На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


контрольная работа Информационные технологии управления

Информация:

Тип работы: контрольная работа. Добавлен: 07.11.2012. Сдан: 2012. Страниц: 7. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


 
Содержание 
 
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………

Внедрение информационных технологий в  производство………..
4

Офис фирмы как центр обработки  информации в системе менеджмента…………………………………………………………..
 
10

Классификация работников офиса………………………………….
12

Типовые офисные работы…………………………………………
13

Офисные решения Майкрософт……………………………………..
14

Направления применения электронной  техники в кадровой службе фирмы………………………………………………………..
 
15
  ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………
17
  СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………
19

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ВВЕДЕНИЕ
 
В наше время  большая часть любого офиса связана  с обработкой информации. Существует огромная разница между офисом современным  и офисом 10 лет назад как в  способах коммуникации (голосовой, бумажной, электронной), так и типом передачи (данные, образцы, текст, голос). Термины  «Электронный офис» или «Безбумажный офис» часто используются для  описания окружения современного офиса.
Сегодня трудно представить себе фирму или организацию, которые не использовали бы в той  или иной мере компьютеры для решения  своих задач- делопроизводства, управления, учета, контроля исполнения , конструирования  и т.д. Как правило, каждая фирма  проходит свой собственный , «особый» путь внедрения компьютеров. При  этом выбор того или иного программного продукта, типа компьютера целиком  зависит от компетентности одного-трех сотрудников, что порождает спонтанность и тенденциозность выбора и приводит к неоправданному завышению стоимости  оснащения офиса. Чтобы не оказаться  в плену у проблем совместимости  тех или иных программных пакетов, каждый из которых в отдельности  может предоставлять «фантастические» возможности, необходимо выработать комплексный  подход к решению данной проблемы и в основу его заложить стандарт на используемые программные продукты. Далее можно достаточно быстро найти  свое собственное офисное решение  с учетом этого стандарта.
 
 
 
 
 
 
 
