Здесь можно найти учебные материалы, которые помогут вам в написании курсовых работ, дипломов, контрольных работ и рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.
Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение оригинальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения оригинальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, РУКОНТЕКСТ, etxt.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии так, что на внешний вид, файл с повышенной оригинальностью не отличается от исходного.
Результат поиска
Наименование:
курсовая работа Учёт расчетов с подотчётными лицами
Информация:
Тип работы: курсовая работа.
Добавлен: 12.10.2012.
Год: 2010.
Страниц: 21.
Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%
Описание (план):
Федеральное
агентство по образованию
Государственное
образовательное учреждение
Высшего
профессионального образования
Курсовая
работа по
бухгалтерскому учёту на
тему «Учёт расчетов
с подотчётными лицами».
Выполнил:
студент
института экономики
специальности
Бухгалтерский
учёт, анализ и аудит
Проверил:
Содержание.
Введение
……….
3
1.
Теоретические аспекты учета:
1.1 Основные понятия и определения………...7
1.2 Налогообложение при расчетах
с подотчетными лицами:
1.2.1 Налог на добавленную стоимость …….………..
19
1.2.2 Единый социальный налог ……….……….
20
1.2.3 Налог на доходы физических
лиц ………..……….
21
2.
Организация и пути совершенствования
учета:
2.1 Роль и задачи учета расчетов
с подотчетными лицами ………...…. 21
2.2 Документальное оформление хозяйственных
операций
по учету расчетов с подотчетными
лицами……….……. 22
2.3 Организация аналитического и
синтетического учета
по счету 71 ……….….
33
2.3.1 При приобретении товарно-материальных
ценностей ………... 37
2.3.2 При служебных командировках
……… 42
3.
Выводы и предложения ……….
45
4.
Список использованной литературы ………
49
Введение.
В
процессе финансово-хозяйствен ой деятельности
у организаций, вне зависимости от сферы
деятельности, часто возникает необходимость
приобретения материальных ценностей,
а также различных работ, услуг не только
по безналичному расчету, но и за наличные
деньги. В таких случаях обычно работнику
выдаются наличные денежные средства
под отчет для выполнения определенных
действий по поручению организации. К
таковым в основном относятся закупка
товарно - материальных ценностей и служебные
командировки.
Эти работники, в таком случае,
называются подотчётными лицами. Для обобщения
информации о расчётах с работниками предприятия
по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском
учёте используется счёт 71 «Расчёты с
подотчётными лицами». Аналитический
учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными
лицами» должен быть организован по каждой
авансовой выдаче конкретного подотчётного
лица.
В
подотчет выдаются деньги для предстоящих
командировочных расходов, для оплаты
хозяйственных расходов, на представительские
цели, для покупки за наличный расчет
продукции (как правило это канцтовары,
хозяйственные товары и др.) в других организациях
или у физических лиц, для оплаты выполненных
работ, оказанных услуг, а также на иные
хозяйственно-операци нные цели.
Тема
курсовой работы «Учет расчетов с
подотчетными лицами» актуальна по нескольким
причинам: во-первых, бухгалтерский учет
с подотчетными лицами имеет свои особенности.
Во-вторых, статьи и публикации о закупке
товарно-материальны ценностей – явление
довольно-таки редкое и поэтому одной
из целей этой курсовой работы является
обобщить те данные, которые появляются
в печати.
На
первый взгляд, порядок учёта расчетов
с подотчётными лицами несложен. Однако
предприятия часто допускают
ошибки, которые могут привести к
серьёзным штрафам.
Как
правило, тема расчётов предприятий с
сотрудниками, выезжающими в служебные
командировки, как по России, так и в другие
страны, достаточно хорошо изучена и освещена
в экономической прессе и иных изданиях,
к которым относятся кодексы (налоговый,
гражданский и др.), федеральные и местные
законы, а также их редакции. Но в то же
время следует заметить, что большинство
публикаций на эту тему сводится, как правило,
к рассмотрению действующих нормативных
документов и описанию порядка оформления
первичных документов. Несомненно, такие
публикации имеют определённую значимость
для практикующего бухгалтера, так как
правильно организованный учет в значительной
степени является залогом достоверного
формирования финансовой отчетности.
Однако опыт показывает, что на
практике возникает более широкий спектр
проблем учёта, чем описывается в нормативных
документах. Отсюда ещё одна цель работы
– осветить как можно шире проблемы бухгалтерского
учёта командировочных расходов.
В процессе своей деятельности
практически каждый бухгалтер
сталкивается с проблемой правильного
учета командировочных расходов. При этом
часто возникают вопросы, в частности,
что считать служебной командировкой;
каков порядок командирования сотрудников
предприятия, работающих по совместительству
или выполняющих работу по договорам гражданско-правового
характера; какими нормативными документами,
затрагивающими вопросы командировочных
расходов, необходимо руководствоваться
в настоящее время. На эти и другие типичные
вопросы, связанные с командировочными
расходами, будут даны ответы в рамках
этой работы.
Также
каждый бухгалтер должен правильно
организовать учёт расходов, связанных
с покупкой товарно – материальных
ценностей, подотчётным лицом, грамотно
и безошибочно оформить это документально.
Это также будет рассмотрено
в данной курсовой работе.
Как
отразить в учёте ту или иную подотчётную
сумму? Какие расходы, совершённые
через подотчётных лиц, принимаются
в целях расчета налога на прибыль?
Следует ли начислять ЕСН на суммы
командировочных, выданных работнику
сверх норм, установленных законодательно?
Как учитывать НДС по расходам, которые
были произведены работниками за счёт
подотчётных сумм? Облагаются ли подотчётные
суммы налогом на доходы физических лиц?
Эти и многие другие вопросы, касающиеся
подотчётных сумм, также будут рассмотрены
в данной курсовой работе.
Эта тема, тема бухгалтерского
учета расчетов с подотчётными
лицами, очень широка и охватывает
массу информации и большой
круг бухгалтерской документации,
с которыми я получил возможность
ознакомиться и проанализировать
их. Но к моему глубочайшему сожалению,
при подготовке этой курсовой работы не
имел возможности рассмотреть бухгалтерский
учёт расчетов с подотчётными лицами на
примере какого-либо конкретного предприятия,
так сказать, рассмотреть данную проблему
изнутри. Так что единственным источником
информации для данной исследовательской
работы являлись книги, журналы, задачники,
разного рода публикации и стандартные
формы документов, что, на мой взгляд, не
может дать всей полноты понимания ситуации.
Итак,
определим цель данной работы. Основной
целью курсовой работы является изучение
учета расчетов с подотчётными лицами.
Также
поставлю цель - выдвинуть предложения
по совершенствованию бухгалтерского
учета расчетов с подотчетными лицами.
К основным задачам этой курсовой работы
отнесём следующее:
-
выделить проблемы, связанные с
учётом расчетов с подотчётными
лицами;
-
рассмотреть особенности учёта
командировочных расходов;
-
рассмотреть особенности учёта
расходов, связанных с покупкой
товарно-материальны ценностей, купленных
под отчёт;
-
рассмотреть документальное оформление
расчетов с подотчётными лицами.
Процесс
исследования может происходить
в несколько этапов:
1
этап - Первичное наблюдение (документация,
инвентаризация).
На
этом этапе происходит сборка, с последующим
подробным изучением документов, а также
их инвентаризация.
2
этап – Стоимостное измерение
(оценка, калькуляция).
