На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


Лекции Организация секретарской деятельности

Информация:

Тип работы: Лекции. Добавлен: 14.10.2012. Сдан: 2012. Страниц: 7. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


?

Глава 13 ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

13.1. Необходимость и значение

           секретарской деятельности

 
Масштабные социально-экономические изменения, происходя­щие в нашем обществе, обновление системы управления и составля­ющих ее элементов, динамичное и повсеместное внедрение новей­ших информационных технологий предъявляют повышенные требо­вания к качеству современного управленческого персонала. Это ут­верждение в равной степени относится ко всем категориям работни­ков сферы управления. Незыблемо сохраняются в теории и практике менеджмента основные функции управления, открытые и постули­рованные еще А.Файолем: от распорядительства до контроля, коор­динации и стимулирования. Но их содержание, соотношение в ре­альной деятельности руководителей различных уровней претерпева­ют кардинальные изменения. В качестве «показательного» примера стоит назвать функцию прогнозирования. Степень самостоятельно­сти, вариантность выбора при принятии решений в условиях рыноч­ных отношений и конкурентной экономической среды стали ины­ми. Расширение масштабов деятельности, усложнение выполняемых задач предполагают, что руководители должны больше заниматься решением стратегических вопросов и делегировать выполнение мно­гих тактических и оперативных функций своим подчиненным. Неза­менимым помощником руководителя в его разносторонней управ­ленческой деятельности является секретарь.
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффектив­ность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний секретаря, его умением четко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной тра­ты времени.
Важными факторами успеха в работе секретаря является его умение вести себя с людьми и способность создавать благоприятное впечатление, повышающее авторитет его руководителя. Секретарь является личным организатором руководителя, обычно решает, с кем ему необходимо встретиться, с кем переговорить, какие вопросы за­служивают его внимания и срочного решения и какие вопросы можно переадресовать другим сотрудникам. Именно это отличает работу личного секретаря от работы обычной канцелярии. Секретарь - лич­ный представитель своего руководителя, и выполнение этой ключе­вой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.
Радикальное изменение технологии управления связано с его автоматизацией. Концепция электронного офиса давно перестала быть продуктом только теоретических построений, многие ее эле­менты нашли практическое воплощение в деятельности организа­ций, фирм. В настоящее время появилась возможность автоматизи­ровать многие функции секретаря при помощи специального про­граммного обеспечения. Использование компьютера значительно ускоряет проведение операций по подготовке и обработке докумен­тов, помогает эффективнее организовать рабочее время руководите­ля и самого секретаря, обеспечивает недоступные ранее возможнос­ти по передаче данных через модемные устройства, считыванию ин­формации с печатных документов, обработке одновременно несколь­ких документов и т.п.
Необозримые информационные перспективы открываются пе­ред организациями, фирмами и их руководителями в связи с разви­тием системы Internet — глобальной компьютерной сети, объединя­ющей десятки миллионов пользователей более чем 150 стран мира. Internet образует как бы ядро, обеспечивающее связь различных ин­формационных сетей, принадлежащих учреждениям многих стран. Internet становится все более популярной в деловом мире. Компании вполне устраивает быстрота, дешевая глобальная связь, удобство для проведения совместных работ, доступные программы, уникальная база данных сети. Новая информационная технология требует повы­шения квалификации как руководителей, так и их секретарей.
Существует типовой набор управленческих операций и процедур, которые выполняет секретарь, по документационному обеспечению деятельности организации и ее руководителя и по «бездокументному» обслуживанию его работы: телефонные переговоры, прием посетите­лей, организация проведения совещаний и т.п. Но объем и виды вы­полняемых секретарем функций могут значительно изменяться в зави­симости от масштабов деятельности организации, специфики решае­мых ею задач и других факторов. В крупных организациях и при боль­ших объемах работ многие перечисленные операции выполняются или секретарем, или централизованно специализированными службами: канцелярией, экспедицией, архивом и др. Для удобства изложения да­лее употребляется: секретарь. При изложении материала нами будет сделан акцент на полном анализе именно типовых операций секретаря.
 

