На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


Курсовик Методы бухгалтерского учета представляют собой систему способов и определенных приемов. Одним из таких методов является документация. Документация это первичная регистрация хозяйственных операций с помощью документов в момент и в местах их совершения.

Информация:

Тип работы: Курсовик. Предмет: Бухгалтерский учёт. Добавлен: 10.12.2008. Сдан: 2008. Уникальность по antiplagiat.ru: --.

Описание (план):


3
1
Федеральное государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
"Академия бюджета и казначейства
Министерства финансов Российской федерации"
Курсовая работа по дисциплине:
"Теория бухгалтерского учета"
Калуга, 2007
СОДЕРЖАНИЕ

    Введение 3
      Глава 1. Документооборот в бухгалтерском учете 7
        1.1. Документы в бухгалтерском учете и их классификация 7
      Глава 2. Техника оформления и порядок движения документации в Калужском ОАО "Кристалл" 19
        2.1. Организационно - экономическая характеристика Калужского ОАО "Кристалл" 19
        2.2. Правила ведения документооборота в организации 25
        2.3. Недостатки документооборота и оформления документации в Калужском ОАО "Кристалл" 28
      Глава 3. Организация контроля и пути совершенствования и формирования документации в Калужском ОАО "Кристалл" 30
        3.1. Пути совершенствования документооборота в Калужском ОАО "Кристалл" 30
        3.2. Автоматизация управления документооборотом в Калужском ОАО "Кристалл" 32
    Заключение 35
    Список использованной литературы 40
      Приложение 1 44
      Приложение 2 45
      Приложение 3 46
      Генеральный директор А.Т. Коптев Главный бухгалтер Р.К. Егорова. 54
      Приложение 4 55
      Приложение 10 67

Введение

Методы бухгалтерского учета представляют собой систему способов и определенных приемов. Одним из таких методов является документация. Документация - это первичная регистрация хозяйственных операций с помощью документов в момент и в местах их совершения. Используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля.

Документооборот - это путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. Документооборот в организации - это сложная система, требующая постоянного контроля и регулирования и оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации.

При этом принятая система документирования хозяйственной деятельности должна обеспечивать следующие условия:

во-первых, полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности. Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в первичном бухгалтерском документе, поскольку именно первичные учетные документы, с одной стороны, являются подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а с другой - на основании первичных учетных документов формируются бухгалтерская отчетность предприятия и данные о его финансовом положении, осуществляется планирование и прогнозирование деятельности предприятия;

во-вторых, выявление на предприятии скрытых резервов. Целесообразно построить систему документирования хозяйственных операций на предприятии таким образом, чтобы уже в процессе оформления первичных учетных документов и тем более при составлении синтетических учетных регистров проводился анализ эффективности использования ресурсов на предприятии. Этого можно достичь, в частности, введением в первичные учетные документы и учетные регистры специальных граф, содержащих контрольные показатели. Таким образом, уже в процессе документирования хозяйственных операций будет существенно облегчена возможность предварительного анализа их эффективности и целесообразности;

в-третьих, отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности должно исходить не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования;

в-четвертых, тождественность данных аналитического и синтетического учета. При организации системы документирования хозяйственных операций необходимо предусмотреть систему взаимного контроля работников бухгалтерии. Обязанности должны быть распределены таким образом, чтобы бухгалтеры вынуждены были сверять данные, формируемые ими в учетных регистрах, с данными первичных учетных документов и данными учетных регистров, формируемых другими бухгалтерами. Организует эту работу непосредственно главный бухгалтер либо бухгалтер, отвечающий за составление и представление бухгалтерской отчетности внешним пользователям;

в-пятых, рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия. При организации системы документирования хозяйственных операций и документооборота необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хозяйственная операция оформлялась только одним документом, а ряд однотипных операций - одним сводным документом.

Современная мировая экономика, характеризующаяся высокой мобильностью товаров, капиталов и рабочей силы, существенным ростом интеллектуального труда, информационных технологий, быстрой смены технико-технологических условий производства, распространением более прогрессивных новейших технологий и товаров, существенно влияет и на экономику России. В связи с этим изменились и технические возможности документооборота как одного из методов бухгалтерского учета:

компьютерные технологии заменяют традиционную технику регистрации и сверки записей;
происходит мгновенная передача деловой информации с любой точки планеты;
увеличивается темп отражения информации в бухгалтерском учет.
Вместе с тем аудит финансовой деятельности организации показывает, что в бухгалтерской отчетности наблюдаются недостатки, искажения и фальсификации. Поэтому актуальным является правильный и грамотно организованный документооборот, на основе которого проводится анализ хозяйственной деятельности организации.
Цель работы - изучить документацию как элемент метода бухгалтерского учета, проанализировать документооборот Калужского ОАО "Кристалл" и рассмотреть возможные пути его совершенствования.
В связи с поставленной целью ставились и решались следующие задачи:
рассмотреть классификацию документов, порядок составления, обработки и сроки хранения
дать организационно-экономическую характеристику Калужскому ОАО "Кристалл";
оценить документооборот в данной организации;
представить возможные пути совершенствования документооборота.
Предмет исследования - документация в бухгалтерском учете.
Объектом исследования является документооборот Калужского ОАО "Кристалл".
В работе использовались следующие методы: анализ, синтез, индукция, дедукция, метод сравнения, метод научной абстракции, графический метод.
Основными источниками информации при написании курсовой работы послужили: Налоговый Кодекс РФ, Приказы Минфина РФ и другие нормативно-правовые акты, учебники, учебные пособия и периодические издания по бухгалтерскому учету.
Курсовая работа выполнена на 49 страницах машинописного текста, содержит введение, три главы, заключение, список использованной литературы, включающий 40 наименований, и приложение.

