Здесь можно найти учебные материалы, которые помогут вам в написании курсовых работ, дипломов, контрольных работ и рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


реферат Формы и виды письменного делового общения

Информация:

Тип работы: реферат. Добавлен: 08.11.2012. Сдан: 2012. Страниц: 11. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Калужский институт туристского  бизнеса
Филиал  РМАТ 
 
 

Предмет
«Этика  деловых общений»
Реферат
По  теме: «Формы и виды письменного делового общения» 
 
 
 

          Выполнил: Бондарь А.Н
          Группа  ЗМО-2008
          Преподаватель: Облокова Е.И 
           
           
           

                                          Калуга – 2011г
СОДЕРЖАНИЕ: 

    Введение
    Виды деловых писем
    Оформление стандартного делового письма
    Цель письма. Текст письма. Общие правила
    Заключение
    Список литературы
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Введение. 

      Усиливающаяся интернационализация мирового экономического процесса предполагает унификацию правил и норм деловых международных отношений, признание всеми предпринимателями критериев деловой этики.
    Для достижения высокой результативности практически в любом виде коммерческой деятельности необходимо владеть определенным набором сведений, знаний, представлений о правилах, формах и методах ведения предпринимательского дела, о принципах делового общения.
      Культура делового общения содействует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами, руководителями и подчиненными, партнерами и конкурентами, во многом определяя их эффективность: будут ли эти отношения успешно реализовываться в интересах партнеров или же станут малосодержательными, неэффективными, а то и совсем прекратятся, если партнеры не найдут взаимопонимания.
         К сожалению, несмотря на то, что предпринимательская деятельность становится естественной составной частью российской экономики, еще очень многие бизнесмены не придают большого значения служебной этике, деловому имиджу, а зачастую даже не подозревают об их существовании, что мешает успеху отечественного бизнеса, осложняет взаимодействие российских и западных предпринимателей.
      Сегодня российским бизнесменам крайне важно создать среди деловых иностранных кругов, у международной общественности положительное мнение о себе, поскольку это откроет перед ними широкие перспективы установления новых экономических и торговых связей.
      Этика деловых отношений основывается на выработанных не одним поколением людей во всем мире правилах и нормах поведения, которые способствуют укреплению взаимного доверия, исключению приобретения выгод за счет партнера.
      Дисциплина «Этика бизнеса и деловых общественных отношений» носит прикладной характер, опираясь на научную теорию таких фундаментальных наук, как философия, этика, политология, социология, психология.
      Главная цель курса - помочь отечественным, а также людям любой другой профессии быстрее овладеть современной деловой культуры, используя опыт как международных, так и свой собственный.
    Овладевая наукой деловых отношений, нормами  поведения, этикета, необходимо учитывать, что бизнес — это во многом искусство  устанавливать и поддерживать цивилизованные отношения с равными себе людьми, руководить, т.е. управлять с помощью власти и ответственности, преодолевать противоречия, разрешать конфликты, принимать роль посредника, обмениваться информацией, уметь ее обрабатывать и эффективно обращать ее на пользу социальной группы, своей любимой «работы-дела».
      Следует понимать, что без выработки «правил игры», учитывающих интересы различных категорий участников общественных отношений, невозможно эффективно продвигаться по пути трансформации российской экономики в рыночную и российского общества в европейское и мировое сообщество.
      Этикет является одним из главных «орудий» формирования имиджа. В современном бизнесе, лицу фирмы отводится немалая роль. Фирмы, в которых не соблюдается этикет, теряют очень многое. Там, где присутствует этикет, выше производительность, лучше результаты. Поэтому всегда нужно помнить один из главнейших постулатов, который знают бизнесмены всего мира: хорошие манеры прибыльны. Гораздо приятнее работать с той фирмой, где соблюдается этикет. Практически во всем мире он стал нормой деятельности. Это потому, что этикет в силу своей жизненности создает приятный психологический климат, способствующий деловым контактам.
    Нужно запомнить, что этикет помогает нам  только тогда, когда нет внутреннего напряжения, рождающегося из попытки сделать по правилам этикета то, что раньше мы никогда не делали.
    Этикет, если понимать его как установленный  порядок поведения, помогает избегать промахов или сгладить их доступными, общепринятыми способами. Поэтому основную функцию или смысл этикета делового человека можно определить как формирование таких правил поведения в обществе, которые способствуют взаимопониманию людей в процессе общения.
    Второй  по значению является функция удобства, то есть целесообразность и практичность. Начиная с мелочей и до самых общих правил, этикет представляет собой приближенную к повседневной жизни систему.
    Одно  из первейших правил, определяющих сам этикет, — поступать так стоит не потому, что так принято, а потому, что или целесообразно, или удобно, или просто уважительно по отношению к другим и самому себе.
    Современный этикет регламентирует поведение людей  в быту, на службе, в общественных местах и на улице, в гостях и на различного рода официальных мероприятиях — приемах, церемониях, переговорах.
    Этикет  очень большая и важная часть  общечеловеческой культуры, нравственности, морали, выработанной на протяжении многих веков жизни всеми народами в соответствии с их представлениями о добре, справедливости, человечности — в области моральной культуры и о красоте, порядке, благоустройстве, бытовой целесообразности — в области культуры материальной.
    В условиях переоценки ценностных ориентиров, что наблюдается в нашей стране, возрастает значимость соблюдения этикета, так как это позволяет человеку осознать свою самость, свою социальную роль.
    Расширение  масштабов торгового обмена, международного культурного сотрудничества побуждает  нас выявлять корни тех или  иных культурных традиций, чтобы весь процесс общения и деловых контактов демонстрировал наше дружеское расположение, доброжелательность, искренность.
    Следует четко различать два понятия  — этика и этикет. Этика (учение о морали, нравственности) — система  норм нравственного поведения людей, их общественный долг, их обязанность по отношению друг к другу Этикет (ярлык, отметка) — совокупность правил поведения, касающихся внешнего проявления отношений к людям. Таким образом, несмотря на разное содержание этих понятий, между ними много тождественного, прежде всего — нравственное начало.
    Поэтому этика человеческих отношений и деловой этикет предстает как единый конгломерат, на котором покоится мир, сотрудничество, взаимопонимание, добрососедство всех жителей планеты Земля.
      Для составления документов, в  том числе и деловых писем,  требуются определенный уровень  культуры, особые навыки. Но это умение деловому человеку необходимо развивать.
    Кроме того, деловые письма, как и другие документы, должны составляться в соответствии с требованиями государственных  стандартов, действие которых распространяется не только на органы государственной  и исполнительной власти Российской Федерации, но и на все организации независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Виды  деловых писем. 

