На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


дипломная работа Система делопроизводства

Информация:

Тип работы: дипломная работа. Добавлен: 24.10.2012. Сдан: 2012. Страниц: 21. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Введение
Актуальность темы исследования. В современной российской экономике обязательным условием успеха предприятия, фирмы, организации является обеспечение экономической безопасности их деятельности. Одна из главных составных частей экономической безопасности – информационная безопасность, достигаемая за счет использования комплекса систем, методов и средств зашиты информации предприятия, организации от злоумышленных действий конкурентов и с целью сохранения ее целостности и конфиденциальности.
Согласно общему подходу к составу  защищаемой информации защите подлежит вся конфиденциальная информация, доступ к которой ограничен. Она должна защищаться от утраты и утечки. Сейчас, в период установки новых экономических  отношений, перестройки общества защите информации уделяется значительное внимание. По этому вопросу приняты  законы и постановления правительства  Российской Федерации, издано большое количество методических и учебных пособий, во многих учебных заведениях готовят специалистов для данной сферы деятельности. Такое внимание обусловлено постоянно возрастающему значению информации и необходимости ее защиты.
Актуальность темы выпускной квалификационной  работы также связана с тем, что правильное и полное документальное оформление дел имеет большое практическое значение. Важно уделять пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы - от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами. В связи с этим внутренняя регламентация делопроизводства на предприятии является важным фактором, обусловливающий эффективность его деятельности.
Объектом данного исследования является конфиденциальная документация.
Предметом исследования является организация и технология  системы конфиденциального делопроизводства в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации по г. Курску и Курскому району Курской области.
Методы исследования. В процессе подготовки выпускной квалификационной работы нашли применение общенаучные и специальные методы исследования: системный, библиографический, сравнительного анализа, синтеза.
Цель работы – рассмотреть существующую технологию конфиденциального делопроизводства в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации по г. Курску и Курскому району и предложить пути ее совершенствования.
Поставленная цель предполагает решение  следующих задач:
    изучить сущность и организацию делопроизводства в организации;
    определить понятие и критерии конфиденциальной документации;
    рассмотреть конфиденциальный документооборот  организации, как объект защиты;
    охарактеризовать место конфиденциального делопроизводства в общей системе делопроизводства;
    проанализировать критерии отнесения документов к категории конфиденциальных в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации по г. Курску и Курскому району  Курской области;
    рассмотреть основные требования, предьявляемые к конфиденциальному делопроизводству, принятые в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации по г.  Курску и Курскому району Курской области;
    проследить общий порядок прохождения конфиденциальных документов  с использованием программного комплекса «Системы электронного документооборота»;
 
    разработать основные направления повышения эффективности конфиденциального документооборота в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации по г. Курску и Курскому району Курской области.
Теоретической базой исследования являются труды специалистов в области делопроизводства, таких как: А.И. Алексенцева, Т.В. Кугушевой, Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларина, М.Ю. Рогожина и других, а так же федеральные законы и нормативные акты Российской Федерации, периодические издания «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Справочник кадровика»,  «Секретарь-референт», «Информмост- радиоэлектроника и радиотелекоммуникации».
Поставленные цель и задачи обусловили структуру и логику выпускной квалификационной работы, которая состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ГЛАВА 1. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
И МЕСТО В НЕМ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
      Сущность и организация делопроизводства в организации
 
