На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


реферат Организационные технические средства в делопроизводстве предприятий

Информация:

Тип работы: реферат. Добавлен: 25.11.2012. Сдан: 2012. Страниц: 18. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Автономная некоммерческая организация
«ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  КОЛЛЕДЖ» 
 
 
 
 
 

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА
  В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ  ПРЕДПРИЯТИЙ 
 
 
 

Реферат по дисциплине:
  Документационное
  Обеспечение  Управления
Работу  выполнила студент:
Борисова  Марина
группы: М2-10
Работу  принял:  Носкова В. И. 
 
 

Москва 2011

СОДЕРЖАНИЕ

1.ГРУППЫ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ…………………………………………….....3
2. СПОСОБЫ СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 19
5. ОФИСНАЯ ТЕХНИКА 27
6. ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ТЕЛЕКОММУНИКАЦИИ 31
7. ТИРАЖИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ 39
8. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 41 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    ГРУППЫ  ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ
 
    Средства  составления и изготовления текстовых  и табличных документов
    Ручные пишущие средства
    Пишущие машинки
    Диктофонная техника
    Печатающие устройства для ПК
    Средства копирования и тиражирования документов:
    Средства электрофотографического копирования
    Средства ризографии
    Средства микрографии.
    Средства физической обработки носителей документов:
    Фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины(фольдеры)
    Конвертовскрывающие машины
    Машины для нанесения защитных покрытий на документы(ламинаторы)
    Адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины(франкингмашины)
    Машины для уничтожения документов(шредер)
    Средства внутри- и вне офисной транспортировки документов, связи и коммуникаций:
    Пневматическая почта
    Средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи
    Средства и системы телеграфной связи
    Средства и системы факсимальной передачи информации и модемной связи
    Локальные вычислительные сети
    Средства и системы оперативно-диспетчерской связи
    Офисная мебель и оборудование.
 
     
    I. Средства составления и изготовления текстовых и табличных документов
     По  распространенности среди этих средств, приоритет принадлежит ручным пишущим средствам: перьевым, шариковым, фитильным ручкам. Как технические средства они характеризуются простотой конструкции и невысокой производительностью труда.
     Часть текстовой и табличной документации изготавливается на пишущих машинках. Общие требования: обеспечение высокой производительности труда при минимальных его затратах, высокое качество изготавливаемых документов, надежность в работе.
     По  мере развития компьютерной техники  обновление модельного ряда пишущих  машинок практически остановилось. Прогнозируется, что по мере падения  стоимости компьютерной техники  некоторые модели пишущих машинок  уйдут с рынка. Останется спрос  на машинки, имеющие интерфейс с  ПК, поскольку машинка любого типа абсолютна не заменима при необходимости регулярной работы с бланками нестандартных форматов или выполненных полиграфическим способом.
     Однако  в силу ряда причин останутся востребованными  и механические пишущие машинки. Это связано с тем, что они энергонезависимы, отличаются простотой в обслуживании и низкой стоимостью расходных материалов. Если важна конфиденциальность при подготовке документов, лучше пользоваться механической пишущей машинкой, так как обеспечение компьютерной безопасности требует применения сложных систем, стоящих зачастую дороже компьютера.
     Характерной особенностью электронных пишущих  машинок является модульная конструкция, которая позволяет на основе базовой  модели выпускать модификации с  изменяющимся уровнем функциональной оснащенности, полнее и быстрее удовлетворять  запросы различных групп потребителей.
     В отличие от механических,  электронные пишущие машинки компактны, легки, не нуждаются в специальной мебели, автоматически форматируют текст и выполняют другие операции редактирования, позволяют печатать разными шрифтами. В этом режиме работа мало чем отличается от работы на компьютере. Машинки имеют как постоянную, так и оперативную память. Многие пишущие машинки оснащены жидкокристаллическим однострочным или полностраничным дисплеем.
     Для сокращения процесса изготовления подлинников  известно применение стенографии, как способа, сокращающего разрыв между скоростью речи и возможностью ее фиксирования ручными способами или печатанием на пишущей машинке или ПК. Стенография за счет условного изображения, которое успевает за скоростью произнесения речи, помогает нам сократить этот процесс. Однако помимо двух человек - диктующего и стенографистки-автор-составитель затрачивает как в процессе диктования стенографистке, так и процессе расшифровки зафиксированного текста очень много дополнительного времени.
     В связи с этим представляется наиболее оптимальным использование такого средства составления и изготовления документов, как диктофон.
     Диктофонами называют устройства для записи и воспроизведения устной речи. Они применяются для подготовки документов, а так же записи хода совещаний, заседаний. Воспроизводить запись можно либо с замедлением, либо с автоматическим многократным повтором, что позволяет проводить ее расшифровку более качественно.
     Принтер - самое распространенное средство изготовления текстовых и иных документов, позволяющее получать твердую копию выходных данных вашей работы. Все принтеры выполняют одну и ту же задачу - обеспечивают вывод твердой копии документа из вашего компьютера.
     Существует  широкое многообразие принтеров, отличающихся по цене, типам, скорости и возможностям. Принтеры бывают трех типов: матричные, струйные и лазерные.
     Матричные принтеры самые дешевые, с самой низкой стоимостью печати и часто они применяются в небольших офисах для печати  деловых бумаг. Однако крупные фирмы стараются не вести свою корреспонденцию на матричных принтерах, потому что по качеству печати они намного хуже всех остальных, известных на сегодня принтеров. Матричные принтеры очень шумные, у них практически отсутствует цветная печать, кроме того, качество печати падает по мере износа ленты.
     Очень трудно выбирать модель принтера, если пользователь привык к качеству печати лазерных принтеров, а бюджет позволяет приобрести только матричный. К счастью есть возможность не сталкиваться со всеми вышеназванными трудностями при печати на матричных принтерах, получать распечатки типографического качества. Все это можно сделать, если приобрести струйный принтер.
     Струйные  принтеры - малогабаритные и почти бесшумные. В большинстве предусмотрен режим энергосбережения. Габаритные размеры моделей лазерных принтеров со скоростью печати 4-6 стр./мин лишь немного превышают размеры листа бумаги. Модели со скоростью печати 8-12 страниц в минуту крупнее. Они бесшумные, если не считать шума от подачи бумаги.
     К достоинствам лазерных принтеров следует отнести превосходное качество и скорость работы. Но, с другой стороны, в качестве недостатка следует отметить, что стоимость вывода на печать больше, чем в других принтерах, из-за высокой стоимости принтерных картриджей. Из-за хрупкости печатающего механизма следует использовать бумагу хорошего качества, чтобы бумажная пыль не попала в механизм принтера и не испортила его. Хотя качество вывода оправдывает дополнительную стоимость бумаги, но новейшие струйные принтеры являются более чем достаточными  для печати в небольших объемах. 
 

