Здесь можно найти образцы любых учебных материалов, т.е. получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ и рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


Лекции Лекции по "Документационное обеспечение управления и документоведение"

Информация:

Тип работы: Лекции. Добавлен: 17.10.2012. Сдан: 2012. Страниц: 22. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


    1. Охарактеризуйте  функции документа:  информационная, коммуникативная,  историческая, управленческая, правовая, учетная,  функция документа  как исторического  источника. 

    Функция – это целевое назначение документа, присущее ему. Не существует документов, несущих только одну определнную функцию. Документ, выступая в качестве непременного элемента управленческой деятельности, является одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей полифункциональности, т.е. наличию различных функций.
    Функции документов можно условно разделить  на три блока:
    информационные функции (информационная, социальная, политическая, коммуникативная);
    функции, обеспечивающие процес управления (управленческая, правовая, учетная);
    функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).
    Информационная функция определяется потребностью в закреплении информации с целью ее сохранения и передачи во времени и пространстве, т.е. ее материализация. Характерной особенностью информационной функции является то, что она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так ка необходимость фиксации информации – причина появления любого документа. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входят запечатление (фиксация) информации, сохранение информации, ее передача во времени и пространстве. Все это дает возможность использования (доступность) информации.
    Выполняя  информационную функцию, документы  обладают опрделенной информационной емкостью (информационным потенциалом), т.е. характеризуются определенным количеством и качеством информации. Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.
    Важной  функцией документа является социальная, т.е. фиксация информации о процессах, происходящих в обществе (социальной информации). На изучении данной функции документа базируются следующие науки: история, социология, источниковедение. Социально значимым является практически любой документ, т.к. он возникает в силу той или иной общественной потребности. Следует, однако, заметить, что значение документов, выполняющих социальную функцию, может быть различным. Так, распорядительные документы имеют большее значение, чем справка с работы, выданная гражданину. Госстандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, т.к. ориентированы на использование определннх средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достгнутого страной (отраслью). Поэтому документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развите.
    Каждый  документ может дать представление  об определенной отрасли деятельности, характеристику социальных отношений. Надо сказать, что социальность и точность информации возрастает, если единичный документ сравнить с другими группами однотипных документов, относящимися к одной отрасли деятельности, к одному периоду во времени и пространстве.
    Социальная  функция может проявляться и в характеристике личности в ее социальных аспектах (отражении деятельности, места, роли той или иной личности в определенной соцструктуре).
    Социальная  информация может содержаться в  готовом виде или в форме, позволяющей  извлечь ее только в результате анализа.
    С данной функцией тесно связана  фальсификация документов. Даже в том случа, когда документ является фальсифицированным, содержащаяся в нем информация не перестает быть социальной. В данном случае выясняется только какой общественной потребностью была вызвана эта фальсификация. Это позволяет по-новому взглянуть на характер общества, данного учреждения, группу людей и даже отдельного человека.
    Политическая  функция. Данная функция тесно связана с социальной. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют политическую функцию.
    Коммуникативня  функция – функция передачи информации во времени и пространстве. Благодаря этой функции поддерживаются связи между индивидуумом и обществом, различными элементами общественных структур. Здесь можно выделить несколько направлений движения документов:
    одностороннее, когда документы ориентированы в одном направлении: сверху вниз, т.е. от законодателя к лю. К данному типу движения относятся такие документы как законы, указы, декреты, постановления. Одностороннее движение может быть направлено и снизу вверх, т.е. от исполнителя.
    дхстороннее происходит с помощью документов, тесносвязанных между собой (договора, служебная переписка.
    многостороннее, когда обмен информацией происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества (декреты, декларации, кодексы, законы).
    С появлением компьютерных технологий, сети Интернет, e-mail, которые обусловили увеличение скорости передачи информации и круг ее пользователей, коммуникативные возможности документов возросли.
    Управленческая  функция. В данной функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Управленческую функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса реализации решения. Документы, обладающие данной функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления, т.е. выполняют функцию организации информации. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.
    В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Данная функция выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.
    Документы, наделенные данной функцией, можно  разделить на две группы:
    документы, изначально обладающие ею;
    документы, приобретающие ее на время.
    В первую группу документов включаются документы, которые устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекрщают их действие, а так же документы, влекущие за собой юридические последствия. К  ним относятся праправовые акты представительных и распорядительных органов, т.е. все правовые акты отрганов госвласти (законы, указы, постановления), судебные, прокурорские, нотариальные, арбитражные акты управления, издаваемые оргнаизациями, учреждениями, предприятиями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, положения, уставы, инструкции, правлиа), а также свидельствующие о правоприменительной практике. Сюдаже входят договорные документы; документы, не обладающие признаками правовых актов, непосредственно вызывающих или прекращающих правоотношения, но имеющих определнный правовой статус (метрические свидетельства, паспорта, дипломы, аттестаты, удостоверения дичности), а также оправдательные финансовые документы (акты, накладные, платежные поручения).
    Ко  второй группе можно отнести документы, которые могут быть предъявлены как доказательства в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления.
    Неправовая  доукментация используется как основание  для принятия правовых актов. Так, плановая документация может быть осноанием  для принятия распорядительного  документа, которым она утверждается.
    На  основе документов, наделнных правовой функцией, возникают определнные правоотношения – административные, трудовые.
    Учетная функция. С помощью данной функции документа характеризуется количественная сторона информации, содержащейся в документе. Учетная информация, представленная в формализованном цифровом выражении, систематизирует и отражает все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Для документов, выполняющих учетную функцию, разработана определенная структура представления информации. Такие документы имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами.
    Существуют  следующие виды учета:
    статистический;
    бухгалтерский;
    оперативный.
    Они находят свое отражение в статистических, финансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информационно-справочных документах.
    Следует заметить, что учет необходим нетолькодля  выражения количественных характеристик, но и для анализа, контроля, доказательства истины.
    Учетные документы можно раздеить на две  группы:
    первичные;
    сводные.
    Культурная  функция. В данном случае документ выступает как средство закрепления и передачи культурной трациции. Документ может быть представлен как культурный объект, фиксирующий информацию при помощии различных способов: письменности, кино-, фото-, фонозаписи.
    Культурную  функцию документа наиболее эффективно выполняют крупные комплексы документов, характеризующие определнную область деятельности (технику, науку, живопись).
    Одной из важнейших функций, выполняемых  документами, является функция документа как исторического источника. Документ становится историческим источником с момента возникновения, а не тогда, когда он передается на хранение в архив. Данную функцию документа изучают такой наукой как: источниковедение. Именно она исследует документ через анализ его формы, содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен.
    Т.о., документ сочетает в себе сразу несколько  функций, которые взимосвязаны между  собой, но роль каждой из них различна. Роль функций документа может  изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрацивается. Происходит вытеснение одних функций другими.
    Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничено (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета) вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).
 