    Внедрение информационных технологий в производство
Как известно, структура любой фирмы предполагает некоторую типовую организацию: независимо от размера фирмы, в ней  всегда имеется один или несколько  офисов, сотрудники которых выполняют  как однотипные, так и разные, но связанные между собой задачи. На более крупных фирмах подразделения  объединяются в отделения, каждое из которых имеет своего руководителя и нацелено на решение конкретной задачи. Отделения могут объединяться в более крупные структуры  и т.д.
Но в любом  случае в конечном итоге управление всей деятельностью фирмы базируется на документах, подготовленных, полученных и обработанных сотрудниками одного или нескольких офисов.
Возможности эффективного использования информации, заложенной в этих документах, во многом определяется программными инструментальными  средствами их создания , обработки, хранения, поиска и передачи.
Что же можно  предложить в качестве стандарта  при подборе программного обеспечения? Таким стандартом являются офисные программные пакеты. Как правило, они включают в себя стандартный базовый набор приложений: текстовый процессор, электронную таблицу и систему управления базами данных (СУБД), иногда расширяемый программами презентации, системами электронной почты и т.д. Общая ориентация подобных программных пакетов автоматизация наиболее типичных работ, выполняемых сотрудниками любого офиса (отсюда и нередко встречающееся в их названии слово офис).
Производители быстро движутся к созданию среды, способствующей коллективной работе пользователей. Сегодня  ведущими разработчиками данного вида программного обеспечения являются три известные компании- майкрософт, лотус, новель. Их продукты предлагают много свежих средств и возможностей и ориентированы практически  на один и тот же сектор рынка. Однако наибольшее распространение получил  пакет Майкрософт офис.
Знание возможностей и умение работать с программами  офисного назначения – обязательное условие подготовки современного специалиста  в области бухучета и аудита, менеджмента, коммерции, права, банковской работы и  др.
Информационные  технологии в офисе. Оптимальная  информационная технология, обладающая высокими гибкостью, мобильностью и  адаптивностью к внешним воздействиям, является непременным условием повышения  эффективности управленческого  труда.
Существует  принципиальное отличие информационной технологии от производственной. В  информационные технологии процесс, как  правило , не может быть непрерывным, так как соединяет работу рутинного  типа ( снятие копий, оперативный учет, ввод данных и т.д.) и работу творческую , не всегда поддающуюся к формализации (принятие решений) . Напротив, функции  производства как правило, непрерывно и отражает строгую последовательность всех операций, каждая из которых строго определена, т.е. формализована. Используемые в производственной сфере технологические  понятия (форма, норматив, технологический  процесс и т.д.) могут быть распространены только на рутинные операции выполняемые  с информацией.
Из всех видов  технологий информационная технология сферы управления представляет самые  высокие требования «человеческому фактору» оказывая принципиальное влияние  на квалификацию работника , содержание его труда, физическую и умственную нагрузку , профессиональные перспективы  и уровень отношений. Социальный подход ко всем инновациям в информационной технологии особенно важен при внедрении  человеко-машинных систем и переносе достижений компьютерной революции  из одной социальной сферы в другую.
Появление во второй половине 60- х годов производительных ЭВМ позволило сместить акцент в  информационные технологии на обработку  не формы, а содержание информации. Это было началом формирования электронной , или компьютерной информационной технологии.
Таким образом, настоящие этапы информационной технологии- это информационно-компьютерная технология, которую можно определить как совокупность методов, информационных процессов и программно-технических  средств, объединенных в технологическую  цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение (транспортировку) и отображение информации в целях  снижения трудоемкости процессов использования  информационных ресурсов.
Информационно-компьютерная технология управления должна реализовывать  как минимум три важнейших  обработки использования информации: учет, анализ и принятие решений. Эти  компоненты реализуются «в вязкой среде» - бумажном море документов , которая  становится все более необъятным.
В 60-е годы с СССР получили широкое распространение  автоматизированные системы управления- АСУ. Однако применение АСУ в народном хозяйстве не всегда и не в полной мере отвечало задаче совершенствования  управления и оптимальной мобилизации  компонентов ИТ. Методологически  концепция использования АСУ  опиралась на представлении о  неограниченных возможностях «кнопочной» ИТ при непрерывном наращивании вычислительной мощности АСУ и применении наиболее общих имитационных моделей , которые в ряде случаев далеки от реального механизма оперативного управления.
Название  « автоматизированные системы обеспечения  управления» и (АСОУ), либо существовавших АСУ понятия «система» не включала решающего звена управления- пользователя.
Игнорирование этого принципиального обстоятельства привлекло к тому, что расширение сети АСУ и увеличение мощности их вычислительных средств обеспечили лишь улучшение учетных функций ( справочных, статистических, следящих).
При этом АСУ  обладали следующими недостатками:
-реализация  в основном учетных функций,  которая отражала только прошлое  состояние управляемых объектов, не позволяла оценивать перспективы  его развития, т.е. не обеспечивало  нужный динамизм в управлении;
- отсутствие  развитых коммуникационных связей  рабочих мест пользователей центральной  ЭВМ, пакетный режим работы  ЭВМ , низкий уровень диалоговой  поддержки, не позволяющее обеспечить  высокое качество анализа пользователями  данных статистической отчетности  и интерактивный уровень аналитической  работы;
-низкая  эффективность АСУ нижних уровней  управления, т.е. там, где формировались  информационные потоки, по причине  значительной избыточности поступающей  информации при отсутствии средств  агрегирования данных.
В связи с  этим развитие АСУ привело к возрастанию  количества работников занятых учетными функциями (шестая часть управленцев  – учетно- бухгалтерский персонал).
Начиная с 70-х  годов сформировалась тенденция  перенесения центра тяжести развития АСУ на фундаментальные компоненты информационные технологии, особенно на аналитическую работу с максимальным применением человеко-машинных процедур. Однако по прежнему вся работа производилась  на больших ЭВМ, размещаемых централизованно  в вычислительных центрах. При этом в основу построения подобных АСУ  была положена гипотеза , согласно которой  задача анализа и принятия решений  относились к классу формализуемых, поддающихся математическому моделированию. Предполагалось, что такие АСУ должны были повысить качество, полноту, подлинность и своевременность информационного обеспечения лиц, принимающих решения, эффективность работы которых будет возрастать благодаря увеличению числа анализируемых задач.
Однако внедрение  подобных АСУ не оправдало надежд, оказалось, что применяемые экономико-математические модели имеют ограниченные возможности  практического использования. Причины  этого заключались в следующем:
- аналитическая  работа и процесс принятия  решений происходит в отрыве  от реальной ситуации и не  подкреплялись коммуникационным  процессом их формирования;
- для  каждой новой задачи требовалась  новая модель, но поскольку модель  создавалась специалистами по  экономико- математическим методам  , а не пользователями, то процесс  принятия решений происходил  как бы не в реальном масштабе  времени и терялся творческий  вклад самого пользователя, особенно  при решении не типовых управленческих  задач;
- вычислительный  потенциал управления , сосредоточенный  в вычислительных центрах, находился  в отрыве от других средств  и технологий обработки информации  вследствие неэффективной работы  нижних ступеней АСУ и необходимости  непрерывных преобразований информации. Это понижало эффективность информационных  технологий при решении задач  на верхних ступенях управленческой  лестницы;
-для  сложившейся АСУ организационной  структуры технических средств  характерны низкий коэффициент  использования, значительные сроки  проектирования АСУ и невысокая  их рентабельность из-за слабого  воздействия результатов автоматизации  на эффективность управления.
С появлением персональных компьютеров произошла  принципиальная модернизация идеи АСУ:
- переход  вычислительных центров к распределенному  вычислительному потенциалу;
-повышение  однородности технологии обработки  информации ( раньше на различных  ступенях АСУ технологически  отличались потенциально);
- переход  от централизованного управления  к децентрализованному ;
- персонализация  АСУ.
Реализация  этих положений нашла свое воплощение в автоматизированных рабочих местах (АРМ), системах поддержки принятия решений (СППР) и экспертных системах (ЭС).
Системность – основной признак нового подхода к автоматизации управления и признания того, что самое совершенное ЭВМ не может заменить человека. В данном случае речь идет о структуре человеко- машинной единице управления, которая оптимизируется в процессе работы : возможности ЭВМ расширяются за счет структуризации пользователем решаемых задач и пополнения ее базы данных, базы знаний, а возможности пользователя- за счет автоматизации тех задач, которые ранее было нецелесообразно переносить на ЭВМ по экономическим или техническим соображениям. Становится возможным анализировать последствия различных решений и получать ответы на вопросы типа « что будет если….?», не тратя времени на трудоемкий процесс программирования.
Важнейший результат  внедрения АРМ, СППР и ЭС – рационализация повседневной деятельности работников управления , благодаря чему на нижних ступенях управления существенно укрепляется  весь фундамент управления , уменьшается  нагрузка на централизованные вычислительные сети и верхние ступени управления, это позволяет сосредоточить  в них вопросы решения крупных  досрочных стратегических задач. Естественно, что компьютерная АРМ , СППР и ЭС использует и другие современные  средства обработки информации : локальные  вычислительные сети (ЛВС), мини- и большие  ЭВМ, корпоративные и региональные вычислительные сети, общедоступны телекоммуникационные сети ит.п.
 