13.2. Нормативно-методические основы

          деятельности секретаря

 
Если рассматривать нормативно-методическую и правовую сис­темы управления персоналом в широком плане - это совокупность документов организационного, организационно-методического, ор­ганизационно-распорядительного, технического, экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавлива­ющие нормы, правила, требования, характеристики, методы и дру­гие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке соответствующим компетентным органом или руководством органи­зации.
При характеристике секретарской деятельности, в первую оче­редь, акцент сделан на документах организационно-методической направленности — должностных и обучающих инструкциях.
Приходится констатировать тот факт, что российская норматив­но-методическая база деятельности служащих во многом устарела и требует существенной переработки. Основополагающими докумен­тами в этой области до настоящего времени остаются:
Единая номенклатура должностей служащих (ЕНДС);
Классификационный справочник должностей служащих;
Государственная система документационного обеспечения уп­равления.
Недавно принято Постановление Минтруда РФ «Об утверждении тарифно-классификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих». К последним нововведениям в данной сфере можно, с некоторыми оговорками, отнести и Единую тарифную сетку (ETC), введенную Постановлением Правительства Российской Феде­рации от 14 октября 1992г. №785. Широкое распространение контракт­ной системы найма обусловило появление такого документа, как кон­тракт. Последний регулирует взаимоотношения нанимателя и работни­ка, определяет условия их взаимодействия, устанавливает профессио­нальные и квалификационные параметры, необходимые служащему для эффективного выполнения порученных функций.
Бесспорно, влияют на содержание конкретных номативно-методических документов (например, на смысловую направленность должностных и обучающих инструкций) законодательные и методи­ческие материалы, изданные по вопросам архивного дела и делопро­изводства в последние годы, например «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах».
 

13.2.1. Разработка должностной инструкции секретаря

 
Примерная последовательность работ по созданию такого важ­ного документа, как должностная инструкция, регулирующего дея­тельность каждого сотрудника, и секретаря в том числе, может быть следующей: изучение Гражданского кодекса РФ, основ законодатель­ства о труде (КЗОТ), ЕНДС, Квалификационного справочника, от­раслевых типовых инструкций, ГСДОУ и других нормативно-мето­дических материалов в сфере информационного обеспечения управ­ления. На основе комплексного анализа названных и других доку­ментов (например, общероссийских классификаторов, Унифициро­ванной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), ГОСТов системы стандартов безопасности труда (ССБТ) и др.) создается конкретная должностная инструкция, учитывающая не только типовые операции, но и специфические виды работ в дан­ном учреждении.
Разрабатываться должностные инструкции могут как «внешни­ми» организациями: государственными и частными, например, кон­сультативными, внедренческими фирмами, так и внутренними сила­ми (подразделения НОТ, инновации и развития и т.п.).
Основой для будущей инструкции может служить также лично­стная спецификация, в которой перечисляются требования к работ­нику, его знаниям, опыту, навыкам. Требования составляются на основе анализа процессов, выполняемых работником. Исходные «ти­повые» данные берутся из квалификационных характеристик, состо­ящих из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Квалификационные требования».
Сама должностная инструкция секретаря включает в себя:
общие положения;
функции работника;
должностные обязанности;
права секретаря;
ответственность;
взаимоотношения;
оценка работы.
В разделе «Общие положения» устанавливается область деятель­ности секретаря, порядок его назначения и освобождения от долж­ности, замещения во время его отсутствия, требования к квалифика­ции по разрядам оплаты (уровень образования, стаж и др.), подчи­ненность секретаря, должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться секретарь в своей деятель­ности.
В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции, например реги­страция документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок и т.д.
В разделе «Должностные обязанности» указываются особеннос­ти, связанные с подготовкой секретарем документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за исполнением документов), могут также указываться этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
В разделе «Права секретаря» закрепляются полномочия, кото­рые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции. При разработке данного раздела необходимо сформулировать такие полномочия, как право давать указания по конкретным вопросам, например по предостав­лению секретарю данных о ходе выполнения контролируемых зада­ний.
Раздел «Ответственность» регламентирует персональную ответ­ственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав.
В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает ин­формацию, ее структура, сроки передачи, с кем они согласовыва­ются и т.д. Данный раздел может быть представлен в табличной форме.
В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяю­щие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обя­занностей, использования прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется, в первую очередь, выполнением обязанностей, изло­женных в должностной инструкции.
Допускается объединение близких по содержанию разделов, на­пример «Права и ответственность». Составители инструкции, при­держиваясь общепринятой структуры, могут вводить новые разделы, например «Личностные качества секретаря, необходимые ему при выполнении своих функций», или раздел «Организация рабочего ме­ста и оптимальные условия труда».
 