    2. Дайте характеристику классификации документов: по способу изготовления, происхождению, содержанию, наименованию, месту составления, подлинности, количеству отраженных вопросов, по срочности, степени гласности, назначению, юридической силе, срокам хранения. 

    1. Класссификация документов – это распределение документов на классы, разделы по наиболее общим признакам сходства и различия.
    По  способу фиксации информации (технике воспроизведения) документы делятся на:
    письменные (на бумажном носителе), графические, кино-, фото-, фонодокументы, машиночитаемые документы, электронные документы. Сюда же можно отнести технотронные документы (документы, созданные с помощью технических средств) и виртуальные документы.
    По  содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, расчетно-финансовые, снабженческие, сбытовые, по личному составу и др.
    По  наименованию вида документа различают большое количество документов. Это приказы, протоколы, акты, письма, справки и т.д.
    По  видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.
    Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций  с однородными функциями и  носят обязательный характер. Примерные  документы также разрабатываются  вышестоящими органами для организаций  своей системы, но носят рекомендательный, примерный характер. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. В трафаретных документах постоянная часть текста отпечатана при изготовлении (на компьютере или в типографии), а для переменного текста оставлено место.
    По  степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Рекомендуется составлять простые документы, т.к. их легче разграничивать, формировать в дела, обрабатывать.
    По  месту составления документы классифицируют на внутренние и внешние. Внутренние – документы, создающиеся в учреждении в процессе документирования для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние – входящая и исходящая корреспонденция.
    По  срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные.
    По  происхождению документы бывают служебные и официально-личные. При этом в свою очередь служебные документы делятся на общие и специальные (плановые, учетные, денежно-расчетная документация).
    По  степени гластности выделяют обычные, секретные документы и документы с грифом «Для служебного пользования» (ДСП).
    По  юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считают документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил. Подлинный – это документ, сведения о месте и времени создания которого, содержащиеся в нем самом соответствуют действительности. Подложными документы считаются документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. Подлинные документы подразделяются в свою очередь на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например, истечение срока действия.
    По  стадиям создания (способам удостоверения) документы подразделяют на подлинники (оригинал) и копии.
    Оригинал – это самобытный, оригинальный, первоначальный документ., т.е это документ впервые созданный каким либо индивидуальным или коллективным автором. Оригинал может иметь несколько редакций, вариантов. Оригиналы могут быть в виде чернового, белового документа, машнописного экземпляра. Оригиналы, созданные в нескольких эекземплярах называют умноженными. Иногда в качестве синонима к слову «оригинал» используют «подлинник», хотя «подлинник» имеет несколько другое значение, чем «оригинал». Подлинником считается первый или качественный эекземпляр официального документа. Подлинник – это оригинал, заверенный по установленной форме. Другими словами имеет реквизит «подпись». Чтобы оригинал стал подлинником он должен быть оформлен на бланке, иметь подпись, печать.
    Копия – это множество. Различают следующие виды копий:
    Выписка – это копия части документа (выписка из приказов, протоколов).
    Отпуск  службеного письма – копия отсылаемого документа, т.е. письма. Оформляется она под копирку на чистом листе бумаги и остается в организации. При этом он получает юридическую силу.
    Кратные копии – копии с копии. Двукратные копии – это когда создают 2 документа: для передачи и собственно документ. Эти документы не одно и тоже по своей характеристике.
    Появление нововой техники воспроизведения (размножения ) привела к появлению  автоматических (факсимильных) копий. Данные копии получают одновременно с подлинником. С данной копией тесно связанно понятие «факсимиле». Факсимиле – автоматически полученная подпись. Это значит, когда воспроизводится весь документ, включая и подпись. Такие копии еще называют факсимильными подлинниками. Здесь подпись признается на правах подлинника и ни в каком заверении не нуждается. Примером факсимильной копии является факс.
    Существуют  также такие виды копий как  фотокопии и световые копии. Их отличительная  черта – точное воспроизведение  подлинника. 

