На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


реферат Система документооборота торговых организаций

Информация:

Тип работы: реферат. Добавлен: 02.12.2012. Сдан: 2012. Страниц: 52. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Государственный комитет Российской Федерации по рыболовству 

«АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
ИНСТИТУТ  ЭКОНОМИКИ 

                                                                                                                      
                                                                                                                                  
                                                                                Кафедра «Бухгалтерский учет, анализ хозяйственной
деятельности  и аудит »
                                     
 
 

Реферат
ПО  ДИСЦИПЛИНЕ : Особенности учета в торговле
НА  ТЕМУ: «Система документооборота торговых организаций» 

 
                                                                      
                                                                                       Выполнила
                                                                                       студентка гр.ДФБ-52                                                                                     
                                                                                      Султанова А. Р. 
               
                                                     Проверила        
                                           к.э.н. доцент Гришина С.В. 
 
 
 
 
 
 

   
 

Астрахань 2009 год 

Содержание 

Введение………………………………………………………………………………………….….3
1. Документ, документооборот, классификация бухгалтерских документов ……………….…4
2. Требования к оформлению документов…………………………………………………..…….9
3. Сроки хранения документов и порядок их уничтожения………………………………….....12
4. Документирование операций, связанных с учетом товаров……………………………..….20
5.  Документальное  оформление приемки товаров ……………………………………………..21
6.  Документальное оформление отпуска товаров……………………………………………....35
7.  Складской  учет товаров и товарные отчеты материально ответственных лиц………..…..38
8.  Документальное  оформление инвентаризации……………………………………………...50
9.  Продажа  товаров в кредит (документальное  оформление)…………………………...……..56
10. График документооборота  торговой организации…………………………………………..58
Заключение…………………………………………………………………………………………61
Список  литературы…………………………………………………………………………...….62
Приложение………………………………………………………………………………...……..63 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Тема организация документооборота в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.
В современных  условиях для повышения эффективности  управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
    При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Несвоевременное оформление или не оформление произведенных хозяйственных операций запутывает бухучет, и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Именно, исходя из проверки имеющихся документов, налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом, и итог этих разногласий практически всегда легко предсказать - финансовые санкции по отношению к предприятию.
Создание  носителей первичной учетной  информации является ответственным  моментом, при этом следует иметь  в виду, что в целях налогообложения не только накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера являются первичными документами. К таким документам могут относиться договоры, контракты, акты (сдачи-приемки, приемки-передачи, завершения работ и т.д.) и др.
    В нашей стране установлена система стандартов, в которых определены назначение и виды документов, их унификация. В соответствии с принятыми едиными формами документов надо подробно рассматривать вопросы, возникающие при их составлении и оформлении, а также требования и правила, которые необходимо соблюдать для обеспечения юридической силы документов.
      Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать систему документооборота торговых организаций.
      Для постановки цели определим следующие задачи: рассмотреть документооборот и классификацию бухгалтерских документов, а также требования к оформлению документов; проанализировать обработку документов; рассмотреть сроки хранения документов и порядок их уничтожения, а также оформления первичных документов по приемке , хранению и отпуску товаров; рассмотреть документирование операций, связанных с учетом товаров. 

1. Документ, документооборот,  классификация бухгалтерских  документов
   Слово «документ» происходит от латинского documetum - доказательство. Под термином «документ» следует понимать письменное доказательство, свидетельство.
   Согласно  ГОСТ Р 51141-98 документ (документированная  информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В качестве материального носителя допускается использование любого материального объекта, пригодного для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Однако для целей оформления документов в бухгалтерском учете применимы только бумажные или машинные носители информации. Эта норма содержится в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности. При этом организация обязана изготовлять за свой счет копии документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
   Документ  получает статус официального, если он создан юридическим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке (ГОСТ Р 51141-98).
      Бухгалтерская документация является частью системы  управленческой документации организации согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), утвержденному Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299                   (с изменениями и дополнениями), который классифицирует унифицированные формы управленческих документов с присвоением им кодов по следующим блокам: 

Код
      Наименование форм
0200000 Унифицированная система организационно-распорядительной документации
0211000 Документация  по созданию организации
0251000 Документация  по распорядительной деятельности организации, предприятия
0281000 Документация  но приему на работу
0300000 Унифицированная система первичной учетной документации
0301000 Документация  по учету труда и его оплаты
0306000 Документация  по учету основных средств и нематериальных активов
0310000 Документация  по учету кассовых операций
0315000 Документация по учету материалов
0317000 Документация  по учету результатов инвентаризации
0320000 Документация  но учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов
0322000 Документация  по учету работ в капитальном  строительстве
0325000 Документация  по учету сельскохозяйственной продукции и сырья
0340000 Документация  по учету работы строительных машин  и механизмов
0345000 Документация  по учету работ в автомобильном  транспорте
0400000 Унифицированная система банковской документации
0500000 Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организации
0600000 Унифицированная система отчетно-статистической документации
0700000 Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской  документации предприятий
0710000 Отчетная бухгалтерская  документация
0720000 Регистры бухгалтерского учета
0730000 Первичная учетная  документация 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
0800000 Унифицированная система документации по труду
0900000 Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации
1000000 Унифицированная система внешнеторговой документации

       Все записи на счетах бухгалтерского учета основываются только на документах. Бухгалтерский документ является письменным подтверждением на право совершения или действительного совершения хозяйственной операции.
   Оформление  хозяйственных операций документами  называется документацией. При помощи документации производится сплошное отражение хозяйственных операций в момент и на месте их совершения. Таким образом, документация - это одна из отличительных особенностей бухгалтерского учета, в котором все записи производятся только на основании полноценных документов.
   Существует  понятие классификации бухгалтерских  документов. Это группировка документов по определенным признакам с целью их изучения и правильного использования. Такими признаками являются назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные признаки.
   Ниже  приведена группировка документов по перечисленным признакам: 