 
 
    Офис фирмы как центр обработки информации в системе менеджмента
 
Подход  к обработке данных как к производственному  процессу широко принят специалистами  по автоматизации систем организационного управления. Противники такого подхода  полагают, что имеется принципмальное отличие между производственным и управленческим трудом . Они считают, что управленческий труд носит творческий характер и разработка норм и нормативов времени на управленческие работы- задача сложная , а нередко и неразрешимая.Однако анализ учрежденческой деятельности показывает, что соотношение рутинной ( поддающейся  формализации) и творческой составляющей труда служащих (особенно низших ступеней) явно не в пользу последней.
Рассмотрим  офис как структуру, которая обрабатывает входящую информацию для двух видов  продукции: выходящей информации( данных, документов, речевой информации) и  решений ( оперативных и стратегических). Офис получает информационное сырье  в различных видах: документы, речевая  информация ( в том числе по телефону), данные от ЭВМ, часто в безбумажной ( электронной форме). Продукция офиса вырабатывается в таких же видах. Технологический цикл офиса может включать перекомпоновку информации, объединение данной информации с другой, накопление информации, ее обработку, отображение( документирование) и распределение (передачу).
К учреждениям, основным видом продукции которых  является информация, можно отнести  офисно-бухгалтерские фирмы, страховые  компании, пенсионные фонды, издательства, рекламные конторы, конструкторские  бюро, консалтинговые фирмы и т.д. Работа исполнителей в этом типе учреждений связана со значительными эмоциональными перегрузками ввиду своей монотонности и различным объемом творческих аспектов. Диспетчерские службы , конторы  по сбыту продукции, различные управленческие структуры верхних уровней занимаются в основном выработкой решений.
Анализ  видов управленческой деятельности позволяет классифицировать в общем  виде как задачи , решаемые учреждением , так и исполнителей этих задач. В основу классификации задач  можно, например , положить степень  их интеллектуальности и сложности.
Первый  класс - наиболее простые задачи, состоящие из полностью формализуемых процедур, выполнение которых, кроме затрат времени, трудностей для исполнителей не представляет. Эти задачи легко стандартизируются и программируются. К ним относятся контроль и учет, оформление документов, их тиражирование, рассылка и т.п. Подобного рода задачи в настоящее время решаются практически всеми автоматизированными информационными системами (АИС), например бухгалтерский учет, подготовка производства, кадры, складской учет и т.д.
Второй  класс - более сложные задачи - задачи принятия решений в условиях риска, т.е. в том случае, когда имеются случайные факторы, для которых известны законы их распределения. Постановка и решение задач возможны на основе методов теории вероятностей, аналитического и имитационного моделирования.
Третий  класс - задач составляют слабосконструированные задачи, содержащие неизвестные или не измеряемые компоненты (количественно не оцениваемые). Для этих задач характерно отсутствие методов решения на основе непосредственных преобразований данных. Постановка задач базируется на принятии решений в условиях неполной информации. В ряде случаев на основе теории нечетких множеств и предложений этой теории удается построить формальные схемы решения.
Четвертый класс задач образуют задачи принятия решений в условиях противодействия  или конфликта( например, необходимо учитывать наличие активно действующих  конкурентов, преследующих собственные  интересы). В задачах этого класса могут иметься случайные факторы, для которых известны или не известны законы их поведения. Постановка и решение таких задач возможны ( не всегда) методами теории вероятностей , нечетких множеств и теорий игр.
Пятый класс  наиболее сложные задачи принятия решений, характеризующиеся отсутствием  возможности формализации из-за высокой  степени неопределенности. К таким  задачам относится большинство  проблем прогнозирования, перспективного планирования и т.п. Основой решения  этого класса задач остаются творческий потенциал человека.
 
