На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


Реферат Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи. Требования к оформлению реквизитов документов. Унификация языка деловых бумаг. Новые тенденции в практике русского делового письма. Особенности русской и зарубежной школ делового письма.

Информация:

Тип работы: Реферат. Предмет: Ин. языки. Добавлен: 06.03.2009. Сдан: 2009. Уникальность по antiplagiat.ru: --.

Описание (план):


РЕФЕРАТ
По теме: «Русский язык и культура речи»
Общая характеристика официально-делового стиля
    Содержание

    1. Из истории русского делового письма
    2. Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи
    3. Требования к оформлению реквизитов документов
    4. Типы документов
    5. Структура и содержание служебных документов.
    6. Структура и содержание официальных писем
    7. Унификация языка деловых бумаг
    8. Требования к языку и стилю документов
    9. Новые тенденции в практике русского делового письма
    10. Особенности русской и зарубежной школ делового письма
    Заключение
    Перечень использованной литературы
    1. Из истории русского делового письма

    Русская официально-деловая письменная речь имеет мно-говековые традиции и глубокие исторические корни. Знаком-ство с ее историей позволит лучше понять причины и законо-мерности формирования особого стиля языка, обслуживающе-го сферу официально-деловых отношений, выявить особенно-сти национальной культуры русского делового письма, его ин-тернациональные свойства.
    Первые письменные документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже в X веке в Древнерусском го-сударстве практиковалось составление официальных докумен-тов. В этот период в основном документируются правовые от-ношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания), со-здаются также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; полные грамоты, с оставляемые при продаже в раб-ство; отпускные грамоты и т. д.).
    Накопление опыта официально-делового письма выража-лось в появлении устойчивых образцов обращений и заверше-ний в текстах документов, формуляров, т. е. устойчивых типо-вых форм отдельных наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроиз-водству - «формулярники». В этот период складывались тра-диции русской системы делопроизводства, обработки и хранения документов. Отдельные нормы работы с документами на-ходили закрепление в законодательстве. Таким образом, выра-батываемые практикой традиции постепенно становились нор-мами обычая, закладывая основу будущей системы делопро-изводства.
    Существенной вехой в развитии русского официально-де-лового письма стало приказное делопроизводство (первые госу-дарственные учреждения назывались приказами) XV-XVII ве-ка. В этот период шло формирование русского централизован-ного государства, закладывались основы государственного ап-парата, системы государственного делопроизводства. Офици-ально-деловое письмо этого периода приобрело уже такие важ-ные признаки документа, как устойчивые текстовые формули-ровки, определенное расположение материала, устойчивые информационные элементы (реквизиты, языковые формулы), расположенные в определенной последовательности.
    Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Так, например, цар-ские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого - кому): «От царя и великого князя Алексея Михайло-вича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боя-рину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому,...»; «...князю Ивану Алексеевичу с товарищами...». Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю госу-дарю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой я Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов...»; «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой...». При обращении к великому князю служилые люди подписывались холопами, посадские люди и крестьяне - сиротами; духовные лица - богомольцами. В заключительной части указной гра-моты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана. «Писан в царствующем граде Москве в наших царс-ких палатах. Лета 1166 года, марта в 16 день».
    Таким образом, в приказной период постепенно складыва-ется система делопроизводства центральных и местных учреж-дений, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.
    На смену приказному делопроизводству пришла система коллежского делопроизводства. Генеральный регламент, утвержденный Петром I в 1720 г., ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа - коллегий. Этим законодательным актом делоп-роизводственная деятельность окончательно закрепляется за самостоятельным подразделением - канцелярией.
    В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов. Официально-деловая письменная речь по-полнилась значительным количеством новых слов и терми-нов иноязычного происхождения, что объясняется стремле-нием Петра I приблизить русское официально-деловое пись-мо к западным образцам. В этот период вошли в оборот такие слова, как администратор, актуариус, асессор, аудитор, бух-галтер, губернатор, инспектор, маклер, министр и др. По-явились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, коррес-понденция, инструкция и др. Существенные изменения в пет-ровское время претерпевает и форма документов. Появляют-ся «генеральные формуляры» - образцы, по которым следо-вало составлять документы. Самостоятельным элементом формуляра становится наименование документа. Кроме рек-визитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизи-тов, отражающих различные стадии процесса документиро-вания или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы и др. Губернская реформа Екатерины II завершила петровские преобразования государственного аппарата России, внесла единообразие в ус-тройство губерний, разграничив места административные, судебные и финансовые. Губернские учреждения были под-чинены непосредственно Сенату. Этот иерархический поря-док взаимоотношений учреждений сохранялся в течение все-го XIX века, в определенной степени он присутствует и в со-временном делопроизводстве.
