На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


курсовая работа Керування докуметацiйними процесами та проблеми класифкацї управлiнської докуметацii

Информация:

Тип работы: курсовая работа. Добавлен: 06.10.2012. Сдан: 2012. Страниц: 17. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


?Керування докуметацiйними процесами та проблеми класифікації управлiнської докуметацii.
             
 
План
 
Вступ
Розділ 1. Історичне джерело керування документаційними процесами
1.1 Основні етапи розвитку документаційного процессу
1.2 Сутність документаційного процессу
1.3 Організація і технологія керування документаційного забезпечення управління
 
Розділ 2. Сучасний стан документаційного процесу в Україні
2.1. Новітня методика керування документаційними процессами
2.2 Автиматизовани системи керування документаційними прцесами
2.3. Законодавча та нормативно-правова база у сфері керування документацією в Україні
 
Розділ 3. Проблеми класифікації управлінської документації
3.1 Дослідження класифікації, як засіб систематично-сучасного документопотоку
3.2.Призначення та сфера застосування державного класифікатора управлінської документації
3.3 Проблеми що до управління документаціей та альтернатива їх вирішення

Висновки
Перелік використаних джерел
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
                                                                  Вступ
 
 
   Перехід до економіки ринкового типу ставить питання про створення відповідних сучасним умовам єдиних норм і вимог до системи документаційного забезпечення управлінської діяльності. Підвищення значення економічного фактора та юридичної чинності документів в управлінні робить актуальними дослідження вчених і експерименти практиків у галузі управління документацією, спрямовані на відхід від традиційного дуже засторілого діловодства, від класичного розподілу документації і на перехід до створення високоефективних, що використовують сучасні техніко-технологічні досягнення систем управління всім комплексом інформаційно-документаційних ресурсів при досягненні стратегічних та оперативних цілей управління в будь-яких організаціях, особливо в державному апараті управління.
  Одним з важливих компонентів цієї роботи є дослідження щодо нового поняття в українському документознавстві - керування документацій ними процесами та введення його не тільки в науковий обіг, та у практику.
  Актуальність теми обумовлена динамікою подій, що відбуваються у нашій країні і спрямовані на вдосконалення процесів державного управління. Одним із визначальних факторів впливу як на перебіг, так і на результат управлінського процесу є діяльність органів державної влади та місцевого самоврядування, пов’язана з документуванням та організацією роботи з документами. Інформація, що використовується в системі сучасного державного управління, переважно оформлена документально. За допомогою документа інформація зберігається і передається у часі та просторі, а тому значна частина дій здійснюється у процесі управління шляхом створення і використання різноманітних документів. Документування та організація роботи з документами як складові процесу управління є важливими чинниками забезпечення результативності діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування.
В Україні за роки незалежності створена власна система органів державної влади та місцевого самоврядування. Процес формування та функціонування цієї системи супроводжується виробленням певної системи її документаційного забезпечення. Необхідність дослідження відповідності системи документаційного забезпечення системі органів державної влади та місцевого самоврядування, науково-теоретичних і організаційно-правових засад її функціонування та достатності для забезпечення ефективної діяльності владних і самоврядних органів є сукупністю основних чинників, що обумовлюють актуальність теми курсової роботи.
Суспільне значення що до керування документаційними прцесами викликає постійний науковий інтерес до проблем цієї сфери, проте ґрунтовних, комплексних наукових розробок у даному напрямі ще надто мало. Тому надзвичайно важливим надбанням у дослідженні проблем керування документування та організації роботи з документами є наукові праці сучасних українських вчених І.Є.Антоненко, О.М.Загорецької, С.Г.Кулешова, Ю.І.Палехи та інших науковців. 
  Вагомим внеском у наукову розробку теоретико-методологічних проблем даної теми, організаційно-правових аспектів, нормативно-правового регулювання та практичної реалізації документаційного забезпечення управління є праці науковців В.Б.Авер’янова, Г.В.Атаманчука, В.Д.Банасюкевича, Б.Гурне, А.Н.Діденка, А.В.Єлпатьєвського, М.П.Ілюшенко, Я.С.Калакури, І.А.Корнілаєвої, В.А.Кудряєва, Т.В.Кузнецової, Н.М.Кушнаренко, М.В.Ларіна, Я.З.Лівшиця, О.В.Лози, В.Я.Малиновського, та інших вчених. 
У результаті системного аналізу наукових праць, законодавчої та підзаконної нормативно-правової бази, сукупності національних стандартів у галузі діловодства та архівної справи, практики документування та організації роботи з документами з’ясовано, що документаційне забезпечення вивчене недостатньо і потребує системних наукових досліджень. Необхідність наукового обґрунтування теоретико-методологічних засад, розкриття змісту, стану практичної реалізації, перспектив розвитку і шляхів удосконалення керування документаційними процесами.
Метою курсової роботи є розроблення теоретичних положень, практичних рекомендацій та пропозицій щодо вдосконалення керування документаційними процесами та шляхи вирішення проблем кваліфікації управлінської документації, з’ясування еволюції та сучасний стан, організаційно-правового статусу, особливостей, проблем та перспектив її практичної реалізації.
Для досягнення мети дослідження визначено такі завдання:
– проаналізувати існуючі у вітчизняній та зарубіжній науковій літературі погляди щодо керування документаційними процесами;
– дослідити понятійно-термінологічний апарат документаційного забезпечення управлінської діяльності;
– з’ясувати сукупність та здійснити систематизацію функцій документа
– систематизувати принципи і охарактеризувати структуру керування документаційними процесами
