На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


курсовая работа Переписка. Документы передаваемые по каналам электронной связи

Информация:

Тип работы: курсовая работа. Добавлен: 11.10.2012. Сдан: 2011. Страниц: 8. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


1 Общая характеристика служебной переписки 

     Переписка – общественное название различных  по содержанию документов (служебное  письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение  и др.), обеспечивающих оперативный  информационный обмен между организациями. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями, как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.
     Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных  органов до общения граждан и  типовых заявок. Содержанием переписки  могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение и др.
     Для осуществления информационного  обмена в управленческой деятельности наиболее широко используются служебные, или деловые, письма, пересылаемые по почте или по средствам факсимильной связи.
     При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования:
     - письмо оформляется на бланке  формата А4 или А5 и подписывается  руководителем организации ил  его заместителем в соответствии  с предоставленной им компетенцией;
     - письмо должно быть составлено  грамотно, аккуратно, без грубых  помарок и исправлений;
     - независимо от содержания письмо  должно излагаться официально-деловым  стилем, содержать объективные сведения  о событиях, иметь достаточную  аргументацию,  в необходимых  случаях иметь разъясняющие и  дополняющие материалы.
     Для ведения переписки используются бланки писем организации, структурных подразделений, должностных лиц. Бланк письма структурного подразделения используется в том случае, если руководитель структурного подразделения наделен правом подписывать письма.
     В организациях используются бланки писем  двух форматов – А4 или А5, в зависимости  от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации-автора, справочные данные об  организации, основной государственный регистрационный номер, идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах, письмах финансового содержания и некоторых других, требующих особого удостоверения, - печать.
     Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст  письма не должен допускать различного толкования.
     В зависимости от типа письма и его  содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые  письма состоят из одной –двух  частей: вступления и заключения. Сложные  в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.
     Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил кокой – либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, что – бы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.
     В заключении формулируется основная цель письма (просьба, предложение, напоминание, требование, мнение и т.д.).
     В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет  сконцентрировать внимание, применяются  и другие схемы построения, в которых  один из элементов может отсутствовать  или порядок их построения может  быть иным. Особой композиционной структурой, как правило, обладают письма – приглашения, благодарности, рекламные письма.
     Текст большинства писем излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем, представляем…) или  от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, сообщаю…). Форма  обращения от первого лица множественного числа в большинстве случаев  предпочтительней формы от первого  лица единственного числа, поскольку  письмо, как правило, выражает мнение коллективного субъекта – организации, учреждения, предприятия, несмотря на то что подписывается одним лицом  – руководителем. Тем не менее, существуют разновидности писем и ситуации, в которых может быть использована форма от первого лица единственного  числа, например в письмах приглашениях, рекомендательных письмах.
     Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать вступительное  обращение – формулу уважительного  обращения к адресату:
         Уважаемый господин председатель!
         Уважаемый господин Дмитриев!
         Уважаемый Павел Николаевич!
         Уважаемые господа! 

     В этом случае в конце письма, под текстом, используется формула вежливости: «С уважением», после чего на отдельной строке оформляется подпись должностного лица.
     Для упрощения операций по обработке  писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более  различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию, т.е. в одном письме следует рассматривать  только один вопрос или несколько  вопросов, но тесно взаимосвязанных.
     Объем письма не должен превышать двух страниц  машинописного текста; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.
     Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту:  

         О нарушении договорных обязательств.
         Об  оказании научно-технической помощи. 

     Заголовок к письму может не составляться, если текст письма небольшого объема. В письмах сложного содержания заголовок  к тексту обязателен.
     Если  письмо является ответным, то в бланке письма указывают номер и дату письма, на который дается ответ: 

         На  №          от                         . 

     Письмо  может быть адресовано одному ил нескольким адресатам, но не более чем четверым. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При рассылке писем типового содержания большому количеству адресатам оформляется  Список рассылки с указанием наименований организаций и их адресов, на самом  письме в этом случае адресат указывается  обобщенно.
     Письма  визируются составителем, руководителем  подразделения – автора, при необходимости  – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также  заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывается руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации.
     Письма  подписываются руководителем организации, его заместителем в рамках предоставленной  им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.
     Письмо  должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя или на оборотной стороне листа.
     Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.
     Информационный  обмен с помощью переписки  следует использовать только тогда, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.), а также в тех случаях, когда  письмо выступает юридически значимым элементом делового общения, содержит обязательство, гарантию, подтверждение  и т.п. 