    По  способу заверения копии подразделятются  на:
    официально  заверенные;
    простые заверенные;
    нотариально заверенные;
    незаверенные.
    Официально  завернная копия  – когда соответствие полиннику подтверждается другим должностным лицом и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица).
    Простая заверенные копия  – когда соответствие подлиннику подвтерждается без соблюдения установленных формальностей (без печати).
    Нотариально заверенная копия - когда соответствие подлиннику подтвеждено официальным лицом, нотариусом.
    Незаверенная  копия – это такие копии, которые не имеют подтверждения о своем соответствии подлиннику.
    По  юридической силе копии делятся  на:
    дубликаты;
    дипломатические копии.
    Дубликат – это копия, которая имеет юридческую силу подлинника. Это не второй экземпляр подлинника, он может имет отклонения от него.
    Дипломатическая копия – копия, воспроизводящая документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, пунктуацию).
    По  срокам хранения документы подразделяют на три основные группы:
    постоянного срока хранения;
    временного  скрока хранения свыше 10 лет;
    временного  скрока хранения до 10 лет.
    По  форме документы делятся на:
    определенной  формы;
    произвольной  формы.
    По  определенной форме оформляются  официальные документы, а по произвольной форме документы личного происхождения. Формы документы бывают объемными, площадными (чертежи, плакаты), линейными (фильм, свиток), карточными и кодексовыми.
    По  носителям документы подразделяют на бумажные и документы на специальных носителях.
    По  приемам записи документы бывают: простыми, стенографическими и шифрованными.
    По  видам деятельности документы делятся на огранизационные, распорядительные и информационно-справочные.
    По  степени обязательности различают директвные и информативные. Директивные документы – это документы которые издаются органами власти и выполняют управленческую функцию. К информативным документам относятся документы текущего характера. 

 

    3. Дайте понятие  «бланк», виды  бланков, их назначение, состав реквизитов. 

    Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной. Использование бланков снижает затраты на изготовление документа, уменьшает количество ошибок при его составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов. Кроме того, использование бланков облегчает восприятие документа, улучшает его внешний вид. Правильно оформленный бланк является визтной карточкой организации.
    Требования  к разработке, использованию  и хранению бланков  документов сформулированы в следующих нормативных  актах:
    СТБ 6.38-2004 «Унифицированные формы документации. Система организационно-распорядительной доукментации. Требования к оформлению документов»;
    «Инструкции по делопроизводству в государственных  органах и организациях Республики Беларусь»;
    Указ  Президента Республики Беларусь от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба республики Беларусь»;
    Постановление Совета Министров республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172 «Об утверждении положения  о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба республики Беларусьи внесении изменений в постановление Кабинета Министров Респубилки Беларусь от 7.08.1995 № 424».
    Общие требования к бланкам сформулированы в СТБ 6.38-2004. Стандарт устанавливает единые правила подготовки ОРД, а также бланков, применяемых при их оформлении.
    Бланки  документов изготавливаются на формате  А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Изготовление последних рекомендуется в целях  экономии бумаги. Они используются при подготовке небольших по объему документов, например, сопроводительных писем.
    Бланк должен иметь поля: левое – 30 мм, правое – 8-10 мм, верхнее и нижнее – 20 мм, при этом нанесение полей  или их ограничительных отметок  на бланк необязательно.
    СТБ 6.38-2004 установлены следующие виды бланков ОРД: бланк для писем и общий бланк. Первый бланк используется исключительно для оформления писем независимо от их вида. Поэтому нет необходимости указывать на нем название вида документа. На бланке для писем вместо реквизита «Название вида документа» располагают реквизиты «почтовый адрес отправителя» и «коммерческие и коммуникационные данные», а вместо реквизита «место составления или издания документа» располагают реквизит «ссылка на дату и номер входящего документа». На общих бланках оформляются распорядительные документы организации (распоряжения, приказы, постановления), а так же организационные (положения, инструкции) и справочно-информационные (акты, протоколы, справки, докладные записки и т.д.). Допускается изготовление на основе общего бланка специальных бланков для конкретного вида документа, например, бланк для приказов, бланк для протоколов. Согласно Примерной инструкции по делопроизводству изготовление специальных бланков по видам докуметов считается целесообразным, если таких документов в организации создается более 200 в год.
    При изготовлении бланка для писем используются реквизиты:
    Государственный герб Республики Беларусь
    эмблема или товарный знак (знак обслуживания) для организаций негосударственной формы собственности;
    код организации по ОКОГУ (ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» для органов госвласти и управления) и ОКЮЛ (ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и предприниматели»);
    наименование вышестоящей организации;
    полное и сокращенное наименование организации;
    наименование структурного подразделения;
    почтовый адрес отправителя;
    коммуникационные и коммерческие данные;
    ограничительные отметки реквизитов «Дата», «Регистрационный индекс», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» и «отметка о контроле».
    Могут также наноситься ограничительные  отметки для размещения реквизитов «заголовок к тексту» и «адресат». Указание на бланке этих реквизитов и  отметок целесообразно в том, случае, если оформление документов в  организации осуществляется с помощью пишущей машинки. Использование компьютерной техники делает их нанесение на бланк излишним.
    На  общем бланке указывают:
    Государственный герб Республики Беларусь
    эмблема или товарный знак (знак обслуживания) для организаций негосударственной формы собственности;
    код организации по ОКОГУ (ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» для органов госвласти и управления) и ОКЮЛ (ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и предприниматели»);
    наименование вышестоящей организации;
    полное и сокращенное наименование организации;
    наименование структурного подразделения;
    место составления или издания документа;
    ограничительные отметки и линии для реквизитов «код документа по ОКУД», «дата», «регистрационный индекс», «отметка о контроле».
    Возможно нанесение на общий бланк ограничительных отметок для реквизитов «Заголовок к тексту», «адресат» или «гриф утверждения». На общем бланке предусмотрено свободное место для реквизита «Название вида документа».
    Бланки  документов могут быть отпечатаны в  типографии, а при использовании ПК бланк может быть введен в память компьютера и автоматически выводиться при распечатке документа. Однако каким бы способом бланк не изготавливался он должен быть отпечатан на белой бумаге.
    Для изготовления бланков учреждений типографским способом необходимо составить макет (чертеж) бланка, который строится на основе констукционной сетки. Чертеж следует выполнять тушью в масштабе 1:1 в строгом соответствии с размерами, указанными в СТБ 6.38-2004, и он должен точно представлять будущий бланк документа. На чертеже должны быть проставлены:
    формат бланка;
    размеры полей;
    площади каждого реквизита.
    На  бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизитов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части документа, а также реквизитов, наносимых в нижней части бланка.
    К чертежу прилагается пояснительная  записка, в которой указываются  сорт и цвет бумаги, цвет типографской краски, название шрифта, размеры кеглей (для набора реквизитов), перечень реквизитов, исполняемы типографским способом.
    При изготовлении бланков следует применять  типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля литертурной, обыкновенной и газетной гарнитуры. Допустимо выделять наименование учреждения рисованным шрифтом размером от 6 до 24 кегля. Следует учитывать, что в пределах одного бланка применяемые шрифты не должны значительно различаться по размерам.
    При изготовлении бланков типографским способом или с помощью ПК реквизиты всегда оформляются центованным способом.
    СТБ 6.38-2004 опредедляет общие требовния, предъявляемые к оформлению бланков  документов. В целях упорядочения изготовления и использования бланков  документов с изображением Государственного герба РБ был издан Указ Президента от 28.06.2000 № 357 (далее Указ Президента).
    Указом  Президента право помещать изображение Государственного герба на бланках документов предоставлено только государственным органам и иным государственным организациям. В соответствии с Положением о Государственном гербе Республики Беларусь, утвержденном Указом Президента РБ от 7.06.1995 № 213, воспроизведение Государственного герба на бланка документов является обязательным для этих организаций. При этом изображение Государственного Герба РБ должно помещаться государственными органами и другими государственными организациями как на бланках для писем, так и на общих бланках, а также на бланках конкретного вида документа.
    Указом  Президента утверждены образцы гербовых бланков:
    - для всех видов ОРД на белорусском  и русском языках с продольным  расположением реквизитов;
    - для писем на белорусском и  русском языках с продольным  расположением реквизитов.
    Все гербовые бланки в  соответствии с утвержденным образцами оформляются на белорусском и русском языках.
    Угловой вариант при этом не допустим. Указ Президента требует обеспечить неукоснительное соблюдение актов законодательства РБ, регламентирующих порядок составления и оформления ОРД.
    Указ  Президента запрещает руководителям и другим должностным лицам государственных органов и иных государственных организаций изготовление и использование должностных бланков с изображением Государственного герба РБ, т.к. СТБ 6.38-2004 не предусмотрен такой реквизит как «Указание должности лица, издающего документ».
    Право помещать изображение Государственного герба РБ на бланках документов иных организаций, кроме названных выше, а также должностных бланках  документов руководителей, других должностных  лиц государственных органов  и иных организаций может быть предоставдено Президентом РБ или в установленном им порядке. В настоящее время порядок не установлен.
    Организациям  государственной  формы собственности, не использующие в качестве реквизита бланка изображение Государственного герба при изготовлении бланка документов руководствуются требованиями 6.38-2004. При этом бланки для писем должны изготавливаться обязательно на двух языках (соответствующее решение было принято Конституционным судом РБ в апреле 2000 г). Общие бланки и специальные бланки для конкретных видов документов допускается изготавливать на одном из государственных языков. Реквизиты всех видов бланков можно располагать как угловым, так и продольным способом. Однако следует помнить, что СТБ 6.38-2004 рекомендует располагать реквизиты бланка, оформленного на двух языках продольным способом.
    Во  исполнение Указа Президента постановлением Совета Министров от 31.07.2000 № 1172 утверждено Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба РБ.
    В соответствии с данным Положением бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РБ должны изготавливать исключительно типографским способом. Использование ксерокопий таких бланков при создании документов не допускается.
    Гербовые бланки подлежат обязетельному учету. С этой целью на бланках проставляются типографским способом или нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на левом нижнем поле лицевой стороны или на оборотной стороне бланка. Наиболее рациональным представляется способ расположения порядовых номеров на обороте, т.к. это позволяет использовать свободное место на лицевой стороне для проставления различных служебных отметок (регистрационного штампа входящих документов, отметки об исполнении документа и направлении его в дело).
    Учет  гербовых бланков  при их поступлении  в организацию  ведется раздельно  по видам в учетно-регистрационной  форме (карточке или журнале) по следующим реквизитам:
    наименование  гербового бланка (общий, бланка для  писем, бланк для конкретного вида документа);
    дата  поступления, дата, индекс сопроводительного  документа, организация-поставщик бланков (указывается дата и номер письма полиграфического предприятия, изготовивлего  бланки, его наименование);
    количество  поступивших экземпляров, серия и номера гербовых бланков, наименование структурного подразделения государственного органа (организации), инициалы, фамилия должностного лица-получателя гербовых бланков, расписка в получении, отметки об уничтожении.
    Лицо, персонально ответстсвенное за учет, использование и хранение гербовых бланков документов назначается приказом (распоряжением) руководителя. Оно выдает гербовые бланки непосредственно структурным подразделениям (исполнителям).
    Лицо, ответственное за учет, использование и хранение гербовых бланков, ведет еще одну регистрационную форму (журнал или карточку) по выдаче этих ланков непосредственным исполнителям. В ней фиксируется:
    наименование  вида выданных бланков (общий, бланк  для писем, бланк для конкретного  вида документа);
    получатель  бланков (наименование структурного подразделения  или исполнителя);
    должность, фамилия или инициалы получившего  бланки;
    количество  экземпляров;
    дата  получения;
    расписка  в получении;
    номера  и серии полученных бланков;
    отметка об уничтожении.
    В организации с небольшим объемом  документооборота допускается вести  одну регистрационную форму на получение  и выдачу гербовых бланков.
    Регистрируя исходящие документы, подготовленные на гербовых бланках, в соответствующей  регистрационной форме целесообразно ввести графу «Серия и номер бланка».
    Уничтожаются  бланки с изображением Государственного герба  РБ по акту с отметкой в журнале (карточке).
    Для этого приказом руководителя назначается  комиссия, которая не реже одного раза в год осуществляет проверку наличия, использования и хранения бланков, о чем делается отметка в учетно-регистрационной форме после последней записи.
    Если  документ, оформленный на гербовом бланке, предназначен для рассылки, он может тиражироваться средствами оперативной полиграфии. При этом каждая копия рассылаемого документа заверяется печатью. Указатель рассылки хранится в деле вместе с подлинником документа или копией рассылаемого письма.
    Бланки  документов с изображением Государственного герба РБ должны храниться в организациях и надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).
 