– здійснити аналіз та оцінку сучасного стану нормативно-правового регулювання сфери документозабезпечення;
– визначити шляхи вирішеня проблем квалiфікації управлiнської докуметацii – проаналізувати сучасну практику та окреслити перспективи її вдосконалення.
Об’єктом курсвої роботи є дослідження діяльністі органів державної влади та місцевого самоврядування, пов’язана з документуванням та організацією роботи з документами.
Предметом курсової роботи є теоретико-методологічні та організаційно-правові засади що до квалiфікації управлiнської докуметацii а також шляхи вдосконалення керування доументаційними процесами.
Джерельну основу роботи становлять наукова література, законодавство України, підзаконні нормативно-правові акти органів державної влади і місцевого самоврядування різних рівнів, національні стандарти з діловодства та архівної справи. Емпіричною базою роботи є навчальна та інструктивно-методична література, матеріали, пов’язані з практикою документування та організації роботи з документами в органах державної влади та місцевого самоврядування , інформаційні ресурси системи комплексного інформаційного забезпечення “ЛігаБізнесІнформ”, матеріали міжнародної електронної мережі “Інтернет”.
Основний зміст: у вступі обґрунтовано вибір та актуальність обраної теми, розкрито ступінь наукової розробленості теми, визначено дослідницьку мету та завдання, пов’язані з її досягненням, а також об’єкт і предмет дослідження; зроблено огляд методів, джерельної основи та емпіричної бази дослідження; охарактеризовано суть наукової новизни, теоретичне і практичне значення одержаних результатів; наведено дані про апробацію результатів дослідження, публікацій за темою, а також про структуру роботи.
У першому розділі – “ Історико-теоретичний аналіз керування документаційними процесами” – на основі системного огляду літератури проаналізовано погляди вітчизняних та зарубіжних вчених із досліджуваної теми, охарактеризовано понятійно-термінологічний апарат аналізу керування документаційними процесами
, з’ясована сутність докуметаційного процесу. У розділі досліджено походження і первісне значення таких основних термінів, як “інформація”, “документ”, “діловодство (справочинство)”, “документаційне забезпечення управління”, “керування документацією” та інших, що становлять терміносистему сфери документування і організації роботи з документами, а також процес трансформації як самих термінів, так і їх значення у сучасне розуміння їх змісту.
У другому розділі – “ Сучасний стан документоційного процесу в Україні ”– з’ясовуються та здійснюється аналіз законодавчої і підзаконної нормативно-правової бази.А також новітня  методика керування документоційними процесами.
У третьому розділі – “Проблеми кваліфікації управлінської документації” – на підставі теоретичних висновків і з урахуванням практичного досвіду пропонуються та обгрунтовуються конкретні заходи, спрямовані на вдосконалення практичної діяльності, пов’язаної з документуванням та організацією роботи з документами, виокремлюються найосновніші проблеми цієї сфери діяльності і окреслюються перспективи їх вирішення.
Оцінюючи нормативно-правову базу як таку, що може вважатися у даний час мінімально достатньою, поряд із цим у роботі зазначається, що її ще не можна назвати системою, оскільки правовим регулюванням охоплена не вся сукупність найосновніших відносин у даній сфері; певна частина нормативно-правових актів, що регулюють цю галузь, містить суперечливі норми і потребує узгодження; відсутній стержневий законодавчий акт, який би комплексно визначав основні засади правового регулювання відносин у даній сфері.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Розділ 1.  Історичне джерело керування документаційнимипроцесами   Інформація - найважливіший товар. В умовах жорсткої конкуренції виживає той, хто вміє отримати своєчасно у потрібному обсязі інформацію про ринок, про новинки техніки, технологій і т.і. Засобом матеріалізації інформації, закріплення її в просторі і в часі є документ, а діяльність щодо складання та оформлення документів називається керуванням докуметаційними процесами. Обґрунтованість та ефективність управлінського рішення, продуктивної і доцільної діяльності - своєчасність отримання та достатність інформації. На думку експертів, обсяги інформації у світі кожні три роки подвоюються, що відображає високі темпи розвитку людської спільноти в усіх напрямках. У нашій країні щороку з'являється маса нових підприємств різних форм власності, створених з різними цілями, і які стають об'єктами та суб'єктами передачі інформації. Таким чином, актуальність знання питань документування велика і постійно зростає.
1.1 Основні етапи розвитку документаційного процесу
Вивчення документознавчих проблем у навчальних курсах стимулювало наукові розробки в цій галузі. Переломними стали 1960-ті роки, коли документознавство стає самостійною науковою дисципліною. У 1969 р . воно було внесено в номенклатуру спеціальностей наукових працівників. Увага до теоретичних проблем документознавства особливо посилився у зв'язку з розробкою і впровадженням Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД), а також у процесі створення інформаційної бази автоматизованої системи управління (АСУ). Для цих цілей у 1966 р . був створений Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНИИДАД). Саме в ті роки з'явилися перші спеціальні теоретичні роботи, присвячені з'ясуванню об'єкта документознавства та його завдань. 1
Починаючи з 1960-х років, у нашій країні визначилися два основних центри, активно і ефективно ведуть наукові дослідження в галузі документознавства - це МГІАІ, де в 1964 р . був створений факультет державного діловодства, і ВНИИДАД. Не останню роль в інтенсифікації наукових документознавчих досліджень зіграв своєрідний "вибух документальної активності суспільства" в 1960-ті - 1970-і роки. 2 Число копій документів в усім світі перевалило тоді за 1 трлн у рік, а в центральних відомствах СРСР річний
_____________________
1. Бездрабко В. В. Зародження теорії діловодства і гносеологічні ракурси формування документознавства / В. В. Бездрабко // Вісник ДАКККіМ. – 2008. – № 1. С. 78–83.
2. Кулешов С.Г. Документознавство : історія. Теоретичні основи / С. Г. Кулешов. – К. : ДАКККіМ, 2000. – 167 с.
 