Глава 1. Документооборот в бухгалтерском учете

1.1. Документы в бухгалтерском учете и их классификация

Согласно ГОСТ Р 51141-98 документ (документированная информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В качестве материального носителя допускается использование любого материального объекта, пригодного для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Однако для целей оформления документов в бухгалтерском учете применимы только бумажные или машинные носители информации. Эта норма содержится в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности. При этом организация обязана изготовлять за свой счет копии документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Документы бухгалтерского учета преимущественно составляются по унифицированным формам, что обусловлено необходимостью упорядочения информационных потоков, обеспечения сравнимости учетных и отчетных данных различных организаций (или одной организации за различные периоды), их полноты и достоверности, исключения дублирования информации.

Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), утвержденному Постановлением Госстандарта России от 30.12. 1993 N 299 (с изменениями и дополнениями), который классифицирует унифицированные формы управленческих документов с присвоением им кодов по следующим блокам [23], c. 3 :

Код
Наименование форм
0200000
Унифицированная система организационно-распорядительной документации
0211000
Документация по созданию организации
0251000
Документация по распорядительной деятельности организации
0281000
Документация по приему на работу
0300000
Унифицированная система первичной учетной документации
0301000
Документация по учету труда и его оплаты
0306000
Документация по учету основных средств и нематериальных активов
0310000
Документация по учету кассовых операций
0315000
Документация по учету материалов
0317000
Документация по учету результатов инвентаризации
0320000
Документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов
0322000
Документация по учету работ в капитальном строительстве
0325000
Документация по учету сельскохозяйственной продукции и сырья
0340000
Документация по учету работы строительных машин и механизмов
0345000
Документация по учету работ в автомобильном транспорте
0400000
Унифицированная система банковской документации
0500000
Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций
0600000
Унифицированная система отчетно-статистической документации
0700000
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий
0710000
Отчетная бухгалтерская документация
0720000
Регистры бухгалтерского учета
0730000
Первичная учетная документация
0800000
Унифицированная система документации по труду
0900000
Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации
1000000
Унифицированная система внешнеторговой документации
В целом документы бухгалтерского учета, как видно из приведенного выше перечня, можно разделить на три уровня: первичная учетная документация, регистры бухгалтерского учета и отчетная бухгалтерская документация. Такая градация полностью отвечает определению документооборота в бухгалтерском учете, последовательности и логике документирования хозяйственной деятельности организации. Отметим, что первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, служат документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции. Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для ее отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Согласно ПБУ 4/99 бухгалтерская отчетность представляет собой единую систему данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемую на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам. В рамках каждого уровня документы не однородны. Масштабы учетных работ в организации на всех стадиях обработки документов зависят от объема документооборота: количества документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. При этом структура документооборота различается по составу, назначению и типам документов.
Так, по составу принято разделять документы на входящие, исходящие и внутренние. Первая группа представляет собой документы, поступившие в организацию. Во вторую группу входят официальные документы, представляемые организацией внешним респондентам. Внутренние документы - это официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации. Отметим, что документ получает статус официального, если он создан юридическим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке (ГОСТ Р 51141-98).
По назначению документы подразделяются на распорядительные, исполнительные, комбинированные и документы бухгалтерского оформления. Распорядительные документы - это документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. К таким документам относятся распоряжения руководителя предприятия и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций. Исполнительные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера (акты приемки) материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т.п. Комбинированные документы - это документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполнительными. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера; расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия; авансовые отчеты подотчетных (командированных) лиц и др. Документы бухгалтерского оформления составляются в случае, если для записей хозяйственных операций нет других документов или обобщаются и обрабатываются исполнительные и распорядительные документы. К ним относятся справки, ведомости распределения, расчеты резервов, бухгалтерская отчетность и др.
Применяемые в бухгалтерском учете документы также делятся на разовые и накопительные. Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются в один прием. Накопительные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примерами накопительных документов являются двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов предприятия и т.п.
Учетные документы делятся на первичные и сводные. Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения. Сводные документы обобщают показатели путем их соответствующей группировки, систематизации из первичных документов (например, расчетно-платежная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и т.п.).
По содержанию документы подразделяются на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы отражают движение материальных ценностей. При помощи денежных документов осуществляется оформление изменений остатков денежных средств организации. А расчетные документы используются для отражения изменений во взаимных обязательствах контрагентов в связи с предъявлением счетов за готовую продукцию, товары, работы, услуги и их оплатой.
Наконец, по срокам хранения различают документы текущего и постоянного хранения. Документы текущего хранения по окончании месяца переплетаются в папки и сдаются на хранение в архив организации (отчеты кассира, выписки банка и др.). Документы постоянного хранения хранятся в течение 75 лет, а затем уничтожаются. К ним относятся расчетно-платежные ведомости, лицевые счета работников и др.
Приведенная классификация выявляет необходимость документального оформления ряда операций хозяйственной деятельности, регистрация которых в большинстве случаев игнорируется практикующими бухгалтерами. Так, например, действия бухгалтера, связанные с выполнением методологических расчетов в соответствии с принципом регистрации, должны быть подтверждены соответствующими документами бухгалтерского оформления и заверены подписью главного бухгалтера.
Исходя из всего вышесказанного, можно сказать, что классификация документов в бухгалтерском учете довольно разнообразна (Таблица, Приложение 1). Кроме того, говоря о документах и документообороте в бухгалтерском учете, нельзя ограничиваться непосредственно учетными документами различных уровней и видов. Весь спектр управленческой документации прямо или косвенно находит применение при проведении учетных работ. В числе управленческих документов следует отдельно выделить указания руководства организации работникам бухгалтерии, оформленные в виде приказов, служебных записок, распоряжений и тому подобных документов, правильность их оформления и правомерность принятия к исполнению могут оказать существенное влияние на достоверность и полноту учетных данных. Кроме того, организационно-распорядительная документация организации служит в большинстве случаев прямым или косвенным основанием для оформления первичных учетных документов.
