На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


курсовая работа Документные аспекты управления персоналом

Информация:

Тип работы: курсовая работа. Добавлен: 03.10.2012. Сдан: 2012. Страниц: 13. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Министерство  культуры Российской Федерации                                                                              Казанский государственный университет культуры и искусств                            Факультет информационно-библиотечный                                                                                 Кафедра документоведения
Документные аспекты управления персоналом
Курсовая  работа
 
 
 
 
Казань 2008
 
                                                                                 Исполнитель: Салова Я.,
                                                                                 студентка группы 144
                                                                                 Научный руководитель:
                                                                                 Д. п. н., проф., зав кафедрой                                                                                  
                                                                                 Дрешер Ю. Н.,

 


СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ
Глава 1 Информационные технологии управления персоналом
1.1 Классификация,  функции и свойства информационных  технологий
1.2 автоматизированные  системы документооборота
Глава 2 Системы автоматизированного  делопроизводства и документооборота
2.1Системы автоматизированного делопроизводства и документооборота, использующиеся на малых предприятиях
2.2 Системы автоматизированного  делопроизводства и документооборота, использующиеся на средних и  крупных предприятиях
Глава 3 Программа  исследования
3.1 Методологический  блок исследования
3.2 Методический  блок исследования
Глава 4 Описание базы исследования. Состояние и направления  совершенствования
4.1 Характеристика деятельности Общего отдела МЗ РТ и пути ее совершенствования
4.2 Характеристика деятельности отдела кадров ООО «Юджинс П» и пути ее совершенствования
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКИЙ СЛОВАРЬ
  

ВВЕДЕНИЕ

 
  Любой  конкурентоспособный производитель  товаров и услуг, а также  все те, кто обеспечивает непрерывность  цикла «наука-техника-производство-сбыт-потребление», не могут успешно функционировать на рынке, без документного обслуживания. Причем каждой сфере деятельности необходима такая документально зафиксированная информация, которая соответствует его профилю.
  Повышение требований к качеству предоставляемой документации со стороны пользователей происходит в условиях усложнения и изменения хозяйственной деятельности. Это объективно превращает знания и умения в области документационного обеспечения управления в важный компонент рыночной инфраструктуры. Значение этих знаний стремительно возрастает по мере к информационному обществу.
  Сегодня  успешность управленческой деятельности  во многом зависит от качества  и эффективности информационного  и документного обслуживания.
  Вопросы организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех управленческой деятельности и ведения бизнеса. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
  Организация  работы с документами влияет  на качество работы аппарата  управления, организацию и культуру управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
  К  сожалению, многие руководители  предприятий, работники, отвечающие  за документационное обеспечение  управления, не знакомы с основами современного документационного обеспечения управления, а тем более – с тонкостями ведения документации, что сказывается на качестве управленческой деятельности. Поэтому изучение правил составления и оформление, и их освоение – важнейшая обязанность работников управленческой сферы деятельности.
  Вместе  с тем, правильное составление  и оформление документов в  соответствии с новыми нормативами  – важнейшая обязанность работников  управленческой сферы деятельности.
  Объект данной  работы – служба управления персоналом (на примере бюджетной и коммерческой организаций).
  Предмет  - информационные технологии и автоматизированные системы документационного обеспечения управления персоналом.
  Цель -  изучить автоматизированные системы документационного управления персоналом коммерческих и бюджетных организаций и разработать рекомендации по совершенствованию их использования.
  Задачи исследования:
    Проанализировать отечественный рынок информационных технологий;
    Выявить перспективы и проблемы развития информационных технологий;
    Исследовать системы автоматизированного делопроизводства и кадрового документооборота;
    Провести сравнительный анализ систем автоматизированного делопроизводства и кадрового документооборота;
    Разработать рекомендации по внедрению систем автоматизированного делопроизводства и кадрового документооборота в бюджетные и коммерческие организации.
  В  ходе исследования нами были  использованы следующие методы  исследования: наблюдение и контент-анализ.
  Курсовая  работа состоит из четырех глав.  В первой главе раскрываются теоретические основы информационных технологий управления персоналом.
  Во  второй главе представлен краткий  обзор отечественных систем автоматизированного  делопроизводства и кадрового  документооборота.
  В  третьей главе изложена программа исследования.
  В  четвертой главе приводятся предложения  по оптимизации документационного  обеспечения управления Общего  отдела МЗ РТ и ООО «Юджинс  П», по рационализации и совершенствованию  работы с автоматизированными  системами делопроизводства и документооборота. В заключении подводятся итоги курсового исследования.  
 
