На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


Курсовик Правовые основы учета документов в архивах. Обложка книги учета поступления и выбытия документов. Организация государственного учета документов в архивах. Документ как ценный носитель информации, сохраняемый и подлежащий сохранению в силу значимости.

Информация:

Тип работы: Курсовик. Предмет: Бухгалтерский учёт. Добавлен: 13.01.2010. Сдан: 2010. Уникальность по antiplagiat.ru: --.

Описание (план):


Министерство образования Республики Беларусь
Учреждение образования
«Минский государственный политехнический колледж»
Специальность 2-26 02 32 «Документационное обеспечение
управления и архивоведение»
Дисциплина «Архивоведение»
Курсовая работа
Государственный учет документов в архивах Республики Беларусь

Разработала
Руководитель
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
УТВЕРЖДАЮ
Председатель цикловой
комиссии
_______
ЗАДАНИЕ
Для курсовой работы по дисциплине Архивоведение
учащейся____ курса 3 группы
Тема курсовой работы Государственный учет документов в архивах
ПЛАН
Введение
1 Понятие и правовые основы учета документов в архивах
2 Организация государственного учета документов в архивах
Заключение
Литература
Приложение А Обложка книги учета поступления и выбытия документов.
Приложение Б Список фонда
Введение
В соответствии с Законом Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» документы Национального архивного фонда, хранящиеся в архивах организации государственной и негосударственной формы собственности подлежат обязательному централизованному учету.
Во все времена было важно сохранить документы для будущих поколений, для этого, и предназначен учет, т.к. он определяет количество документов и их состав в установленных единицах учета и отражает это количества в учетных документах. Правильное и точное заполнение всех учетных форм в архивохранилище, оперативное внесение всех изменений в них гарантирует точность учета. Это означает, что все документы, передаваемые на постоянное хранение в архив, будут сохранены в должном состоянии.
Документ - это ценный носитель информации, сохраняемый и подлежащий сохранению в силу значимости. Учет документов происходил во все времена: при образовании государственности, в Великом Княжестве Литовском, в Речи Посполитой, в Российской империи, в Советский период, а также на современном этапе развития. Учет документов является средством для обеспечения сохранности и контроля над их наличием, дает возможность адресного поиска необходимой информации. В каждом архиве нашей страны, как в государственном, так и в ведомственном, имеется научно-справочный аппарат для учета, поиска и использования хранящихся документов. Учету подлежат документы, которые передаются из структурного подразделения в ведомственный архив, в книге поступления и выбытия, а также электронные документы.
Учету подлежат все документы, находящиеся в архиве, в том числе необработанные и непрофильные для данного архива, фонды, объеденные фонды, описи дел. Принципиальной основой учета архивных документов является единство их хранения и учета. Осуществляется с помощью основных и вспомогательных документов. В архиве в обязательном порядке ведутся следующие основные учетные документы:
- описи дел;
- книга поступления и выбытия документов;
- листы фондов;
- список фондов;
- номенклатура дел;
- дела фонда;
Кроме учетной документации на архивные материалы в государственных архивах имеются системы учета особо ценных фондов и дел. Система учетных документов, имеющихся в архиве, обеспечивает контроль над сохранением, приемом, движением и выбытием документов.
Целью моей курсовой работы является: описать основные моменты организации учета документов в архивах Республики Беларусь; закрепление теоретических знаний, полученных в процессе обучения и овладение навыками самостоятельной работы; развитие ответственного отношения к своей будущей профессии; поиска информации; научиться самостоятельной работы с нормативно-правовыми документами.
1. Понятие и правовые основы учета документов