Порядок составления, обработки и сроки хранения документов Фиксируя факты совершения хозяйственных операций, документы должны удовлетворять следующим требованиям: достоверно отражать хозяйственные явления; создаваться своевременно; иметь все заполненные реквизиты (наименование документа (формы), код формы, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки); заполняться очень аккуратно от руки шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатающих устройств (запрещается использовать для записей простой карандаш, красный цвет применяется только для сторнировочных записей); быть простыми и ясными, понятными для всех пользователей; не должны иметь свободных строк (при их наличии нужно делать прочерки); быть ориентированными на обработку в условиях автоматизации учета; обеспечивать формирование качественной информации с наименьшими затратами труда и времени.
Документы оформляются четко, ясно, без помарок и подчисток. Все исправления, вносимые в документ, должны быть оговорены. При исправлении неправильная запись зачеркивается одной чертой, сверху делается правильная запись и надпись "Исправленному верить" с указанием даты и подписей лиц, сделавших исправление. В кассовых и банковских документах исправления (даже оговоренные) не допускаются. Прошедшие обработку первичные документы должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр, при обработке с использованием вычислительной техники - оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку. Для того, чтобы документы не использовались дважды, некоторые из них (кассовые или банковские) подвергаются гашению специальным штампом "Получено" или "Оплачено", проставляется дата и подпись. На банковских документах проставляется отметка обслуживающего банка и дата.
Бухгалтерская обработка учетной информации, содержащейся в первичных учетных документах, осуществляется в несколько этапов.
Проверка документов по форме и существу. Проверка по форме устанавливает полноту и правильность оформления, заполнение реквизитов, наличие необходимых подписей. Проверка по существу выявляет законность и целесообразность отраженных операций, логическую увязку отдельных показателей, соответствие заключенным договорам и т.д.
Группировка документов проводится по группам однородных документов в зависимости от характера совершения хозяйственных операций.
Таксировка (расценка) предусматривает арифметическую проверку правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов. Таксировка заключается в обязательном пересчете данных по каждой позиции учетного документа и подсчете суммы общего итога.
4. Контировка документов предполагает проставление корреспонденции счетов. С ее помощью оформленные в учетных документах хозяйственные операции отражаются по дебету и кредиту счетов.
Верное оформление первичных, учетных, организационно-распорядительных документов, отчетности - необходимое, но недостаточное условие для удовлетворительной оценки документооборота в организации. Вся документированная информация должна сохраняться при тщательном соблюдении условий и сроков хранения. Правила хранения бухгалтерской и управленческой документации регламентированы несколькими нормативными актами, в числе которых Положение о документах и документообороте, Закон о бухгалтерском учете, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10. 2000, и другие. Наиболее общие вопросы хранения документов бухгалтерского учета изложены в ст.17 Закона о бухгалтерском учете. В частности, отмечено, что ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Порядок хранения документов в организации подробно изложен в разд.6 Положения о документах и документообороте. Так, п.6.2 этого раздела гласит, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до их передачи в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Лицо, уполномоченное отвечать за хранение, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением. Отдельно отметим, что существует особый порядок хранения бланков строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери.
Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, их оформление и передача в архив обеспечиваются главным бухгалтером предприятия, учреждения.
Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива организации, учреждения работникам других структурных подразделений организации, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.
Основы законодательства Российской Федерации "Об архивном деле в Российской Федерации и архивах" от 07.07. 1993 N 5341-1 (разд.3, ст.7, 9) предоставляют юридическим и физическим лицам право на создание архивов. При этом не допускается создание тайных архивов из документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также содержащих документы, отнесенные в установленном порядке к категории особо ценных и уникальных, либо создание тайных архивов, затрагивающих права и законные интересы граждан. Право собственника архива независимо от формы собственности охраняется законодательством Российской Федерации. Ни один архивный документ не может быть без согласия собственника или уполномоченного им органа или лица изъят иначе как на основании судебного решения. Архивы, архивные фонды и архивные документы, находящиеся в незаконном владении, передаются законным собственникам в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными соглашениями с участием Российской Федерации.
Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций - источников комплектования) по согласованию с ним.
Экспертные комиссии руководствуются в работе правовыми актами, нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации. Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением. Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций (ведомственных архивов), а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.
Дополнительные указания по хранению данных бухгалтерского учета содержит НК РФ (п.1 ст.23 части первой, ст.87): налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги. В ряде установленных законом случаев допускается изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у организаций.
Таким образом, хотелось бы еще раз отметить, что порядок составления, обработки и сроки хранения документов должен четко соблюдаться любой организацией. Это действительно важно, поскольку все бухгалтерские документы должны быть унифицированы, что облегчает взаимодействие организаций между собой, с банками, налоговыми инспекциями и другими инстанциями.
Организация движения документов и порядок документооборота в организациях РФ
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы, и оформляется график документооборота (п.5.1 Положения о документах и документообороте).
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации. График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ (см. Приложение 2).
Работники организации: начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие - создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Для каждого предприятия график документооборота должен разрабатываться с учетом его конкретных особенностей: размера организации, вида деятельности, структуры управления и пересматриваться по мере изменения этих показателей.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляется главным бухгалтером.
В соответствии с Положением о главных бухгалтерах требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации.
Документооборот не является статичной системой, правила функционирования которой достаточно определить в начале деятельности фирмы и сохранять неизменными до ликвидации организации. Номенклатура документов, интенсивность и механизм документооборота изменяются в зависимости от численности персонала фирмы, направлений деятельности, организационной структуры, действующей нормативной базы, учетной политики организации и иных факторов.
Анализ сложившейся в организации системы документации и документооборота может послужить ее оптимизации. К сожалению, на практике критическая оценка устоявшегося графика документооборота, а также номенклатуры создаваемых и обрабатываемых документов встречается крайне редко. В то же время каналы коммуникации в организации часто бывают перегружены неиспользуемой информацией, сбор и обработка которой создают излишние объемы работ и влекут неэффективное использование рабочего времени специалистов в различных подразделениях и службах.
Параметры документооборота в их динамике за ряд лет создают наглядную картину напряженности информационной среды, в которой функционирует фирма. Кроме того, при смене или расширении (сокращении) деятельности, при подвижках в нормативном регулировании информационных процессов и прочих изменениях внешних и внутренних факторов бизнеса пересмотр подходов к документированию деятельности обязателен. Сделать его обоснованным может лишь всесторонний анализ сложившейся системы работы с информацией о хозяйственной деятельности и состоянии предприятия.