Каждое  предприятие, в  независимости от формы собственности, масштабов  и структуры, стремится к повышению  эффективности своей деятельности.  В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. Важным шагом на пути к достижению этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности, создание современных систем делопроизводства и организации документооборота на предприятии.
Делопроизводство является крайне важным и достаточно мощным правовым средством, направленным на обеспечение  управления организациями и решения  стоящих перед ними задач.
Чтобы лучше понять, как  должно работать делопроизводство в  организации, необходимо уяснить сущность этого правового средства, его  цель и предназначение.
Сущность делопроизводства можно выявить в определении  этого термина, установленного государственным  стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98  «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утверждено постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28). Согласно указанному государственному стандарту: делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами1.
Сущность и предназначение делопроизводства изложены в  «Правилах  делопроизводства в федеральных  органах исполнительной власти»2, определяющим, для чего предназначены эти Правила а, следовательно, и само делопроизводство. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти разработаны в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Таким образом, можно сделать  вывод, что делопроизводство - это  правовое средство (так как предусмотрено  действующими нормативными правовыми  документами), направленное на всестороннее обеспечение управленческой деятельности, а также целая отрасль деятельности, обеспечивающая для указанных целей  документирование и организацию  работы с официальными документами.
Поскольку, как отмечено выше, делопроизводство по своей сути есть правовое средство управления, постольку  для правильной и рациональной его  организации и ведения необходимо глубокое понимание роли и места  делопроизводства в управленческой деятельности организации, на всех этапах процесса управления.
Организация системы и  процессов управления, являясь одной  из основных управленческих функций  в деятельности организаций, включает в себя реализацию следующих видов  деятельности:
    создание, реорганизация, ликвидация учреждения;
    установление структуры учреждения;
    определение должностной структуры и штатной численности управленческого производственного персонала;
    регламентация деятельности структурных подразделений и работников;
    формирование коллегиальных и совещательных органов управления;
    лицензирование деятельности в необходимых случаях;
    установление режима работы и системы охраны;
    организация труда работников и оценка труда работников и некоторые другие виды работ.
В процессе организационной  деятельности учреждения формируется  система организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной  состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и  работников, их права, обязанности, ответственность  и другие аспекты.
Организационно-правовые документы  содержат положения, строго обязательные для исполнения и реализуют нормы  гражданского и административного  права, являясь правовой основой  деятельности организации. Эти документы  в обязательном порядке проходят процедуру утверждения вышестоящей  организацией, руководителем организации  или ее коллегиальным органом  управления и обязательно содержат в составе обязательных реквизитов гриф утверждения. Организационно-правовые документы подразделяют на учредительные документы  и организационные документы3.
К организационно-правовым документам относятся: учредительный договор, устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, регламенты работы аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции, правила и т.д.
Руководство любой организации, независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов, наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.
Основное назначение распорядительных документов – регулирование и  координация деятельности, позволяющие  руководству обеспечивать решение  поставленных перед ним задач  с максимальной эффективностью. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения. От того, насколько эффективно регулируется деятельность организации, зависят  результаты ее работы4.
К распорядительным документам относятся:  постановления, решения, приказы, выписки из приказов,  указания, распоряжения.
Основанием для издания  распорядительного документа может  быть:
    необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
    необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.
Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан  на сборе и обработке информации о фактическом состоянии дел, содержащейся в системе управления в различных источниках, но важнейшее  место среди них занимают информационно-справочные документы.
В состав информационно-справочных документов входят:  протоколы, докладные  записки, объяснительные записки, заявления, представления, переписка (деловые  письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы, электронные сообщения), акты, справки, сводки,  предложения, заключения и т.д.
Указанные документы играют вспомогательную роль по отношению  к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, но сообщают сведения, побуждающие  принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие действия, позволяют выбрать тот или  иной способ управленческого воздействия5.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу  вверх по иерархическим уровням  системы управления: от работника  к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в  вышестоящую.
Таким образом, мы можем сделать  вывод, что организационные, распорядительные и информационно-справочные документы фиксируют все необходимые сведения для выполнения управленческих действий, направленных на повседневное решение производственных задач.
Однако чтобы грамотно организовать «бумажную» систему организации, необходимо решить, какие документы действительно нужны организации.
Обязательный для любой  организации, независимо от профиля  и масштаба бизнеса, минимум документов определен законом. Так, гражданское  законодательство устанавливает перечень необходимых документов, которые  подтвердят правоспособность организации, то есть возможность совершать сделки и принимать на себя обязательства. Этот перечень включает в себя учредительный  договор, регистрационные свидетельства, лицензии, документы, которые подтвердят оплату уставного капитала. Эту документацию в обязательном порядке раскрывают перед акционерами компании, аудиторами и контролерами.
Основной объём документооборота составляет документация, направления, и характер которых напрямую зависит от утвержденной структуры организации. В данной группе документов, не зависимо от форм собственности и структуры организации, можно выделить основные виды документов, которые присуще любой организации:
    распорядительная документация (приказы, распоряжения, решения, протоколы общих собраний различных органов);
    документы фиксирующие трудовые отношения работников с работодателем (документы по личному составу);
    финансовая документация;
    планово-отчетная документация.
Трудовые отношения в  организации, независимо от форм собственности, регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации6, определяющим порядок оформления соответствующей документации по трудовым отношениям.
Основными документами, фиксирующими трудовые отношения работников с работодателем (документы по личному составу) являются: резюме, трудовой договор, заявление, приказ по личному составу, личная карточка формы Т-2, характеристика работника, анкета, автобиография и другие документы личного характера.
Финансовая документация отражает финансовую стратегию организации, документирует финансово-хозяйственную  деятельность и взаимоотношения  с органами государственной власти и персоналом в сфере финансовой и хозяйственной деятельности.
Все финансовые документы в организации группируются в три группы:
организационно-распорядительные документы – документы, отражающие вопросы общего руководства организацией и ее производственно – эксплуатационной деятельностью;
    финансово-расчетные документы – документы, способствующие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и расчетах с другими участниками рыночных отношений;
    документы по снабжению и сбыту (материальные документы).
Следующий блок документации составляет планово-отчетная документация.
Общим назначением плановой документации является установление целей  и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и  задачам. Плановые документы – это  программы, планы, графики. Плановые документы  могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.
Документы, входящие в систему  отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется  управленческая функция контроля за деятельностью. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.
Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет и справка (отчетного  характера)7. Несмотря на такую бедность в видовом отношении, система отчетной документации является весьма сложной по составу – включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность.
Помимо документации, наличие  которой обязательно в силу закона, компании предстоит определить «бумажный» объем, необходимый для повседневной деятельности. Здесь можно выделить:
    документы, которыми оформляют отношения с поставщиками и заказчиками (документы по договору и сбыту);
    документы, с помощью которых фиксируют внутрифирменную информацию8.
В процессе осуществления  своей деятельности любая организация  вступает во взаимоотношения с другими  организациями и лицами. Эти взаимоотношения  необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров.
Договорные отношения  должны, по возможности, строиться на стандартных, понятных для всех условиях. Соблюдение этого правила позволит руководителям организации работать с клиентами максимально эффективно. Ведь для решения конкретных спорных  ситуаций будут применять договорные схемы, известные обеим сторонам. Блок договорной документации состоит, как правило, из набора типовых соглашений, которые адаптируют под особенности  коммерческой деятельности компании. В этот набор также входят документы, которыми оформляют конкретные операции - накладные, наряды, акты выполненных  работ, об обнаружении недостатков  товара, шаблоны претензий и др.
Между тем правильно определить объем внутренней документации организации - одна из самых сложных задач на пути построения грамотной системы документооборота. Некоторые руководители полагают, что внутренние документы - ненужное бюрократическое излишество. Ведь их подготовка отнимает время персонала. Другие, наоборот, обязывают своих сотрудников отчитываться отдельными распоряжениями, докладными, служебными записками буквально за каждую минуту рабочего времени. Избежать крайностей позволит правильная постановка целей составления внутренних документов9.
Прежде всего, внутренние документы нужны для оформления трудовых отношений с работниками, для учета рабочего времени, функциональных обязанностей сотрудников, дисциплины труда и ответственности сторон договора.
Организацию делопроизводства в организации обеспечивает служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником.
Основными задачами службы ДОУ являются: обеспечение первичной обработки входящих документов, предварительного рассмотрения документов, регистрацию, передачу документов на рассмотрение руководству, передачу документов на исполнение, исполнение документов, контроль исполнения документов, хранение исполненных документов, организация подготовки и отправки исходящих документов, организацию создания и исполнения внутренних документов.
Рациональное управление документами приводит к росту  продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению  исполнительской дисциплины и, следовательно, общему повышению качества управления. Организация работы с документами  влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда  управленческих работников. От того, насколько  профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
      Понятие о конфиденциальной документации, критерии ее
определения
 