      Признак
    Виды  документов
Назначение  документа Распорядительные Оправдательные
Комбинированные
Документы учетного оформления
Порядок составления Первичные Сводные
Порядок отражения хозяйственных операций Разовые Накопительные
Место составления Внутренние  Внешние
Качественные  признаки Полноценные Неполноценные

     Дадим определение перечисленным видам документов.
Распорядительные  документы содержат распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. Такими документами являются приказы, распоряжения и т. п. Например, приказ на перетаривание, подработку или подсортировку товара, приказ на назначение и выплату премий, на направление работника в командировку. Распорядительные документы не подтверждают факты совершения хозяйственных операций и поэтому не являются основанием для отражения их в учете. К бухгалтерскому учету принимаются лишь оправдательные документы. Но если оправдательный документ составлен по операции, которая совершилась на основании распорядительного документа, то хозяйственная операция отражается при наличии двух документов (распорядительного и оправдательного).
   Например, работник по возвращении из командировки сдал в бухгалтерию организации оправдательные документы вместе с авансовым отчетом (служебное задание с отметкой о его выполнении, командировочное удостоверение, авиабилеты, счет на проживание в гостинице и т.п.). Однако бухгалтер примет к учету эти документы только при наличии приказа руководителя организации о направлении работника в командировку. Приказ на командировку и служебное задание принимаются бухгалтером к учету, если они составлены по унифицированным формам.
   Другой  пример. Руководитель торговой организации издает приказ о проведении контрольной проверки яиц. На основании этого приказа производится проверка и составляется акт унифицированной формы № ТОРГ-22. В результате проверки был обнаружен бой яиц, а также технические отходы. На основании акта бухгалтер делает проводку о списании забракованной продукции с материальной ответственности кладовщика, но только при наличии приказа руководителя на проведение контрольной проверки.
   Оправдательные  документы - это документы, удостоверяющие факт совершения хозяйственных операций. Оправдательные документы являются основанием для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. К таким документам относятся накладные, приемо-сдаточные акты и пр.
   Комбинированные документы - это бухгалтерские документы, сочетающие в себе признаки нескольких видов документов. Например, расходные кассовые и приходные кассовые ордера являются одновременно распорядительными (руководитель и главный бухгалтер разрешили выдачу денежных средств из кассы либо главный бухгалтер разрешил внести денежные средства в кассу) и оправдательными (денежные средства получены из кассы либо внесены в кассу). Авансовый отчет по командировке является распорядительным документом (руководитель утверждает авансовый отчет, то есть разрешает возместить расходы подотчетного лица) и документом учетного оформления (на основании авансового отчета бухгалтер может сделать одну обобщенную проводку, так как расходы по командировке отражаются по одной статье расходов).
  Документы учетного оформления составляются для подготовки и упрощения учетных записей. Это распределительные и группировочные ведомости, расчеты, бухгалтерские справки, мемориальные ордера и т. д. Документы учетного оформления составляются на основании ранее оформленных первичных документов, данных бухгалтерского учета, действующих положений, инструктивных указаний и пр.
   Первичные документы - это документы, которые составляются в момент совершения хозяйственных операций и являются первым свидетельством их совершения. Составление первичного документа является началом учетной регистрации хозяйственных операций. Первичными документами являются приходные и расходные кассовые ордера, накладные, наряды, квитанции и пр.
   Сводные документы - это документы, составляемые на основании первичных документов. Они содержат показатели по хозяйственным операциям, зафиксированные в первичных документах, а также новые укрупненные показатели. Применение сводных документов позволяет уменьшить количество записей на счетах бухгалтерского учета. К сводным документам относятся разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов и др.
   Разовые документы - это документы, отражающие одну или несколько хозяйственных операций и составляемые единовременно в один прием. Эти документы оформляются сразу после совершения хозяйственных операций и передаются в бухгалтерию. Разовые документы - накладные, требования, приемо-сдаточные акты, приходные и расходные кассовые ордера.
   Накопительные документы - это бухгалтерские документы, которые составляются постепенно, в течение определенного периода времени. В этих документах отражаются однородные, часто повторяющиеся хозяйственные операции. Применение накопительных документов сокращает количество документов и учетных записей, так как один накопительный документ заменяет несколько разовых.
   Внутренние  документы - документы, составленные в данной организации.
   Внешние документы поступают от других организаций (выписки банка, счета поставщиков и пр.).
   Полноценным является такой документ, который составлен по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию.
   Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным, он не должен приниматься к учету.
   Документы составляются в хозяйственных подразделениях организации (в управлениях, отделах, на складах и т. д.). После завершения хозяйственной операции надлежащим образом оформленные и подписанные документы передаются в бухгалтерию. В бухгалтерии также устанавливается определенный порядок обработки документов. Здесь документы проверяются по форме и содержанию, группируются по однородным признакам и служат основанием для записей в учетных регистрах.
   По  окончании отчетного периода (месяца, квартала, года) документы переплетаются в папки и хранятся в архиве организации. Архив организации - это совокупность документов, относящихся к деятельности этой организации. Движение документов в учетном процессе от момента их составления до сдачи в архив называется документооборотом.
   В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 документооборот  представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
   Таким образом, документооборот в бухгалтерском  учете организации включает:
    а) все стадии движения первичных документов:
   • создание или получение от других организаций первичных документов
   •  принятие к учету первичных документов
    обработка первичных документов
    передача в архив принятых к учету и обработанных документов;
   б)  движение учетных регистров, сформированных по первичным 
документам: от составления до сдачи в архив;

