На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


курсовая работа Правила оформления документов

Информация:

Тип работы: курсовая работа. Добавлен: 26.10.2012. Сдан: 2012. Страниц: 11. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


     ОГЛАВЛЕНИЕ 
 
 

 

     

ВВЕДЕНИЕ

     С внедрением компьютерных систем в управлении, их организационным, программным и информационным обеспечением в последние десятилетие появилось документационное обеспечение управления.
     Делопроизводство  – это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением.
     Значение  документов в управленческой деятельности трудно переоценить, так как документ является основным носителем информации, на базе, которой принимается решение.
     В документах отражается и учитывается деятельность любой организации, фирмы, предприятия. Ведение многих документов предписано законами и нормативными актами. От того, насколько грамотно составлен и оформлен документ, часто зависит решение вопроса, а от быстроты получения и обработки информации своевременность принятия решения.
     Все работающие в сфере управления имеют  дела с документами. Одни их составляют, другие – оформляют, обрабатывают, третьи – визируют, подписывают и так далее. Документ, таким образом, является, главным объектом труда управленца.
     Оформление  документов и организации работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами.
     Одним из наиболее эффективных направлений  совершенствования документов являются классификация, стандартизация и унификация. 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 1. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

1.1 Понятие о документе

     Всякое  управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.
     Информация  должна быть достоверной, точной и своевременной, а также она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация пришла с опозданием, то уже нельзя принять участие в каких – то действиях, мероприятиях. С другой стороны, если информация недостаточная, ваше решение может быть не только самым лучшим, но, наоборот, ошибочным, так как не учтены все факторы.
     В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Это связано, прежде всего, с ростом количества населения. Чем больше людей, тем больше надо школ, больниц, клубов, магазинов и других обслуживающих организаций, больше произвести товаров, с другой стороны - иметь больше мест приложения человеческих рук. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, могут существовать,  только обмениваясь информацией. Информация давно стала товаром. Кто владеет информацией, тот  владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.
     Поэтому организации работы с информацией  и с документами как ее носителями уделяется большое внимание. У нас в стране 25.01.1995 года принят Закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации»
     Информация  и документ, как ее н6оситель, проникая во все сферы управления, влияют на функционирование различных структур и приводят к достижению экономических результатов.
     Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сфера жизни и являются исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия «документ» многозначно от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ служит, прежде всего, способом доказательства или свидетельство чего-либо, для историка – историческим источником, для кибернетика – документалиста – носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.
     По  мнению специалистов – документоведов, документ представляет собой результат  отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной  действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.д.).
     Закон «Об информации, информатизации и защите информации» дает нам определение термином « информация» и «документ».
       «Информация» - это сведения о  лицах, предметах,  фактов, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;
     Документированная информация «документ» - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
     Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу и многократное использование.
     Как носитель информации документ выступает  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействия их частей. Информация является основанием для источников, для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывают, закрепляют в документе.
     Многие  формы управленческой  деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование – посредством подготовки различных планов, учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно – технической документации; инструктирование – в виде издания инструкций, методических указаний; контроль – путем сбора сведений в письменном виде. Таким образом, документация, тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации, возможных на него функций. Кроме того, документирование во многих  случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
     Закон «Об информации, информатизации и  защите информации» в статье 5 указывается: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства и стандартизацию документов».
     Таким образом, документ является одним из средств укрепления законности и контроля.
     Для управленческой деятельности важна  юридическая сила документов, так  как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.
     Одни  документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже. 
     Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.
     Один  документ – это единичный акт  документирования, но деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления.
     Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. Такие функции, как прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование, материально-техническое  обеспечение и другие. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, фирм. «Совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сфера деятельности, единых требований к их оформлению» составляют систему документации.
     Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации в целом. В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.
     Секретарю в процессе своей деятельности приходится иметь дело, прежде всего с документами  системы организационно-распорядительной документации. А в маленькой фирме, где секретарь оформляет и бухгалтерские документы, он работает и с системой документации, системой расчетно-денежной документации.
     Массовое  производство различных механизмов и приспособлений для хранения бумаг и работы с ними: папок, коробок, машин и так далее – потребовало, прежде всего, упорядочения, унификации форматов самих бумаг.
     Была  введена система взаимоувязанных  производственных и потребительских форматов бумаг, в основу которых были положены немецкие форматы. Для измерения форматов была принята метрическая система.
     Были  установлены форматы полей. В  соответствии с требованиями ГОСТа Р. 6.30 – 97 они должны быть не менее:
      левое поле – 2 см;
      правое поле – 1 см;
      верхнее поле – 2 см;
      нижнее поле – 1 см;
     Это минимальные размеры полей, меньше поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. Указанные размеры полей обычно используются для документов оперативной переписки, а для  документов долговременно7го и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты,  следует левое поле установить 3,5 см.

