На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


контрольная работа Служебные документы и номенклатура дел

Информация:

Тип работы: контрольная работа. Добавлен: 03.10.2012. Сдан: 2012. Страниц: 9. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Министерство  образования науки Российской Федерации
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального  образования
Ярославский государственный  педагогический университет
имени К.Д. Ушинского
 
 
 
 
Контрольная работа
По дисциплине: «Документационное обеспечение управления»
На тему: «Служебные документы и номенклатура дел»
 
 
 
 
 
Выполнила:
студентка заочного отделения
Естественно-географического  факультета
специальности «Социально-культурный сервис и туризм»
Мосягина Анастасия Юрьевна
Шифр: ТУ-0554
Группа: 35-И
 
 
Телефон: 8 (915) 982 28 58
 
 
 
Проверил преподаватель:
Милосердова Елена Евгеньевна
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ярославль, 2011
Содержание.
    Распорядительные документы.

    Организационные документы.


    Информационно-справочные документы.

    Деловая корреспонденция.


    Протоколы совещаний, заседаний, деловых встреч.
    Контроль исполнения документов.
    Хранение документов, составление номенклатуры дел.
    Список литературы.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
      Распорядительные документы.
Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых  решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: администрации предприятий (объединений), учреждений, организаций - приказы, инструкции, указания; кооперативные организации - решения; общественные организации - постановления, распоряжения.
Решения, постановления и  приказы издают во всех случаях, когда  необходимо принять нормативный  или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным  вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
Постановление принято определять как правовой акт, принимаемый высшими  и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях  разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными  органами.
Приказ — наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.
Приказ оформляется на бланке, где указаны название данного  учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено  место для проставления индекса  документа, даты, заголовка к тексту.
По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу. Последние используются для документирования приема, перевода, увольнения и другого движения кадров. Правила оформления приказов по личному составу существенно отличаются от оформления приказов по основной деятельности.
Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.
Распорядительная часть  приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами  с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть организация, структурное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на...». В случае, если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: «Приказ от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то отменяются соответствующие пункты.
В управленческой практике принято согласовывать проект приказа  с заинтересованными структурными подразделениями и юрисконсультом, который, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим  нормативным, законодательным и  распорядительным актам.
Приказ вступает в силу с момента  его подписания и регистрации, которая проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.
Указание — правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления. Право издания указаний принадлежит также руководителям организаций, учреждений и предприятий при оформлении решения оперативных производственных и административных вопросов.
Указание по оформлению не отличается от приказа, имеет такой  же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов. Однако указание должно иметь конкретных адресатов (исполнителей), а его распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ».
Распоряжение — распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов.
Распоряжения издают также  заместители первого руководителя, главные специалисты, руководители структурных подразделений по оперативным вопросам хозяйственной, производственной, административной деятельности. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей (структурных подразделений).
По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто  не содержит констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».
Решение — распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров и др.).
Решения оформляются, как правило, на бланках, включающих следующие реквизиты: название органа управления, вид документа (решение), место для проставления даты, индекса документа, место его издания, место для размещения заголовка к тексту.
Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе данного органа управления, то в констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.
Распорядительная часть  решения начинается с названия органа, его принимающего, и слова «РЕШИЛ», которое пишется прописными буквами. Распорядительная часть, как правило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются исполнитель (организация, должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте решения называют лицо, на которое возлагается контроль за исполнением.
Юридическую силу решение  обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

      Организационные документы.


Положение — это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов  (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение об общем отделе администрации области  и т.д.) либо структурного подразделения (комиссии, группы).  В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т.д.).
Положения бывают типовые  и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.
В формуляр-образец положения  входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный  номер, наименование вида документа, место  издания, гриф утверждения, заголовок  к тексту, текст, подпись, отметка  о согласовании.
Уставы и положения  являются сложными документами. Их структура  и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.
Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава. Устав - это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятельности Вооруженных Сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.).
Общие уставы утверждаются высшими органами государственной  власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных  предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных  предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных - соответствующими владельцами, коллективами и регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.
В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, регистрационный  номер, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано). В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставной капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя.
Структура и штатная численность — документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности.
Документ оформляется  на общем бланке и имеет следующие  реквизиты: наименование организации (для государственных и муниципальных  учреждений указывается также вышестоящая  организация), наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись.
Текст документа составляется в форме таблицы. Этот документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником отдела кадров, утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью.
Штатное расписание — документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом. Документ оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись. Текст штатного расписания составляется в виде таблицы, графы которой содержат наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада, надбавок (персональных и проч.), месячный фонд заработной платы и примечания. Штатное расписание подписывает начальник отдела кадров, визирует главный бухгалтер, утверждает руководитель, подпись которого заверяется печатью организации.
Инструкция — это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Инструкции издаются также  в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению форм документов (например, бухгалтерских, отчетных, учетных и др.).
В управленческой практике используются как типовые, так и  индивидуальные инструкции. Типовые  обычно издают органы власти или управления для системы однотипных организаций  или учреждений.
Инструкция оформляется  на общем бланке и должна содержать следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подпись.
Заголовок должен четко определять те вопросы, объекты или круг лиц, на которые распространяется инструкция. Например, должностная инструкция «Секретаря-референта», Инструкция «По делопроизводству».
Как правило, первый раздел инструкции называется «Общие положения». В нем указывают цели издания, область распространения, порядок и обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, послужившие основой для разработки инструкции.
Текст инструкции состоит  из разделов, подразделов, пунктов и  подпунктов, которые нумеруются арабскими  цифрами. По стилю изложения текст  инструкции носит распорядительный характер («устанавливается», «не допускается», «запрещается» и др.) и излагается от третьего лица единственного или множественного числа.
Инструкцию подписывает  руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. И в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер.
Договор - правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.
В современном законодательстве договор выступает в качестве основного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между гражданами, гражданами и организациями и между организациями. Законом установлено, что договоры составляются при документировании сделок купли-продажи, оформлении отношений аренды, поручительства, поставки продукции, ценообразования, распределения прибыли, взаимоотношений субъектов предпринимательской деятельности, а также как учредительный документ при образовании некоторых форм предприятий (акционерные общества и др.).
Содержание договора, как правило, включает: наименования организаций, заключающих  договор (или сведения о физических лицах); ссылку на их учредительные  документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и формы расчета; санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств; срок действия договора.
Основная часть договора излагается в разделе о взаимных обязательствах сторон, который должен полно, четко, однозначно регламентировать взаимоотношения сторон, его отдельные или специальные условия.
К реквизитам удостоверения  договора относятся личные подписи (с указанием должности, фамилии, инициалов) представителей договаривающихся сторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, указания на количество экземпляров договора, печати сторон, регистрационный номер.
Современное законодательство не регламентирует содержания договора в целом, но устанавливает его обязательность, а также условия, которые должны включаться в текст договора, документирующего ту или иную деятельность. Это могут быть (кроме перечисленных выше) условия возмещения вреда (возможных убытков), порядок разрешения споров, права владения, распоряжения, пользования имуществом (землей, основными фондами и т.д.), положения об обеспечении экономической безопасности и другие условия, обязательные при осуществлении той или иной деятельности.
 