Глава 2. Техника оформления и порядок движения документации в Калужском ОАО "Кристалл"

2.1. Организационно - экономическая характеристика Калужского ОАО "Кристалл"

В качестве практического примера мы исследовали Калужское открытое акционерное общество "Кристалл". Калужское ОАО "Кристалл" входит в торгово-промышленную группу "Кристалл", объединяющую несколько предприятий - изготовителей алкогольной продукции. Основными видами деятельности Калужского ОАО "Кристалл" является производство спирта этилового из пищевого сырья, производство алкогольной продукции - водок и водок особых, ликеро - водочных изделий: настоек горьких, настоек сладких, бальзама и т.д., торговая - реализация алкогольной продукции и сопутствующих товаров, общественное питание - заводская столовая. Эти данные следуют из отчета Калужского ОАО "Кристалл" (Приложение 3) и пояснительной записки к бухгалтерскому балансу (Приложение 4). В отчете также представлены основные технико-экономические показатели:

I. Произведено продукции в натуральном выражении:

1. Алкогольной продукции - в объеме 1749,4 тыс. дкл, в том числе: на внутренний рынок - 1678,4 тыс. дкл, на экспорт - 71,0 тыс. дкл. Снижение темпов роста к уровню 2005 года составили 23,2% (76,8%), в том числе: по внутреннему рынку на 24,8%, по экспорту рост на 93,6% (193,6%). На снижение темпов производства 2006 года повлиял переход на новые рынки сбыта. Имело место ограничение в квоте на закупку спиртов для производства алкогольной продукции. Так, в июне месяце 2006 года при наличии спиртов, но отсутствии квоты, смогли произвести лишь 64,9 тыс. дкл алкогольной продукции. За тот же период 2005 года произвели 102,4 тыс. дкл, что больше на 37,5%.

2. Спирта - сырца этилового - в объеме 652,9 тыс. дкл и спирта ректификованного - в объеме 683,6 тыс. дкл. Снижение темпов производства к уровню 2005 года по сырцу составило 25,2%, ректификованного 19,5%.

3. Среднемесячный объем производства за 2006 год составил: водок и ликеро-водочный изделий (ЛВИ) - 145,8 тыс. дкл; спирта-сырца - 54,4 тыс. дкл; спирта ректификованного - 60,0 тыс. дкл.

4. Производительность труда характеризуется выработкой. На 1 работающего за 2006 год произведено 3364 дкл водки и ЛВИ по Ликеро-водочному заводу и 5063 дкл спирта-сырца по филиалу "Спиртовой завод "Остроженский".

5. Коэффициент использования баланса производственных мощностей исходя из односменного режима рабочего времени составил: 79,5% - по алкогольной продукции; 62,2% - по спирту-сырцу; 79,5% - по спирту ректификованному. Имеются резервы производственных мощностей для наращивания темпов производства и увеличения производительности труда.

П. Торговая и сбытовая деятельность:

1. За 2005 год отгружено алкогольной продукции в объеме 1776,4 тыс. дкл.

Структура продаж: 59,8% - Москва и Московская область; 35,8% - Калуга и Калужская область; 0,6% - другие регионы; 3,8% - экспорт. Снижение темпов отгрузки к уровню 2005 года составило 23%. Следует обратить особое внимание на снижение объемов продаж по Калуге и Калужской области на 72,9 тыс. дкл или 10,3% по сравнению с 2005 годом.

2. Товарооборот по торговле в свободно-отпускных ценах составил 30,4 млн. рублей, что составляет 54,8% к уровню 2005 года. С сентября 2005 года торговая деятельность прекращена, в связи с

экономической не целесообразностью. Следует отметить, что собственная сеть фирменных РТП выполняла маркетинговую программу по рекламе ассортимента.

Ш. Финансовые показатели:

1. Рентабельность от основных видов деятельности составила 14,1% или снижение относительно уровня 2005 года на 0,1%. В том числе от производственной деятельности - 15%, что больше по сравнению с уровнем 2005 года на 2%. В 2005 году кроме алкогольной продукции завод производил майонез и горчицу, производство которых давал меньший экономический эффект. Производство майонеза и горчицы было приостановлено с июля 2004 года.

