На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


контрольная работа Оперативное хранение документов. Оформление дел для передачи их на архивное хранение

Информация:

Тип работы: контрольная работа. Добавлен: 16.11.2012. Сдан: 2012. Страниц: 8. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Оперативное хранение документов. Оформление дел  для передачи их на архивное хранение.
    Организация хранения документов в делопроизводстве.
      Номенклатура дел предприятия, ее назначение.
      Виды номенклатур дел.
      Основные требования к составлению номенклатур дел организации.
      Правила заполнения.
      Порядок утверждения номенклатуры дел предприятия.
      Формирование дел.
      Оперативное хранение документов.
    Экспертиза ценности документов предприятия.
      Задачи экспертизы.
      Принципы и критерии ценности документов.
      Оформление результатов экспертизы ценности документов на предприятии.
      Оформление результатов экспертизы ценности документов на предприятии.
    Подготовка документов к передаче в архив организации.
      Оформление дел.
      Порядок передачи дел в архив организации.
    Список используемой литературы.
 
 
 
 
 
 
 
 
1. Организация хранения документов в делопроизводстве.
      Номенклатура дел предприятия, ее назначение.
Номенклатура  дел — это систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке. 
Документы, посвященные определенному  вопросу или участку деятельности организации, после исполнения группируются в дело.  
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. От ее качества зависит оперативность работы с документами. Номенклатура дел необходима для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения, для создания справочной картотеки исполненных документов и служит учетным документом в архиве организации для дел временного хранения до 10 лет включительно. 
Номенклатуру дел подготавливает структурное подразделение. При  этом ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на канцелярию или на секретариат (секретаря). 
      Виды номенклатур дел
Составляются  номенклатуры дел следующих видов: конкретные, типовые и примерные.    
Конкретная номенклатура дел - это  систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению  в делопроизводстве одной организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году. 
Типовая номенклатура дел устанавливает  типовой состав дел, заводимых в  делопроизводстве определенной категории  организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом. 
Примерная номенклатура дел устанавливает  примерный состав дел, заводимых  в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с  указанием их индексов и носит  рекомендательный характер.  

 
      Основные требования к составлению номенклатур дел организации
Каждая организация, независимо от наличия типовой или примерной  номенклатуры дел должна иметь конкретную номенклатуру дел.  
     Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.  
     Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации.  
     При составлении номенклатур дел организации следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, типовыми и примерными номенклатурами дел, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, решениями Главархива  об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, номенклатурами дел организации за прошлые годы, описями дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочными картотеками. 
 
       Правила заполнения
Структура номенклатуры дел  кадровой службы состоит из пяти основных разделов:
Порядок заполнения раздела № 1- Индекс дела. В этой графе указываются индексы каждого дела. Индекс состоит из двух частей: номер (код) структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием организации и порядковый номер дела, сформированного в кадровой службе. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 03-09, где 03 - код кадровой службы по штатному расписанию, 09 - порядковый номер дела (папки) по номенклатуре дел. Группа цифр индекса разделяется при написании дефисом. Индексация дел позволяет упорядочивать процесс хранения документов. Индексы дел переносятся из номенклатуры на корешки папок (скоросшивателей), а при сдаче дел в архив - на обложку дела.
Порядок заполнения раздела № 2 - Заголовок дела (тома, части). Указываются заголовки дел. Заголовки следует располагать в определенной последовательности, которая зависит от важности документов, входящих в состав дела. Следует придерживаться принципа иерархии при систематизации заголовков дел, согласно организационной структуре предприятия. Вначале перечисляются заголовки дел, содержащих организационную документацию, такие как Положение об отделе кадров, Правила трудового распорядка, должностные инструкции сотрудников и коллективный договор. Потом указываются заголовки дел, содержащих распорядительную документацию (например, приказы о приеме на работу, переводе и увольнении сотрудников, о взысканиях, поощрениях, командировках). Далее необходимо перечислить заголовки дел с учетной и справочной документацией (например, штатное расписание, личные карточки, графики отпусков, журналы учета сотрудников, направляемых в командировки, и т. д.). Завершить перечень следует официальной внутренней перепиской (докладные, объяснительные записки, представления).
Порядок заполнения раздела № 3 - Количество дел (томов, частей). Указывают количество дел (томов конкретного дела). Толщина дела не должна превышать 4 см, что составляет примерно 250 листов. Если листов получилось больше, то дело делят на части (тома). Их точное количество становится известным только по окончании делопроизводственного (т.е. календарного) года, и эта графа заполняется в конце текущего года.
Порядок заполнения раздела № 4 – Срок хранения дела (тома, части). Указывается срок хранения каждого дела и номера соответствующих статей по перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.. Номенклатура дел должна содержать в себе заголовки всех дел, заведенных за год. Самостоятельным делом в номенклатуре будет каждый журнал или книга учета, которая ведется в кадровой службе.
Порядок заполнения раздела № 5 - Примечание. Указываются примечания, которые могут быть представлены в виде отметок о заведении или переходе дел, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и т. п. Например, примечание может выглядеть так: Дело заведено 18.03.09 , Подлинники документов хранятся в общем отделе и т. п. Такие отметки можно ставить в течение всего срока действия номенклатуры.
 