     
    II. Средства копирования и тиражирования документов
 
     Средства  копирования и  тиражирования документов – это совокупность машин, предназначенных для факсимального копирования и оперативного тиражирования документов по упрощенной полиграфической технологии.
       К наиболее распространенным  средствам репрографии относятся  средства электрографии, термографии. Особняком стоят средства ризографического копирования.
     В процессе репрографии (копирования) обычно принимают участие оригинал, посредник (промежуточный носитель, используемый для передачи изображения с оригинала на копию) и копия.
     В настоящее время в качестве средств  репрографии практически повсеместно  применяются аппараты электрофотографического копирования, использующие в основном технологию электрографии том или ином варианте. Ксерографическое копирование – разновидность процесса электрографии – было изобретено в 1938 г. американским инженером Честером Карлсоном. Название процесса копирования известно в нашей стране благодаря компании XEROX – пионера освоения советского, а затем российского рынка оргтехники. Причем название стало настолько популярным, что любая процедура копирования независимо от фирмы – производителя аппарата и технологии копирования именуется «ксерокс».
     Электрографическая  аппаратура позволяет получить наилучшее  качество копий на обычной бумаге. Возможно получение копий на обеих  сторонах листа, цветное копирование. На электрографической аппаратуре можно  получать копии с микрофильмов. К  преимуществам также относится  возможность выполнения дополнительных операций по обработке копий, электронного монтажа документа из фрагментов нескольких исходных, выборочного копирования  и пр. к недостаткам можно отнести относительно высокую стоимость аппаратуры и расходных материалов, особенно для персональных копиров.
     Термографическое  копирование – процесс получения копий, основанных на применении термочувствительной бумаги, меняющей свои физические свойства под действием инфракрасных лучей. С помощью термокопировальных аппаратов прямым или косвенным методом можно получить копию с листовых документов, содержащих текстовую или графическую информацию. В настоящее время этот процесс как самостоятельный не применяется в офисной практике. Термоспособ в основном применяется в аппаратах факсимильной связи для печати факсограмм, а также, при отсутствии других средств репрографии, для оперативного полистового копирования документов. Качество получаемой при этом копии низкое, и она не подлежит длительному хранению вследствие выцветания термобумаги.
     Светокопирование относится к ранее широко распространенным способам, получившим наибольшее применение для копирования технической документации – чертежей. При светокопировании в аппаратуре используются прозрачный оригинал и светокопировальная бумага или пленка, чувствительные к ультрафиолетовым лучам. Основные преимущества светокопирования заключаются в дешевизне копий; получение позитивного изображения без промежуточного негатива и высокой разрешающей способности диазоматериалов. Однако полученные копии со временем выцветают и не могут использоваться.
     Фотокопирование – процесс получения копий на чувствительных к воздействию света материалов, использующих галоидные соединения серебра. Способ применяется для копирования текстовых и графических документов, причем позволяет получать высококачественные копии. Однако широкому их использованию препятствует дороговизна и сложность процесса обработки фотоматериалов, требующего применение жидких химикатов и проводящегося в затемненных помещениях. Эти факторы практически исключают применение фотокопировальных процессов офисной деятельности.
     Ризография – это метод получения изображений на материале копии, который объединяет в себе преимущества трафаретной печати с цифровой обработкой информации, помещенной на физическом носителе.
     Ризогроф является «золотой серединой» между типографской печатью и обычными копировальными аппаратами, работающими по принципу электрографии.
     Поскольку ризография во многом подобна традиционным методам трафаретной печати, то процесс копирования на ризографе условно можно разбить на 2 этапа: подготовка рабочей матрицы и собственно печать. Сначала оригинал изображения считывается сканером ризографа, после чего полученная цифровая информация используется термоголовкой для создания трафарета на специальном носителе – мастер-пленке. Затем готовый мастер натягивается и закрепляется на раскатном барабане и пропитывается красителем. Только после этого ризограф делает первый контрольный оттиск. 

