На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


контрольная работа Перспективы российской индустрии автоматизации делопроизводства

Информация:

Тип работы: контрольная работа. Добавлен: 12.10.2012. Сдан: 2011. Страниц: 6. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение…………………………………………………………………………...2
Основные принципы делопроизводства…………………………………………4
Делопроизводство, как одна из функций управления………………………….6
Состав и процесс  управления в делопроизводстве……………………………..7
Инструкция по документационному обеспечению управления……………….9
Внедрение электронных  технологий…………………………………………...13
Перспективы российской индустрии автоматизации делопроизводства……16
Заключение………………………………………………………………………18
Список литературы………………………………………………………………20 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Введение
    В России, вслед за ведущими капиталистическими странами, началась революция в делопроизводстве. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы  начинают постепенно вытеснять документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства.
          От правильной постановки делопроизводства в организации  зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала, уровень механизации управления.
          Делопроизводство  в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет три основные системы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную. [1, 3с.]
          Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота.
    Документационное  обеспечение управления в организации  осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. В зависимости от объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы документационного обеспечения управления: управление делами, канцелярия, общий отдел.
    Большинство работников службы документационного  обеспечения управления организаций  в настоящее время знают не только традиционные способы создания и обработки документов. Для секретаря, секретаря-референта компьютер в настоящее время стал незаменимым инструментом в выполнении широкого круга их обязанностей. Составить одни-два документа в течение месяца-двух любому сотруднику организации не так трудно. Другое дело, когда вы профессионально связаны с делопроизводством, когда составление всевозможных документов и работа с ними – ваш каждодневный труд, рутинный, утомительный. Массовое распространение компьютерной техники позволило облегчить труд работников службы документационного обеспечения управления, автоматизировать многие делопроизводственные процедуры.
    Исходя  из контрольных значений показателей  развития информационного общества в Российской Федерации на период до 2015 г., доля электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота должна будет составить 70 %. Сделать это без кардинального изменения отношения к делопроизводству невозможно.
          Служба документационного  обеспечения управления осуществляет следующие основные функции: внедрение  государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования; разработку и внедрение рациональных форм документов и организацию работы с документами с учетом ведомственной специфики; контроль за соблюдением стандартов на документы; экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям; регистрацию документов и учетно-справочную работу; контроль исполнения документов; формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования; оформление, издание и рассылку документов; машинописное изготовление, копирование и размножение документов; организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации. 
 
 
 
 
 
 

    Основные  принципы делопроизводства
    Основные  принципы современного управления документами  отражены в стандарте ISO 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами». Данный стандарт переведен на русский язык и принят в качестве национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
    Главная особенность современного управления документами заключается в том, что оно строится на принципах, сходных с принципами систем менеджмента качества. Используется известный цикл постоянного улучшения - «Планируй – Сделай – Проверь – Действуй»:  
    на первом этапе разрабатывается политика, подробно регламентируются все процессы;
    на втором этапе управление документами ведется в строгом соответствии с законодательно-нормативными требованиями и  внутренними нормативными документами организации. Собираются документальные подтверждения исполнения требований;
    на третьем этапе анализируется эффективность системы управления документами, выбираются меры по корректировке и улучшению этой системы. Результаты анализа документируются;
    на четвертом этапе в систему вносятся намеченные на третьем этапе улучшения и исправления (которые также документируются).
    В течение всего цикла регулярно  проводится обучение и повышение  квалификации всех сотрудников организации  по вопросам управления документами.
    Такой подход позволяет не только постоянно повышать эффективность управления документами, но и легко интегрировать систему управления документами и разнообразные системы менеджмента (качества, информационной безопасности, окружающей среды, охраны труда и т.д.).
    Современный подход к управлению документами  предусматривает единообразное управление различными видами документов, т.е. не только организационно-распорядительной документацией, но и, например, бухгалтерскими и налоговыми документами или документами по качеству.
    Принципы  управления документами в равной степени применимы к документам на различных носителях, независимо от способа доставки документов. Это особенно важно, т.к. в России наблюдается переход от традиционного бумажного документооборота идет не к электронному, а к смешанному документообороту. ГОСТ Р ИСО 15489 определяет понятие «документ» как зафиксированную на материальном носителе идентифицируемую информацию, созданную, полученную и сохраняемую организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
    Многие  вопросы, относящиеся к управлению как электронными, так и неэлектронными документами, в настоящее время  рассматриваются как неотъемлемые элементы информационной безопасности организации. [2, 68с.]
    Возможности, открывающиеся при использовании  электронных документов, привели к изменениям в ключевых технологиях делопроизводства
    Все более распространенным становится ведение различного рода досье, в которые включаются разные виды документов, возможно, имеющие различные собственные сроки хранения.1 
 