   в) движение форм бухгалтерской отчетности (внутренней и внешней): составление, представление пользователям, сдача в архив;
   г) движение форм налоговой отчетности: составление, представление пользователям, сдача в архив;
   д) движение форм статистической отчетности, которая формируется по данным бухгалтерского учета: составление, представление пользователям, сдача в архив.
    Организация документооборота подразумевает:
    разработку форм первичных документов в случаях, когда нет аналогичных унифицированных форм;
    доработку унифицированных форм (при необходимости);
    разработку учетных регистров и форм внутренней отчетности;
    создание графика документооборота;
    определение механизма принятия документов к учету;
    выбор системы обработки документов;
    порядок хранения и уничтожения документов.
   В приказе по учетной политике организации  обязательно должен быть график (план) документооборота. Схематично этот график можно представить в таком виде: 

Наименование  документа Лицо (лица), ответственное за составление документа
 
Порядок и сроки представления документа
Кто представляет документ
 
 
Кому  представляют документ
 
Использование документа в учете

   Работу  по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. Утверждает график документооборота руководитель организации.
   Пример  графика документооборота в виде перечня работ приведен в приложении к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.
   Каждому исполнителю вручают выписку из графика. В выписке перечисляют документы, которые оформляет исполнитель, сроки составления и представления документов в другие подразделения организации. Работники организации создают и представляют документы в соответствии с полученным графиком.
      Например, выписка из графика для продавца мелкорозничной торговой точки может выглядеть так:
 
Наименование документа
        Создание  документа
 
 
 
Кол-во экземпляров
 
Ответственный за выписку
 
Ответственный  за оформление
 
  Ответственный за исполнение
Срок  исполнения
    1
2
    3
4 5
    6
Расходно- приходная накладная ТОГТ-14 Два» 1-й-склад 

2-й - продавцу
Кладовщик Зав. складом Кладовщик При отпуск товара в начале рабочего дня и сдаче выручки и непроданного товара в конце рабочего дня
 
Товарный  журнал ТОРГ-23
Один Продавец Зав. складом Продавец Ежедневно

 
 
    Проверка  документа 
    Обработка документа 
Ответственный за проверку Кто представляет  
 Порядок представления
   Срок  представления 
Кто исполняет Срок  исполнения
    7
8 9 10
    11
12
Бухгалтер мелкорозничной торговли Продавец При сдаче товара и денежной выручки  Ежедневно по окончании  рабочего дня Бухгалтер мелкорозничной торговли 1 раз в 3 дня  при обработке  товарного отчета
Кладовщик Продавец По окончании  рабочего дня  Ежедневно Бухгалтер мелкорозничной торговли 1-го числа  каждого месяца в 9.00

2. Требования к оформлению  документов
   Закон «О бухгалтерском учете» содержит требование оформлять все хозяйственные операции первичными документами, составленными по унифицированным формам. Эти формы утверждает Госкомстат России и публикует в виде альбомов унифицированных форм.
   В формах, утвержденных Госкомстатом России, предусмотрены поля, в которых надо проставить коды в соответствии с общероссийскими классификаторами (ОКУД, ОКПО, ОКОФ, ОКЕИ, ОВДП). Если в кодах нет ссылок на общероссийские классификаторы (например, вид операции, код товара и др.), то поля с этими кодами заполняют в соответствии с принятой в организации системой кодирования для машинной обработки документов.
   В настоящее время унифицированные формы разработаны не для всех хозяйственных операций. Например, нет унифицированных форм для учета наличия и движения бланков строгой отчетности. Организация может разработать формы самостоятельно или использовать ведомственные. При этом должны быть соблюдены следующие условия :
    форма должна быть утверждена приказом руководителя организации в составе учетной политики;
    форма должна содержать следующие обязательные реквизиты:
 
    наименование  документа;
    код формы документа;
    дату составления документа;
    наименование организации, от имени которой составлен документ;
    содержание хозяйственной операции;
    измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
 
   
    наименование  должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
    личные подписи указанных лиц;
    расшифровки подписей должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции.
   Следует также отмстить, что унифицированные  формы бланков, содержащиеся в альбомах, носят рекомендательный характер. Организация может ввести в эти формы дополнительные реквизиты и показатели. Также допускается изменение внешнего вида формы (расширение и сужение строк, граф, включение дополнительных строк и вкладных листов и т. п.). Вносимые изменения должны быть оформлены приказом или распоряжением руководителя организации. Обратите внимание: удаление отдельных реквизитов и показателей из унифицированных форм не допускается.
   Каждая  организация должна определить круг лиц, которые могут подписывать первичные документы. Перечень этих лиц утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Этот перечень может иметь такой вид: 

   “Утверждаю”                                                                                                     Руководитель организации
                                                                  _________    _______________________
                                                                                        (подпись)                  (расшифровка подписи)
   Наименование документа    Должности лиц, имеющих право  подписи     
         
Согласовано: 
   Главный бухгалтер организации    ______________               _______________________________
                                                               (подпись)                            (расшифровка подписи)