13.2.2. Обучающая инструкция секретаря

 
Богатый опыт подготовки управленческого персонала внутри фирмы реализуется при разработке обучающих инструкций. Изло­жение технологии создания этих документов представляет собой эле­менты проектирования оптимальной модели деятельности, личност­ных и иных качеств секретаря учреждения. Таким образом, традици­онный анализ функций секретаря и других параметров (а такой под­ход широко представлен в литературе) будет дополнен их исследова­нием с точки зрения оргпроектанта или консультанта по усовершен­ствованию управления.
Одни элементы обучающих инструкций анализируются и опи­сываются фрагментарно (например, технология документационного обеспечения секретарем деятельности руководителя), другие более полно (перечень функций).
 

13.2.2.1. Области применения обучающих инструкций

В самом наименовании «обучающие инструкции» заложена глав­ная цель разработки и область применения документа — обучение сотрудников. Обучение необходимо, когда:
человек поступает на работу в организацию;
служащего назначают на новую должность или происходит его ротация (по «горизонтали» системы управления) и ему вменяется в обязанность выполнение несвойственных ранее функций;
проверка (аттестация, тестирование, собеседование) установит, что у сотрудника не хватает определенных знаний и навыков для эффективного выполнения работы;
планируется повышение квалификации сотрудников.
Практически во всех названных управленческих ситуациях мо­жет оказаться и секретарь учреждения, что еще раз подтверждает актуальность подготовки обучающих инструкций.
 

13.2.2.2. Порядок разработки и структура обучающей

                    инструкции секретаря

Руководитель, заинтересованный в обеспечении четкой и эффек­тивной деятельности своего секретаря, должен содействовать созда­нию обучающей инструкции (ОИ).
Разработка специалистами инструкции, как показала зарубеж­ная и отечественная практика, занимает от одного до четырех меся­цев. Сроки создания ОИ зависят от количества функциональных обя­занностей секретаря, сложности работ, степени их формализации и других факторов.
Документ должен быть хорошо структурирован, написан в соот­ветствии с действующими законодательными и нормативно-методи­ческими материалами. При разработке ОИ необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разде­лов и последовательности изложения. ОИ должна отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности секре­таря, иметь четкие формулировки, быть гибкой и динамичной.
Разработка обучающей инструкции осуществляется следующим образом.
Первый этап. «Интервьюирование заинтересованных лиц, консуль­тации с экспертами». Первым этапом в процессе подготовки ОИ яв­ляется опрос сотрудников. Учитывая специфику подчиненности и самой деятельности секретаря, желательно привлечь независимых экспертов. Процесс интервьюирования и консультаций продолжает­ся до тех пор, пока не будет достигнуто соглашение о том, что долж­но быть включено в учебную программу секретаря. В итоге форми­руется предварительное представление о критериях выполнения ка­чественной работы и идеальном секретаре. Это представление ис­пользуется на последующих этапах для совершенствования деятель­ности секретаря. Подробно на данном этапе анализируются взаимо­отношения секретаря с другими сотрудниками и подразделениями организации.
Эффективным дополнительным методом на первом и других этапах может быть самофотография рабочего дня секретаря (СФРД). Ее данные заносятся в наблюдательный лист.
Второй этап. «Общий анализ содержания работы секретаря». Вто­рой этап начинается с более детального анализа содержания деятель­ности секретаря, например наблюдения за его работой и формально­го определения и регистрации всех выполняемых им задач и дейст­вий. Другой метод предусматривает сбор такой информации посред­ством собеседования. Еще один метод заключается в том, что секре­таря просят заполнить вопросник (анкету). Процесс разработки ОИ, как правило, объединяет все эти методы. Таким образом, на дан­ном этапе вся деятельность секретаря разделяется на стандартные алгоритмы, которые могут быть затем преобразованы в учебные материалы.
На основе этих данных формулируются функциональные обязан­ности секретаря и определяются основные элементы раздела «Рабочий день секретаря». При небольшом объеме работ и соответственно изуче­нии данных возможно совмещение второго и третьего этапов.
Третий этап. «Внедрение ОИ, обучение секретаря». На этом эта­пе корректируются созданные стандартные алгоритмы деятельности секретаря. Для этого применяются как уже названные методы (тестирование, собеседование, наблюдение и пр.), так и фотогра­фия рабочего дня секретаря, хронометраж, метод моментных слу­чайных наблюдений. На последнем этапе ОИ согласовывается и утверждается. При необходимости секретарь проходит курс обуче­ния, например в случае изменения существующей технологии (выполнение операций на базе новейших компьютерных техноло­гий).
Обучающая инструкция секретаря включает в себя:
общие положения;
функциональные обязанности и права;
требования, предъявляемые к секретарю;
организация рабочего места и оптимальные условия труда;
рабочий день секретаря;
документация;
взаимоотношения с сотрудниками организации;
ответственность.
Структура ОИ, последовательность в расположении элементов могут быть по желанию .составителей изменены.
 