      В повседневной жизни приходится нередко писать заявления, автобиографию, резюме, служебные письма, служебные записки, докладные записки, акты и справки. Поэтому необходимы умения и навыки в составлении этих документов. Поэтому необходимо знать требования, предъявляемые к этим письмам, а именно: точность, краткость, ясность излагаемого содержания, юридическая обоснованность, единая внешняя форма, общепринятое, стандартное расположение частей текста или реквизитов.
    Реквизиты – обязательные составные части делового письма или документа.
    Заявление – это  документ, адресованный организации  или должностному лицу, с просьбой о приёме на работу.
    При написании заявления часто возникают  споры: как следует писать заявление  “Ивановой А. И.” или “от Ивановой А. И.”
    Обычно  предпочитают первую более традиционную форму, без предлога. Но допускается  и вторая с предлогом. Это можно объяснить грамматической связью: заявление от кого?, так же как, например, письмо кому от кого?
    Иногда  применение формы без предлога вызывает некоторое неудобство, если например, рядом оказываются две фамилии  в родительном падеже:
    Директору школы Ивановой А. И.
                                    Петровой Н. П.
    С точки зрения требований к составлению  деловых бумаг и грамматики то и другое совершенно верно. Причиной спора иногда бывает строчная буква  в слове “заявление”. Если исходить из грамматических норм, то слово “заявление” надо писать со строчной буквы, так как начальная часть документа является одним предложением:
                                                        Директору школы  №1 
                                         А. И. Иванову
                                                                      преподавателя Петровой  Н. П. 
                    заявление
         Составные части заявления;
                Итак, составные части документа  (заявления, заявки, доверенности  и т. д.).
    1. Кому (название учреждения или должностного лица с указанием фамилии, имени, отчества);
    2. От кого (фамилия, имя, отчество  в родительном падеже, а также  должность);
    3. Заголовок (заявление, доверенность, заявка, объяснительная записка,  докладная или служебная записка и т. д.);
    4. Текст документа (просьба, объяснения, сообщения);
    5. Дата (слева) и подпись (справа)
    6. Адрес (даётся или сверху после  фамилии перед заголовком, или  после указания числа снизу)
    Иногда  в документе подробно излагается просьба, её причина, указывается перечень прилагаемых документов ( их названия, когда и зачем выданы).
    Прилагаться могут справки, документ об образовании, автобиография и. т. д.
         Автобиография. После заголовка “Автобиография” в виде связного текста пишутся следующие данные: фамилия имя отчество (я. Иванов Иван Иванович); дата и место рождения; родители (их полное имя и отчество, чем занимаются); образование; начало трудовой деятельности (место работы, должность, последующие перемещения); указать (если имеются) поощрения, награждения; дата (слева) и подпись (справа).
    Резюме – это документ содержащий требования биографического характера, которые предъявляет лицо при трудоустройстве. Особенностью резюме является предоставление сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.
        Служебные письма – обобщённое название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте или курьером. По содержанию и назначению письма могут быть: гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма – приглашения и т.д. Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной. Письма составляются в двух экземплярах: первое после регистрации в журнале исходящей документации отправляется адресату, а второе остаётся в организации.
          Служебные записки – это документы внутренней деловой переписки между структурными подразделениями или должностными лицами.
          Докладная записка – это документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса или предложения.
    Типовой формуляр внутренней докладной записки  следующий: наименование структурного подразделения автора документа; наименование вида документа; адрес; дата; заголовок  к тексту; текст; отметки о наличии  приложения (если имеются); подпись.
    Докладные записки бывают внутренние и внешние. Подписывает их составитель.
        Акт – это документ составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Составляется коллегиально с целью объективного фиксирования событий и фактов для установления сущности причины и следствия. 