Сегодня перед обществом стоит  проблема овладения информацией, ее организации, каналов движения, способов осмысления и оценки, механизмов эффективного использования на практике, так как  информация является одним из основных элементов социального управления.
В процессе развития научной мысли в понятие «информация» вкладывалось разное значение. Для целей настоящего исследования будем использовать легальное определение этого понятия, которое дано в ст.2 ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» от 27.07.2006 г.  № 149-ФЗ, информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. Также необходимо указать и на понятие «документированная информация» - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель10.
Документированная информация в зависимости от категории доступа  к ней подразделяется на общедоступную  информацию, а так же на информацию, доступ к которой ограничен федеральным  законом (информация ограниченного  доступа).
При этом документированная  информация с ограниченным доступом подразделяется на информацию, отнесенную к государственной тайне, и конфиденциальную информацию (Рисунок 1).
Государственная тайна - защищаемые государством сведения в области  его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной  и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации11.
Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержден Указом Президента РФ от 11 февраля 2006 г. № 90. Он содержит сведения в военной области, в области экономики, науки и техники, внешней политики и экономики, разведывательной, контрразведывательной и оперативно – розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации, а также наименования государственных органов, наделенных полномочиями по распоряжению этими сведениями.
В соответствии со ст. 2 ФЗ  «Об информации, информатизации и защите информации» конфиденциальная информация - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации12.
Термин конфиденциальность является синонимом термина секретность  и используется исключительно для  обозначения информационных ресурсов ограниченного доступа, не отнесенных к государственной тайне.
Конфиденциальность отражает ограничение, которое накладывает  собственник информации на доступ к  ней других лиц, то есть собственник  устанавливает правовой режим этой информации в соответствии с законом. Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г.  № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» определены шесть категорий конфиденциальной информации:
    о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;
    информация, связанная с профессиональной деятельностью, доступ которой ограничен Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);
    сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;
    информация, связанная с коммерческой деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна);
    информация о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них;
    информация, содержащаяся в подготавливаемых в федеральных органах исполнительной власти проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, других служебных документов, также является конфиденциальной и не подлежит разглашению (распространению).
Рассмотри особенности некоторых видов конфиденциальной информации, в частности коммерческой и служебной. 
Согласно Указу разница  между служебной и коммерческой тайной состоит в том, что коммерческая тайна – сведения, связанные с коммерческой деятельностью, а служебная тайна – служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти.
Из ФЗ «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ, можно вынести, что информация, составляющая коммерческую тайну (секрет производства) – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и др.), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны13.
В соответствии с Законом  право на отнесение информации к  информации, составляющей коммерческую тайну, и на определение перечня  и состава такой информации принадлежит  ее обладателю.
Обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, является лицо, которое  владеет информацией, составляющей коммерческую тайну, на законном основании, ограничило доступ к этой информации и установило в отношении ее режим  коммерческой тайны14.
Коммерческая информация,  как правило, недолговечна и определяется временем, необходимым конкуренту для  выработки той же идеи или для  ее хищения и реализации. Поэтому  степень ценности информации и надежность ее защиты находятся в прямой зависимости.
Служебная тайна - представляет наибольшую сложность с точки  зрения определения ее понятия и  правового режима, поскольку в  этот вид тайны в разное время  включалось и теперь включается различное  содержание. В связи с действием Закона РФ «О государственной тайне», прежний режим служебной тайны, включавший сведения со степенью «секретно» упразднен, и секретные сведения относятся к государственной тайне.
Таким образом, в настоящее время понятие служебной тайны в действующем законодательстве не определено. Вместе с тем на основе анализа нормативных актов15 можно дать обобщающее определение служебной тайны.
Служебная тайна – это  охраняемая законом конфиденциальная информация о деятельности государственных  органов, доступ к которой ограничен  в силу служебной необходимости, а также ставшая известной  в государственных органах и  органах местного самоуправления только на законном основании и в силу исполнения ее представителями служебных  обязанностей, имеющая действительную или потенциальную ценность в  силу неизвестности  ее третьим лицам,  к ней нет свободного доступа  на законном основании, обладать информации принимает меры к ее конфиденциальности, незаконное получение или разглашение ее создает угрозу причинения вреда владельцу этой информации и предоставляет ему право на защиту и охрану в соответствии с законодательством РФ16.
Сведения, относящиеся к  служебной информации, не являются обычно предметом самостоятельных  сделок, однако их разглашение может  причинить имущественный ущерб  организации и вред ее деловой  репутации.
Таким образом, коммерческая и служебная тайна обладает тремя признаками:
    соответствующая информация неизвестна третьим лицам;
    к информации нет свободного доступа на законном основании;
    собственник информации принимает меры обеспечения ее конфиденциальности.
Документы, содержащие государственную тайну или конфиденциальную информацию в свою очередь, подразделяются на секретные и конфиденциальные. Причем, секретные документы могут быть с грифом «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности». Конфиденциальные документы соответственно с грифами «Коммерческая тайна», «Банковская тайна» и т.д. (Рисунок 1).
 

Рисунок 1. Виды информации и документов
 
В настоящее время насчитывается  более 30 видов конфиденциальной информации (а, следовательно, и возможных грифованных документов). Что в целом не создает благоприятной атмосферы в смысле обеспечения их безопасности. По этой причине количество видов конфиденциальной информации в перспективе, надо полагать, уменьшится17.
Каждый вид конфиденциальных документов имеет реквизиты. Правила оформления реквизитов документов  названных групп закреплены в        ГОСТе Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»18. Все документы, являющиеся конфиденциальными, должны иметь соответствующую отметку (гриф), указывающую на степень ограниченности доступа. Гриф конфиденциальности имеет регламентированное ГОСТом место в структуре документа: в правом верхнем углу в виде аббревиатуры (коммерческая тайна – КТ) и сопровождается указанием номера экземпляра (экз. №1).
По своей природе (Рисунок 2) конфиденциальные документы бывают19:
    нормативно-методические (НМД);
    руководящие (РД);
    распорядительные (РПД);
    информационно-справочные (ИСД);
    организационные (ОД);
    финансово-бухгалтерские (ФБД);
    кадровые (по личному составу) КД.
 
 

Рисунок 2. Виды конфиденциальных документов
 
К конфиденциальным относятся следующие документы20:
– в государственных структурах – документы, проекты документов и сопутствующие материалы, относимые к служебной информации ограниченного распространения (называемые в чиновничьем обиходе документами для служебного пользования), содержащие сведения, отнесенные к служебной тайне, имеющие рабочий характер и не подлежащие опубликованию в открытой печати;
    в предпринимательских структурах и направлениях подобной деятельности – документы, содержащие сведения, которые их собственник или владелец в соответствии с законодательством имеет право отнести к коммерческой (предпринимательской) тайне, тайне фирмы, тайне мастерства;
    независимо от принадлежности – документы и базы данных, фиксирующие любые персональные (личные) данные о гражданах, а также содержащие профессиональную тайну, технические и технологические новшества (до их патентования), тайну предприятий связи, сферы обслуживания и т. п.
Специфичность конфиденциальных документов по сравнению с документами открытого доступа выражается в особом режиме обращения с ними, налагающем ограничения на ознакомление, копирование и размножение, наличии специальной маркировки, выделяющей эти документы из общего потока, и т.д.
Особенностью конфиденциального  документа является то, что он одновременно представляет собой21:
    массовый носитель ценной, защищаемой информации;
    основной источник накопления и объективного распространения этой информации, а также ее неправомерного разглашения или утечки;
    обязательный объект защиты.
Таким образом, под конфиденциальным документом понимается оформленный носитель информации, содержащий сведения, которые относятся к негосударственной тайне и составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица. Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите.
 