    В начале XIX века в недрах коллежской системы зароди-лась новая система управления - министерская, просущество-вавшая до начала XX в. Ее главная особенность - единонача-лие, придавала системе управления гибкость и оперативность. Законодательным актом «Общее учреждение министерств», изданным в 1811 г., вводилось единообразие в систему делоп-роизводства министерств: от создания документов до их архи-вного хранения.
    XIX век отмечен появлением обширной делопроизводствен-ной литературы, в частности, письмовников - сборников об-разцов документов, а также научных исследований в области русского официально-делового письма. Большое теоретичес-кое значение в этот период имели работы Н. В. Варадинова. Говоря о цели теоретических исследований в этой области, он отмечал, что «... издание однообразных форм деловых бумаги теоретических... правил будет, может быть, иметь следствием введение единообразия, а с тем вместе и упрощение делопро-изводства нашего...». К предмету теоретического делопроиз-водства Н. В. Варадинов относил «наружные свойства» дело-вых бумаг, такие, например, как титулы и формулы обраще-ния к разным особам, части деловой бумаги (формуляр доку-мента), порядок написания текста, а также выделял разные типы деловых бумаг с точки зрения их внешней формы (1. Сноше-ния. 2. Реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, от-четы. 3. Официальные письма. 4. Записки. 5. Выписки). К внутренним свойствам он относил стиль («слог») документов и особенности написания (орфография), принятые в деловых бу-магах.
    С течением времени (примерно к середине XIX века) сло-жился новый порядок изложения дела в форме краткой запи-си - изложения только самого существа вопроса. В делопро-изводстве министерств появляются бланки учреждений с угло-вым расположением реквизитов. Состав реквизитов бланка и их расположение было практически таким же, как и в совре-менных документах.
    Советский период российской истории связан с заменой существовавшего государственного аппарата. Остро встал воп-рос о приведении делопроизводства в соответствие с вновь со-здававшимися госструктурами, о выработке новых требований к языковым формам официально-делового письма. При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирую-щих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупо-рядоченными по форме и содержанию потоки документации. К концу 20-х гг. встала проблема их унификации и стандарти-зации. Государственным институтом техники управления (ИТУ), образованным в 1926 г., был создан Кабинет стандар-тизации, который разработал стандарты служебных писем, те-леграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Важным этапом в развитии проблем делопроизводства является проект «Общих правил документации и документооборота» (1931 г.). В нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и орга-низациями, обобщены исследования отечественных и зарубеж-ных ученых. Предполагалось ввести «Общие правила» в каче-стве типовых и единых для всех учреждений. Однако «Прави-ла» не были окончательно доработаны и утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г.
    Рост интереса к проблемам управления и его документационного обеспечения отмечается в 60-е гг. Однако по срав-нению с мировыми достижениями в области информацион-ных технологий, кибернетики, математических методов уп-равления в отечественной науке наметилось отставание, ко-торое выявилось особенно остро в 80-90-е гг. Тем не менее, в практике унификации и стандартизации документов были достигнуты большие результаты: создана Единая государ-ственная система документации (ЕГСД), общесоюзные клас-сификаторы, изданы ГОСТы на управленческие документы, унифицированные системы документации (УСД). Авторы Единой государственной системы документации обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их доку-ментирования. Однако элементы новых информационных тех-нологий в ЕГСД представлены не были. Этот пробел отчасти восполнен в новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержден-ной в 1988 г. [2,10-42].
    Развитие бизнеса и коммерции в последнее десятилетие XX века в нашей стране в значительной мере изменило не только форму, но и содержание делового общения, в том чис-ле письменного, потребовало создания новых типов деловой корреспонденции (рекламные деловые письма, резюме, пись-ма-представления и др.), речевых моделей, уместных в но-вых ситуациях общения. Сегодня увеличивается и количество поводов для составления и отправления деловых писем, жан-ровое разнообразие деловой корреспонденции. Все это, одна-ко, не предполагает отказа от богатейшего опыта письменной деловой речи, накопленного предыдущими поколениями.
    2. Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи

    Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государствен-ности, аппарата управления и связано с необходимостью доку-ментально закреплять правовые отношения юридических и ча-стных лиц. Интернациональные свойства делового письма -* следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно - служить инструментом делового общения, языко-вым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объектив-ность), актуальность (необходимость, новизна, своевремен-ность), убедительность (аргументированность), полнота (дос-таточность информации).
    Документирование - регламентированный процесс запи-си информации на бумаге или ином носителе, обеспечиваю-щий ее юридическую силу. В деловом общении документиро-вание имеет особое значение. Действительно, ссылка на ка-кую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная дого-воренность или распоряжение имеют форму документа, то ссыл-ка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.
    Итог документирования - создание документа. В социаль-ном плане любой официальный документ полифункционален, т. е. одновременно выполняет несколько функций, что и по-зволяет ему удовлетворять различные человеческие потребно-сти. Среди функций документа выделяют общие и специаль-ные. Общие функции документа:
    · информационная: любой документ создается для сохра-нения информации;
    · социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной по-требностью;
    · коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной струк-туры, в частности между учреждениями;
    · культурная: документ - средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, на-пример, в научно-технической документации находит отраже-ние уровень научного и технического развития общества.
    Специальные функции документа:
    · управленческая: документ является инструментом уп-равления; этой функцией наделены так называемые управлен-ческие документы (плановые, отчетные, организационно-рас-порядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;
    · правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Пра-вовую функцию выполняют законодательные и правовые нор-мативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судеб-ного доказательства это может быть любой документ;
    · функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии обще-ства [2, 66].
    Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу. Так, например, юридическая сила документа обес-печивается комплексом реквизитов - обязательных элемен-тов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Однако формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране. Например, если письмо ад-ресовано зарубежным партнерам, наименование организации-адресанта в документах на иностранные языки не переводится и печатается на бланке латинским шрифтом. В России совре-менные требования к оформлению организационно-распоряди-тельной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р6.30 - 97 «Унифициро-ванные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению до-кументов»).
    Немаловажным аспектом делового общения являются воп-росы этики отношений между деловыми партнерами. В дело-вой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату. Так, составителям деловых писем не реко-мендуется:
    · побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Более приемлемыми являются формулы типа «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно про-шу Вас сразу же сообщить о своем решении»;
    · навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;
    · намекать получателю письма на его мнимую невнима-тельность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: «Предлагаю внимательно изучить...»;
    · начинать послание с констатации отказа, в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Вначале следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться [4, 22-23].
    Участники делового общения (автор и адресат документа) выступают как субъекты правоотношений. Содержание писем основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки. Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль. Способ изложения в деловых письмах называется формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с по-зиции экономико-правовых, социальных отношений, а не меж-личностных. Дело в том, что официальным автором и адреса-том документа почти всегда являются организации в целом, и, несмотря на то, что документ подписывается одним лицом -J руководителем организации, автором документа является «кол-лективный субъект». То же можно сказать и об адресате документа. В языковом оформлении это выражается в том, что,; субъект действия часто представлен собирательными существительными: руководство, администрация, акционерное обществом и т. п.; описательными конструкциями типа «Дирекция... ходатайствует...», «Фирма... предлагает...», которые подчеркивают неличный характер делового письменного общения.
    Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. Задача составителя текста упрощается благодаря возможности выбора! готовой формулы «Сообщаем, что... «, «Считаем целесообразным...», «Просим Вас рассмотреть вопрос о...», в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу, свою! точку зрения. Помимо выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает доста-точной юридической силой, или являются элементами, опре-деляющими его видовую принадлежность, например в гаран-тийном письме: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет...»; в письме-претензии: «... в противном случае дело будет передано в арбитражный суд». Выражая типовое содер-жание, языковые формулы обеспечивают точность и однознач-ность понимания текста адресатом, сокращают время на под-готовку текста и его восприятие [2,166-167].
    Итак, особые условия делового общения, такие как офици-альный характер, адресность, повторяемость управленческих ситуаций, тематическая ограниченность, определяют общие тре-бования, предъявляемые к официально-деловому письму. Ука-занные требования лежат в основе такого понятия, как культу-ра официальной переписки, формирование которого связано с освоением мирового опыта составления и оформления дело-вых писем.
    Лаконизм (оптимально письмо не должно превышать объ-ема одной - двух страниц) сочетается в деловых письмах с требо-ванием полноты информации, точнее, с принципом ее доста-точности. Требование полноты предполагает, что документ дол-жен содержать достаточную для принятия обоснованного ре-шения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно на-звать факты и события, в письме-просьбе предмет письма дол-жен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован.
    Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактичес-кое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.
    Предметом официальной переписки при всем ее многооб-разии обычно является сообщение о некоторой ситуации и ло-гическая оценочная модель этой ситуации. Ситуативно-оценоч-ная модель называется аспектом письма, а последовательное размещение этих моделей - его композицией. По композици-онным особенностям деловые бумаги делят на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос, составляющий содержание всего письма, в мно-гоаспектных письмах рассматривается сразу несколько вопро-сов. Так, например, многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и раз-нотипные аспекты - просьбы, сообщения, предложения. Каж-дый аспект формируется речевым действием: просьбой, сооб-щением, предупреждением, приглашением и т. п.
    Стандартизация и унификация - одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степе-ни характеризует все типы деловых бумаг, обусловливает строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма [3, 21].
    Ясность и недвусмысленность языка сообщения достига-ется предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность - это точность факта, соответствие обозначаемому. С точки зрения языкового оформления высказывания предмет-ная точность достигается точностью употребления слов, т. е. использованием слов в соответствии с их лексическим значе-нием. Употребление слов без учета их значений может приве-сти к инотолкованию или бессмыслице. Например: обсчитать данные (глагол обсчитать имеет значение «Умышленно не-верно сосчитав, недодать», например: обсчитать покупателя. Правильнее сказать: обработать данные); отказать под бла-гоприятным предлогом (прилагательное благоприятный име-ет два значения: «Способствующий, помогающий чему-л.; удоб-ный для чего-л.», например: благоприятный момент, благопри-ятные условия; «Хороший, одобрительный», например: благо-приятный отзыв. Следовало написать: отказать под благовид-ным предлогом.
    Под коммуникативной точностью понимают точность реа-лизации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соот-ношения частей текста. Нарушение коммуникативной точнос-ти высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад. Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: со-держит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так, существительное комиссия может образовывать словосо-четания с глаголами образовать, назначить, выбрать, избрать, но не сочетается с глаголом провести, а следовательно, и с образованным от него причастием. Кроме того, важно не то, что комиссия была образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. Следовательно, правильнее было бы сказать: ...с выводами комиссии, работавшей год назад. Вместо глагола познакомиться, имеющего значения: «Вступать в знакомство с кем-либо»; «Получать сведения, приобретать зна-ния о чем-либо», уместнее было бы употребить глагол ознако-миться, так как он имеет официально-деловую окраску и упот-ребляется только в значении «Получать сведения, приобретать знания о чем-либо».
    Итак, говоря об общих, наиболее типичных, свойствах официально-деловой письменной речи, исследователи отмечают:
    · функциональность и рациональность языка и стиля делового письма;
    · лаконичность и достаточность информативного содержания;
    · логичность и структурированность изложения;
    · стандартизацию и унификацию языковых и текстовых средств.
    3. Требования к оформлению реквизитов документов