     2 Документы, передаваемые по каналам Электросвязи 

     2.1 Телеграмма 

     Телеграмма  – обобщенное название различных  по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.
     Большинство телеграмм представляет собой сообщения  информационно – справочного  характера. Фактически это разновидность  переписки, используемая в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения  вопроса.
     Порядок осуществления телеграфной связи  регламентирован Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденных постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г. №1108.
     Телеграммы  подразделяются на категории и виды: «Президент Российской Федерации», «Высшая  правительственная», «Правительственная»  и др. В большинстве организаций  применяются простая и срочная  телеграммы. Срок прохождения до адресата обыкновенной телеграммы составляет 6 часов, срочной – до 3 часов.
     Подаваемая  отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана на лицевой  стороне телеграфного бланка или  на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в подаваемую телеграмму отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.
     Телеграмма  содержит следующие реквизиты: служебный  заголовок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный  адрес получателя (условный или полный), текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации, адрес и  наименование отправителя (помещается под чертой).
     Телеграмма  должна быть написана в следующей  последовательности:
     - отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории  «обыкновенная» отметка о категории  не ставится;
     - отметка о виде телеграммы;
     - адрес, по которому должна быть  доставлена телеграмма, с указанием  наименования адресата;
     - текст телеграммы;
     - подпись отправителя (по желанию  отправителя).
     В нижней части бланка подаваемой телеграммы (или листа белой бумаги, используемого  вместо бланка) отправитель должен указать свою фамилию и адрес (вместо адреса допускается указывать  номер телефона отправителя или  отметку «проездом»). Фамилия и  адрес отправителя не передаются и в состав оплачиваемых слов телеграммы не входят. При необходимости передачи адресату фамилии и адреса отправителя  эти данные должны включатся отправителем в текст телеграммы.
     Адрес телеграммы должен содержать все  атрибуты, необходимые для обеспечения  ее доставки адресату без розыска  и наведения справок.
     Телеграмма  может быть адресована в один или  несколько адресов (многоадресная  телеграмма). При подачи многоадресной  телеграммы с одни м и тем же текстом отправитель либо составляет несколько экземпляров телеграммы с указанием на каждом экземпляре конкретного адреса, либо составляет список рассылки телеграммы. Допускается  прием многоадресной телеграммы с одним текстом по списку адресов, но не более 20 адресов в списке. Список адресов должен подаваться одновременно с телеграммой. К каждому списку прилагается один экземпляр телеграммы.
     При отправке телеграммы в один город, но нескольким адресатам слово «Копия»  не употребляется, но перед каждым адресатом  пишется называние города, например: 
 
 

           МОСКВА ГОСУДАРСТВЕННАЯ  ДУМА
           МОСКВА СОВЕТ ФЕДЕРАЦИИ
           МОСКВА ПРАВИТЕЛЬСТВО  РОССИИ  
      
     Если  телеграмма направляется нескольким адресатам в один город, но из адресатов является основным, а остальные – второстепенными, адрес оформляется следующим образом: 

           МОСКВА МИНТРУД  РОССИИ
           КОПИЯ: АДМИНИСТРАЦИПЯ ПРЕЗИДЕНТА РФ 

     Телеграммы  могут быть адресованы:
     - на полный адрес;
     - на условный или сокращенный  адрес;
     - до востребования;
     - на номер абонентского ящика;
     - в адрес воинской части; 
     - в адрес полевой почты;
      - в адрес морских и речных  судов;
      - на номер полученной телеграммы;
      - на номер абонентской установки  сети АТ/Телекс.
 