1.3. Конфиденциальный документооборот  организации, как объект защиты
 
Конфиденциальные документы, как и открытые, находятся в  постоянном движении во времени и  пространстве, по множеству иерархических  уровней управления, что создает  серьезные предпосылки для утраты ценной информации. Поэтому, в отношении  документопотоков и документооборота конфиденциальных документов требуется  осуществление определенных защитных мер.
Документооборот конфиденциальных документов, как объект защиты, представляет собой упорядоченную совокупность каналов объективного, санкционированного распространения конфиденциальной информации (документов) в процессе управленческой и производственной деятельности потребителей этой информации22.
Главным мероприятием защиты конфиденциальной информации в организации от возможных опасностей является применение в делопроизводстве защищенного документооборота.
Под защищенным документооборотом понимается контролируемое движение конфиденциальной документированной информации по регламентированным пункта приема, обработки, рассмотрения, исполнения, использования и хранения в жестких условиях организационного и технологического обеспечения безопасности,  как носителя информации, так и самой информации23.
Помимо общих для документооборота принципов защищенный документооборот  основывается на ряде дополнительных принципов24:
    ограничение доступа персонала к документам, делам и базам данных деловой, служебной или производственной необходимостью;
    персональная ответственность должностных лиц за выдачу разрешения на доступ сотрудников к конфиденциальным сведениям и документам;
    персональная ответственность каждого сотрудника за сохранность доверенного ему носителя и конфиденциальность информации;
    жесткая регламентация порядка работы с документами, делами и базами данных для всех категорий персонала, в том числе первых руководителей.
Несколько иное содержание приобретает в защищенном документообороте принцип избирательности в доставке и использовании конфиденциальной информации. Его основу составляет действующая в организации разрешительная (разграничительная) система доступа персонала к конфиденциальной информации, документам и базам данных. Целью избирательности является не только оперативность доставки документированной информации потребителю, но и доставка ему только той информации, работа с которой ему разрешена в соответствии с его функциональными обязанностями.
Совокупность технологических  стадий, сопровождающих потоки конфиденциальных документов, несколько отличается от аналогичной совокупности, свойственной потокам открытых документов. Так, входной документопоток включает в себя следующие стадии обработки конфиденциальных сведений25:
    прием, учет и первичная обработка поступивших пакетов, конвертов, незаконвертованных документов;
    учет поступивших документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам;
    предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов;
    рассмотрение документов руководителем и передача документов на исполнение;
    ознакомление с документами исполнителей, использование или исполнение документов.
Выходной и внутренний документопотоки включают в себя следующие стадии обработки конфиденциальных документов26:
    исполнение документов (этапы: определение уровня грифа конфиденциальности предполагаемого документа, учет носителя будущего документа, составление текста, учет подготовленного документа, его изготовление и издание);
    контроль исполнения документов;
    обработка изданных документов (экспедиционная обработка документов и отправка их адресатам; передача изданных внутренних документов на исполнение);
    систематизация исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, оформление, формирование и закрытие дел;
    подготовка и передача дел в ведомственный архив (архив фирмы).
В состав всех документопотоков включается также ряд дополнительных стадий обработки конфиденциальных документов:
    инвентарный учет документов, дел и носителей информации, не включаемых в номенклатуру дел;
    проверка наличия документов, дел и носителей информации;
    копирование и тиражирование документов;
    уничтожение документов, дел и носителей информации.
Стадии, составляющие тот  или иной документопоток, реализуются  специализированной технологической  системой обработки и хранения конфиденциальных документов.
Под технологической системой обработки и хранения конфиденциальных документов понимается упорядоченный  комплекс организационных и технологических  процедур и операций, предназначенных  для практической реализации задач, стоящих перед функциональными  элементами (стадиями) документопотока.  Технология обработки и хранения конфиденциальных и открытых документов базируется на единой научной и методической основе, призванной решать задачи обеспечения  документированной информацией  управленческие и производственные процессы. Одновременно технологическая  система обработки и хранения конфиденциальных документов решает и  другую не менее важную задачу - обеспечение  защиты носителей информации и самой  информации от потенциальных и реальных угроз их безопасности27.
К обработке конфиденциальных документов предъявляются следующие серьезные требования, которые в определенной степени гарантируют решение указанных задач28:
    централизации всех стадий, этапов, процедур и операций по обработке и хранению конфиденциальных документов;
    учета всей без исключения конфиденциальной информации;
    операционного учета технологических действий, производимых с традиционным (бумажным) или электронным носителем (в том числе чистым) и документом, учет каждого факта «жизненного цикла» документа;
    обязательного контроля правильности выполнения учетных операций;
    учета и обеспечения сохранности не только документов, но и учетных форм;
    ознакомления или работы с документом только на основании письменной санкции (разрешения) полномочного руководителя, письменного фиксирования всех обращений персонала к документу;
    обязательной росписи руководителей, исполнителей и технического персонала при выполнении любых действий с документом в целях обеспечения персональной ответственности сотрудников фирмы за сохранность носителя и конфиденциальность информации;
    выполнения персоналом введенных в фирме правил работы с конфиденциальными документами, делами и базами данных, обязательными для всех категорий персонала;
    систематических (периодических и разовых) проверок наличия документов у исполнителей, в делах, базах данных, на машинных носителях и т.д., ежедневного контроля сохранности, комплектности, целостности и местонахождения каждого конфиденциального документа;
    коллегиальности процедуры уничтожения документов, дел и баз данных;
    письменного санкционирования полномочным руководителем процедур копирования и тиражирования бумажных и электронных конфиденциальных документов, контроль технологии выполнения этих процедур.
Технологические системы  обработки и хранения конфиденциальных документов могут быть традиционными, автоматизированными и смешанными.
Традиционная (делопроизводственная) система основывается на ручных методах  работы человека с документами и  является наиболее универсальной. Она  надежно, долговременно обеспечивает защиту документированной информации, как в обычных, так и в экстремальных ситуациях.
Автоматизированная технология является обеспечивающей и обслуживает конкретные потребности персонала в конфиденциальной информации. Автоматизированная система, обслуживающая работу с конфиденциальными документами, должна в принципе обеспечивать29:
    сокращение значительного объема рутинной работы с документами и числа технических операций, выполняемых ручными методами;
    реализацию возможности для персонала организации (фирмы) работать с электронными документами в режиме безбумажного документооборота;
    достаточную гарантию сохранности и целостности информации, регулярного контроля и противодействия попыткам несанкционированного входа в банк данных;
    аналитическую работу по определению степени защищенности информации и поиску возможных каналов ее утраты;
    единство технологического процесса с режимными требованиями к защите информации (допуск, доступ, регламентация коллегиальности выполнения некоторых процедур, операций и т.п.);
    персональную ответственность за сохранность конфиденциальных сведений в машинных массивах и на магнитных носителях вне ЭВМ;
    возможность постоянного учета местонахождения традиционного или электронного документа и проверки его наличия и целостности в любое время;
    предотвращение перехвата информации из ЭВМ по техническим каналам, наличие надежной охраны помещений, в которых находится
вычислительная техника, охрана компьютеров и линий компьютерной связи;
    исключение технологической связи единичного компьютера или локальной сети, предназначенных для обработки конфиденциальных документов с сетями, обеспечивающими работу с открытой информацией, исключение использования их линий связи, выходящих за пределы охраняемой зоны (здания, территории).
В соответствии с этим автоматизированная технологическая система обработки  и хранения по сравнению с аналогичными системами, оперирующими общедоступной  информацией имеет ряд серьезных  принципиальных особенностей:
    архитектурно локальная сеть базируется на главном компьютере (сервере) находящемся у ответственного за КИ;
    в некрупных фирмах конфиденциальная информация обрабатывается секретарем-референтом на единичном защищенном компьютере, не имеющем выхода в какую-либо локальную сеть;
    обязательное наличие иерархической и утвержденной первым руководителем организации (фирмы) системы разграничения доступа к информации, хранящейся как в машинных массивах, так и на магнитных носителях вне ЭВМ, охват системой разграничения доступа всех категорий персонала;
    закрепление за каждым пользователем строго определенного состава массивов электронной информации и магнитных носителей; исключение возможности для пользователя «покопаться» в базе данных системы;
    автоматизированное выполнение пользователями операций справочного и поискового обслуживания, составления и иногда изготовления документов, контроля исполнения документов, работы с электронными документами, факсами и электронными аналогами бумажных документов;
    сохранение информационной базы учетной функции и функции персональной ответственности за традиционной технологической системой с использованием учетных карточек и иных форм (описей), изготовляемых автоматически, автоматическая допечатка в указанные формы изменений и дополнений при движении документов;
    обязательный учет конфиденциальных электронных документов, находящихся на всех магнитных носителях и в машинных массивах, постоянная проверка реального наличия этих документов на носителях и в массивах, их целостности, комплектности и отсутствия несанкционированных копий;
    необходимость исключения технической возможности копирования информации, содержащейся в компьютере пользователя, на другие магнитные носители и работы компьютера в комплекте с принтером;
    жесткое соблюдение персоналом правил работы с конфиденциальной электронной информацией, в частности, правила, что все операции с информацией в компьютере должны быть письменно санкционированы полномочным должностным лицом и протоколироваться в машинном журнале; протоколы подлежат регулярному контролю и анализу руководством организации (фирмы);
    изъятие конфиденциальной информации из базы данных компьютера по окончании работы с ней (например, в конце рабочего дня, при длительных перерывах в работе и т.п.) и перенос информации на жесткие диски, подлежащие сдаче в службу конфиденциальной документации.
Рассмотрение и исполнение электронных конфиденциальных документов и электронных аналогов бумажных документов разрешается только при  наличии сертифицированной системы  защиты компьютеров и локальной  сети, включающей комплекс программно-аппаратных, криптографических и технических  мер защиты базы данных, компьютеров  и линий связи. Помещения, в которых  конфиденциальная информация обрабатывается на ПК, должны иметь защиту от технических  средств промышленного шпионажа, надежную круглосуточную охрану и пропускной режим.
Недостатком обработки информации на ПК является необходимость постоянного дублирования информации на нескольких носителях с целью исключения опасности ее утраты или искажения по техническим причинам.
Указанные выше особенности  усложняют систему, но без их соблюдения нельзя гарантировать сохранность  конфиденциальной информации.
Безопасность информации в ЭВМ и локальной сети требует  эффективной взаимосвязи машинной и внемашинной защиты конфиденциальных сведений. В связи с этим, важное значение имеет защита технических носителей конфиденциальной информации (машиночитаемых документов) на внемашинных стадиях их учета, обработки и хранения. Именно на этих стадиях особенно велика вероятность утраты машиночитаемого документа. В основе обеспечения сохранности носителей электронных конфиденциальных документов, находящихся вне машины, в настоящее время эффективно используются зарекомендовавшие себя принципы и методы обеспечения безопасности документов в традиционной технологической системе30.
Таким образом, в настоящее  время наиболее широко используют смешанную  технологическую систему обработки  и хранения конфиденциальных документов, совмещающую традиционную и автоматизированную технологии.
Недостаток смешанной  технологии состоит в неполном использовании  преимуществ и функциональных возможностей компьютерной технологии, что порождает  сохранение рутинных делопроизводственных операций и не совершенствует документооборот.
Операции по обработке  и хранению конфиденциальных документов организации должны базироваться на устоявшихся основополагающих принципах, предполагающих использование специализированных методов защиты документопотоков и применения автономной эффективной технологической системы обработки и хранения документов. Только в этом случае можно в определенной степени гарантировать сохранность носителя и самой конфиденциальной информации, обеспечить безопасность интеллектуальной собственности организации.
 