2. Чистая рентабельность акционерного общества за 2006год больше уровня 2005 года на 0,7%.

3. Прибыль от продаж составила 110 282 тыс. рублей, 80% от уровня 2005года.

4. Выручка от продажи продукции составила 891 171 тыс. руб., 81% от уровня 2005г.

5. Себестоимость продукции составила 669 227 тыс. руб., 79% от уровня 2005 г.

6. Валовая прибыль составила 221 944 тыс. руб., 86% от уровня 2005 гДанные следуют из отчета о прибылях и убытках (Приложение 6).

7. Чистая прибыль отчетного года составила 46 762 тыс. руб., 91% от уровня 2005 года.

Кроме того, мы провели анализ показателей, которые не представлены в пояснительной записке к бухгалтерскому балансу и отчете Калужского ОАО "Кристалл", используя данные бухгалтерского баланса (Приложение 5), отчета о прибылях и убытках (Приложение 6).

1. Общий коэффициент покрытия или текущей ликвидности:

Кобщ. л. = ОА: КО = 649: 424,6 = 1,5

где ОА - сумма оборотных активов организации (строка 290 раздела 2 баланса); КО - величина краткосрочных обязательств (строка 690 раздела 5 баланса). Значение коэффициента равно 1,5, что является оптимальным значением и свидетельствует о превышении оборотных активов над краткосрочными обязательствами.

2. Коэффициент абсолютной ликвидности:

Кабс. л. = (КВФ + ДС): КО = (2,3 +35,3): 424,6 = 0,09

где КВФ - краткосрочные финансовые вложения (строка 250 раздела 2 баланса); ДС - денежные средства (строка 260 раздела 2 баланса). Значения по данному показателю в идеале должны быть больше 0,15. В нашем случае значение составляет 0,09, что является отклонением от нормы.

3. Соотношение собственных и заёмных средств. Значение данного коэффициента должно быть не менее 0,7.

Кссз. = СК: ЗК = 606,2: 424,6 = 1,4

где СК - собственный капитал (строка 490 раздела 3 баланса); КЗ - сумма долгосрочных (строка 590 раздела 5 баланса) и краткосрочных (строка 690 раздела 5 баланса) обязательств. Соотношение равно 1,4, что говорит о стабильной финансовой структуре средств, которой отдают предпочтение кредиторы.

4. Коэффициент автономии (финансовой независимости). Этот показатель определяет долю активов организации, которые покрываются за счёт собственного капитала.

Кавт= СК: А = 606,2: 1032,6 = 0,6

где СК - собственный капитал (строка 490 раздела 3 баланса); А - сумма актива баланса (строка

300). Коэффициент финансовой независимости, равный 0,6 >0,4, показывает, что большая часть активов организации покрывается за счет собственного капитала.

5. Коэффициент манёвренности собственного капитала. Оптимальное значение этого коэффициента 0,5.

Кмск= (СК - ВНА): СК = (606,2 - 383,5): 606,2 = 0,4

где ВНА - сумма внеоборотных активов (строка 190 раздела 1 баланса).

Коэффициент маневренности, равный 0,4 показал, что в данной организации часть собственного капитала, используемая для финансирования текущей деятельности, мала.

6. Соотношение дебиторской и кредиторской задолженности. Так как именно дебиторская задолженность, а не производственные запасы обычно является основным источником погашения долга, то, проанализировав данный показатель, банки могут использовать его как определяющий для принятия решения о выдаче кредита. Нормой по этому показателю является значение 0,5.

Кскд. з = Д: К = 450,3: 274,7 = 1,6

где Д - дебиторская задолженность (сумма строк 230 и 240 раздела 2 баланса); К - кредиторская задолженность (строка 620 раздела 5 баланса). В данной организации показатель равен 1,6, что не дотягивает до нормативного значения и говорит о трудности погашения долга ОАО "Кристалл" с помощью дебиторской задолженности.

7. Фондоотдача - отношение стоимости произведенной продукции к среднегодовой стоимости основных средств.

Ф = В: ОФсреднегод, = 891 171: 332 487 = 2,68

где В - выручка от продажи продукции (строка 010 отчета о прибылях и убытках), ОФсреднегод. - среднегодовая стоимость основных средств (рассчитывается как сумма стоимости основных средств на начало и конец года, деленная на 2). Показатель фондоотдачи равен 2,68 (руб). Показатель фондоотдачи характеризует эффективность использования основных средств. Он вырос по сравнению с уровнем 2004 г. - 2,41 (руб). Рост фондоотдачи проводит к относительной экономии основных средств и увеличению объема выпуска продукции.

8. Показатель оборачиваемости показывает, сколько оборотов совершил каждый рубль, вложенный в оборотные средства.

Коб = В: O= 891 171: 181 800 = 5

где О - остаток оборотных средств (строка 290 II раздела баланса). Коэффициент оборачиваемости равен 5. Эффективность ускорения оборачиваемости оборотных средств выражается в уменьшении потребности в оборотных средствах в связи с улучшением их использования.

Основная задача, которая стоит перед руководством и трудовым коллективом Калужского ОАО "Кристалл" - это получение максимальной прибыли. Приведенные показатели подтверждают, что, несмотря на снижение общей суммы прибыли, экономическая эффективность за 2006 год организации повысилась.

Проанализируем факторы, повлиявшие на внешнеэкономическую деятельность Данные следуют из отчета Калужского ОАО "Кристалл".. Производственно-финансовая деятельность Калужского ОАО "Кристалл" в целом за 2006 год характеризуется устойчивой и экономически эффективной, о чем свидетельствуют выше приведенные показатели. В условиях жесткой конкуренции за рынки сбыта алкогольной продукции, имеет место некоторое снижение темпов продаж на внутреннем рынке по сравнению с 2005 годом - на 25%, но экспорт продукции практически удвоился, рост составил 93,6% или на 34 337 дкл больше.