        Лица, составившие и подписавшие первичные документы, несут ответственность за своевременное и качественное оформление этих документов, а также за достоверность содержащихся в них данных.
   Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем и главным бухгалтером (либо уполномоченными ими на то лицами).
   Без подписи главного бухгалтера или  уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
   Под финансовыми и кредитными обязательствами  понимаются документы, которыми оформляются финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры, договоры по товарному и коммерческому кредиту.
   В случае разногласий между руководителем  организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации. В таком случае руководитель несет всю полноту ответственности за последствия осуществления указанных операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.
   Если  документ подписывает лицо, у которого нет полномочий на это, то такой документ считается составленным от имени этого лица, а не от имени организации. Такое лицо будет полностью нести ответственность за последствия по совершенной операции, оформленной этим документом. Однако руководитель организации может одобрить совершенную сделку.
   Записи  в первичных документах должны производиться  чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машинок, средств механизации, компьютерным способом, другими средствами, обеспечивающими сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш, так как документы хранятся в архиве определенное время и записи в них должны хорошо читаться.
   Все строки первичного документа, которые могут быть заполнены, не должны оставаться свободными. Свободные же строки прочеркиваются.
   Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме (полнота и правильность заполнения документа, заполнения реквизитов) и содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).
   На  практике возникают ситуации, когда  обнаруживается ошибка в составлении первичного документа. Каким же образом внести в него исправления?
   Следует помнить, что внесение исправлений в банковские и кассовые документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы. При этом не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Неправильный текст или цифру надо аккуратно зачеркнуть и над зачеркнутым текстом или цифрой сделать правильную запись. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочитать исправленное. Рядом с исправлением надо написать «Исправлено» и указать дату внесения исправлений. Лица, подписавшие документ, должны снова поставить свои подписи.
   Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования. Это может быть, например, дата записи в учетный регистр и подпись бухгалтера, оттиск штампа «Погашено» и т. п.
   На  всех документах, приложенных к приходным  и расходным кассовым ордерам, на самих ордерах и на документах, послуживших основанием для начисления заработной платы, делают надпись от руки или проставляют штамп «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
3. Сроки хранения  документов и порядок  их уничтожения
   Организации должны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (закон «О бухгалтерском учете», Положение по бухгалтерскому учету и отчетности).
    Обратите внимание, что уничтожить документы по истечении установленных сроков можно только при условии, что за указанный период проведена инвентаризация. Если период, который охватывают документы, не обревизован, то уничтожить их нельзя.
    Первичные учетные документы должны храниться не менее 5-ти лет.
Лицевые счета работников организации хранятся 75 лет. Годовые бухгалтерские отчеты и балансы, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, пояснительные записки к ним - 10 лет. Также 10 лет должны храниться коллективные договоры.
   Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету). Например, исчисление срока хранения дел, составленных в 2005 году, начинается с 1 января 2006 г.
   Сроки хранения документов установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Росархивом 06 октября 2000 г. Вот некоторые из них:
      Вид документа
Срок хранения Примечание
      1
    2
    3
Бухгалтерские балансы  и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним: а) сводные годовые
б) годовые
в) квартальные 

г) месячные
 
 
 
Постоянно Постоянно
5 лет 

1 год
 
 
 
 
 
При отсутствии годовых - постоянно
При отсутствии
квартальных - постоянно
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним Постоянно  
Аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам Постоянно  
Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов 5 лет  
Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов Постоянно Квартальные - 5 лет
Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах 5 лет  после снятия с учета 5 лет  после снятия с учета
Отчеты  по налогам: а) годовые
б) квартальные 

в) месячные
 
Постоянно 5 лет 

1 год
 
 
При отсутствии годовых - постоянно
При отсутствии
квартальных - 5 лет
Документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней. Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов 5 лет
    ЭПК
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам 5 лет
    ЭПК
Документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним 5 лет  
Отчеты  об исполнении сметы расходов: а) сводные годовые
б) годовые 

в) квартальные
 
Постоянно Постоянно 

5 лет
 
При отсутствии годовых -постоянно
Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета 5 лет  
Отчеты  по перечислению денежных сумм но государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости) Постоянно  
Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др. 5 лет В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.), оборотные ведомости 5 лет При условии  завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного  решения
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.). Документы о приеме выполненных работ (акты, справки)  
5 лет
При условии  завершения ревизии (проверки). В  случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел -сохраняются до
вынесения
окончательного
решения
Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями 5 лет  
Переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении  взысканий, штрафов , приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.) 5 лет  
Лицевые счета работников 75 лет ЭПК
Положения о премировании работников 5 лет Эти документы хранятся пять лет
после замены новыми
Документы о получении заработной платы  и других выплат (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) 5 лет Срок хранения пять лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения. При отсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет
Переписка о выплате заработной платы. Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов. Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий. Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности 5 лет  
Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков До минования надобности, но не менее 5 лет До минования надобности, но не менее 5 лет
Переписка о выдаче и возврате ссуд 5 лет  
Исполнительные  листы До минования  надобности, но не менее 5 лет
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях 5 лет  
Гарантийные письма 5 лет  
Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации Постоянно  
Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей 5 лет  
Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные), договоры имущественного страхования, с аудиторами (аудиторскими фирмами) 5 лет  после истечения срока договора (соглашения). ЭПК
Договоры  о материальной ответственности 5 лет  после увольнения материально ответственного лица
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей 5 лет При условии  завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
Книги, журналы, карточки учета: а) ценных бумаг
б) основных средств (зданий, сооружений)
Постоянно 5 лет после ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии)
в) приходно-расходных кассовых 
документов (счетов, платежных поручений)
г) хозяйственного имущества
д) вспомогательные, контрольные 
(транспортные, грузовые, весовые и др.)

е) депонированной заработной платы
5 лет  при условии завершения проверки (ревизии)
ж) реализации товаров, работ, 
услуг, облагаемых и не облагаемых 
налогом на добавленную стоимость
з) депонентов по депозитным суммам
и) доверенностей
5 лет  с даты последней записи при условии  завершения
проверки (ревизии)
5 лет
5 лет  при условии завершения проверки (ревизии)
Документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности 5 лет ЭПК
     

   У некоторых документов в приведенной  таблице стоит отметка ЭПК. Она означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года. Налоговым кодексом установлен минимальный срок хранения документов для целей проверки правильности исчисления налогов. Этот срок составляет четыре года (ст. 23 НК РФ).
   Ответственным за сохранность документов в течение  установленных сроков является руководитель организации.
   Для правильной организации хранения и  уничтожения документов организации ведут номенклатуру дел. Образец формы номенклатуры дел приведен в «Основных правилах работы архивов организаций», одобренных Решением Коллегии Росархива от Об февраля 2002 г. (далее Основные правила). Форма, приведенная в Основных правилах, носит рекомендательный характер:
Наименование  организации НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ                                        УТВЕРЖДАЮ
___________ №  _______                                        Наименование должности
                                                                                                              руководителя организации
                                                                                                                          Подпись ________   Расшифровка подписи _________________
                                                                                                                          Дата 