 

 


Глава 1. Информационные технологии управления персоналом

1.1 Классификация, свойства и функции информационных технологий

 
    Возникновение информационных технологий в документационном обеспечении управления как области практической деятельности обусловлено тем, что современное развитие производства требует упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества документов, выполняющих информационно-документационное обеспечение функций управления.
   В начале 90-х годов ХХ века использование персональных компьютеров привело к внедрению информационных технологий в документационное обеспечение управления, подготовка документов на компьютере значительно сократила время их обработки, обеспечило удобство поиска, подготовку и корректировку нового документа. Возникновение электронных документов, привело к появлению технологий электронного документооборота и электронной цифровой подписи. Использование информационных технологий позволяет автоматизировать все этапы жизненного цикла документа, от его создания или ввода в систему, до его удаления или отправки на архивное хранение.
   Существует различные определения  информационных технологий применительно к управленческой деятельности. Наиболее часто используются следующие:
    Информационные технологии – система методов и способов сбора, передачи, накопления информации на основе применения технических средств;
    Информационные технологии – совокупность методов, производственных процессов, программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающих сбор, обработку, транспортировку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процесса использования информационных ресурсов, а также повышения оперативности принятия управленческих решений.
   Для обеспечения управленческой  деятельности используются различные  виды информационных технологий. Существует ряд подходов к  классификации данных технологий, который позволяет сделать выбор при решении конкретных задач в управленческой деятельности.
   По классификации Н. В. Макаровой  информационные технологии подразделяются  на следующие виды:
    Информационные технологии обработки данных;
    Информационные технологии управления;
    Информационные технологии экспертных систем;
    Информационные технологии автоматизации офиса.
   В. А. Кудряев в классификацию  информационных технологий добавляет  компьютерные технологии организации,  хранении, поиска информации (информационно-поисковые системы, системы автоматизации документооборота).
   В. В. Годин, И. К. Корнеев  выделяют следующие информационные  технологии, используемые в документационном  обеспечении управления:
    Технологии подготовки текстовых документов;
    Технологии подготовки иллюстраций и презентаций;
    Технологии систем управления базами данных;
    Технологии подготовки табельных документов;
    Технологии разработки специализированных программ;
    Технологии поддержки управленческих решений на основе систем искусственного интеллекта;
    Технологии гипертекста и мультимедийные технологии.
 
Общая классификация информационных технологий в документационном обеспечении управления 