     
    III. Средства микрографии
 
     Микрографию традиционно относят к репрографическим способам тирожирования документов, и до недавнего времени такая классификация соответствовала действительности. В самом деле, несмотря на чисто фотографический способ получения микроформы, ее можно назвать копией оригинала, значительно уменьшенной, но тем не менее факсимильной копией, точно воспроизводящей всю информацию, которую содержит оригинал. Дальнейшая работа с микроформой связана с чисто копировальными процессами.
     Микрография – эффективное средство регистрации, хранения и обмена информацией. При помощи микрографии фиксируют практически любую документную информацию.
     Типовая схема процесса микрофильмирования:
    Подготовка информации к микрофильмированию
    Съемка материала на специальных камерах
    Фотохимическая обработка
    Копирование микроформ в необходимых количествах
    Укладка микроносителей в хранилище и рассылка пользователям
    Изготовление бумажных копий с микрофиш
    Сканирование микроформ для передачи по техническим каналам связи и компьютерным сетям удаленному пользователю
     С появлением СОМ-технологий открываются  новые возможности применения микрографии  в офисной деятельности. СОМ-технология определена своим названием и  расшифровывается как Computer Output Microfilming, т.е. технология, позволяющая производить микрофильмирование не документов, а данных, поступающих на вход системы с интерфейса компьютера, или данных, считанных с какого-либо магнитного и магнитооптического носителя. Особенностью такой технологии является высокий фактор редуцирования – до 72 крат и скорость обработки документов – до 440 стр./мин, что в десятки раз превосходит скорость обработки документов при оптической съемке. При этом улучшается качество изображения на микроформе, количественно уменьшается обращение бумажных документов и даже появляется возможность автоматически создавать образы документов, используя неформализованные данные с компьютерных систем.
     Часто сравнивают СОМ-системы с принтером, с одним отличием, что печать осуществляется на микрофотоноситель, и даже существует выражение «печать на микрофишу». Так же как и принтер, СОМ-система может быть использована в сетевом режиме, а за счет большой производительности обслуживать одновременно несколько сетей. СОМ-системы работают в полном автоматическом режиме с закрытым способом обработки микрофотоностителей.
     В настоящее время в практику работы офисов и электронных архивов  внедряются гибридные системы, представляющие собой совмещенные комплекты  оборудования сканирования микроформ  и печати микрофильмов. Современные  сканеры микроформ имеют возможность  работать в автоматическом режиме, в том числе и в режиме пакетного  сканирования микрофиш, с автоматической покадровой разметкой и масштабированием. 

     
    IV. Средства обработки документов
 
     Документы, зафиксированные на бумажных носителях, скапливающиеся в результате работы персонала офиса и технических средств, подвергаются обработке специализированными средствами оргтехники. Под обработкой в данном случае понимается комплекс разнообразных операций по физической обработке носителей документов без применения логических элементов. В первую очередь речь идет о технических средствах, при помощи которых деловая документация приобретает вид, позволяющий ее дальнейшее эффективное использование.
     Это могут быть настольные переплетные машины с пластмассовыми или металлическими пружинами, термопереплетные машины, резаки для бумаги настольного исполнения.
     Некоторые из этих средств можно применять  и в других делопроизводственных процессах, но в большинстве своем  они являются технической базой  финишных операций процесса копирования  и тиражирования документов.
     Наносимые ламинатором покрытия улучшают внешний вид документа, предохраняет его от загрязнения и воздействия агрессивных средств, повышают его механическую прочность.
     В качестве защитного покрытия применяются  различные виды пленочных материалов. Выбор материалов определяется особенностями  использования документа, а также  сроком службы этого материала. Защитные пленки с течением пленки деформируются  и теряют прозрачность. Ламинаторы наиболее широко используются там, где обращение документов происходит в неблагоприятных условиях.
     Небрежно  оставленные, даже в смятом или разорванном  виде, документы служат потенциальным  источником неприятностей и способны причинить серьёзный финансовый, моральный или какой-либо другой ущерб.
     Решением  перечисленных проблем сегодня  и в будущем становится использование шредеров – новейших уничтожителей бумаги. Английским словом «шредер» называется устройство для уничтожения документов. Если фирма или банк заботятся о конфиденциальности своей деятельности, то шредеры должны быть необходимой частью оборудования офиса.
     Главными  характеристиками шредеров являются уровень секретности, обеспечиваемый при уничтожении документа, и производительность устройства. Шредеры первого уровня секретности нарезают материал в виде полос не шире 12 мм. Однако все полоски можно сложить вместе и прочесть, поэтому такой шредер можно принимать только для уничтожении общей корреспонденции. Шредерами второго уровня можно поручить внутреннюю корреспонденцию компании. Их конечный продукт – полосы шириной не более 6 мм. Секретность при уничтожении конфиденциальных документов обеспечивают устройства третьего уровня. Такие шредеры либо разрезают документ на полосы шириной не более 2 мм либо производят обрезки документа шириной до 4 мм и длиной до 80 мм. Для уничтожения секретных документов требуются шредеры четвертого уровня. Они тоже превращают материал в обрезки, но более мелкие – не шире 2 мм и не длиннее 15 мм. Наконец, если уж необходимо уничтожить совершенно секретные документы, не обойтись без шредера пятого уровня. После ножей такого шредера от документа остаются частички шириной до 0,8 мм и длиной до 13 мм. Если и этого недостаточно, то некоторые модели пятого уровня превращают документ в совсем мелкий бумажный порошок.
     Кроме выбора подходящего секретности, следует  обратить внимание и на производительность шредера, которая определяется количеством листов бумаги, обрабатываемых за одну нагрузку. Подобно копировальным аппаратом и другому офисному оборудованию, шредер окупается в том случае, когда реальная загрузка соответствует расчетной для данного аппарата. Емкость самых маленьких, индивидуальных, шредеров составляет около 10 листов за одну загрузку. Средние офисные модели принимают от 20 до 50 листов за одну загрузку. Если уничтожать документы приходится постоянно, существуют шредеры, перерабатывающие за один цикл от 100 до 500 листов.
     Существуют  и специализированные шредеры, например для документов большого формата или для поточного уничтожения компьютерных распечаток.  