На
этом этапе происходит оценка каждой
денежной операции, отражённой документально,
оценивается правильность заполнения
сумм в каждом документе, целесообразность
и необходимость расходования именно
этого количества денег, а затем калькуляция,
т.е. подсчёт израсходованных денежных
средств.
3
этап – Текущая группировка
(счета, двойная запись).
На
этом этапе все произведённые хозяйственные
операции учитываются на счетах бухгалтерского
учёта, составляются необходимые проводки.
4
этап – Итоговое обобщение
(баланс, отчётность).
На
этом этапе составляются статьи баланса,
способы оценки имущества, а также
реквизиты и формы отчётов, состав
статей баланса и т.д. 1.
Теоретические аспекты
учёта.
Из
закона «О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЁТЕ» №129
ФЗ следует, что [ст. 4, ФЗ о БУ]:
Настоящий
Федеральный закон распространяется на
все организации, находящиеся на территории
Российской Федерации, а также на филиалы
и представительства иностранных организаций,
если иное не предусмотрено международными
договорами Российской Федерации.
Граждане,
осуществляющие предпринимательскую
деятельность без образования юридического
лица, ведут учёт доходов и расходов в
порядке, установленном налоговым законодательством
Российской Федерации.
Другими
словами, все организации, находящиеся
на территории Российской Федерации
обязаны вести бухгалтерский
учёт, согласно законодательству РФ.
Также,
согласно этому закону следует [ст.
5, ФЗ о БУ]:
Общее методологическое
руководство бухгалтерским учётом в Российской
Федерации осуществляется Правительством
Российской Федерации.
Органы, которым
федеральными законами предоставлено
право регулирования бухгалтерского учёта,
руководствуясь законодательством Российской
Федерации, разрабатывают и утверждают
в пределах своей компетенции обязательные
для исполнения всеми организациями на
территории Российской Федерации:
а)
планы счетов бухгалтерского учёта
и инструкции по их применению;
б)
положения (стандарты) по бухгалтерскому
учёту, устанавливающие принципы, правила
и способы ведения организациями
учёта хозяйственных операций, составления
и предоставления бухгалтерской
отчётности;
в)
другие нормативные акты и методические
указания по вопросам бухгалтерского
учёта; (в редакции
Таможенного кодекса
РФ от 28.05.2003 № 61-ФЗ)
г)
положения и стандарты, устанавливающие
принципы, правила и способы ведения
учёта и отчётности для таможенных
целей. (введён Таможенным
кодексом РФ от 28.05.2003
№ 61-ФЗ)
В
планах счетов бухгалтерского учёта, других
нормативных актах и методических
указаниях должна предусматриваться
упрощённая система бухгалтерского
учёта для субъектов малого предпринимательства…
Нормативные
акты и методические указания по бухгалтерскому
учёту, издаваемые органами, которым федеральными
законами предоставлено право регулирования
бухгалтерского учёта, не должны противоречить
нормативным актам и методическим указаниям
Министерства финансов Российской Федерации.
3.
Организации, руководствуясь законодательством
Российской Федерации о бухгалтерском
учёте, нормативными актами органов, регулирующих
бухгалтерский учёт, самостоятельно формируют
свою учётную политику, исходя из своей
структуры, отрасли и других особенностей
деятельности.
Документальное
оформление хозяйственных операций также
регулируется законодательством [ст. 9,
ФЗ о БУ]:
Все хозяйственные
операции, проводимые организацией, должны
оформляться оправдательными документами.
Эти документы служат первичными учётными
документами, на основании которых ведётся
бухгалтерский учёт.
Первичные
учётные документы принимаются к учёту,
если они составлены по форме, содержащейся
в альбомах унифицированных форм первичной
учётной документации, а документы, форма
которых не предусмотрена в этих альбомах,
должны содержать следующие обязательные
реквизиты:
а)
наименование документа;
б)
дату составления документа;
в)
наименование организации, от имени
которой составлен документ;
г)
содержание хозяйственной организации;
д)
измерители хозяйственной операции
в натуральном денежном выражении;
е)
наименование должностей лиц, ответственных
за совершение хозяйственной операции
и правильность её оформления;
ж)
личные подписи указанных лиц.
3.
Перечень лиц, имеющих право
подписи первичных документов, утверждает
руководитель организации по согласованию
с главным бухгалтером.
Документы,
которыми оформляются хозяйственные
операции с денежными средствами,
подписываются руководителем организации
и главным бухгалтером или
уполномоченными ими на то лицами.
4.
Первичный учётный документ должен
быть составлен в момент совершения операции,
а если это не представляется возможным
– непосредственно после её окончания.
Своевременное
и качественное оформление первичных
учётных документов, передачу их в
установленные сроки для отражения
в бухгалтерском учёте, а также достоверность
содержащихся в них данных обеспечивают
лица, составившие и подписавшие эти документы.
5.
Внесение исправлений в кассовые
и банковские документы не
допускается. В остальные первичные
учётные документы исправления могут
вноситься лишь по согласованию с участниками
хозяйственных операций, что должно быть
подтверждено подписями тех же лиц, которые
подписали документы, с указанием даты
внесения исправлений.
6.
Для осуществления контроля и
упорядочения обработки данных о хозяйственных
операциях на основе первичных учётных
документов составляются сводные учётные
документы.
7.
Первичные и сводные учётные
документы могут составляться
на бумажных и машинных носителях
информации. В последнем случае
организация обязана изготовлять за
свой счёт копии таких документов на бумажных
носителях для других участников хозяйственных
операций, а также по требованию органов,
осуществляющих контроль, в соответствии
с законодательством Российской Федерации,
суда и прокуратуры.
Теперь
перейдём непосредственно к учёту расчетов
с подотчётными лицами.
Поступление
наличных денежных средств в кассу
учреждения, в том числе и для
выдачи под отчёт, а также их расходование,
документальное оформление кассовых операций
регламентируются Порядком
ведения кассовых операций
в Российской Федерации,
утверждённым решением
Совета директоров ЦБ
РФ 22.09.1993 №40, а также другими документами
(для бюджетных организаций):
-
приказ Минфина России от 21.06.01
№46н «О порядке открытия и
ведения территориальными органами
федерального казначейства лицевых счетов
для учёта операций со средствами, полученными
от предпринимательской и иной приносящей
доход деятельности, получателей средств
федерального бюджета, финансируемых
на основании смет доходов и расходов»;
-
приказ Минфина России от 21.09.04 №85н «О
порядке обеспечения наличными деньгами
получателей средств бюджетов бюджетной
системы Российской Федерации»;
-
Положение об особенностях рассчётно-кассового
обслуживания подразделениями расчетной
сети Банка России и кредитными
организациями (филиалами) счетов органов
федерального казначейства Министерства
финансов Российской Федерации в условиях
открытия главными распорядителями, распорядителями
и получателями бюджетных средств лицевых
счетов в органах федерального казначейства,
утверждённое ЦБ РФ №257-П, Минфином РФ
№ 40н от 20.05.04.
Подотчётным
лицом признаётся работник организации,
получивший денежные средства (аванс)
из кассы организации для осуществления
каких-либо расходов по поручению организации
(например, на административно-хозя ственные
расходы, связанные с содержанием административных
служб и управлением организации, выезд
в командировку, закупку проездных билетов
для работников, для выдачи на представительские
расходы и иные затраты, непосредственно
связанные с приобретением материально-производ твенных
запасов). Размер этих сумм ограничен и
предусмотрен сметой предприятия. При
составлении сметы следует учитывать
действующие нормы.[3, стр. 88]
Подотчетными
суммами называются денежные авансы,
выдаваемые работникам организации из
кассы на мелкие хозяйственные расходы
и на расходы по командировкам. Порядок
выдачи денег под отчет, размер авансов
и сроки, на которые они могут быть выданы,
установлены правилами ведения кассовых
операций.[4, стр. 467]
Размер
суточных определяется организацией самостоятельно.
