На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


контрольная работа Современное деловое письмо

Информация:

Тип работы: контрольная работа. Добавлен: 09.10.2012. Сдан: 2011. Страниц: 7. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


1. Современное деловое письмо 

          Одним из важнейших документов, обеспечивающих внешние связи предприятия, является письмо. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются, претензии. Письмами сопровождаются материальные ценности в пути и т. д.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности, пересылаемых по почте.
         Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.
Текст письма строят по схеме введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события. факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы. послужившие основанием для составления письма);, доказательства (обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение (излагаются выводы, предлагаются решения). В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснений.
       Бланк письма регламентируется: ГОСТ 6.30-2003. Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо - состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит, помимо основного текста, информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, се почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, номер того письма и телеграммы которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.
       Письмо должно, быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по обработке писем ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы. По объему письмо не должно превышать одну машинописную страницу.
        К тексту письма предъявляются  требования: ясность, четкость, краткость изложения, так как цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам. Текст письма должен содержать доста точно, обоснованные аргументы, и полную информацию, позволяющие адресату принять решение по поднятому в письме вопросу. В письмах не допускаются рассуждения, повествования, домыслы, неуместные лишние детали и общие места, так как многословие и большой объем документа не способствуют усвоению сути, основного смысла письма. Тон письма в любом случае должен быть нейтральным. В письмах не следует проявлять ярко выраженный эмоциональный тон, придавать им личностный характер, так как письмо является официальным документом, исходит от организации, предназначено для делового общения. Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Недопустимей проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии. Категорический отказ или категорическое требование можно выразить прямо, но вежливо.
          Самые общие рекомендации по составлению текста служебных писем - избегать вычурности слога, оборотов ложной вежливости («не откажите в любезности», «с глубоким почтением»).
           Уважение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинтересованность в совместной работе и т.п. можно выразить деепричастными оборотами: «тщательно рассмотрев Ваше предложение»; «детально ознакомившись с Вашим проектом», «внимательно изучив Ваши замечания»). Нейтральность тона может быть достигнута путем использования деепричастных оборотов для формулировки причин принятия решений, которыми следует начинать фразу: «учитывая высказанные замечания...», «считая принципиальным положение...», «рассмотрев предложенный ассортимент...».  
          Убедительность служебных писем достигается использованием при их составлении сложившихся в управленческой практике языковых формулировок, стандартных оборотов и устоявшихся словосочетаний типа «Оплата гарантируется...», «В порядке обмена...», «В соответствии с предварительной договоренностью...», «В связи с проведением совместных работ...» и т.д. Деловая переписка чаще всего имеет типовое содержание, а употребление стандартных языковых формул обеспечивает точность выражения и однозначность понимания текста. Убедительность письма зависит от умения составителей аргументировать свои просьбы, предложения, претензии, предупреждения и т.п. точно отобранными фактами, цифровыми пли иными. При этом письмо не должно превращаться в аналитический информационный обзор, аргументация должна быть лишь достаточной для побуждения адресата к принятию необходимого решения. Если же доказательность может быть достигнута только приведением значительного количества цифрового материала, то следует оформить его в виде таблиц и поместить в качестве приложения к письму.
Имеется множество разновидностей писем: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные,  арбитражные,   письма-подтверждения,
 
 
 
 
 
 
 
   
 
 
 