     
    V. Средства внутри - и внеофисной транспортировки документов.
       Обмен информацией (коммуникация) – одна из трех основных функций офиса. Применение средств коммуникационной техники в офисных технологиях связано с реализацией функции передачи данных, необходимостью осуществлять обмен информацией в той или иной форме, как со структурными подразделениями офиса, так и с внешней по отношению к офису средой. В соответствии с этим выделяются средства и системы внутриофисной и внеофисной транспортировки документов.
     Электронные и иные коммуникации приобретаются  в современном деловом мире все  большее значение. Сегодня в условиях ежегодного многократного увеличения информационных потоков уже практически  невозможно вообразить четкое взаимодействие предпринимательских фирм, банковских структур, государственных предприятий, других организаций и их сотрудников  без современных средств телекоммуникации и связи, без информационных и  компьютерных сетей. Без наличия  таких средств никакой персонал офиса не может обеспечить оперативность  доставки необходимой информации в  нужный момент в нужное место.
     В системах административного управления информация передается как путем  транспортировки документов курьером или с помощью пневматической почты, так и с использование систем автоматизированной передачи информации по каналам связи.
     Система пневматической почты предназначены для пересылки оригиналов документов как внутри здания, так и между зданиями, для чего прокладка трубопровода может вестись под землей или снаружи на специальной подвеске. Внутри здания трубопровод прокладывается над навесными потолками. Транспортировка между передающими и приемными устройствами (станциями) происходит по трубопроводу в герметичных капсулах со скоростью 5-8 м/сек.
     Несмотря  на широкое применение средств электронной  передачи информации, оборот оригинальных документов сохраняется. Не каждая организация  имеет возможность полностью  перейти на электронный документооборот. Это связано с проблемами как технического, юридического, так и психологического характера. Пневмопочта – это простой и эффективный способ ускорить передачу оригиналов документов и одновременно освободить персонал от ненужного, а иногда и нежелательного хождения. Таким образом, пневмопочта является дополнением к электронным средствам передачи информации, а применение специальных разветвителей – стрелок – позволяет создавать систему любой конфигурации и формы.
     Ручная  и механизированная транспортировка  документов является весьма распространенным способом передачи информации в офисах. Однако скорость передачи и объем  доставляемой информации не всегда могут  удовлетворить пользователя. Поэтому  для оперативной передачи электронных  документов используются средства и  системы автоматизированной передачи информации по техническим каналам  связи.
     Телефонная  связь является самым распространенным видом оперативной административно-управленческой связи. К настоящему времени телефонная сеть превратилась в наиболее разветвленную глобальную систему коммутационных узлов, терминалов и линий связи, которая охватывает все страны и насчитывает около миллиарда абонентов. Помимо обмена речевыми сообщениями, она также широко используется для передачи факсимильных сообщений и электронной почты.
     Первые  телефонные аппараты были весьма далеки от совершенства. Только примерно через 40 лет после появления телефонный аппарат приобрел классические черты: телефонная трубка, корпус с рычажным переключателем и номеронабиратель, а для соединения абонентов стали применяться автоматические узлы коммутации.
     Абонентами  сети телефонной связи являются как  физические лица, так и предприятия. Телефонная связь играет важную роль в фирмах, офисах и т.п. Так, для  большинства фирм телефон является своеобразной визитной карточкой, поскольку  первые контакты со смежниками и заказчиками  чаще всего осуществляется по телефону. Удобство соединения и сервисные  возможности телефона – а они  во многом определяются эксплуатируемой офисной АТС формируют первое впечатление об имидже фирмы, а это немаловажно.
     Телефонную  связь можно разделить на:
    телефонную связь общего пользования (городскую, междугородную и др.);
    внутриучрежденческую телефонную связь.
     Особыми видами телефонной связи является мобильная  связь, видеотелефонная связь.
     Современная АТС – это программно-управляемая коммутационная система, работающая с цифровыми сигналами. Это означает, что при вводе в АТС аналоговый сигнал, поступающий с абонентской линии, преобразуется в цифровую форму и в этой форме распространяется далее по телефонной сети, превращаясь снова в аналоговую форму при попадании в абонентскую линию другого абонента.
     Остановимся несколько подробнее на разновидностях и сервисных возможностях телефонных аппаратов и офисных АТС.
     Телефонные  аппараты весьма разнообразны как своему конструктивному исполнению (настенные, настольные, в стиле ретро, портативные в виде телефонных трубок, с поворотными и кнопочными номеронабирателями и др.), так и по сервисным возможностям, или предоставляемым.
     В современных телефонных системах существуют два способа кодирования набираемого  номера:
    Pulse – импульсивный, применявшийся в старых аппаратах с вращающимся наборным диском;
    Tone – тональный, часто используемый кнопочными номеронабирателями.
     Практически все действующие телефонные сети допускают импульсивный набор номера. Тональные же системы набора, хотя они и становятся стандартом, могут  использоваться лишь на сравнительно новых АТС. На большинстве новых  телефонных аппаратов имеется переключатель  способа кодирования Pulse/Tone.
     Среди существенных сервисных возможностей телефонных аппаратов следует отметить:
    многоканальность, т.е. возможность подключения телефонного аппарата к различным телефонным линиям;
    переключение вызывающего абонента на другую линию;
    наличие кнопки временного отключения микрофона сети;
    переговоры сразу с несколькими абонентами;
