На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


курсовая работа Оформление дел

Информация:

Тип работы: курсовая работа. Добавлен: 13.10.2012. Сдан: 2012. Страниц: 11. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Содержание
Введение…………………………………………………………………………...3
Глава 1. Порядок оформления дел в организации
    Нумерация листов дела……………………………………………………5
    Составление заверительной надписи и внутренней описи документов дела…………………………………………………………………………6
    Подшивка дел и оформление обложки дела……………………………..9
Глава 2. Оформление дел в ООО «Стройтрест»
2.1. Краткая характеристика ООО «Стройтрест»……………………………...13
2.2. Порядок оформления дел в ООО «Стройтрест»………………………….15
Заключение……………………………………………………………………….19
Список используемой литературы……………………………………………...21
Приложения……………………………………………………………………...23 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение
     Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив.
     Оформление дела -- это подготовка дела к хранению в соответствие  с установленными правилами.1
     Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.
     Цель данной работы: рассмотреть оформление дел в организации.
     Из цели курсовой работы, можно выделить следующие задачи:
- рассмотреть порядок оформления дел: нумерацию листов дела, составление заверительной надписи и внутренней описи документов дела, подшивку дел и оформление обложек дел;
- рассказать о процессе оформления дел на конкретном предприятии.
         Структура работы: работа состоит из введения, двух глав, заключения, приложений и списка используемой литературы.
       Во введении поставлена цель и задачи курсовой работы; показана структура работы.
       Первая глава - теоретическая. Она подробно рассказывает обо всех этапах оформления дел в организации.
        Вторую главу можно назвать практической. Она рассматривает процесс оформления дел в Обществе с ограниченной ответственностью «Стройтрест»
       В заключении сформулированы основные выводы по теме работы.
       В курсовой работе использована следующая литература: источники такие как, ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия; Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.); ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998. и другие. Также были использованы труды российских авторов: Кирсановой М.В.,  Кузнецовой Т.В., Рогожина М.Ю., Стенюкова М. В. Были использованы различные справочники: справочник по делопроизводству и архивному делу; справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. 
 
 

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Порядок оформления дел в ведомственном архиве организации
     1.1. Нумерация листов дела
     Нумерацию листов в делах осуществляют для закрепления порядка расположения документов после систематизации и для обеспечения их сохранности.
     Нумеруют все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи.
     Листы внутренней описи нумеруют отдельно.
     Нумерацию листов производят в развернутом виде.
     В правом верхнем углу, не задевая текст документа, черным графитным карандашом проставляют порядковый номер. Чернила и цветные карандаши для нумерации применять запрещается.
     Сложенные листы разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу. Также нумеруют лист любого формата, подшитый за один край. Листы большого формата (более ф. А4) за середину подшивать запрещается.
     Чертежи, диаграммы, фото и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу.
     Лист, на котором документы наглухо наклеены, нумеруют как один лист: в правом верхнем углу.
     Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа дела запрещается.
     Если на документ наклеены одним краем фотографии, диаграммы вырезки и т.п., то нумеруют сам документ и наклеенный на него специфический документ(ты), каждый в отдельности.
     Конверты с вложениями нумеруют следующим образом: сначала конверт, затем поочередно каждое вложение.
     Подшитые в дело документы с собственной нумерацией можно не нумеровать, если она совпадает с порядковым расположением листов в деле.
     Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют в каждом томе отдельно.
     Если в процессе нумерации были допущены отдельные ошибки, допускается употребление литерных номеров. К примеру, если два листа подряд пронумерованы под одним и тем же номером, или лист(ы) пропущены при нумерации, то можно применить литерные номера.2
     Пример:
     20, 20а, 206, 21, 22 и т.д. 

