На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


Курсовая Формирование дел как технологическая операция делопроизводства

Информация:

Тип работы: Курсовая. Добавлен: 23.11.2011. Страниц: 60. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..3
ГЛАВА 1. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ КАК ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ОПЕРАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА…………………………………………………………….7
1.1. Номенклатура дел………………………………………………………..7
1.2. Порядок формирования дел……………………………………………19
1.3. Подготовка документов к последующему хранению и использованию……………………………………………………………….27
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ РАБОТЫ ПО ФОРМИРОВАНИЮ ДЕЛ В «СУРГУТСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО»…………………………34
2.1. Номенклатура дел «СУРГУТСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО»……………………………………………………….35
2.2. Формирование дел в «СУРГУТСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО»……………………………………………………….45
2.3. Подготовка документов к передаче в архив………………………….49
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………….53
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………………….55
ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………………………….57


ВВЕДЕНИЕ

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу . По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.
Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку .
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела .
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответ-ствии с номенклатурой дел.
Дела формируются в организациях централизованно или децентра-лизованно.
Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию.
Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
• помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
• помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
• помещать приложения вместе с основными документами;
• группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
• раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
• помещать в дела машинограммы на общих основаниях.
• в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
• дело не должно превышать 250 листов.
При формировании дел используются следующие признаки заведения дел (классификационные признаки):
• номинальный (по видам и разновидностям документов) - приказы, указания, протоколы, акты, справки и т.д.;
• предметно-вопросный (по содержанию). Например: «Документы о модернизации оборудования (докладные записки, графики, сметы, отчеты)»;
• авторский (документы одного автора группируются в одно дело). Например: «Протоколы собраний трудового коллектива фирмы «Заря» за 1998 год» или «Документы о совместной деятельности с фирмой «Икс» (договор, акты сдачи-приема выполненных работ, протоколы)»;
• корреспондентский;
• по грифу ограничения доступа к документу.
Внутри дела документы располагают по алфавитному, нумерационному (приказы, протоколы), географическому (переписка) и др. признакам.
Основной признак группировки документов - вопросно-логический, т.е. документы располагаются в деле в логической последовательности решения вопроса. Дело должно отражать историю решения вопроса.
Категорически недопустимо в качестве признака систематизации использовать способ отправки документов («письма отдельно, факсы отдельно») и формировать в отдельные дела входящие и исходящие письма.
Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства, что подтверждает актуальность выбранной темы курсовой работы.
Целью исследования данной работы является изучение технологии формирования дел в делопроизводстве.
В связи с поставленной целью, в работе решались следующие задачи:
• изучить методологические аспекты формирования дел;
• проанализировать порядок формирования дел на действующем предприятии.
Предмет исследования: порядок формирования дел на предприятии.
Объект исследования: Сургутское предприятие энергетического комплекса «Сургутские электрические сети ОАО «Тюменьэнерго»


ГЛАВА 1. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ КАК ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ОПЕРАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1. Номенклатура дел