13.2.2.3. Содержание обучающей инструкции секретаря

В разделе «Общие положения» производится точное, краткое, недетализированное объяснение, почему работа существует. Инфор­мация для этого может быть получена на основании ответов на сле­дующие вопросы:
Почему работа существует?
Каким целям отвечает должность секретаря?
Что для этого должен сделать секретарь?
Другие элементы данного раздела совпадают с теми, что обычно входят в состав должностной инструкции.
Раздел «Функциональные обязанности и права» — важнейший элемент описания работы. В других разделах обязанности, требую­щие детализации и пояснения особенностей их выполнения, могут быть в расширенном варианте повторены, например функция кон­троля исполнения документов в разделе «Документация».
Критерии хорошо составленного перечня обязанностей основы­ваются на следующих посылках:
обязанности нацелены на ключевые результаты работы;
обязанности описывают конечные результаты работы, они гово­рят «ЧTO» а не «как»;
обязанности формулируются таким образом, чтобы выделить действие, которое ведет к конечному результату.
Определения основных обязанностей должны формулироваться таким образом, чтобы они автоматически приводили к мысли об оценке работы секретаря. Формулировки обязанностей должны быть реалистичными, проблемно-ориентированными, точными, иерархи­чески связанными с описываемой работой.
Перечень основных обязанностей для хорошо структурирован­ной работы обычно содержит от 5 до 8 определений. Установлено: если используется более 10 определений (направлений деятельнос­ти), то вполне вероятно, что в описание работы включены второсте­пенные обязанности.
Этот раздел также содержит описание полномочий секретаря, необходимых для выполнения всех предписанных ему действий. Здесь указываются такие права, как принятие решений, получение информации, необходимой для работы, требования выполнения оп­ределенных действий, право осуществления контроля, способы со­гласования вопросов и т.п.
Все обязанности подразделены на две группы: организационные и документационные. Такая классификация весьма условна, т.к. органи­зационные операции также документируются, например при проведе­нии совещаний принимается решение, зафиксированное в «Протоко­ле». Но объективные основания разделения функций имеются. Первые (организационные) подразумевают при их выполнении постоянное общение с людьми, вторые (документационные) - прежде всего с доку­ментальной информацией, ее поиском, учетом, хранением и т.п.
С учетом изложенного секретарь организации обязан: своевре­менно учитывать документацию, предварительно анализировать ее, организовать работу по оперативному поиску, правильному оформ­лению, формированию дел и их хранению, контролю исполнения документов, их размножению. Выполнение этих обязанностей на­правлено на эффективное циркулирование информации в учрежде­нии, высвобождение руководителя от оперативных, вспомогатель­ных функций, эффективное принятие им управленческих решений и контроль за их выполнением, на повышение культуры управленчес­кой деятельности руководителя и сотрудников организации.
Обязанности секретаря по документационному обеспечению де­ятельности руководителя и подразделений организации включают в себя:
первичную обработку поступающей в организацию корреспон­денции и ее регистрацию;
предварительное рассмотрение документов, их «фильтрацию» — определение корреспонденции, направляемой для анализа и приня­тия решения руководителем;
составление проектов резолюций для важнейших документов; направление документов, не требующих рассмотрения руково­дителем, непосредственно в структурные подразделения или ответ­ственным исполнителям;
обработку и отправку корреспонденции; организацию передачи документов внутри организации; составление номенклатур дел; формирование дел;
контроль исполнения документов (постановку на контроль, своевременное доведение документа до исполнителя, предваритель­ную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля, информирование руководителя);
участие в деятельности экспертной комиссии по экспертизе цен­ности документальных материалов;
составление описей на материалы постоянного, долговременно­го хранения и по личному составу;
составление «актов» на уничтожение документов с истекшими сроками хранения;
постоянный контроль за правильным оформлением всей доку­ментации, образующейся в деятельности организации;