    При составлении документа особое значение имеет оформ-ление всех его реквизитов. Реквизиты - это обязательные при-знаки, установленные законом или распорядительными поло-жениями для отдельных видов документов. Именно реквизи-ты обеспечивают фактологическую достоверность и узнавае-мость официальных бумаг.
    Состав реквизитов документов, принятый в Российской Федерации, определен ГОСТом 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организа-ционно-распорядительной документации. Требования к офор-млению документов».
    Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГО-СТе, распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их со-став зависит от назначения документа.
    Совокупность реквизитов документа называют формуля-ром.
    В формуляр официального письма не входит реквизит «наи-менование вида документа». Во всех остальных документах указывается их название, например: «Договор», «Протокол», «Приказ» и т. д.
    Обычно документы (деловые письма) печатают на блан-ках - листах бумаги с воспроизведенными на них типограф-ским способом реквизитами. Все остальные данные впечатываются в бланк машинописным способом и рас-полагаются в определенном порядке. Существует два типа блан-ков писем организации - угловые и продольные. Они разли-чаются расположением реквизитов, предваряющих текст пись-ма.
    Рассмотрим требования к содержанию и оформлению ос-новных реквизитов документов.
    Государственный герб Российской Федерации. Право ис-пользования организациями изображения герба определяется распорядительными документами высших органов государ-ственной власти и управления.
    Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.
    Эмблема. Эмблема организации - условное (символичес-кое) графическое изображение, зарегистрированное в установ-ленном порядке. Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы либо рисунка, отра-жающего главное направление деятельности.
    Обычно эмблема располагается слева от наименования орга-низации-отправителя
    Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспро-изведен герб.
    Код организации - автора документа проставляется по Общегосударственному классификатору «Предприятия и орга-низации» (ОКПО).
    Код документа указывают по Общегосударственному клас-сификатору «Унифицированные документы» (ОКУД). Код для писем по ОКУД - 0200200. Обычно коды печатают на бланке при его изготовлении.
    Наименование организации-адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН); Ростовский государственный университет (РГУ). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе.
    Над наименованием организации-отправителя может ука-зываться еще и вышестоящая инстанция (наименование мини-стерства или ведомства; в коммерческих организациях - наи-менование консорциума или промышленно-финансовой груп-пы), в систему которой входит данная организация.
    Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводит-ся на бланке под наименованием на русском языке.
    Названия зарубежных фирм, организаций, состоящие из одного или нескольких слов, пишут русскими буквами и за-ключают в кавычки. С прописной буквы в этих названиях пи-шут первое слово в кавычках и собственные имена: компания «Юнайтед стейнс стил», «Дженерал моторе», концерн «Пежо», «Ролс-Ройс», фирма «Сони».
    Названия зарубежных фирм, компаний, концернов, банков, представленные буквенными аббревиатурами, в кавычки не заключают: МББ, ООН, ЮНЕСКО.
    Справочные данные об организации. Этот реквизит содер-жит сведения, важные для организации при информационных контактах. В него могут входить: почтовый и телеграфный ад-рес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты, код по ОКПО, код по ОКУД, код автоматической международной те-лефонной связи и т. д. - коммуникационные данные, а так-же - номер счета в банке, наименование банка; фамилия и ини-циалы коммерческого директора и т. д. - коммерческие дан-ные. Все указанные сведения даются по усмотрению организа-ции.
    Почтовый адрес отправителя должен соответствовать по-чтовым правилам Министерства связи России.
    Если организация имеет постоянные связи с зарубежными партнерами, адрес в бланке письма оформляется на русском языке (по правилам расположения элементов адреса, приня-тых в России) и на иностранном языке, чаще всего, англий-ском (по международным правилам написания адреса), напри-мер:
    Дата является обязательным реквизитом письма. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида до-кумента. На бланках писем дата обычно располагается в левом верхнем углу.
    Датой письма считается число его подписания.
    Адресат. Реквизит «Адресат» рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно без неоправданных затрат труда.
    Данный реквизит включает наименование и адрес получа-теля письма. Он располагается в верхней правой части бланка и может состоять из нескольких частей: наименование органи-зации, наименование структурного подразделения, наименова-ние должности, звание лица-получателя, фамилия и инициа-лы лица-получателя, почтовый адрес.
    Наименование организации. Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например
    Акционерно-коммерческий банк «Прогресс» Кредитный отдел
    Должность и фамилию лица, которому адресовано пись-мо, нужно писать в дательном падеже, например:
    Научно-производственное
    объединение «Комкон»
    Бухгалтерия
    Старшему экономисту
    А.Н. Ковалевой
    Адрес. Составные части почтового адреса указывают в по-следовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи». Данные Правила были утверждены Постанов-лением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239. Установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлени-ях (распространяющийся также на оформление реквизитов «Справочные данные организации», «Адресат»):
    · наименование адресата (наименование организации для юриди-ческого лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);
    · название улицы, номер дома, номер квартиры;
    · название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
    · название области, края, автономного округа (области), респуб-лики;
    · страна (для международных почтовых отправлений);
    · почтовый индекс.