_____________________
   (место составления)
На ___________ год 

Индекс  дела Заголовок дела Кол-во ед.хр. Срок  хранения и № статей по перечню Примечание
1
    2
3
    4
5
        Название  раздела
         

 
 
Наименование  должности
Руководителя  службы ДОУ
организации                            Подпись ___________  Расшифровка подписи _______________                        
Дата
Виза  руководителя архива
(лица, ответственного за архив) 

СОГЛАСОВАНО                                                    СОГЛАСОВАНО                                                   
Протокол  ЦЭК (ЭК)                                                           Протокол ЦЭК архивного
                                                                                              учреждения
от __________ № ___________                                        от __________ № ___________

      В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Номера своим подразделениям организация присваивает самостоятельно. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, бухгалтерии организации присвоен порядковый номер 04 и такие порядковые номера бухгалтерским делам:
    - бухгалтерские балансы
    - бухгалтерская отчетность филиалов
    - налоговые декларации
    - банковские документы и т. д.
    Используя приведенную  нумерацию, составим индексы дел:
    04-01 - «Бухгалтерские  балансы»
    04-02 - «Бухгалтерская  отчетность филиалов»
    04-03 - «Налоговые  декларации»
    04-04 - «Банковские документы».
   В графе 2 указывают заголовки дел. В заголовке дела надо четко и  в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. В заголовке дела не допускается употребление неконкретных формулировок вроде «Общая переписка», «Разное» и т. п. Не допускается также употребление вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
   В графе 3 записывают количество дел (томов, частей). Эта графа заполняется по окончании календарного года. Каждому тому или части соответствует одна папка. Например, дело «Банковские документы» может иметь 12 томов: за январь 2005 года, за февраль 2005 года и т. д.
   Срок  хранения документов и номера статей проставляют в соответствии с типовым или ведомственным перечнем. Например, за основу может быть взят Перечень Росархива.
    В графе 5 «Примечание» проставляют отметки:
    «дело заведено: (дата текущего года)»
    «переходящее  дело» ,
«к уничтожению: (дата текущего года)»
«передается в  другую организацию для продолжения».
Переходящие дела - это папки, в которые собираются документы за несколько лет.
   Основными правилами также рекомендовано  ежегодно составлять итоговую запись о категории и количестве дел, заведенных в текущем году в организации, по следующей форме: 

 
По  срокам хранения Всего
    В том числе
 
 
переходящих
с отметкой «ЭПК»
    1
    2
3 4
Постоянного      
Временного (свыше 10 лет)      
Временного (до 10 лет включительно)      
ИТОГО      

 
 
Наименование  должности 
руководителя службы ДОУ 
организации                                       Подпись __________ Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения ппереданы в архив
Наименование  должности
передавшего сведения                      Подпись ____________ Расшифровка подписи
Дата

 
ООО *Красоптторг* Приказ  №22 от 11 января 2005г.
<0 создании экспертной  комиссии>
В целях выделения  к уничтожению документов, срок хранения которых истек
ПРИКАЗЫВАЮ:
1.   Создать экспертную комиссию в составе:
    коммерческий директор Мягков В.В. - председатель комиссии
    заместитель главного бухгалтера Кольцова АЛ. - заместитель председателя комиссии
    начальник хозяйственного управления Сорокин И.В. - член комиссии
    референт Панина Т.С - член комиссии
    старший товаровед Старков Р.И. - член комиссии.
2. Экспертной   комиссии   подготовить   акт   на   уничтожение   документов, 
срок хранения которых истек.
 

Генеральный директор                             Шакурин А .Е.

      Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить. Для этого приказом руководителя создается экспертная комиссия, в которую входят наиболее квалифицированные специалисты основных структур подразделений. Председателем комиссии должен быть один из руководящих работников организации (например, заместитель директора, главный инженер, коммерческий директор).
   Документы уничтожаются в соответствии с Актом  о выделении к уничтожению  документов, не подлежащих хранению. При  составлении такого акта за основу можно принять форму акта, рекомендованную Росархивом: 

Наименование  организации 
АКТ                                                                                     УТВЕРЖДАЮ
_______________ № ________                                       Наименование должности
__________________________                                      руководителя организации
            (место составления)
о выделении  к уничтожению                                                      Подпись _____________ Расшифровка подписи ________________________
 документов, не подлежащих
хранению                                                                        
На основании ______________________________________________________________________________________
                                                                      ( название и выходные  данные перечня документов  

_________________________________________________________________________________________________________________
                                                                                             с указанием их хранения )
отобраны к  уничтожению как не имеющие научно- исторической ценности и утратившие практическое значение документы организации: ____________________________________________________ 

отобраны к  уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратив 
шие прак

Заголовок дела Дата  дела Номера  описей Индекс  дела Количество Сроки хранения Примеча-  
п/п или групповой  или крайние (номенклатур) (тома, части) дел дела (тома. ние  
  заголовок дел даты  дел за годы по  номенклатуре или № дела по описи (томов,  частей) части) и номера статей   по перечню
   
1 2 3 4 5 6 7 9  
                 

 
Итого __________________________    ед. хр за ____________________________ годы
    (цифрами  и прописью)
Описи дел постоянного  хранения за  _____________   годы утверждены по личному составу
согласованы с  ЭПК  _____________________________________________________________________________________
       (наименование  архивного учреждения)
(протокол от _____________ № ______________)
Наименование  должности лица,
проводившего  экспертизу
ценности документов                  Подпись ___________   Расшифровка подписи ________________________________ 

Дата

 
СОГЛАСОВАНО 
Протокол ЦЭК (ЭК)
от №  

Документы в  количестве                                          _______________________ ед. хр.,
  (цифрами и прописью) 

