На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


реферат Основы делопроизводсва

Информация:

Тип работы: реферат. Добавлен: 03.11.2012. Сдан: 2012. Страниц: 4. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Введение
    Приступая  к  изучению  курса,  прежде  всего  следует ознакомиться  с основными   профессиональными   терминами   и    определениями,    постоянно встречающимися в работе с документами.    Делопроизводство     —     отрасль     деятельности,     обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.  Первоначально термин появился в устной речи  (предположительно  в  XVII в.) и означал процесс решения  (производства)  дела:  «дело  производить»  - решать  вопрос.  В  ходе   решения   возникала   необходимость   закрепления результата, например,  достигнутой  договоренности.  Для  этого  издревле  и создавали  документы,  так  как  устное  слово  кратковременно,  может  быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в.  Употребляется слово  дело  как  собрание  документов,  относящихся  к  какому-либо   делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано  в  документах  в 1584 г.
    Современное делопроизводство включает:
    •     обеспечение  своевременного  и  правильного  создания  документов
(документирование);
    •    организацию работы с документами (получение, передача,  обработка,
учет,   регистрация,   контроль,   хранение,   систематизация,    подготовка
документов  для сдачи  в архив, уничтожение).
    Параллельно  с  термином  «делопроизводство»  в  последние   десятилетия используется  термин  документационное  обеспечение  управления  (ДОУ).  Его появление связано  с  внедрением  в  управление  компьютерных  систем  и  их организационным, программным и информационным обеспечением  для  приближения к терминологии, употребляемой в  компьютерных  программах  и  литературе.  В настоящее время термины «делопроизводство» и  «документационное  обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения  одной  и  той же деятельности. И  тот,  и  другой  термин  можно  встретить,  например,  в названиях   документов,   регламентирующих   организацию    документационных процессов:   «Государственная    система    документационного    обеспечения управления» и «Типовая инструкция  по  делопроизводству  в  министерствах  и ведомствах Российской Федерации».     Документирование  — это процесс создания  и оформления   документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись  информации на различных носителях по установленным правилам».    Необходимость фиксировать информацию  появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные  на глиняных табличках,  бересте,  каменных  стелах  и  т.д.  Способы  нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В  настоящее  время в управленческой практике используют главным  образом  документы,  созданные каким-либо  способом  письма  -  рукописным,   машинописным,   типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии,  звуко- и видеозаписи и  на  специальном  материале  (бумаге,  кино-  и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов  документирования и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение. Организация работы с документами — это обеспечение движения  документов в аппарате управления, их  использования  в  справочных  целях  и  хранения. Термин   определяется   государственным    стандартом    как    «организация документооборота,   хранения   и   использования   документов   в    текущей деятельности учреждения».     Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или  отправления. В технологию работы с документами входит:
    •    прием и первичная  обработка документов;
    •    их предварительное  рассмотрение и распределение;
    •    регистрация документов;
    •    контроль исполнения  документов;
    •    информационно-справочная  работа;
    •    исполнение документов;
    •    их отправка;
    •    систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.
    Раскроем некоторые из перечисленных  понятий. Так, регистрация  означает запись учетных данных о документе по установленной форме,  фиксирующая  факт его создания, отправления или получения, контроль  исполнения  документов  — совокупность   действий,   обеспечивающих   их   своевременное   исполнение, формирование  дела  —  группирование  исполненных  документов   в   дело   в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем  наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела.     Любое управленческое  решение всегда  базируется  на  информации   по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.  Информация  тождественна понятиям:  «данные»,  «сведения»,  «показатели».  Законодательно   закреплен следующий термин:     «Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».