    На документах, направляемых в правительственные учреж-дения, почтовый адрес не указывается. Почтовый адрес также не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам.
    Заголовок к тексту - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагруз-ку. Заголовок должен быть предельно кратким и емким. Он представляет собой словосочетание, формулирующее тему. Чаще всего заголовок начинается с предлогов «о», «об», однако для краткой формулировки темы могут использоваться и дру-гие модели, например:
    Об организации выставки
    О выделении аммиака из ФПТ-200М
    По вопросу стоимости кондиционера IK 23- IMI
    На ваш факс № 1781/2040 от 12.10.99.
    Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:
    О подготовке проекта договора
    Об организации института современных технологий управления
    Заголовок не должен превышать двух строк; точка в конце заголовка не ставится. Не рекомендуется употреблять в заголов-ке слова касательно, касается, а также писать по делу, посколь-ку это выражение более уместно в юридической практике.
    Текст - основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание - управленческое действие, решение. Текст, как правило, состоит из двух частей. Конста-тирующая часть включает указание причин, целей составле-ния документа, а также изложение сути вопроса или предло-жения (эта часть текста предполагает анализ ситуации, осве-щение истории вопроса, мотивацию принимаемого решения, выдвигаемого предложения - ссылки на инструкции, поста-новления, договоренности и т. д.). В этой части при необходи-мости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными норма-тивными актами или другими документами по данному вопро-су, например:
    В соответствии с постановлением Правительства Российской Фе-дерации от 14 марта 1997 г. № 307 «Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов» пред-лагаем Вам...
    Во второй части формулируются предлагаемые или осу-ществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
    Текст официального письма может включать приветствен-ное обращение и заключительную формулу вежливости, явля-ющиеся этикетными элементами письменного официально-делового общения.
    Вступительное обращение помещается на левой стороне письма под заголовком к тексту и выносится в отдельную стро-ку. Приветствие может быть обращено к организации в целом (точнее, к лицам, официально ее представляющим) и к отдель-ным должностным лицам;
    Уважаемые господа!
    Господа!
    Уважаемый господин директор!
    Заключительная формула вежливости помещается на пра-вой стороне письма под заключительной строкой основного содержания письма и выносится в отдельную строку, как пра-вило, отделяясь дополнительным интервалом. В отличие от
    вступительного обращения заключительная формула вежливо-сти безличностна и обращена одновременно как к организации, так и к ее отдельным лицам:
    С уважением...
    С глубоким уважением...
    С пожеланиями успехов...
    С наилучшими пожеланиями...
    Текст письма может состоять из одного или нескольких абзацев, соответствующих смысловым аспектам письма. Же-лательно, чтобы в письме рассматривался один вопрос.
    Отметка о наличии приложения располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:
    Приложение: на 3 л. в 2 экз.
    Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и ко-личества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №):
    Приложение: 1. Протокол собрания учредителей АООТ «Ижорские
    заводы» на 5 л. в 1 экз.
    2. Проект плана поэтапного ввода системы информа-ционного
    обеспечения производства на 2 л. в 1 экз.
    Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят: наимено-вание должности лица, подписавшего документ; личная под-пись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается, например:
    Главный инженер (личная подпись) Е. Н. Шесовских
    При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последова-тельности, соответствующей иерархии занимаемых долж-ностей, например:
    Отметка об исполнителе. Данный реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последне-го листа документа.
    Отметка об исполнителе включает фамилию (или фами-лию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его теле-фона, например:
    Васильев 32-45-78
    Ниже фамилии исполнителя и номера его телефона может указываться индекс машинистки (первые буквы фамилии и имени), количество отпечатанных экземпляров и дата печата-ния, например:
    Васильев Виктор Иванович
    32-45-78
    МЛ 2 01.04.2000
    Следует также отметить особенности оформления такого элемента письма, как постскриптум. Постскриптум не входит в перечень обязательных реквизитов документа, однако доволь-но часто используется составителями деловых писем. В дос-ловном переводе с латинского языка постскриптум означает «приписка после подписи». В деловом письме постскриптум допустим в двух случаях:
    1. Если есть необходимость довести до сведения адресата информацию, по каким-либо причинам не вошедшую в ос-новной текст.
    2. Если информация в основном тексте претерпела существенные изменения, искажающие реальное восприятие и оцен-ку ситуации (либо поступила новая информация).
    Сообщение, даваемое в виде постскриптума, обязательно предваряется пометой Постскриптум, реже П. С. или P. s. и может быть написано от руки. Оно заверяется повторной под-писью, а в необходимых случаях указывается дата и время, когда была сделана приписка, например:
    1. Постскриптум
    К сожалению, в ближайшие две недели не смогу с Вами встре-титься, поскольку по настоянию врачей отправляюсь на обследо-вание в Санкт-Петербург.
    С уважением .......................................
    (сигнатура, факсимиле)
    2. P.s. Отчет по 3-му кварталу только что получил.
    28 марта 2000 г. 18Ш .......................................
    (сигнатура, факсимиле)
    Как видно из приведенных выше правил оформления рек-визитов документов, каждый реквизит выполняет определен-ную функцию и должен отвечать государственным стандартам по оформлению и расположению на листе (бланке). Соблюде-ние этих требований не только придает официальной статус деловой бумаге, но и упрощает процедуру обработки корреспонденции, облегчает восприятие служебной информации, по-ступающей по каналам письменной связи.
    4. Типы документов

    Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, до-кумент - это деловая бумага, оформленная с учетом соответ-ствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуля-ции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.
    Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступ-ности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд фак-торов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.
    По фактору адресации документы разделяют на внутрен-нюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая пе-реписка ведется между должностными лицами, подразделе-ниями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного сопод-чинения. Документацию этого типа называют служебной.
    Внешняя деловая переписка ведется между разными орга-низациями, учреждениями, должностными и частными лица-ми, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.
    По содержанию и назначению выделяют распорядитель-ные, отчетные, справочные, плановые и др. виды докумен-тов, каждый из которых характеризуется общностью требова-ний, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов.
    В зависимости от того, к какой сфере человеческой дея-тельности относится документируемая информация, различа-ют управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др. виды документов.
    По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ог-раниченного доступа и конфиденциального характера.
    Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал (первый эк-земпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа [4, 14-16].
    В последнее время выделяют еще один классификацион-ный признак - форма отправления официально-деловой кор-респонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересыл-кой существует электронная деловая корреспонденция и фак-совые отправления. Однако электронная почта и телефакс ис-пользуются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значе-ние (договоры, предложения), высылаются обычными почто-выми отправлениями.
    Ядро учрежденческой (служебной) документации составля-ют управленческие документы. Именно они обеспечивают уп-равляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых явля-ются:
    · организационно-правовая документация;
    · плановая документация;
    · распорядительная документация;
    · информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
    · отчетная документация;
    · документация по обеспечению кадрами (по личному соста-ву);
    · финансовая документация;
    · документация по материально-техническому обеспечению;
    · договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность уч-реждения.
    Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления докумен-тов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.
    Далее подробнее будут рассмотрены системы документации, включающие наиболее часто используемые виды служеб-ных документов и официальных писем.
    5. Структура и содержание служебных документов