 
документообіг (з урахуванням розмноження) вийшов за межі 1 млн штук8. До того часу виявилося, що суто діловодний підхід в організації та проведенні документознавчих досліджень багато в чому себе вичерпав, унаслідок своєї обмеженості. У рамках цього підходу вивчалися переважно документи поточного діловодства, так само як і процеси, що відбувалися з вже укладеними документами.
    Хронологічні рамки дослідження окреслені, з одного боку, періодом науково-організаційного становлення документаційного процесу в СРСР (друга половина 1950-х - 1980-і рр.), а з іншого - подіями документознавчої науки рубіжних десятиліть ХХ-ХХІ ст. (1990-2000-і рр.), внаслідок яких відбулося остаточне її конституювання в Україні, що виразилося в появі фундаментальних теоретичних і методологічних праць, формуванні мережі освітніх установ вищої школи, призначених для підготовки фахівців з документознавства та інформаційної діяльності, розробці комплексу навчально-методичного забезпечення відповідного освітнього напряму підготовки, становленні професійної періодики, наукової спеціальності.
  Розвиток документаційного процесу пройшов два етапа. Перший етап (друга половина 1950-х - 1980-і рр.) характеризується визначенням об'єкта дослідження, предметної сфери наукових завдань документознавства, його змісту, внутрішньої структури та форми існування, організацією профільного наукової установи - Всесоюзного (з 1991 р. - Всеросійського) НДІ документознавства та архівної справи (ВНДІДАС, 1966) та навчальної спеціальності в структурі історико-архівного освіти, юридичним оформленням наукового спеціальності в Союзі РСР і формуванням передумов розвитку документаційного процесу в Українській РСР, яка наслідувала радянська модель науки, а другий (1990 -2008) - становленням і розвитком документознавчих науки і освіти в Україні. 3 Процес курування документами належить до розряду молодих наук, воно ще остаточно не сформувалася як наукова дисципліна, що узагальнює сукупність знань про документ. Ця наука виникла не одразу, вона пройшла у своєму розвитку кілька етапів.
Історично першою в цьому ряду стоїть документационная наука, що виникла наприкінці XIX ст. і отримала міжнародне визнання в першій половині XX ст. Під цією назвою розвивалася наука, предметом якої була документационная діяльність, що включає процеси збору, систематизації, зберігання, пошуку і розповсюдження (а з середини 1940-х років - і створення) документів у всіх сферах суспільного життя. Ця наука ще мала назву "книго-архів-музеєзнавство".4
______________________
3. Швецова-Водка Г. М. Документознавство : навч. посіб. / Г.М. Швецова-Водка. – К. : Знання, 2007. – 398 с.
4. Савицький В.Т. Документ як базове поняття документаційного забезпечення управління. Університетські наукові записки, 2005, №4 (16). с. 313-318 [Електронний ресурс] –  Режим доступу: http:// www. univer. km. ua/visnyk/920. pdf.
 
Основоположником був Поль Отле. Він пропонував назвати науку, що вивчає документну діяльність, бібліологією або документології, що було пов'язано з ототожненням книги та документа.З годом в процесі диференціації в якості самостійних наукових дисциплін виділилися теорія класифікації документів, теорія документних потоків, теорія індексування й реферування.
  Історія документаційної науки виявилася короткою. У середині XX ст. (50-60-і роки) процеси комунікації починають розглядатися не тільки в ракурсі одного з їхніх засобів - документа, але й більш широко - як інформаційні. Поняття "документ" поступається місцем поняттю "інформація", оскільки перше є похідним від другого. Початкові уявлення про предмет документаційної науки були модернізовані й придбали інформаційне й кібернетичне зміст. В кінці 1960-х років з розвитком інформатики переосмислюються значною мірою досягнення документаційної науки, існування останньої у вигляді автономної наукової дисципліни фактично припиняється. У 1973 р. робляться рідкісні спроби узагальнити теоретичні відомості про документ, розробити його концептуальні основи за допомогою інформаційного аналізу. Частина питань, пов'язаних з класифікацією документів, створенням інформаційних моделей документа, дослідженням документних інформаційних потоків, увійшли у відповідні розділи бібліотеко-, бібліограф-, архівознавства та інформатики.Аж до середини 1980-х років узагальнюючими науками про документ вважалися документалістика й інформатика. 5 Однак інформатика займається вивченням і документної, і недокументної інформації. Поза її поля зору перебуває документ у його матеріальній іпостасі, умови виробництва, зберігання, організації роботи з документами. Тому, як і документалістику, використовувати інформатику як узагальнюючої науки про документ досить складно.
  До другої половини 1980-х років усвідомлюється той факт, що саме узагальнююче поняття документа найбільше адекватно відображає предмет професійної діяльності співробітників бібліотек, органів інформації, архівів, музеїв, книжкових магазинів і т. д. Цьому сприяло впровадження в професійну діяльність комп'ютерної техніки та носіїв машиночитаних інформацій.
На початку 1990-х років відчувається необхідність у створенні науки про документ або комплексу наукових документознавчих дисциплін. Для узагальнюючого назви науки
______________________
5. Сокова А.Н. Тез. докл. — М.: 1984. № Бр. 2081, с. 120
 