Максимальный размер суточных не ограничен;
нижним пределом является норма, установленная
для бюджетных организаций (100 рублей).
Конкретный размер суточных устанавливается
в трудовом договоре либо внутренним положением
о командировке, включая выходные дни
и время в пути.
Служебная
командировка – поездка работника
по распоряжению работодателя на определённый
срок для выполнения служебного поручения
вне места постоянной работы (ст.
166 ТК РФ). Служебные поездки работников,
постоянная работа которых осуществляется
в пути или имеет разъездной характер,
служебными командировками не признаются.[2,стр.
20]
Под
служебной командировкой, совершаемой
в установленном порядке, понимаются
также поездки работника, которые
связаны с:
-
покупкой материально - производственных
запасов;
-
осуществлением работ капитального
характера (выполнением функций
заказчика и т.п.);
-
подготовкой и повышением квалификации
работников;
-
участием в общих собраниях
акционеров обществ, в которых
организация имеет акции (вклады);
-
другими аналогичными нуждами.
Срок
командировки работников определяется
руководителями предприятий, однако, он
не может превышать 14 дней, не считая времени
нахождения в пути. Продление срока командировки
допускается в исключительных случаях
с письменного разрешения Руководства
управляющей организации, общества.
Продолжительность
командировок для проведения ревизий
и проверок не может превышать 40
дней, не считая времени нахождения
в пути.
Срок
командировки рабочих, руководителей,
специалистов, направляемых для выполнения
монтажных, наладочных и строительных
работ, не должен превышать одного года.
Если
место служебной командировки расположено
недалеко от места работы и жительства
работника и он может ежедневно
возвращаться домой, то такая командировка
может быть признана однодневной. Определение
командировки как однодневной производится
руководителем в приказе о командировке
на основании данных о дальности расстояния,
условиях транспортного сообщения, характере
выполняемого задания, а также необходимости
создания для работника условий для отдыха.
Командировка
за пределы России также может
быть однодневной, если работник, выехавший
за границу, возвратился в Россию
в тот же день.
В
состав расходов по служебным командировкам
включаются затраты на следующие цели:
-
найм жилого помещения;
-
бронирование гостиничных номеров
и авиабилетов;
-
проезд к месту командировки
и обратно к месту постоянной
работы - в размере стоимости проезда
воздушным, железнодорожным и
автомобильным транспортом общего
пользования (кроме такси);
-
уплата страховых платежей по
государственному обязательному
страхованию пассажиров на транспорте;
-
оплата сборов за предварительную
продажу билетов (проездных документов);
-
оплата расходов за пользование
в поездах постельными принадлежностями;
-
проезд на аэродром или вокзал
в местах отправления, назначения
и пересадок (за исключением
проезда на такси);
-
оплата разовых проездных билетов
на городской транспорт при
однодневных командировках;
-
провоз багажа;
-
суточные за время нахождения в командировке
(при однодневных командировках в пределах
России право работника на суточные определяет
руководитель организации).
Фактическое
время пребывания в месте командировки
определяется на основании отметок
в командировочном удостоверении
о дне прибытия в место командировки и
дне выбытия.
Если
работник командирован в разные населенные
пункты, отметки о дне прибытия
и дне выбытия делаются в каждом
пункте.
Отметки
в командировочном удостоверении
о прибытии и выбытии работника
заверяются той печатью, которой обычно
пользуется в своей хозяйственной деятельности
та или иная организация для засвидетельствования
подписи соответствующего должностного
лица.
Днем
выезда в командировку считается
день отправления поезда, самолета,
автобуса или другого транспортного средства
из места постоянной работы командированного,
а днем приезда - день прибытия указанного
транспортного средства в место постоянной
работы. При отправлении транспортного
средства до 24 час. включительно днем отъезда
в командировку считаются текущие сутки,
а с 0 час. и позднее - последующие сутки.
Если станция, пристань, аэропорт находятся
за чертой населенного пункта, учитывается
время, необходимое для проезда до станции,
пристани, аэропорта.
В
тех случаях, когда филиалы, участки
и другие подразделения, входящие в состав
предприятия, находятся в другой местности,
местом постоянной работы работника считается
то производственное подразделение, работа
в котором обусловлена трудовым договором.
В
служебные командировки запрещается
направлять:
-
беременных женщин (ст. 259 ТК РФ);
-
сотрудников в период действия
ученического договора (п. 3 ст. 203 ТК
РФ);
-
работников в возрасте до восемнадцати
лет (ст. 268 ТК РФ).
Нельзя
также направлять в командировку
гражданина, который выполняет работы
по договору гражданско-правового характера.
В командировку может быть направлен только
работник, с которым установлены трудовые
отношения в рамках трудового законодательства.
Направление
в служебные командировки женщин,
имеющих детей в возрасте до трех
лет, допускаются только с письменного
согласия и при условии, что это не им медицинскими
показаниями. При этом женщины, имеющие
детей в возрасте до трех лет, должны быть
ознакомлены в письменной форме со своим
правом отказаться от направления в служебную
командировку, привлечения к сверхурочной
работе, работе в ночное время, выходные
и нерабочие праздничные дни. Данные гарантии
предоставляются также работникам, имеющим
детей-инвалидов или инвалидов с детства
до достижения ими возраста восемнадцати
лет, а также работникам, осуществляющими
уход за больными членами их семей в соответствии
с медицинским заключением.
По
мнению финансистов, изложенному в
письме от 7 августа 2033г. № 04-04-06/154, исходя
из определения понятия командировка,
приведенного в ст. 166 ТК РФ, направление
на повышение квалификации не может рассматриваться
как служебная командировка. Обоснований
своих доводов они не приводят. Хотя дословное
прочтение норм ст. 166 ТК РФ не позволяет
сделать вывод, к которому пришли чиновники.
При этом они предлагают считать расходы
на командировки компенсационными выплатами
на основании ст. 187 ТК РФ, которой предусматривается,
что работникам, направляемым в другую
местность для повышения квалификации
с отрывом от работы, производится оплата
командировочных расходов в порядке и
размерах, предусмотренных для лиц, направляемых
в служебные командировки.
Расходы
по проезду к месту командировки
и обратно к месту постоянной
работы возмещаются командированному
работнику в размере стоимости
проезда воздушным, железнодорожным,
водным и автомобильным транспортом общего
пользования (кроме такси), включая страховые
платежи по государственному обязательному
страхованию пассажиров на транспорте,
оплату услуг по предварительной продаже
проездных билетов, расходы за пользование
в поездах постельными принадлежностями.
Командированному
работнику оплачиваются расходы
по проезду транспортом общего пользования
(кроме такси) к станции, пристани,
аэропорту, если они находятся за
чертой населенного пункта.