      Порядок утверждения номенклатуры дел предприятия.
    визируется ответственным за архив организации,
    подписывается руководителем службы делопроизводства,
    согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,
    направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
    утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).
    Номенклатура дел организации печатается. При этом ее первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй - используется службой делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый - в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация. 
Утвержденный экземпляр  номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы делопроизводства.
После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения и общественные организации получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. 
 
      Формирование дел
Формированием дела называется группирование исполненных документов в депо в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формирование начинается с начала календарного года, когда  на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).
Работа по формированию дел  состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.
После того как документы  исполнены, они помещаются в соответствующие  дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с  момента появления в нем первого  исполненного документа.
Правильное распределение  документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.
Документы систематизируются  в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.
Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.
При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях".
В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).
Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:
•  в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;
• каждый  документ,   помещенный  в  дело,  должен  быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов  и других  нормативных актов.  Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;
• в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п.
• документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;
• в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования.
• документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.
Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.
 
      Оперативное хранение
Оперативное хранение документов - хранение документов, в задачи которого входит мониторинг сроков хранения документов и их своевременное уничтожение. Оперативное хранение документов осуществляется обычно в тех организациях, где  документы в большом количестве всегда должны быть под рукой.
Правильная организация  оперативного хранения документов зависит  от соблюдения определенных принципов:
• Условия хранения. Правильный температурный, а также и влажностный  режим (около 20 °C, при относительной  влажности не превышающей 55%). Ни в  коем случае нельзя допускать, чтобы  в хранилище завелась плесень, пыль или грызуны;
• Контроль. Выдача дел осуществляется сотрудником архива только по письменному  официальному запросу, выдача справок  и снятие копий документов также  должна контролироваться архивариусом;
• Конфиденциальность. Наиболее важные документы следует хранить более тщательно, по возможности ограничить доступ к ним.
• Оперативность. Важно обеспечить высокую скорость поиска нужного документа, для чего следует составить план архива и создать картотеку.
• Своевременное уничтожение. Чтобы не перегружать архив, необходимо ежегодно проводить экспертизу ценности для выявления дел, подлежащих уничтожению.
Выполнение этих условий  гарантирует сохранность ваших  документов, порядок в офисе и  эффективную организацию работы всех подразделений.
 
    Экспертиза ценности документов предприятия
      Задачи экспертизы
Экспертиза ценностей  документов – это определение  политического, народнохозяйственного, социально-культурного и иного  значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения.
Задачи экспертизы ценности документов:
Первая задача - отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.
Вторая задача - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:
1. для долговременного хранения (например, документы по личному  составу со сроками хранения 75 лет на момент заведения дела);
2. для временного хранения.
Третья задача - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.
Четвертая задача - отбор на хранение наиболее информативно емких документов.
 
      Принципы и критерии ценности документов
Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.
Принцип историзма, который требует рассматривать любое явление в процессе развития и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных общественных явлений, отношений и т.п.
Принцип всесторонности при экспертизе требует изучения и оценки документов с учетом их внутренних и внешних особенностей, то есть требует многоаспектного изучения каждого документа.
Принцип комплексной  оценки документов довольно широко применяется в экспертизе. Документы оцениваются не как единичный факт, не изолированно, не в отрыве друг от друга, а в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми.
На основе принципов сложилась  система критериев, она делится на три группы: происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
К критериям происхождения  относятся:
- роль и место организации  в системе государственного управления  или конкретной отрасли, значимость  выполняемых ею функций;
- значение физического  лица в жизни общества;
- время и место образования  документа.
К критериям содержания:
    значимость события (явления), отраженного в документе;
    значение имеющейся в документе информации;
    повторение информации документа в других документах;
    вид документа;
    подлинность документа.
А к критериям  внешних особенностей документов:
- форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа;
- физическое состояние документа;
- подлинность документа.
 