 
про документ починає використовуватися ряд назв: інформаційно-комунікаційна наука
(А. В. Соколов), документаційно-інформаційна наука (Г.Н.Швецова-Водка) і т. д. Ядро такого комплексу наук про документ складають бібліотеко- , бібліограф-, книго-, архів-, музеєзнавство й інформатика. Спільним для них є дослідження документа як об'єкта, створеного спеціально для передачі інформації.
  Кожна з цих областей знання має свої спеціальні завдання, форми і методи роботи з документами, однак теорія та історія документа є загальними для них. До загальнотеоретичної проблематики відноситься, насамперед, функціональний аналіз документів, вивчення їхніх особливостей як матеріальних об'єктів із зафіксованої в них інформацією, питання класифікації і типологізації документів і т. д.
     З початку 1960-х років почінають розвіватися наукові напрямки під назвою документалістіка та документознавство.6 Перша розглядається як прикладна галузь кібернетики, що займається оптімізацією управління документних системам всіх типів - від образотворчого мистецтва до канцелярського діловодства. З цією метою документалістіка вівчає структуру и властивості матричних документів, методи та засоби автоматічної оброботки, зберігання, пошуки та використання їх. Однак документалістіка не ??відображає всього діапазону досліджень документа, проблем йо виробництва, розповсюдження та використання і не може буті узагальнюючою наукою про документ.
  У цей час документознавство розвівається як науковий напрямок. Пізніше під документознавство стали розуміті науку про правила оформлення документів адміністратівніх и ведення документаційного господарства. Документознавство ототожнюють з діловодством и розглядають як розділ архівознавства. Таке вузьке трактування документоційного процесу збереглася до наших днів. Природно, що в такому розумінні документознавство не могло претендуваті на роль узагальнюючої науки про документ, т. к. воно обмежена управлінською сферою. За йо межами віявляються інші сфери людської діяльності - наука, техніка, культура, соціальне життя и т. д.
 
 
_________________________
6. Кулешов С. Документологія як навчальний курс та наукова дисципліна /– 2006. – Т. 14. – С. 58–60
 
 
 
1.2 Сутність документаційного процесу
Термін "керування документацією" широко поширений у світі. Наприклад, в США організація, яка видає питаннями документації, носить назву "Національний архів і керування документацією" (National Archives and Records Administration (NARA). Буквальний переклад німецького терміна "Schriftgutverwaltung" означає "управління письмовими документами" (зазвичай цей термін перекладають як діловодство, хоча це і не зовсім вірно). Англійський термін "Records Management" також перекладається як управління документами.Управління документацією відрізняється і від діловодства. Розглянемо деякі уявлення про даний предмет, в західній та вітчизняній літературі.
Слід сказати, що хоча керування документацій ними прцесами в зарубіжних країнах організується по-різному, але в той же час має деякі спільні риси, що сформувалися під впливом міжнародних зв'язків та рекомендацій міжнародних організацій (ЮНЕСКО - Програма RAMP, Міжнародна рада архівів - Міжнародна рада з управління документацією, Міжнародна федерація з управління документацією; Міжнародна організація зі стандартизації ІСО - технічний комітет ISO / TC 154 "Документи та інформація в управлінні: торгівлі та промисловості").7
       Управління документацією складається з чотирьох основних складових, які в сукупності дозволяють досягти ефективності "документальної" діяльності і сприяти розвитку організації за рахунок систематичного використання документованої інформації. Елементи керування документацією охоплюють повний життєвий цикл документів.
1. Створення документів. Цей елемент розуміється як встановлення необхідного переліку використовуваних документів, їх назв та функціонального призначення, проектування форм документів, спостереження за їх використанням, застосування сучасних інформаційних технологій для складання документів
2. Зберігання і використання документованої інформації. Цей елемент розуміється як формування справ, створення файлів і систем пошуку документів та інформації, розвиток систем передачі інформації, телекомунікацій, копіювання та тиражування документів; створення центрів зберігання документів або адміністративних архівів (в російській термінології - поточні архіви). 8
__________________
7. Антоненко І.Є. Керування документацією за кордоном : історія, законодавство,теоретичні основи та технології : автореф. дис. к.і.н. 07.00.10
8. І.Є. Антоненко / Держкомархів України. УНДІАСД. – К., 2005. – 20 с. 
 