    4. Раскройте понятие  «реквизит документа». Охарактеризуйте  постоянные и переменные  реквизиты, обязательные  и дополнительные  реквизиты, взаимозаменяемые  реквизиты. 

    Реквизит – это обязательный информационный элемент официального документа. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, составляющих документы, определяется их видом, назначением и др. факторами. Состав реквизитов отдельных видов документов, выдаваемых органами госвласти и госуправления (например, паспорта, трудовой книжки, диплома, свидельства о рождении), установлен в законодательных и нормативных актах.
    Как уже ранее говорилось, набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности называется формуляром документа. Формуляром-образцом установлено 32 реквизита. Данный состав ревизитов закреплен в СТБ 6.38-2004.
    1 – Государственный Герб РБ;
    2 – эмблема организации или  товарный знак;
    3 – код орг-ции по ОКОГУ или  ОКЮЛП;
    4 – код док-та по ОКУД;
    5 – наим. вышестоящей орг-ции;
    6 – наим. орг-ции;
    7 – наим. структ. подразделения;
    8 – почтовый адрес отправителя;
    9 – коммуникационные (телеграфный  адрес, номера тел., факса, телетайпа,  телекса, е-майл) и коммерческие  данные (№ счета, наим. банка);
    10 – название вида документа;
    11 – дата;
    12 – регистрационный индекс;
    13 – ссыла на регистрационный  индекс и дату входящего док-та;
    14 – место составления или издания  док-та;
    15 – гриф ограничения доступа  к док-ту;
    16 – адресат;
    17 – гриф утверждения;
    18 – резолюция;
    19 – заголовок к тексту;
    20 – отметка о контроле;
    21 – текст;
    22 – отметка о наличии приложения;
    23 – подпись;
    24 – гриф приложения;
    25 - гриф согласования;
    26 – визы;
    27 – печать;
    28 – фамилия исполнителя и №  его тел.;
    29 – отметка о заверении копии;
    30 – отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;
    31 – отметка о поступлении (регистрационный  штамп входящих документов);
    32 – отметка о переносе данных  на машинный носитель;
    Реквизиты характеризуют документ. Целевое  назначение реквизитов неоднозначно. Некоторые реквизиты несут информацию о документе, являясь его обязательными  атрибутами (подпись, дата, номер). Некоторые  реквизиты характеризуют явления, описанные в документе.
    Реквизиты, характеризующие сам документ, место, которое занимает документ в пространстве и времени. Так реквизиты наименование организации, адресат, резолюция, гриф утверждения, коммуникационные и коммерческие данные, почтовый адрес указывают на положение документа в пространстве, его географическое положение, иерархическое положение, указывают путь, который документ уже прошел или который ему предстои пройти.
    Положение документа во времени характеризуется такими реквизитами как дата. Он показывает в какой момент создан документ. Датой сопровождаются и другие реквизиты, т.е. они датируются: гриф утверждения, согласования, визы, отметка об исполнеии направлении в дело, резолюция, отметка о поступлении. Дата является одним из основных реквизитов, поскольку она придает документу юридическую силу.
    Целевое назначение документа характеризуется  такими реквизитами как, вид документа, заголовок к тексту, резолюция, текст, коды по ОКУД и ОКОГУ и ОКЮЛП.
    Реквизиты отметка о заверении копии, подпись, гриф утверждения, печать удостоверяют подлинность документа.
    Реквизиты могут сообщать о документа и  некоторые сведения о документе. Отметка о наличии приложения свидетельствует о том, что данный документ или не обладает всей необходимой полнотой информации и должен быть изучен вместе с другими прилагаемыми к нему документами.
    Наличие реквизита «текст» свидетельствует  о том, что речь идет о совершенно конкретном документе, который является средством передачи и сохранения информации.
    Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоянными, переменными и взаимоисключающими (взаимозаменяющими).
    К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоянно присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как: 

    Государственный Герб РБ (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации или товарный знак (если есть),
    наим. орг-ции,
    коммуникационные (телеграфный адрес, номера тел., факса, телетайпа, телекса, е-майл) и коммерческие данные (№ счета, наим. банка),
    код орг-ции по ОКОГУ и ОКЮЛП,
    код док-та по ОКУД.
    При изменении данных реквизитов изготавливаются  новые бланки.
    Т.о. можно сказать, что постоянные реквизиты  – это реквизиты, наносимые при  изготовлении унифицированной формы  документа или бланка.
    К переменным отноястся реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств. Например, реквизит «дата» зависит от того, когда создается документ, реквизит «текст» - от того, о чем будет сказано в документе, т.е. содержания вопроса, освещаемого в документе. Другими словами, переменные реквизиты – это реквизиты, наносимые при составлени документа.
    Т.о., значение переменных реквизитов всегда будет разным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным остаются место  их расположения на документе и правила их оформления.
    Взаимоисключающие (взаимозаменяемые) реквизиты – это реквизиты, для которых отводится одна и та же площадь на формуляр-образце. Они не встречаются в одном и том же документе. К таким реквизитма отоносятся:
    почтовый  адрес отправителя и название вида документа;
    адресат и гриф утверждения;
    ссылка  на дату и № входящего документа  и место состваления или издания  документа. 

    Реквизиты также можно разделить на обязательные и дополнительные.
    Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа и они присутствуют всегда на любом виде ОРД. К ним относятся: 

    наим. орг-ции;
    дата;
    индекс  доку-та;
    заголовок к тексту;
    текст;
    подпись;
    печать. 