      Информационно-справочные документы.
Подавляющее большинство  документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом  положении дел в данной или  других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.
Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это - справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличия иждивенцев и т.п.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.
Тексту докладной записки  обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит  от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения  или руководителю учреждения, оформляются  на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты  бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную  записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.
Объяснительная  записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.
Поводы для составления  акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при  смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения  дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.
Независимо от разновидности  акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (других нормативных документов пока нет, проект нового закона еще на рассмотрении). Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки.
В акте отражаются только те факты, которые точно установлены  лицами, подписывающими документ. Первоначально  ведутся черновые записи, фиксирующие  количественные данные.
Акт оформляется на общем  бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту  актируемого события. Для значительного  количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные  формы. Например, унифицированные формы  актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия, актов, составляемых архивными  учреждениями при проверке наличия  и состояния архивных дел и  т.п.
Текст акта делится на три  части: введение, констатирующую часть  и выводы. Текст введения во всех актах формализован.  В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Фамилии членов комиссии и  присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и  название учреждения.
Констатирующая часть  начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной  составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.
В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна - акт может заканчиваться и  констатацией фактов.
После текста перед подписями  при необходимости указывают  количество составленных экземпляров  акта и их местонахождение (эта часть  акта также не обязательна).
Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется  заголовок, начинающийся с предлога «о» («об») и формулируемый с помощью  отглагольного существительного «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т.п.
Некоторые виды актов требуют  утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем  вышестоящего ведомства (министром), акт  о выделении к уничтожению  документов и дел - руководителем  учреждения.

      Деловая корреспонденция.


Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве  учреждений. Являясь связующим звеном с внешними организациями, она один из необходимых элементов ведения  любой предпринимательской деятельности. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.
Виды деловой переписки и  их названия (письмо, телеграмма, телекс, факс, телефонограмма) определяются способами  передачи деловой информации, которые  подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная  связь.
Переписку отличает широкое видовое  разнообразие: от имеющих нормативный  характер писем и телеграмм государственных  органов до обращений граждан  и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т. д.
При ведении переписки должны соблюдаться  следующие требования:
    письма оформляются на специальных бланках – бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
    письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;
    независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
    содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
Для электронных документов:
    документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством РФ;
    юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью;
    юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и при соблюдении установленного режима их использования.
              Служебное (деловое) письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.
           Письмо  составляется на специальном  бланке формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации – автора, почтовые реквизиты организации – автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений.
            Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и  корректным по форме. Факты  и события должны излагаться  объективно, лаконично, ясно. Текст  письма не должен допускать  различного толкования.
        В зависимости  от типа письма и его содержания  текст письма может быть простым  или сложным. Простые письма  состоят из одной-двух частей: вступления и заключения.            
Сложные в композиционном плане  письма содержат вступление, основную часть (доказательство), заключение.
      Во вступлении  дается обоснование вопроса, причина  возникновения вопроса или его  краткая история. Если поводом  для составления письма послужил  какой-либо документ, дается ссылка  на него.
           В  основной части (доказательстве) излагается существо вопроса,  приводятся доказательства или  опровержения. Основная часть должна  быть убедительной, чтобы не возникало  сомнений в правильности и  обоснованности предлагаемых решений. 
      В заключение формулируется  основная цель письма.
      В зависимости  от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать  внимание, применяются и другие  схемы построения, в которых один  из элементов может отсутствовать  или порядок их расположения  может быть другим.
 Текст письма излагается  от первого лица множественного  числа (просим, направляем).
         Для упрощения  операций по обработке писем  и ускорения их исполнения  не рекомендуется в одном письме  рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.
     Если письмо является  ответным, то в бланке письма  указываются номер и дата письма, на который дается ответ. 
          Если  письмо адресуется более чем  в четыре адреса, то исполнителем  составляется список рассылки.
         Письма  визируются руководителем подразделения,  подготовившего письмо, при необходимости  – руководителями заинтересованных  структурных подразделений, а  также заместителем руководителя  организации – 
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.