На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


Курсовик Письма и рассылки в MS Word

Информация:

Тип работы: Курсовик. Предмет: Информатика. Добавлен: 13.04.2012. Сдан: 2010. Страниц: 19 + файлы. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Курсовая работа

Письма и рассылки в MS Word



Содержание
ВВЕДЕНИЕ 3
1. ПИСЬМА И РАССЫЛКИ 4
1.1 Подготовка основного документа. 4
1.2. Подготовка источника данных для слияния документов. 5
1.3. Процесс слияния. 6
2. ОТПРАВКА ДОКУМЕНТА ИЗ MS WORD 12
3. СРАВНЕНИЕ И СЛИЯНИЕ ДОКУМЕНТОВ 14
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 18


Введение
В настоящее время в большинстве организаций различного профиля ощущается потребность в специалистах, которые владеют разнообразными современными информационными технологиями. При этом обязательными требованиями и пожеланиями со стороны работодателей являются навыки работы с пакетом программ Microsoft Office.
Microsoft Office Word 2007 является сложной программой по обработке текста, позволяющего быстро и эффективно создавать и форматировать все деловые и личные документы.
Целью данной курсовой работы является изучение вопроса работы в текстовом редакторе MS Word 2007 с письмами и их рассылкой.


1. Письма и рассылки
Многие организации общаются со своими клиентами и сотрудниками с помощью писем, рассылок и рекламных буклетов, которые рассылаются всем людям, состоящим в списке рассылок.
При подготовке таких документов приходится сталкиваться с тем, что рассылаемые документы имеют одинаковую основную часть и различаются только названиями, именами и т.д. Документы такого типа необходимы при однотипных рассылках и письмах. Для решения этой проблемы в Microsoft Office используется слияние.
В процессе слияния участвуют два файла [4]:
• источник данных – представляет собой список данных одинаковой структуры;
• основной документ – это подготовленный документ (образец), в который вставляются ссылки на источник данных.
Условно, процесс слияния можно разбить на этапы:
1.1 Подготовка основного документа.
Основной документ может быть подготовлен как:
• стандартный бланк для печати;
• наклейка (этикетка) определенного формата для печати на принтере;
• конверт заданного размера и расположения реквизитов адресов отправителя и получателя;
• каталог для печати на одном листе множества строк источника.
Основной документ может быть заранее и использоваться для слияния как уже существующий документ.
1.2. Подготовка источника данных для слияния документов.
Прежде чем выполнить слияние, необходимо сначала указать на существующий источник данных или создать новый. Источник данных состоит из матрицы из строк и столбцов, в которой каждая строка содержит одну запись - полное имя, адрес, а каждый столбец содержит определенный тип информации, называемый полем (имя клиента). Каждое поле определяется в источнике данных заголовком столбца, называемым именем поля, который располагается в первой строке источника данных.
Наиболее часто используются уже готовые источники - табличные документы Word, электронные таблицы Excel, базы данных Access и др.
Рассмотрим создание списка рассылки сотрудникам организации с приглашением на торжественный ужин.
Для этого каждому сотруднику необходимо отправить письмо с сообщением, в котором указывается текущая дата отправления, адрес того, кому отправляется письмо, приветственное обращение (с учетом пола и имени и отчества конкретного человека) и некоторые данные касающиеся отправителя. Текс письма можно разбить на две части – неизменяемую (дублируется в каждом письме) и изменяемую (представленную в виде полей и изменяемую в зависимости от личных данных приглашенных).
Создадим документ, где написано приглашение:

Создадим в MS Excel базу данных, в которой будет храниться информация о сотрудниках, которым будем отправлять приглашения:

1.3. Процесс слияния.
Далее начнем формировать наши приглашения.
На вкладке Рассылки в группе Начать слияние → Пошаговый мастер слияния. Откроется область задач Слияние, в которой представлены шаги Слияния. Будем следовать по шагам.
На первом шаге выберем Письма → Далее. Открытие документа.
Переходим к шагу 2. Текущий документ → Далее. Выбор получателя.
Шаг 3. Использование списка → Обзор. Откроется окно:

