На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


реферат Документооборот:понятия,функции,составные части

Информация:

Тип работы: реферат. Добавлен: 09.10.2012. Сдан: 2011. Страниц: 5. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Понятие документа, Документооборот
Понятие документа.
Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства".
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. (Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления). Документы используются в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ – это, прежде всего, способ доказательства или свидетельства чего-либо. Для историков – исторический источник. А специалисты в области управления считают его средством фиксации передачи управленческих решений. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращает к информации во времени.
Важнейшей функцией документа является как раз информационнаяВ документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.
Документ обладает организационной функцией. С помощью  документа обеспечивается воздействие  на коллективы людей для организации  и координации их деятельности. Внешние  связи предприятий и организаций  обеспечивает коммуникативная функция  документов.
Документ несет  юридическую функцию, поскольку  его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных  вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и  прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).
Наконец, документ выполняет  воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации. Еще есть управленческая функция, которая позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы; учетная, с помощью которой накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности; историческая, которая является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывает исторические события, подтверждает и дополняют факты, помогает восстанавливать историческое прошлое стран и народов.
При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.
Документ, созданный  юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в  установленном порядке, называется официальным документом. Официальный  документ, используемый в текущей  деятельности организации, называют служебным документом. 
Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим  и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения  и сбыта, других функциональных подразделений.
Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные  записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными;
по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками  данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
по содержанию: простые (посвященные одному вопросу)
по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа  имеет свои особенности (например, докладные  записки), трафаретные, когда часть  документа отпечатана, а часть  заполняется при составлении, и  типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые  и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в  определенный срок, и несрочные, для  которых срок исполнения не установлен;
по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;
по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы  и т.д.
Подлинник — это  подписанный и надлежащим образом  оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия  — повторное, абсолютно точное воспроизведение  подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельственное  в установленном порядке соответствующим  должностным лицом. На копиях служебных  документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.
Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или  иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки  подтверждается подписями должностных  лиц и печатью. Предприятиям и  организациям предоставлено право  в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий  дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий  одинаковую юридическую силу с подлинником.
Документооборот.
Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Вся документация учреждения делится на три документопотока:
•          входящие (поступающие) документы;
•          исходящие (отправляемые) документы;
•          внутренние документы.
Характеристикой документооборота является его объем, под которым  понимается количество документов, поступивших  в организацию и созданных  ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной  формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.
Одна из важнейших  функций в организации работы с документами – это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.
Наряду с организацией документооборота в понятие "организация  работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.
Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные  части делопроизводства (или ДОУ):
документирование  деятельности;
организация работы с официальными документами.
Эти составные части  взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они  обе, причем функционирующие в тандеме.
В технологической  цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:
•          прием и первичная обработка документов;
•          предварительное рассмотрение и распределение документов;
•          регистрация;
•          контроль за исполнением;
•          информационно-справочная работа;
•          исполнение документов и отправка.
Не много об этих этапах:
1) Операция в основном техническая. Проводится централизованно секретарем-референтом, а в крупных учреждениях -экспедициями или специально выделенным работником (экспедитором).
Документы могут  быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.
Передача документов с использованием электронной почты  значительно сокращает время  на передачу информации и повышает надежность доставки. Кроме того, если у вас принята автоматизированная система и полученные документы  вводятся в память машины, то электронная  почта позволяет исключить процедуру  последующего ввода входящих бумажных документов в память машины (вручную  или путем сканирования).
При получении  документов, прежде всего проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.
Если документы  поступили по почте, вскрываются  все конверты, за исключением имеющих  надпись "лично". Конверты после  вскрытия уничтожаются, за исключением  писем частных граждан, так как  обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов, поступивших уже  с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством  дня получения документа. Кроме  того, при получении по почте просроченного  финансового документа надо составить  акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работником почты.
На всех входящих документах должна быть проставлена  отметка о поступлении документа  в организацию. Она состоит из даты получения и учетного порядкового  номера. Кроме того, в ней может  быть указано сокращенное название учреждения-получателя. Учетный порядковый номер последнего документа, полученного  в текущем году, показывает общее  количество поступивших документов.
Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящих документов, является проставление отметки  о поступлении только на документах, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные  документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении  было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может  потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком  случае указывается значительно  уменьшенным, а время на обработку  неучтенной корреспонденции невозможно просчитать.
Отметка о поступлении  обычно проставляется в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем.Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения. Учитывая, что факс, как  правило, выводится на светочувствительную  бумагу, текст на которой быстро выцветает, с важных документов снимают  ксерокопию.
В последнее  время появились факсимильные аппараты, позволяющие получить документ на обычной  бумаге и, следовательно, не нуждающийся  в копировании. Аналогично проблема решается при получении факсимильных сообщений на компьютер, снабженный факс-модемом, и последующей, при  необходимости, распечатке факсов на обычном принтере.
Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и  нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы  сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В  организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Обычно он помещается в виде приложения конструкции  по делопроизводству.

2) ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ СЛУЖБОЙ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ)

После этапа экспедиционной обработки  документов проводится предварительное  рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.1
При этом предварительно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.2
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании  установленного в организации распределения  обязанностей.3
Предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные  обязанности сотрудников. Эффективную  помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:
    примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;
    перечня должностных лиц и их обязанностей;
    технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д. 4
При рассмотрении поступившего документа  учитываются:
    важность его содержания;
    сложность и новизна поставленных вопросов;
    авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
    реальная срочность исполнения документа;
    вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др. 5
Задача  службы ДОУ на данном этапе –  освободить руководителя от излишнего  потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов. К руководителю должны поступить  только документы, касающиеся основных вопросов деятельности учреждения, по принципиальным вопросам или несущие  новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы сразу передаются в подразделения или непосредственным исполнителям. Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения. 6Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. 
3) Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. 1
Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в  определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму  с присвоением номера и записью  основных данных о документе, что  позволяет создать базу данных о  всех документах организации для  последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает  юридическую силу документу, т.к. фиксирует  факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.2
В процедуре  регистрации можно выделить три  цели:
    учет документов,
    контроль за их исполнением;
    справочная работа по документам3
Регистрации подлежат все документы, требующие  учета, исполнения и использования  в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как  создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие  из вышестоящих, подведомственных и  других организаций и частных  лиц. 4
Однако  существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:
    рекламные письма;
    поздравительные письма и телеграммы;
    приглашения;
    программы семинаров, совещаний и конференций;
    печатные издания (книги, брошюры, журналы);
    пакеты с пометкой "лично";
    копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
    информационные материалы.
    Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.
    При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. 
    Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
    Регистрация внутренних документов обычно проводится децентрализовано по группам документов в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности – в канцелярии, по кадрам – в отделе кадров
Состав  основных реквизитов регистрации в  зависимости от характера документа  и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
    гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
    внутренняя переадресация документов по исполнителям;
    код по тематическому классификатору;
    ключевые слова;
    количество листов документа;
    наличие приложений;
    должностное лицо, поставившее документ на контроль;
    промежуточные сроки исполнения;
    перенос сроков исполнения;
    срок хранения документа;
    статус документа (проект, версия);
    вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.10
Состав  вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.
Существует  три формы регистрации документов:
    журнальная,
    карточная,
    автоматизированная.
Журнальная  форма регистрации  документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой. В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.
При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами. Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.
Как правило, составляются следующие самостоятельные  картотеки:
    справочные, контрольно-справочные;
    картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
    тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др. 
Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д. 13
Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:
    составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;
    систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.
Тематические  картотеки используются только в  справочных целях, в качестве контрольных  картотек они не применяются. 
Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой  организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Часто используется следующая форма регистрационной  карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм):

лицевая сторона

оборотная сторона
Рис. 1. 
Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки

Автоматизированная (электронная) форма  регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).
При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о  документе вводятся в электронную  регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной  карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может  изготавливаться один экземпляр  регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной  карточки).
Автоматизированная  форма регистрации в настоящее  время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд  существенных преимуществ по сравнению  с журнальной и карточной формами  регистрации, а именно:
    быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
    автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
    автоматический контроль за исполнением документа;
    возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
    возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.
Организация может самостоятельно разработать  программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые  программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения  управления, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная  с создания проекта или регистрации  документа и заканчивая завершением  исполнения или отправлением документа  в другую организацию.
4) Контроль исполнения документов
Контроль - неотъемлемая (основная) функция управления и  необходимый элемент управленческой деятельности. Цель контроля - своевременное  и качественное исполнение каждого  поручения. В контрольной деятельности различают две группы операций:
контроль исполнения по существу поставленных задач;
сроковый контроль.
Контроль исполнения по существу поставленных задач осуществляют руководители всех рангов.
Контроль за соблюдением  сроков исполнения поручений всегда возлагается на аппарат руководителя (службу ДОУ).
В контрольной деятельности службы ДОУ выделяют несколько этапов:
Постановка документа  на контроль, оформление отметки о  контроле в документе (18) и в регистрационной  форме. Основанием для этого может  являться:
резолюция руководителя (16);
анализ содержания текста (19). Документ ставится на контроль в том случае, если в тексте указаны  или предполагаются конкретные сроки  исполнения.
Систематизация регистрационных  форм по срокам исполнения. Систематизация проводится с целью выявления  документов, срок исполнения которых  истекает «сегодня», «завтра», «послезавтра». 
При журнальной форме регистрации предполагается ежедневная выборка и повторная фиксация журнальных записей. 
При использовании РКК необходимо выбрать карточки с отметкой К или КОНТРОЛЬ и расставить их в отдельной рубрике в порядке прямой хронологии (..Рис. 01.09.99, 02.09.99...) по срокам исполнения. 
Компьютерные программы регистрации и контроля исполнения документов должны делать выборку по срокам исполнения автоматически.

и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.