    В  каждой  области  человеческой  деятельности  информация  имеет  свою специфику  и  поэтому  она  соответственно  подразделяется  на  медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах  власти  и управления, в учреждениях, организациях и  на  предприятиях  (независимо  от направления  деятельности  и  формы  собственности)  обязательно   возникает управленческая информация, которая используется для целей управления  каким-либо объектом или структурами.  К управленческой  информации  предъявляется ряд   требований:   полнота,   оперативность,    достоверность,    точность,
 доступность  для восприятия человеком. Документы используются  в различных областях  деятельности,  отраслях знаний,  сферах  жизни  и  являются  объектом  исследования  многих  научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно  и  зависит  от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.  Так,  для  юристов документ является прежде всего способом  доказательства  или свидетельства чего-либо,   для   историка   -   историческим   источником,    кибернетика- документалиста — носителем информации, а I специалисты в области  управления
считают его  средством фиксации и передачи управленческих решений.    В Федеральном законе  «Об   информации,   информатизации   и   защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»: Документ — это зафиксированная на материальном  носителе  информация  с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано  и  в государственном стандарте  на  термины  и  определения  «Делопроизводство  и архивное дело». Для более полной характеристики понятия  «документ»  следует раскрыть и понятие «реквизит».     Каждый документ состоит из ряда  составляющих  его элементов,  которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст,  дата,  подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:   Реквизит  документа — обязательный  элемент оформления  официального документа?
    Различные  документы  состоят   из  разного  набора  реквизитов.   Число реквизитов  определяется  целями  создания  документа,  его  I  назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для  многих  документов число реквизитов строго ограничено.  Для  ряда  документов  число  и  состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами.  Но  в любом случае,  как  следует  из  определения,   информация,   зафиксированная   на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем  проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом. В документоведении документ рассматривается как  результат  закрепления (отображения)  фактов,  событий,  явлений объективной действительности   и мыслительной деятельности человека любым  удобным  способом  на  специальном материале.     Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу,  многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во  времени.  Они затрагивают  различные  сферы  деятельности  человека   и   разделяются   на текстовые  и  графические,  традиционные  (рукописные,  машинописные)  и  на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др. Официальные документы  —  это  документы,  созданные  юридическими  или физическими лицами, оформленные и удостоверенные  в  установленном  порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие)  документы, которые определяются государственным стандартом как  официальные  документы, используемые в текущей деятельности организации.     Как носители информации документы выступают в качестве  непременного элемента  внутренней  организации  любого  учреждения,  предприятия,   любой фирмы,  обеспечивая  взаимодействие  их  структурных  частей   и   отдельных сотрудников. Они являются основанием для  принятия  управленческих  решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений  и  анализа, а  также  материалом  для  справочно-поисковой  работы.   В   управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.   Многие  формы управленческой   деятельности   выражаются   посредством соответствующих  документов:  распорядительная   деятельность   —   изданием различных   распорядительных   документов;   планирование   —    посредством подготовки  различных  планов;  учет  —  в  виде  составления  и   обработки статистической,    бухгалтерской,    оперативно-технической    документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д.  Поэтому  документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:
    • регламентации деятельности (уставы, положения,  регламенты,  правила,
инструкции  и др.);
    •   распорядительной деятельности  (приказы,  указания,  постановления,
решения, распоряжения и др.);
    •    накопления  и  обобщения  информации  (отчеты,   акты,  доклады  и
др.);
    •   передачи  информации  (письма,  телеграммы,  телефонограммы и  др.).
    Кроме того, важную роль в сфере  управления играют документы,  отражающие деятельность различных  коллегиальных  органов  (протоколы),  которые  могут выступать  и  средством  осуществления  распорядительной   деятельности,   и средством накопления и обобщения информации.     Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского  слова  «документ»  (documentum)  - доказательство, свидетельство.  В  настоящее  время  бесспорность  документа также определяется понятием «юридическая сила документа».     Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна,  так  как   означает,   что   документы   могут   служить   подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила  официального документа предполагает его обязательность для тех, кому  он  адресован,  или для  круга  участников  управленческих  действий  (органов  управления,   их структурных  подразделений,  общественных  организаций,  должностные  лиц  и граждан), которые  руководствуются  документом  и  основывают  на  нем  свою деятельность или воздерживаются от нее.     Юридическая сила  документа — это свойство  официального  документа, сообщаемое ему  действующим  законодательством  компетенцией  издавшего  его органа и установленным порядком оформления1. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:
    •   соблюдать при его подготовке  действующие нормы законодательства;
    •    издавать документы  только в пределах своей компетенции;
    •   соблюдать  действующие  в определенное  время общегосударственные
правила составления  и оформления документов.