 
 
 
 
 

    Делопроизводство, как одна из функций  управления
    Делопроизводство  есть документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации труда с применением современной техники.
          Управление предприятием – процесс получения информации и работы с ней.
          Делопроизводство  присутствует в каждой организации, независимо от ее типа, организационно-правовой формы, характера деятельности. С течением времени значение делопроизводства  в деятельности организаций не уменьшается, а возрастает. Не требует доказательства положение, что без налаженной системы делопроизводства организация не может работать успешно.
    Документационное  обеспечение – важнейшая функция  управления степень совершенствования работы с документами определяется: оперативностью исполнения и перемещения документов.
          Любой работник организации, независимо от того, к какой категории он относится – к руководителям, специалистам, техническим исполнителям - связан с документами. Различие заключается лишь в характере работы с документами:
          - руководители и  специалисты осуществляют преимущественно  творческую работу;
          - технические исполнители выполняют операции, связанные с обработкой документов;
          В делопроизводстве из определения документационного  обеспечения управления выделяется два аспекта:
          - создание документов;
          - организация работы  с документами.
          Первая часть охватывает все виды работ, которые связаны с подготовкой документов, вторая – работу с уже созданными документами.
    Состав  и процесс управления в делопроизводстве
          Документационное  обеспечение управления выполняет  специальная служба, действующая  на правах самостоятельного структурного подразделения. В организациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.
          Если учреждение крупное, имеет сложную структуру, большую штатную численность, организацией работы с документами занимается управление делами. В состав управления делами могут входить:
          - секретариат (приемная  или секретариат руководителя, секретариаты  заместителей руководителя, секретариат  коллегиального органа);
          - отдел контроля исполнения документов;
          - канцелярия;
          - отдел обращений  граждан;
          - группы рассмотрения  писем (жалоб);
          - копировально-множительного  бюро;
          - отдел совершенствования  работы с документами и внедрения  технических средств;
          - центральный архив.
          Процесс управления делопроизводством как обеспечивающий деятельностью включает:
          - изучение условий,  в которых предполагается осуществлять  делопроизводство;
          - подготовку и  принятие управленческих решений;
          - информирование  структурных подразделений о  принятых решениях и вытекающих из них задачах, объеме и содержании последних, а также сроках и последовательности их выполнения;
          - подготовку структурных  подразделений к выполнению принятых  решений, включая предоставление им соответствующий информации и полномочий;
          - организацию и поддержание взаимодействия между структурными подразделениями при подготовке и в ходе выполнения ими задач (действий);
          - организацию и  поддержание обеспечения структурных  подразделений при подготовке  и в ходе выполнения ими  задач (действий);
          - руководство структурными  подразделениями непосредственно  в ходе выполнения ими задач  (действий), включая своевременное  и точное реагирование на возможные изменения условий их выполнения;
          - организацию и  осуществление надлежащего контроля  за ходом выполнения задач (действий);
          - оказание структурным  подразделениям помощи;
          - оценка выполнения  задач (действий) на предмет соответствия  фактических результатов планируемым, в том числе по полноте, своевременности и качеству.
          Таким образом, в  качестве основного объекта управления делопроизводством выступает документированная информация – документы или их упорядоченная совокупность. Одновременно осуществляется управление персоналом определенной квалификации и численности, привлекаемым к выполнению соответствующих задач (действий), а также управление различными видами ресурсов, необходимость в которых определяется объемом и содержанием задач (действий), последовательностью и сроками их выполнения. 
 
 
 
 