      Проведения экспертизы ценности документов на предприятии
 
  Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и  временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.
Если при просмотре  в делах обнаруживаются документы  постоянного и временного сроков хранения, то такие дела подлежат перегруппировке: документы постоянного хранения отделяют от документов временного хранения.
Кроме полистного просмотра  дел постоянного срока хранения, экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков хранения.
Наиболее полное и систематическое  перечисление образующейся документации дает ведомственный перечень. В перечнях существуют специальные отметки. Дела, сроки, хранения которых в перечне обозначены отметкой «ЭПК», особо тщательно просматриваются ЭК учреждения. Эта отметка означает, что экспертиза данной категории документов должна быть произведена с повышенным вниманием. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает ЭПК архивной службы.
В результате работы экспертной комиссии образуются четы ре группы документов с различными сроками хранения:
1) постоянного хранения  в государственных архивах;
2) временного хранения  в ведомственном архиве (свыше  10 лет);
3) временного хранения (до 10 лет);
4) подлежащие уничтожению  в связи с истечением срока  хранения.
В ведомственный архив  передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения (приложение 8).
Порядок уничтожения дел  с истекающими сроками хранения с грифом «ДСП» определяется специальными инструкциями.
 
      Оформление результатов экспертизы ценности документов на предприятии
По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд  документов:
· опись дел постоянного срока хранения;
· опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;
· опись дел по личному составу;
· акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
По описям соответствующие  дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе документационного  обеспечения организации, либо в  структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.
Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем  организации. Описи дел постоянного  хранения утверждаются ЭПК архивного  учреждения, описи дел по личному  составу согласовываются с ней.
Одновременно с описями  дел на заседании ЭК рассматриваются  и акты о выделении к уничтожению  Дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.
В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 1999 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно включается в акт, составленный в 2003 г. (в этом случае срок хранения дела истек к 1 января 2003 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных  подразделений, то перед группой  заголовков дел каждого подразделения  указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним  общим заголовком с указанием  количества дел.
Акт о выделении к уничтожению  дел составляется по унифицированной  форме. Он подписывается должностным  лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения  ЭПК архивного учреждения описи  на дела постоянного хранения утверждается руководителем организации.
 
    Подготовка документов к передаче в архив организации

      Оформление дел 


Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соответствие  с установленными правилами.
Законченные делопроизводством  дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания  календарного года, в котором они  были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ  и Основными правилами работы ведомственных архивов для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив.
Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.
Оформление дел - полное или  частичное, производят в зависимости  от роков хранения дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения. Частичному (неполному) - дела ременного  хранения (до 10 лет включительно).
Полное оформление дела включает в себя:
-   нумерацию листов;
-   составление заверительной надписи;
-   составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов;
-   переплет или подшивку;
-   оформление обложки.

            

      Порядок передачи дел в архив организации
В архив, как правило, передают дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и  дела по личному составу. Передачу дел производят только по описям.
Дела временного хранения (до 10 лет  включительно) хранят в структурных  подразделениях или централизованно  службой делопроизводства в специально выделенном помещении. В архив их передают в исключительный случаях  и только в соответствии с решением руководителя организации. Передают такие  дела по описям или номенклатуре дел.
Дела постоянного хранения передают в архив, как правило, через год  после окончания дел в делопроизводстве. Передачу дел осуществляют по графику, который составляет заведующий архивом (ответственный за архив). График согласовывают с руководителями подразделений, передающих дела в архив, и затем представляют на утверждение руководителю организации.
В период подготовки дел для передачи в архив проверяют правильность их оформления, а также соответствие дел, включенных в опись, номенклатуре дел. Недостатки в оформлении и формировании дел устраняют. На отсутствующие  дела составляют справку, в которой  излагает причины отсутствия дел (переданы в другое подразделение, находятся  У руководителя организации, предусмотрены  по номенклатуре, но не быг1и заведены и т.п.).
Дела доставляют в архив, увязанными в связки. Если вместе с делами передаются регистрационно-контрольные картотеки, то заголовок каждой картотеки включают в опись.
Прием каждого дела производят поединично в присутствии работника структурного подразделения. Напротив описательной статьи каждого дела в обоих экземплярах  описи делают отметку о наличии  дела. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указывают  количество фактически принятых в архив  дел, номера отсутствующих дел, дату приема-передачи дел. Там же сотрудники архива и лицо, передающее дела, ставят свои подписи.
При передаче особо ценных дел проверяют  количество листов в делах (т.е. дела принимают полистно).
Порядок работы с делами, законченными делопроизводством (их оформление, порядок  оперативного хранения в структурных  подразделениях до передачи в архив  и т.д.), записывают в нормативном  документе -положении об архиве, или  в положении о службе документационного  обеспечения управления организации, а также в инструкции по организации  делопроизводства в организации.
 
4. Список используемой литературы:
1.   Ульянина Е.А. Учебник по архивоведению. М., 2007.
2.  Андреева В.И. Делопроизводство: прак. Пос. - 7-е изд., пер. и доп.  М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,  2000 М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.
3.  Быкова Т.А., Вялова  Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В.  Делопроизводство: Учебник для вузов  /Под общ. Ред. Проф. Кузнецовой  Т.В.. М.: МЦФЭР, 2004. 544 С.
4. Лысенко Н.А., Сербиновский  Б.Ю., Цветкова С.Н. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция. Учебное пособие. Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2002. 272 С.
 


и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.