2.4. Место конфиденциального делопроизводства в общей системе делопроизводства
 
Успешность активно работающей и развивающейся организации  в современных условиях не может  быть надежно стабильной, если в  ней не работают стандартные правила  конфиденциального делопроизводства. Жесткая конкурентная борьба в условиях рыночной экономики порождает такие  явления, как промышленный шпионаж  и финансовая разведка. Даже у самых  честных и выдержанных людей  бизнеса иногда возникает не прошеное желание знать планы прямых конкурентов. Если вспомнить такие понятия, как конкурсное участие, тендер, аукцион, то можно представить, какие выгоды могло сулить владение информацией о планах соперничающих фирм, об их финансовой состоятельности. Зачастую разглашение конфиденциальной информации о состоянии дел компании приводило к ее полному краху от целенаправленной деструктивной деятельности организаций-конкурентов, владевших информацией о внутренних проблемах компании, о ее слабых местах. Есть и другие причины соблюдать стандартные процедуры конфиденциального делопроизводства: гарантированная сохранность документов, контроль за их исполнением, отслеживание пути документов в пределах организации и вне ее, и другие.
Конфиденциальное делопроизводство распространяется на документы, которые  содержат в себе сведения, составляющие коммерческую и служебную тайну.
Объединение конфиденциальных документов, содержащих и коммерческую, и служебную тайну, одним делопроизводством  обусловлено тем, что эти документы  почти полностью идентичны по технологическим процедурам их составления, обработки, обращения, хранения и защиты31.
Организация и технология конфиденциального делопроизводства не описана ни одним государственным  нормативным актом.  Их должен определять самостоятельно обладатель конфиденциальных документов, учитывая специфику деятельности предприятия, при этом ему необходимо руководствоваться определенными  нормами и правилами работы с  конфиденциальными документами.
Конфиденциальное делопроизводство в целом базируется на тех же принципах, что и открытое делопроизводство, но имеет существенные отличия, обусловленные  конфиденциальностью документированной  информации. Эти отличия касаются как сферы конфиденциального  делопроизводства, так и видов  и содержания работ с документами.
Конфиденциальное  делопроизводство определяется как  деятельность, охватывающая документирование конфиденциальной информации, организацию  работы с конфиденциальными документами  и защиту содержащейся в них информации32.  При этом под документированием информации понимается процесс подготовки и изготовления документов, под организацией, работы с документами - их учет, прохождение, исполнение, отправление, классификация, систематизация, подготовка для архивного хранения, уничтожение, режим хранения и обращения, проверки наличия.
Первые две составляющие конфиденциального делопроизводства присущи и открытому делопроизводству. Однако по сфере деятельности открытое делопроизводство распространяется на управленческие действия и включает в основном управленческие документы. Конфиденциальное делопроизводство в силу условий работы с конфиденциальными документами распространяется не только на управленческую, но и на различные виды производственной деятельности, включает в себя наряду с управленческими и научно-технические документы (научно-исследовательские, проектные, конструкторские, технологические и др.). Кроме того, конфиденциальное делопроизводство распространяется как на официальные документы, так и на их проекты, различные рабочие записи, не имеющие всех необходимых реквизитов, но содержащие информацию, подлежащую защите33.
По видам работ конфиденциальное делопроизводство отличается от открытого, с одной стороны, большим их количеством, с другой, - содержанием и технологией  выполнения многих видов. Помимо этого, третья составляющая конфиденциального  делопроизводства - защита содержащейся в конфиденциальных документах информации - вообще не предусмотрена в определении  открытого делопроизводства, хотя определяемая собственником часть открытой информации должна защищаться от утраты.
Конфиденциальная информация должна защищаться и от утраты, и  от утечки.
К  утрате конфиденциальной информации могут привести полные или частичные, безвозвратные или временные потеря документа, хищение или несанкционированное уничтожение документа либо содержащейся в нем информации, искажение и блокирование (для правомочных пользователей) информации. Утрата может быть полной или частичной, безвозвратной или временной (при блокировании информации), но в любом случае она наносит ущерб собственнику информации.
Под утечкой конфиденциальной информации понимается неправомерный выход информации за пределы защищаемой зоны ее функционирования или установленного круга лиц вследствие разглашения информации, потери носителя информации, хищения носителя информации или содержащейся в нем информации, результатом которых является получение информации лицами, не имеющими к ней санкционированного доступа. Утечка конфиденциальной информации происходит не только в случаях получения ее лицами, не работающими на предприятии, – к утечке приводит и несанкционированное ознакомление с конфиденциальной информацией лиц данного предприятия34.
Утрата и утечка конфиденциальной документированной информации обусловлены  уязвимостью информации. Уязвимость информации следует понимать как  ее доступность для дестабилизирующих  воздействий, т.е. таких воздействий, которые нарушают установленный  статус информации. Нарушение статуса любой  документированной информации заключается в нарушении ее физической сохранности, логической структуры и содержания, доступности для правомочных пользователей. Нарушение статуса конфиденциальной документированной информации дополнительно включает нарушение ее конфиденциальности 35.
Уязвимость документированной информации - понятие собирательное. Она не существует вообще, а проявляется в различных формах:
    хищение носителя информации или отображенной в нем информации (кража);
    потеря носителя информации (утеря);
    несанкционированное уничтожение информации или отображенной в нем информации (разрушение);
    искажение информации (несанкционное изменение, несанкционирован- ная модификация, подделка, фальсификация);
    блокирование информации;
    разглашение информации (распространение, раскрытие).
Термин «разрушение» употребляется главным образом применительно к информации на магнитных носителях.
Существующие варианты названий:  модификация, подделка, фальсификация не совсем адекватны термину «искажение», они имеют нюансы, однако суть их одна и та же - несанкционированное частичное или полное изменение состава первоначальной информации.
Блокирование информации в данном контексте означает блокирование доступа к ней правомочных  пользователей, а не злоумышленников.
Разглашение информации является формой проявления уязвимости только конфиденциальной информации.
Наиболее опасными формами  проявления уязвимости конфиденциальной документированной информации являются потеря, хищение и разглашение - первые две одновременно могут привести и к утрате, и к утечке информации, вторая (хищение информации при сохранности носителя) и третья могут не обнаружиться, со всеми вытекающими из этого последствиями.
Таким образом, защита содержащейся в  конфиденциальных документах информации должна быть направлена на предотвращение потери, хищения, несанкционированного уничтожения, искажения, блокирования и разглашения информации.
Та или другая из перечисленных  форм уязвимости документированной  информации может реализоваться  в результате преднамеренного или  случайного дестабилизирующего воздействия  на документ или содержащуюся в нем  информацию со стороны различных  источников: людей, технических средств  отображения, хранения, обработки, передачи информации, средств связи, стихийных  бедствий и др. Способами дестабилизирующего воздействия на информацию могут  быть ее копирование (фотографирование), записывание, передача, заражение программ обработки информации вирусом, нарушение технологии обработки и хранения документов, вывод (или выход) из строя и нарушение режима работы технических средств обработки и передачи документированной информации, физическое воздействие на документ и др.
Сущность конфиденциального  делопроизводства обусловливает его  организационные и технологические  особенности, к числу основных из которых относятся36:
    письменное нормативное закрепление общей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты;
    жесткое регламентирование состава издаваемых документов и содержащейся в них конфиденциальной информации, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов;
    обязательный поэкземплярный и полистный учет всех, без исключения, документов, проектов и черновиков;
    максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе;
    фиксация движения и местонахождения каждого документа;
    проведение систематических проверок наличия документов;
    разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с ними;
    жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации;
    регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией, по ее защите;
    персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними.
Особенности конфиденциального  делопроизводства одновременно выступают  и в качестве требований к нему,  оказывают существенное влияние на структуру, организацию и технологию конфиденциального делопроизводства.
Из сферы действия конфиденциального  делопроизводства вытекают и его  задачи37:
    документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности;
    защита документированной информации, образующейся в процессе конфиденциальной деятельности.
Первая задача направлена на организацию  и бесперебойное функционирование конфиденциальной деятельности в сфере  любого вида производства и управления. Это требует от делопроизводства обеспечения нужд конфиденциальной деятельности полной, своевременной  и достоверной документной информацией, организации исполнения и использования  документов38.
Полноту документной информации характеризует ее объем, который, с одной стороны, должен быть достаточным для принятия управленческих решений и выполнения производственных заданий, с другой стороны, являться действительно необходимым, не содержащим избыточной, не нужной для деятельности предприятия информации.
Достоверность документной информации заключается, во-первых, в ее соответствии объективному состоянию того или другого вопроса и,              во-вторых, в ее юридической силе, характеризующейся наличием и правильностью оформления  соответствующих реквизитов.
Своевременность документной информации означает, что за время обработки и передачи информации не изменилось состояние вопроса, к которому она относится.Организация исполнения документов включает в себя и оперативное доведение их до исполнителей, и обеспечение своевременного и качественного решения содержащихся в документах вопросов.
Организация использования  документов состоит в обеспечении текущего, оперативного, и последующего, ретроспективного, использования документной информации.
Вторая задача конфиденциального  делопроизводства регулирует обеспечение  сохранности и конфиденциальности документированной информации, что  требует создания и поддержания  специальных условий хранения, обработки  и обращения документов, гарантирующих  надежную защиту как самих документов, так и содержащейся в них информации. Достигается это путем организации  специального режима хранения конфиденциальных документов и обращения с ними, установления разрешительной системы  доступа к конфиденциальным документам, разработки жесткой регламентированной технологии издания и обработки  конфиденциальных документов и другими  мерами, направленными на предотвращение утраты и утечки документированной  информации39.
Особенностью конфиденциального  делопроизводства является и своеобразное переплетение некоторых функций, которые  на первый взгляд как бы взаимоисключают друг друга. В частности, функциям по реализации задачи документационного обеспечения конфиденциальной деятельности являются создание документов, необходимых и достаточных для такой деятельности, предоставление каждому пользователю всех документов, требующихся для выполнения должностных обязанностей, а параллельными им функциями по реализации задачи защиты конфиденциальной информации - предотвращение необоснованного издания и рассылки документов, исключение  необоснованного ознакомления с документами. Это означает, что конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации  – предоставление пользователям всех необходимых документов, но только тех, которые действительно  требуются для выполнения должностных обязанностей.
Подводя итоги данной главы, можно сделать вывод, что делопроизводство - это правовое средство (так как предусмотрено действующими нормативными правовыми документами), направленное на всестороннее обеспечение управленческой деятельности, а также целая отрасль деятельности, обеспечивающая для указанных целей документирование и организацию работы с официальными документами.
Обязательность ведения  делопроизводства в организациях и  на предприятиях всех форм собственности  обусловлена нормами действующего законодательства Российской Федерации. Во многих законодательных актах  упоминаются документы, необходимые  как для создания организаций, так  и для развития их деятельности.
Так, гражданское законодательство устанавливает перечень необходимых  документов, которые подтвердят правоспособность организации. Этот перечень включает в  себя учредительный договор, регистрационные  свидетельства, лицензии, документы, которые  подтвердят оплату уставного капитала.
Основной объём документооборота составляет документация, направления и характер которых напрямую зависит от утвержденной структуры организации. В данной группе документов, не зависимо от форм собственности и структуры организации, можно выделить основные виды документов, которые присуще любой организации:
    распорядительная документация (приказы, распоряжения, решения, протоколы общих собраний различных органов);
    документы, фиксирующие трудовые отношения работников с работодателем (документы по личному составу);
    финансовая документация;
    планово-отчетная документация.
В зависимости от информационного  наполнения документы подразделяются на секретные и конфиденциальные.
Особенностью конфиденциального  документа является то, что он одновременно представляет собой: массовый носитель ценной, защищаемой информации; основной источник накопления и объективного распространения этой информации, а также ее неправомерного разглашения или утечки; обязательный объект защиты.
Таким образом, под конфиденциальным документом понимается необходимым  образом оформленный носитель документированной  информации, содержащий сведения, которые  относятся к негосударственной  тайне и составляют интеллектуальную собственность юридического или  физического лица. Обязательным признаком  конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите.
Защищенный документооборот  основывается на ряде дополнительных принципов:
    ограничение доступа персонала к документам, делам и базам данных деловой, служебной или производственной необходимостью;
    персональная ответственность должностных лиц за выдачу разрешения на доступ сотрудников к конфиденциальным сведениям и документам;
    персональная ответственность каждого сотрудника за сохранность доверенного ему носителя и конфиденциальность информации;
    жесткая регламентация порядка работы с документами, делами и базами данных для всех категорий персонала, в том числе первых руководителей.
Технологические системы  обработки и хранения конфиденциальных документов могут быть традиционными, автоматизированными и смешанными.
Традиционная (делопроизводственная) система основывается на ручных методах  работы человека с документами и  является наиболее универсальной.
Автоматизированная технология является обеспечивающей и обслуживает конкретные потребности персонала в конфиденциальной информации.
Смешанная технологическая  система обработки и хранения конфиденциальных документов, совмещают  традиционную и автоматизированную технологии.
В настоящее время в  современном конфиденциальном документообороте преобладает смешанная технологическая  система обработки и хранения документов, но с преобладанием традиционной системы.
Конфиденциальное делопроизводство в целом базируется на тех же принципах, что и открытое делопроизводство, но имеет существенные отличия, обусловленные  конфиденциальностью документированной  информации. Эти отличия касаются как сферы конфиденциального  делопроизводства, так и видов  и содержания работ с документами.
Конфиденциальное делопроизводство определяется как деятельность, охватывающая документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными  документами и защиту содержащейся в них информации.
Защита содержащейся в  конфиденциальных документах информации должна быть направлена на предотвращение потери, хищения, несанкционированного уничтожения, искажения, блокирования и разглашения информации.
Сущность конфиденциального  делопроизводства обусловливает его  организационные и технологические  особенности, к числу основных из которых относятся:
    письменное нормативное закрепление общей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты;
    жесткое регламентирование состава издаваемых документов и содержащейся в них конфиденциальной информации, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов;
    обязательный поэкземплярный и полистный учет всех, без исключения, документов, проектов и черновиков;
    максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе;
    фиксация движения и местонахождения каждого документа;
    проведение систематических проверок наличия документов;
    разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с ними;
    жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации;
    регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией, по ее защите;
    персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними.
Конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным  количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации  – предоставление пользователям всех необходимых документов, но только тех, которые действительно  требуются для выполнения должностных обязанностей.
 
