На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


контрольная работа Организация службы ДОУ. Организационные задачи, функции

Информация:

Тип работы: контрольная работа. Добавлен: 27.10.2012. Сдан: 2012. Страниц: 5. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


?Министерство образования и науки РФ
Самарский государственный университет
Факультет: исторический
Кафедра: истории и историографии
 
 
 
 
Организация службы ДОУ.
Организационные задачи, функции.
 
 
 
 
              Контрольная работа
по организации технологии ДОУ
студентки III курса
Гараниной Н.А.
 
 
Проверил:
Нефедова К.П.
 
Сызрань
2012
План
 
Ведение
1. Служба документационного обеспечения управления.
2. Основные организационные задачи и функции ДОУ.
Заключение
Список использованных источников и литературы.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Введение.
      Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.
В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).
Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.
В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.
Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом. Это подтверждает актуальность выбранной мной темы.
Цель работы – изучение темы «Организация службы ДОУ».
В соответствии с целью были поставлены задачи:
- Перечислить основные организационные задачи и функции ДОУ.
- Рассказать о службе документационного обеспечения управления.
 
 
1.      Служба документационного обеспечения управления.
Существует три формы организации делопроизводства:
-    централизованная;
-    децентрализованная;
-    смешанная.
При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.
Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.
Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.
    В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам. Тем не менее, при этом следует учитывать несколько факторов:
- характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);
-  объем документооборота организации;
- наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.
На практике используются различные названия делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации и др.
Управление делами – это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций.
Остальные приведенные названия – канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и др. в содержательном плане можно рассматривать как синонимы. Канцелярия – это, пожалуй, наиболее понятное и привычное название службы ДОУ. Оно удобно тем, что состоит из одного слова, а значит, проще в употреблении, однако в сознании многих это название ассоциируется с «канцелярской рутиной», «канцелярской волокитой», то есть с негативными сторонами делопроизводства. Название «общий отдел» многим не совсем понятно, поскольку слово «общий» может предполагать все что угодно, а речь все-таки идет именно о работе с документами. В этом плане названия «отдел делопроизводства», «отдел по работе с документами» и т.п. более удачны. Исходя из этих соображений при выборе названия службы делопроизводства предпочтение следует отдать если не названию «канцелярия» (в силу его понятности и удобства употребления), то таким названиям, как «отдел делопроизводства», «отдел документационного обеспечения» и т.п.[1]
Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2–3 чел.), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.[2]
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2.      Основные организационные задачи и функции ДОУ.
     Основным элементом системы ДОУ организации является специально создаваемая служба ДОУ, основной задачей которой является организация, руководство деятельностью, координация, контроль и реализации работ по документационному обеспечению управления. В небольших организациях, где создание специального структурного подразделения не представляется возможным, выделяются сотрудники, обеспечивающие реализацию этих задач. При создании подразделений, выполняющих функции службы ДОУ, должны учитываться объем документооборота, штатная численность, трудозатраты на конкретные виды работ, наличие информационных технологий и др. В настоящее время традиционно подразделения, реализующие функции службы ДОУ в организации, являются и носителями культуры применения новых информационных технологий в данной отрасли управления, что находит отражение в перечне реализуемых задач и функций, фиксируемых в положениях о данных структурных подразделениях.[3]
В соответствии с положениями Государственной Системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) задачами службы ДОУ являются:
- обеспечение и контроль соблюдения требований нормативно-методических документов по ДОУ в организации;
- совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;
- организация и обеспечение функционирования информационно-поисковых систем;
- организация и обеспечение функционирования систем контроля исполнения;
- обеспечение организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организации;
- сокращение документооборота, количества форм документов;
- разработки и внедрение внутренних нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления организации;
- разработка и внедрение систем ДОУ с использованием прогрессивных информационных технологий.
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
- разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
- осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
- организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
- регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;
- обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
- разработка и проектирование бланков документов;
- разработка сводной номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
- организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях; - разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины;
- осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;
- организация работы архива в соответствии с требованиями федеральных правовых и нормативных методических актов;
- повышение квалификации работников службы ДОУ и архива;
- проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;
- организация рабочих мест, условий труда сотрудников службы ДОУ.
    Практика и существующие нормативные требования, и методические рекомендации по реализации всех задач и функций по делопроизводственному обслуживанию в организации устанавливают необходимость создания следующих внутренних организационно-правовых документов:
- Положение о службе ДОУ;
- Инструкция по делопроизводству;
- Табель унифицированных форм документов;
- Альбом унифицированных форм документов;
- Перечень документов, не подлежащих регистрации;
- Положение (инструкция) о ведении делопроизводства по заявлениям и жалобам;
- Перечень документов, составляющих служебную (коммерческую) тайну;
- Перечень документов, подлежащих утверждению;
- Перечень документов, заверяемых печатью организации;
- Должностные инструкции;
- Положение о постоянно действующей экспертной комиссии;
- Сводная номенклатура дел организации.
Все вышеперечисленные документы необходимо разработать и утвердить в любой организации, не зависимо от формы собственности.
Должностные инструкции должны быть разработаны на каждого сотрудника службы ДОУ и должны отражать реально выполняемые функции и обязанности. Должностные функции регламентируют организационно-правовое положение работников и обеспечивают условия для эффективной работы, они позволяют объективно оценивать деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия. Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда – принцип разделения и кооперации труда. 
Одной из функций службы ДОУ является разработка Инструкции по делопроизводству организации, устанавливающей единые правила документирования деятельности, организации документооборота, ведения учета, регистрации, контроля исполнения и хранения документов. Инструкция утверждается руководителем организации и имеет обязательный характер для всех работников. Инструкция по делопроизводству должна разрабатываться на основе положений Государственной системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов на документы, Основных правил ведомственных архивов, Основных правил работы архивов организаций. Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.
Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.
Для обеспечения правильного формирования и учета дел организации должна составляться номенклатура дел, которая представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Систематизация документов – одна из важнейших задач в ДОУ. В номенклатуру дел включат все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме печатных изданий.
Номенклатура дел организации состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям, отражает организационную структуру организации.[4]
 
 
 
 
 
 
Заключение.
Выполняя контрольную работу, я ставила перед собой цель, рассказать о службе документационного обеспечения управления, описать ее задачи и функции, изучить основные нормативные документы, регламентирующие деятельность этой службы. Я старалась раскрыть эту тему в полном объеме, исходя из поставленных задач.
Я пришла к выводу, что эффективность деятельности службы ДОУ зависит от квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы и условий труда.
В зависимости от принадлежности к определенной группе служба ДОУ будет иметь свое особое название, и иметь свое соответствующее назначение.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Список литературы:
1.      М.И.Басаков Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебное пособие. Ростов н/Дону. 2007.
2.      М.И.Басаков,  О.И.Замыцкова  Делопроизводство. Ростов н/Дону 2008
3.      Документационное обеспечение управления//Секретарь-референт. 2005. №1 С.
4.      А.Ю.Чуковенков, В.Ф.Янковая Правила оформления документов. Коментарий к ГОСТ Р 6.30-2003. М., 2004.


[1] Секретарь-референт №1 2005 стр. 5-6
[2] М.И. Басаков, О.И. Замыцкова Делопроизводство Ростов н/Дону, 2008. С. 33-35
[3] М.И. Басаков, О.И. Замыцкова Делопроизводство Ростов н/Дону, 2008. С. 44-45


и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.