На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


контрольная работа Документооборот управленческой деятельности

Информация:

Тип работы: контрольная работа. Добавлен: 23.10.2012. Сдан: 2012. Страниц: 7. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Министерство  образование и науки РФ
Волгоградский Государственный Технический Университет
  

Кафедра «Менеджмент, маркетинг и организация  производства» 
 
 
 

Контрольная работа
По дисциплине: «Документооборот управленческой деятельности»
Вариант №15 
 
 
 

                                                                         Выполнила: ст-ка гр ЭУ-33во
                                                                                               Волгуцкова А. А.
                                                                              Проверил: доц. Цыганкова В. Н. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Волгоград 2011
Содержание 

    Распорядительные  документы
    Введение…………………………………………………………………...3
     1.1 Распорядительные документы, их  состав, назначение……………..4
     1.2 Правила оформления реквизитов «гриф утверждения», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»…………………………….7
     Заключение………………………………………………………………..13 

    Организация службы делопроизводства на предприятии
    Введение…………………………………………………………………..14
      Организационные структуры службы делопроизводства………….15
      Задачи  и функции службы делопроизводства………………………17
    Заключение………………………………………………………………..19 

    Список литературы……………………………………………………….20 
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     

     Распорядительные  документы 

     Введение 

     Всякое  управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.
     К информации, помимо достоверности и  точности, предъявляются два жестких  требования: во-первых, она должна быть своевременной; во-вторых, она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.
     В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Это  связано, прежде всего, с ростом количества населения. Чем больше людей, тем  больше надо школ, больниц, клубов, магазинов  и других обслуживающих организаций, больше произвести товаров, с другой стороны - иметь больше мест приложения человеческих рук. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, могут существовать, только обмениваясь информацией. В условиях рыночных отношений, когда очень быстро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем. Информация давно стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.
     Поэтому организации работы с информацией  и с документами как ее носителями в экономически развитых странах  уделяют большое внимание.
     Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.
     По  мнению специалистов - документоведов, документ представляет содой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создает посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале.
     1.1 Распорядительные документы, их  состав, назначение 

     Независимо  от организационно-правовой формы, характера  и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации  наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.
     Основное  назначение распорядительных документов - регулирование и координация  деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.
     Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.
     Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
     В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение  конкретные юридически властные предписания  субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется  в том, что: с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.
     С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на: правовые акты федерального уровня — акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.); правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований, правовые акты организаций, учреждений, предприятий.
     Распорядительные  документы, издаваемые органами федеральной  исполнительной власти, относятся к  категории ведомственных нормативных  актов. Их можно разделить следующим образом: акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации; акты межведомственного характера; акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.
     Подготовка  нормативных правовых актов федеральных  органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов и  их государственной регистрации, утвержденными  постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997г, № 1009.
     Основанием  для издания распорядительного  документа может быть: необходимость  исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и  иных решений вышестоящих органов  и ранее принятых решений данной организации; необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.
     Распорядительные  документы могут издаваться совместно  несколькими органами управления.
     С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности; документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.
     В первом случае распорядительные документы  издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности; действуют федеральное правительство, представительные органы правительства субъектов федерации и органов местного caмоуправления, Комитеты и комиссии, коллегии министерств.
     В системе коллегиальных органов  особое место занимают совещательные  по своему статусу органы, например коллегии министерств дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.
     В условиях единоличного принятия решений  власть по всем вопросам управления в  организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).
     Руководители  органов управления, действующих  на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения  по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации — ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.
     В условиях коллегиального принятия решений  издаются постановления и решения.
     В условиях единоличного принятия решений  издаются приказы, распоряжения, указания 
 

     1.2 Правила оформления реквизитов «гриф утверждения», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело» 

     «Гриф утверждения» - Реквизит официального документа, придающий нормативный  или правовой характер его содержанию.
     Документ  утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.
     При утверждении документа должностным  лицом гриф утверждения документа  должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности  лица, утверждающего документ, его  подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.3
     Например:
     УТВЕРЖДАЮ
     Генеральный директор ЗАО "Термика"
     Личная  подпись             А.Г. Цицин 
     15.09.2004  
     Допускается в реквизите "Гриф утверждения  документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.4
     Например:
     УТВЕРЖДАЮ
     Генеральный директор ЗАО "Термика"
     Личная  подпись          А.Г. Цицин 
     15.09.2004
     При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения  состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
     Например:
     УТВЕРЖДЕН
     решением  общего собрания акционеров от 10.09.2004 № 561  
     Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.
     Перечень  документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных  форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для  составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. 