1.2. Понятие классификации документов

     Классификация документов – это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и другие с целью организации и повышения эффективности работы с ними.
     Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.
     Цель  классификации:
    Повешение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей  исполнителей, четкого распределения информации.
    Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога)
     Первичная классификация документов в делопроизводстве обеспечивает быстрый поиск нужных документов, повышает оперативность работы с ними. Достичь этого можно при четкой классификации документов в текущем делопроизводстве. Классификация необходима также для проведения работ по унификации документов.
     Первой  ступенью классификации является группировка  исполненных документов в дела (ДЕЛО – совокупность документов, которые помещены в твердую обложку, оформленную соответствующим образом). Именно это является основой оформления дел. Для классификации документов одного учреждения составляют классификационные схемы – классификаторы.
     Классификаторы  составляют на основе положений об учреждении, его структурных подразделений и должностных инструкций.
     При составлении классификатора могу быть использованы номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения.
     Пользуясь классификатором, можно установить, какие документы создаются в учреждении для осуществления его функций.
     Классификаторы  бывают двух типов: структурные и производственно – отраслевые.
     В классификаторе структурного типа документация делится по частям применительно к использованию ее структурными подразделениями. Рубриками классификатора  структурного типа являются названия структурных подразделений, статьями – названия видов, а основным элементом классификации – содержание документа.
     Если  в организации нет четкого  деления на структурные подразделения, то используется классификатор производственно-отраслевого  типа, то есть классификатор, отражающий специфику данного конкретного предприятия.

1.3. Виды классификации  документов

     Все документы по отражающим в них  видам деятельности делятся на две  большие группы. Первая – это  документы по общим и административным вопросам,  то есть вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений  предприятия. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, Бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
     Классификация документов может быть различной:
    По наименованию:
         - служебные письма;
         - приказы;
         - протоколы;
         - акты;
         - докладные записки;
         - договоры.
    По месту составления:
         - входящие (поступившие в организацию);
         - исходящие (отправляемые из организации);
         - внутренние (составленные и используемые  в самой организации).
    По содержанию:
         - простые (посвященные одному вопросу)
         - сложные (охватывающие несколько  вопросов).
    По форме изложения:
      - индивидуальные (содержание излагается в свободной  форме);
      - трафаретные  (когда одна часть документа  отпечатана, а другая часть заполняется при составлении);
         - типовые (созданные для документирования  стандартных ситуаций).
    По видам документы делятся на:
         - организационно-правовые;
         - распорядительные;
         - справочно-информационные;
         - справочно-аналитические;
         - плановые;
         - отчетные;
         - документы по личному составу.
    По грифу ограничения доступа:
         - открытые – не секретные;
         - с грифом ограничения доступа.
    По срокам хранения:
         - постоянного хранения;
         - временного хранения (до 10 лет);
          - долговременного хранения (свыше  10 лет).
    По срокам исполнения:
         - срочные  - требующие исполнения в определенный срок;
         - несрочные - срок исполнения не  установлен. 
    По происхождению:

      - официальные  (служебные) – затрагивают интересы  организации, составляются юридическим или физическим лицом, оформляются в установленном порядке;
      - личные  – касаются интересом конкретного лица и являются именными.
    По средствам фиксации информации:
         - рукописные;
         - машинописные (машинограммы);
         - графические (чертежи, схемы, рисунки,  картинки);
         - звуковые (аудиокассеты);
         - фотографические;
         - кинодокументы (видеокассеты).
    По месту происхождения:
         - внешние – пришедшие из других  организаций или частных лиц;
         - внутренние – созданные внутри  организации.
    По гласности документы делятся на:
      - документы  ограниченного доступа – с  грифами «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» - информация содержит государственную тайну; «конфиденциально» - доступ к информации ограничен  законодательством РФ; «коммерческая тайна» - информация используется доля достижения коммерческих целей, разглашение которой может нанести ущерб обладателю информации; «для служебного пользования» - служебная информация, предназначена для работников конкретной организации.
      - документы  без ограничения доступа.
       По юридической значимости:
      - подлинники  – подписанный и надлежащий  образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз;
      - копия  – документ, полностью воспроизводящий  информацию подлинного документа и все его внешние его признаки или часть их, не имеющие юридической силы. На копиях служебных документов, требующие особого удостоверения, в обязательном порядке ставится подпись руководителя и печать;
      - заверенная  копия это копия документа,  на которой в соответствии  с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
      - дубликаты  – повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу.

