На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


курсовая работа Характеристика нормативно-методической базы деятельности секретаря

Информация:

Тип работы: курсовая работа. Добавлен: 06.10.2012. Сдан: 2012. Страниц: 15. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………….
1 ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ  К СОВРЕМЕННОМУ СЕКРЕТАРЮ………………………………………………………………..
 
5
2 ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ И НОРМАТИВНЫЕ  ДОКУМЕНТЫ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В РАБОТЕ  СЕКРЕТАРЯ…………………………….
 
13
3 ЛОКАЛЬНАЯ НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ  БАЗА, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ  СЕКРЕТАРЯ…………….
 
26
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………
36
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ………………………..
38
ПРИЛОЖЕНИЕ А Должностная  инструкция секретаря………………….
40

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ВВЕДЕНИЕ 
Актуальность. Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами. В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией. Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы. Нормативно-методическое регулирование деятельности секретаря осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно: правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу; организовать документооборот; обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.
Тема работы: «Характеристика нормативно-методической базы деятельности секретаря».
Цель исследования – изучить законодательные и нормативные документы, используемые в работе секретаря.
Задачи исследования:
- выявить требования, предъявляемые  к современному секретарю;
- изучить законодательные документы, используемые в работе секретаря;
- изучить нормативные документы, используемые в работе секретаря;
- проанализировать локальную нормативно-правовую базу, регламентирующую деятельность секретаря;
- разработать примерную должностную инструкцию секретаря.
Предмет исследования – особенности нормативно-методической базы деятельности секретаря.
Объект исследования – нормативно-методическая база деятельности секретаря.
Методы исследования – работа с  документами, анализ, синтез.
Источниковая база: материалы Научной библиотеки Тамбовского филиала Московского государственного университета культуры и искусств; материалы Тамбовской областной универсальной научной библиотеки им. А.С.Пушкина.
Практическая значимость работы заключается  в возможности использования  материалов в процессе обучения студентов-документоведов, а также в деятельности по документированию различных организаций, предприятий, учреждений.
 
 
 
1 ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ  К СОВРЕМЕННОМУ СЕКРЕТАРЮ
Секретарь – одна из самых  распространенных профессий на современном  рынке труда. Без секретаря сегодня  не обходится ни одна организация. Секретарь  – это первый помощник руководителя, сотрудник, владеющий оперативной  информацией и находящийся в  курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения. 
За последние годы профессия  секретаря претерпела существенные изменения. Если еще недавно секретаря  принято было называть «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. 
Управленческий персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, невелик. Руководители этих фирм занимаются в основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь, административной) работы поручают своим  секретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро набирать и правильно оформлять  документы, но и составлять различные  деловые тексты, редактировать проекты; не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями. Другими словами, это помощник, принимающий  непосредственное участие в организации  деятельности как руководства, так и всего коллектива в целом.
Секретарь, выполняя свои обязанности, должен владеть вопросами:
- текущей финансово-хозяйственной  деятельности организации и перспектив  ее развития;
- знания структуры организации,  распределение функциональных обязанностей  между подразделениями и работниками [10].
Секретарь должен знать:
- требования, предъявляемые  к документационному обеспечению  деятельности организации, государственные  стандарты РФ и международные  стандарты составления и оформления  корреспонденции, порядок приема, учета и хранения документов, систематизации и подготовки  их к краткосрочному и долгосрочному  хранению;
- правила организации  управленческого труда; 
- требования к оформлению  машинописных работ; 
- правила русской орфографии  и пунктуации;
- основы делового этикета,  служебной этики, психологии общения;
- правила охраны труда,  техники безопасности;
должен уметь:
- составлять и оформлять  документы всех видов, редактировать  содержание и делать стилистическую  правку;
- наладить эффективную  работу с документацией, совершенствовать  существующие методы и формы  такой деятельности;
- работать с современным  программным обеспечением на  уровне квалифицированного пользователя  ПК;
- организовывать и вести  телефонные переговоры, работать  с современной оргтехникой; 
- вести прием посетителей; 
- организовывать и технически  обеспечить совещания, собрания, переговоры, деловые встречи, командировки  работников и иные мероприятия; 
- владеть навыками быстрого  письма и чтения.