Однако,
как следует из статьи журнала «Бухгалтерский
учёт» № 23'2006, автор Е. А. Слуцкая, «… работнику
должны быть возмещены любые расходы на
проезд в командировку, в том числе и расходы
на такси при доставке сотрудника в аэропорт
(от аэропорта) в местах отправления, назначения,
если это предусмотрено
коллективным договором
или локальным нормативным
актом организации и (или)
если такие расходы
произведены с разрешения
или ведома работодателя. Целесообразно
в Положении о командировках (или коллективном
договоре) закрепить следующее: при
направлении работника
в командировку работодатель
компенсирует проездные
расходы, включая расходы
на такси, в случае, если
станция (пристань, вокзал,
аэропорт) прибытия (убытия)
находится за городской
чертой населённого
пункта места прибытия
или убытия… ».[9, стр. 10-11]
При
наличии нескольких видов транспорта,
связывающих место постоянной работы
и место командировки, администрация
может предложить командированному
работнику вид транспорта, которым
ему надлежит воспользоваться; в
противном случае работник выбирает
транспорт самостоятельно.
Расходы
по проезду командированного работника
в мягком вагоне, каютах, оплачиваемых
по I - IV группам тарифных ставок на судах
морского флота, каютах I и II категорий
на судах речного флота, а также
на воздушном транспорте по билету 1-го
класса возмещаются в каждом отдельном
случае с разрешения руководителя объединения,
предприятия, учреждения, организации
при представлении проездных документов.
Документами,
подтверждающими расходы по проезду,
являются билеты на соответствующий вид
транспорта. В случае утери проездных
документов работнику следует получить
дубликат или справку из соответствующего
транспортного агентства, подтверждающую
факт приобретения им билетов с указанием
их цены.
Если
при проезде в поезде командированный
работник пользовался постельными принадлежностями,
то его затраты также должны быть подтверждены
соответствующей справкой или отметкой,
сделанной на билетах.
Если
командированному работнику был
выдан аванс на расходы по командировке,
а документы, подтверждающие произведенные
работником расходы по проезду, не могут
быть представлены, руководитель организации
имеет право разрешить оплату проезда
по минимальной стоимости.
По
возвращении из командировки работник
обязан в течение трех дней представить
руководителю организации для утверждения
авансовый отчет с приложением командировочного
удостоверения и документов, подтверждающих
достоверность произведенных расходов.
По утверждении отчета руководителем
он передается в бухгалтерию для отражения
в бухгалтерском учете использованных
сумм.
Организации
разрешается рассчитываться с командированным
работником по предварительному расчету,
если командировочные расходы заранее
известны. В этом случае работник не
представляет документы, подтверждающие
его расходы по командировке, в составе
авансового отчета.
При
расчетах с подотчетными лицами при
их командировании за рубеж следует
руководствоваться следующими правилами.
Размер
суточных и нормы возмещения расходов
по найму жилья устанавливаются
конкретно для каждой страны.
Размер
суточных, выплачиваемых работнику,
зависит от срока его пребывания
в загранкомандировке:
-
если он выехал в командировку
за границу Российской Федерации
и в тот же день вернулся
обратно, суточные выплачиваются
в иностранной валюте в размере
50% нормы;
-
если он находится в загранкомандировке
(не являющейся долгосрочной) более
60 дней, то выплата суточных начиная
с 61-го дня производится в
размерах, установленных для работников
загранучреждений Российской Федерации
при командировках в пределах
государства, где находится загранучреждение
(п.5 Постановления Правительства Российской
Федерации "О размере и порядке выплаты
суточных при краткосрочных командировках
на территории иностранных государств").
Время
пребывания работника в загранкомандировке
определяется по отметкам, сделанным в
загранпаспорте при пересечении гражданином
границы при выезде и въезде в страну.
При
проезде командированного работника
по территории Российской Федерации
суточные выплачиваются по действующим
нормам в российских рублях; а при проезде
и за время пребывания на иностранной
территории - в иностранной валюте по нормам,
установленным для работников, выезжающих
во временные командировки за границу.
Если работник в период командировки находился
в нескольких зарубежных странах, то со
дня выбытия из одной страны в другую (определяется
по отметке в паспорте) суточные выплачиваются
по нормам, установленным для страны, в
которую он направляется.
При
этом за день выезда в служебную
командировку за границу суточные выплачиваются
в размере 100% установленных норм (в
российской или иностранной валюте в зависимости
от даты пересечения границы Российской
Федерации), а за день пересечения границы
при возвращении в Российскую Федерацию
суточные не выплачиваются.
В
случае выдачи командировочных расходов
при направлении работника в зарубежную
командировку не в валюте страны убывания,
а в другой конвертируемой валюте в целях
определения соответствия выданной валюты
нормам командировочных расходов выданная
валюта пересчитывается в российские
рубли по курсу ЦБ РФ на дату выдачи, а
из рублевого эквивалента - в валюту страны
убывания.
Если
полученные под отчет суммы в
иностранной валюте не были израсходованы
полностью, то в соответствии с п.4.4
Положения о порядке покупки
и выдачи иностранной валюты для
оплаты командировочных расходов следует:
-
вернуть их в валюте получения;
-
внести в кассу организации
эквивалент суммы задолженности
в рублях, исчисленный по курсу
рубля к иностранным валютам,
установленному ЦБ РФ на дату
погашения задолженности;
-
погасить сумму задолженности наличной
иностранной валютой иной, чем получена
под отчет (только в том случае, если курс
рубля к данной валюте устанавливается
ЦБ РФ). При этом для расчета суммы задолженности
применяется обменный курс, указанный
в документе банка страны командирования
(или страны обмена валюты), подтверждающем
обмен выданной для оплаты командировочных
расходов наличной иностранной валюты
на иную наличную иностранную валюту.
При отсутствии такого документа применяется
курс, установленный ЦБ РФ на дату погашения
задолженности.
Если
расходы командированного за границу
работника превысили сумму, выданную
ему под отчет, и при этом подтверждены
документально (например, расходы по
найму жилья оказались выше планируемой
суммы), то они могут быть возмещены
по распоряжению руководителя организации.
При
наличии перерасхода у командированного
работника в наличной иностранной
валюте сумма задолженности организации
перед ним может погашаться путем:
-
перевода средств в иностранной
валюте с текущего валютного
счета организации на валютный счет указанного
работника - резидента в уполномоченном
банке или на валютный счет работника
- нерезидента в уполномоченном банке
или банке - нерезиденте;
-
выдачи суммы задолженности в
наличной иностранной валюте;
-
выдачи эквивалента суммы задолженности
в рублях, исчисленного по курсу к иностранным
валютам, установленному ЦБ РФ на дату
погашения задолженности.
Валюта
и форма (наличная или безналичная)
расчетов с командированным работником,
связанных с погашением перерасхода
по авансу в наличной иностранной валюте
на командировочные расходы, определяются
по договоренности между организацией
и работником.
В
ходе расчетов, осуществляемых подотчётными
лицами, им достаточно часто приходится
уплачивать поставщику и сумму НДС,
относящегося к стоимости этих товаров
(работ, услуг). 1.2
Налогообложение при
расчетах с подотчетными
лицами. 1.2.1
НДС
Для
отнесения суммы НДС, уплаченного
поставщикам, на вычет при расчетах
с бюджетом необходимо, чтобы был
выполнен ряд условий [2, стр. 49], а именно:
-
товары (работы, услуги) были приобретены
для производственных целей или
для перепродажи;
-
товары должны быть оприходованы,
работы выполнены, а услуги
оказаны;
-
по приобретенным товарам, работам,
услугам присутствует счёт-фактура
поставщика, оформленный в установленном
порядке;
-
приобретенные товары (работы, услуги),
в том числе основные средства
и нематериальные активы, используются
для операций по производству
и (или) реализации товаров
(работ, услуг), подлежащих обложению
НДС.