    Дополнительные реквизиты могут быть не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа (например, отметка о поступлении, резолюция, фамилия исполнителя и № его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело). Отсутствие дополнительного реквизита на документе не может повлиять на юридическую силу документа.
 

    5. Охарактеризуйте  порядок составления  и оформления распорядительных  документов, принимаемых  на основе коллегиальности  и совместных распорядительных  документов. 

    Важнейшую роль в управлении предприятиями и организациями играют распорядительные документы. Они обращены к нижестоящим подчиненным должностным лицам или организациям. Главным назначением распорядительных документов является регулирование деятельности, с помощью которой осуществляется реализация функций м задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.
    Совершенствование организационной структуры учреждения, содержания, способов и средств осуществления основной деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсов происходит при помощи распорядительных документов. Именно с пмщью их разрешаются все возникающие проблемы и ситуации.
    Распорядительные  документы содержат юридически властные предписания субъектов исполнительной власти, адресатами которых являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники.
    К распорядительным документам относятся:
    постановления,
    приказы,
    решения,
    указания,
    распоряжения.
    Все данные документы являются правовыми  актами. Правовой акт – документ, содержащий подзаконное официальное решение, принятое органом исполнительной власти или должностным лицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением установленной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетенции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее юридические последствия.
    С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся на две группы. 

      