    наличие долговременной памяти номеров приоритетных абонентов;
    наличие оперативной памяти для повторного вызова последнего абонента, в том числе для многократного вызова (автодозвона) занятого абонента;
    постановка собеседника на удержание;
    автоматическое определение номера (АОН) вызывающего абонента с отображением его на дисплее и звуковым его воспроизведением;
    защита от АОН вызываемого абонента (анти-АОН);
    запоминание номеров вызывающих абонентов и текущего времени каждого вызова;
    индикация во время разговора второго вызова и номера вызывающего абонента
    наличие календаря, часов и таймера продолжительности разговора
    использование персональных кодов-паролей
    наличие автоответчика и встроенного диктофона для записи передаваемых сообщений
    наличие электронного телефонного справочника и автонабора найденного номера телефона
    возможность подключения телефона к компьютеру
     Обеспечение каждого работника фирмы городским телефоном-дело дорогостоящее. Гораздо более разумным является использование внутриучрежденческой офисной АТС.
     Можно выделить следующие типа АТС:
    формирующие телефонную емкость
    учрежденческо-производственные (УПАТС)
    мини-УПАТС (мини-АТС)
     Кроме того, существуют телефонные коммутаторы  и селекаторы, которые работают с иным способом задания маршрута
     Телефонные  узлы комплектуются АТС первого  типа. Основная особенность таких АТС-легкая наращиваемость
     В свою очередь, УПАТС имеют ограничения по наращиванию. Для них характерно использование сокращенного номера для внутренних абонентов. Городской номер абонента состоит из двух частей – основной и внутристанционной. УПАТС обеспечивают входящую часть по городскому номеру, а исходящую – через индекс выхода в город. Сокращенный внутристанционный номер не является добавочным и совпадает с последними цифрами городского.
     В мини-АТС применяется расширенный  номер абонента, который состоит  из основного и добавочного, в  общем случае никак не связанного с городским. Такие АТС включаются в окончание абонентского шлейфа и позволяют нескольким абонентам использовать один городской телефонный номер. Поскольку мини-АТС можно отнести к абонентским устройствам, создающим повышенную нагрузку, то их установка должна быть согласована с телефонным узлом, который предоставляет услуги местной телефонной связи.
     Мини-АТС предназначены для сферы малого и среднего бизнеса. Они очень популярны в этой сфере; для их установки требуется прокладки специального кабеля, при смене офиса систему можно взять с собой.
     Основной  функцией факсимильной системы является передача документов с бумажных листов отправителей на бумажные листы получателей. По существу, факсимильный способ передачи информации заключается в дистанционном копировании документов.
     В подавляющем большинстве случаев  для передачи факсимильных сообщений  используется обычная телефонная сеть. Поэтому схема коммутации и соединение абонентов факсимильной связи осуществляется точно таким же образом, как и  при обычной телефонии. В зависимости  от количества поступающей и отправляемой корреспонденции для факсимильной связи выделяют либо отдельный телефонный канал, либо используют один и тот  же канал для передачи факсимильных и речевых телефонных сообщений, переключая режим работы аппарата.
     Факсимильный  аппарат функционально состоит  из следующих основных частей, объединенных в одном корпусе:
    сканера, обеспечивающего считывание сообщения с листа бумаги и ввод его в электронную часть аппарата
    приемо-передающей электронной части, обеспечивающей передачу сообщения адресату и прием сообщения от другого абонента
    принтера, печатающего принятое сообщение на листе рулонной или обычной бумаги
     Для организации факсимильной связи используют факсимильные аппараты и каналы связи, чаще всего телефонные каналы. Телефакс-это торговое наименование офисных факсимильных аппаратов. Его усеченное название «факс» стало практически узаконенным для обозначения абонентского номера факсимильного аппарата в телефонной сети и собственно сообщения, полученного или переданного с помощью телефакса.
     Факсимильная  связь не только на много быстрее  обычной почты или курьерской доставки; она почти во всех случаях  намного дешевле.
     Факсимильная  связь может использоваться для  автоматического ввода передаваемой информации в ПК, если последний  оборудован факсмодемом, а передающей аппарат – специальным устройством РС fax.
     Наряду  с телефонной сетью в России существуют и успешно эксплуатируются  телеграфные сети. Телеграф является исторически первым видом электрической связи, позволившим радикально сократить время передачи внутренних и международных сообщений.
     К числу телеграфных сетей относятся:
    внутригосударственная сеть общего пользования для передачи телеграмм между отделениями телеграфной связи
    внутригосударственная сеть, предназначенная для телеграфной связи между различными предприятиями и организациями
    международная сеть телеграфной связи общего пользования между отделениями связи нашей сраны и зарубежных стран
    международная телеграфная сеть для передачи сообщений между предприятиями и организациями во всем мире (TELEX)
     Оконченное  устройство сети абонентского телеграфа  содержит телеграфный аппарат рулонного  типа и вызывающее устройство с номеронабирателем, аналогичным телефонному. В состав аппарата входит запоминающее устройство на перфоленте, которое позволяет записать сообщение при отсутствии связи и автоматически его передать после установления связи.
     Через систему абонентского телеграфа  могут быть направлены в телеграфную  сеть общего пользования и таким  образом адресованы любому частному лицу. Специальной службой центрального телеграфа обеспечивается также  пересылка телеграмм из сети общего пользования в сеть абонентского телеграфа. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    СПОСОБЫ СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
 