Важно
отметить, что для отнесения сумм НДС к
вычету все эти условия должны соблюдаться
одновременно.
С
1 января 2006 г. Для отнесения к
вычету суммы НДС, предъявленной
поставщиками на территории РФ, факт оплаты
не важен. Важно лишь наличие счёта-фактуры,
оформленного в установленном законодательством
порядке.
Согласно
п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы
налога, уплаченные по расходам на командировки
и представительским расходам, принимаемым
к вычету при исчислении налога на прибыль
организации. В этом случае суммой налогообложения
является сумма НДС, выделенная в документе
(проездной билет, документ о найме жилого
помещения и т.д.) отдельной строкой. Счёт-фактура
не обязателен. 1.2.2
ЕСН
Согласно
подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не облагаются ЕСН
все виды установленных действующим
законодательством РФ, законодательными
актами субъектов РФ, решениями представительных
органов местного самоуправления выплачиваемых
работнику компенсационных выплат. В состав
этих выплат входят выплаты, которые связаны
с исполнением налогоплательщиком трудовых
обязанностей, в том числе командировочные
расходы.
Таким
образом, по общему правилу ЕСН с сумм,
выданных под отчет, не взимается.
Однако
есть исключения – не все суммы,
выдаваемые под отчет, будут связаны
с производственной необходимостью:
-
оформление и выдача виз при
отмене командировки;
-
командировка сотрудников, работающих
по гражданско-правовым договорам;
-
личные расходы, произведённые
в командировке;
-
суточные, выплаченные сверх норм;
-
расходы на пользование VIP-залом;
-
обязательное личное страхование
пассажиров на транспорте в
составе командировочных расходов. 1.2.3
НДФЛ
Согласно
ст. 217 НК РФ возмещение командировочных
расходов не облагается НДФЛ. Долгое время
вопрос обложения НДФЛ с суточных,
выплачиваемых сверх норм, оставался
спорным. В письме УФНС России по г.
Москве от 1 сентября 2005 г. № 28-11/62 121, указывалось,
что суточные сверх норм, оговорённые
коллективным договором или локальным
нормативным актом организации, не облагаются
НДФЛ. Но с этим не согласен Минфин России,
что выражается в письмах Минфина России
от 18 марта 2005 г. № 03-05-01-04/59 и 23 марта 2005
г. № 03-05-01-04/62.
Таким
образом, и на текущий момент вопрос
обложения НДФЛ суточных сверх норм
является спорным.
2.
Организация и
пути совершенствования
учёта. 2.1
Роль и задачи учёта
расчетов с подотчётными
лицами.
В
процессе деятельности организации роль
бухгалтерского учета огромна. С его помощью
ведётся непрерывный контроль за финансовым
состоянием предприятия. С помощью бухгалтерского
учета сплошным образом, непрерывно и
взаимосвязано отражаются все хозяйственные
операции. Естественно, они должны отражаться
документально, так как именно этим обеспечивается
достоверность, своевременность и точность
информации. Что касается учета расчетов
с подотчетными лицами, могу сказать, что
правильная организация учета расчетов
с подотчетными лицами имеет крайне важное
значение. С одной стороны, обеспечивает
действенный контроль над использованием
на предприятии денежных средств и, с другой
стороны, позволяет предприятию избежать
конфликтных ситуаций во взаимоотношениях
с налоговой службой.
Основными
задачами бухгалтерского учета расчетов
с подотчетными лицами являются:
1.
своевременное, полное и достоверное
отражение на счетах бухгалтерского
учета фактических затрат на
командировочные расходы;
2.
документальная обоснованность
использования подотчетных сумм и обоснованность
включения в состав затрат;
3. контроль за экономным и
рациональным использованием денежных
средств на хозяйственно- операционные
цели.
2.2
Документальное оформление
хозяйственных операций
по учёту расчетов
с подотчётными лицами.
Как
ранее уже упоминалось, согласно
Федеральному закону «О бухгалтерском
учёте», все организации на территории
Российской Федерации обязаны вести
бухгалтерский учёт, согласно установленным
законодательством правилам и порядкам.
Законодательством
также чётко определены нормы и правила
по учёту расчетов, в том числе и расчетов
с подотчётными лицами. Для каждой хозяйственной
операции в бухгалтерском учете предусматриваются
свои формы отчётности. Это однозначно
облегчает работу бухгалтерии, которая
касается как отчётов перед учредителями
организации, при возникновении спорных
вопросов, так и при налоговых и аудиторских
проверках.
Все
работники, которые направляются в
служебные командировки, выполняют
какие-либо хозяйственные поручения,
связанные с покупкой товарно-материальных
ценностей, оплатой хозяйственных расходов
на представительские цели, оплатой выполненных
работ или услуг и прочее, обязаны отчитаться
перед бухгалтерией.
Чтобы
работнику, получившему денежные средства
под отчёт, можно было отчитаться
за их использование, он должен представить
авансовый отчёт.
Форма
авансового отчёта (форма № АО-1)
утверждена постановлением Госкомстата
России от 1 августа 2001 г. № 55.
Данный
документ представляет собой отчет
работника обо всех израсходованных
им суммах на те цели, которые он должен
выполнить (приобрести какие-либо ценности,
оплатить товары, работы, услуги, побывать
в командировке и т.д. ). Соответственно
к авансовому отчету прилагаются все документы,
подтверждающие произведённые расходы.
Подотчетное
лицо заполняет лицевую сторону авансового
отчёта, указывая общие данные – кем составлен
авансовый отчёт и дату его составления.
Также
подотчётное лицо заполняет оборотную
сторону формы № АО-1, указывая
документы, подтверждающие произведённые
им расходы (чеки ККМ и товарные чеки, накладные
и квитанции, билеты, счета гостиниц и
т.д.), наименование произведённых расходов
и суммы затрат по ним. Документы, приложенные
к авансовому отчету, нумеруются подотчётным
лицом в порядке их записи в отчёте.
Бухгалтер,
проверив авансовый отчёт и приложенные
к нему документы, указывает суммы расходов,
принятые к учёту и счета (субсчета), которые
дебетуются на эти суммы.
Авансовый
отчёт должен быть составлен по унифицированной
форме, содержать подпись подотчётного
лица, подтверждающую правильность и достоверность
приведённых данных. Авансовый отчёт помимо
подотчётного лица подписывают бухгалтер
и главный бухгалтер предприятия и утверждает
руководитель предприятия. Пример:
Норма
суточных, установленная
на предприятии, составляет 400
руб. Работнику на командировку
было выдано 4500 руб. Расходы
на проезд к месту
командировки и обратно
составили 890 руб
Расходы на проживание
составили 1534 руб., в
том числе НДС
в сумме 234 руб. (в
бланке гостиницы
выделен отдельной
строкой). Перечисленные
расходы подтверждены
документально. Других
расходов работник не
имел. Неиспользованный
остаток подотчётной
суммы в размере 476
руб. был внесён в
кассу предприятия. В
бухгалтерию предприятия
был представлен
следующий авансовый
отчёт:
Унифицированная форма № АО-1
Утверждена
постановлением Госкомстата России
От 01.08.2001 №55
¦ Код ¦
+---+
Форма по ОКУД ¦0302001¦
ООО «КостромаТекСтиль»
+---+
______
по ОКПО ¦ 01 ¦
наименование организации
+---+
УТВЕРЖДАЮ
+---+---+ Отчет в сумме ______
¦Номер¦Дата¦ ___ руб. ___
коп. АВАНСОВЫЙ
ОТЧЕТ +---+---+ Руководитель _директор___
¦482 ¦18.09.06
должность
+---+---+ ___ ___Серов
А.Н.___
подпись расшифровка подписи
"18" сентября 2006 г.