 
 
 
 
ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В УПРАВЛЕНИИ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РФ
ПО  Г.  КУРСКУ И КУРСКОМУ РАЙОНУ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ
2.1. Система делопроизводства, критерии отнесения документов к различным категориям в Управлении Пенсионного фонда РФ по г. Курску и Курскому району Курской области.
 
Управление Пенсионного  фонда РФ  по г. Курску и Курскому району Курской области является структурным подразделением Отделения Пенсионного фонда РФ по Курской области.
Основными видами деятельности Управления Пенсионного фонда РФ по г. Курску и Курскому району Курской области, являются:
    учет страховых средств, поступающих по обязательному пенсионному страхованию;
    назначение и выплата пенсий. Среди них трудовые пенсии (по старости, по инвалидности, по случаю потери кормильца), пенсии по государственному пенсионному обеспечению, пенсии военнослужащих и их семей, социальные пенсии, пенсии госслужащих;
    назначение и реализация социальных выплат отдельным категориям граждан: ветеранам, инвалидам, инвалидам вследствие военной травмы, Героям Советского Союза, Героям Российской Федерации и т.д.
    персонифицированный учет участников системы обязательного пенсионного страхования;
    взаимодействие с работодателями - плательщиками страховых пенсионных взносов;
    выдачу сертификатов на получение материнского (семейного) капитала;
 