    К числу наиболее юридически  значимых реквизитов относятся:  наименование организации, дата и регистрационным номер документа, подпись, печать,  грифы согласования и утверждения.     В управленческой практике принято различать документы по  степени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии. Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом  или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его  содержанием.  Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.     Беловой документ — это рукописный  или машинописный  документ,  текст которого  переписан  с  чернового  документа  или  написан  без  помарок и исправлений.     Документ,   в   котором   содержатся   сведения,   подтверждающие   его достоверность (об авторе, времени и  месте  создания)  считается  подлинным. Подлинник официального документа —  это  первый  (или  единичный)  экземпляр документа, обладающий юридической силой.     Копия документа — это документ,  полностью воспроизводящий информацию подлинного документа  и  все  его  внешние  признаки  или  часть  их.  Копия документа  может  быть  факсимильной  или  свободной.   Факсимильная   копия полностью воспроизводит содержание документа  и  все  его  внешние  признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать)  или часть их, особенности  их  расположения.  Факсимильная  копия  изготавливается  на  копировальной технике, с использованием фотографии,  аппаратов  факсимильной связи,  принтеров.  Для документов,  изготовленных  на  пишущих   машинках, факсимильной копией является второй  и  последующие  экземпляры  документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило,  остаются  в  делах учреждения. Устаревшее  название  таких  копий  —  отпуск.  Свободная  копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.     Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам  происхождения,  назначения,  вида,  сферы  деятельности,   единых требований к их оформлению.     Типовые управленческие  функции в каждом   управленческом   аппарате реализуются на основе использования  документов,  относящихся  к  различным системам  документации.  Соотношение  документов  из  различных   систем   в делопроизводстве  разных  учреждений  и  организаций  неодинаково,  так  как зависит  от  конкретной  деятельности  того  или   иного   учреждения,   его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других  причин. Но,  независимо  от  этого,  в  любой  организации  используются  документы, отражающие    организационную,    распорядительную     и     исполнительскую деятельность.   Их   совокупность   составляет    систему    организационно- распорядительной   документации.   Государственный    стандарт    определяет организационно-распорядительные  документы  как  письменные   документы,   в которых фиксируются решения административных и организационных  вопросов,  а также  вопросов  управления,  взаимодействия,  обеспечения  и  регулирования деятельности  органов  власти,  учреждений,  предприятий,  организаций,   их подразделений и должностных  лиц.  Таким  образом,  система  организационно- распорядительной документации в силу своего повсеместного  применения  имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.     Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных  систем документации выделяют также отраслевые  системы,  которые  используются  при документировании  соответствующих   видов   деятельности   и   отражают   их специфику.  Это,  например,   системы   документации   по   здравоохранению, образованию  (общему  и  специальному),   нотариальные,   судебные   и   др. Организационно-распорядительная   документация   тесно   связана    как    с отраслевыми, так  и  с  функциональными  системами.  С  одной  стороны,  она представляет для других систем правовую основу, а с другой — в  ней  находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета,  отчетности  и т.д.     Основным   направлением   совершенствования    документации    является унификация и стандартизация.     Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов,  под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые  за  исходные  для сопоставления с ними других подобных  объектов».  Стандарт  как  нормативно- технический документ  устанавливает  комплекс  норм,  правил,  требований  к объекту  стандартизации  и  утверждается  компетентным  органом.  Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого  изделия  (в  данном случае документа). В России деятельность  по  стандартизации  координируется государственными органами стандартизации.     Стандартизация — сложный процесс. В ее состав  входят  такие элементы, как типизация,  унификация,  агрегирование.  С  одной  стороны,  это  методы стандартизации, с другой — виды  работ,  которые  могут  осуществляться  как самостоятельные. Например, в  широком  смысле  типизация  —  это  разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих  для  ряда изделий  (процессов)  технических  характеристик.  В  документоведении  этот метод используется для создания типовых форм документов и  типовых  текстов, т.е.  образцов  или  эталонов,  на  основе  которых   создаются   конкретные документы.   