+---+
¦ Код ¦
+---+
¦ ¦
Структурное подразделение
---+-----+
Подотчетное лицо
Фёдоров А.С.
___ Табельный номер ¦
¦
фамилия, инициалы
+---+
Профессия (должность)
менеджер Назначение аванса командировочные
расходы
+---+------+
+---+
¦Наименование показателя¦
Сумма, ¦ ¦ Бухгалтерская
запись ¦
¦
¦руб. коп. ¦ ¦
¦
+---+------+-+---+------+
¦
остаток ¦
¦ ¦ дебет ¦
кредит ¦
¦Предыдущий
---+---+ +---+---+---+---+
¦ аванс
перерасход¦
¦ ¦счет,¦сумма, ¦счет, ¦сумма,¦
¦
¦ ¦ ¦суб-
¦руб. ¦суб- ¦руб. ¦
¦
¦ ¦ ¦счет
¦коп. ¦счет ¦коп. ¦
¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦
+---+------+
+---+---+---+---+
¦Получен аванс
1. из ¦4500,00 ¦ ¦ 26 ¦2590,00¦
¦ ¦
¦кассы
¦ ¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
+---+---+------+
+---+---+---+---+
¦1а. в валюте ¦
¦ ¦ ¦
26 ¦1200,00¦ ¦
¦
¦(справочно) ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
+---+---+------+
+---+---+---+---+
¦ 2.
¦ ¦ ¦ 19 ¦
234,00¦ ¦ ¦
+---+------+
+---+---+---+---+
¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
+---+------+
+---+---+---+---+
¦Итого получено
¦4500,00 ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
+---+------+
+---+---+---+---+
¦Израсходовано
¦4024,00 ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
+---+------+-+---+---+---+----+
¦ Остаток
¦476,00 ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ---+------+-+---+---+---+------+
¦ Перерасход
¦ ¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
+---+------+
+---+---+---+---+
Приложение __6___
документов на _6___ листах
Отчет проверен. К
утверждению в сумме ___
сумма прописью
руб. ___ коп. (___
руб. ___ коп.)
Главный бухгалтер
___ ___Серов
Н. А.___
подпись
расшифровка подписи
Бухгалтер
___ ___Попова
Л.Е.
__
подпись
расшифровка подписи
Остаток внесен
+---+ +---+
--- в сумме
¦ 476 ¦ руб. ¦ 00 ¦
коп. по кассовому
Перерасход выдан
+---+ +---+
ордеру N _566
от "18" сентября 2006г.
Бухгалтер (кассир)
___ _Смирнов И.А.
__ "18" сентября 2006г.
подпись расшифровка подписи
---------
линия отреза
Расписка.
Принят к проверке от _Фёдоров
А.С.__ авансовый
отчет N _482 от "18" сентября
2006г.
на сумму четыре
тысячи двадцать четыре руб.00 коп., количество документов
прописью
___6___ на ___6___ листах
Бухгалтер ___ __Попова
Л.Е.__ "18" сентября 2006г.
подпись расшифровка подписи
Подотчетное
лицо ___ ___
подпись
расшифровка подписи
Следует
обратить внимание на то, что при
использовании авансового отчёта старого
образца (как и любого другого
первичного документа) могут возникать
проблемы с налоговой инспекцией. Налоговый
инспектор может попытаться оштрафовать
предприятие за грубое нарушение правила
ведения бухгалтерского учета по ст. 15.11
КоАП РФ (искажение строки бухгалтерского
баланса более чем на 10%) или за грубое
нарушение правил учета доходов и расходов
и объектов налогообложения по ст. 120 НК
РФ (использование документов неустановленной
формы).
Однако
в обоих случаях их требования
будут незаконными. Ведь при использовании
документов по неустановленным формам
искажение отчётности не происходит,
так как сами данные не меняются и не зависят
от того, в каком документе отражены. Не
будет и грубого нарушения правил учёта
доходов и расходов и объектов налогообложения,
поскольку под ним понимается отсутствие
первичных документов, или отсутствие
счетов-фактур, или регистров бухгалтерского
учёта, систематическое (два раза и более
в течение календарного года) несвоевременное
или неправильное отражение на счетах
бухгалтерского учёта и в отчётности хозяйственных
операций, денежных средств, материальных
ценностей, нематериальных активов и финансовых
вложений налогоплательщика.
В
данном случае первичные документы
присутствуют и на счетах бухгалтерского
учёта и в самой отчётности
будут правильные данные.
Таким
образом, анализ норм ст. 120 НК РФ позволяет
сделать вывод, что если первичные документы
присутствуют, но содержат недостатки
в оформлении, ответственность за грубое
нарушение правил учёта доходов и (или)
расходов и (или) объектов налогообложения
применяться не может.
ФАС
Северо-Западного округа в постановлении
от 9 февраля 2004г. № А56-16881/03 пришел именно
к такому выводу в отношении документов,
составленных не по форме, предусмотренной
в альбомах унифицированных форм первичной
учётной документации. ФАС Московского
округа в постановлении от 5 августа 2002
г. № КА-А40/4973-02 пришел к такому же выводу
в отношении документов, составленным
по формам старого образца, когда содержание
документов по новым формам не отличается
от содержания по старым формам.
При
предоставлении авансового отчёта работником
бухгалтер должен обратить внимание на
соответствие дате авансового отчёта
дат на первичных оправдательных документах.
Даты на первичных документах не могут
быть более поздними, чем дата самого авансового
отчёта. Иначе это может свидетельствовать
о недостоверности произведённых расходов.
В
подтверждение того факта, что деньги
были приняты от подотчётного лица,
поставщик выдаёт квитанцию к
приходному кассовому ордеру за подписями
главного бухгалтера или лица, на это
уполномоченного, и кассира, заверенную
печатью (штампом) кассира или оттиском
кассового аппарата (п. 13Порядка ведения
кассовых операций).
В
письме России по г. Москве от 13 августа
2003 г. № 29-12/44 313 указывается, что при
расчетах между организациями на
сумму полученных наличных денежных
средств в обязательном порядке пробивается
кассовый чек и выписывается приходный
кассовый ордер. В случаях если оплата
товара (работы, услуги) осуществляется
не в полной сумме, пробивается чек по
ККТ на сумму аванса (предварительной
оплаты), а затем в момент передачи товара
(выполнения заказа) покупателю (клиенту)
пробивается кассовый чек на оставшуюся
сумму покупки. Также в качестве документа,
подтверждающего оплату товара, необходимо
оформлять приходный кассовый ордер, который
отражает, от кого получена предоплата
(доплата) за проданный товар и в какой
сумме. Полученные таким образом суммы
денежной наличности должны ежедневно
отражаться в журнале кассира-операциониста
и учитываться в кассовой книге организации.
Организация-продаве также согласно
требуемым нормативным документам должна
выдавать организации-покупател счёт-фактуру
наряду с кассовым чеком.
В
то же время в соответствии с п.
7 ст. 168 НК РФ при реализации товаров
за наличный расчет организациями (предприятиями)
и индивидуальными предпринимателями
розничной торговли и общественного питания,
а также другими организациями, индивидуальными
предпринимателями, выполняющими работы
и оказывающими платные услуги непосредственно
населению, требования Налогового кодекса
по оформлению расчетных документов и
выставлению счетов-фактур считаются
выполненными, если продавец выдал покупателю
кассовый чек или иной документ установленной
формы.