     1.2. Составление заверительной надписи и внутренней описи документов дела
     Заверительную надпись составляют после завершения нумерации листов дела. Ее наличие в деле необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации.
     Лист-заверитель дела может быть заранее изготовлен с помощью множительной техники и вложен в дело последним листом, перед переплетом или подшивкой3.
     Если дело было переплетено или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.
     В книгах заверительную надпись составляют на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на чистом листе формата карточки, в журналах на последнем листе журнала или последнем листе журнала или последнем чистом листе4.
     Лист-заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внутреннюю сторону обложки книги, журнала.
 

     
     ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_____________
     В деле подшито (вложено) и пронумеровано
     (цифрами и прописью)
     листа(ов)
     в том числе: литерные листы
     пропущенные номера_________________ + листов внутренней описи_________________________ 

     
Особенности физического состояния и формирования дела
Номера листов
1
2
   
 
     Наименование должности лица,             Расшифровка
     составившего заверительную надпись     Подпись           подписи
     Дата 

     Все последующие изменения в физическом состоянии (повреждения, плесень и т.п.) и в составе дела (дополнительные вложений новых документов, замена копий и т.п.) отражают в заверительной надписи.
     При необходимости составляют новую надпись со ссылкой на соответствующий акт. Старую надпись при этом зачеркивают, но сохраняет в деле.
     Для учета и обеспечения сохранности документов, помещенных в особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.п. составляют внутреннюю опись документов дела.
     Внутренняя опись содержит:
     номер дела, документы которого внесены в данную опись;
      номера документов дела;
      индексы документов;
      даты документов;
      вид документа и краткое содержание документа;
      номера листов, на которых расположен документ;
      примечание.5
     К описи составляют итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество листов самой внутренней описи и количество включенных в дело документов.
     Опись подписывает составитель с расшифровкой подписи и датой составления.
     ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
     документов дела № ______________
     
№ п/п Индекс документа Дата документа Вид документа, краткое содержание Номера листов Примечание
1 2 3 4 5 6
               
 
     Итого _____________________________________ документов
     (цифрами и прописью) 

     Количество листов внутренней описи __________________
                                                                  (цифрами и прописью)
     Наименование должности лица,
     составившего внутреннюю опись                       Расшифровка
     документов дела                                    Подпись         подписи
     Дата  

     В графе "Примечание" отражают со ссылками на соответствующие акты изменения в составе дела (при изъятии, включении, замене документов). При необходимости составляют новую итоговую запись внутренней описи и новую заверительную надпись дела.
     Бланки внутренней описи целесообразно изготавливать с помощью множительной техники. Заполняют их перед подшивкой или переплетом дела. Если дело переплетено без внутренней описи, составленная опись может быть подклеена за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