весом   ________ кг сданы в ___________________________________________________ 

_____                                                      (наименование организации)
на переработку  по приемо-сдаточной накладной от________                      ___№ __________
Наименование  должности работника,
сдавшего документы                   Подпись _____________Расшифровка подписи 

Дата
Изменения в  учетные документы внесены.
Наименование  должности работника
архива, внесшего изменения
в учетные документы                  Подпись                           Расшифровка подписи 

Дата

          В акт о выделении документов к уничтожению можно включать только те дела, по которым срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.
   Документа, включенные в акт, подлежат обязательному  уничтожению. Их нельзя использовать в хозяйственных целях.
   Документы можно разорвать, отправить в  бумагоуничтожитель, передать в котельную для сжигания, сдать в специализированную организацию по переработке вторсырья.
   По  факту физического уничтожения  документов экспертная комиссия составляет еще один акт: 

ООО “Красоптторг” 
АКТ
об  уничтожении документов, срок хранения которых  истек
г. Сосновоборск                                                                  Дата: 10 февраля 2005 г.
Экспертная комиссия в составе
коммерческого директора Мягкова В.В. (председатель комиссии)
заместителя главного бухгалтера Кольцовой АЛ. (заместитель  председателя комиссии)
начальника хозяйственного управления Сорокина И.В. (член комиссии)
референта Паниной  Т.С (член комиссии)
старшего товароведа Старкова Р.И. (член комиссии)
 составила  настоящий Акт о том, что  согласно описи, утвержденной  Актом № 1 от 10.02.2005г., были уничтожены документы, срок хранения которых истек, путем сжигания в котельной ЗАО «Энергетик» в присутствии членов комиссии. Документы для сжигания переданы но накладной № 48 от 10.02.05г. (прилагается). Факт сжигания подтверждается Актом об оказанных услугах № 115 от 10.02.05 Г. (прилагается).
Председатель  комиссии  Мягков В..В.
Зам. председателя комиссии  Кольцова АЛ.
Члены комиссии
              Сорокин И.В.
              Панина  Т.С.
        _ Старков Р.И.
   

 
4. Документирование операций, связанных с учетом товаров
        Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, наличных денежных расчетов при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин, по учету торговых операций при продаже товаров в кредит, по учету торговых операций в комиссионной торговле утверждены постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. Назначение и порядок составления этих форм рассмотрены в соответствующих главах книги. Сразу отметим, что во всех формах требуется наличие кода предприятия по ОКПО и кода вида деятельности по ОКДП. Эти коды указаны в информационном письме органа статистики, в котором зарегистрирована организация. Показатель «Код (или вид) операции» заполняется организациями, у которых имеется справочник таких кодов. Этот справочник организация разрабатывает самостоятельно. Он используется, как правило, при автоматизированной системе обработки бухгалтерских документов. В графе «Код товара» организации проставляют код, присвоенный товару в складском учете (номенклатурный номер). Эти коды организация также разрабатывает самостоятельно.
     Для учета торговых операций утверждены следующие общие унифицированные формы: 

формы
        Наименование
ТОРГ-1 Акт о приемке  товаров
ТОРГ-2 Акт об установленном  расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей
ТОРГ-3 Акт об установленном  расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров
ТОРГ-4 Акт о приемке  товара, поступившего без счета поставщика
ТОРГ-5 Акт об оприходовании  тары, не указанной в счете поставщика
ТОРГ-6 Акт о завесе тары
ТОРГ-7 Журнал регистрации  товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары
ТОРГ-8 Заказ-отборочный лист
ТОРГ-9 Упаковочный ярлык
ТОРГ-10 Спецификация
ТОРГ-11 Товарный ярлык
ТОРГ-12 Товарная накладная
ТОРГ-13 Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары
ТОРГ-14 Расходно-приходная  накладная для мелкорозничной торговли
ТОРГ-15 Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей
ТОРГ-16 Акт о списании товаров
ТОРГ-17 Приходный групповой  отвес
ТОРГ-18 Журнал учета  товаров на складе
ТОРГ-19 Расходный отвес (спецификация)
ТОРГ-20 Акт о подработке, подсортировке, перетаривании товаров
ТОРГ-21 Акт о переработке (сортировке плодоовощной продукции)
ТОРГ-22 Акт о контрольной (выборочной) проверке яиц
ТОРГ-23 Товарный журнал работника мелкорозничной торговли
ТОРГ-24 Акт о перемеривании  тканей
ТОРГ-25 Акт об уценке лоскута
ТОРГ-26 Заказ
ТОРГ-27 Журнал учета  выполнения заказов покупателей
ТОРГ-28 Карточка количественно-стоимостного учета
ТОРГ-29 Товарный отчет
ТОРГ-30 Отчет по таре
ТОРГ-31 Сопроводительный  реестр сдачи документов