Типовой текст — это текст-образец, на  основе  которого  в последующем создаются тексты аналогичного содержания. Под унификацией понимается  «приведение  чего-либо  к  единой  системе, форме, единообразию». По официальному определению  унификация  —  это  выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений  их параметров и размеров. Исходя из этого следует, что, во-первых,  в процессе унификации должно проводиться рациональное  сокращение  элементов  исходного множества объектов (например, форм или видов документов,  их  показателей  и реквизитов). А во-вторых, унификация  обязательно  приводит  к  установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время)  единообразия  в любой  области   деятельности,   в   том   числе   и   в   документировании. Управленческие документы, используемые  в  самых  разных  сферах  и  органах управления,  должны  оформляться  единообразно.   Это   позволяет   включать документы в единую для  страны  систему  делопроизводства,  способствует  их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени  на  работу  с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех  работников управленческого аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.     Унифицированная система документации  (УСД)   — система документации, созданная  по  единым  правилам  и   требованиям,   содержащая   информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.     Непосредственные  разработчики  конкретных  форм  документов  и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той  или иной  отрасли  деятельности.  Ими  же  утверждаются  унифицированные   формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские  документы, министерство здравоохранения РФ — за  медицинские,  Государственный  комитет РФ  по  статистике  —  за   формы   первичной   учетной   и   статистической документации,  Росархив  РФ  — за  систему организационно-распорядительной документации.     Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом  возможности  их  компьютерной   обработки.   Они   обязательны   для применения во всех учреждениях, организациях и  на  предприятиях  независимо от их подчиненности и формы собственности.
Оформление  дел.
    Оформление дела — это подготовка  дела  к  хранению  в  соответствии  с установленными правилами.   Оформление дела предполагает комплекс  работ  по  подшивке  документов, нумерации  листов,  составлению  заверитльной   надписи,   составлению   (в некоторых случаях)  внутренней  описи документов,  внесению  уточнений   в реквизиты     обложки     дела:     уточнение     названия      организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.     Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве  и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив.  Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может быть  частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет)  обрабатываются  упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не  сдаваться в архив,  а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.     Для учета количества листов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет)  хранения  составляется  заверительная  надпись.  Она составляется  на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце  каждого  дела.  В ней цифрами и прописью  указывается  число  пронумерованных  листов  дела  и отдельно через знак «+» - число листов внутренней описи, если она есть.   Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается. Заверительная  надпись пишется разборчиво.  В ней указываются дата составления, должность и фамилия  составителя,  который  затем  ставит  свою подпись.   После подшивки документов и нумерации  листов  производится  оформление обложки дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72. Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на  обложке проставляются три даты:  дата  заведения  дела  в  одной  организации,  дата поступления дела в другую  организацию  и  дата  окончания  дела  во  второй организации.   Важным реквизитом обложки дела является указание  количества  листов  в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела. Срок  хранения  проставляется  на  обложке  дела  по  номенклатуре  дел организации после сверки ее с ведомственным перечнем документов с  указанием сроков  хранения  или  после  уточнения  срока  хранения  по  решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».    Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве  организации.  В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.
Экспертиза  ценности документов.
    Завершающий этап работы с  документами в  делопроизводстве  —  обработка дел для их  дальнейшего хранения и использования.  Обработка дел для  хранения  включает проведение экспертизы  научной и практической  ценности  документов, оформление дел, составление  описи на дела постоянного   и  временного  (свыше 10 лет)  сроков хранения.    Экспертиза   ценности   документов   —   это   отбор   документов    на государственное  хранение  или  установление  сроков  их   хранения   основе принятых  критериев.   В обобщенном виде  задачи  экспертизы  ценности  документов  состоят  в следующем:
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.