    1.3.Подшивка дел и оформление обложки дела

     Документы, составляющие дела, переплетают или подшивают, за исключением случаев, когда в документе после переплета или подшивки дела невозможно полностью прочесть текст, визы, даты и др. реквизиты документов.
     Подшивать целесообразно дела, количество листов в которых не превышает 20-30 листов, а также в случаях, когда необходимость подшивки оговорена специальной инструкцией. Подшивают документы в четыре прокола в твердую обложку из картона.
     При подготовке к переплету (подшивке) из документов удаляют скрепки, булавки и другие металлические скрепления.
     К документам, имеющим слишком маленькое поле, подклеивают слева, не задевая текста, полоску бумаги, которая используется во время подшивки и переплета в качестве поля документа.
     Если в деле имеются отдельные особо ценные документы, а также невостребованные личные документы (паспорта, дипломы, трудовые книжки и т.п.), то их вкладывают в конверт, который затем подшивают в дело6.
     Дела постоянного хранения и по личному составу после нумерации листов, составления заверительной надписи и внутренней описи целесообразно временно хранить непереплетенными, в канцелярских папках с клапанами и завязками, на которых поставлены карандашом номера дел по описям.
     Переплетают данную группу дел после просмотра дел куратором государственного архивного учреждения, утверждения описи на дела постоянного хранения и согласования описи по личному составу с Экспертно-проверочной методической комиссией государственного архивного учреждения.
     Дела со сроками хранения свыше 10 лет (кроме дел по личному составу) переплетают после согласования описи с ЭК организации и утверждения руководителем организации.
     Обложки дел постоянного хранения и по личному составу оформляют после согласования описей на данные группы дел на ЭПК государственного архивного учреждения.
     Оформление обложек дел со сроками хранения свыше 10 лет (не считая дел по личному составу) производят после согласования и утверждения описей с ЭК и руководителем организации.
     Дела со сроками хранения до 10 лет включительно допускается оставлять на скоросшивателях. При необходимости в надписи на обложках этих дел, которые были сделаны в начале делопроизводственного года при заведении дел, вносят уточнения и дополнения (указывают номера и крайние даты документов, уточняют название организации и структурного подразделения и т.п.).
     Обложки дел должны содержать следующие реквизиты:
     наименование организации и ее непосредственная подчиненность;
     наименование структурного подразделения;
     индекс дела;
     номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
     заголовок дела;
     аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
     дата дела (тома, части);
     количество листов в деле;
     срок хранения дела;
     архивный шифр дела.7
     На обложке дел постоянного хранения предусматривают место ниже верхнего поля для наименования государственного архива, в который будут переданы дела данной организации на государственное хранение8.
     Наименование организации указывают на обложках полностью в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она подчинена (также в именительном падеже). При наличии официально принятых сокращений наименований организации и вышестоящей организации их пишут в скобках после полного наименования.
     Индекс дела после переплета переносят на обложку из номенклатуры дел.
     Номер дела (тома, части) проставляют на обложке дел постоянного хранения после утверждения описи на дела ЭПК государственного архивного учреждения; на дела по личному составу - после согласования описи с ЭПК архивного учреждения. На обложках дел со сроками хранения свыше 10 лет номер дела проставляют после одобрения описей ЭК организации и утверждения руководителем организации.
     Заголовок дела переносят на обложку в соответствии с номенклатурой дел с учетом изменений, которые были сделаны в процессе подготовки дел к оформлению.
     Если дело состоит из нескольких томов (частей), то на обложку каждого тома (части) выносят общий заголовок и заголовок, каждого тома (части).
     Аннотацию к документам составляют к делам, в составе которых имеются особо ценные документы (ОЦД). В аннотации дают ссылку на вид, дату, номер документа и его краткое содержание.
     Дата дела должна соответствовать году заведения и окончания дела. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляют даты каждого тома (части).
     Количество листов переносят на обложку из заверительной надписи.
     Срок хранения проставляют в соответствии с номенклатурой дел после сверки с ведомственным или типовым перечнем документов с указанием сроков хранения документов. На делах постоянного хранения пишут "Хранить постоянно".
     Архивный шифр дел может быть проставлен на обложках дел постоянного хранения только по согласованию с государственным архивом, в который данная организация передает документы на государственное хранение. На делах по личному составу и других делах со сроками хранения свыше 10 лет архивный шифр проставляет архив организации после согласования описи дел по личному составу ЭПК государственного архивного учреждения, согласования с ЭК организации и утверждения руководителем организации описи на дела со сроком хранения свыше 10 лет.9 
 
 
 
 