  Порядок оформления первичных документов по приемке, хранению и отпуску товаров подробно рассмотрим далее. 
5.  Документальное оформление  приемки товаров
      Порядок приемки товаров регламентируется договором с поставщиком и соответствующими стандартами и правилами. К ним относятся:
    инструкция Госарбитража СССР от 15 октября 1990 г. «О порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направления рекламационных актов»;
    инструкция Госарбитража при Совете Министров СССР «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству» (постановление от 15 июня 1965 г. № П-6);
    инструкция Госарбитража при Совете Министров СССР «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству» (постановление от 25 апреля 1966 г. № П-7).
   Две последние инструкции применяются  в части, не противоречащей последующим нормативным документам. Согласно разъяснениям Высшего Арбитражного Суда РФ инструкции применяются только в случаях, когда это предусмотрено договором поставки (п. 14 постановления от 22 октября 1997 г. № 18).
   Указанные инструкции четко регламентируют порядок  приемки товаров, что позволяет избежать в дальнейшем споров и неясностей между поставщиком и покупателем. Поэтому в договоры поставки целесообразно включить пункт о том, что приемка товаров осуществляется в соответствии с постановлениями № П-6 и № П-7.
   При нарушении правил и сроков приемки  товаров торговая организация не сможет предъявить претензии поставщику при недостаче или понижении качества товаров.
   Торговая  организация получает товар от поставщиков  по договорам купли-продажи, договорам комиссии, договорам поставки, по отдельным заявкам и т. п. Администрация торговой организации должна ознакомить персонал, ответственный за приемку товара, с условиями этих договоров. По прямым договорам с длительными хозяйственными связями в качестве отдельного документа необходимо передать согласованный график поставок. Если поставка товара осуществляется на основании заявок, то персонал информируется о заказанном товаре и сроках его поставки.
   Материально ответственный работник и члены  приемной комиссии знакомятся с условиями договора, которые касаются наименования товара, количества, качества, комплектности, сроков приемки, перечня технических и иных документов.
   Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т. д.
   Приемку товаров можно вести на территории (складе, базе) поставщика, на территории перевозчика и на территории самой торговой организации-покупателя.
   Если  приемка товаров осуществляется на складе поставщика, то материально ответственное лицо покупателя получает товар по доверенности. Доверенность подтверждает право на получение товара от имени покупателя. Материально ответственное лицо вместе с доверенностью предъявляет поставщик) свой паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Доверенность оформляется по унифицированным формам № М-2 и М-2а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. В доверенности указываются следующие сведения:
    номер и дата выдачи;
    срок ее действия;
    должность и фамилия лица, которому выдана доверенность, его паспортные данные;
    номер и дата документа, на основании которого отпускается товар;
    наименование, адрес, банковские реквизиты покупателя;
    наименование товаров, подлежащих получению материально ответственным лицом, единицы их измерения и количество.
   Доверенность  подписывают материально ответственное  лицо, руководитель и главный бухгалтер организации-покупателя.
   Если  доверенности выписывают по форме №  М-2, то их учет ведется по корешкам, которые хранятся в бухгалтерии торговой организации. На корешке ставится отметка о выдаче доверенности материально ответственному лицу и о том, что по этой доверенности получены материальные ценности (с указанием номера и даты товаросопроводительного документа).
   Если  доверенности выписываются по форме  № М-2а, то они регистрируются в книге доверенностей. В этой книге проставляются:
    дата выдачи доверенности и ее порядковый номер;
    Ф.И.О. лица, получившего доверенность;
    срок действия доверенности;
    наименование поставщика, у которого материально ответствен-! ное лицо должно получить товар;
     - подпись материально ответственного лица за получение доверенности.
После доставки полученного товара в торговую организацию материально ответственное лицо предъявляет в бухгалтерию товаросопроводительные документы. Бухгалтер делает отметку в книге доверенностей о том, что по данной доверенности товар получен по такому-то документу. Эта процедура называется «закрытием доверенности».
   Листы в книге доверенностей должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью главного бухгалтера и печатью организации.
   Заполненные формы доверенностей по формам №  М-2 и М-2а приведены в приложениях № 1 и № 2.
  Для приемки товаров на территории торговой организации руководитель назначает приказом приемную комиссию либо материально ответственных лиц, ответственных за приемку товара (заведующий складом, секцией, отделом, кладовщик, продавец). Все зависит от размера самого предприятия, вида деятельности (оптовая или розничная торговля), объемов поступающего товара и т. п. Обязанности работников по приемке товаров и условия ответственности закрепляются в приказах руководителя, трудовых контрактах, договорах о материальной ответственности, должностных инструкциях.
   О каждой поставке товаров на территорию торговой организации администрация  сообщает материально ответственному лицу, которое должно подготовить подъездные пути, разгрузочные площадки, складские площади под товар и необходимые документы.
   При приемке товаров по количеству, качеству и комплектности проверяется соответствие товара его характеристикам:
   1) по количеству - соответствие количества товара, указанного в договоре, фактически поставленному товару. Проверка производится на основании транспортных документов (товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, коносамента) и товаросопроводительных документов (товарной накладной, накладной, счета-фактуры, счета, спецификации к договору и т. д.).
   При доставке товаров автомобильным транспортом оформляют товарно-транспортную накладную унифицированной формы № 1-Т.
Форма этого документа утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 г. № 78.
   При доставке товаров железнодорожным  транспортом оформляется железнодорожная накладная. К ней могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной. Форма транспортной железнодорожной накладной утверждена Приказом Министерства путей сообщения России от 18 июня 2003 г. № 39 «Об утверждении правил заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом». Транспортная железнодорожная накладная заполняется на четырех листах:
1-й лист - оригинал  накладной (передается грузополучателю);
2-й лист - дорожная  ведомость (предназначена для перевозчика и других участников перевозочного процесса);
3-й лист - корешок  дорожной ведомости (остается  у перевозчика);
4-й лист - квитанция  о приеме груза (передается  грузоотправителю).
Если товар  отправлен по железной дороге в контейнерах, то оформляется «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере». Коносамент оформляется при доставке груза морским транспортом. Товарные накладные оформляются по унифицированной форме
 ТОРГ-12. Поставщики - неторговые организации могут оформлять от-1 пуск своей продукции по накладным других форм. Например, по унифицированной форме № М-15, по ведомственным формам, формам, разработанным самостоятельно. Обратите внимание, если организация применяет не унифицированную форму, то эта форма должна:
   а) быть утверждена приказом руководителя организации (в составе учетной политики);
   б) содержать все реквизиты, предусмотренные соответствующей 
унифицированной формой.