    Инструкция  по документационному  обеспечению управления
    На  основании ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 деятельность по управлению документами в организации должна основываться на «установлении, внедрении и распространении руководящих указаний и регламентов работы с документами». Под руководящими указаниями и регламентами понимают нормативные документы, устанавливающие правила работы с документами: правила документирования, организации документооборота, хранения документов и их использования, защиты документированной информации и др. В отечественном делопроизводстве основным документом организации, устанавливающим порядок работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла, является инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству). 2
    Разработка  инструкции является функцией службы документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы документационного обеспечения, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами. Инструкция устанавливает единые правила работы с документами в организации, включая документирование деятельности, ведение документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением документов. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем учреждения и имеет обязательный характер для всех работников.
    В организациях, имеющих подведомственные организации (филиалы, отделения) целесообразно  инструкцию разрабатывать так, чтобы  она могла использоваться и в  подведомственных организациях, что в дальнейшем облегчит информационный обмен между подразделениями одной системы.
    Инструкция  разрабатывается на основе законодательных  и иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.
    Инструкция предназначена не только и не столько для служб документационного обеспечения, сколько для работников подразделений организации, работающих с документами.
    В процедуре разработки инструкции можно  выделить несколько этапов:
    -   сбор и анализ материала;
    -   разработка проекта инструкции, ее согласование и утверждение;
    -   внедрение инструкции в организации.
      Кроме типовой инструкции по делопроизводству необходимо использовать положения национальных стандартов, особенно ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
    При разработке инструкции могут использоваться инструкции по делопроизводству других организаций, если они не противоречат положениям законодательства в сфере информации и документации.
    После изучения нормативных документов исследуется  документационное обеспечение организации, а именно:
    - структура организации (на основе  структуры, штатной численности и штатного расписания);
    - структура аппарата управления  и распределение обязанностей  между руководством (на основе  приказа о распределении обязанностей  между руководством и других организационно-правовых и распорядительных документов);
    - функции организации в целом  (на основе устава организации  или положения об учреждении, положений о подразделениях, положений о главных и ведущих специалистах);
    - функции отдельных органов управления (коллегии, совета, правления и др.) (на основе организационно-правовых документов, регламентирующих их деятельность (положений, регламентов, инструкций и др.));
    - функциональные обязанности отдельных  работников (на основе должностных инструкций);
    - состав документов (по видам, адресатам,  тематике), подшитых в дела организации;
    - организация работы по приему  и отправке документов;
    - система регистрации и учета  документов, если она имеется  в организации (по регистрационно-учетным формам: журналам, картотекам ручным или автоматизированным);
    - организация контроля за исполнением документов, если он ведется (на основе журналов, картотек, используемых для контроля за исполнением);
    - система хранения документов  и дел в подразделениях организации  (на основе номенклатуры дел,  если она имеется, и методом  непосредственного анализа дел в подразделениях);
    - организация работы исполнителей  с документами;
    - порядок использования, учета  и хранения печатей, штампов,  бланков документов, порядок выдачи  их ответственным лицам для  работы, порядок уничтожения;
    - организация работы по отправке и получению документов по факсу;
    - порядок использования электронной  почты.
    Следующим этапом в разработке инструкции является определение ее структуры, или рабочего плана инструкции. Состав разделов инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются так, чтобы положения инструкции последовательно отражали все стадии работы с документами (от их создания или получения до исполнения, отправки или передачи в архив).
    Как правило, основными разделами Инструкции являются  "Документирование управленческой деятельности" и "Организация работы с документами", в конце помещаются приложения информационно-справочного характера.
    Цель  инструкции – совершенствование  работы с документами, повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение эффективности управленческой деятельности в целом.
    В конкретной организации в зависимости  от ее специфики, организационной структуры, процедуры принятия решений, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков обработки документов, применяемых технических средств и средств автоматизации, а также других факторов она может быть дополнена другими разделами.
    Подготовленный  текст инструкции согласовывается  с руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя организации. Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции придается согласованию с юридической службой, архивом организации или работником, ответственным за архив, бухгалтерией, службой кадров, наиболее важными с точки зрения деятельности организации функциональными подразделениями. После согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель. Инструкция должна быть доведена до каждого работника организации. В дальнейшем задача службы делопроизводства – контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе.3 
 
 
 
 