    3. Классификация работников офиса
 
Можно провести также классификацию работников офиса. Здесь явно выделяются три  группы.
Первая  группа – руководители (генеральные директора, главные администраторы, распорядители, директора, начальники отделов и т.д.), решающие , как правило , задачи четвертого и пятого классов ( в зависимости от уровня управления) Творческий элемент их деятельности максимален, а рутинное содержание минимально. Эти работники обладают наибольшей ответственностью за принятие решений и являются основными потребителями агрегированных (обобщенных) информационных ресурсов учреждения.
Основная  форма деятельности руководителя –  деловое общение. Для руководителей  характерно следующее распределение  времени в течение дня:
47 %-деловые  контакты;
29%-работа  с документами;
9%-телефонные  разговоры;
4%-анализ  проблем и принятие решений;
5%-прочее.
Вторую  группу составляют специалисты –  работники учреждения, которые решают задачи второго и третьего классов  и формируют интеллектуальный базис  учреждения. Для специалистов характерно следующее распределение времени  в течение рабочего дня:
23%-деловые  контакты;
42%-работа  с документами;
17%-телефонные  переговоры;
12%-аналитическая  работа;
6%-прочее.
Третья группа- технические работники, которые выполняют рутинную работу( задачи первого класса). В нее входят младшие специалисты-кассиры, корректоры, экспедиторы, учетчики(младшие бухгалтеры) и т.п.Работа их регламентирована, но требует понимания обрабатываемой информации. Наиболее функциональными работниками данной группы являются секретари. Они подготавливают письма, копируют и рассылают документы, ведут файлы документов, осуществляют телефонные контакты, планируют встречи и поездки, организуют «календари» своих руководителей.
Для этой группы работников характерен следующий  расклад времени:
69%-работа  с документами;
20%-телефонные  переговоры;
6%- ведение  учета;
5%-прочее.
 
    Типовые офисные работы
 
Основной  класс задач, присущий офису - документационное обеспечение управления. Приведенные классификации задач, решаемых в офисе, и классификация работников офиса определяют виды офисных работ. Однако не зависимо от класса задач решение любой из них предполагает проведение большого объема типовых офисных работ включающих в себя:
- обработку  входящей и исходящей информации: чтение и ответы на письма(как  в электронном виде так и  обычные), написание всевозможных  отчетов.
-сбор  и последующий анализ некоторых  данных, например отчетности за  определенные периоды времени  по различным подразделениям, организациям. Здесь требуется представлять  результаты наглядно, в виде диаграмм.
- хранение  поступившей информации, обеспечивающее  быстрый доступ в ней и поиск  необходимой в данный момент, т.е. работу с некоторыми базами  данных.
5. Офисные решения Майкрософт
 
