На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


курсовая работа Управление коммуникационными процессами в организации

Информация:

Тип работы: курсовая работа. Добавлен: 04.10.2012. Сдан: 2012. Страниц: 9. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение высшего  
профессионального образования

«Волгоградский  государственный технический университет»
Кафедра «Мировой  экономики»  

Курсовая  работа по курсу Менеджмент
ТЕМА  № 18
Управление  коммуникационными процессами в организации 
 
 

                                            Выполнил(а):
                                            студент группы ФЭС 2.2
                                            Влазнева А.Г. 

                                            Проверила:
                                            Днепровская Ю.А.
 
 
 
 
 
Волгоград, 2010
СОДЕРЖАНИЕ
          Введение……………………………………………………………………3
    Роль коммуникации в системе управления …....…………………….......5
    Видов коммуникаций....................................................................................6
      Коммуникация между организацией и ее средой...................…….....6
      Коммуникация между уровнями и подразделениями…….................7
      Коммуникация между различными разделами....................................7
      Коммуникация руководителей – подчиненных...................................8
      Коммуникация между руководителем и рабочей группой.................8
      Неформальные коммуникации..............................................................9
    Элементы и этапы коммуникативного процеса………………………...10
    Совершенствование коммуникаций в организациях ...................……19
      “Дистанционная” работа......................................................................19
      Информационные технологии.............................................................20
          Заключение………………………………………………………………21
         Список использованных источников…………………………………….23 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение
     В современной деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, знаниями, предложениями, установками. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс обмена информацией представить как процесс коммуникации. Коммуникации можно и нужно назвать связующим процессом, так как без обмена информацией сегодня не сможет обойтись не одна организация. Одним из важнейших инструментов управления в руках современного менеджера является находящаяся в его руках информация. Используя эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных, поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное и правильное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.
     Коммуникация  является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели.
     Хотя  коммуникация имеет широкое применение во всех областях управления, она особенно важна для осуществления функции  руководства и лидерства.
     Невозможно  переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что  делают руководители, чтобы облегчить  организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди в организации не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их.
     Однако  коммуникации зависят не только от заложенных в нас возможностях обмениваться информацией (ведь мы общаемся каждый день с детства), это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны, и не будем думать о том, что делаем, - смысл может быть утрачен.
     Цель  данной курсовой работы рассмотреть  природу и сложность коммуникаций, с потенциальными трудностями на пути к пониманию сути сообщений, а также выяснить, что можно предпринять, чтобы более эффективно обмениваться информацией как среди менеджеров, так и за пределами их круга.
     В теоретической части работы я  рассмотрю понятие коммуникаций, виды, процесс, проблемы, возникающие  в период обмена информацией, а также  пути их решения, приведя некоторые  примеры. Я попытаюсь выявить, какие  функции выполняют коммуникации, какие виды коммуникаций встречаются в организациях и какими способами можно сделать эти коммуникации эффективными. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    1.Роль коммуникации в системе управления
     Согласно  проведенным исследованиям, руководитель от 50 до 90 % своего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации, контроля и корректирования. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации являются связующим процессом. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией. И, конечно, руководитель должен осознавать, что неэффективные коммуникации - одна из главных сфер возникновения проблем. Так что же такое коммуникации и как стать эффективно работающим руководителем?
     Слово коммуникация происходит от латинского слова communico "делаю общим, связываю, общаюсь". Наиболее близким к нему по значению является русское слово общение.
     Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации.
     Коммуникация  выполняет жизнеобеспечивающую  роль не только для каждого отдельного человека, но и в организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказаться ошибочными, люди могут неверно понимать чего же хочет от них руководство, а также от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.
     "Коммуникация" и "Информация" хотя и различные,  но взаимосвязанные понятия. Коммуникация включает и то, что передается, и то, как передается. Для того, чтобы акт коммуникации состоялся, необходимо как минимум наличие двух людей. Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников этого акта. Так, каждый из участников должен обладать способностью видеть, слышать, ощущать и т.д. Эффективная коммуникации требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также определенной степени взаимного понимания.
     2.Видов  коммуникаций
     2.1Коммуникации  между организацией  и ее средой
     На  деятельность любой организации  оказывают влияние факторы внешней  среды. От них зависят коммуникационные потребности организации. Если бы нужно было проанализировать, о чем говорят, пишут, читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением которое влияет или будет влиять на организацию.
     Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров и услуг на рынок. В сфере связей с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, "имиджа" организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п. Организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений, используя лоббистов и делая взносы в пользу разных политических групп и различных комитетов. Организация, где есть профсоюз, должно поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы такой профсоюз не появился вовсе. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Можно также выделить, что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т.п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением. 
 