В целях сокращения экономически не обоснованных затрат с сентября 2005 года прекращена торговая деятельность, ликвидированы оптово-розничные торговые предприятия Калужского ОАО "Кристалл". Основная задача РТП и ОРТП фирменной сети была продажа алкогольной продукции собственного производства.

Действующее законодательство по учету и налогообложению в режиме акцизных складов в оптовой сети, поставило торговлю в менее выгодные условия по налогообложению. На начальном этапе, чтобы перейти на ЕНВД, которая применялась торговыми организациями общей сети, они стали закупать собственную алкогольную продукцию через чужие акцизные склады. Цепочка продаж через сеть собственных РТП и ОРТП удлинилась, цены на водки и ЛВИ соответственно повысились, объем продаж снизился, издержки увеличились, продукция стала неконкурентоспособной. Именно поэтому организацией было принято решение о ликвидации фирменной торговли.
Основными факторами риска, связанными с деятельностью Калужского ОАО "Кристалл", являются частые изменения в законодательстве РФ, увеличение затрат на энергоресурсы и нестабильность потребительского рынка, влияющая на эффективный сбыт продукции организации. На современном этапе "Кристалл" успешно решает эти проблемы.
Таким образом, зная основные показатели, которые используются при анализе финансового состояния организации, мы смогли оценить сложившееся положение в ОАО "Кристалл" и сделать соответствующие выводы.

2.2. Правила ведения документооборота в организации

ОАО "Кристалл" ведёт бухгалтерский учёт и представляет финансовую отчётность в порядке и в сроки, определённые действующим законодательством РФ. Ответственность за организацию ведения, состояние и достоверность бухгалтерского учёта, своевременное представление ежегодного отчёта и другой финансовой отчётности в соответствующие органы, а также средства массовой информации несёт Генеральный директор ОАО "Кристалл" в соответствии с действующим законодательством РФ и уставом общества. Контроль финансово-хозяйственной деятельности общества осуществляет ревизионная комиссия. Ревизионная комиссия избирается в составе 5 человек Общим собранием акционеров на срок до следующего годового Общего собрания акционеров. Членами данной комиссии не могут быть представители из Совета директоров ОАО "Кристалл". Члены ревизионной комиссии несут ответственность за недобросовестное исполнение своих обязанностей в порядке, установленном действующим законодательством РФ.

Учетная политика ОАО "Кристалл" разработана в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (далее - Положение), разработанного на основании закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Общество руководствуется Федеральным законом "О бухгалтерском учете" и Положением и утвержденными положениями (стандартами) по бухгалтерскому учету и другими нормативными правовыми актами и методическими указаниями по бухгалтерскому учету, формирующими систему нормативного регулирования бухгалтерского учета и обязательными к исполнению организациями на территории Российской Федерации, в том числе при осуществлении деятельности за пределами Российской Федерации.

Бухгалтерский учет в организации осуществляется центральной бухгалтерией организации, в которую входят самостоятельные структурные подразделения, возглавляемые главными бухгалтерами филиалов "Кристалл". Права и обязанности главного бухгалтера определены в разделе 3 "Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ" и ст.7 Закона "О бухгалтерском учете". Бухгалтерия Общества осуществляет методологическое руководство бухгалтерскими службами филиалов, представительств и обособленных подразделений. Филиалы, представительства и обособленные подразделения Общества имеют собственные бухгалтерские службы, составляют отдельные бухгалтерские балансы и другую отчетность.

Для ведения бухгалтерского учета используется рабочий план счетов, разрабатываемый на основе типового рабочего плана счетов. Рабочий план счетов бухгалтерского учета применяется в процессе ведения бухгалтерского учета в подразделениях и филиалах общества. Бухгалтерский учет ведется на основе журнально-ордерной системы счетоводства с применением вычислительной техники. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Для оформления фактов хозяйственной деятельности Общество применяет типовые формы первичных учетных документов, установленные Государственным комитетом Российской Федерации по статистике, Минфином Российской Федерации и другими уполномоченными органами государственной исполнительной власти. Документы, по которым не предусмотрены типовые формы, разрабатываются Обществом самостоятельно. Годовая бухгалтерская отчетность Общества рассматривается и утверждается общим собранием акционеров и представляется в сроки и адреса, установленные ст.15 Федерального закона "О бухгалтерском учете".

К бланкам строгой отчетности относятся: билеты, бланки трудовых книжек, путевые листы, доверенности, чеки и путевки.

Право подписи первичных учетных документов имеют руководители Общества в соответствии с распорядительными документами Общества (приказами и доверенностями), которые согласовываются с главным бухгалтером. Руководители структурных единиц Общества, филиалов, представительств и обособленных подразделений имеют право подписи первичных учетных документов на основании доверенностей, выданных Обществом.

Документы по хозяйственным операциям, которые предполагают движение денежных средств (на счетах в банках и в кассе организации), подписываются генеральным директором Общества и Главным бухгалтером, а также лицами, ими уполномоченными в соответствии с доверенностями.

Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется в рублях и копейках.

Ряд основных положений учетной политики оказал существенное влияние на формирование финансового результата, а также на формирование налоговой базы для некоторых видов налогов Пояснительная записка к бухгалтерскому балансу (Приложение 4).