    Руководство любой организации наделяется правом изда-ния распорядительных документов. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. От того, на-сколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.
    Особая роль, которую играют распорядительные докумен-ты в системе управленческой документации, требует более под-робной характеристики требований, предъявляемых к структу-ре, языку и стилю документации этого типа.
    Основная задача распорядительных документов - прида-ние юридической силы тому или иному действию руководите-ля. В связи с этим язык и стиль этого типа документации отли-чается жесткой регламентированностью, стандартизацией язы-ковых моделей. Использование сложившихся формулировок освободить от занимаемой должности...; контроль за испол-нением возложить на...; создать комиссию в составе...;уста-новить причины нарушения...; назначить... на должность... и под. указывает на то, каким именно действиям придается юри-дический статус.
    В текстах распорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности, принята форма изложения от тре-тьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ) или множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ), если документ составляется от имени двух и более организаций.
    Рассмотрим примеры документов, входящих в систему рас-порядительной документации.
    Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполни-тельной власти, действующими на основе коллегиальности, а также правительственными и коллегиальными исполнитель-ными органами субъектов Российской Федерации в целях раз-решения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
    Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания по-становления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом - «ПОСТАНОВЛЯЕТ», например:
    «В целях удовлетворения потребностей населения Россий-ской Федерации в цитрусовых Правительство Российской Фе-дерации ПОСТАНОВЛЯЕТ:...»
    Если постановление не нуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевого слова, например:
    «Общее собрание акционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ...»
    Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельнос-ти. Решения оформляются в том же порядке, как и постанов-ления, но ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например:
    «Коллегия РЕШИЛА...» или «Совет директоров РЕШИЛ...»
    В распорядительных документах, издаваемых на принци-пах единоначалия, используется форма изложения от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).
    Приказ - распоряжение руководителя, основной распоря-дительный служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполне-ния подчиненными. В деятельности организаций различают-ся: приказы по организационным вопросам, основной деятель-ности и личному составу. Приказы оформляются на специаль-ном бланке - бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ. Обязательными рек-визитами приказа являются: наименование вышестоящей орга-низации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.
    Заголовок, обязательный реквизит приказа, должен быть кратким и четко выражать основное содержания документа. При этом строится заголовок по схеме «О чем?», например:
    «Об организации Института современных технологий управле-ния»
    «Об увеличении уставного капитала общества»
    В первой части данного распорядительного документа ука-зывается основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержа-ние документа не нуждается в пояснении, то его текст содер-жит только распорядительную часть.
    Распорядительная часть приказа излагается в повелитель-ной форме от первого лица и начинается словом «ПРИКАЗЫ-ВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля. При этом пункты, кото-рые включают управленческие действия, носящие распоряди-тельный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например:
    ПРИКАЗЫВАЮ:
    1. Создать комиссию в составе...
    2. Назначить Ковалева Н.Н. председателем комиссии.
    В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполне-нием распорядительных документов. Например:
    3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за со-бой.
    Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично Президентом Российской Федерации, а также единолично ру-ководителем, главным образом, коллегиального органа управ-ления в целях разрешения оперативных вопросов. По существу-ющей практике распоряжения издаются также руководителя-ми предприятий по вопросам частного характера.
    Указание - правовой акт, издаваемый единолично руко-водителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а так-же по вопросам, связанным с организацией выполнения при-казов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации. В целом, указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указа-ния могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» в зависи-мости от содержания указания.
    Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Информация о фактическом положении дел в сис-теме управления содержится в различных источниках. Важней-шее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, служеб-ные записки и др.
    Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события (прила-гается к письму-претензии или к рекламации). Текст акта со-стоит из двух частей. В вводной части акта указывается распо-рядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившие причиной составления акта, его номер и дата. В основной части акта излагаются уста-новленные факты, а также выводы и заключения.
    Акты составляются при передаче материальных ценностей; списании пришедшего в негодность имущества; в случае несо-ответствия заявленных в сопроводительных документах цен-ностей, документов и их наличия и т. д.
    Например:
    АКТ НЕСООТВЕТСТВИЯ
    20 ноября 1999 г. г. Новгород
    Настоящий акт составлен в том, что при вскрытии бандероли, отправленной 10 ноября с. г. из Пермского авиастроительного объе-динения «Пермские моторы», не обнаружено приложение 2 («Чер-тежи изделия на 4 листах»).
    В связи с вышеизложенным просим Вас выслать недостающее приложение 2.
    Ст. уполномоченный
    делопроизводства
    Новгородского завода
    телеаппаратуры Подпись
    Делопроизводитель Подпись
    Справка - документ, содержащий запрошенную информа-цию или подтверждение тех или иных фактов или событий. Как правило, содержанием справки подтверждается определен-ная информация о предъявителе, чаще всего - выборочные анкетные данные (фамилия, имя, отчество, дата и место рож-дения, стаж работы в последней должности или в целом, све-дения об образовании и т. д.).
    Служебная записка - документ, адресованный руковод-ству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов слу-жебных записок: докладные, аналитические, обзорные, инфор-мационно-статистические и др.
    Заявление - внутренний служебный документ, предназна-ченный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном большинстве случаев заявление пишется от име-ни одного лица, однако могут иметь место и коллективные за явления, когда проблема, поднимаемая в документе, затра-гивает интересы сразу нескольких человек или даже всего кол-лектива. Различают несколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство); заявление-жалоба; заявление-объяснение (объяснительная); заявление-констатация (пишет-ся по инициативе сотрудника, а не по указанию свыше).
    Адресация документа включает полное (без сокращений) официальное наименование должности лица, которому направ-ляется заявление. Фамилию и инициалы писать не принято, если заявление не содержит просьбы. Адресация копии указы-вается ниже, через интервал, с соблюдением тех же правил. Пример адресации заявления-констатации:
    Главному энергетику обувной фабрики
    Копия: заместителю директора фабрики по материально-техническому снабжению
    Чаще всего указывается общее наименование документа (ЗАЯВЛЕНИЕ), однако если документ содержит жалобу или объяснение, то допускается указывать это в наименовании. Наименование размещается ниже адресации, посередине лис-та:
    ЖАЛОБА
    ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
    Основной текст, как правило, начинается с вводных слов, отражающих сущность содержания документа: Прошу, Обра-щаюсь с жалобой на..., Представляю письменное объяснение..., Ставлю Вас в известность... и т. п. Далее излагается сущ-ность вопроса, по которому пишется заявление. Указываются основные мотивы написания, важнейшие обстоятельства дела. В конце текста с соблюдением служебной этики указывается, на какое вмешательство со стороны адресата рассчитывает зая-витель: Прошу дать расчет с 1 марта с. г.; Прошу Ваших ука-заний...; Прошу ответить...; Прошу принять меры... . Образец заявления