Если внимательно вдуматься в вопрос, чем является номенклатура дел юридического лица с правовой точки зрения, то совершенно очевидно, что этот документ выходит за рамки чисто делопроизводственного и архивного документа, так как только номенклатура дел (если она ведется) дает полную информацию обо всех видах и разновидностях документов и дел, которые должны вестись данным юридическим лицом, и объективно отражает в образующихся документальных комплексах все юридические, организационные, финансовые, производственные и другие связи юридического лица.
В этом аспекте номенклатура дел, как источник информации о деятельности юридического лица, является гораздо более значимой, чем инструкция по делопроизводству, которая организует и фиксирует лишь состояние документообразования и документооборота.
Совершенно очевидно, что номенклатура дел любого юридического лица не может появиться на пустом месте, тем более если вопросы деятельности данной организации заранее заданы в нормативном документе вышестоящего управленческого органа или в Федеральном законе Российской Федерации. Номенклатура дел является документальным подтверждением деятельности данного юридического лица. Исходя из этих соображений, задача номенклатуры дел юридического лица гораздо более широка, так как отвечает интересам правовой, информационной защиты юридического лица (следует иметь в виду, что после утверждения номенклатуры дел руководством юридического лица она становится нормативным документом для всех должностных лиц данной организации, которые обязаны сгруппировать и сохранить все документы и дела, ими заводимые, на любых носителях, независимо от формы и рода их деятельности). Поэтому в каждой организации вопрос создания номенклатуры дел является отнюдь не техническим вопросом, как думают многие руководители, а во многом определяющим общую управленческую культуру деятельности данного юридического лица.
Итак, перед службой ДОУ (документационного обеспечения управления) и архивом юридического лица, а в маленькой фирме - перед секретарем-референтом поставлена задача создания номенклатуры дел. Прежде чем непосредственно заняться этой работой, необходимо выяснить у руководства юридического лица разделение ответственности, а именно: где кончается компетенция и ответственность службы ДОУ и начинается ответственность архива юридического лица, если он есть. На наш взгляд, этот водораздел должен быть достаточно четко обозначен в инструкции по делопроизводству юридического лица. В соответствующем разделе инструкции должно быть зафиксировано положение о том, что после завершения работы с документами в текущем делопроизводстве они должны быть сформированы в первичные документальные комплексы в соответствии с утвержденной руководством номенклатурой дел, контроль над правильностью формирования которых несет руководитель структурного подразделения.
Ответственность за правильность установления сроков хранения документов в соответствии с действующими нормативными, правовыми актами, перечнями документов со сроками хранения, утвержденными, согласованными уполномоченным органом Российской Федерации по архивному делу, и их соблюдение несет архив юридического лица.
Попытаемся раскрыть методические и организационные принципы разработки этого документа в самом сжатом виде.
Приступая к разработке номенклатуры, необходимо исходить из ряда положений, которые могут стать или основополагающими, или рабочими при создании номенклатуры дел юридического лица. Возьмем для примера разработку номенклатуры дел юридического лица вновь созданного, или перешедшего в другой вид собственности, или кардинально изменившего профиль своей деятельности. Безусловно, очевидным является тот факт, что в первый год деятельности данного юридического лица пытаться сделать номенклатуру дел нецелесообразно, однако необходимо проследить по всем правоустанавливающим и конкретным документам, образовавшимся в деятельности данного юридического лица, его документооборот за текущий год. Если в деятельности данного юридического лица не произошло никаких изменений (в уставе, структуре, сфере деятельности), влекущих за собой значительные изменения в документообразовании, то целесообразно начать работы по созданию номенклатуры дел на следующий год.
На наш взгляд, для придания правовой значимости этому вопросу необходимо издание соответствующего распорядительного документа руководства юридического лица о разработке номенклатуры дел. В этом документе должны быть даны конкретные задания всем структурным подразделениям и отдельно службе ДОУ и архиву об их обязанностях и ответственности за создание и контроль над исполнением положений этого документа. В частности, в приказе или распоряжении руководства должны быть указаны конкретные сроки представления в службу ДОУ и архив каждым подразделением всех списков первичных документальных комплексов или документов (независимо от вида носителя), которые могут образоваться в структурном подразделении в зависимости от специфики его деятельности в следующем делопроизводственном году. В этом приказе должны быть указаны не только сроки представления этой информации, но и ответственность руководителей за ее достоверность, а также сроки представления проекта сводной номенклатуры дел юридического лица на рассмотрение его экспертной комиссии и утверждение руководства. Если юридическое лицо обладает большим количеством структурных подразделений, то целесообразно к распорядительному документу приложить специальный график сдачи проектов номенклатур дел и документов в них образующихся с целью их системного рассмотрения. Все руководители структурных подразделений данный документ обязаны завизировать, после чего работники службы ДОУ и архива вправе запрашивать у руководителей информацию о подготовке проектов номенклатур дел каждого структурного подразделения и итог работы в установленные руководством сроки.
Не следует думать, что руководством структурных подразделений будет представлена в службу ДОУ и архив информация, которая полностью удовлетворила бы требования, необходимые для составления номенклатуры дел. Совершенно очевидно, что специалисты подразделений оценивают свою производственную деятельность в пределах выполняемых ими функций, носящих сугубо профессиональные (производственные, специфичные, даже условно принятые в данном юридическом лице) названия. Эти выполняемые ими функции специалисты отнюдь не всегда могут идентифицировать с конкретными видами документов, являющихся документированным итогом их деятельности, тем более они не знают о правилах компоновки документальных комплексов, которые далеки от их профессиональных интересов и обязанностей. Поэтому в списках дел и документов, которые представят структурные подразделения в службу ДОУ и архив или секретарю-референту небольшой фирмы для разработки номенклатуры дел, будут в лучшем случае представлены или функции, которые они выполняют (например, анализы состояния рынка акций, сведения по объекту "К", консалтинг, капиталовложения, досье), или заголовки типа "Документы по капиталовложениям", разная переписка, финансовая отчетность и т.