 
 
3. Передача документів на постійне (державне) зберігання. Цей елемент розуміється як складання переліків документів зі строками зберігання, оцінка документів, ідентифікація і опис кожного документа і комплексів документів. Цінність і необхідність збереження визнається за документами, які можуть служити для доказу існуючих угод або для проведення історичних досліджень.
4. Управління архівами. Цей елемент розуміється як проектування та будівництво архівосховищ, вдосконалення методів консервації та реставрації, систематизації та опису архівних фондів, доступу до документів, складання довідкових засобів і поширення в суспільстві інформації про архіви.
    Доповідь Дж. Роудз дає загальні уявлення про предмет дослідження. Проте цього явно недостатньо для проникнення в суть проблеми та її всебічного дослідження.Історично термін "управління документацією" або "керування документаційними процесами" зародився у Сполучених Штатах Америки. Американські автори Ф.В. Хортон і К. Леннон вказують, що розуміння важливості управління документацією виникло в США після Другої світової війни, коли "країна загрузла в паперовій роботі" і "виникла необхідність привести всю документацію в порядок".9
Значну роль у вирішенні проблеми управління документацією зіграла Комісія Гувера, перед якою стояло завдання знайти способи скорочення трудових трат на роботу з документами в державних установах. Важливою нормативною базою для управління документацією з'явилися Закон про документи 1950 р. і Закон про національний архіві 1984 р., Закон про скорочення роботи з документами 1980 р. і його нова редакції 1989 р.
З урахуванням значної ролі американських фахівців у розробці проблеми управління документацією, варто звернути увагу на деякі наявні роботи для більш детального вивчення предмета дослідження. Насамперед розглянемо предметну область поняття, його суть, оскільки в літературі є різні точки зору. Слід зауважити, що різні автори неоднозначно розуміють це поняття.
   Хортон і Леннон визначають керування документацією як функцію менеджменту, яка поширюється на життєвий цикл документів, включаючи їх створення, "проходження по службі", тимчасове зберігання, передачу на постійне зберігання і знищення.
_____________________________________
9. Ларьків Н.С. Документознавство. Навчальний посібник. М.: 2004
 
 
 
 
Вони вважають, що управління документацією є складовою частиною управління інформаційними ресурсами організації і заслуговує того, щоб називатися однією з основних функцій управління в організаціях. 10
Визнання керування документаційними процесами підтримують і інші дослідники. Наприклад, К. Хар і Д. Маклеод вважають, що керування документацією належить до стратегічних функцій організації, а Джон Саммервіл прямо пов'язує ефективну реалізацію функції управління документацією з отриманням прибутку: "Ми - керуючі інформацією ... вже не запускаємо руку до загального бюджету своєї організації, навпаки, будучи професіоналами в галузі інформації, ми, по суті, самі заробляємо гроші для своєї організації ".
Інший погляд на управління документацією представляє його галуззю (областю) діяльності в організації. У цьому випадку мова здебільшого йде про конкретний наповненні управління документацією видами робіт, операціями, технологіями тощо, тобто підкреслюється практичне значення управління документацією в організації.
Типовий приклад такого підходу подано в праці М. Баккленда "Про основу теорії управління документацією".11 Автор стверджує, що управління документацією це не теорія, а практична діяльність керуючих документацією, яка включає в себе пошук інформації, складання переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання,
опис документів, індексацію та класифікацію документів, організацію доступу до документів, інформаційні технології, роботу персоналу . З іншого боку, місія служби з управління документацією повинна бути пов'язана з місією організації в цілому.
Таким чином, характеризуючи управління документацією як практичну діяльність, М. Баккленд природно приходить до думки про функціональне значення управління документацією в організації.
  Відомий американський фахівець з консультування Д.О. Стефенс також сприймає управління документацією як практичну діяльність. Однак він наголошує, що управління документацією може стати самостійною сильною професійною науковою дисципліною з дуже хорошими перспективами розвитку.
У вітчизняному документознавстві першою до концепції управління документацією
____________________________
10. The Ameriсan Archivist. 1994. - Vol. 57. - 1994, P. 346-351
11. Автократов В. Н., Банасюкевич В. Д., Сокова А. Н. Основные направления развития документоведения. Теоретические проблемы документоведения.   ВНИИДАД. - М., 1975..
 
 
 