 
Требующие ответа   Не требующие  ответа
Письмо-просьба   Письмо-предупреждение
Письмо-обращение   Письмо-напоминание
Письмо-предложение   Письмо-отказ
Письмо-запрос   Письмо-распоряжение
Письмо-требование   Сопроводительное  письмо
Письмо-претензия   Письмо-извещение
Письмо-предложение   Гарантийное письмо
    Информационное  письмо
  Инструкционное  письмо
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Виды  писем
письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы. Рассмотрим некоторые виды писем.
      Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений, практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от третьего лица единственного числа, от первого лица множественного числа.
      Письма-ответы. Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:
? повторение просьбы, на которую составляется ответ:
? обоснование причины-отказа (если это письмо-отказ);
? констатация отказа.
      Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда сдержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. В нем указывается, с какой целью направлен основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки.
     Письмо-напоминание. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения.
     Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другой организации или заинтересованного лица о свершившемся факте. Такие письма часто имеют типовой характер и рассылаются вышестоящими организациями в подведомственные. В некоторых случаях они содержат отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов. Письмо может иметь приложения и состоять как из одного абзаца, так и из нескольких страниц.
Информационное  письмо подписывает руководитель организации-отправителя. В некоторых случаях для данного  вида письма бывает достаточно подписи референта или секретаря.
      Письма-предложения. Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос.
     Письмо международного образца. В последнее время заметно возрос объем международной переписки предприятий и организаций. Несмотря на то, что в каждой стране существуют определенные особенности оформления писем, установленные соответствующими правилами, письмо международного образца имеет очень четкую структуру со строгим расположением реквизитов.
Письмо  международного образца содержит следующие  реквизиты:
- сведения  об отправителе (название организации-отправителя,  ее почтовый,   
   электронный и телеграфный адрес,  факс, телефон).
- ссылки  на документы отправителя и  получателя.
- дата.
- адрес  получателя.
- вступительное  обращение.
- заголовок  (необязательный элемент).
- текст  письма.
- заключительная  формула вежливости.
- подпись
- приложения.
- сведения  о наличии копий. 
 

2. Организация управления архивным хранением документов   
     предприятия.  
 
   Постоянное хранение документов предприятия - это комплекс организационных, информационных, технических и иных мероприятий, нацеленных на обеспечение оптимальных условий и рационального размещения, соблюдение нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, обеспечивающих эффективную повседневную работу с ними и одновременно  исключающих их утрату (порчу). 
   Как отмечалось раннее, организация постоянного хранения документов может производиться в соответствующих архивных учреждениях - ведомственных или государственных архивах. 
   В свою очередь, под управлением архивным хранением документов следует понимать организационную деятельность по руководству архивам и его персоналом, нацеленную на своевременное, полное и качественное выполнение ими возложенных функций и задач. Указанная деятельность осуществляется в соответствии с законодательством, нормативными правовыми актами и организационно – распорядительными документами по вопросам архивного дела, и в первую очередь в соответствии с Федеральным законом от 22октября 2004 г.№125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Основными правилами работы государственных архивов. В процессе управления постоянным хранением документов решаются следующие основные задачи: 
     
  - создание и поддержание оптимальных условий хранения документов; 
  - рациональное размещение документов в процессе хранения; 
  - выдача документов во временное пользование и их обратный приём в места хранения; 
  - контроль за наличием и состоянием документов, находящихся на хранении; 
  - учёт документов, состоящих на хранении; 
  - комплектование архива документами, подлежащими хранению;        
  - экспертиза ценности документов, состоящих на хранении. 
Создание и поддержание оптимальных условий постоянного хранения документов, как и в случае с оперативным хранением (см.раннее) обеспечивается: 
  - предоставлением подходящих для этой цели по своим эксплуатационным характеристикам помещений (мест); 
  - надлежащим оборудованием (дооборудованием, частичным или полным переоборудованием)  указанных помещений(мест);