    Системы подготовки текстовых документов. Данные системы  предназначены для создания управленческих документов и различных информационных материалов текстового характера. Включают текстовые редакторы, текстовые процессоры, настольные издательские системы;
    Системы обработки финансово-экономической информации. Предназначены для обработки данных, характеризующих производственно-экономические, финансовые явления и объекты, использующиеся для составления управленческих документов и информационно-аналитических материалов. Включает универсальные табличные процессоры, специализированные бухгалтерские программы, специализированные программы финансово-экономического анализа и планирования;
    Системы управления базами данных. Данный вид систем предназначается для создания, хранения, ведения массивов данных большого объема;
    Личные информационные системы. Предназначены для информационного обслуживания рабочего места управленческого работника. Они позволяют вести персональные картотеки и автоматически выбирать из них нужную информацию; информационные блокноты; планировать личное время, вести журнал телефонных переговоров;
    Системы подготовки презентаций. С помощью данных систем производится подготовка графических и текстовых  материалов, используемых на конференциях, деловых переговорах, презентациях;
    Экспертные системы и системы поддержки принятия решения;
    Системы управления проектами. Предназначены для управления информационными,  кадровыми, материально-техническими, финансовыми ресурсами при реализации сложных научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ. Разработки в области программного обеспечения позволили объединить различные информационные технологии в рамках интегрированных программных пакетов. Эти пакеты предполагают реализацию нескольких функций с установлением внутренних информационных связей между ними. В типовой набор функций входят текстовые и табличные процессоры, личный информационный менеджер, Система управления базами данных, система подготовки презентаций;
    Система автоматизации документооборота и делопроизводства. Данные системы выполняют функции: подготовка ввода, поиска и хранения документов; контроль версий документов; управление маршрутами движения документов и состояние их исполнения; многоуровневая защита данных. Система автоматизации делопроизводства и документооборота использует компьютерные технологии в создании электронного документа, информационно-поисковые системы для работы с электронным архивом, программными средствами, ориентированными на управление документооборотом.
   Основу любых информационных  технологий в документационном  обеспечении управления составляет:
    Комплекс технических средств (компьютерная техника, коммуникационная, организационная техника);
    Программные средства (системные и прикладные);
    Организационно-методическое обеспечение (нормативно-методические материалы по подготовке управленческих документов, по эксплуатации технических средств, по организации работы персонала).
   Для современного этапа функционирования  информационных технологий в  документационном обеспечении управления  характерно создание многофункциональных  проблемно-ориентированных информационных  систем различного назначения; использование в информационных технологиях элементов интеллектуализации взаимодействия с пользователем; безбумажные технологии процесса обработки документов и возможность создавать электронные документы, а также совместно работать с ними на основе группы автоматизированного рабочего места; влияние информационных технологий на изменение структуры организации, на перераспределение функциональных обязанностей между сотрудниками.
   На дальнейшее развитие информационных  технологий в документационном  обеспечении управления влияет формирование виртуальной экономики, виртуальных организаций, основанных на использовании сети Интернет. Электронные офисы предполагают организацию работы групп пользователей над совместным решением задач в электронной сети.
 