звернулася А.Н. Сокова. Своє розуміння управління документацією вона виклала в роботі "Ділова документація в сфері управління". В її уяві управління документацією полягає в:
• організації повного і точного документування діяльності підприємств, створення відповідних форм документів;
• веденні механізму контролю за обсягом та якістю створюваних документів;
• спрощення діяльності зі створення, накопичення та використання документів;
• надійному зберіганні документації та своєчасної ліквідації непотрібних документів;
• правовому обгрунтуванні всіх аспектів управління документацією.
В цілому позиція А.Н. Сокової цілком логічна, вона відображає еволюцію її поглядів на діловодство і можливі шляхи його вдосконалення в теорії і на практиці. Однак ці ідеї протягом довгого часу залишалися без підтримки і не розвивалися в рамках вітчизняного документознавчих напрямків. Виступаючи на конференції, присвяченій 70-річчю архівної справи в країні і відбиваючи при цьому позицію вчених-документознавців, А.Н. Сокова знову звертає увагу на проблему керування документацією, вважаючи її актуальною в умовах перебудови СРСР.
   У 90-ті роки поняття "керування документаційною діяльністю" все частіше зустрічається в наукових публікаціях, особливо в комп'ютерних виданнях, які часто використовують дослівні переклади англійських термінів. Проте лише в деяких публікаціях робиться спроба зрозуміти зміст цього поняття, його значення для документознавства як наукової дисципліни і для практичного застосування даного терміна. Доречно навести визначення, підготовлене термінологічної групою Міжнародної ради архівів: "під керуванням документацією розуміється область загального адміністративного управління, спрямована на економне та ефективне створення, використання та зберігання документів протягом їх життєвого циклу".
У чому відмінність цього поняття від загальноприйнятого в українській та радянській практиці терміна діловодство? Діловодство, згідно з останнім державномим стандартом, визначається як галузь діяльності, забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами. Цим ДОСТом діловодство одночасно розуміється і як документаційне забезпечення управління. Тим самим сучасне діловодство як би піднімається на новий рівень, і його сфера дії поширюється на всю документацію організації.требо відрізнять такі різні поняття як діловодство та керування документаційними процесами.Їх основні відмінності наступні:
1. Документаційне забезпечення керуванням охоплює всю документацію організації, а діловодство в основному поширюється лише на організаційно-розпорядчу документацію;
2.керування документацвйними процесами у більшій мірі дозволяє використовувати інформаційно-технологічну складову в роботі з документами.
Ці позиції дуже вразливі з точки зору наукового системного аналізу. Очевидно, що не обсяги і види документації є визначальними, коли річь йде про діловодство та керування документами. Навряд чи ці поняття позначають лише галузь діяльності. Головним при вивченні розглянутих понять повинно бути їх значення в процесах управління, питома вага роботи з документами в управлінні. Слід визначити діловодство як технічну функцію управління. Суть відмінностей полягає не тільки в обсязі документації, яку регулює діловодство або керування документаційними процесами, а в тому, що при переході від діловодства до керування посилюється його інформаційна складова. Управління документацією покращує інформаційне забезпечення управлінського процесу не тільки за рахунок включення в інформаційне поле всієї документації організації, а й за рахунок більш ефективних технологій її обробки.
Більше того, не слід розуміти ці два поняття як взаємовиключні один одного. Діловодство - більшою мірою формальне поняття (регламент, правило, умова, конструкція), жорстко визначає порядок роботи з документами (інструкція з діловодства). Документаційне забезпечення керування - поняття іншого роду. Його суть - забезпечення процесу управління (прийняття рішення) документованої інформацією, при цьому, включаючи в нього аналітичні компоненти, зв'язок управлінських функцій з документами, їх обслуговують. Документаційне управління, - термін, що характеризує перехідну стадію від традиційного діловодства до управління документаційного процесу. 12
Отже управління документацією як повноцінну управлінську функцію організації, реалізація якої поширюється на всі стадії життєвого циклу побутування документів (від виникнення документів - до їх знищення або передачі на зберігання до архіву), всі види документів і системи документації організації. Керування документаційними процсами грунтується на принципах економічності і ефективності і на широкому використанні нових інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент стосовно документації організації як повноцінному ресурсу управління. Тим самим підкреслюється взаємозв'язок документації та інформації в управлінні.
___________________
12.Янковая В. Ф. Документооборот учреждения: анализ понятия и методов совершенствования. М. – 1990.
 
 
 
 
 
1.3 Організація і технологія документаційного забезпечення управління
 
Служба діловодства, як серцевина організації, що відображає і забезпечує її діяльність, сьогодні мусить бути потужним інструментом, що в змозі через процеси управління документацією, орієнтувати всі інші підрозділи та окремих виконавців на спільні цілі, мобілізувати ініціативу співробітників, виховуючи в них почуття єдності і відданості своєму підприємству, поліпшувати процеси ділової комунікації й корегувати організаційну поведінку всіх його членів.
    В сучасних установах діловодство стає високотехнологічним виробничим процесом, системою організаційного, інформаційного, аналітичного, правового, ретроспективного та прогнозного забезпечення її функціонування, документування управлінської інформації й організації обігу службових документів, в т.ч. електронних. Воно об’єктивно виділяється у високооплачуваний вид професійної діяльності, отримує відповідне технологічне й організаційне оформлення й вимагає значного обсяг. 13
  В умовах обширного документообігу великого значення набуває правове регулювання, як організація документоційного забезпечення управління, яке здійснюється через інструкції та положення з діловодства. Такі документи регламентують:
·     порядок підготовки й оформлення документів, їх погодження та візування;
·     організацію роботи з документами;
·     порядок обробки та відправлення вихідної інформації;
·     реєстрацію і порядок зберігання угод та договорів;
·     порядок друкування і тиражування документів;
·     організацію контролю за строками виконання документів;
·     формування номенклатури справ, формування і оформлення справ;
·     відбір документів і справ на зберігання або знищення;
·     знищення документів;
·     облік обсягу документообігу.
Організаційну функцію діловодства забезпечують спеціальні підрозділи – управління справами, секретаріати та канцелярії. На них покладається безпосереднє діловодне обслуговування органів, підрозділів підприємства  (приймання і відправлення
____________________
13. Бездрабко В. В. Діловодство у переддень народження документознавства . Т. 88. Вип. 75. Історичні науки. – Миколаїв, 2008. – С. 156–165.
 