1.4. Унификация управленческих  документов

     Основным  направлением в совершенствовании  документации является унификация и стандартизация.
     С 1971 года в стране ведется унифицированная  система документации.
     Унификация  документов – заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.
     В целях сокращения количества применяемых  в деятельности учреждений, организаций  и предприятий документов, типизации их форм, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных без данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации.
     Унифицированные системы документации (УСД) – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающая документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.
     При создании УСД используется метод  унификации – установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.
     Одновременно  с формированием УСД  разрабатываются  классификаторы технико-экономической  и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную отработку данных, содержащихся в УСД.
     Унифицированные системы документов – это приведенные к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные обще управленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.
     Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:
    единообразия построения форм документов;
    регламентации содержания форм документов, входящих в каждую систему;
    исключения из документов дублированных данных, добиваясь однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;
    сокращение количества традиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;
    единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей;
    определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построение, ориентированных на компьютерную обработку и пригодных к воспроизведению человеком;
    установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации.
     К настоящему времени на обще управленческом уровне было унифицировано свыше трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 году Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, которое определяет его принадлежность к одной из систем документации. Код форм подтверждает само его право на существование и в соответствии утвержденному образцу-эталону.
     В настоящее время действует восемь унифицированных систем документации:
         1. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации:
    документация по созданию организации, предприятия;
    документация по реорганизации организации, предприятия;
    документация по ликвидации организации, предприятия;
    документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;
    документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;
    документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
    документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;
    документация по кадрам.
    Унифицированная система банковской документации:
    платежная документация по безналичным расчетам через банки;
    документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков;
    документация по кредитным операциям банков;
    документация по контролю над расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;
    документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;
    выходная документация банков;
    документация по депозитарным операциям банков;
    платежная документация по безразличным расчетам через банки – внутри банковские формы документов;
    документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков – внутри банковские формы документов;
    документация по контролю над расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) – внутри банковские формы документов;
    выходная документация банков – внутри банковские формы документов;
    документация по денежному обращению – внутри банковские формы документов;
    документация по кредитным операциям банков – внутри банковские формы документов;
    бухгалтерская документация – внутри банковские формы документов.
    Унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций:
    финансовая документация;
    отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;
    учетная бухгалтерская документация.
    Унифицированная система отчетно-статистическая документация:
    документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;
    документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;
    документация по статистике труда;
    документация по статистике материальных ресурсов;
    документация по статистике финансов;
    документация по социальной статистике;
    документация по статистике промышленности;
    документация по статистике сельского хозяйства и заголовок сельскохозяйственной продукции;
    документация по статистике капитального строительства; 
    документация по статистике внешнеэкономических связей;
    документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
    документация по статистике транспорта и связи;
    документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.
    Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:
    отчетная бухгалтерская документация;
    регистры бухгалтерского учета;
    первичная учетная документация.
     6.Унифицированная  система документации  по труду:
    документация по состоянию рынка труда;
    документация по трудовым отношениям;
    документация по повышению квалификации работников органов по труду;
    документация по охране труда;
    документация по минимальным потребительским бюджетам;
    документация по обращению в органы  по труду.
     7.Унифицированная  система документации  Пенсионного фонда  Российской Федерации:
    документация по учету и распределению средств;
    документация по планово-экономической деятельности;
    документация по контрольно-проверочной деятельности.
     8.Унифицированная  система внешнеторговой  документации.
    оперативно-коммерческая документация;
    товаросопроводительная  документация;
    расчетная внешнеторговая документация;
    документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;
    и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.