Функции современного секретаря:
- организационное и документационное  обеспечение управленческой деятельности  организации; 
- координация работы офиса; 
- осуществление методического  руководства и контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях организации;
- оперативно-организационное  обслуживание деятельности организации; 
- подготовка, оформление  документации по личному составу,  ее учет и хранение.
- документальное оформление  ряда финансово-хозяйственных операций [10].
Также секретарь должен:
- выполнять распоряжения, приказы руководства фирмы, осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с ними;
- разрабатывать проекты документов по всем вопросам управленческой деятельности организации;
- редактировать, контролировать качество подготовки, грамотность, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись руководству организации;
- вести прием, учет и хранение корреспонденции, осуществлять обработку входящих документов, оформлять и соблюдать порядок работы с внутренними документами, рассылать исходящую документы;
- систематизировать документацию текущего архива, проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или выделять к уничтожению;
- обеспечивать сохранность и конфиденциальность коммерческой информации;
- в соответствии с резолюцией руководства организации передавать документы непосредственным исполнителям в структурные подразделения;
- осуществлять документирование деятельности совещательных и коллегиальных органов предприятия;
- фиксировать, обрабатывать и своевременно доводить до сведения руководства и работников принятую информацию, касающуюся различных сторон деятельности организации;
- планировать рабочий день руководства, назначать встречи клиентам, партнерам и работникам организации как по производственным, так и личным вопросам;
- заниматься организационными и техническими вопросами проведения совещаний, деловых встреч и переговоров; обеспечивать прием посетителей;
- контролировать исполнение документов, поручений и заданий руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;
- способствовать оперативному принятию решений со стороны руководства и своевременно доводить их до сведения работников.
- осуществлять оперативную связь со сторонними предприятиями и гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия.
- оформлять машинописные и копировально-множительные работы.
- выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной и управленческой деятельности организации [2].
- поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, следить за порядком в офисе, соблюдением санитарных и технических правил, правил противопожарной безопасности.
Кроме вышеперечисленных, на секретаря возлагаются следующие дополнительные обязанности:
- в сфере работы с персоналом:
1. Документальное оформление  приема, перевода и увольнения  работников в соответствии с  трудовым законодательством, выдача  справок с места работы.
2. Своевременное внесение  изменений в штатное расписание  организации. 
3. Учет личного состава  организации; формирование и ведение  личных дел работников, своевременное  внесение в них изменений и  дополнений.
4. Заполнение, учет и хранение  трудовых книжек, ведение учета  трудового стажа работников организации. 
5. Составление для государственных  органов установленной отчетности  по вопросам учета личного  состава. 
6. Ведение архива личных  дел и подготовка документов  по истечении установленных сроков  текущего хранения к сдаче  на государственное хранение.
7. Оформление листков  временной нетрудоспособности.
8. Организация учета рабочего  времени, порядка предоставления  отпусков работникам, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
9. Ведение учета нарушений  трудовой дисциплины, контроль за своевременностью принятия соответствующих мер администрацией.
10. Своевременное предоставление  в бухгалтерию всей необходимой  информации о принятых на работу  и уволенных работников для  оформления документов, касающихся  учета начисленной заработной  платы и производимых вычетов. 
11. Подготовка и сдача  в установленные сроки в бухгалтерию  документов, необходимых для расчета  и выдачи заработной платы  работникам.
- в сфере работы с первичной бухгалтерской документацией:
1. Регистрация, учет бухгалтерских  первичных документов и организация  хранения до момента их передачи  в бухгалтерию. 
2. Соблюдение требований  по оформлению первичных документов  в соответствии с действующим  законодательством и по установленной  форме. 
3. Выдача работникам фирмы  доверенностей на получение товарно-материальных  ценностей от сторонних организаций. 
4. Своевременное составление  документов для перечисления  налогов и других обязательных  платежей, расчетов с контрагентами  и передача их для исполнения  в банк.
5. Получение по доверенности  выписок по движению денежных  средств из банков.
6. Ведение кассовых операций  в организации, в т.ч. прием, учет, выдача и хранение денежных средств и ценных бумаг. Составление необходимой кассовой документации и подготовка отчетности.
7. Своевременная передача  надлежащим образом оформленных  документов на обработку в  бухгалтерию [14].