2.3. Недостатки документооборота и оформления документации в Калужском ОАО "Кристалл"

Анализируя документы, работа с которыми ведется в Калужском ОАО "Кристалл", мы отметили некоторые недостатки. Во-первых, большую часть по-прежнему составляет бумажный документооборот. Основными недостатками бумажного документооборота являются:

сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;
трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
длительность сроков подготовки и согласования документов;
медленный поиск документов;
сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;
трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;
в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.
Традиционный документооборот оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем электронного документооборота. Для таких организаций, где количество документов и сложность их ведения велики, становится жизненно важной задача автоматизации документооборота с целью устранения вышеперечисленных недостатков Подробно автоматизацию документооборота мы рассмотрели в п. 3.2. Главы 3..
Принимая во внимание аудиторское заключение о финансовой (бухгалтерской) отчетности, можно отметить, что бухгалтерская отчетность не содержит существенных искажений, однако выявлены следующие нарушения:
в ряде случаев не соблюдается временная определенность фактов хозяйственной деятельности;
в пояснительной записке к бухгалтерскому балансу не отражена информация об отсутствии условных фактов хозяйственной деятельности;
ненадлежащим образом оформленные документы в связи с возникновением нестандартных хозяйственных операций (документ подписан ненадлежащим лицом или лицом не, имеющим право подписи).
Параметры документооборота в их динамике за ряд лет создают наглядную картину напряженности информационной среды, в которой функционирует фирма. В ряду наиболее актуальных характеристик документооборота назовем его скорость и объем. Скорость документооборота можно, по нашему мнению, оценить, ориентируясь на средний срок прохождения документом всех стадий оборота - от момента создания до момента передачи на постоянное хранение. Сведения об этих сроках можно почерпнуть из графика документооборота, который должен быть утвержден и выполняться в каждой организации независимо от формы собственности. В Калужском ОАО "Кристалл" график документооборота отсутствует. Это также является одним из недостатков. По причине этого мы не можем узнать среднюю скорость документооборота, которая может быть рассчитана методом простой средней - путем суммирования всех индивидуальных сроков прохождения документов и деления этой суммы на общее число названий документов. Мы также не можем рассчитать ускорение документооборота от одного отчетного периода к другому. При этом автоматизация документооборота дает в этой области немедленный и очень существенный позитивный эффект.

Глава 3. Организация контроля и пути совершенствования и формирования документации в Калужском ОАО "Кристалл"

3.1. Пути совершенствования документооборота в Калужском ОАО "Кристалл"

Учитывая недостатки документооборота Калужского ОАО "Кристалл", мы можем сказать, что организации следовало бы тщательнее поработать над движением документов в организации. Мы предлагаем следующие возможные варианты решения подобной проблемы.

Самый простой вариант - разработка схем движения документов в виде обычных графических блок-схем (Приложение 7). Каждая компания может разработать свой собственный способ отображения или заимствовать его у компании, оказывающей услуги по внедрению СЭД, главное - чтобы схемы были понятны сотрудникам компании.

Недостаток применения схем в том, что на самой диаграмме не видно, кто из сотрудников выполняет ту или иную функцию обработки документа. Возможное решение этой проблемы - указывать название должностей сотрудников непосредственно в названии функции (Приложение 8).

Сегодня для создания модели деятельности компании целесообразно использовать специализированные системы бизнес-моделирования, позволяющие решать широкий круг задач, таких, как описание бизнес-процессов и организационной структуры, создание реестра документов компании, формирование отчетов и регламентных документов, в том числе и отчета по документообороту. Например, в системе бизнес-моделирования описание бизнес-процессов и документооборота формируется одновременно. Если в рамках процесса происходит работа с документом (создание, изменение, использование), то документ указывается с помощью входящей или исходящей из функции стрелки, а исполнитель функции закрепляется автоматически при размещении функции в соответствующей дорожке на кросс-функциональной диаграмме (Приложение 9).

Для каждой функции указывается нормативное время выполнения и периодичность. Таким образом, формируется необходимая информация для определения маршрута движения документа, автоматического формирования отчета по документообороту и закрепления функций обработки документа в должностных инструкциях соответствующих сотрудников. Формы отчета по документообороту могут быть разными в соответствии с решаемыми задачами. Например, для задачи описания сквозного прохождения документа через все бизнес-процессы и соответственно всех исполнителей (пример отчета приведен в Приложении.10).

При проведении анализа скорости документооборота целесообразно также проконтролировать выполнение графика документооборота по срокам и выявить участки, где наиболее часто возникают задержки. В этих зонах следует заменить исполнителей или, если это объективно необходимо, пересмотреть утвержденный график.

Объем документооборота, единицей измерения которого можно избрать документ или реквизит документа, а в условиях автоматизации - и байт информации, характеризует напряженность информационных потоков в организации. Большой объем документооборота не всегда оправдан и может быть обусловлен недостаточной продуманностью системы, форм отдельных документов, избыточностью инстанций, через которые проходит информация. Тем не менее, снижение объема документооборота не всегда эффективно и должно быть четко продумано, в какой мере и на каких участках эти мероприятия принесут пользу, а не вред.

Кроме того, при смене или расширении (сокращении) деятельности, при подвижках в нормативном регулировании информационных процессов и прочих изменениях внешних и внутренних факторов бизнеса пересмотр подходов к документированию деятельности обязателен. Сделать его обоснованным может лишь всесторонний анализ сложившейся системы работы с информацией о хозяйственной деятельности и состоянии предприятия.