оказание методической помощи сотрудникам, ответственным в организации за ведение делопроизводства.
Конечным результатом четкого выполнения секретарем указан­ных обязанностей является:
решение вопросов оптимизации документооборота организации; эффективное документационное обслуживание руководителя и подразделений.
В целях эффективного выполнения руководителем администра­тивных функций (организации распорядительства, контроля, коор­динации и др.) и четкого проведения таких мероприятий, как пере­говоры, презентации, совещания, прием посетителей, командиров­ки, секретарь обязан:
1. При проведении плановых совещаний:
совместно с руководителем уточнить дату, место и время прове­дения, его повестку, состав участников, докладчиков; оповестить участников;
уточнить с руководителем регламент совещания; обеспечить подготовку помещения, необходимого оборудования; произвести регистрацию участников;
обеспечить ведение протокола (если секретарь присутствует на совещании), оформление протокола, контроль за ходом выполнения решений.
2. При организации приема посетителей секретарь должен диф­ференцирование подходить к трем категориям: прием сотрудников своей организации, представителей других организаций, прием по личным вопросам. Для четкого выполнения процедур секретарь обя­зан:
иметь график приема;
вести учет посетителей;
контролировать принимаемые в ходе приема решения;
следить за очередностью приема и регламентом бесед.
Четкое выполнение названных процедур позволит:
оперативно и обоснованно принимать решения руководителю;
сэкономить время руководителя;
спланировать текущую и перспективную работу руководителя.
3. При подготовке командировок руководителя секретарь:
подбирает необходимую для командировки информацию;
готовит совместно с руководителем программу командировки;
оформляет командировочное удостоверение и другие докумен­ты;
по возвращении руководителя обрабатывает материалы по ко­мандировке;
информирует руководителя о всех вопросах, возникающих в его отсутствие.
4. Самостоятельный и относительно обособленный вид деятель­ности секретаря — обязанности секретаря по работе с информацией для руководителя:
поиск и подбор необходимой информации (через Internet) или на основе анализа публикаций, интересующих руководителя;
при необходимости размножение информации;
составление информативно-обзорных рефератов;
ежедневный сбор оперативной информации, интересующей руководителя, и ее запись в дневнике или других учетных доку­ментов.
В разделе «Требования, предъявляемые к секретарю» в обучаю­щих инструкциях содержатся критерии и ограничения к подбору кандидата на должность. Могут быть перечислены конкретные лич­ностные качества. Достаточно полный и конкретный перечень дело­вых и индивидуальных качеств секретаря представлен известным ис­следователем Харрисоном. Некоторые формулировки и положения изменены или дополнены.
Требования к личному секретарю можно разделить на два вида: требования к деловым и к личным качествам.
Деловые качества:
профессиональные навыки секретарской работы: высокая ква­лификация в области стенографии, машинописи, работе со средст­вами вычислительной техники, в выполнении секретарских обязан­ностей и организации связи;
опыт организаторской работы: высокий уровень самоорганиза­ции и организационных навыков, умение четко и оперативно испол­нять ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечи­вать их надежность и постоянное достижение высоких результатов;
эффективность, надежность, готовность принимать на себя от­ветственность по решению поставленных руководителем задач, ос­вобождать руководителя от выполнения вспомогательных операций;
умение обеспечить надежное и эффективное выполнение доку-ментационных и организационных функций;
самостоятельность, инициативность: инициатива в работе и уме­ние, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятель­ные ответственные решения;
тактичность, дипломатичность: тактичность, конфиденциаль­ность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями, неразглашение конфиденци­альной информации. Секретарь также должен быть общительным с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех своих устремлениях;
пунктуальность: это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч, переговоров, совещаний, оформ­лению командировок;