В котором выберем источник данных. У нас это файл Данные.xls.
После открытия документа в списке Избранные ссылки щелкнем на Ок. Откроется окно Получатели слияния, отражающее записи, содержащиеся в источнике данных:

В нижней части окна в диалоговом окне Источник данных выберем наши данные и далее по кнопке Изменить → Создать запись:

Внесем дополнительные изменения в список:

Сохраним изменения:

Записи можно отсортировать по любому полю:

Можно применить фильтр для выборочных записей

Фильтр и сортировка служит для отбора необходимых записей списка для создания писем только для определенных (отфильтрованных) получателей.
После такой фильтрации в нашем примере письма будут отправлены адресатам, проживающим в г. Пушкин.
После такой подготовки, переходим к следующему шагу.
Шаг 4. Далее. Создание письма.
Одним из основных типов основного документа, используемого в процессе слияния, является стандартное письмо. В документе такого типа содержаться поля одинаковые для всех писем.
В стандартном письме каждое поле слияния заключено в ‘«»’- кавычки, называемые шевронами.
Вставим поля слияния в наше письмо. Щелкнем по кнопке Составление документа и вставка полей и выберем имя получателя:

Нажмем Ок и получим вставку блока адреса в то место документа, где у нас находился курсор, получаем:

Аналогично проделаем со строкой приветствие и далее нажмем Просмотр писем:

После небольшой тренировки проделанные шаги для решения проблемы слияния освобождает нас от рутинной работы вручную вставлять в письма данные клиентов. Также если в письме будем обнаружена ошибка, то исправив бланк письма и сделав повторно слияние, все письма будут отражаться уже с исправлениями. Для контроля процесса слияния необходимо следует нажать кнопку Поиск ошибок и указать способ проверки:
• создать только отчет об ошибках;
• создать составной документ, сообщая об ошибках по мере их обнаружения;
• создать составной документ и отчет об ошибках.
Результат слияния — вид основного документа: печатный документ или файл, сообщение для электронной почты, факс — выбирается в окне Слияние из списка в окне Назначение. Если вывод составных документов осуществляется по электронной почте или через факс, выполняется дополнительная настройка.





2. Отправка документа из MS Word
Когда нужно отправить одинаковую информацию нескольким людям из списка, не обязательно отправлять их по почте. Можно использовать слияние для создания письма или сообщения, которое отправим по списку адресов электронной почты. Формирование сообщения для рассылки по электронной почте аналогично созданию письма.
Для отправки созданного письма или сообщения не обязательно открывать программу для работы электронной почты. Нужно указать на Отправить в меню Office и щелкнуть на Электронную почту, чтобы отобразилось окно сообщения. Текущий элемент будет присоединен к сообщению, остается ввести только электронный адрес. Можно изменить тему сообщения. К сообщению можно прикрепить вложенные файлы..
Перед отправкой документа или сообщения, необходимо, чтобы на компьютере была установлена программа для работы с электронной почтой – MS Office Outlook 2007.
Щелкнем на кнопку Office → Отправить → Электронная почта. Если откроется диалоговое окно Определить профиль, запрашивающее ваш почтовый профиль, то надо выбрать его. В противном случае, откроется окно сообщения, содержащее имя в Тема и присоединенный документ.
В поле Кому укажем электронный адрес, кому мы отправляем сообщение. Для вложения документов необходимо на вкладке Вставка → Включить → Вложить файл. В открывшемся окне выбрать необходимые файлы и нажать Вставить.
Документ для отправки готов по электронной почте.
Если хотим отправить документ по факсу, то здесь необходимо быть зарегистрированным у поставщика службы факсов.
Отправка осуществляется нажатием на кнопку Office → Отправить → Факс через Интернет. Далее, следуя инструкциям осуществить отправку документа




3. Сравнение и слияние документов
Иногда требуется сравнить несколько версий одного и того же документа. Например, если мы посылали документ на проверку коллегам, и хотите сравнить их отредактированные версии с исходным документом.
Вместо того чтобы сравнивать несколько открытых документов визуально, вы можете сообщить Word, что нужно сравнить документы и объединить изменения в один документ. Даже если изменения были сделаны при отключенном режиме Исправления, то они будут записаны в объединенный документ в качестве исправлений. В этом документе можно посмотреть все исправления, сделанные рецензентами, или просмотреть только исправления, сделанные определенным рецензентом.
На вкладке Рецензирование в группе Сравнение → Сравнить → Объединить:

Откроется диалоговое окно:

В окне Исходный документ щелкнем по стрелке и выберем документ до внесенных изменений («Контрольная работа в 2003.doc»). В окне Измененный документ («Контрольная работа измен.doc»)щелкнем по стрелке и выберем документ, в котором были внесены документы. Ниже обоих документов Word покажет, кому будут приписаны исправления
Щелкнем по кнопке Больше и в открывшемся окне проставим везде «галки». В пункте Показать изменения выберем В исходном документе и нажмем Ок:

Если будут противоречивые формулировки, редактор выдаст окно сообщения, запрашивающее, форматирование какого документа нужно использовать.
Word сравнит два документа и отметит разницу между ними в измененном документе, который отобразится в центральной области. Слева будет отображена область проверки, а справа будут отображены два срав¬ниваемых документа.
Изменения в версии документа будут добавлены к изменениям предыдущих двух версий. Чтобы увидеть все исправления, необходимо прокрутите документ в центральной области, а затем прокрутить область проверки.
На вкладке Рецензирование → Отслеживание → Показать исправления → Рецензенты и далее на имя рецензента, исправления, сделанные этим рецензентом, станут скрытыми.
Можно далее продолжить отслеживания исправлений. Затем переместиться вверх документа и в группе Изменения → Принять → Применить все изменения в документе.
Если будут противоречивые формулировки, редактор выдаст окно сообщения, запрашивающее, форматирование какого документа нужно использовать.
Изменения в версии документа будут добавлены к изменениям предыдущих двух версий. Чтобы увидеть все исправления, необходимо прокрутите документ в центральной области, а затем прокрутить область проверки.
Будут в измененный текс вставлены измененные формулировки. В нашем примере будет вставлен абзац, который был удален в исходном тексте:
Word сравнит два документа и отметит разницу между ними в измененном документе, который отобразится в центральной области. Слева будет отображена область проверки, а справа будут отображены два сравниваемых документа.

На вкладке Рецензирование → Отслеживание → Показать исправления → Рецензенты и далее на имя рецензента, исправления, сделанные этим рецензентом, станут скрытыми.
Можно далее продолжить отслеживания исправлений. Затем переместиться вверх документа и в группе Изменения → Принять → Применить все изменения в документе:

После нажатия данного пункта документ приобретет следующий вид:

Все изменения приняты.
Документ с внесенными изменениями называется «Контрольная работа объед.doc» и имеет вид:


Заключение
Цель данной курсовой работы было рассмотрение вопроса работы в текстовом редакторе MS Word с письмами и рассылками.
На примере был рассмотрен вопрос подготовки документа к слиянию. В общем показан путь для рассылки документов как по электронной почте, так и по факсу.
Рассмотрен вопрос слияния и сравнения документов. На примере показ данный процесс.
На сегодняшний день MS Office Word 2007 является одной из самых удобных и комплексных программ для обработки текста. В контрольной работе на примере было показана лишь толика работы с данным редактором - как быстро создавать однотипные документы с помощью слияния для последующей отправки адресатам.

Список литературы
1. Глушаков С. В. Word 2007. Секреты и трюки/С. В. Глушаков, А. С. Сурядный, М. А Струков. – М.: АСТ: АСТ МОСКВА; Владимир: ВКТ, 2009. – 448 с. – (Учебный курс)
2. Кокс Джейм, Преппернау Джоан. Microsoft® Word 2007. Русская версия. Серия «Шаг за шагом»/ Кокс Дж., Преппернау Дж.; пер. с анг. – М.: ЭКОМ Паблишерз, 2007. – 544 с.: ил.
3. Работа с текстовым процессором MS Word: Учебное пособие для вузов/Г. А. Новиков, П. А. Новиков, М. В. Орлова, А. Н. Пылькин – М.: Горячая линия – Телеком, 2005. – 198 с.: ил.
4. Рудикова Л. В. Microsoft® Word для студентов. – СПб.: БХВ-Петербург, 2006 – 400 с.: ил.




Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.