Немаловажно
также тщательно проверять документы,
прилагаемые к авансовому отчёту.
Для того, чтобы списать с работника
сумму, потраченную на покупку каких-либо
ценностей, приобретаемых в розничной
сети, необходимо наличие товарного чека
и кассового чека. Товарный чек, в котором
должно быть указано, что приобретено
и данные продавца, свидетельствует о
целевом характере понесённых затрат,
а кассовый чек – о том, что данные ценности
оплачены.
Очень
часто подотчётные лица представляют
только кассовый или только товарный
чек. Такая ситуация вероятнее всего
приведет к судебному разбирательству,
но суды такие расходы принимают.
Так
что же делать, если представлены не все
необходимые документы, а до суда дело
доводить не хочется?
Помочь
в данной ситуации может составление
акта, приходного ордера, накладной
или иного документа, подписанного
подотчётным лицом, как лицом, сдающим
ценности и материально ответственным
лицом, как лицом, принимающим ценности,
подтверждающим поступление ценностей
на предприятие.
Например,
в ситуации, когда продукты приобретались
лишь по кассовым чекам (при отсутствии
товарных чеков) и приходовались
на основании внутренних накладных на
счетах бухгалтерского учёта, принимались
поваром для приготовления блюд под роспись,
суд пришел к выводу об отсутствии оснований
для неприятия денежных сумм к отчёту
подотчётного лица (постановление ФАС
Западно-Сибирского округа от 25 февраля
2004 г. № Ф04/953-206/А45-2004)
Предоставляемым
подотчётными лицами документам должно
быть уделено самое тщательное внимание.
Недочёты в оформлении документов могут
привести к проблемам с налоговыми
органами. Так, предприятию пришлось
доказывать, что квитанции к приходным
кассовым ордерам, содержащие не все реквизиты,
подтверждают факт платежа подотчётным
лицом. Суд, с учётом наличия на квитанции
печати и даты, согласился с налогоплательщиком
(постановление ФАС Уральского округа
от 6 июня 2005 г. № Ф09-2366/05-С2).
Нередко
случается, что на прилагаемых к
авансовому отчёту товарных чеках не
стоит печать продавца. Однако в
отношении товарных чеков законодательство
и не содержит требования о наличии
печати.
Вообще
требования по оформлению товарных чеков
содержат п. 27Примерных правил работы
предприятий розничной торговли, утвержденных
письмом Комитета России по торговле от
17 марта 1994 г. №1-314/32-9.
В
соответствии с данными правилами
в товарном чеке указывается название
(номер) магазина, наименование и сорт
(артикул) изделия, цены, даты продажи и
фамилии продавца. Товарный чек выписывается
в двух экземплярах, один из которых передаётся
покупателю. В техническом паспорте на
изделие также проставляется дата и год
продажи, штамп магазина, фамилия продавца.
Как
видно, про печать в товарном чеке
ничего не сказано. А, значит, товарные
чеки будут действительны и без
печати.
Важно
обратить внимание, на кого выписаны документы.
Очень часто работник отчитывается
об израсходованных суммах, прикладывая
кассовый чек, квитанцию приходного кассового
ордера, накладную и счёт-фактуру. И в случае
если документы выписаны не на организацию,
а на лицо, которое приобретает ценности,
налоговые органы откажутся признать
такие расходы, ведь документально эти
расходы будут расходами этого работника
(что отражено в документах), а не организации.
При
направлении работника в командировку
ему кадровой службой выписывается
командировочное удостоверение, форма
№ Т-10.
Унифицированная
форма № Т-10
Утверждена Постановлением Госкомстата
России
от 05.01.2004 № 1
(наименование
организации)
Командировочное
удостоверение является документом,
удостоверяющим время пребывания в служебной
командировке (время прибытия в пункт(ы)
назначения и время убытия из него (них)).
В
каждом пункте назначения делаются отметки
о времени прибытия и выбытия,
которые заверяются подписью ответственного
должностного лица и печатью.
Выписывается
в одном экземпляре работником кадровой
службы на основании приказа (распоряжения)
о направлении в командировку (форма N
Т-9 или форма № Т-9а).
Унифицированная
форма № Т-9
Утверждена Постановлением Госкомстата
России
от 05.01.2004 № 1
(наименование
организации)
(распоряжение)
о направлении работника
в командировку
Направить
в командировку:
(фамилия,
имя, отчество)
(структурное
подразделение)
(должность
(специальность, профессия))
(место
назначения (страна, город, организация))
Применяются
для оформления и учета направления работника(ов)
в командировку(и). Заполняются работником
кадровой службы на основании служебного
задания (форма № Т-10а), подписываются
руководителем организации или уполномоченным
им на это лицом. В приказе о направлении
в командировку указываются фамилия (ии)
и инициалы, структурное подразделение,
должность (специальность, профессия)
командируемого (ых), а также цель, время
и место (а) командировки.
При
необходимости указываются источники
оплаты сумм командировочных расходов,
другие условия направления в командировку.
После
возвращения работника из командировки,
он сдаёт в бухгалтерию авансовый
отчёт, вместе со всеми оправдательными
документами. Проверенный авансовый
отчет утверждается руководителем
или уполномоченным на это лицом и принимается
к учету. Остаток неиспользованного аванса
сдается подотчетным лицом в кассу организации
по приходному кассовому ордеру в установленном
порядке. Перерасход по авансовому отчету
выдается подотчетному лицу по расходному
кассовому ордеру.
На
основании данных утвержденного
авансового отчета бухгалтерией производится
списание подотчетных денежных сумм
в установленном порядке.
2.3
Организация аналитического
и синтетического
учёта.
Согласно
Инструкции по применению Плана счётов
бухгалтерского учёта финансово-хозяйствен ой
деятельности предприятий утвержденным
приказом Минфина России от 31 октября
2000 г. № 94н.,для учёта расчетов с подотчетными
лицами, в бухгалтерском учёте используется
активно-пассивный счёт 71 «Расчёты с подотчётными
лицами», сальдо которого отражает сумму
задолженности подотчетных лиц предприятию
(дебетовое) или сумму не возмещенного
работнику перерасхода (кредитовое).
Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты
с подотчётными лицами» должен быть организован
по каждой авансовой выдаче конкретного
подотчётного лица.
Подотчетные
суммы для контроля за их расходованием
учитываются в резерве каждого работника
предприятия в ведомости и журнале–ордере
№ 7.
Журнал–ордер
– комбинированный регистр бухгалтерского
учета, который сочетает синтетический
и аналитический учет с линейной формой
записи, то есть каждой выданной под отчет
сумме отводится одна строка, а записи,
связанные с данной операцией (по мере
предоставления авансового отчета, сдачи
неиспользованных средств в кассу, получения
денег в погашение перерасхода) производится
в этой строке.
Основанием
для заполнения данного бухгалтерского
регистра являются расходные и приходные
кассовые ордера– при выдаче средств
в подотчет и возврате их в кассу, а также
авансовый отчет – при списании израсходованных
сумм. В учёте выдача наличных денежных
средств под отчёт, а также возмещения
перерасхода по авансовому отчёту отражаются
проводкой: Дебет
71 Кредит 50(51) – на выданную сумму
соответственно
при получении работником наличных
денег из кассы предприятия или из кассы
банка.