    Справка – документ подтверждающий какие-либо факты или события.
    Справка бывает двух видов:
    1. Справки, описывающие и подтверждающие  какие-либо события;
    2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждающие место работы, учёбы, занимаемой должности, места проживания…
    Они имеют наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, заголовок, текст, адресат, отметки  о наличии приложения, подпись и печать.
    В современной деловой жизни присутствуют деловые письма, письма-напоминания, письма-уведомления, приглашения и тому подобные виды письменного общения.
    В некоторых случаях деловой этикет рекомендует передавать информацию только в письменном виде: например, приглашение на деловой прием, поздравление с юбилейной датой и др.
          Более того, в отдельных случаях  это письменное сообщение может  быть сделано обязательно от  руки, например, выражение соболезнования никогда не печатается. Благодарность за поздравление (с повышением по службе, по случаю бракосочетания) тоже рекомендуется написать от руки.
    Итак, минимальный перечень ситуаций в  деловой жизни, которые принято сопровождать письменными сообщениями:
    поздравление (в связи с юбилейной датой, по случаю бракосочетания, получения нового служебного назначения, по случаю выигранного конкурса и т.п.); отметим, что с днем рождения 
    письменно поздравляют только при наступлении круглой даты;

    соболезнования по соответствующему случаю (только от 
    руки);

    выражение благодарности за прием (на следующий день), 
    за подарок, за поздравления (лучше от руки);

    в других подобных случаях.
    Подпись под деловым письмом всегда делается от руки; факсимиле в деловых письмах не допускается, так как свидетельствует о неуважении к адресату или об отсутствии к нему интереса.
    Уважающая себя компания, которая испытывает подобные же чувства к своим клиентам, поставщикам и прочим корреспондентам, обязательно пользуется фирменной почтовой бумагой, на которой и пишутся деловые письма.
    Почтовая  бумага должна быть хорошего качества и разного формата - от стандартного А4 до небольшого А8. Цвет бумаги -только светлый: белый, кремовый, светло-серый и т.п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип (словесная форма товарного знака); в некоторых случаях там же напечатаны имя и фамилия сотрудника, может быть, и его должность.
    Вопрос  о том, целесообразно ли дать право  сотруднику пользоваться почтовой бумагой, где указаны не только название фирмы, но и фамилия, и должность сотрудника, решается руководством организации.
    Однако  следует заметить, что деловые  письма могут быть выполнены и на обычной почтовой бумаге, без эмблемы фирмы, но писать письма на почтовой бумаге отеля, где остановился сотрудник организации, не следует, так как на бумаге будет эмблема отеля, а не фирмы, которую он представляет.
    До  сих пор мы говорили об общих правилах написания и нормативах оформления деловых писем. Дадим теперь некоторые рекомендации по их содержанию:
    Деловое письмо должно быть написано четко, фразы должны легко читаться, нежелательно большое количество причастных и деепричастных оборотов, недопустимы назывные предложения, риторические вопросы, метафоры и прочие средства вы 
    разительности речи. Рекомендуется традиционное, классическое 
    (с точки зрения грамматики), построение фраз: подлежащее - сказуемое - обстоятельство места и т.п.; минимум прилагательных, 
    почти полное отсутствие местоимений.

