Практичне заняття 1. Основні терміни і поняття з дисципліни: складання глосарія

Практичне заняття 2. Форми і методи комунікацій у підприємництві
1. Проаналізуйте форми і методи комунікацій у підприємництві
2. Охарактеризуйте основні канали передачі ділової інформації
Література

Практичне заняття 1. Основні терміни і поняття з дисципліни: складання глосарія

Мета: закріпити теоретичні знання з питань документно-інформаці них комунікацій, виробити відповідні вміння і навички.

Завдання:

1. На основі довідкових видань знайдіть основні терміни (комунікація, комунікаційний процес, комунікаційний канал, реципієнт, інформація, інформаційна потреба, інформаційний процес, комунікаційна діяльність, соціальна комунікація, документна комунікація та ін) і запишіть їх тлумачення у формі таблиці (назва терміна, його визначення, джерело пошуку).

2. Розробіть схему еволюції комунікаційних каналів за період соціального розвитку людства.

Глосарій термінів.

Таблиця 1.1

Практичне заняття 2. Форми і методи комунікацій у підприємництві

Мета: сформувати уявлення про сучасний рівень документних комунікацій у розвитку у підприємництва, а також розуміння характеру комунікативної діяльності у даній сфері.

Завдання:

1. Проаналізуйте форми і методи комунікацій у підприємництві

В зависимости от назначения, формы подачи, конкретного адресата, консультации и их документальное оформление, например, в консалтинговой фирме, подразделяются на индивидуальные, групповые, коллективные, а также устные (телефонограммы), письменные. Подобная классификация условна, признаки одной разновидности могут сливаться с признаками другой. Так дистанционное консультирование может быть индивидуальным и групповым. При подготовке ответа консультант вправе пользоваться (и должен) обстоятельной помощью специалистов всех структурных подразделений консалтинговой фирмы, использовать необходимые источники поиска информации, что несомненно улучшит качество консультации. В то же время в основе дистанционного консультирования лежит оперативность предоставления информации и возможность осуществления сиюминутной обратной связи. Система обратной связи - это процесс обмена информацией. Как только потоки информации приостанавливаются, возникает нескоординированная деятельность консультанта и обращающегося за помощью клиента или сотрудника фирмы. Поэтому необходимо своевременно создать стройную систему регулирования обмена информацией. При решении этой задачи следует учитывать не только формальные, но и неформальные коммуникационные отношения. Если возникает необходимость в групповом консультировании - информировании однородной группы специалистов, то, используя технические средства связи (электронную почту, факс, Интернет и т.д.), дистанционное консультирование можно осуществить в считаные минуты. В научный обиход уже вошли такие термины как "методическое управление", "управление нововведениями", "управленческое консультирование".

Конференции, семинары, встречи, устные консультации остаются в арсенале наиболее эффективных способов человеческого общения, несмотря на наличие телефона, телефакса и прочих технических средств связи. Информационное общество не может заменить традиционные формы человеческих коммуникаций. Но возможности дистанционного консультирования - реальный способ сиюминутного необходимого общения и помощи клиенту, ученому, находящемуся за тысячи километров от консалтинговой фирмы.

Вопрос состоит в том, каким образом консалтинговая фирма может приспособиться к неизбежным инновациям. Информацию в электронной форме невозможно использовать без соответствующих технических средств, которыми необходимо оснащать консалтинговые агенства наряду с решением сугубо консутьтационных (методических) задач.

Существуют и психологические преграды (незнакомое, непривычное часто вызывает негативную реакцию), а также более очевидные: недостаточное владение иностранным языком, неумение работать на компьютере и т.д. Таким образом, к дистанционному консультированию необходимо подготовиться. Многие специалисты считают что главная из предстоящих перемен - резкое повышение требований к уровню знаний консультанта и, следовательно, необходимо обратить особое внимание на его обучение и повышение квалификации. Важно, чтобы профессиональные знания консультанта покоились на высокотехнологичном и культурном фундаменте: консультант должен не просто реагировать на возникающие в обществе информационные потребности, но и предупреждать их.

Будучи "навигатором в море информации", консультантом для пользователей, специалист консалтинговой фирмы должен быть грамотным человеком в сфере использования ЭВМ и сетей. Современные информационные технологии - не самоцель, а орудие консультанта, которое позволяет ему выполнять свою работу лучше, эффективнее.

2. Охарактеризуйте основні канали передачі ділової інформації

Комунікаційна технологія спроможна служити в якості основного інструменту за допомогою якого підприємство може досягати та утримувати конкурентне становище на ринку. Якщо керівники підприємства не зацікавлені в необхідності зміни інформаційної технології, то це може призвести до великих втрат підприємства у позиціях на ринку або припинити його діяльність у сфері бізнесу, яка раніше була прибутковою.

Аналіз каналів комунікацій підприємства України дозволяє виявити недоліки у формуванні структури комунікацій, яка потребує реорганізації. На жаль, проблема організації документообігу, каналів зв'язку на підприємстві вирішується окремо від удосконалення організаційної структури управління, що негативно впливає на якість діяльності апарату управління й ускладнює процес комунікацій.

У малих підприємствах, ступінь використання документів здебільшого однократний, що виступає позитивним моментом для раціоналізації документообігу. Це пояснюється наявністю меншої кількості рівнів управління, високою відповідальністю за виконувану роботу. Дублювання документів спостерігається у підприємствах з кількістю працівників понад 100 чоловік, що вимагає від таких підприємств приділення значної уваги вдосконаленню проходження інформації через один-два канали. Дослідження структури середніх витрат часу керівників свідчить, що комунікації вищого рівня з керівниками підрозділів здійснюються по телефону, решта - безпосередньо, в усній формі.

Найбільш поширеним та ефективним засобом комунікацій на всіх рівнях українського підприємства - це вербальний та невербальний канали передачі.

Керівники, які вже досягли успіху прийшли до висновку, що основною цінністю є ідеї та людські ресурси. З цього приводу Лі Якокка пише: "Усі господарчі операції можна звести до визначення трьома словами: люди, продукт, прибуток. На першому місці стоять люди. Якщо немає надійної команди, то з решти факторів мало що вдається ". Та й міжнародний досвід показує, що у суворих умовах ринкової конкуренції можливість підтримувати високоякісний рівень продаж, обслуговування вимагає акцентування не тільки на економічних факторах, а й працівниках.

Звичайно, неможливо у комунікаційних процесах ставитися до кожного співробітника, споживача як до унікальної особистості, але й знеособлювати будь-яку людину, навіть якщо вона клієнт, не можна. В цьому головна проблема ділових людей, не тільки тих хто керує, але й безпосередньо всього персоналу підприємства. Таким чином, можна стверджувати, що ефективні комунікаційні канали в управлінні підприємством забезпечують формування високого рівня керівної культури працівників, надання послуг.