    Декану Северо-Кавказской академии государственной службы (Ф.И.О.) студента 1 курса, группы... Ф.И.О.

    Заявление
    Прошу освободить меня от занятий с 1 по 10 апреля для поездки домой по семейным обстоятельствам.
    Прилагаю письмо с сообщением о болезни моего отца.
    25.03.2000 (подпись)

    Отдельные виды документов, например, договор, доверен-ность используются для реализации юридических, информа-ционных связей между равными, не состоящими в отношени-ях соподчинения организациями и должностными лицами, т. е. | документационный обмен идет по горизонтали.
    Договор (соглашение, контракт) - документ, фиксирую-щий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения. Так, учредительный до-говор содержит сведения:
    · о наименовании юридического лица, месте его нахождения, порядке управления деятельностью; о размере и составе уставного капитала;
    · о размере и порядке изменения долей каждого из участников в уставном капитале;
    · о размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов; об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов.
    Трудовой договор (трудовое соглашение) представляет собой юридически оформленное письменное соглашение сто-рон (как правило, именуемых соответственно «работодатель» и I «работник») об исполнении конкретных обязанностей. Это со-глашение констатирует готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого времени на определенных условиях. Трудовой договор оформляется при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий (содержание служебных обязанностей работника, уровень заработной платы и т. п.).
    Договор (контракт) - фиксирует соглашение сторон (юри-дических или физических лиц) о совместной (коммерческой или иного рода) деятельности. В этом случае содержание договора составляют следующие сведения:
    · наименования сторон (полное и сокращенное название); наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результа-ты выполнения;
    · наименование документа, в соответствии с которым выполняет-ся работа;
    · условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации; срок действия договора; начало и окончание работ по договору; стоимость работ и порядок расчетов; порядок сдачи и приемки работы;
    · ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств), которые договаривающиеся стороны признают необходимыми включить в договор; гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства; переход права собственности и риски; порядок разрешения споров;
    · юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).
    Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пун-кты и подпункты.
    Оформляются договоры, как правило, на трафаретных блан-ках, на которых типографским способом напечатаны все требу-емые реквизиты и типовой текст договора. В трафаретных блан-ках оставлены пробелы, в которые вписывается информация о конкретных участниках договора. (Пример текста договора дан в приложении.)
    Доверенность - документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или физического лица).
    Личная доверенность может быть выдана для получения заработной платы и любых иных платежей (пособий, пенсий, стипендий), на получение корреспонденции (как денежной, так и посылочной), на общее управление имуществом, на распоря-жение транспортным средством, а также на получение свиде-тельства о праве на наследство.
    Официальные доверенности выдаются организацией свое-му представителю на совершение сделок, получение денег, то-варно-материальных ценностей или других действий от имени организации.
    В тексте личной доверенности указывается доверитель, до-веренное лицо и вид действий по доверенности. Обязательны-ми реквизитами доверенности являются:
    · наименование документа;
    · место и дата написания;
    · основной текст;
    · удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации.
    6. Структура и содержание официальных писем

    В научной литературе существует несколько видов класси-фикации официально-деловой переписки, в основе которых лежат различные классификационные признаки. Так, напри-мер, по тематическому признаку официально-деловую коррес-понденцию достаточно условно разделяют на деловую и ком-мерческую. (Следует отметить, что термины деловая перепис-ка, деловое письмо чаще используются в широком значении как обобщенное название официально-деловых бумаг разных типов. Узкое же значение этих терминов реализуется при про-тивопоставлении деловой и коммерческой корреспонденции.) Переписку, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предпри-ятия, принято называть деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения, относят к коммерческой корреспонденции (пись-ма-запросы, предложения (оферта), письма-претензии и отве-ты на эти виды писем).
    По функциональному признаку различают письма, требу-ющие письма-ответа, и письма, не требующие письма-отве-та. Обязательного ответа требуют такие типы писем, как пись-мо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение. Не требуют ответа сопроводительные письма, так как выполняют функцию ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам. Их цель - фиксировать факт от-правки. Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления конста-тируют свершившийся факт и поэтому также не требуют отве-та.
    По признаку адресата деловые письма делят на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных ин-станций (организаций).
    По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, проблеме, например: выражение гарантии - гарантийное письмо; приглашение принять учас-тие в чем-либо - письмо-приглашение; извинение за наруше-ние договоренности - письмо-извинение и т. д. Многоаспект-ным считается письмо, содержащее однотип-ные и разнотипные аспекты - просьбы, извинения, гарантии. Каждому из существующих аспектов содержания письма соот-ветствуют традиционно сложившиеся языковые модели, содер-жащие ключевые слова: гаран и т.д.................


Перейти к полному тексту работы



Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.