1.2 Автоматизированные системы документооборота

 
   Потребность к повышению эффективности  работы с документами привела  к созданию автоматизированных систем делопроизводства и документооборота, первые из которых появились в 80-х годах XX века. В начале подобные системы рассматривались как технологии повышения производительности труда конторских служащих. Затем преобладал следующий подход: это системы коллективной работы, объединяющее и авторов документов и исполнителей документов. На сегодняшний день рынок автоматизированных систем делопроизводства и документооборота является одним из наиболее быстро развивающихся. Этому способствует рост информационного сектора экономики и распространение систем электронной коммерции.
    Современные системы автоматизированного  делопроизводства и документооборота основываются на следующих технологиях:
    Технологии обработки документов;
    Технологии оптического распознавания символов;
    Системы управления базами данных, которые обеспечивают хранение и поиск;
    Технология организации электронного взаимодействия групп пользователей и исполнителей документов;
     Преимущество систем автоматизированного делопроизводства и документооборота        состоит в том, что они обеспечивают комплексную автоматизацию разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов в организации; обеспечивает моментальный доступ к документам всех сотрудников в пределах их полномочий; накопление корпоративных знаний в ходе совместной работы; обеспечивают совершенствование коммуникации между сотрудниками с использованием не только вертикальных связей (руководитель-подчиненный), но и горизонтальных (сотрудник-сотрудник).
    Системы автоматизации делопроизводства  и документооборота строятся  по модульному принципу, то есть  включают в себя род подсистем. Набор подсистем может изменяться в зависимости от размера организации и специфики ее деятельности.
    Функции характерные для систем  автоматизированного делопроизводства  и документооборота:
    Подготовка, ввод, хранение, поиск и вывод документов;
    Контроль версий документов;
    Управление маршрутами движений документов, контроль местонахождения документов и состояние их исполнения;
    Учет документов;
    Многоуровневая защита данных;
    Организация доступа к документам независимо от места их хранения.
    Функции автоматизации делопроизводства представлены в любой системе. Предполагается заполнение карточек, структуру данных регистрационных карточек определяется номенклатурой дел организации, а технология учета и обработки документов определяется положением о делопроизводстве в организации.
    Помимо учета и поиска документов  обязательно предусматривается  подготовка сводных отчетов, форм и справок о документах. Система автоматизированного делопроизводства и документооборота состоит из 4 подсистем:
     «Делопроизводство» обеспечивает создание электронных документов, ведение версий (редакций) документов, электронная подпись документов, допуск к документам и работе с ними в соответствии с установленными правами пользователя, протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами, передачу документов и данных о них в подсистему «Электронный архив».
    «Электронный офис» обеспечивает реквизитное и полнотекстовое  индексирование документов, Хранение электронных документов и данных о них, сохранение документов, к числу дополнительных функций относится возможность создания резервных копий документов.
    «Ввод документов» обеспечивает ввод данных о документах, заполнение регистрационных карточек о документах, перевод документов из бумажного вида в электронный.
    «Маршрутизация документов» обеспечивает пересылку документов на рабочие места, сбор информации о текущем статусе документа. Содержит средства описания типовых маршрутов прохождения документов в организации («жесткая» система маршрутизации). Маршруты документов могут также формироваться «стихийно». Каждый пользователь системы, обладающий правами, может определить следующего исполнителя документа. Состав подсистем может изменяться в зависимости от типа организации, ее сферы деятельности.
    Например, система «Евфрат-Документооборот» включает в себя подсистемы:
    «Пользователь»
    «Администратор»
    «Архивариус»
    «Графический дизайнер маршрутов»
    «Дизайн форм»
    «Менеджер журналов и отчетов»
    «Кодекс-Документооборот» включает:
    «Служебная корреспонденция»
    «Письма и обращения граждан»
    «Контроль исполнения документов»
    «Регистрация документов»
    «Подготовка документов»
    «Оперативный контроль руководителя»
    «Центральная справочная система»
    Выбор системы автоматизированного  делопроизводства и документооборота  подразумевает изучение функциональных характеристик системы и определение необходимых модулей, из которых будет состоять система.
    Требования к системе автоматизированного  делопроизводства и документооборота:
    Система должна выполнять основные задачи документационного обеспечения  управления в полном объеме: подготовка документов, их регистрация, передача документов в подразделения организации, контроль над исполнением, поиск документов, их хранение;
    Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических решениях и в соответствии с нормами законодательства и ГОСТов;
    Система должна обеспечивать полноценное использование информационных массивов, и реализовывать принцип однократного ввода информации, и ее многократного использования;
    Система должна обеспечивать необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.
    Далее перед внедрением в работу  систем автоматизированного документооборота  и делопроизводства проводят  предпроектное обследование. В ходе  предпроектного обследования исследуются следующие вопросы:
    На какие объемы информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с потоком документной организации (анализируется документооборот организации, за несколько (5 лет) лет). При анализе выявляются объемы и виды документов за определенный период;
    На какой технической платформе работает система и как это согласуется с технической базой организации;
    Изучают организацию хранения, обмена документами между подразделениями организации (изучаются маршруты движения документов внутри организации)
    После предпроектного обследования  делается соответственное заключение  о целесообразности или нецелесообразности  внедрения системы в деятельность  организации. Организация решает вопросы, связанные с дополнительным обучением сотрудников. После внедрения системы в деятельность организации в течении определенного времени происходит ее опытная эксплуатация. По ее результатам составляют заключение, в котором фиксируют, обеспечивает или не обеспечивает система следующие операции работы с документами:
    Единая регистрация входящей, исходящей и внутренней документации;
    Списание документов  в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
    Контроль исполнения документов, проверка правильности и своевременного исполнения документов;
    Поиск документов и получение статистических отчетов (справки, журналы);
    Формирование реестров рассылки документов.
    На основании заключения производится  дополнительная отладка системы.  Внедрение и выбор систем автоматизированного  делопроизводства и документооборота предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, которые также предусматривают единую для всех сотрудников дисциплины работы с информационными ресурсами организации. В конечном счете, при внедрении систем автоматизированного делопроизводства и документооборота достигается повышение оперативности управления организацией, сохранность ее информационных ресурсов, выявляются ее резервы и перспективы развития.
    Главная проблема внедрения технологии  автоматизированного делопроизводства и документооборота состоит в том, что требуется тщательное предпроектное обследование, связанные с исследованием и описанием документопотоков в организации. Сейчас практически во всех организациях продолжает действовать смешанный документооборот, состоящий из электронных документов и бумажных копий.
    Автоматизированные технологии  не должны дублировать традиционные, в ее задачи входит сокращение  ненужных операций и обеспечение максимальной скорости исполнения документов и сохранности оригинала; успешная автоматизация управления организацией или предприятием также зависит от правильного выбора систем автоматизированного делопроизводства и документооборота. Сложность выбора заключается в особенностях отечественного делопроизводства, предполагающего  централизацию обработки документов для осуществления единого контроля их прохождения и исполнения. Программные системы, реализующие отечественную технологию, ориентированы в первую очередь на использование в государственных учреждениях сохраняют все нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации («Кодекс», «LanDok»). Автоматизированные системы, ориентированные на западную технологию, предполагают максимально-полное использование электронных документов и средств коллективной работы, что в свою очередь требует изменения в существующих делопроизводственных процессах организации (Босс-Референт, Lotus Notes).
    Существует в отечественных организациях  и предприятиях и такой подход, который предполагает, что автоматизированную  систему необходимо разрабатывать с «нуля» под деятельность конкретной организации. Но разработка конкретной системы долгий, трудоемкий и требующий больших материальных затрат процесс. Более правильным будет решение о выборе автоматизированной системы, настроенной по модульному принципу. Организация может выбрать набор тех подсистем, которые непосредственно будут автоматизировать функциональные возможности организации. Подобные системы легко адаптируются к условиям конкретной организации. Немаловажной проблемой является обеспечение наибольшей эффективности от внедрения системы, которая может быть достигнута в том случае, если с системой начнут работать все сотрудники организации. Это достигается за счет соответственного обучения персонала, в ходе которого могут быть использованы электронные учебные пособия, автоматизированные обучающие системы и автоматизированное тестирование. Перспектива внедрения автоматизированных технологий в документационное обеспечение управления связано с переходом организаций и предприятий на электронный документооборот.   
    Этапы перехода предприятий   на электронный документооборот:
    В организации внедрена система, позволяющая автоматизировать работу сотрудников, отвечающих за документационное обеспечение управления (секретариат, канцелярия, кадровая служба). В электронном виде представлены только регистрационные виды карточек, а большая часть документов существует в бумажном виде;
    В работу с электронными документами включаются и другие сотрудники организации. Но обмен документами в электронном виде между сотрудниками почти отсутствует. Поэтому количество электронных документов невелико;
    Компьютеры организации объединены в локальную сеть для обмена информацией между сотрудниками используется корпоративная электронная почта. В работу с электронными документами включаются сотрудники, которые осуществляют руководство организацией и ее структурными подразделениями;
    В организации внедряется полномасштабная система электронного документооборота. Многие бизнес-процессы протекают непосредственно в электронном виде без использования бумажного вида документа. Практически все сотрудники работают с электронными документами.
    Переход к электронному документообороту  должен изменить корпоративную  культуру самой организации: повысить  качество управленческих решений, изменить отношение к труду. Разрушить «барьеры».
 