Можно ли удовлетворить все эти требования, изложенные выше , используя офисные  пакеты? Да, в значительной степени  можно. Например , фирма Майкрософт предлагает большой набор офисных  программах продуктов. Выбор решения  определяется конкретными потребностями  и техническими возможностями организации. Прежде всего , нужно иметь ввиду, что работники одного офиса должны работать сообща, а не просто сидеть в одной комнате. Поэтому все  рабочие места сотрудников должны быть объединены в единую сеть.
Все возможности  нужны, прежде всего , для:
-для  того, чтобы элементарно перенести  файл с одного компьютера на  другой , а не переходить от  одного компьютера к другому  с дискетой;
-сотрудник  получает возможность сэкономить  массу рабочего пространства  на дисках.
- если  информация является достаточно  важной и ее потеря может  дорого обойтись фирме, то можно  поставить на одну из машин  стример (накопитель на магнитной  ленте).
-решается  проблема с использование принтеров.  Даже если необходимо распечатать  документы в одно и тоже  время, нет никакой необходимости  каждому подключать отдельный  принтер.
Это лишь некоторые из всего многообразия возможностей, которые представляет виндовс.
Электронная почта позволяет пересылать не только текстовые сообщения, но и любые  документы, двоичные файлы, звуковые и  видеофрагменты.
Актуальным  является вопрос , можно ли сотрудникам, часто выезжающим в командировки не «отрываться от жизни» , быть постоянно  в курсе дел, иметь доступ к  необходимой информации, а также  сообщать что-то важное? Определенная программа позволяет подключаться к сети удаленному компьютеру, как  по модему, через коммутируемые или  выделенные линии. После установки  соединения у пользователя удаленного компьютера возникает ощущение, что  он напрямую подключен к офисной  сети.
Программа обслуживания факс-модема позволит обходиться без секретаря при рассылке факс сообщений.
Если  дополнительно установить определенную программу , то возможности почты  становятся практически неограниченными.
 
6.Направления применения электронной техники в кадровой службе фирмы
 
Анализ  опыта функционирования кадровых электронных  служб предприятий и фирм различных  форм собственности показывает, что  их эффективность еще не высока. Причины этому разные. Они имеют  как объективный, так и субъективный характер.
Сегодня от работников отдела кадров требуется  многое и , прежде всего , понимание  людей, знание нужд предприятия, перспектив его развития, потребностей в специалистах и пр. Работники отдела кадров обязаны активнее заниматься совершенствованием работы по профориентации и профотбору, проявлять оперативность в организации подготовки и переподготовки работников, систематически анализировать и устранять причины текучести , нарушений трудовой дисциплины.
Разработка  схем потоков персональной информации предполагает формирование задач, подлежащих решению в процессе управления кадрами, возможного необходимого объема информации, месте образования и маршрутов  движения, принципов фиксирования и  обработки в массивах ПЭВМ.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Заключение
 
Все большее  значение приобретает автоматизация  административных функций. В этой автоматизации  важная роль принадлежит концепции  обработки документов. Она происходит в системах, комплексах компьютеров, в локальных сетях. Большое значение в электронном офисе играет методология  искусственного интеллекта. Концепция  интеллектуальной обработки документов основана на использовании баз знаний и выполнении многочисленных задач  управления: учет и анализ корреспонденции, составление договоров, деловых  писем, описаний изделий и т.д.
Широкое распространение в электронных  офисах получили службы экспертиз и  консультативные службы. Они включают анализ и контроль за деятельностью (ревизия отчетности, анализ узких  мест, баланс, оценка работы). Задачей  электронной картотеки является хранение, каталогизация, и поиск  документов. Календарное планирование предоставляет возможность составления  планов проведения мероприятий.
Важным  процессом, выполняемым в электронном  офисе, является обработка изображений. Это компьютерная графика от простых  гистограмм до сложных географических карт и технических чертежей. программное  обеспечение компьютерной графика  позволяет осуществлять всевозможную обработку документов.
В электронных  офисах широко используется служба обработки  текстов. Она позволяет форматировать, редактировать, запоминать и распечатывать  электронные документы. Служба тесно  связана с электронной почтой. Сообщения, пересылаемые по почте, создаются  и редактируются благодаря программе-редактору. Полученные документы размещаются  в специально создаваемых для  этих целей базах данных. Все большую  популярность получают деловая графика  и телеконференции. Методы анализа  позволяют классифицировать документы по их содержанию. Эти же методы дают возможность архивирования данных и поиска нужных документов.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
список  литературы
 
    К.А.Зуев. Компьютер и общество. М: 1990 г.
    В.В.Александров. Что может ЭВМ? М: 1987 г.
    Компьютер в офисе.В сб. «Вычислительная техника и ее применение» М: 1990г.
    Е.А.Волков. Информатизация управления. М: 1990 г.
    Н.Н.Пушкарев. Информационные системы в экономике. Учебное пособие . М: ГИНФО 2002 г.


и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.