лояльность, преданность работе: это — основные качества для создания идеальных отношений с руководителем.
Личные качества:
внешний вид: опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки;
особенности характера: отзывчивость, скромность, добросове­стность, трудолюбие, любезность и внимание как при ведении те­лефонных разговоров, так и при встрече посетителей, чувство юмора;
умение адаптироваться: готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях. Умение быстро переключаться с одного вида работ на другой, умение правильно рассчитать время, не­обходимое для работы в конторе в период больших нагрузок;
интересы: стремление к пополнению общих знаний, любовь к книгам и периодике, живой интерес к новой информации и стрем­ление быть в курсе достижений в области деятельности своего руко­водителя;
вежливость: вежливость необходима для получения поддержки и содействия всех, с кем приходится иметь дело.
Раздел обучающей инструкции «Организация рабочего места секретаря» формируется исходя из анализа содержания деятельности секретаря, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлен на проектирование оптимальной организации рабочего места. Под последним понимается место трудовой деятельности се­кретаря, оснащенное необходимыми средствами для выполнения функциональных обязанностей.
Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда. Ос­новными факторами при разработке планировки являются техно­логия и характер выполняемых работ, взаимосвязи секретаря в процессе труда.
В разделе может быть представлена схема рабочего места секре­таря, дан перечень средств труда, которыми пользуется секретарь.
Примерный перечень оргтехники и средств вычислительной тех­ники, применяемых в работе секретаря:
средства малой оргтехники (письменные принадлежности: руч­ки, бумага, карандаши, ластики и т.п.);
средства составления и изготовления текстовых документов (пи­шущие машины, ПЭВМ, диктофон, принтер, сканер);
средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное обору­дование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);
средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейфы);
средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, локальные конторские сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем);
копировальные средства и аппараты;
офисная мебель и оборудование.
Средства малой оргтехники необходимы при любом уровне ав­томатизации работы секретаря.
В средствах составления и изготовления текстовых документов все чаще на первое место выходит компьютер, даже при очень не­большом документообороте. Созданные с его помощью документы имеют эстетически более привлекательный вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, что не может не ска­заться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа.
Диктофоны необходимы, когда имеет смысл бесшумное и точ­ное отображение звуковой информации.
Сканер — устройство для считывания текстовой и графической информации — удобное средство при перепечатывании большого количества текстовой информации.
Средства обработки документов, перечисленные выше, требуют­ся секретарю или экспедиционной службе, канцелярии при боль­шом объеме документооборота.
Средства хранения и поиска документов необходимы для сохран­ности документов от внешних источников повреждения (пыли, вла­ги, солнечных лучей, механического воздействия), а также для ори­ентации и быстрого поиска нужной информации. Эти средства по возможности должны гармонировать с обстановкой рабочего места секретаря.
Средства связи могут быть объединены в единый комплекс, на­пример телефон — факс — модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи.
Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.
Офисная мебель и оборудование должны соответствовать требо­ваниям эргономики, антропометрии, дизайна.
При создании раздела «Рабочий день секретаря» необходимо учитывать, что рабочий день секретаря подвержен резким переме­нам. Но тем не менее, как бы ни влияли внешние факторы на работу, одними из ее главных правил остаются:
постепенное вхождение в работу;
ритмичность труда;
обязательное чередование труда и отдыха;
планирование работы.
Даже если не удается сделать что-то запланированное, то в лю­бом случае это гораздо лучш
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.