    В условиях коллегиальности совместно  обсуждаются наиболее важные и сложные  вопросы деятельности организации, отрасли и т.д. Решение, выраженное затем в форме распорядитлеьного  документа, также принимается совметсно. На основе коллегиальности действуют Совет министров Республиуи Беларусь, госкомиссии и госкомитеты, коллегии министреств, ведомств, высшие органы управления АО. В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители имют право прнимать единоличные решения только по достаточно узкому кругу вопросов и издавать в пределах своей компеетнции другие виды распорядительных документов. Например, Совет министров РБ издает постановления, а премьер-министр – распоряжение.
    В условиях единоначалия право принятия решений по любому вопросу управления принадлежит руководителю организации, что увеличивает опеаритвность управления и персональную ответственность за принятые решения. В условиях единоначалия действуют министерства, органыи испольнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм.
    В определенных управленческих ситуациях возникает необходимость издания совместного распорядительного документа двух или нескольких организаций. Если эти организации имеют право издавать одинаковый вид распорядитлеьного документа, то совместный документ издается в форме этого вида. Если организации издают различные виды распорядительых документов, то совместный распорядительный документ издается в виде совместного решения.
    Все распорядительные документы должны строго соответствовать законодательству.
    Подоготовка всех видов распорядительных документов производится по схожим правилам. Выделяются следующие этапы данного процесса:
    изучение  существа вопроса;
    подготовка  проекта документа, его согласование и подписание. Для распорядительных документов, издаваемых еколлегиальными органами добавляется тсадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.
    Процедуру составления и оформления распоярдительных документов в организации желательно описать в инструкции по делопроизводству.
    Подготовку  проуектов распорядительных документов можно поручить струкутрному подразделению  или должностному лицу. Главное условие  – компетентность тех, кто готови проект.
    Основанием  для разработки распорядительного  документа может быть издание  нормативного акта органами власти или управления, поручение вышестоящего органа или потребности самой организации.
    Первая  стадия разработки проекта распорядительного  документа – это определение  круга вопросов, которые предстоит в нем отобразить. Это требует сбора необходимой информации по существу рассматирваемого вопроса. Только после этого можно приступать к составлению проекта распорядительного документа.
    Сначала следует сформулировать основные положения  документа, а заетм уже уточнить его вспомогательные части, согласовывая их с руководителем и другими компетентными лицами.
    Завершающим этапом работы с проектами оаспорядительных документов является их согласование и подписание. Согласовывается проект документа с о всеми заинтересованными  учреждениями, структурными подразделениями, должностными лицами, которых данный распорядительный документ касается. Согласование производится путем проставления реквизита «Виза» или «Гриф согласования». Визируется должностным лицом, составлявшим проект документа, указанными в проекте исполнителями, должностным лицом, ответственным за исполнение распорядительного документа в целом, юрисконсультом. Распорядительные документы, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовывается с с финансовыми органами или службами.
    Виза  юрисконсульта свидетельствует  о соответствии документа законодательным  и нормативным актам.
    Согласование  проводит структурное подразделение  или лицо, готовившее проект распорядительного  документа. Реквизиты «Виза» и «Гриф  согласование» проставляются, как правило, на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное зключение.
    Проекты распорядительных документов, принимаемых  коллегиальными органами, обсуждаются  и принимаются на заседаниях. В  ходе обсуждения в них можно вносить дополнения и изменения. Доработанные проекты документов выносятся на утверждение на следующее заседание.
    Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы  и распоряжения подписывает руководитель или его заместитель. Постановденимя и решения имеют две подписи – председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия документа указывается в нем самом.
    Оформляется распорядительный документ на общем  бланке формата А4. Такой вид распорядительного  документа, как решение, разрешено  изготавливать не на бланке.
    В состав обязательных реквизитов распорядительного  документа входят:
    - Государственный герб (эмблема или  товарный знак);
    - наименование вышестоящей организации;
    - наименование организации;
    - название вида документа;
    - дата;
    - индекс документа;
    - место составления или издания  документа;
    - заголовок;
    - текст;
    - визы;
    - подпись.
    Заголовок распорядительного документа начинается с предлога «О» («Об») и формулируется  при помощи отглагольного существительного («О назанчении..», «Об увольнении… «О введении…», «О предоставлении…») или существительный, указывающих на то, из-за чего он издается («О мерах…», «об итогах…»).
    Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых  частей – констатирующей и распорядительной.
    Констатирующая часть является введением в существо вопроса и в ней указывается причина издания ждокумента, могут быть перечислены какие-либо факты или дана оценка. Начинается данная часть текста со слов: «В целях…», «Во исполнение…».
    Зачастую  в констатирующей части приводится пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом слуае указывается вид акта, автор, дата и номер документа и полное название. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать.
    Основную  нагрузку несет распорядительная часть, которая всегда излагается в повелительной форме. Начинается распорядительная часть текста с распорядительного слова, которое печатается прописными буквами от нулевого положения табулятора на отдельной строке, чтобы оно выделялось из общего текста. За распорядительным словом печатается двоеточие. Текст распорядительного документа излагается от первого лица ед. ч. (документ, принятый единоначально) или от третьего лица ед. ч. (документ издаваемый коллегиальным органом).
    После распорядительного слова с новой  строки, от 1-го положения табулятора офомляется текст постановляющей части. Формулировки данной части текста должны быть четкими и ясными. Не допускаются  формулировки, имеющие различные толкования. Не следует использовать неконкретные выражения («улучшить», «повысить», «усилить» и.п.).
    Как правило, распорядтельная часть  текста делится на пункты. Каждый пункт  нумеруется арабскими цифрами, печатается от первого пололжения табулятора и строится по схеме:
    исполнитель(должность, ф.и.о., структурное подразделение в дат.падеже) – действиесрок исполнения.
    1. Начальнику отдела кадров ОДО  «Прамень» Иванову И.И. составить  график отпусков сотрудников.
    Срок  исполнения – 01.02.2007.
    Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. При этом следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей.
    Распорядительный  документ может иметь общийдля всех исполнителей (если их несколько) срок. Однако обычно срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности.
    В конце текста распорядитлеьного  документа может помещаться перечень документов, утративших силу или изменяемых в связи с изданием данного  акта. При этом следует применять  устойчивый оборот: «Считать утратившим силу... от ... № ... ».
    Последним пунктом в распорядительных документах обычно указывается лицо, на которое  возлагается контроль за их исполнением. Если данное лицо не указывается, то считается, что контроль за исполнением документа осуществляется самим руководителем:
    5. Контроль за исполнением приказа  возложить на ... .
    Распорялительные  документы могут иметь приложения, указания на которые даются в тексте, однако реквизит «Отметка о наличии  приложения» не оформляется.
    Не  следует включать в распорядительный документ пункт: «Приказ довести до сведения...». Подразделения и должностные лица, до сведения которых доводится документ, перечисляются в списке рассылки, прилагаемом к проекту документа.
    Это пололжение не действует при необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации. В этом случае пункт: «Приказ довести до сведения всех работников» является обязательным.
    Постановление – это правовой акт, принимаемый коллегиально органами государственной власти и управления. В РБ постановления издаются Советом министров, палатами Национального собрания РБ, министрествами, ведомствами, президиумами судов другими органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями).
    Постановления оформляются в соответствии с СТБ 6.38-2004, юридическими основаниями для их издания могут быть законы РБ и др. нормативно-правовые акты или необходимость осуществления собственной исполниетльной или распорядительной деятельности, а также необходимость правового регилирования работы собственного аппарат управления (в том случае, если постановления издаются оп инициативе организации).
    Оформляется на общем бланке формата А4.
    В состав реквизитов распоряжения входят:
    - реквизиты общего бланка (название  вида документа ПАСТАНОВА и  ПОСТАНОВЛЕНИЕ).
    - заголовок к тексту;
    - текст;
    - подпись;
    - визы;
    - дата;
    - индекс.
    Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть иногда может  отсутствовать.
    Распорядительная  часть начинается распорядительным словом ПОСТАНОВЛЯЕТ: перед которым указывается наименование коллегиального органа.
    Распорядительная  часть строится по пунктам, в каждом из которых указано поручение, назван исполнитель, указаны сроки. Постановлением могут утверждаться другие документы, как правило, организационные. Отметка о наличии таких приложений должна приводиться в тексте, в том пункте, в котором утверждается документ, сразу же после пункта.
    1. Утвердить Положение о порядке  аттестации педагогических и  руководящих работников государственных образовательноый учреждений (Приложение 1).
    Если  утверждается один дкоумент, то текст  пункта выглядит так:
    1. Утвердить прилагаемое Положение  о ...
    На  самом прилагаемом документе  делается отметка
          Приложение 1
          к Постановлению
          Совета министров
          от 00.00.0000 № 00
    Подписывается постановление органа законодательной  и исполнительной власти руководителем  коллегиального органа. Постановления  коллегии министерства, руководящего органа общественной организации имют, как правило, две подписи –  руковдителя коллегиального органа и ответственного секретаря.
    Постановления Совета министров вступают в силу только после их регистрации и  официального опубликования.
    Дата  постановления будет является дата заседания коллегиального органа.
    Номером является порядковый номер с начала делопроизводственного года.
    Решение – правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями.
    Оформляется на общем бланке формата А4.
    В состав реквизитов решения входят:
    - реквизиты общего бланка (название  вида документа РАШЭННЕ и РЕШЕНИЕ).
    - заголовок к тексту;
    - текст;
    - подпись;
    - визы;
    - дата;
    - индекс.
    Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть иногда может  отсутствовать.
    Распорядительная  часть начинается распорядительным словом РЕШИЛ: (РЕШИЛИ:, РЕШИЛА:), перед  которым указывается наименование коллегиального органа.
    При необходимости решение визируется руководителем подразделения, готовившего  проект решения, юрисконстультом, должностными лицами, ответственными за его исполнение.
    Решение подписывается руководителем коллегиального органа и ответственным секретарем.
    Номером решения будет порядковый номер  с начала делпроизводственного года, а датой – дата заседания коллегиального органа.
    Совместные  акты органов государственной власти и управления принимаются в виде постановлений. Совместные акты местных  Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов принимаются в виде решений. Совместные распорядительные документы иных организаций, издающих (принимающих) одинаковые виды документов (приказы, постановления и др.) издаются (принимаются) в соответствующем виде. Совместные распорядительные документы организаций, издающих различные виды документов, принимаются в виде решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа для каждой организации, принявшей этот документ.
    Решениями также оформляются совеместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более организациями, издающими различные виды распорядительных документов.
    Оформляются совместные решения на чистом листе  бумаги. В заголовочной части указываются  наименования всех организаций, издающих данный документ.
    Номер решения порядковый с начала делопроизводственного  года, номера организаций отделяются косой чертой: 35/98/40.
    Датой совместного документа будет  дата заседания.
    Текст совместного решения излагается от первого лица мн. числа.
    Подписи располагаются на одном уровне, ниже текста под названием организации. 