     Документ  проходит следующие стадии подготовки:
    составление проекта или черновика документа;
    его предварительное согласование;
    перепечатка текста (в тех случаях, когда оригинал пишется от руки);
    согласование и визирование оригинала;
    подписание оригинала.
 
     Подписанию  документа предшествует его редактирование. Оно осуществляется, как правило, исполнителем. Сначала документ внимательно  читают, чтобы понять его смысл, выявить  повторения и логические несоответствия.
       Последовательное и доказательное  мышление — основа построения  текста документа.
     При составлении и редактировании служебных  документов необходимо знать главные  требования, предъявляемые к доказательству как особой форме мысли. Если сразу  приступить к редактированию, не ознакомившись  с документом в целом, то можно  внести такие уточнения, которые, как  потом может выясниться, уже имеются  в тексте. Кроме того, многие вопросы, возникшие в начале чтения, как  правило, при дальнейшем знакомстве с документом снимаются.
     Первый  этап редактирования документа — это сокращение текста, так как точность документа неразрывно связана с его краткостью. Устраняются повторения, аналогичные примеры, факты. Как показывает практика, сокращение нередко обусловливается еще и тем, что жесткие рамки страницы, бланка или заранее отведенного места требуют от пишущего создать документ заранее определенного размера.
     Второй  этап редактирования — это разбивка текста на части, параграфы, абзацы. После этого устраняют различного рода ошибки, описки и неточности. Выбор того или иного числа рубрик зависит от характера документа, его назначения. Номера абзацев могут обозначаться арабскими или римскими цифрами.
     Правка-вычитка — сличение перепечатанного текста с отредактированным, всесторонне выверенным вариантом, принятым в качестве образца.
     Правка-сокращение — устранение из текста малосущественного материала.
     Правка-переделка применяется в тех случаях, когда автор текста плохо владеет литературной речью и неумело выражает свою мысль. Правка-переделка очень близка таким видам литературной работы, как запись, переложение, соавторство и т. п. Редактор, литературно обрабатывая текст, использует фактический материал, сообщенный автором. При этом он должен сохранить по возможности особенности авторского стиля.
     Правка-обработка — комплексный вид правки. Она включает:
    анализ и отбор фактического материала;
    оценку и улучшение композиции рукописи;
    языковую правку текста;
    проверку правильности внешнего оформления рукописи.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
     