     2.2 Коммуникации между уровнями и подразделениями
     Межуровневые  коммуникации в организациях. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь управляющих заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений.
     Помимо  обмена по нисходящей, организация  нуждается в коммуникациях по восходящей. Например, служащие доводят до своего непосредственного начальника информацию о возникшей проблеме, этот начальник, в свою очередь, должен проинформировать управляющего, а тот - вице-президента и т.д.
     Коммуникации  по восходящей, т.е. снизу вверх, также  выполняют функцию оповещения верха  о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих  проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел или предупреждения возникающих проблем. Последняя из управленческих инноваций в коммуникациях по восходящей - создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на один час в неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обсуждении потребителей и их потребностей. Эти группы получили название кружков качества. Обмен информацией обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.
     2.3 Коммуникации между различными отделами
     В дополнение к обмену информацией  по нисходящей или восходящей, организации  нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация - это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.
     2.4 Коммуникации руководитель - подчиненный
     Наиболее  очевидным компонентом коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Хотя они служат примером обмена информацией по вертикали, нужно рассмотреть этот вид обмена информацией отдельно, поскольку он составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.
     Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем  и подчиненным связаны с прояснением  задач, обозначением приоритетов, описанием ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; с обсуждением проблем эффективности работы; достижением признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении; а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.
     2.5Коммуникации  между руководителем  и рабочей группой
     В дополнение к обмену информацией  между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий этой группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможностях рационализаторского характера. Кроме того иногда рабочая группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен. Такие отношения равенства могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работой. 
 
 
 