д. Вместе с тем следует учесть, что анализ современного делопроизводства показывает все более властное вторжение документов на нетрадиционных, прежде всего на электронных носителях. В данной статье мы не будем рассматривать весьма сложные проблемы, связанные с отсутствием у электронных документов легитимности или правовой силы. Однако мы не можем игнорировать тот факт, что электронные документы стали неотъемлемой частью документооборота всех юридических лиц и их информационных ресурсов. Однако, как показывает практика, во многих случаях документная информация на нетрадиционных носителях, и прежде всего электронных, по инерции не считается документом и не учитывается в инструкциях по делопроизводству и номенклатурах дел, что приводит к неполному учету действительного документооборота данного юридического лица. К сожалению, неоднократно приходится слышать от некоторых руководителей фирм высказывания об организации в их фирмах "бездокументного делопроизводства, о том, что "все эти бумажки - вчерашний день", и так далее. Думается, что они недостаточно отдают себе отчет в том, что документная информация может быть зафиксирована на любом носителе (бумажном, пленочном, воске, глине, дискете наконец). Кстати, это достаточно четко зафиксировано в статье 5 Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации". При составлении номенклатуры дел следует иметь в виду, что вся документная информация, образующаяся в деятельности юридического лица независимо от формы ее носителя, должна найти в ней соответствующее отражение.
Итак, представим себе, что мы получили некий набор документной информации, образующейся в каждом структурном подразделении нашего юридического лица. Думается, что целесообразно сразу разделить полученную информацию на две самых крупных категории.
Первая из них - список документов, образующихся в функциональных подразделениях, таких как бухгалтерия, служба кадров, канцелярия, материально-техническое снабжение и т.д., где образуется выверенный, установленный нормативными документами (например, для кадровой службы или бухгалтерии) состав документов. В формировании документальных комплексов и определении сроков хранения для этих категорий документов не должно возникнуть особых трудностей, так как все "правила игры" с этими категориями документов уже определены и можно лишь фиксировать их нарушения и предъявлять к должностным лицам необходимые требования по предоставлению ими полного комплекса информации, интегрированного по установленным правилам.
Гораздо более сложным будет процесс определения состава документной информации и формирования из нее первичных документальных комплексов (дел) в специфических, условно говоря, производственных подразделениях, где и образуется документация, определяющая суть деятельности данного юридического лица. Как мы уже говорили, документом является информация, зафиксированная на любом носителе, независимо от способа ее воспроизведения. Поэтому все документы, образовавшиеся в деятельности данного юридического лица, фиксирующие все аспекты его деятельности, должны найти отображение в номенклатуре дел. Вместе с тем проведенный анализ многих индивидуальных номенклатур дел юридических лиц, особенно негосударственной формы собственности, позволяет сделать вывод, что документы на электронных носителях, базы данных чаще всего не учитываются и не вносятся в номенклатуры дел, что фактически выводит из учитываемого документооборота значительную часть документной информации. Это обстоятельство является типичной ошибкой при составлении номенклатур дел, когда из структурных подразделений, особенно занимающихся новыми, "продвинутыми" областями деятельности, поступает информация о том, что у них или ничего не образуется, или представляются незаверенные копии документов других структурных подразделений. Кстати, именно документам на электронной основе, как в основном несущим вспомогательную информационную нагрузку (за исключением баз данных, о которых особый разговор), свойственны, мягко говоря, условные заголовки дел и документов.
В связи с вышеизложенным составители номенклатуры дел юридического лица с особым вниманием должны проанализировать информацию о составе документов, видах носителей и документальных комплексах, образующихся, условно говоря, в "производственных" или отражающих специфику деятельности организации структурных подразделениях. И здесь мы сталкиваемся с реалиями, по отношению к которым классические каноны формирования первичных документальных комплексов (дел) в современных условиях не всегда применимы. Возникает стержневой, имеющий принципиальное значение, вопрос о сути номенклатуры дел. Архивисты многих поколений считали этот документ незыблемо своим, закладывающим основные принципы формирования дел и их сроки хранения, прежде всего с точки зрения отбора документов и дел на постоянное хранение, т.е. в состав Архивного фонда, соответственно, может быть и невольной подгонки принципов формирования документальных комплексов (дел) исходя из этого фундаментального положения. Бесспорно, в условиях стабильности политической, правовой и экономической системы управления, обустроенного строго иерархически по вертикали документооборота, с четко обозначенными функциями документов и их видами и разновидностями на каждом иерархическом уровне, номенклатура дел выполняла функцию нормативного документа, прежде всего необходимого для нужд архивных учреждений, как первого, основного этапа экспертизы ценности документов, отбираемых в состав архивного фонда, т.е. на вечное хранение. Однако и в тех условиях архивисты столкнулись с живой практикой делопроизводства, реального складывания первичных документальных комплексов в подразделениях юридических лиц, исходя из практики их деятельности. Напомним интересные, но безуспешные попытки разделить в текущем делопроизводстве распорядительные документы по основной деятельности, оперативным вопросам, административно-хозяйственной деятельности; мучительные раздумья, что считать перепиской по основной, а что по оперативной деятельности. К сожалению, уже тогда во многом эти изыски носили схоластический характер. Современная реальность характеризуется возрастающими потоками самой разнообразной информации, образующейся в деятельности юридических лиц, в том числе и на разного рода носителях. Неизмеримо возросла так называемая "плотность" информации, информативная насыщенность документов, их разнообразие. В этих условиях зачастую перестают работать старые принципы распределения информации, прежде всего исходя из удобств или неудобств архивистов. Не стоит забывать, что для юридических лиц это не их функция. В конечном счете проблемы экспертизы и отбора документов - это забота государственных архивных учреждений, и чем дальше, тем больше понимание этого положения будет реализовываться прежде всего в коммерческих структурах, которые будут формировать документную информацию по им удобным и целесообразным в их производственной деятельности принципам, а не исходя из архивных установлений.
Поэтому в современных условиях номенклатура дел юридического лица выходит на первый план именно как нормативный делопроизводственный документ, основная задача которого аккумулировать и систематизировать всю документную информацию, характер...
**************************************************************


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.