Таким образом, секретарь – это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы: функции по документационному обеспечению управления; функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя. Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь руководителя занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. В негосударственных структурах выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создается, и функции по делопроизводственному обслуживанию сосредоточиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих обязанностей. К функциям секретаря по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей; телефонное обслуживание; обеспечение рабочего покоя шефа; контакты с персоналом фирмы и забота о ее клиентах и деловых партнерах;  организация встреч и переговоров, подготовка командировок руководителя;  организация и участие в работе совещаний; контроль исполнения поручений руководства; организация и резервирование рабочего времени руководителя; контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники. Особую группу функциональных обязанностей секретаря руководителя составляют референтские функции, которые сложно однозначно определить как документные или бездокументные. С некоторой долей условности эти функции иногда определяют как функции по информационному обеспечению деятельности руководителя. К референтской составляющей прежде всего относятся: просмотр специальной литературы и периодической печати по профилю деятельности фирмы; поиск и обработка необходимой руководителю информации; знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая в повседневной деятельности руководителя информация. Объем референтских функций в разных организациях различен, но грамотно организовать работу с информацией должен уметь каждый секретарь руководителя. Он должен располагать всесторонней информацией о сотрудниках фирмы (телефоны, адреса и т.д.), уметь разыскать необходимого руководителю сотрудника не только в рабочее, но и в свободное от работы время, знать о важнейших событиях в личной жизни сотрудников (юбилеях, иных торжествах). Кроме традиционных обязанностей помощника и референта руководителя, в настоящее время секретарю делегируются разнообразные функции, которые никогда ранее не входили в сферу секретарской деятельности. Круг этих обязанностей достаточно широк и разнообразен в различных фирмах. Так, часто ему передаются отдельные административные функции, мелкие бухгалтерские операции. В обязанности секретаря входит прием клиентов и гостей фирмы, деятельность в рамках паблик рилейшнз (связи с общественностью), формирование архивов и т. д. Он просматривает корреспонденцию руководителя, направляя часть документов непосредственно специалистам и менеджерам; фиксирует и контролирует исполнение всех поручений руководителя, как письменных, так и устных. В его ежедневнике фиксируются все факты, документы, поручения, связанные с деятельностью руководителя. Квалифицированный секретарь должен уметь принимать решения, давать указания и представлять своего шефа в деловых ситуациях. Специфика и сложность секретарского труда обусловлены и тем, что секретарь всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Все профессиональные знания и навыки, необходимые современному секретарю, можно условно разделить на две группы: знания, необходимые для документационного и информационного обеспечения руководства и фирмы в целом. Секретарь должен знать: нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления; основные принципы организации документооборота; основы архивного дела; основные прикладные программы. На основе этих знаний секретарь должен уметь: составлять и оформлять основные виды и разновидности управленческих документов; рационально организовать работу с управленческими документами, вести архив; находить, систематизировать и хранить информацию; персональным компьютером, ксероксом, сканером, принтером, другими средствами составления, изготовления и копирования документов. Знания, необходимые для коммуникативного обеспечения деятельности фирмы и ее администрации: правила ведения деловой беседы; принципы организации приема посетителей, совещаний, деловых поездок; современные средства связи; основы профессиональной этики.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2 ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ И НОРМАТИВНЫЕ  ДОКУМЕНТЫ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В РАБОТЕ  СЕКРЕТАРЯ
В настоящее время правовая основа деятельности секретаря состоит  из нескольких направлений: законодательное  регулирование, нормативное и нормативно-методическое регулирование общегосударственного действия.
Высшей правовой значимостью  обладают законы Российской Федерации. Для деятельности секретаря наиболее важны такие законы, как Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», Федеральный закон «Об архивном деле», Закон Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации», Закон «О государственном языке Российской Федерации», Федеральный закон «О бухгалтерском учете», Федеральный закон «Об акционерных обществах», Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» и другие.
Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информационные ресурсы и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязанность предоставления информации государственным органам.
Целью Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок. Самое широкое распространение электронные документы с электронной подписью должны получить в коммерческих организациях и, прежде всего, в сделках по купле-продаже и в других операциях по предоставлению услуг, которые требуют наибольшей оперативности. Особенно важен закон для банков, где электронный документ получил наибольшее распространение и стал применяться в первую очередь.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
В соответствии с Законом  «О языках народов РФ» от 25.10.1991 № 1807-1 официальное делопроизводство может вестись на государственном языке Российской Федерации - русском, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик [5].