  - применением  и модернизацией средств создания и поддержания оптимальных (нормативных) режимов постоянного хранения документов; 
  - применением и модернизацией специальных средств постоянного хранения документов. 
     Остановимся, прежде всего, на рассмотрении основных эксплуатационных характеристик помещений (мест) хранения. Подчеркнём, что размещение предназначенных для архивного хранения документов производится в отведённых для этой цели помещениях (местах) – хранилищах – только после проведения в установленном порядке их экспертизы. Уточним, что экспертиза должна установить степень огнестойкости помещения, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, общее состояние помещение, а также наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Такая экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно – эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется соответствующий акт. 
     В соответствии с Основными правилами работы государственных архивов помещение, предназначенное для постоянного хранения документов, должно быть удалено от объектов предприятия, представляющих собой повышенную опасность, а также являющихся источниками интенсивного загрязнения воздуха (агрессивными газами, пылью и проч.). В частности, среднесуточная концентрация вредных примесей в атмосферном воздухе в районе расположения помещения архива не должна превышать следующих санитарных норм (мг/м?): серной кислоты – 0,1; оксидов серы – 0,05; оксидов азота – 0,085; хлора – 0,03; сероводорода – 0,008. Здание, в котором располагается помещение архива, должно отвечать техническим требованиям, обеспечивающим высокую долговечность его основных конструкций, их огнестойкость (вторая степень огнестойкости, категория пожароопасности «В»), и, кроме того, обладать достаточной прочностью (так называемой технической укреплённостью).

     Высота хранилищ должна составлять  не менее 2,25 м. Хранилища должны  иметь удобные для эвакуации  выходы к лифтам и лестничным  клеткам. Окна хранилищ должны быть по возможности ориентированы на север. Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры хранилищ, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения документов, не должны собирать пыль, быть её источником выделять агрессивные химические вещества. 
     Помещения (места), отведённые для архивного хранения документов, должны соответствующим образом оборудованы (дооборудованы, частично или полностью реоборудованы). При этом должны обеспечиваться нормативные (оптимальные) режимы хранения, обобщённые сведения о которых представлены на рис. 1. Хранилища должны иметь естественную или искусственную вентиляцию. При этом системы кондиционирования, применяемые в хранилищах, должны отвечать современным требованиям компактности и экономичности, а также обеспечивать:
 
 
 
 

 

                                              
 
 

                                                                Подсистемы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 1 Обобщенные сведения о режимах хранения архивных документов 

• рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2—3;
• стабильность температурно-влажностного режима;
• качественную очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей.  
Все используемое в хранилищах электрооборудование должно иметь соответствующее заземление. Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой.
С целью  обеспечения требуемой противопожарной защиты хранилища должны быть отделены от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с отделами огнестойкости не минее двух часов. О6орудование хранилищ средствами пожаротушения и оповещения о пожаре, a также противопожарным водоснабжением проводиться согласно ГОСТ 12.1.004-91.
Количество  места размещении переносных огнетушителей устанавливается в соответствии с действующими противопожарными нормативами с учётом специфики применяемого оборудования.
Документы, состоящие на постоянном хранении, могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Соответственно освещение в хранилищах может быть естественным, искусственным или смешанным.
Оптимальный температурно-влажностный режим хранения архивных документов характеризуется следующими параметрами: температура -17 -19 °С, относительная влажность воздуха -50 -55%.
Требуемый санитарно-гигиенический режим в хранилищах архива обеспечивается:
¦ проведением в указанных помещениях систематических влажных уборок;
¦ установлением, и соблюдением особого порядка и правил пользования   
   указанными помещения. 
¦ поддержанием свободной циркуляции воздуха в указанных помещениях;
¦ проведением  регулярных (не реже 2 раз в год) осмотров на предмет выявления в указанных помещениях насекомых, плесневых грибов и проч.;
¦ выполнением в указанных помещениях комплекса специальных санитарно-гигиенических работ в так называемые санитарные дни.
И, наконец, надлежащий охранный режим архива обеспечивается посредством: 
¦ поддержания технической укреплённости хранилища (и здания, в котором располагается указанное помещение);     

¦ оснащения хранилища требуемыми средствами охранной сигнализации; 
¦ опечатывания хранилищ в нерабочее время; 
¦ организация  поста охраны
¦ соблюдения пропускного режима и порядка доступа в хранилище.
Рассмотрим  далее основные вопросы организации рационального размещения документов в процессе их постоянного хранения. В соответствии с Основными правилами работы государственных архивов документы располагаются в хранилищах:
? в соответствии с учетной документацией;
? в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение, а также оперативный  
   поиск;
?в пределах групп хранения (несекретные документы — отдельно от секретных,  
   особо ценные — отдельно от всея остальных и т. п.).
Общая классификация средств хранения архивных документов представлена на рис.2
                                     Рис.2. Общая классификация средств  хранения архивных документов.
 