    Внедрение электронных технологий
    Сегодня только в Москве более трех миллионов  пользователей Интернета, огромное количество компьютеров, которое постоянно увеличивается. Однако бумажный документооборот преобладает в нашей стране. В России электронный документооборот не был развит по двум причинам. Первая – чисто юридическая. У нас не был организован юридически значимый документооборот электронных документов.
    Хотя  Закон  «Об электронной цифровой подписи» был принят еще в январе 2002 года, реально использование электронной цифровой подписи в области документационного обеспечения управления началось относительно недавно. И если, например, во многих странах обычное электронное письмо, посланное по электронной почте, является официальным документом, то у нас, поскольку не используется цифровая подпись в электронных письмах, такие документы не являются юридически значимыми. Поэтому организации все важные документы пересылали и пересылают на бумаге. Только в сентябре 2009 года, с принятием постановления правительства № 754, организация межведомственного электронного документооборота начинает сдвигаться с мертвой точки.
    Для перехода к электронному документообороту необходимо, чтобы люди эффективно использовали компьютер и хотели им пользоваться. Кроме того, массовое внедрение электронных технологий приводит к прозрачности работы всего аппарата. С одной стороны, это значительно повышает его эффективность, а с другой – сразу выявляет неэффективно работающих сотрудников. И если в коммерческих структурах, где руководство заинтересовано в повышении эффективности работы своих подчиненных, переход к электронным документам может насаждаться сверху, то в государственных, где в общемто стремления повысить эффективность работы часто нет, внедрение современных электронных технологий может происходить только при наличии решения самого высокого уровня.
    Многие  компании дублируют информацию на бумажных носителях, опасаясь за сохранность  информации. Электронные документы по сравнению с бумажными имеют как свои преимущества, так и недостатки. Особенно в области обеспечения сохранности. Если в случае нарушения правил работы с бумажными документами какой ни будь отдельный документ затерялся, это не повлияет на сохранность остальных документов, за исключением случаев катастрофы или пожара. С одной стороны, обеспечить сохранность электронных документов гораздо легче. С другой – в организациях зачастую отсутствует квалифицированный IT персонал и не выполняются простейшие процедуры обеспечения сохранности электронных документов: в первую очередь резервное копирование, копирование на внешних носителях. Если нарушаются правила работы с электронными документами, то из за одной ошибки организация рискует потерять сразу весь массив документов.
    В итоге получается, что организации, не имея квалифицированного IT персонала, стараются сделать копии на бумаге, потому что знают, что на бумаге информация никуда не денется.
    На  рынке существует достаточно много  программ по автоматизации работы с документами. И выбор – это отдельная проблема, потому что система автоматизации во многом зависит от специфики работы службы документационного обеспечения управления. А служба документационного обеспечения управления зависит от того, как построены бизнеспроцессы в организации, как построена структура организации, какие еще есть программные средства, которые необходимо интегрировать, потому что система автоматизации делопроизводства существует не сама по себе.
    Процесс внедрения всегда сопровождается огромной нагрузкой для сотрудника, потому что вы продолжаете делать всю вашу работу как обычно, плюс вы вводите данные в новую систему. Но если внедрение успешное, то через какое - то время вы полностью переходите на новую систему и отказываетесь от традиционных технологий, а если система неудачная, то оказывается, что отказаться от традиционных технологий невозможно. Новая система получается просто дополнительной нагрузкой для сотрудника. [7] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Перспективы российской индустрии  автоматизации делопроизводства
       С развитием рыночных отношений и изменением форм собственности в России появляется устойчивый спрос на решения в области автоматизации работы с документами и организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.
    С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц.
    Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об его автоматизации: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д.
    За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.
    Квалификация секретарей и лиц, отвечающих в организациях за ведение делопроизводства, недостаточна и требует повышения ее уровня.
    Чрезвычайно велики запросы пользователей на совершенствование программ автоматизации делопроизводства и их интеграцию с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.
       Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения. К счастью, появляется все большее количество российских производителей, предлагающих недорогие качественные решения в этой области. Это дает надежду на то, что перспективы развития отрасли достаточно благоприятны, и уже сейчас видна необходимость в проведении специализированных мероприятий, направленных на пропаганду решений, выработку стандартов и создание профессиональных объединений субъектов данного рынка. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение
         На предприятии должен быть единый порядок по составлению документов и работе с ними. Делопроизводство существует в каждой организации. Значение делопроизводства в деятельности организации со временем возрастает.
      Документационное  обеспечение управление  – важнейшая  функция работы с документами. Ее функции выполняет специальная служба, в организациях с небольшим документооборотом эти функции выполняет секретарь или другое специально назначенное должностное лицо.
      Работа  с документами в организации  ведется по определенным правилам, установленным инструкцией по документационному обеспечению управления. В инструкции установлены единые правила составления и оформления документов, правила регистрации и учета документов, организации документооборота, контроля исполнения документов и формирования текущего архива организации. Инструкция по документационному обеспечению управлению должна последовательно отражать все стадии работы с документами в организации.
      Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.
      Для повышения оперативности и сокращения трудоемкости делопроизводственного процесса внедряется механизация и автоматизация и работы с документами. При решении задач документационного обеспечения управления используется электронная техника. От правильной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использовать документы в будущем.
      Внедрение результатов разработок комплексной  программы, единых норм и правил организации  работы с документацией в условиях современных информационных технологий позволят существенно повысить качество и эффективность документационного обеспечении управления на всех уровнях управления, будет способствовать повышению качества комплектования архивного фонда Российской Федерации.
      Использование оригинальной технологии обработки  документов помогает более рационально вести документооборот в организации и обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.