     2.6 Неформальные коммуникации
     Из  курса "Основы менеджмента" известно, что организации состоят из формальных и неформальных компонентов. Канал  неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа "только между нами".
     Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется по сей день. Тем не менее, исследования показывают, что  информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованиям Дэвиса, 80-99 % слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Однако уровень точности не может быть таким же высоким, когда речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации.
     Типичная  информация, передаваемая по каналам  распространения слухов:
     - Предстоящее сокращение рабочих
     - Изменения в структуре организации
     - Грядущие перемещения и повышения
     - Введение новых мер за опоздания  на работу
     - Изложение споров между руководителями
     - Взаимоотношения между рабочими
     Можно извлечь выгоду из слухов и научиться  управлять ими. Например, многие зарубежные руководители компаний, где менеджмент развит на высоком уровне, используют слухи, чтобы заранее понять реакцию на планируемые изменения в организации. Так, если после образования слухов в организации появляется множество негативных мнений по данному вопросу, руководитель вносит коррективы в свои планы или отменяет их вовсе, пересматривая концепцию действий. Если же реакция людей на "просочившуюся" информацию благоприятна, то с легкостью можно выполнять намеченное. Также слухи можно и нужно использовать в избежание проблем между отделами и с их помощью быть готовым дать отпор любому подразделению, если намечается конфликтная ситуация.
     Но  здесь не стоит забывать о таких  терминах как "коммуникативный процесс" и "обмен информацией". Часто  руководитель не придает должного значения обмену, а это может вызвать  некоторые проблемы, такие, как неправильное восприятие информации, ведь в ходе обмена обе стороны играют активную роль, и если управляющий описывает одному из подчиненных, как нужно изменить работу, это только начало обмена. А чтобы обмен информацией стал эффективным, подчиненный должен сообщить управляющему, как он понимает задачу и ожидания управляющего в отношении результатов его деятельности. И только в том случае, когда одна сторона "предлагает" информацию, а другая воспринимает ее, происходит обмен информацией. А чтобы происходил этот обмен, следует уделять большое внимание коммуникативному процессу.
     Коммуникативный процесс - это обмен информацией  между двумя и более людьми. Основной целью коммуникативного процесса является обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена. Но сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения между людьми, и это мы можем заметить не только в организации, но и в семье.
     Чтобы лучше понять процесс обмена информацией  и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее количество людей.
     3 Элементы и этапы  коммуникативного  процесса
     1. Отправитель - лицо, генерирующее  идеи или собирающее информацию и передающее ее;
     2. Сообщение - информация, закодированная  с помощью символов;
     3. Канал - средство передачи информации;
     4. Получатель - лицо, которому предназначена  информация и которое интерпретирует  ее;
     При обмене информацией отправитель  и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это достаточно трудно, так как каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или вообще полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы следующие:
     - Зарождение идеи;
     - Кодирование и выбор канала;
     - Передача;
     - Декодирование;
     Эти этапы можно представить в  виде простой модели коммуникативного процесса:
     Зарождение  идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи. Отправитель  решает, какую значимую идею или  сообщение следует сделать предметом  обмена. Так как отправитель очень  часто не затрачивает достаточно времени на обдумывание идеи, многие попытки обмена заканчиваются уже на этом этапе. Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова и не приобрела формы, в которой она послужит обмену информацией. Отправитель решил только, какую конкретно концепцию он хочет сделать предметом обмена. На этом этапе он должен принять в расчет множество факторов, чтобы осуществить эффективный обмен информацией, например если он хочет донести работникам информацию о результатах работы, то нужно говорить конкретно и по существу, если руководитель должен сообщить о планах по повышению эффективности работы, то он должен пояснить сотрудникам какие будут изменения, почему изменения нужны и каким образом следует осуществлять эти изменения.
     Руководители, плохо обменивающиеся информацией, могут действовать неудачно, так как по отношению к ним именно так действует высшее руководство. В основном, руководители высшего звена служат моделью для поведения подчиненных, но вовсе необязательно действовать в том же стиле, особенно, если их стиль неэффективен. В действительности необходимо осознать, какие идеи предназначены к передаче до того, как вы отправляете сообщение, и уверенность в адекватности и уместности идей с учетом конкретной ситуации и цела.
     После зарождения идеи идет этап кодирования  и выбора канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, используя для этого слова, интонации, жесты. Это кодирование превращает идею в сообщение. Далее отправитель выбирает канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования идеи. К общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоконференции и т. д. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача становится невозможной. Например, иногда может быть неосуществимым одновременный разговор со всеми работниками сразу, поэтому будет приемлемым разослать уведомления о собраниях небольших групп для обеспечения понимания сообщения и приобщения к проблеме.
     Если  канал передачи сообщения не совсем соответствует идее, обмен информацией  будет менее эффективным. Например, не будет возможным передать серьезность предупреждения за нарушенные правила в обстановке дружеской беседы.
     Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом передачи. Иногда желательно использовать два или  более средств коммуникаций в  сочетании. Конечно, процесс усложняется, поскольку отправитель должен установить последовательность использования этих средств и определить временные интервалы передачи информации. Но исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информации обычно эффективнее, чем, например, только обмен письменной информацией. Ориентация на оба канала заставляет тщательнее готовиться и письменно регистрировать параметры ситуации, но никоим образом каждый информационный обмен не должен быть письменным, в этом случае потоки бумаг становятся неуправляемыми. Рассмотренный этап показывает, что руководитель, неправильно закодировавший и выбравший неправильный канал передачи даже самой гениальной идеи, не сможет найти отклик и возможность ее осуществления.
     Далее следует этап передачи информации. На этом этап отправитель использует канал для доставки сообщения  получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие по ошибке принимают за сам процесс коммуникаций. Но передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.
     Четвертым этапом является этап декодирования. После  передачи сообщения отправителем, получатель декодирует его. Декодирование - перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом должен завершиться.
     Однако  по некоторым причинам, получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл  сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.
     С помощью обратной связи руководитель имеет возможность узнать, правильно  ли сотрудник его понял, а если нет, то помочь ему в этом. При  наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и должен пройти все этапы обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю. Обратная связь - реакция на то, что услышано, увидено или прочитано; информация в вербальном или невербальном оформлении отсылается отправителю, свидетельствуя о мере понимания, усвоения и согласия с сообщением. Обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение было воспринято и понято. Руководитель не может изначально рассчитывать на то, что переданная им информация будет воспринята правильно, также руководитель, который не сможет наладить обратную связь придет к выводу, что эффективность его действий резко снижена. Также, если обратная связь с работниками будет заблокирована, в конце концов, руководитель окажется изолированным. Обратная связь способствует значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией, хотя двусторонний обмен протекает медленнее. На рисунке представлен процесс обмена информацией как система с обратной связью и шумом.
     Шум, графически представленный на рисунке, это то, что искажает смысл послания. Обратная связь позволяет обеим  сторонам подавлять возникшие помехи. Источники шума варьируют от языка (в вербальном и невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл послания, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации. Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена происходит некоторое искажение смысла. Зачастую люди все же преодолевают эти шумы и передают сообщение, но если уровень шума будет велик, это приведет к заметной утрате смысла послания или же полностью заблокирует попытку установления информационного обмена. Со стороны руководителя, это приведет к снижению степени достижения целей.
     Конечно, письменный обмен информацией имеет  преобладающее значение в организации, но руководитель также тратит от 50 до 90% своего времени на разговоры, а значит, межличностные коммуникации также имеют большое значение в управлении. Межличностные барьеры сосредоточены на восприятии, семантике, обмене информацией, некачественной обратной связи и плохом слушании. Поэтому более подробное рассмотрение этих факторов может дать рекомендации по повышению межличностных отношений в организации.
     Преграды, обусловленные восприятием. Как  ранее было описано, руководитель должен иметь представление о процессе восприятия. И, конечно, руководитель должен четко осознавать, что люди реагируют не на то, что в действительности происходит в их окружении, а на то, что воспринимается как происходящее. Учет числа факторов из числа влияющих на восприятие в процессе обмена информацией позволяет не допустить снижения эффективности коммуникаций, своевременно устранив преграды, обусловленные восприятием. И одна из таких преград возникает по причине конфликта между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя. Люди могут интерпретировать одну и ту же информацию по-разному в зависимости от накопленного ими опыта.
     Расхождение между основами суждений может стать  причиной избирательного восприятия информации в зависимости от круга интересов, потребностей, эмоционального состояния и внешнего окружения людей. Эта характеристика исключительно важна для обмена информацией. Из нее следует, что во многих случаях люди воспринимают только часть сообщения, полученного ими в физическом смысле. Как следствие, идеи, закодированные отправителем, могут оказываться искаженными и не полностью понятыми.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.