     Условный  или сокращенный адрес присваивается  адресату оператором связи, который  предоставляет услуги телеграфной, связи на территории где находится  адресат.
     Пользователи, имеющие условный или сокращенный  адрес для телеграмм, обязаны  ежегодно перерегистрировать его у  оператора связи.
     Доставка  телеграмм, адресованных на условный или  сокращенный адрес, незарегистрированный оператором связи, не производится.
     Если  адресатом является гражданин, указывается  его почтовый адрес, фамилия и  по желанию отправителя имя и  отчество или инициалы адресата.
     Адрес телеграммы, наименование адресата, отметки  о категории и виде телеграммы, а также наименование и адрес  отправителя должны быть написаны на русском языке буквами русского алфавита, а для телеграмм, пересылаемых в пределах территории республик, находящихся  в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном  языке соответствующей республики при условии их повторения на русском  языке буквами русского алфавита.
     Текст подаваемой отправителем телеграммы должен быть написан отправителем на любом  языке буквами русского или латинского алфавита.
     Текст телеграммы дожжен содержать хотя бы одно слово, но не более 300 слов. Если телеграмма состоит более чем из 300, она  должна быть разделена оператором связи  на несколько частей по300 слов каждая (последняя часть может содержать  менее 300 слов), передаваемых как отдельные  телеграммы. При этом отметка о  категории телеграммы указывается  на каждой телеграммы, а отметка  о виде телеграммы указывается только на первой телеграмме.
     Слова в телеграммах для подсчета делятся  на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных  аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.
     В ответных телеграммах перед текстом  обязательно указываются номер  и дата документа, на который дается ответ.
       Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности отрицание «не» опускать нельзя).
     Цифры в подаваемой телеграмме могут указываться  либо знаками цифр, либо полными  словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны указываться полными словами.
     Знаки «точка», «запятая», «кавычки», а также  знак «скобка» могут указываться  в телеграмме либо полными словами, либо сокращенными словами («тчк», «зпт», квч», скб», соответственно), либо соответствующими символами.
     Знаки «вопросительный знак», «тире» (минус), «плюс», «дробная черта» могут указываться  либор полными словами, либо соответствующими символами.
     Знак  «номер» может указываться либо полным словом, либо сокращенным словом «нр».
     Другие  знаки могут указываться только полными словами.
     Знаки препинания в виде соответствующих  символов, кроме символьного знака  «-» (тире), должны писаться в телеграммах  после предыдущего слова (группы цифр) без интервала и считаются  с ним как одно слово.
     Символьные  знаки «+» (плюс и «/» (дробная черта) между словами должны писаться с  интервалами между предшествующим и последующим словами и считаются как отдельные слова, а между цифрами – без интервалов и отдельными словами не считаются.
       Текст телеграммы не должен  заканчиваться цифрой. После текста  перед подписью ставится регистрационный  номер телеграммы.
     В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные  для деловых писем, выбор делается в пользу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной деловой лексике, не вызывающей различий в толковании; не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уде сказанное.
     Текст телеграммы должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо информации.
     Текст телеграммы печатается на лицевой стороне  бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать  двух машинописных страниц.
     Подпись в телеграмме оформляется отдельной  строкой. В подписи должна быть указана  фамилия автора телеграммы.
     В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя  и наименование структурного подразделения (без сокращения), должность, фамилия  исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания. 

     Образец телеграммы
СТАВРОПОЛЬ  13 КАРАТ КРУЛОВУ 

ЦЕЛЬЮ ПРОВЕРКИ КАЧЕСТВА БЛОКОВ ЖБИ СРОЧНО КОМАНДИРУЙТЕ АЛЕКСАНДРИЙСКИЙ МЕХАНИЧЕСКИЙ ЗАВОД СПЕЦИАЛИСТА ПО КАЧЕСТВУ СРОКОМ 5 ДНЕЙ
ЗАМНАЧАЛЬНИКА УПРАВЛЕНИЯ КРАВЦОВ 01/89
                                                                                                                           .            

467000. Краснодар,  Казачья ул., д. 6
Управление  строймеханизации 

Зам. начальника управления                                                 О.И. Кравцов
25.09.2001 
 
 
 
 

      2.2 Телекс 

      Телекс  – разновидность телеграммы, выделяемая в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс – это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) – аппарату телеграфной связи, абонимируемому организацией. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды как в телеграммах.
      Телексная связь широко используется в деловом общении, особенно в сфере внешних экономических связей на всех этапах заключения и исполнения сделки. Телексная связь отличается от передачи сообщения по телеграфной сети общего пользования быстротой передачи сообщения: Адресат получает сообщение на своей телексной установке практически в тот же момент, когда оно отправлено с другого конца связи (на передачу и получение телеграммы требуется по крайней мере 3 часа).  Кроме того, телекс, как и телеграмма, является документом в отличии от факса, также обеспечивающего оперативность передачи, но не является документом, а лишь его копией.
      Стоимость телексного сообщения определяется временем, затраченным на передачу. Единицей оплаты является плата за соединение продолжительностью 1 минуту, а размер оплаты зависит от страны назначения.
      Телексы отличаются от телеграмм использованием знаков пунктуации: точек (.) и запятых (,), а также различных шрифтов.
     Обязательными реквизитами телекса являются адрес, подпись, номер, наименование и адрес  отправителя. Требования к оформлению телекса в целом аналогичны требованиям  к оформлению и написанию телеграмм. Отличается телекс от телеграммы содержанием  служебного заголовка, в котором  указывается информация об адресате и отправителе, а также время  передачи сообщения.
     Существует  особая форма, по которой пишется  телекс. В самом телексе можно  условно выделить следующие части.
     В левой верхней части телекса  представлен так называемый блок оперативных сведений (блок ОС), в  котором содержится информация об адресате и отправителе, времени передачи сообщения.
     Значительную  часть блока ОС занимает автоответ, который представляет собой закодированное сообщение содержащее:
     - определенный набор цифр и  букв, обозначающий маршрутный номер  станции, индивидуальный номер  абонента, сокращенное название  фирмы;
     - сокращенное наименование страны.
     Другим  важным компонентом блока ОС является указание времени выхода на связь. Иногда весь телекс начинается именно с указания времени, которое обозначено следующим образом: например, «04 14 23» означает «четвертого числа 14 часов 23 минуты».
     В некоторых случаях указывается  время начала и время окончания  передачи телекса, так как оплата за телекс исчисляется в зависимости  от длительности передачи сообщения.
     Отправитель, или вызывающий абонент, имеет условное обозначение А, а получатель или  вызываемый абонент, - обозначение В. При передачи телексного сообщения  вызывающий абонент А сначала  указывает автоответ своего партнера по переписке, а затем помещает свои данные. 