 

     6. Охарактеризуйте  порядок составления  и оформления распорядительных  документов, принимаемых  на основе единоначалия (приказов, распоряжений и  указаний). 

    Важнейшую роль в управлении предприятиями и организациями играют распорядительные документы. Они обращены к нижестоящим подчиненным должностным лицам или организациям. Главным назначением распорядительных документов является регулирование деятельности, с помощью которой осуществляется реализация функций м задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.
    Совершенствование организационной структуры учреждения, содержания, способов и средств осуществления основной деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсов происходит при помощи распорядительных документов. Именно с пмщью их разрешаются все возникающие проблемы и ситуации.
    Распорядительные  документы содержат юридически властные предписания субъектов исполнительной власти, адресатами которых являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники.
    К распорядительным документам относятся:
    постановления,
    приказы,
    решения,
    указания,
    распоряжения.
    Все данные документы являются правовыми  актами. Правовой акт – документ, содержащий подзаконное официальное решение, принятое органом исполнительной власти или должностным лицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением установленной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетенции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее юридические последствия.
    С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся на две группы. 

      

    В условиях коллегиальности совместно  обсуждаются наиболее важные и сложные  вопросы деятельности организации, отрасли и т.д. Решение, выраженное затем в форме распорядитлеьного  документа, также принимается совметсно. На основе коллегиальности действуют Совет министров Республиуи Беларусь, госкомиссии и госкомитеты, коллегии министреств, ведомств, высшие органы управления АО. В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители имют право прнимать единоличные решения только по достаточно узкому кругу вопросов и издавать в пределах своей компеетнции другие виды распорядительных документов. Например, Совет министров РБ издает постановления, а премьер-министр – распоряжение.
    В условиях единоначалия право принятия решений по любому вопросу управления принадлежит руководителю организации, что увеличивает опеаритвность управления и персональную ответственность за принятые решения. В условиях единоначалия действуют министерства, органыи испольнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм.
    В определенных управленческих ситуациях  возникает необходимость издания  совместного распорядительного  документа двух или нескольких организаций. Если эти организации имеют право  издавать одинаковый вид распорядитлеьного  документа, то совместный документ издается в форме этого вида. Если организации издают различные виды распорядительых документов, то совместный распорядительный документ издается в виде совместного решения.
    Все распорядительные документы должны строго соответствовать законодательству.
    Подоготовка всех видов распорядительных документов производится по схожим правилам. Выделяются следующие этапы данного процесса:
    изучение  существа вопроса;
    подготовка  проекта документа, его согласование и подписание. Для распорядительных документов, издаваемых еколлегиальными органами добавляется тсадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.
    Процедуру составления и оформления распоярдительных документов в организации желательно описать в инструкции по делопроизводству.
    Подготовку  проуектов распорядительных документов можно поручить струкутрному подразделению  или должностному лицу. Главное условие  – компетентность тех, кто готови проект.
    Основанием  для разработки распорядительного  документа может быть издание  нормативного акта органами власти или управления, поручение вышестоящего органа или потребности самой организации.
    Первая  стадия разработки проекта распорядительного  документа – это определение  круга вопросов, которые предстоит  в нем отобразить. Это требует  сбора необходимой информации по существу рассматирваемого вопроса. Только после этого можно приступать к составлению проекта распорядительного документа.
    Сначала следует сформулировать основные положения  документа, а заетм уже уточнить его вспомогательные части, согласовывая их с руководителем и другими компетентными лицами.
    Завершающим этапом работы с проектами оаспорядительных документов является их согласование и подписание. Согласовывается проект документа с о всеми заинтересованными  учреждениями, структурными подразделениями, должностными лицами, которых данный распорядительный документ касается. Согласование производится путем проставления реквизита «Виза» или «Гриф согласования». Визируется должностным лицом, составлявшим проект документа, указанными в проекте исполнителями, должностным лицом, ответственным за исполнение распорядительного документа в целом, юрисконсультом. Распорядительные документы, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовывается с с финансовыми органами или службами.
    Виза  юрисконсульта свидетельствует  о соответствии документа законодательным  и нормативным актам.
    Согласование  проводит структурное подразделение  или лицо, готовившее проект распорядительного  документа. Реквизиты «Виза» и «Гриф  согласование» проставляются, как правило, на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное зключение.
    Проекты распорядительных документов, принимаемых  коллегиальными органами, обсуждаются  и принимаются на заседаниях. В  ходе обсуждения в них можно вносить дополнения и изменения. Доработанные проекты документов выносятся на утверждение на следующее заседание.
    Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы  и распоряжения подписывает руководитель или его заместитель. Постановденимя и решения имеют две подписи – председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия документа указывается в нем самом.
    Оформляется распорядительный документ на общем  бланке формата А4. Такой вид распорядительного  документа, как решение, разрешено изготавливать не на бланке.
    В состав обязательных реквизитов распорядительного  документа входят:
    - Государственный герб (эмблема или  товарный знак);
    - наименование вышестоящей организации;
    - наименование организации;
    - название вида документа;
    - дата;
    - индекс документа;
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.