Глава 2. Системы автоматизированного делопроизводства и документооборота

2.1 Системы автоматизированного  делопроизводства и документооборота, использующиеся на малых предприятиях

 
Программа «БОСС – Референт»   Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти. Система электронного документооборота (СЭД) БОСС-Референт ориентирована на потребности той части коммерческих и государственных организаций, которые выбирают СЭД, прежде всего, для введения и поддержки регламентов, обеспечивающих быстрое принятие решений и контроль их выполнения. Руководители таких организаций рассматривают внедрение СЭД как необходимое условие повышения управляемости организаций, поддержания целостности организации в условиях роста и расширения бизнеса и придания организациям способности к быстрым изменениям в ответ на внешние требования и для решения внутренних задач развития. Система БОСС-Референт обеспечивает автоматизацию процессов:
    Документационного обеспечения принятия решений, включая создание проекта документа, его согласование, утверждение и направление в архив; автоматизация утвержденных регламентов и управление их изменениями, поддержание работы конечных пользователей согласно регламентам, подстрока регламентов в ходе их использования «на лету», контроль прохождения документов согласно регламенту (даты, визы, версии и редакции документов), поддержка сложных схем согласования (параллельное, последовательное, с переходами по условиям), работа с версиями и редакциями документов;
    Контроля исполнительской дисциплины, в том числе процессы формирования поручений и контроля их выполнения; быстрый доступ к документам, имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям, формирование поручений, корректировка списка исполнителей и контроль сроков выполнения поручений, мониторинг и статистика выполнения поручений и отработки поручений;
    Работы с входящей и исходящей корреспонденцией: регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах, связывание документов «по вопросу», наложение резолюций, пересылка документов в организации по настраиваемым маршрутам, поддержка сложных регистрационных номеров, обеспечение работы нескольких канцелярий;
    Поддержка сложных организационных структур компаний и организаций: ведение данных о подчиненных компаниях, подразделениях и сотрудниках компании, поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений.
   Названные функции могут быть реализованы в организациях и компаниях, имеющих многоуровневую, территориально-распределенную и функционально-проектную структуру. Управление правами сотрудников на создание, согласование подписание, регистрацию документов и т. д. Главными результатами внедрения системы являются:
    Повышение управляемости организации. Новый уровень исполнительской дисциплины;
    Поддержка регламентов внутрикорпоративного взаимодействия. Повышение скорости принятия решений;
    Создание условий для обмена знаниями и информацией;
    Совершенствование процессов, продуктов и услуг организации.
   Система БОСС-Референт, построенная на платформе IBM Lotus Domino/Notes, занимает лидирующие позиции на отечественном рынке благодаря ряду достоинств, в числе которых:
    Средства создания единого информационно-управленческого пространства для организации любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных;
    Поддержка сложных маршрутов согласования документов;
    Развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицированных с учетом специфики заказчика;
    Надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования масштабирования, Web-доступ;
    Наличие средств защиты информации. Возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота;
    Простота освоения пользователями;
    Успешное использование систем ведущими компаниями и организациями России.
 
     
 
 
   В ходе проектов по внедрению СЭД БОСС-Референт решаются следующие основные задачи:
    Анализ и уточнение регламентов документооборота, принятых в организации. В случае отсутствия регламентов выполняется их разработка.
    Реализация в СЭД утвержденных регламентов делопроизводства и документооборота.
    Автоматизация работы с корреспонденцией.
    Разработка и реализация процедур контроля исполнительской дисциплины.
    Обучение конечных пользователей работе в СЭД согласно регламентам.
    Обучение специалистов заказчика настройке, адаптации и разработке регламентов электронного документооборота.
   В результате внедрения СЭД БОСС-Референт организации, как управленческие структуры, получают возможность стать существенно более контролируемыми, адаптивными и, следовательно, более конкурентоспособными. СЭД БОСС-Референт, имеющая большую историю использования в государственных структурах, включает развитые функциональные возможности по работе с корреспонденцией и поручениями. Поэтому при разработке новой, третьей, версии акцент был сделан на автоматизацию процедур принятия решений по документам. Эти усилия были реализованы в двух новых модулях системы: «Настройка принятия решений» и «Принятие решений», использующих механизмы workflow. Первый из них позволяет быстро создавать и модифицировать электронные регламенты работы с документами, второй – обеспечивает работу по ним конечных пользователей. Новые модули СЭД БОСС-Референт охватывают три процесса работы с документами:
    Подготовку документа (создание и согласование), т. е. подготовку решения, которое фиксируется в документе;
    Собственно принятие решения по документу (подписание, утверждение);
    Исполнение решения, содержащего в документе (регистрация документа, отправка адресату, формирование поручений, ознакомление, рассылка).
   Такой подход гарантирует возможность отслеживать исполнительскую дисциплину организации на всех этапах принятия и реализации управленческих решений, в том числе в территориально-распределенных структурах.  

Программа «ЕВФРАТ-Документооборот» 

   Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства «ЕВФРАТ-Документооборот» - комплексное решение по организации электронного документооборота на предприятии. «Евфрат–Документооборот» позволяет автоматизировать работу с документами как в соответствии с требованиями традиционного делопроизводства, так и с современными тенденциями управления (технология workflow). Система предназначена для автоматизации документооборота в органах государственной власти, организациях малого и среднего бизнеса, промышленных предприятиях, научных и образовательных учреждениях. Сегодня с программными продуктами для автоматизации документооборота и делопроизводства линейки «ЕВФРАТ» работают более полумиллиона пользователей по всей России. И их число растет с каждым днем. Внедрение системы автоматизации документооборота и делопроизводства «ЕВФРАТ-Документооборот» обеспечивает:
    систематизацию учета и хранения документов;
    оперативный доступ к документам и отчетной информации;
    эффективное управление процессами движения и обработки документов;
    сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений;
    повышение исполнительской дисциплины;
    сокращение непроизводственных затрат рабочего времени сотрудников;
    минимизацию финансовых затрат на документооборот.
Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот» предназначена для построения полноценной системы управления бизнес-процессами и документами организации. Инструментарий, входящий в комплект поставки системы «ЕВФРАТ-Документооборот», позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. Система «ЕВФРАТ-Документооборот» разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет автоматизировать делопроизводство организации как в соответствии с требованиями ГОСТ по делопроизводству, так и с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.
Работа  в локальном офисе
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет решать все типовые задачи делопроизводства и управления документами:
    автоматизировать регистрацию документов и заданий;
    осуществлять мгновенный поиск информации;
    обеспечивать эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
    контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
    проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и аналитических отчетов;
    обеспечивать разграничение прав доступа сотрудников к информации;
    организовать долговременное хранение документов организации.
Работа  в территориально-распределённой организации
Поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и удаленными филиалами. Информация между подразделениями передается в кодированном виде.
Работу  системы «ЕВФРАТ-Документооборот» обеспечивают следующие модули:
    АРМ «Пользователь» — рабочее место для доступа к системе;
    АРМ «Администратор» — рабочее место настройки и администрирования системы;
    модуль «Графический дизайнер маршрутов» — инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
    модуль «Дизайнер форм» — средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
    модуль «Менеджер журналов и отчетов» — инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;
    средства настройки электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и протоколирования действий пользователей;
    модуль «Почтовый клиент» — средство работы с сообщениями электронной почты.
Дополнительно в комплект поставки системы могут  входить:
    «HTTP-сервер» — средство доступа к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира;
    APM «Руководитель» — рабочее место для работы руководителей и топ-менеджеров в системе «ЕВФРАТ-Документооборот»;
    APM «Архивариус» — рабочее место для автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов.
Архитектура системы «ЕВФРАТ-Документооборот» реализована в соответствии с современными тенденциями разработки информационных систем и обеспечивает: ГИБКОСТЬ, МАСШТАБИРУЕМОСТЬ, БЕЗОПАСНОСТЬ, НАДЕЖНОСТЬ. 
 

2.2 Системы автоматизированного  делопроизводства  и документооборота, использующиеся на средних и крупных предприятиях

 
Программа «Дело»
   Система «ДЕЛО» – тиражируемый "коробочный" продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика. Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году. Сегодня «ДЕЛО» используют 1200 компаний, учреждений, организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест 150 000. Двенадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО». «Сертификат Наивысшего Качества» ЦСЦР Госстандарта России, полученный системой «ДЕЛО», и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение системы и отсутствие проблем с ее дальнейшей эксплуатацией. Система «ДЕЛО» обладает следующими функциями:
    Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест.
    Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация – Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии –  Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»)
    Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах.
    Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».
    Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность.
    Позволяет работать с документами, как в локальной сети, так и удаленно – через Интернет («ДЕЛО-WEB»).
    Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами, как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.
   Преимущества программы «ДЕЛО»:
    Для руководителей различных уровней: быстрый поиск документов, отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла, эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций, сокращение сроков подготовки и согласования документов, удобная работа над проектами документов, получение сводных отчетов и журналов, возможность делегирования полномочий;
    Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей: быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников, отслеживание хода исполнения резолюций, удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД), журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки, формирование отчетности.
   Сегодня все большее внимание со стороны руководителей и топ-менеджеров уделяется вопросам управления персоналом. Появилась потребность использования современных методов и инструментов кадрового менеджмента. Система "КАДРЫ", разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» - это один из модулей системы электронного документооборота и делопроизводства «ДЕЛО» и предназначена для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов в области управления персоналом: ведение штатного расписания, личных карточек, командировок, отпусков, табельный учет рабочего времени, формирование и ведение приказов по личному составу и многое другое. Система реализована на базе новейших технологий, гибко настраивается, масштабируема и успешно используется как в небольших организациях на ограниченном количестве рабочих мест, так и в крупных компаниях, численность персонала которых достигает тысяч и десятков тысяч сотрудников.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.