     Рис. 1. Пример оформления реквизита "Гриф утверждения" 

     Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приводится в приложении 4 Государственной системы документационного обеспечения управления и содержит следующие виды документов:
     - акты (проверок и ревизий; приема  законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи  дел; ликвидации организаций,  учреждений, предприятий и т.д.);
     - задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное  строительство; на проведение  научно-исследовательских, проектно-конструкторских  и технологических работ; технические  и т.д.);
     - инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);
     - нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического  проектирования; численности работников  и т.д.);
     - отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);
     - перечни (должностей работников  с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются  определенные льготы; типовых документальных  материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);
     - планы (производственные; строительно-монтажных,  проектно-изыскательских, научно-исследовательских  работ; внедрения новой техники;  кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);
     - положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.);
     - программы (проведения работ и  мероприятий; командировок и т.д.);
     - расценки на производство работ; 
     - сметы (расходов на содержание  аппарата управления, зданий, помещений,  сооружений; использования средств  фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);
     - стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);
     - структура и штатная численность; 
     - тарифные ставки;
     - уставы государственных предприятий (объединений), входящих в состав объединений и т.д.);
     - формы унифицированных документов;
     - штатные расписания и изменения  к ним.
     Гриф  утверждения документа располагают  в правом верхнем углу документа.
     «Отметка  об исполнении документа и направление его в дело».
     Реквизит "28 – отметка об исполнении документа  и направлении его в дело" - реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа  и месте его хранения в архиве учреждения.
     Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
     Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело подписывается и  датируется исполнителем документа  или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
     Например:
     Отправлен факс от 09.09.2004 № 12
     В дело № 05-10
     Личная  подпись 
     Дата

     Рис. 2. Пример оформления реквизита "Отметка  об исполнении документа и направлении  его в дело" 

     Реквизит "Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело" оформляется от поля без абзацного  отступа, схема его расположения приведена на рисунке 3.
     
     Рис. 3. Расположение реквизита "Отметка  об исполнении документа и направлении  его в дело"
 

      Заключение 

     Вновь утвержденный государственный стандарт России будет использоваться в делопроизводстве организаций наряду с положениями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
     На  основе принятого ГОСТ ВНИИААД планирует  подготовить соответствующие нормативно-методические материалы, которые помогут службам  документационного обеспечения  управленческой деятельности организовать внедрение стандарта и обеспечить его эффективное применение.
     Одним из предлагаемых путей внедрения  стандарта в отдельной организации  является подготовка собственного нормативно-правового  акта, в котором будут вводиться в качестве обязательных стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и т. п. Это может быть инструкция по делопроизводству, стандарт организации, регламент или иной распорядительный документ, используемый в конкретном случае.
     Способствует  применению стандартных требований выпуск альбома унифицированных  форм документов (шаблонов), тиражирование  бланков унифицированных форм документов с правилами их оформления и др. Право издания нормативных правовых актов организациями определяется в положениях (уставах) о них.
     Возможно  внедрение стандартных требований оформления организационно-распорядительных документов на всей территории субъекта Российской Федерации. В этом случае обязательность устанавливается также  путем издания нормативно-правового акта органа власти субъекта Российской Федерации, в котором целесообразно оговорить распространение на государственные и негосударственные структуры.  

    Организация службы делопроизводства на предприятии 

    Введение
     В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение — управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников — секретаря организации). Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.
     Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.
     Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.
     Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

     2.1 Организационные структуры службы делопроизводства

 
     Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.
     Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.
     Основные  положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые  типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.
     Управление  делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:
     • секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
     • инспекция при министре, выполняющая  функции контроля за исполнением  правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;
     • канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной  переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив.
     Это типовой набор структурных подразделений. На практике в наших министерствах и ведомствах в составе управления делами создают в дополнение к перечисленному группу приказов, первый отдел (отдел защиты информации) и другие отделы.
     Канцелярия  создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.
     Общий отдел — это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.
     Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.
     Основные  положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обществах — учредительная конференция, в кооперативах — общее собрание членов кооператива. 

     2.2 Задачи и функции службы делопроизводства

 
     Основной  целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и  реализация работ по документационному  обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:
     • постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
     • обеспечение единого порядка  документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;
     • сокращение документооборота;
     • разработка и внедрение нормативных  и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства. 
     Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и  задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется  службой. Типовой состав функций следующий:
     1. Разработка, внедрение и ведение  табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.
     2. Разработка и проектирование  бланков документов.
     3. Осуществление экспедиционной обработки  поступающих и отправляемых документов.
     4. Регистрация входящих, исходящих  и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.
     5. Организация своевременного рассмотрения  и подготовки к докладу руководству  поступающих документов.
     6. Контроль за правильностью оформления  документов, представляемых на подпись руководству.
     7. Регулирование хода исполнения  документов, контроль прохождения,  оформления и исполнения документов  в установленный срок.
     8. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.
     9. Разработка номенклатуры дел  организации, обеспечение хранения  дел и оперативного использования  документной информации.
     10. Организация и ведение делопроизводства  по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.