Глава 2. Оформление дел в ООО «Стройтрест»
     2.1. Краткая характеристика ООО «Стройтрест»
       Полное фирменное наименование Общества: Общество с ограниченной ответственностью «Стройтрест».
       Сокращенное наименование: ООО «Стройтрест».
       Место нахождения: Российская Федерация, Свердловская область, г. Нижний Тагил, ул. Тимирязева, 33.
        Общество было создано на основании решения его учредителей (протокол № 1 от 18 апреля 2005 года) для оказания ремонтных услуг на возмездной договорной основе физическим и юридическим лицам в целях защиты законных прав и интересов своих клиентов.
        Основной целью деятельности Общества является извлечение прибыли путем оказания ремонтных и строительных услуг населению, за счет собственных мощностей, без привлечения сторонних субподрядных организаций.10
       Общество осуществляет следующие виды деятельности (по «Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности» от 01.01.2003 (ОКВЭД)):
    Производство отделочных работ.
    Производство штукатурных работ:
- производство внешних и внутренних штукатурных работ в зданиях и других строительных объектах;
- устройство сухой штукатурки с применением гипсовых и других облицовочных листов.
     3. Производство столярных и плотничных работ:
- установка изделий и конструкций несобственного изготовления: дверных и оконных блоков и коробок, кухонного оборудования, лестниц, оборудования магазинов и т.п., из деревянных и других материалов;
- производство работ по внутренней отделке (устройству потолков, обшивке стен деревянными панелями, установке передвижных перегородок и т.п.).
    4. Устройство покрытий полов и облицовка стен:
- облицовка внутренних и наружных стен зданий и сооружений, полов;
- устройство паркетных и других деревянных покрытий полов;
- настил ковровых покрытий, линолеума, покрытий из резины и пластмассы;
- оклеивание стен обоями.
    5. Производство малярных работ:
- окрашивание зданий внутри и снаружи и производство прочих аналогичных работ (нанесение декоративных покрытий, лаков и т.п.);
- окрашивание кровельных покрытий;
- окрашивание инженерных сооружений;
- окрашивание ограждений, решеток и т.п.11
       Правовое положение общества определяется Конституцией РФ, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», а также настоящим Уставом.
      Всей деятельностью предприятия руководит директор, который является собственником предприятия.
     Для обеспечения руководства предприятием у директора имеется непосредственный подчиненный ему аппарат управления и его заместитель. Директор имеет в своем подчинении соответствующие функциональные службы (бухгалтерия, отдел кадров, отдел снабжения, планово-экономический отдел, сметно-договорной отдел). Каждая служба возглавляется начальником и подчиняется непосредственно директору.
        Штатная численность предприятия составляет около 120 человек. В основном, это рабочие специальности: штукатуры-маляры, отделочники, плиточники. Рабочие подчиняются прорабам, а прорабы в свою очередь начальнику участка. К административному составу организации относятся: директор, финансовый директор, заместитель директора, начальник участка, начальник отдела кадров, главный бухгалтер, кассир, сметчик, архивист и секретарь.
       К внутренним нормативным документам, регулирующим деятельность предприятия относятся: Устав организации, штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о премировании сотрудников и о защите персональных данных работников, учетная политика,  инструкция по документационному обеспечению управления, должностные инструкции.       
      На предприятии применяется линейно-функциональная организационная структура управления. Руководители высшего уровня предоставляют рекомендации от руководителей функциональных звеньев, и передают решения для исполнения линейным руководителям низшего уровня. Предприятие возглавляет директор, осуществляющий свою деятельность на основе принципа единоначалия и обеспечивающий решения возложенных на предприятие задач. Директору подчинены все нижестоящие руководители. 

     2.2. Порядок оформления дел в ООО «Стройтрест»

     Архив ООО «Стройтрест» в соответствии с Положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации.

     В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных согласно номенклатуре дел организации.

     Оформление дел проводится работниками структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

     Полное оформление дел предусматривает следующие операции: -- подшивку или переплет дела; -- нумерацию листов дела; -- составление листа-заверителя; -- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; -- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).12

     Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

     Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

     Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) -- бланк внутренней описи документов дела. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.13

     Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе (ПРИЛОЖЕНИЕ 1), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров. Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

     Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа. Во внутренней описи содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела (ПРИЛОЖЕНИЕ 2). К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи (ПРИЛОЖЕНИЕ 3). Внутренняя опись подписывается ее составителем.

     В обложке дела указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела (ПРИЛОЖЕНИЕ 4). Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела -- год заведения и окончания дела. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).14

     Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись -- это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. По этим описям документы передаются в архив.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.