    Если в письме затрагивается несколько вопросов, они по 
    смыслу должны быть отделены одно от другого.

    Стиль делового письма - деловитость, отсутствие посторонних фраз.
    Деловое письмо должно быть предельно коротким, в этом 
    случае оно лучше воспринимается.

    Грамматика - и орфография, и лексика - должна быть безупречной.
    Короткое, грамотное, логичное деловое письмо - знак уважения к адресату.
    Наиболее  часто используются в деловой  жизни следующие
    виды  деловых писем:
    I. Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу
    Эти две разновидности делового письма имеют общую цель -
    привлечь  внимание адресата и пробудить у  него желание принять Вас на работу или предварить это еще одним этапом - личной встречей (собеседованием).
    Разница в том, что письмо обращено к конкретному  лицу, от которого зависит решение, и надо обращаться к нему, либо используя титул (общепринятое обозначение должности): "Господин председатель", либо по фамилии: "Господин Кузнецов".
    Прежде  чем решить вопрос о том, какое  обращение употребить в деловом письме с просьбой о приеме на работу, лучше всего позвонить в организацию и осведомиться у секретаря, какое обращение предпочитает человек, имеющий данную должность.
    Основное  содержание делового письма и резюме практически одинаковы:
    Фамилия, имя и отчество полностью (не инициалы); в резюме - это естественное начало, но и в деловом письме с просьбой о 
    найме имеет смысл указать прежде всего именно фамилию, имя и 
    отчество, чтобы не заставлять того, кто читает обращенное к нему 
    письмо, разыскивать подпись.

    Образование: указываются все учебные заведения, которые 
    автор резюме или письма закончил, в каком году, какой диплом 
    получил, какая квалификация, специальность и специализация указаны в дипломе. Если автор резюме закончил не одно учебное заведение, следует перечислить все, включая различные курсы, дело 
    вые школы и пр. Однако, если автор не желает упоминать какое- 
    либо учебное заведение, полагая, что этот факт ничего не прибавит 
    к его деловому портрету, - он имеет на это полное право.

    Настоящее место работы; здесь же целесообразно указать и 
    другие места работы, где соискатель работал ранее, но право вы 
    бора за ним: можно прежнее место работы не указывать, хотя это 
    сузит, ограничит характеристику автора резюме (письма).

    Должность, на которую претендует соискатель; но это может быть не конкретная должность, а направление работы, которой хотел бы заниматься соискатель. Здесь уместно дать обоснование (пояснение, подтверждение) тому, почему именно эту 
    должность или работу хочется иметь автору резюме (письма). 
    Самое логичное - указать на определенные деловые способности, наклонности, стажировки или временное исполнение обязанностей на желаемом должностном уровне, а может быть, и собственные умозаключения соискателя о том, почему именно желаемая должность (направление работы) лучше всего раскроет 
    его творческий потенциал.