кореспонденції, реєстрація вхідних та вихідних документів, тиражування, розподіл
документів для доповіді керівництву, ведення контролю за виконанням документів, ознайомлення працівників з наказами, розпорядженнями, документаційне обслуговування нарад, конференцій, засідань, оформлення справ і передача їх до архіву, збереження документів тощо).
На дані підрозділи покладено здійснення операцій з документами:
·     приймання кореспонденції – приймання пошти, реєстрація її у журналі обліку, попередній розгляд документів для визначення доцільності виконання, а також прямого надсилання документів безпосереднім виконавцям, не надаючи їх на розгляд першим керівникам (обсяг кореспонденції, рішення за якими повинні приймати тільки перші керівники, не перевищує 10-20 %);
·     реєстрація документів – фіксація факту створення або одержання документа шляхом присвоєння йому порядкового номера та запису встановлених відомостей про нього засвідчує факт отримання документа, взяття на облік і забезпечення зберігання документів, довідкової та контрольної роботи. Документи реєструються один раз: вхідні – у день надходження, вихідні – у день підписання. Таємні документи реєструються у спеціальних журналах. Обов’язковій реєстрації підлягають документи, що надійшли на підприємство з вищих органів влади та управління, державних адміністрацій, органів державних структур України, скарги та звернення громадян, повідомлення про порушення податкового законодавства, документи, що потребують вирішення або відповіді, а також документи з відповідними грифами. Ознакою зареєстрованого документа є штамп на першому аркуші, дата його надходження, порядковий номер за журналом обліку;
·     передача документа для розгляду керівником (заступником) підприємства. Резолюція керівника щодо порядку виконання, виконавців, терміну виконання тощо зазначається на вільному від тексту місці першого аркуша перед підписом керівника та датою резолюції. Якщо у резолюції зазначається кілька виконавців, то на першому місці зазначається відповідальний виконавець, якому і вручається документ. Відповідальний виконавець забезпечує виконання завдання та зберігання документа. Виконання документів полягає у виконанні приписів, збиранні інформації, підготовці управлінського рішення, листів для відповіді, наказів, розпоряджень, а також у погодженні, затвердженні і реєстрації вихідного документа;
·     контроль за виконанням документів є важливим напрямом управлінської діяльності, що виконується з метою сприяння своєчасному та правильному виконанню рішень, завдань і доручень керівництва, забезпечення одержання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів та виконавців.
Контроль за виконанням документів включає:
·     постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, попередню перевірку та регулювання ходу виконання документів;
·     облік і узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника.
Встановлення контролю за виконанням документів має забезпечувати:
·     обов’язковий і точний облік документів, одержаних для виконання робіт;
·     систематизацію нагляду за виконанням документів;
·     вжиття заходів, що сприяють виконанню документів, усуненню перешкод та окремих невідповідностей;
·     підвищення трудової дисципліни виконавців.
Щоденно за картотекою та журналом реєстрації робиться вибірка документів, виконання яких наближається до кінця та не виконаних у строк. Про останні доповідають безпосередньо керівнику. У випадку подовження терміну виконання, у контрольній картці проставляється відповідна відмітка.
Контроль може здійснюватись у формах:
·     суцільного контролю – за виконанням усіх документів;
·     спеціального контролю – за виконанням документів органів влади, вищих органів підприємства, запитів депутатів, скарг, заяв, звернень громадян, наказів та інших найбільш важливих документів щодо боротьби з порушеннями податкового законодавства.
Комп’ютеризація документаціного забезпечення переорієнтовує його більше на одержання оперативної інформації та її оперативного аналізу з подальшим використанням для прогнозування господарської та іншої діяльності. Хоч комп’ютерний облік, контроль, аудит, аналіз і регулювання повинні функціонувати як частка єдиної інформаційної системи об’єкта (оскільки є ефективнішими в поєднанні з комп’ютерним прогнозуванням та плануванням), самі по собі вони функціонально створюють тісну інформаційну систему з властивими для них системними принципами.
Вони мусять базуватися на таких принципах, як:
·     єдина система класифікації і кодування;
·     автоматизація збору, реєстрації і передавання інформації;
·     уніфікація, спрощення і типізація документації;
·     автоматизація одержання бухгалтерських регістрів, звітів та аналітичних форм тощо.
На комп’ютерній основі можуть розв’язуватись і багато інших задач, особливо з контролю і аналізу господарської діяльності (контроль і аналіз виконання виробничих програм, формування собівартості продукції, прибутку і рентабельності виробництва тощо). Контроль дотримання законодавчих і методологічних положень здійснюється вирішенням комплексу аудиторських задач, до переліку яких практично входить аудиторський контроль усіх операцій перелічених щойно облікових задач. Серед задач маркетингової діяльності необхідно виділити формування і аналіз даних про продукцію конкурентів, визначення номенклатури і обсягів конкурентоспроможної власної продукції, ціновий моніторинг ринку товарів, прогнозування прибутку і ін.14
Важливим в рамках забезпечення документообороту підприємства є визначення точності, попередження заздалегідь та поточного попередження. Дані параметри системи документаційного забезпечення описують якісні критерії функціонування системи та визначають вимоги до неї.
Для всіх документів, що циркулюють в апаратах управління, встановлюються строки виконання, які можуть бути типовими або індивідуальними. Індивідуальні строки виконання встановлюються керівництвом з фіксуванням їх у резолюціях. Технічним засобом контролю є картотеки. Для організації контролю за виконанням документа на нього складається контрольна картка у момент реєстрації документа.
Документ вважається виконаним, коли всі поставлені питання розв’язані та автору чи відповідному органу надіслана відповідь .Лише у цьому випадку документ знімається з контролю, про що у контрольній картці робиться відповідна відмітка:
·     відправлення документів охоплює операції з реєстрації документів у журналі обліку вихідних документів, написання на конверті (тексті) адреси, вкладання документів у пакети, заклеювання, проставлення вартості відправлення, складання реєстру та здачу кореспонденції у відділення зв’язку;
·     збереження документів – завершальна стадія діловодства, завданням якої є систематизація, забезпечення збереження та можливості використовувати їх повторно у процесі управління.
 
____________________
14. Ларин М.В. Форум по электронным документам / М. В. Ларин // Отеч. архивы. – 1997. – №2. – С. 100–101.
 