В Законе «О государственном языке Российской Федерации» от 01.07.2005 отмечено, что государственный язык подлежит обязательному использованию в деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности, в том числе в деятельности по ведению делопроизводства. Государственный язык является обязательным и при опубликовании федеральных законов и иных правительственных актов, но в республиках Российской Федерации они наряду с официальным опубликованием на государственном русском языке могут быть опубликованы на государственных языках республик. Это же правило распространяется на правовые акты республик, законы и иные нормативные правовые акты краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, автономных округов. Данный Закон уточняет, что в случае использования других языков тексты на русском языке и языках других народов Российской Федерации должны быть идентичны по содержанию и техническому оформлению.
Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ (с изм. от 31.12.2002 № 191-ФЗ) «О бухгалтерском учете» указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст.9) определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных носителях и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.
Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значительное внимание уделяют порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов. В ст.89 Закона «Об акционерных обществах» приведен перечень документов, которые общество обязано хранить. К таким документам относятся:
- договор о создании  общества;
- устав общества, а также  изменения и дополнения к нему, зарегистрированные в установленном  порядке, решение о создании  общества, документ о государственной  регистрации общества;
- документы, подтверждающие  права общества на имущество,  находящееся на его балансе; 
- внутренние документы  общества;
- положение о филиале  или представительстве общества;
- годовые отчеты;
- документы бухгалтерского  учета и отчетности;
- протоколы общих собраний  акционеров, заседаний Совета директоров, ревизионной комиссии общества  и коллегиального исполнительного  органа общества (правления, дирекции);
- бюллетени для голосования,  доверенности (копии доверенностей)  на участие в общем собрании  акционеров;
- отчеты независимых оценщиков; 
- списки аффилированных  лиц общества;
- списки лиц, имеющих  право на участие в общем  собрании акционеров, имеющих право  на получение дивидендов, а также  иные списки, составляемые обществом  для осуществления акционерами  своих прав в соответствии  с требованиями данного Закона;
- заключения ревизионной  комиссии общества, аудитора общества, государственных и муниципальных  органов финансового контроля;
- проспекты эмиссии, ежеквартальные  отчеты эмитента и иные документы,  содержащие информацию, подлежащую  опубликованию или раскрытию  иным способом в соответствии  с Законом; 
- иные документы, предусмотренные  данным Законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, Совета директоров общества, органов  управления общества, а также  документы, предусмотренные правовыми  актами Российской Федерации [2].
В состав документов, которые  обязано хранить общество с ограниченной ответственностью, входят:
- учредительные документы  общества, а также изменения и  дополнения к ним, зарегистрированные  в установленном порядке; 
- протокол (протоколы) собрания  учредителей общества, содержащий  решение о создании общества  и об утверждении денежной  оценки денежных вкладов в  уставный капитал общества, а  также иные решения, связанные  с созданием общества;
- документ о государственной  регистрации общества;
- документы, подтверждающие  права общества на имущество,  находящееся на его балансе; 
- положение о филиале  или представительстве общества;
- документы, связанные  с эмиссией облигаций и иных  эмиссионных ценных бумаг общества;
- протоколы общих собраний  участников или учредителей общества, заседаний Совета директоров, ревизионной  комиссии общества и коллегиального  исполнительного органа общества (правления, дирекции);
- списки аффилированных  лиц общества;
- заключения ревизионной  комиссии общества, аудитора общества, государственных и муниципальных  органов финансового контроля;
- иные документы, предусмотренные  федеральными законами и иными  правовыми актами Российской  Федерации, уставом общества, внутренними  документами общества, решениями  общего собрания участников, Совета  директоров общества и органов  управления общества [7].
В ст.129 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» содержится информация о передаче документов, образовавшихся в деятельности обанкротившейся организации, в том числе и документы по личному составу, на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.
Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных  актов. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических  и физических лиц в процессах  предпринимательской деятельности, а также документирование различных  отношений, возникающих между ее участниками. Ряд статей Гражданского кодекса Российской Федерации устанавливает обязательность документирования, а также виды и разновидности документов, создаваемых при совершении актов гражданских взаимоотношений (их возникновении, прекращении). Так, виды учредительных документов юридического лица, например, устав и учредительный договор, на основании которых действуют юридические лица, требования к их содержанию и оформлению содержатся в ст. 52 ГК РФ: «В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержатся другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида». Понятие «другие сведения» раскрыто в ст. 98 Кодекса. В ряде статей Гражданского кодекса установлены нормы документирования, требования к форме документа, к составу его информации, т.е. к содержанию документа.
Государственное регулирование  вопросов, связанных с хранением  документов, нашло частичное отражение  в Уголовном кодексе РФ, который  предусматривает ответственность  за контрабанду, утрату документов, содержащих государственную тайну, похищение  или повреждение документов. В  него включены нормы, устанавливающие  ответственность за хищение предметов  или документов, имеющих особую историческую, научную, художественную или культурную ценность (ст. 164 УК РФ). В Кодекс включены и нормы ответственности за уничтожение или повреждение памятников истории или культуры (ст. 243). Статьи 324, 325 относят к правонарушениям приобретение или сбыт официальных документов, похищение или повреждение документов, штампов, печатей.
В Кодексе РФ об административных правонарушениях (ст. 13, 20) к числу  правонарушений относится несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных документов. Административная ответственность  при этом может выражаться в вынесении  предупреждения или наложении штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц - от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда.
Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает обязательность применения каждой организацией независимо от ее организационно-правовой формы  ряда локальных правовых актов, таких, как коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового  распорядка, положение об использовании  и защите персональных данных и др. В Трудовом кодексе названы документы, которыми документируется прием, перевод, увольнение, командирование, отпуска, поощрения и взыскания работников. Часть этих документов применяется давно (приказ, заявление, трудовая книжка и др.), относительно других введен новый порядок их составления и применения (трудовой договор); необходимость создания некоторых регламентирована впервые (уведомления). Кодекс не только устанавливает применение тех или иных документов, но и определяет структуру текста, порядок оформления некоторых из них (например, трудового договора). Трудовой кодекс содержит специальную статью (ст. 14), устанавливающую порядок исчисления сроков, а в некоторых случаях устанавливает и конкретные сроки подготовки документов. Например, приказ о приеме на работу (ст. 68), приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193), изготовление и выдача работнику копий документов, связанных с работой (ст. 62), предупреждение работника об увольнении (ст. 79, 80) - все эти документы должны быть оформлены в трехдневный срок.
Огромное значение при  работе секретаря имеют и нормативно-методические акты.
Одним из основных общегосударственных  нормативно-методических документов по организации делопроизводства является «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)», разработанная Росархивом в 1991 году. Государственная система документационного обеспечения управления - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.
Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных  условий для применения технических  средств и современных технологий сбора, обработки, использования и  хранения информации, совершенствование  работы аппарата управления [2].
ГСДОУ устанавливает состав управленческих документов, правила  оформления управленческих документов, а также рассматривает организацию  работы с документами, в т.ч. организацию рационального документооборота, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль исполнения документов и подготовку документов к передаче в ведомственный архив.
Положения ГСДОУ получили развитие в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденной Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68. Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Типовая инструкция устанавливает  общие требования к функционированию служб документационного обеспечения  управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных  органах исполнительной власти.
В соответствии с Инструкцией  организация, ведение и совершенствование  системы делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных технических средств  в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях федерального органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления - службой ДОУ.
Основные положения об организации архивного хранения документов изложены в Положении  «Об Архивном фонде Российской Федерации», утвержденном Указом Президента от 17.03.1994 № 552 и в Положении "О Федеральном архивном агентстве», утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290. Данные Положения регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства.
В Положении «Об Архивном фонде Российской Федерации» четко закреплен состав Архивного фонда РФ, указан порядок и сроки временного и депозитарного хранения документов в учреждениях, организациях и предприятиях.
В Положении «О Федеральном архивном агентстве» определен статус Федерального архивного агентства, его права, функции и задачи, масштаб деятельности, внутренняя структура. Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда Российской Федерации. Росархив ведет государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.