    ПРИНЦИПЫ  ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
 
     Документирование  может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной  форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных  формах и, напротив, разные сведения могут  быть представлены в похожей форме.
     К кодированию информации человек  стал прибегать с давних пор. Как  справедливо отмечается в литературе, уже письмо и арифметика представляют собой не что иное, как системы  кодирования речи и числовой информации. Однако решающий шаг был сделан в  результате изобретения, так называемого  двоичного кодирования, т.е. кодирования  информации с помощью всего лишь двух символов - 0 и 1, называемых битами. Таким способом стало осуществляться кодирование букв, цифр, других знаков и символов, а также изображения, звука. Именно двоичное кодирование  было заложено в конструкцию компьютеров.
     Техническими  предпосылками появления компьютера стало развитие электроники и  счётно-аналитической вычислительной техники.
     В результате на рубеже 1930-х - 1940-х годов  сразу в нескольких странах мира, в том числе и в СССР, возникла идея создания программно управляемых  вычислительных машин. В нашей стране серийное производство ЭВМ было налажено в 1952 г.
     С появлением компьютеров началось быстрое  развитие автоматизации процессов  документирования информации, её передачи, хранения и использования. Всё более  широкое распространение получают документы на машинных носителях, т.е. документы, созданные с использованием материальных носителей и способов записи, обеспечивающих обработку документированной  информации электронно-вычислительной техникой.
     На  первых порах в процессе работы с  ЭВМ использовался преимущественно  перфорационный метод закрепления, передачи и хранения кодированной информации, т.е. необходимая информация с помощью специальных машин - перфораторов и контрольников фиксировалась на машинных перфокартах или перфолентах в виде круглых либо прямоугольных пробивок в определённых информационных точках. Впоследствии закрепление закодированной информации стало осуществляться преимущественно на магнитной ленте, магнитных дисках и др.
     С конца 1980-х гг. в нашей стране начинается широкое использование персональных компьютеров. К настоящему времени  в большинстве организаций, учреждений, на предприятиях работа с документами  осуществляется преимущественно с  помощью компьютерной техники. Таким  образом, электронные документы  прочно вошли в сферу документационного  обеспечения управления. Во второй половине 1990-х годов вошёл в  употребление и сам термин "электронный  документ".
     Электронные документы имеют технологическую  специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком  в той физической форме, в какой  она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования  эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение  на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.).  
 
 

                          
 
 
 
 

    АВТОМАТИЗАЦИЯ И МЕХАНИЗАЦИЯ
     РАБОТЫ  С ДОКУМЕНТАМИ 

      Механизация и    автоматизация    документационного   обеспечения
управления  направлены  на  повышение  эффективности  труда  работников
управленческого аппарата,  сокращение трудозатрат  на документирование,
обработку,    передачу,    использование    документной    информации,
упорядочение  документооборота.
      Механизация и   автоматизация   работы   с   документами   должны
осуществляться   на   основе  упорядоченной  системы  документирования
управленческой  деятельности,  унификации  и   сокращения   количества
применяемых форм документов, рационализации документооборота.
      Механизация и   автоматизация   внедряются   на    всех    этапах
документационного  обеспечения управления:  подготовка документов,  их
копирование  и  оперативное  размножение,  экспедиционная   обработка,
регистрация и поиск,  оперативное хранение и транспортировка, контроль
исполнения, сбор на хранение и др. 

      4.1. Состав комплексов  средств механизации и автоматизации работы с документами 

      Автоматизация работы  с документами осуществляется путем создания
и внедрения  автоматизированных информационно-поисковых  и других систем
сбора, обработки и анализа информации, а также решения отдельных  задач
документационного обеспечения управления с использованием персональных
ЭВМ и  автоматизированных рабочих мест.
      Средства  механизации и автоматизации  работы с документами  должны
быть  совместимыми  и  предусматривать  возможность  их  объединения  в
единую  систему.
          Условия работы аппарата управления с документами:
    от   организационной  структуры  аппарата
      управления;
    его размещения;
    условий труда работников;
    от количества и содержания документов;
    от потребности в оперативной и ретроспективной
      информации;
    от степени централизации работ  с  документами.
      Комплекс  технических средств должен обеспечивать сбор и передачу информации, ее запись на машинные носители,  ввод информации в ЭВМ,  решение задач  и вывод  результатов  обработки  в  форме машинограмм или видеограмм,  а
также  совместимости  с  другими  автоматизированными  информационными
системами.
      При внедрении новых технологий работы  с  документами  необходимо
руководствоваться   социальной   экономической   целесообразностью  их
внедрения,  учитывая возможность приобретения  технических  средств  в
определенные   сроки,   наличие   пригодных   помещений,   возможность
привлечения специалистов для обслуживания техники, ее ремонта и т.п. 

      4.2. Автоматизация работы  с документами 

      Автоматизированная   технология   работы   с   документами
осуществляется   путем   создания   и   внедрения   автоматизированной
подготовки  документов, автоматизированных ИПС  и решения других задач с
использованием  персональных  ЭВМ  и  автоматизированных  рабочих мест
(АРМ).  При  этом  должна   обеспечиваться   информационно-техническая
совместимость   средств   вычислительной   техники  между  собой  и  с
централизованными базами (банками) данных. 