    Без преувеличения можно сказать, что  это самая важная часть резюме (письма), и соискателю необходимо продемонстрировать (не лично, а письменно - это труднее) свою полную убежденность в объективной необходимости благорасположения обстоятельств и персон, от которых это зависит, для замещения автором резюме должности, на которую он претендует. Составив черновик письма, перечитайте его, представив себя на месте адресата: хотели бы Вы, чтобы потенциальный сотрудник, автор письма (резюме), работал бы во вверенной или принадлежащей Вам организации? Если да, то письмо пора перепечатывать и отсылать, если нет -над его содержательной стороной надо еще поработать, так как содержательность и убедительность в данном случае - синонимы.
    II. Письмо-заявление об уходе
    Обычное заявление об уходе содержит (в  правом верхнем углу) должность, фамилию, имя, отчество адресата, название делового послания (слово "Заявление" - в середине строки), далее идет текст заявления с просьбой об увольнении с определенной даты. Причина такой просьбы может быть указана, а может и не называться, хотя более этичным является первый вариант.
    Некоторые организации практикуют увольнение сотрудника по собственному желанию только после написания им письма-заявления об уходе.
    Письмо-заявление  отличается более пространным текстом, поскольку принято указывать причину увольнения; заметим, что обычно называется причина, имеющая относительно благополучную психологическую окраску, например желание найти место работы ближе к месту жительства, чтобы тратить на переезды меньше времени; желание освоить новое направление работы и т.п.
    В таком письме уместно выразить благодарность  руководству той организации, из которой сотрудник увольняется, -за возможность приобрести (или усовершенствовать) свое профессиональное мастерство, за справедливое и доброжелательное отношение.
    Однако  письмо-заявление не должно быть "поминальным  плачем" - ведь сотрудник увольняется по собственному желанию, поэтому следует соблюсти баланс между желанием уволиться, явно выраженным, и чувством благодарности к оставляемому коллективу и его руководству.
    III. Рекомендательное письмо
    Самый простой вариант рекомендательного  письма - визитная карточка рекомендующего и на ней строчки, написанные от руки (в третьем лице): ... рекомендует такого-то (фамилия рекомендуемого); можно добавить слова, "как отличного, добросовестного, инициативного" и тому подобные прилагательные.
    Но  рекомендательное письмо может быть и более многословным.
    В современной деловой жизни принято такое содержание рекомендательного письма:
    а) представление рекомендующего адресату ("К Вам обращается"...) и повод для обращения;
    б) характеристика рекомендуемого: базовое образование, 
опыт работы, уровень компетентности и профессионализма, личностные характеристики - все то, что позволяет автору письма 
предложить рекомендуемого для замещения определенной должности или включение в определенное направление работы без 
указания должности.

    в) иногда к письму-рекомендации прилагается резюме, выполненное претендентом на должность; тогда о наличии резюме упоминается в рекомендующем письме;
    г)  в заключение в письме излагается просьба - встретиться с 
рекомендуемым, ознакомившись предварительно с данными резюме, для принятия окончательного решения (неэтично при этом 
навязывать адресату положительное решение вопроса, и слова 
"настоятельно рекомендую" здесь недопустимы).

    д) в конце письма - подходящая к данной ситуации "формула 
вежливости" - в данном случае это признательность за внимание, 
проявленное при ознакомлении с рекомендательным письмом и 
прилагаемыми материалами.

    IV. Письмо-отказ
    В современных деловых кругах принята  еще одна форма письменного делового общения - письмо-отказ. Оно не имеет широкого распространения, тем не менее, скажем, что оно из себя представляет.
    Письмо-отказ  используется тогда, когда надо ответить отрицательно кому-либо из претендентов.
    Принято считать, что неэтичной является формулировка: "Вы нам не подходите", хотя, вполне возможно, именно это и является причиной настоящего отказа.
    Более приемлемой и этичной может быть фраза: "К сожалению, мы не имеем возможности в настоящее время предоставить Вам возможности трудоустройства в силу следующих причин"; далее следует указать достаточно объективную причину, препятствующую приему на работу (например, невозможность увеличения контингента работающих). Конечно, такая позиция тоже не свободна от упреков в неэтичности, однако из двух зол, как утверждает пословица, выбирают меньшее, поэтому рекомендуется слегка покривить душой, чтобы не наносить психологическую травму претенденту, так как, на наш взгляд, это меньшее зло.
    V. Письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сделки и т.п.)
    В деловой практике обстоятельства складываются так, что возникает необходимость получения информации о том, как продвигается выполнение ранее заключенного договора, есть ли изменения относительно даты совещания и т.п.
    Такая необходимость появляется далеко не всегда, а лишь в том случае, если сотрудники, которым поручено исполнение, действуют недостаточно оперативно и процесс затягивается.
    Соответствующее деловое письмо должно содержать, прежде всего, напоминание о том договоре, выполнение которого волнует автора письма: номер договора (или другого документа), дата заключения, суть договора, кем он подписан с обеих сторон. Затем формулируются вопрос и причины, его вызвавшие ("не имеем сведений о ...", "не располагаем информацией о ходе ...").
    В заключение, как обычно, формула  вежливости - "Приносим извинения за хлопоты, вызванные необходимостью..."
    VI. Письмо-благодарность
    Благодарность в деловой практике может быть выражена по самым различным поводам:
    за поздравление по случаю юбилея и пр.;
    за рекомендацию при устройстве на работу;
    за рекомендованного для найма на работу сотрудника, если 
    он идеально подошел для замещения вакантной должности;

    за приглашение на прием;
    за помощь в любом виде - предоставление необходимой 
    информации, обработку материалов, в принятии решения.

    и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.