Федеральное архивное агентство  осуществляет свою деятельность непосредственно  и через подведомственные ему  организации во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями.
Немаловажным нормативно-методическим документом в области хранения документов являются «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами. Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.
Несколько иным справочником, но также имеющим нормативный  характер, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения», утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000.
Данный документ предназначен для использования в качестве основного нормативного документа  при составлении номенклатуры дел  организации, определении сроков хранения, отборе на хранение и уничтожение  управленческих типовых документов в деятельности организации (учреждения) и распространяется на все организации, независимо от того, поступают их документы  на хранение в государственные, муниципальные  архивы или же не поступают.
«Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» (утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37) является нормативным документом и рекомендуется для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм для наименования должностей и предъявляемых к ним квалификационных требований. Квалификационные характеристики, включенные в данный Справочник, являются нормативными документами, предназначенными для обоснования рационального разделения и организации труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров, обеспечения единства при определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, а также принимаемых решений о соответствии занимаемым должностям при проведении аттестации руководителей и специалистов. Наименования должностей служащих установлены в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР).
На основе квалификационных характеристик разрабатываются  должностные инструкции для конкретных работников, а также производятся записи в трудовые книжки о наименовании должности работника.
При работе с кадровой документацией  необходимы «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (утверждены Постановлением Правительства РФ от 06.02.2004 № 51) и «Инструкция по заполнению трудовых книжек» (утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).
В «Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», утвержденном постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 № 1 приведен перечень форм первичной учетной документации, который состоит из двух разделов: по учету кадров и по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.
В Альбоме представлены формы  и инструкция по заполнению форм документов, таких как приказы (распоряжения) о приеме работников на работу, о  переводе работников на другую работу, о предоставлении отпуска, о поощрении; о прекращении действия трудового  договора, личная карточка работника, график отпусков; командировочное удостоверение; табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы; расчетно-платежная ведомость и др.
Унифицированные формы первичной  учетной документации по учету кадров распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и  форм собственности, а по учету использования  рабочего времени и расчетов с  персоналом по оплате труда - на юридические  лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных  учреждений.
Знание «Правил оказания услуг почтовой связи» (введены в действие Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221) и «Правил оказания услуг телеграфной связи» (утверждены Постановлением Правительства Российской от 15.04.2005 № 222) позволит секретарю грамотно оформить любое почтовое, телеграфное или телексное отправление.
Ключевую роль при оформлении документов играет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению и требования к содержанию информации бланка.
Таким образом, основные нормативно-методические документы, регламентирующие деятельность секретаря: законодательные акты Российской Федерации (РФ) в сфере документации и информации; указы и распоряжения президента РФ, постановления правительства РФ в сфере делопроизводства; законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ; нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств), регламентирующие вопросы документационного обеспечения; технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; унифицированные системы документации; нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3 ЛОКАЛЬНАЯ НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ  БАЗА, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ  СЕКРЕТАРЯ
 Должностная инструкция секретаря - это правовой акт, необходимый для регулирования правового положения секретаря. Должностная инструкция секретаря составляется в целях освещения всего спектра профессиональных прав и обязанностей данного работника. В ней определяются его права и должностные обязанности, а также ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовой функции.
Значение должностной  инструкции секретаря очень велико. Должностная инструкция необходима во избежание нарушений трудового законодательства и конкретизации обязанностей указанного работника, так как содержит основные требования, предъявляемые к секретарю в отношении специальных знаний, знаний законодательства, определенных методов и средств, которые секретарь должен уметь применять при выполнении своих должностных обязанностей.
Должностные инструкции могут  разрабатываться «внешними» организациями, государственными или частными (например, консультативными, внедренческими фирмами), но чаще всего их разрабатывает отдел кадров организации по согласованию с юрисконсультом, а затем уже она утверждается руководителем организации [7].
Примерная последовательность работ по созданию должностной инструкции может быть следующей: изучение Гражданского кодекса РФ, Трудового кодекса  РФ, ГСДОУ, отраслевых типовых инструкций и других нормативно-методических материалов в сфере информационного и  документационного обеспечения  управления.