В соответствии с Законом Республики 'Беларусь от 06.10.1994 № 3277-ХІІ «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» документы Национального архивного фонда, хранящиеся в архивах организаций государственной и негосударственной формы собственности, подлежат обязательному централизованному учету.
Учет документов -- определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. Данный процесс является важным для обеспечения сохранности архивных документов, т. к. без упорядоченной системы, в том числе и в учете документации, они могут быть бесследно утерян, а вместе с ним может исчезнуть и частичка нашей истории.
Учету подлежат все документы, находящиеся в архиве, в том числе необработанные и непрофильные для данного архива, фонды, объединенные фонды, описи дел, копии документов страхового фонда и фонда пользования, копии документов, поступивших из других источников, номенклатуры дел и другие единицы хранения. Принципиальной основой учета архивных документов является единство их хранения и учета. Учет документов строится на принципах: централизации; преемственности учетных документов на всех стадиях работ; динамичности; единого методического руководства.
Централизация архивного дела создала предпосылки для централизованного учета. Установлены единые требования к учетным данным, без чего было бы невозможно их суммирование и обобщение, единые формы учета и единая методика их заполнения. Преемственность в ведении учета достигается за счет строгой регламентации системы учетной документации, (единообразия ее заполнения и наличия единого методического руководства. Состав и объем почти всех комплексов (особенно тех, которые постоянно пополняются документами действующих учреждений) меняются, что вызвано приемом новых документов, передачей их из одного архива в другой, выделением к уничтожению дел, не представляющих научной и практической ценности, и т. п. Это требует от системы учета динамичности, т. е. способности оперативно отражать происходящие изменения как в объеме, так и в составе документов.
Прием документов в государственные архивы производится на основе письма учреждения и актов приема-передачи документов в централизованном учете при этом вносятся изменения в книгу учета поступлений, список фондов, лист и карточку фонда, дело фонда, его внутреннюю опись и лист-заверитель, паспорт архива, а также ряд вспомогательных форм учета. В архивохранилищах он отражается в описях дел, паспорте архивохранилища, карточках пофондового и постеллажного топографических указателей и
Кроме учетной документации на архивные материалы в государственных архивах имеются, системы учета особо ценных фондов и дел, копий страхового фонда и фонда пользования. Они включают описи особо ценных дел, книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования, книги выдачи микрофильмов в читальный зал и др.
Он осуществляется с помощью основных и вспомогательных документов. Учетные документы должны быть сосредоточены у заведующего архивом или лица, отвечающего за учет документов в архиве. Учетная документация должна размещаться в изолированном помещении, храниться в сейфах, а по окончании работы помещения и сейфы должны опечатываться. В архиве в обязательном порядке ведутся следующие основные учетные документы:
- книга поступления и выбытия документов;
-список фондов;
-листы фондов; описи дел;
- номенклатура дел;
-книга выдачи дел во временное пользование.
Сложившаяся система учета, представляющая собой комплекс взаимосвязанных и взаимодополняющих справочников, позволяет определить объемы хранимых документов, обеспечивает их сохранность и возможность адресного поиска, раскрывает состав и содержание архивных материалов. Правильно налаженный учет является залогом успешной работы архива
2. Организация государственного учета документов в архивах