3.2. Автоматизация управления документооборотом в Калужском ОАО "Кристалл"

Главной целью автоматизации управления документооборотом является создание единого информационного пространства предприятия, где документы не ассоциированы с местом их хранения и благодаря этому легкодоступны, что позволяет, в свою очередь, освободить сотрудников организации от ручной работы с документами. Существуют самые различные программные продукты, автоматизирующие учет на предприятии: от стандартных программ и программных комплексов, позволяющих систематизировать специфические объекты учета до интегрированных программных комплексов, которые обеспечивают автоматизацию всей деятельности организации, построение информационной модели, максимально приближенной к действительности. В настоящее время разработано несколько систем, позволяющих создавать первичные документы в электронном виде, переносить на машину документы, первоначально созданные на бумажных носителях, обеспечивать оборот первичной документации в организации. При этом для достижения поставленной цели такая система должна включать следующие подсистемы: преобразования бумажного документа в электронный; хранения и поиска электронных документов (электронный архив); автоматизированной работы с документами (автоматическое создание форм документов, учет новых документов, их пересылка, отправка на печать, в архив или удаление). [29] , c.62

Потенциальными пользователями таких систем являются организации, в которых объем документооборота составляет хотя бы несколько документов в течение дня. Именно такой организацией и является Калужское ОАО "Кристалл". Мы уже отметили ряд недостатков, которым обладает бумажный документооборот Калужского ОАО "Кристалл". В ведении бухгалтерского учета на ЭВМ также есть свои недостатки. Так, возникают проблемы при работе с документами, которые первоначально созданы на бумажных носителях, ряд документов обрабатывается вручную, возникают проблемы при поиске необходимой документации и др.

По нашему мнению, устранить имеющиеся недостатки возможно следующим образом.

Для преобразования бумажных документов в электронные - необходимы сканер и специальная программа распознавания текста (OCR-система). Использование сканера и современной системы распознавания позволяет получить на компьютере точную копию бумажного документа; при этом его текст будет представлен в электронном виде и готов к редактированию.

Устранение ручной обработки документов в процессе делопроизводства имеет ряд преимуществ. В частности, можно автоматизировать процесс создания и заполнения документов, присвоения значений реквизитов документам, их пересылки по магистралям Интернета, контроля за исполнением документов. Автоматизация последней функции необходима в первую очередь для поиска документов, которые должны быть определенным образом обработаны к заданному сроку, и своевременного напоминания об этом. По истечении определенного времени автоматически производится запрос по заранее заданным правилам, при этом может учитываться имя пользователя, исполнителя. Последняя услуга позволяет защитить информационный ресурс от несанкционированного доступа. Автоматическое создание документов, таких как бланки, анкеты, квитанции, декларации и т.д., возможно с помощью стандартных форм, зарезервированных в системе для этой цели. Электронный архив в "Калужском ОАО "Кристалл" необходим для того, чтобы хранить большой объем информации и быстро находить в нем нужные документы (электронный документ будет найден за несколько секунд, даже если слово, по которому ведется поиск, встречается в тексте в разных формах). Важнейший фактор, влияющий на эффективность работы всей системы, - поисковые возможности. При этом на первое место выходит скорость поиска документов. Системы, которые осуществляют поиск в базе данных, могут по запросу практически мгновенно выдавать документы любой сложности. Чтобы сделать поиск более эффективным, а запросы - простыми, необходимо иметь в системе возможность поиска по всем словоформам (так называемый морфологический поиск).

Пересылка документов может проводится как по локальным, так и глобальным сетям. Для этого должна быть предусмотрена возможность сетевой работы системы, например по принципу "клиент-сервер", когда информация обо всех документах хранится в единой базе на сервере. В современных условиях система управления документооборотом должна иметь поддержку работы в Интернете и интегрировать с традиционными почтовыми программами.

Для управления документооборотом большее значение также имеет наличие набора реквизитов для каждого документа, что значительно упрощает классификацию документов и их поиск. Документы можно найти по таким параметрам, как дата создания (или определенный интервал во времени), автор, входящий / исходящий номер и т.д. Наличие реквизитов - обязательный атрибут системы управления документами.

При автоматизации документооборота важную роль играет фактор цены. Цена складывается из многих составляющих, а именно: цены за программный продукт и его установку, цены за обучение персонала, цены за поддержку программного продукта в процессе эксплуатации. При подборе программных продуктов следует в первую очередь руководствоваться принципом целесообразности. Так как с внедрением системы управления документооборотом ручной труд сотрудников предприятия по обработке документов должен быть минимизирован, а автоматизация должна затрагивать все этапы жизненного цикла документа - от его создания или ввода в систему до отправки в "корзину" или на долгосрочное хранение, первоначальные затраты на приобретение интегрированного программного комплекса и необходимое программное обеспечение вполне целесообразны и оправданы.

Заключение

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависит правильность и своевременность принятого решения. Носителем информации, т.е. результатом отражения фактов выступает документ.

Хозяйственные операции, совершаемы в организации, оформляются документами, которые служат первичной учетной информацией, на основе которой ведется бухгалтерский учет. Классификация документов довольно разнообразна. Документы классифицируются по самым различным однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления, порядку заполнения.

Документ, регистрируя явление, выполняет функцию учета и является доказательством чего-либо, т.е. документ многофункционален. Информация, зафиксированная в документе, является основанием не только для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщения, т.е. документ в управленческой деятельности выступает как предмет труда и результат труда.

Процесс управления включает следующие основные типовые документированные операции:

сбор и обработку документации;
подготовку решений;
принятие и документирование решений;
контроль использования;
сбор информации об исполнении;
передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям;
хранение и поиск информации.
Каждая из этих операций реализуются документационно.
Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД).
ОРД зарождаются на верхнем уровне управления и спускаются вниз. Учетно-отчетные документы поступают с нижнего уровня на верх и т.д.................


Перейти к полному тексту работы



Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.