При
возвращении в кассу предприятия
остатка неиспользованных сумм авансов
отражается проводкой: Дебет
50(51) Кредит 71)
Расчеты
с подотчетными лицами учитываются
на счете 71. Это предусмотрено Планом
счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйствен ой
деятельности предприятий. Причем в аналитических
регистрах эти расчеты нужно отражать
подробно – отдельно по каждому сотруднику
и по каждому авансовому отчету. Для этого
обычно используется журнал-ордер № 7.
Если
на предприятии применяется журнал-ордер
№ 7, то нем отражается: когда и кому выданы
деньги, в каком размере, номер расходного
кассового ордера, на какие счета бухгалтерского
учета отнесены расходы подотчетника.
Бухгалтер
выписывает расходный кассовый ордер,
указав в нем выдаваемую сумму, кассир
выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник
ставит свою подпись в ордере, дату. Это
операция отражается проводкой: дебет
71 кредит 50 – выданы деньги в подотчет
(обратная проводка – сданы неизрасходованные
деньги подотчетным сотрудником). Расходный
кассовый ордер регистрируется в журнале
регистрации приходных и расходных кассовых
документов. Ордер подписывается руководителем
и главным бухгалтером.
Потратив
деньги, сотрудник составляет авансовый
отчет. Составляется он в 1 экземпляре
и важно, чтобы он был правильно оформлен.
Подписан должен быть подотчетным лицом,
руководителем, главным бухгалтером и
сотрудником бухгалтерии, принявшим этот
отчет. Сотрудник, который составляет
авансовый отчет, должен подтвердить свои
расходы оправдательными документами
(товарные и кассовые чеки, квитанции,
проездные билеты и т.п.). В данном случае
это товарный и кассовый чеки. Если же
сотрудник представил в бухгалтерию товарный
чек без подробной расшифровки, то можно
создать комиссию, которая составит акт
и укажет в нем, за что были уплачены деньги.
В дополнение к товарному чеку обязательно
должен быть приложен кассовый чек, исключение
составляют те случаи, когда у продавца
есть право торговать без кассового аппарата.
Если
из авансового отчета видно, что подотчетник
истратил ровно столько, сколько получил,
то в этом случае сальдо будет нулевым
и задолженность не образуется.
Если
же часть денег осталась неизрасходованной,
то работник должен вернуть остаток в
кассу предприятия. Бухгалтер составляет
приходный кассовый ордер. Если у работника
выданных денег не хватило, и он еще потратил
свои, то возможны следующие варианты:
-
руководитель предприятия признал,
что перерасход оправдан, работнику
должны возместить разницу;
-
руководитель решит, что работник
проявил излишнюю самостоятельность,
то сумму перерасхода ему не компенсируют.
Суммы,
не возвращенные подотчетными лицами
в установленный срок, подлежат отражению
по кредиту счета 71 в корреспонденции
со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи
ценностей».
Следует
отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными
лицами» - активно-пассивный и в аналитическом
учете он может иметь сальдо сразу по дебету
(когда кто-то из работников не отчитался
по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник
потратил свои деньги, а предприятие их
пока не вернуло).
Далее,
данные по подотчетным суммам заносятся
в регистр аналитического учета, в нем
делается группировка, подсчитываются
итоги за месяц.
Выдача
денег сверяется с кассой (с
проводкой). А кредиту 71 счета составляется
мемориальный ордер № 18, особенностью
данной формы учета является то, что мемориальные
ордера пишутся на все регистры аналитического
учета. Делается это, чтобы определить
итог оборотов, с указанием корреспондирующих
счетов. Ордер регистрируется в регистрационном
журнале по счетам синтетического учета
и разносится в Главной книге. Сальдо показывается
развернуто в синтетическом (Главная книга)
и аналитическом учете, сверяются данные.
На основании Главной книги составляется
оборотная ведомость по счетам Главной
книги и на ее основании составляется
баланс.
Расходы,
оплаченные из подотчетных сумм сверх
норм, но с разрешения руководителя предприятия,
списываются с кредита счета 71 «Расчеты
с подотчетными лицами» в дебет счета
20 «Основное производство», а затем на
счёт 92/2 «Внереализационные доходы и расходы».
Остатки
неиспользованных сумм, возвращенные
подотчетными лицами в кассу предприятия,
списываются с кредита счета 71 «Расчеты
с подотчетными лицами» в дебет счета
50 «Касса».
Аналитический
учет расчетов с подотчетными лицами
по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
ведется по каждой сумме, выданной под
отчет. ПРИМЕР:
На
ОАО «Альфа» инженер
получил 95 000 руб. на
командировочные
расходы. По прибытии
из командировки инженер
представил отчет вместе
с документами, подтверждающими
расход денежных средств,
на сумму 105 000 руб. Бухгалтерия
утвердила отчет на
сумму 105 000 руб. Составляется
проводка:
1.Дебет
71 - Кредит 50 - 95 000 руб. - списание из
кассы суммы выданного аванса с одновременным
отражением дебиторской задолженности
подотчетного лица.
2.Дебет
26 - Кредит 71 - 105000 руб. - списание утвержденной
суммы в себестоимость.
3.Дебет
71 - Кредит 50 - 5 000 руб. - выдача из кассы
денежных средств, в счет погашения кредиторской
задолженности подотчетному лицу.
Приобретение
товарно-материальны ценностей (канцелярских,
хозяйственных товаров, комплектов
бланков бухгалтерской отчетности,
технической и экономической литературы
и т.п.) в организациях розничной торговли
должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых
машин и товарным чеком, дополнительно
содержащим отметку об оплате.
В
кассовом чеке должны быть четко пропечатаны
идентификационный номер продавца товара,
его наименование, номер кассовой машины,
дата совершения операции, сумма.
Например,
к авансовому отчету водителя организации
необходимо приложить чеки контрольно-кассовых
машин АЗС, на которых производилась заправка
автомобиля. Такой кассовый чек должен
содержать следующие реквизиты: наименование
организации-продавца (АЗС); идентификационный
номер организации-продавца; номер кассового
аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость
ГСМ с учетом НДС и налога с продаж. Как
правило, в кассовых чеках указывается
еще марка горюче-смазочных материалов,
оплаченное количество ГСМ и стоимость
1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой
информации водитель должен вместе с кассовым
чеком получить на АЗС документ, подтверждающий
количество оплаченного топлива и цену
единицы (литра и т.п.). Пример:
В
ОАО «Альфа» на
бензин подотчет деньги
не выдаются. Выдаются
талоны водителям, которые
приобретаются в организации
«Бэта» по безналичному
расчету. Допустимы
расходы на покупку
запчастей. Комиссия,
в которую входят: специалист
по транспорту, начальник
АХО (состав комиссии
утвержден руководителем)
признает замену запчастей
необходимым и выносит
решение о списании
старых, износившихся
запчастей на новые.
В учете это отражается
следующим образом:
Дебет
71 Кредит 50 – 500 руб. – выданы наличные
деньги водителю;
Дебет
10 Кредит 71 – 500 руб. – на сумму закупленных
запасных частей водителем.
На
практике встречаются случаи, когда
работник организации закупает товар
за счет своих собственных средств, а уже
затем организация возмещает работнику
потраченные на эти цели денежные средства.
При этом налоговые органы в отдельных
случаях рассматривают такую операцию
как факт покупки организацией товара
у физического лица и требуют включить
выплаченные работнику средства в расчет
налога на доходы физических лиц.
Во
избежание подобных споров с налоговыми
и т.д.................