В пределах одного хранилища могут размещаться документы разного  
вида, но требующие одинаковых режимов хранения. Что касается стационарных стеллажей (шкафов), то последние устанавливаются в хранилищах с соблюдением следующие норм: 

• расстояние между рядами стеллажей (главный проход, ширина) — 120 см;        
• расстояние между стеллажами (проход, ширина) — 75 см;
• расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, -  
   75 см;
• расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – 45см;
• расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15см, в цокольных  этажах – не менее 30см.
       С целью обеспечения оперативного  и безошибочного поиска архивных  документов производится нумерация  всех помещений архива, а также всех используемых для хранения шкафов, столов, стеллажей, имеющихся в них полок, ящиков, и т. п.
Выдача  архивных документов во временное пользование и их обратный прием организуются в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов. Отметим, что в процессе хранения в архиве документы, а также описи на них могут выдаваться во временное пользование:
- работникам предприятия (не из числа работников архива);
- работникам архива;
- лицам,  представляющим другие предприятия,- на основании гарантийного   
  письма  или запроса.
       Документы, выдаваемые из хранилища, должны иметь архивный шифр (содержащий необходимые поисковые данные), пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов. Выдача документов (копий документов) производится под роспись в карте-заместителе, вкладываемой па место временно изъятого документа. Факт выдачи во всех случаях фиксируется в листе использовании документов и в книге выдачи документов. 
       Кроме того, при выдаче документов во временное пользование работнику предприятия факт выдачи оформляется заказом на выдачу, а при выдаче другому предприятию (организации, учреждению) — актом о выдаче.
       Работа с выданными во временное пользование документами производится к специально приспособленных для этого помещениях (местах), исключающих утрату или порчу документов, и только на время, предусмотренное регламентом работы архива. Так, выдача документов во временное пользование работникам предприятия может производиться на срок до 1 месяца, а другим предприятиям— на срок до 3 месяцев, по запросам судебных и правоохранительных органов — на срок до 6 месяцев.
Пользователи  документов несут ответственность  за их сохранность и соблюдение работы с ними. По окончании работы с документом он должен быть возвращен пользователем на место постоянного хранения. При возвращении документа работниками архива проверяются его комплектность и состояние.
       Остановимся далее на основных вопросах организации контроля за наличием и состоянием документов, находящихся на постоянном хранении. При этом в качестве основных самостоятельных направлений контроля следует выделить:
? контроль наличия состоящих на хранении документов;
? контроль состояния находящихся на хранении документов;
? контроль собранности документов, выданных но временное пользование. 
       Сведения о направлениях контроля за сохранностью архивных документов представлены на рис. 3.
 

 
 
 