Наибольшую ценность представляет такой нормативный правовой акт, как «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих». Указанный справочник призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действенный механизм разграничения функций, полномочий и ответственности, четкую регламентацию трудовой деятельности работников в современных условиях развития рыночных отношений. Квалификационный справочник содержит наименования должностей руководителей, специалистов и других служащих, а также их квалификационные характеристики, которые состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации». В должностных инструкциях допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке работников. Каждая квалификационная характеристика является нормативным документом, регулирующим содержание выполняемых функций работников, способствующим обеспечению рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом. Квалификационные характеристики должны применяться на предприятиях, в учреждениях и организациях любых форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики [10].
Должностная инструкция секретаря  имеет определенную форму. При этом при ее разработке работодателю следует  опираться на положение о структурном  подразделении организации. Должностная  инструкция и положение о структурном  подразделении являются взаимосвязанными документами, которые дополняют  друг друга. Эта взаимосвязь прослеживается в том, что обязанности каждого  секретаря вытекают из задач и  функций самого структурного подразделения  организации [14].
Должностная инструкция оформляется  на общем бланке. Текст должностной  инструкции секретаря включает в  себя следующие разделы:
1) «Общие положения»;
2) «Функции»;
3) «Должностные обязанности»;
4) «Права»;
5) «Ответственность» [11].
В разделе «Общие положения» содержится информация о порядке назначения, освобождения секретаря от должности, замещения его во время отсутствия, требования к квалификации секретаря и наличию специальных знаний, подчиненность работника. При этом требования к квалификации секретаря и к наличию специальных знаний устанавливаются в должностной инструкции на основе «Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих».
Требования к квалификации кандидата на должность секретаря  устанавливаются по следующим направлениям:
- уровень образования  (начальное профессиональное, среднее  (полное) общее, высшее);
- практический опыт в  этой должности, который называют  стажем работы.
В настоящее время от секретаря все чаще требуется высшее образование. В некоторых организациях в зависимости от специфики работы и иных обстоятельств к секретарям могут предъявляться и повышенные требования, например, знание одного или нескольких иностранных языков. Секретарь руководителя обязательно должен иметь высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы либо среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее двух лет [6].
Для исполнения своих обязанностей секретарю необходимо как минимум  знать:
- законодательные и нормативные  правовые акты, нормативно-методические  документы по ведению делопроизводства;
- основы трудового законодательства;
- стандарты системы организационно-распорядительной  документации;
- организацию и технологию  документационного обеспечения  управления;
- структуру и руководящий  состав организации и его структурных  подразделений; 
- правила орфографии и  пунктуации;
- архивное дело;
- машинопись;
- правила печатания деловых  писем с использованием типовых  форм;
- правила внутреннего  трудового распорядка;
- правила и нормы охраны  труда. 
Секретарь непосредственно  подчиняется руководителю организации  либо структурного подразделения. Во время  отсутствия секретаря его обязанности  исполняет лицо, назначенное в  установленном порядке [1].
В разделе «Функции работника» определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции, например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок и т.д.
В разделе «Должностные обязанности» определены конкретные обязанности, выполняемые секретарем. В нем указываются как общие обязанности, свойственные для всех секретарей (например, организация приема посетителей, ведение телефонных переговоров), так и специальные обязанности, исполнение которых необходимо только этому секретарю (например, ученому секретарю - подготовка предложений к планам издания научных трудов) [1].
Что касается должностных  обязанностей секретаря, то в первую очередь он осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению  деятельности руководителя организации  или структурного подразделения, принимает  поступающую на имя руководителя корреспонденцию, после рассмотрения которой передает ее в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
Среди обязанностей, свойственных секретарям руководителя, можно выделить:
- ведение делопроизводства;
- использование компьютерной  техники для сбора, обработки  и представления информации при  подготовке и принятии решений; 
- передача и прием информации  по приемно-переговорным устройствам  (например, по телефону, факсу, телефаксу)  и своевременное доведение до  сведения руководства информации, полученной по каналам связи; 
- организация телефонных  переговоров руководителя;
- прием документов на  подпись руководителя;
- обеспечение рабочего  места руководителя канцелярскими  принадлежностями, средствами организационной  техники; 
- по поручению руководителя  перепечатка документов;
- организация приема посетителей; 
- выполнение отдельных  служебных поручений руководителя.
Конечно же, должностные  обязанности некоторых категорий  се
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.