В соответствии с Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" документы НАФ независимо от места их хранения подлежат централизованному государственному учету. Учет документов Национального архивного фонда Беларуси -- это определение их количества и отражение его в учетных документах.
Учету подлежат все документы, входящие в НАФ Республики, независимо от их содержания, подлинности, способа воспроизведения. Принципиальной основой учета архивных документов является единство их хранения и учета. Документы, образующие НАФ, объединяются в ряд комплексов путем их классификации, которая начинается в процессе делопроизводства в учреждении и завершается в государственном архиве. Выделяются следующие комплексы: дело, архивный фонд (или его разновидности), материалы архива в целом и наконец, Национальный архивный фонд. Учет строится таким образом, что каждому комплексу соответствует свое звено в системе учета, свой набор учетных документов. Учетные данные последовательно концентрируются по каждому комплексу. Первичное звено -- дело -- принимается за исходную величину (единицу количественного подсчета) в системе учета. Далее учетные данные обобщаются по фонду, а затем по архиву
Установлены единые требования к учетным данным, без чего были бы невозможны их суммирование и обобщение, единые формы учета и единая методика их заполнения. Преемственность в ведении учета достигается за счет строгой регламентации системы учетной документации, единообразия ее заполнения и наличия единого методического руководства. Состав и объем почти всех комплексов (особенно тех, которые постоянно пополняются документами действующих учреждений) меняется. Эти изменения вызваны приемом новых документов, передачей их из одного архива в другой, выделением к уничтожению дел, не представляющих научной и практической ценности, и т.п. Это требует от системы учета динамичности, т.е. способности оперативно отражать происходящие изменения как в объеме, так и в составе документов.
В государственных архивах существует централизованный учет документов, который ведет специальное подразделение или специально выделенный сотрудник. Кроме того, учет документов организован в каждом хранилище отдела обеспечения сохранности документов и фондов.. Учет документов в архивных учреждениях осуществляется с помощью основных и вспомогательных документов. Ведение первых обязательно для каждого архива, необходимость вторых определяется самим архивом.
В централизованном учете должна быть следующая основная учетная документация:
-- книга учета поступления документов;
-- список фондов;
-- листы фондов;
-- описи дел (первый экземпляр);
-- карточки фондов;
-- паспорт архива на 01.01.;
-- дела фондов;
-- сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.
В книге поступления и выбытия документов ведется учет описанных и неописанных дел постоянного, временного хранения и дел по личному составу, принятых архивом . Ведется книга по годам, но порядковая нумерация валовая. В книге указывается дата поступления, организация, сдающая документы, и документ, на основании которого материалы поступили в архив, отмечаются их наименования, хронологические рамки и объем, а также присвоенный номер фонда или номера фондов, хранящихся в архиве, к которым они присоединены. Количество поступивших и выбывших дел (документов) ежегодно подсчитывается и оформляется в итоговой записи. В книгу поступления и выбытия документов вносятся также обнаруженные и ранее неучтенные в архиве дела.
Список фондов-- это перечень наименований архивных фондов, расположенных в порядке их номеров. Он фиксирует фондовый состав архива. В него фонд записывается только один раз, при первом поступлении. Каждому, вновь принятому фонду присваивается очередной номер по списку фондов, а также отмечается дата его приема. Объединенные фонды и архивные коллекции учитываются как обычный фонд. Название фонда вносится в список с титульного листа описи или из исторической справки. Он состоит из полного и в скобках официально принятого сокращенного названия учреждения -- фондообразователя, указаний о подчиненности, местонахождении, времени деятельности фондообразователя. В случае передачи фонда в другой архив или ликвидации в списке в графе "Отметка о выбытии" указывается, куда выбыл фонд, номер фонда другому фонду не присваивается. Перенумерация производится только с разрешения Белкомархива.
Лист фонда заводится при первом поступлении фонда. В нем содержатся суммарные сведения о составе фонда в целом и происходящих изменениях.
Лист фонда состоит из трех основных разделов:
В первом разделе даются все названия фондов и крайние даты каждого наименования, дата первого поступления, местонахождение фонда (наименование государственного архива), номер фонда, дата посылки карточки фонда вышестоящему архивному органу, прежний номер фонда;
Во втором разделе приводятся количественные показатели и документальное основание поступления и выбытия материалов, а также наличное количество дел на каждую дату записи;
В третий раздел содержит характеристику описей (номера описей, их названия, даты и объем в делах), выбытия описанных документов, а также сведения о количестве дел в наличии по каждой описи и фонду в целом по состоянию на каждую дату записи. Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение, в верхней части которого пишется: "Продолжение, ф. ... л. 2". На первом листе делается ссылка: "См. продолжение, л. 2, 3, 4 и т.д." Листы продолжения подкладываются вслед за основными листами. В верхних углах нового и старого листов фонда делается отметка: "Лист пересоставлен" и указывается, когда и по какой причине.
Карточка фонда заполняется на каждый впервые поступивший фонд и высылается всеми госархивами в Госкомархив. Она составляется на основании листа фонда. В карточке указываются даты первого поступления фонда и получения карточки в фондовом каталоге, название архива, где хранится фонд, его категория и номер, наименование фонда со всеми его переименованиями и датами этих изменений, объем фонда на 01.01. с перечислением количества описанных, микрофильмированных и неописанных единиц хранения. На оборотной стороне карточки приводится название описи и дается аннотация документов. Карточка подписывается составителем. На базе карточек фондов в Госкомархиве и архивных отделах облисполкомов сформированы фондовые каталоги, в которые ежегодно вносятся все изменения. Информацию об этих изменения сообщают государственные архивы. "Сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов на 01.01." заполняется архивами и высылается ежегодно так же, как и карточки фондов. В них включаются все фонды, в составе которых произошли следующие изменения: прием и передача из архивов фондов, выделение дел, не подлежащих дальнейшему хранению, объединение фондов, объемов и состава документов, изменение названия фондообразователя, его подчиненности, местонахождения, изготовления микрофильмов страхового фонда. В итоговой записи формы указываются данные: количество фондов в архиве на начало истекшего года, по скольким фондам произошли изменения, сколько фондов и дел принято, передано, выделено к уничтожению, какое число фондов и дел значится на 1 января текущего года. Сведения подписываются директором архива.
Паспорт архива-- учетный документ периодической отчетности, отражающей состояние архива за прошедший год. Он составляется ежегодно на 1 января наступившего года в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, второй высылается в вышестоящую организацию. Паспорт включает следующие разделы:
В первом разделе даются сведения о количестве помещений (зданий) архива, объеме и площадях архивохранилищ, протяженности стеллажных полок и степени загруженности архивохранилищ, а также краткая характеристика помещений и год постройки здания.
Второй раздел посвящен количественной характеристике фондов и документов на бумажной основе, кино-, фото- и фотодокументов, машиночитаемых документов.
В третьем разделе отражается информация о количестве учреждений-источников комплектования архива и объема хранимых документов и дел в них.
В четвертом разделе даются данные о страховом фонде архива и наличии в нем микрофотокопий из зарубежных архивов.
В пятом разделе приводятся с и т.д.................


Перейти к полному тексту работы



Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.