Основным  средством осуществления контроля за наличием и состоянием архивных документов является проверка.
       Проверки подразделяются по срокам проведения и целям (направлениям) проведения, а также на плановые и внеплановые. В общем случае проверка предусматривает проведение контрольных мероприятий в отношении собственно документов, состоящих на архивном храпении, а также в отношении учетной документации.
       Систематические проверки наличия и состояния документов, выдававшихся из хранилищ в течение года, проводятся в сроки, установленные руководством архива, при этом выверка книг выдачи архивных документов во временное пользование должна производиться не реже 1 раза в полугодие. Итоги проверки отражаются в листах-заверителях, листах проверки наличия и состояния документов, а также в соответствующих актах.
        Эффективность контроля за наличием и состоянием архивных документов во многом зависит от организации учетной работы в архиве. В связи с последним замечанием обратимся к рассмотрению организации учета документов, состоящих на хранении. В соответствии с Основными правилами работы государственных учет документов заключается в:
¦ определении количества и состава документов, поступающих в архив, в
   установленных учетных единицах;
¦ фиксации (отражении) количества и состава документов, поступающих в
   архив, в соответствующей учетной документации.
       Организация учета документов, состоящих на постоянном хранении, обеспечивает:
¦ организационную упорядоченность указанных документов;
¦ адресный поиск указанных документов;
¦ эффективный контроль за наличием указанных документов.
Учету подлежат: 
¦ документы, переданные на хранение в архив;
¦ копии указанных документов;
¦ описи дел (документов).
        Учет архивных документов производится путем присвоения им учетных номеров. Последние, в свою очередь, являются составной частью архивных шифров, обеспечивающих идентификацию каждого документа, переданного на постоянное хранение.
Основной  единицей хранения бумажных архивных документов, подлежащей учету, является архивное дело — совокупность документов или отдельный документ, заключённые в отдельную обложку (папку и т.п.).
        Сведения об общей классификации  учётных документов архива представлены  на рис.4.
      Рис.4 Сведения об общей классификации  учётных документов архива 


Постановка  на учёт документов, поступающих в  архив на хранение, производиться  на основании акта приёма-передачи документов на хранение. Выбытие документов, состоящих на постоянном хранении, может производиться на основании:
¦ акта приёма-передачи документа на хранение (например, в другой архив);
¦ акта о выделении документов, не подлежащих хранению, к уничтожению;
¦ акта о неисправимых повреждениях документа;
¦ акта о необнаружении документа, пути розыска которого исчерпаны;
¦ акта об изъятии документов;
         Комплектование архива  документами, подлежащими постоянному хранению, - это не что иное как систематическое пополнение архива соответствующими документами. Комплектование архива документами, как это предусмотрено Основными правилами работы государственных архивов, включает:
• определение источников комплектования;
• определение состава документов, подлежащих приёму на постоянное хранение; 
• прием и передачу документов на постоянное хранение.

        Комплектование архива осуществляется в соответствии со списком источников комплектования. Список утверждается руководителем архива и подлежит периодическому уточнению. Пересмотр и переутверждение списков производится не реже 1 раза в 5 дет.
        Несколько слов следует сказать и об особенностях организации экспертизы ценности документов, состоящих на архивном хранении предприятий, перед передачей их на постоянное хранение в государственный архив. В соответствии с Основными правилами работы государственных архивов экспертиза ценности документов представляет собой и изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
            Таким образом, отнесение документов к числу подлежащих постоянному хранению производится на основании соответствующих критериев, в том числе;
 - критериев происхождения документов;
 - критериев содержания документов; 
 - критериев внешних особенностей документа.
           Результаты экспертизы документов отражаются в: 
• описях дел (документов) постоянного хранения;
• описях дел временного (свыше 10 лет) срока храпения;
• описях дел по личному составу;
• актах о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
         На основании результатов экспертизы руководством архива принимается мотивированное решение о порядке хранения соответствующих документов, а также о сроках их хранений в архиве. При определении сроков хранения документов используются типовые, примерные, ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения и перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение. Сведения о сроках, по истечении которых документы предприятий, организаций и учреждений подлежат передаче на архивное хранение, представлены на рис. 5.  

      Рис.5. Сведения о сроках, по истечении которых документы предприятий, организаций и учреждений подлежат передаче на архивное хранение
п/п
Наименование  категории (вида) документов Срок
1 Документы федеральных  органов государственной власти, а также  документы Генеральной  прокуратуры Российской Федерации, органов государственной власти прокуратур республик, отраслевых академий, государственных объединений, организаций федерального и республиканского подчинения.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.