 
 
Розділ 2. Сучасний стан документаційного процесу в Україні
Як свідчить досвід, інформаційно-документаційне забезпечення управління, побудоване на основі традиційних методів складання, опрацювання, зберігання та пошуку великих обсягів документації, характеризується підвищеною трудомісткістю. Тому робота з документами забирає значну частину робочого часу керівників та спеціалістів, яким необхідні, як правило, не самі документи, а конкретні відомості та факти, що містяться в них.
Сучасні перспективні напрямки удосконалення документаційного забезпечення управління, діловодства невіддільні від процесу масового впровадження досягнень НТП в сфері управління. Ці досягнення, пов'язані з утворенням якісно нових видів EOT, засобів зв'язку, дають можливість перейти до принципово нової і значно ефективнішої інформаційної технології в органах управління, заснованої на органічному включенні комплексу технічних засобів в управлінський процес. Комп'ютеризація процесу управління забезпечує безпаперовий документообіг та значне скорочення в оперативній управлінській роботі кількості традиційних документів -довідкових, поточних, звітних, інформаційних та ін. Одночасно в мінімальному обсязі повинні зберігатися найважливіші управлінські документи на паперовій основі (накази, плани, звіти тощо), що мають юридичне та історичне значення і потребують постійного зберігання в державних архівах.
2.1. Новітня методика керування документаційними процессами
Широке застосування обчислювальної техніки для автоматизації операцій у діловодстві започаткували організаційні автоматизовані системи управління, які розроблялись та впроваджувались в суб'єктах до середини 1960-х років. До їх функціональних (планових, бухгалтерських, постачальницьких та ін.) підсистем входили локальні інформаційні підсистеми: ''Автоматизований контроль виконання документів'', ''Кадри'', ''Облік та контроль за виконанням звернень громадян'', ''Автоматизована реєстрація кореспонденції''. Проте ці підсистеми автоматизували лише окремі операції у діловодстві, працювали паралельно існуючій ручній системі опрацювання документів, тим самим ускладнюючи її та збільшуючи традиційний документообіг. Поява на початку 1980-х років сучасних типів великих та малих ЕОМ, які комплектуються периферійними пристроями (відеотерміналами, дисплеями) та призначені для організації системних машин баз даних, відкрила широкі можливості для створення принципово нових автоматизованих систем опрацювання управлінської інформації- інтегрованих діалогових автоматизованих систем документаційного забезпечення управління.    
   Найважливіша відмінність автоматизованої системи документаційного забезпечення управління від інших типів автоматизованих систем (підсистем) орієнтації у діловодстві полягає в тому, що ця система започаткувала інтенсивний перехід від локальної автоматизації окремих діловодних операцій до автоматизації всього комплексу операцій з опрацювання управлінських документів: реєстрації (обліку) документів, довідкової, контрольної та пошукової роботи, збереження відповідної інформації в процесі створення документів та ін. На цій основі стає реальним практичне створення концепцій автоматизованого інформаційного забезпечення, і, в результаті цього, якісно змінюється технологія роботи працівників апарату управління. АСДЗУ призначена не стільки для періодичного автоматизованого створення інформаційно складних документів (наприклад, підсумкових зведень за результатами виконання документів за певний термін та ін.), скільки для постійної роботи (взаємодії) керівників і спеціалістів з інформацією, що зберігається у пам'яті ЕОМ. При такому спілкуванні користувач системи може самостійно вести пошук інформації про документи та самих документів, поновити у пам'яті зміст документа або його фрагмент, вносити зміни і доповнення у потоці інформації, яка зберігається, згруповувати та аналізувати різні дані, автоматично виготовляти документи на паперовому або магнітному носії. Робота системи ведеться у режимі людино-машинного (запитання-відповідь) спілкування, що дозволяє децентралізовано за допомогою дисплея виконувати цільове опрацювання даних та їх відновлення безпосередньо на робочому місці користувача в будь-зручний для нього час. До того ж введення вихідної масової інформації може йти централізовано з первинних документів у автоматизованому пункті опрацювання інформації документаційної служби суб'єкта. Вся інформація, що вводиться, відразу ж стає доступною користувачам системи. В результаті відпадає необхідність у створенні значної кількості спеціалізованих вхідних, проміжних та вихідних документів на паперовій основі, що значно скорочує та спрощує документообіг.15 Працювати над системою може користувач, не обов'язково професіонал, тобто працівник апарату управління, ознайомлений з прийомами роботи за комп'ютером.В даний час діалогові автоматизовані системи документаційного забезпечення створюються експериментально у багатьох установах країни (наприклад, автоматизована система опрацювання організаційно-розпорядчих документів та ін.). Структурно АСДЗУ в загальному вигляді складається з кількох самостійних технологічних блоків: блоку
____________________
15. Храмцовская Н. А. Международные стандарты, информационная безопасность и управление документацией /2005. – № 3. –С. 30–36. 
 
опрацювання, який входить в систему інформації та управління інформаційними ресурсами, блоку автоматизованої підготовки документів, блоку правового та інформаційного забезпечення управлінських рішень, які приймаються.
В рамках першого блоку виділяються такі контури (підсистеми), об'єднані спільною інформаційною базою, програмними та технічними засобами: реєстрації (вводу) інформації про одержані, відправлені документи внутрішнього обігу; контроль за виконанням документів та доручень; довідково-інформаційного обслуговування та оперативного пошуку документів
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.