проверка степени профессионализма поступающего на работу. Это делает руководство или специально выделенные сотрудники. Но оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок, если нет специального работника по кадрам, выполняет секретарь.
Прием на работу в фирму обычно сопровождается созданием следующих докуметнов: заявление, анкета, трудовой догов (контракт), приказ о приеме на работу, личная карточка (форма Т-2)
Трудовая  книжка предоставляется как основной документ. Характеризующий трудовую деятельность поступающего на работу.
На  практике поступающие на работу обычн  заполняют анкету ( или листок по учету кадров). Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике.
Поступающий на работу подписывает заполненую анкету и ставит дату. Данные анкеты подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта, военного билета, документов об образовании, трудовой книжки.
При положительном решении вопроса  с поступающим на работу заключается  трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.
После издания приказа о преме на работу на всех сотрудников фирмы, за исключением принятых на временную  работу.
  Рабочих и лиц младшего возраста  обслуживающего пресонала ( на  них оформляется только личная  карточка по форма Т-2), оформляется личное дело.
Трудовые  книжки хранятся как документы строгой  отчетности в отдельных картотеках в сейфах или в шкафах, исключающих  возможность их утраты или порчи.
Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного их ведения, отражения движения работника по службе ( в форме Т-2, трудовой книжке, дополнении к анкете).

2.9 Работа с бухгалтерскими документами

Почти все бухгалтерские документы  унифицированы. Они создаются на бланках типовых и типовых  междуведомственных форм, а также на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утвержденных министерствами и ведомствами. Так как первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на трафаретных бланках, при их составлении лишь вписывается (заполняется) изменяющаяся часть текста, несущая переменную информацию. К ее заполнению нормативные акты предъявляют особые тербования.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.