41199 DMI RU
31611 MTAWR G
23567 COLSEA G
3161 MTAWK G
04/02/01 12:20
TO: COMPLEKT
C.C. MGO MOSKOW FROM: WARWICK JSH/ABL TX 24633 ST 2219 ATT(N)
RE: MODELS 2E450 APPENDIX 83 AND 3/40
WOULD ALSO REMIND YOU WE HAVE STILL NOT RECEIVED MODEL
2E450 APPENDIX 3/31. DELIVERI OF THREE MACHINES
URGER AS WE CONVINCED WE WILL RECEIVE ORDERS FOR ALL 3 MACHINES IN NEAR
FUTURE, IN WHICH CASE WE WILL BE PLACING FURTHER ORDERS WITH YOU.
IMPERATIVE WE RECEIVE URGENT REPLY.
REGARDS
JS HOWKINS
31611 MTAWR G
31611 MTAWR G
411910 DMI RU 

     Формат  автоответа абонентов сети Телекс России должен иметь вид 

     ABC abc xxxxx RU, 

где АВС  – маршрутный номер станции, abc – индивидуальный номер абонента, ххххх – сокращенное наименование абонента, содержащий не более 5 знаков латинского алфавита, RU – код обозначения страны (в данном случае – Россия). Для правильного пользования телексной связью абонент должен знать международный код для служебных переговоров по сети Телекс, номера абонентов других стран и их автоответы.
     Таким образом, блок ОС, обычно включает автоответы абонентов А и В и дату. Даты пишутся цифрами. В приведенном  телексе эта часть блока ОС расшифровывается следующим образом:
1)  41199 DMI RU – телекс, сокращенное название фирмы и страны адресата
DMI – Доминторг
RU – Russian:
2) 31611 MTAWR G – телекс, название фирмы и страны отправителя:
G –  Great Britain;
MTAWK –  MTA Warwick;
3) 23567 COLSEA G – название или код головной фирмы в Великобритании;
4) 040201 –  дата отправления телекса: 4 февраля  2001 г.;
5) 12:20 –  время отправления телекса. 

     В следующей части блока ОС, которая  является факультативной и может  отсутствовать, дается более подробно, часто в расшифрованном виде, наименование получателя и отправителя. Здесь  также может быть дан номер  телекса и номер телекса, в  ответ на который пишется данный. В вышеприведенном телексе эта  часть блока ОС расшифровывается следующим образом: 

6) TO COMPLECT – телекс адресован фирме «Комплект» ОАО «Доминторг»;
7) С.С. MGO MOSKOW – копия телекса направлена в представительство в Москве;
8) JSH – инициалы автора телекса (ниже имя дается полностью – J.S. Howkins), ABL – инициалы оператора, передающего телекс;
9) TX – 24633 телекс № 24633;
ST 2219 – номер телекса ОАО «Доминторг», в ответ на который отправлен данный телекс.
     Отправитель телекса может также указать  конкретное лицо, которому предназначен телекс. В этом случае перед текстом  телекса помещается фраза типа: 

     ATTN IRINA IVANOVA (Attention of Irina Ivanova – Вниманию Ирины Ивановой). 

     В деловых телексах может даваться краткое указание относительно содержания телекса. Оно помещается между фразой «Attention of…» и основным текстом или дается как первая фраза основного текста: RE – сокращение латинского выражения «in re» - по делу.
     В нашем примере:  

     RE: MODELS 2E450 APPENDIX 83 AND 3/40. 

     В телексах, как правило, отсутствует обращение.
     Структура блока ОС телекса может включать и другие компоненты в зависимости  от практики, принятой в той или  иной стране и фирме. Эта информация не является существенной для общения, а лишь детализирует или повторяет  основную информацию блока ОС (куда, кому, от кого и когда отправлен  телекс). Она носит технический  характер и не нужна в оперативной  работе.
     После блока ОС следует собственно текст  телексного сообщения.
     Текст излагается кратко. Использование сочетаний  из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках; в нумерации домов, квартир; в исходящих номерах документов; в номерах войсковых частей и  полевых почт; в номерах поездов  и вагонов и некоторых других случаях.
     Текст телекса не должен начинаться и заканчиваться  цифрами, так как в начале ответного  телекса ставится индекс документа, на который дается ответ, а в конце  текста ставится его исходящий номер.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.