      Автоматизированная  подготовка часто повторяющихся  текстов
документов  осуществляется на базе банка текстовых  заготовок.  В  банк
включаются  унифицированные формы и тексты документов, постоянные части текстов,  названия должностей,  фамилии и  адреса постоянных авторов  и
корреспондентов,  юридические текстовые формулы,  придающие документам
правовой  характер,  формализованные  описания  структур  и  содержания
документов    и    др.   Индивидуальные   документы   подготавливаются
традиционным  машинописным способом.
      Документ, подготовленный  средствами  ВТ,  используется  в форме
машиночитаемого, видеограммы, машинограммы. Машиночитаемые документы и машинограммы   используются   в   управленческом  аппарате  на  правах подлинника (ГОСТ 6.10.4-84),  запрещается перепечатывать  машинограмму
на пишущих  машинах. Транспортировка (передача, пересылка) документа на
машинном  носителе осуществляется с сопроводительным письмом.
      Автоматизированная  подготовка    документов   осуществляется   на
автоматизированных  рабочих  местах  или  автоматизированных   пунктах
обработки информации.
      Автоматизированная  регистрация  документов   производится децентрализовано,     в     местах     регистрации    документов    на автоматизированных  рабочих  местах  или  автоматизированных   пунктах обработки информации. 
        На базе данных автоматизированной  регистрации документов строится
ИПС. Автоматизированные ИПС обеспечивают информацией о всех документах и месте их нахождения работников аппарата управления при помощи вывода информации на дисплей или изготовления  машинограмм.  При частичной
автоматизации  поисковых  операций  должна  соблюдаться  совместимость
традиционной  и автоматизированной систем регистрации  и поиска.
      Поиск и  использование  информации производится децентрализованно
на автоматизированных рабочих местах  или  автоматизированных  пунктах
обработки  информации.  Пользователь должен иметь  возможность получить
информацию  по всем или  нескольким  реквизитам  регистрации  и  точный
адрес местонахождения документа в  данный момент.
      Автоматизированный  контроль исполнения  строится  на  базе автоматизированной     регистрации    и    обеспечивает    оперативное
информирование  исполнителей  и   контрольной   службы   о   состоянии
исполнения   всех   документов,   поручений   и   заданий,   а   также
предварительный контроль сроков подготовки  и  исполнения  документов,
анализ  исполнительской дисциплины.
      На  автоматизированный контроль ставятся регистрируемые  документы
со   сроком   исполнения   не  менее  10  дней.  Контрольные  действия
осуществляются  в контрольных службах и в  местах регистрации документов
с     использованием     автоматизированных     рабочих    мест    или
автоматизированных   пунктов   обработки    информации.    Напоминания
исполнителям   о   сроках  исполнения,  сводки  состояния  исполнения,
сведения  о переносе сроков,  завершения исполнения и др.  выводятся на
экран дисплея,  рассылка машинограмм допускается лишь при отсутствии в
структурных подразделениях соответствующих технических средств.  После
завершения   исполнения  и  записи  всех  необходимых  данных  в  банк
регистрационных данных изготовителя машинограмма полностью заполненной РКК, которая используется в справочном дублирующем массиве, подлежащем передаче на хранение в ведомственный архив одновременно с документами.
      Руководитель    организации   несет   ответственность   за
эффективность использования  автоматизированной  технологии  работы  с
документами,   определяет   право  доступа  работников  к  информации,
хранящейся на машинных носителях,  устанавливает очередность перехода
на автоматизированную технологию работы с документами.
      Работники управленческого  аппарата   обязаны   четко   соблюдать
требования  автоматизированной технологии работы с документами. 

    ОФИСНАЯ ТЕХНИКА
 
      Офисная техника - неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.
     К офисной технике в широком  смысле можно отнести любые технические  средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек  и заканчивая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком  смысле относят лишь технические  средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.
      В более узком смысле слова под  оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.
      Офисная организационная  техника (оргтехника) - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно- технических работ.
      Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных  вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой  информации, и к другим отрицательным  последствиям.
      Множество различных договоров, юридических  бумаг, служебных инструкций, бухгалтерских  бланков, рекламных проспектов и  афиш, технических заданий и технической документации, не говоря уже о визитках, этикетках и т.д. и т.п. Море бумаг различного назначения.
      Зачастую, в офисе работают с различными документами в бумажной и электронной  форме. Несомненно, что самым важным устройством в офисе является персональный компьютер, но так как именно об этом устройстве написано чрезвычайно большое количество самых различных материалов, то необходимо четко обозначить те задачи, которые призвана выполнять офисная техника.
     Офисная техника должна выполнять такие  задачи, как: печать, сканирование, размножение, ламинирование, брошюровка, обрезка, уничтожение, передача различной информации по линиям связи.
     Средства  оргтехники для офиса солидной фирмы могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование: персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др.
      Одним из важнейших устройств офисной  техники является принтеры.
        Кроме печати, для офисной работы  также потребуются сканеры - устройства для распознавания текста или графических изображений, копиры - устройства для копирования, размножения различных текстов, а также факс - устройство для приема факсимильных сообщений.
      Если  Ваша организация занимается изданием различных буклетов, раздаточных  материалов, то Вам необходимо обзавестись  ламинатором, брошюровщиком и резаком  - устройствами, которые позволят Вам изготовлять полный спектр полиграфической продукции для самых различных целей.
     Ламинаторы - машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и от небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке, в результате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка, или на поверхность документа просто приклеивается липкая прозрачная пленка. Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню и многие другие документы.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.