 
    управление средствами пенсионной системы, в т.ч. накопительной частью трудовой пенсии, которое осуществляется через государственную управляющую компанию (Внешэкономбанк) и частные управляющие компании;
    реализацию Программы государственного софинансирования пенсии.
Осуществление функций любого органа управления, в том числе и Управления Пенсионного фонда РФ по г. Курску и Курскому району Курской области, связана с составлением, получением, направлением различных органов документов. Вот почему, эффективность их управленческой (как внутриорганизационной, так и внешней) деятельности связана с вопросами документирования и организации работы с документами.
Согласно Основным положениям государственной службы документационного  обеспечения управления в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету  и регистрации, контролю, совершенствованию  работы с документами и внедрению  технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.
Служба делопроизводства в Управлении Пенсионного фонда РФ по        г. Курску и Курскому району Курской области создана совсем недавно, в январе 2010 г. и представлена Отделом по ведению делопроизводства. Отдел по ведению делопроизводства (далее по тексту «отдел») является структурным подразделением Управления ПФР по г. Курску и Курскому району Курской области (далее по тесту «Управление»). Отдел подчиняется начальнику Управления.
Отдел осуществляет работу в соответствии с законодательными и нормативными актами Российской Федерации, нормативно-распорядительными документами  Управления ПФР и Исполнительной дирекции ПФР, Положением о Пенсионном фонде РФ в части касающейся вопросов организации делопроизводства и  документального обеспечения, правилами, инструкциями и положениями, разработанными Пенсионным фондом РФ, распоряжениями и приказами управляющего Отделением ПФР, приказами и распоряжениями начальника Управления, а также  Положением об отделе по ведению делопроизводства Управления ПФР по г. Курску и Курскому району Курской области.
В своей деятельности Отдел  руководствуется:
    основными положениями Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД);
    государственными стандартами на систему организационно-распорядительной документации (ОРД);
    требованиями Росархива по вопросам работы с документами и архивного дела;
    положением об Управлении;
    положением об отделе по ведению делопроизводства в Управлении ПФР по г. Курску и Курскому району Курской области (см. приложение 1).
Отдел   по  ведению  делопроизводства  возглавляет  начальник  отдела,  которого замещает, в случае его отсутствия - старший  специалист отдела. Численность отдела составляет 7 человек (начальник отдела, 2 старших специалиста, 2 специалиста 1 разряда и  2 специалиста 1 разряда (архивариусы).
Основной     задачей     Отдела     является     обеспечение     четкой     организации делопроизводственного  обслуживания  в  Управлении  в  соответствии  с  основными положениями  ЕГСД.
В соответствии с основными  задачами на отдел возлагаются следующие  функции:
    обеспечение своевременной регистрации входящей, исходящей и внутренней документации, представляемой для доклада руководству Управления, с использованием ПК электронного документооборота;
    контроль за сроками прохождения служебных документов;
    контроль за соблюдением порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан;
    подготовка проекта номенклатуры дел и представление его на утверждение в установленном порядке, ведение учета, обработки и хранения документов в соответствии с предусмотренными сроками хранения;
    ведение индексации отделов по Управлению;
    организует работу совещаний у руководства Управления и контроль за выполнением принятых им решений;
    оформление и рассылка распорядительных документов, контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением документов, формирование их в дела;
    организация работы по комплектованию архива Управления документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
    обеспечение методического руководства по организации ведения делопроизводства в структурных подразделениях, организация работы по приему руководством Управления посетителей, организация и подготовка приветственных адресов, поздравлений по случаю праздников и знаменательных дат;
    обеспечивает выполнение установленных требований по защите информации при работе со служебными документами;
    предоставляет установленные формы отчетности и другую информацию, по вопросам компетенции Отдела, в Отделение ПФР по Курской области;
    составление телефонного справочника работников Управления и оперативное информирование Отделение ПФР по Курской области;
    осуществление контроля за сохранностью документов, поступающих в архив и сроками хранения архивных пенсионных дел.
Отдел по ведению делопроизводства имеет право: запрашивать и получать у структурных подразделений  документы и сведения, необходимые  для выполнения возложенных на Отдел  задач; возвращать исполнителям в структурные  подразделения для доработки  служебную корреспонденцию, составленную с нарушением делопроизводства; давать отделам разъяснения по вопросам, относящимся к компетенции отдела по ведению делопроизводства; требовать  от исполнителей доработки документации, подготовленных с нарушением делопроизводства.
Основным нормативным  документом по делопроизводству в Управлении  ПФР по г. Курску и Курскому району Курской области является Инструкция по делопроизводству (см. приложение 2). Однако данная Инструкция не переработана в соответствии с «Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»40, что является негативным моментом в работе по ведению делопроизводства Управления ПФР.
Действующая  Инструкция устанавливает единую систему подготовки и оформления документов, организацию их учета, поиска, контроля исполнения и хранения.
Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами  независимо от вида носителя, включая  их подготовку, регистрацию, учет и  контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
В деятельности Управления ПФР г. Курска и Курского района по Курской области образуются следующие  группы документов:
1. Организационно-правовые  документы – нормативные акты  определяющие статус Управления  и  порядок его работы:
    положение об Управлении ПФР;
    положения об отделах Управления;
    штатное расписание;
    инструкции по отдельным видам деятельности;
    должностные инструкции;
    правила.
2. Организационно-распорядительные  документы - локальные нормативные  документы Управления ПФР, в  которых фиксируются решения  административных и организационных  вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования  деятельности Управления ПФР,  его подразделений и должностных  лиц:
    приказы начальника Управления по основной деятельности;
    приказы начальника Управления по административно-хозяйственным вопросам;
    протоколы совещания- планерок у начальника УПФР;
    указания начальника Управления по вопросам организации выполнения приказов, инструкций и других актов Управления или Отделения ПФР по Курской области;
    распоряжения начальника Управления по оперативным вопросам.
3.  Информационно-справочные документы:
    служебные записки, докладные, заявления;
    письма, телефонограммы, факсы, электронные сообщения;
    акты, справки, сводки, заключения, перечни;
    служебные письма (поступающие и создаваемые в Управлении);
    договоры (поступающие  и создаваемые в Управлении).
Каждая из вышеперечисленных  групп, исходя из содержания конкретных документов, подразделяется на типы:  
    документы по основной деятельности;
    документы по планово-отчетной деятельности;
    документы по кадровой деятельности;
    документы по финансово-бухгалтерсой  деятельности;
    документы по обращениям граждан;
    документы по общим вопросам (по вопросам безопасности и материально-технического обеспечения);
    документы по административной деятельности.
В свою очередь, каждый тип документов, состоит из нескольких видов.
Документы по  основной  деятельности :
    приказы начальника Управления по основной деятельности;
    распоряжения начальника Управления по основной деятельности;
    протоколы совещания- планерок у начальника УПФР
    положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам основной  деятельности.
    переписка (служебные письма) с Отделением Пенсионного фонда РФ по Курской области по основным вопросам деятельности и др..
Документы по планово-отчетной деятельности:
    комплексный план работы УПФР по г. Курску и Курскому району Курской области (годовой);
    квартальные планы работ УПФР по г. Курску и Курскому району Курской области по основным направлениям деятельности;
    ежемесячная оперативная информация по выполнению комплексного плана работы УПФР по г. Курску и Курскому району Курской области;
    информация о работе по основным вопросам деятельности отделов УПФР и др.
Документы по кадровой деятельности:
    договоры по кадровой деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
    договоры по повышению квалификации работников, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
    приказы по личному составу и командировкам;
    должностные инструкции;
    положения о структурных подразделениях;
    графики предоставления отпусков сотрудникам;
    положения, инструкции, а также письма и служебные записки по вопросам кадровой деятельности и др.
Документы по финансово- бухгалтерсой  деятельности:
    приходные ордера;
    платежные поручения;
    лицевой счет, требования-поручения;
    расчетно-платежная ведомость;
    отчет кассира;
    накладные- требования на отпуск материалов;
    доверенность на получение товарно-материальных ценностей и др.
Документы по обращениям граждан:
    правила, инструкции, методические указания и рекомендации по работе с обращениями граждан;
    предложения, заявления, жалобы граждан;
    справки, сведения и письма по рассмотрению обращений граждан и др.
 Документы по общим  вопросам:
    договоры о допуске работников к конфиденциальной информации, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
    договоры о соблюдении противопожарной безопасности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
    договоры по материально-техническому обеспечению (хозяйственной деятельности), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
    положения, инструкции, а также письма и служебные записки по общим вопросам (вопросам безопасности и материально-технического обеспечения).
Документы по административной деятельности:
    приказы начальника Управления и по административным  вопросам;
    договоры по информационному обслуживанию (базам данных), автоматизации и программному обеспечению, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
    договоры, контракты, соглашения, протоколы с организациями на выполнение строительных, ремонтных работ, закупку оборудования, программных продуктов, предоставление различных услуг, прежде всего - на конкурсной основе;
    положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам административной деятельности;
    журнал регистрации входящей корреспонденции, журнал регистрации исходящей корреспонденции, журнал регистрации обращений граждан, журнал регистрации справок МСЭК, журнал регистрации уведомлений ДСВ, журнал регистрации ДСП, журнал учета выдачи путевых листов, журнал учета документов, отправляемых по каналам факсимильной связи, журнал учета внутренних документов, журнал учета бланков строгой отчетности и др.
В соответствии с данными  правилами документооборота документы  в Управлении  по степени гласности  делятся на документы открытого  доступа и конфиденциальные.
К документам открытого доступа  относится информация, которая не требует особого хранения. Несанкционированное раскрытие практически не отражается на делах Управления. Доступ к такой информации имеется у всех служащих, однако требуется наличие производственной необходимости. При передаче такой информации требуется разрешение руководства на обнародование информации в соответствии с принципами и правилами Управления.
Анализ конфиденциальной документации и правила документооборота конфиденциальной документации в  Управления ПФР  рассмотрим в следующем разделе.  
 
2.2. Правила документооборота конфиденциальной документации, принятые в Управлении Пенсионного фонда РФ по г. Курску и Курскому району Курской области
 
В Управлении Пенсионного фонда  РФ по г. Курску и Курскому району Курской  области ведение делопроизводства с документами, содержащими сведения конфиденциального характера, осуществляется в соответствии с требованиями «Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах Исполнительной власти» от 08.11.2005 г. №536 (данный документ утратил силу), ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и  «Положением о порядке работы с документированной информацией конфиденциального характера в Отделении и учреждениях ПФР, подведомственных Отделению» (см. приложение 3).
Типовая инструкции утратила  силу в связи с принятием нового нормативного акта «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
Таким образом, «Инструкция по ведению делопроизводства в Управлении ПФР»,   «Положение о порядке работы с документированной информацией конфиденциального характера» и др. документы Управления ПФР, регулирующие деятельность по ведению конфиденциального делопроизводства не были переработаны в соответствии с требованиями «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
Ответственность за обеспечение  сохранности конфиденциальной информации в Управлении ПФР, а также за выполнение полного комплекса мероприятий  по их защите  несет начальник   Управления ПФР.
В соответствии с Руководством по обеспечению защиты информации в  Пенсионном фонде Российской Федерации, утвержденным п
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.