   При большом перечне товаров может  использоваться счет-фактура типовой формы №141. Для организаций розничной торговли она служит приходным товарным документом и основанием для оплаты поступившего товара. Содержание счета типовой формы № 868 аналогично счету-фактуре. Он выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты.
   При отсутствии необходимых документов составляется акт, в котором указывают недостающие документы. Если количество товара указано в договоре в весовых единицах, то его количество устанавливается взвешиванием. Проверяется вес брутто и нетто выгруженного товара в пункте назначения. Эти данные сравниваются с указанным в сопроводительном документе весом брутто и нетто отгружаемого товара в пункте отправления.
    Если количество товара указано в договоре в объемных единицах, то проверка количества производится подсчетом выгруженного количества мест. Затем полученные данные сравнивают с количеством мест отгруженного товара, которое указано в сопроводительном документе. Обратите внимание: если в договоре и (или) сопроводительных документах указаны как весовые, так и объемные показатели количества товара, то следует проверить оба показателя.
    Когда товар поступает в ненарушенной таре, приемку можно производить по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц в соответствии с маркировкой на таре. Такая форма приемки товара называется «приемкой по трафарету». Например, на коробке с вином указано, что в ней находится 25 бутылок. Всего поступило в организацию 100 коробок. При приемке товара по маркировке (по трафарету) делают такую запись о поступлении (приходе) товара: 100 мест х 25 бутылок.
   Если  фактическое наличие товара в  таре не проверяется, то об этом надо сделать соответствующую запись в приемных документах или проставить отметку в сопроводительном документе.
   Приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре от иностранного поставщика, осуществляется в обычном порядке, как и приемка товаров от отечественного поставщика. Если установлено несоответствие количества и (или) качества товара договору, то составляется рекламационный акт (рекламация);
    2) по качеству (приемка осуществляется двумя способами).
   1-й  способ. На основе документа, подтверждающего соответствие качества товара.
   В зависимости от вида товара, условий  договора качество товара может определяться по сертификатам, техническим условиям, стандартам, образцам и т. д.
   Для большинства продовольственных  и ряда непродовольственных товаров законодательством введена обязательная сертификация, то есть установление соответствия продукции определенным требованиям. Документом, подтверждающим, что товар сертифицирован, является сертификат (декларация) соответствия. Подтверждением того, что товар сертифицирован, является также знак соответствия на упаковке. При приемке ряда продовольственных товаров документами, подтверждающими качество товара, являются ветеринарный сертификат, гигиеническое заключение и т. д.
   При приемке машино-технической продукции  или товара, на которые отсутствуют стандарты, а также при приемке единичной продукции, к которой предъявляются специальные требования, качество товара определяется техническими условиями. Технические условия согласовываются сторонами и являются неотъемлемой частью договора.
   Когда договором предусмотрено определение  качества товара по образцу, в договоре дается его техническое описание или образец передается торговой организации. В таком случае образец становится эталоном. Как правило, по образцу принимают непродовольственные товары.
   2-й  способ. Путем проверки качества фактически поставленного товара в месте приемки.
   При этом способе приемки проводят качественный анализ, сличение ранее отобранных образцов, осмотр товара, различного рода испытания. Для продовольственных товаров обязательной является проверка сроков годности и реализации поставленного товара. Просроченные товары являются некачественными;
    3) по комплектности.
   Понятие комплектности применяется в  основном к технически сложным изделиям, например, к бытовой технике. Если в договоре предусмотрено условие о комплектности, то материально ответственное лицо при приемке товара проверяет соответствие поставленного товара этому условию.
   При проверке комплектности необходимо установить наличие перечисления составных частей товара (комплектующих изделий, узлов и др.), указанных в договоре или государственном стандарте, отраслевом стандарте, стандарте предприятия, технических условиях и т. д.
   Существует  два способа проверки поступившего товара по количеству, качеству и комплектности - сплошной и выборочный:
   1)сплошным способом проверяют товары, поступившие в таре или упаковке;
    2)выборочный способ применяют при поступлении товара навалом и иногда в упакованном виде. При выборочной проверке ее результаты распространяются на всю партию товара. Процентное соотношение проверяемой партии товара определяется договором или нормативными документами.
   Возможность или обязательность выборочной проверки должна быть установлена условиями договора, стандартами, техническими условиями, иными обязательными правилами. Например, существуют «Особые условия поставки мяса и мясных продуктов». Согласно этим правилам выборочным порядком отбирают и вскрывают от количества мест
    в партии колбас, копченостей, субпродуктов, вырезки в блоках, блоков мясных замороженных - 10 процентов;
    в партии мяса, птицы, мяса кроликов, шпика - 5 процентов.
В случае несогласия отправителя (поставщика) с результатами проверки производится рассортировка и перевешивание всей партии. Приемку товара могут производить.-
    стороны или их представители совместно;
    стороны или их представители совместно с третьими лицами;
    указанная в договоре незаинтересованная контролирующая организация, назначенная по соглашению сторон.
   Если  стороны определили в договоре, что  приемка будет производиться в их присутствии, и одна из сторон не явилась, то приемка производится в отсутствие этой стороны. При этом должна присутствовать третья назначенная сторона. Расходы по приемке товара, связанные с участием приглашенного третьего лица, относятся за счет неявившейся стороны.
   Когда по результатам приемки товара установлено  соответствие их количества, качества и комплектности условиям поставки, тогда на товаросопроводительные документы (накладную, счет-фактуру, товарно-транспортную накладную, качественное удостоверение и др.) накладывается штамп торговой организации. Этим подтверждается соответствие принятых товаров данным, указанным в документах. Материально ответственное лицо, принявшее под отчет поступивший товар, ставит свою подпись на товарной накладной (или другом сопроводительном документе) и заверяет ее круглой печатью торговой организации.
   При нарушении правил и сроков приемки  товаров торговая организация не сможет предъявить претензию поставщику или транспортной организации при недостаче или снижении качества товаров.
   В случае несоответствия фактического наличия  товаров данным товаросопроводительных документов или отклонения по качеству приемка товаров приостанавливается. Составляется акт о приемке товаров по унифицированной форме, а в сопроводительных документах делается отметка об актировании.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.