На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


Реферат Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Экспертиза ценности документов. Критерии оценки. Составление описи и порядок передачи дел. Хранение документов в электронной форме.

Информация:

Тип работы: Реферат. Предмет: Бухгалтерский учёт. Добавлен: 03.07.2008. Сдан: 2008. Уникальность по antiplagiat.ru: --.

Описание (план):


МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

БЕЛГОРОДСКИЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

Кафедра информатики и математики

делопроизводство в овд

РЕФЕРАТ

На Тему: «Подготовка дел к архивному хранению и хранение документов»

Подготовил:

Слушатель 676 группы

Усанников А.Д.

Белгород - 2008

Экспертиза ценности документов

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве -- обработка дел для их дальнейшего хранения и использова-ния. Обработка дел для хранения включает проведение экспер-тизы научной и практической ценности документов, оформле-ние дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное науч-ное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы те-ряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения доку-ментов. Срок хранения может быть временным -- до 10 лет, временным -- свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справоч-ной работы. Затем они сдаются в архив организации или хра-нятся в структурном подразделении, на которое возложены со-ответствующие функции.

Экспертиза ценности документов -- это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев*.

Возможность и длительность использования документов пре-допределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, ка-кие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить го-сударство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.
В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:
* отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
* отбор на временное хранение документов, не представ-ляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
* выделение к уничтожению документов, не имеющих науч-ной ценности и утративших практическое значение;
* установление или изменение сроков хранения документов.
Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов яв-ляются их происхождение, содержание и внешние особенности.
Критерии оценки документов. Критериями оценки происхожде-ния являются: роль и место организации в системе государст-венного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.
Критерии оценки содержания -- значимость события, отра-женного в документах, значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое на-значение, вид и разновидность документа.
Критерии оценки внешних особенностей документа -- это юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния.
Рассмотрим некоторые критерии.
1. Значимость учреждения или лица, в результате деятельно-сти которых созданы документы. В процессе деятельности обще-ства создается огромное количество учреждений, организаций и предприятий с разнообразными функциями. Это органы власти и управления, промышленные, сельскохозяйственные, транс-портные, торговые предприятия, научно-исследовательские и проектные институты, учреждения культуры, общественные, коопе-ративные, акционерные, учебные и другие организации. Цен-ность комплекса документов, созданного в каждом из них, оп-ределяется значимостью этого учреждения в системе управле-ния, науки, народного хозяйства и др. Поэтому отбор докумен-тов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.
Документы личного происхождения, отражающие творче-скую, производственную деятельность государственных деяте-лей, писателей, художников и т.д., также представляют научный интерес для архивов.
2. Значимость содержания документов. В общем массиве до-кументации имеются документы, отражающие деятельность уч-реждения, и документы, играющие вспомогательную роль, нуж-ные для текущей (оперативной) работы учреждения.
К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относится организацион-но-распорядительная документация учреждения и вышестоя-щих органов.
Документы второй группы имеют справочное назначение (документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета и др.) и теряют свое значение через год, три или пять лет.
3. Время и место образования документов. Этот критерий яв-ляется важным для экспертизы. В истории нашего общества бы-ли периоды, насыщенные событиями особой важности. Это пе-риоды войн, революций, реконструкции народного хозяйства. При оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания.
4. Подлинность и копийность документов. При отборе на хра-нение предпочтение всегда отдается подлинным документам. Согласно ГСДОУ, копии документов, отправляемых учрежде-ниями, должны быть заверены, иметь номер и дату. Работники службы делопроизводства должны своевременно оформлять ко-пии документов, особенно документов постоянного срока хра-нения. Это необходимо для их будущего использования.
5. Юридическую силу имеют главным образом правильно оформленные документы (подлинники). Иногда юридической силой обладают и копии, но при условии правильно оформлен-ных реквизитов. Поэтому так важно правильно оформлять до-кументы в процессе делопроизводства.
6. Дублетность документов. Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов. Дублетный документ -- это один из размноженных экземпля-ров подлинника. Они бывают машинописные, в виде ксероко-пий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, выполненные при помощи другой множительной техники. Если материалы учре-ждений передаются в разные архивы (например, фонд выше-стоящего учреждения находится в Российском государственном архиве экономики, а подведомственного -- в областном архи-ве), то такая дублетность в масштабе Архивного фонда страны представляется целесообразной.
7. Поглощенность содержания. Этот критерий применяется при экспертизе плановой и отчетной документации. Содержание месячных планов и отчетов поглощается квартальными, содер-жание квартальных планов и отчетов -- годовыми или отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждения и т.п. На государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных.
8. Физическое состояние документа. Этот критерий приме-няется в отдельных случаях. Если документ сильно повреж-ден, но имеет особую ценность, он должен быть реставриро-ван. Если есть копийный экземпляр, то его присоединяют к испорченному документу.
Экспертиза ценности документов проводится на основе пе-речней -- систематизированных списков видов и категорий до-кументов, содержащих нормативные указания о сроках их хра-нения. Перечни документов позволяют установить сроки хране-ния или возможность уничтожения многих управленческих до-кументов без их дополнительного изучения.
Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизвод-стве проводится при составлении номенклатуры дел, при фор-мировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.
Для организации и проведения экспертизы ценности доку-ментов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах обществен-ных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методиче-ской помощи подведомственным организациям создаются цен-тральные экспертные комиссии (ЦЭК).
ЦЭК и ЭК -- совещательные органы. Они работают в посто-янном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.
ЭК учреждения формируется в соответствии с приказом руководителя организации и обычно включает три -- пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопро-изводство и состав документации данного учреждения. В со-став комиссии обязательно входит лицо, ответственное за ар-хив. Председателем ЭК должен быть один из заместителей руководителя учреждения. В состав ЦЭК включается также представитель архивного органа.
Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) определен Основными правилами работы ведомственных архивов и При-мерными положениями о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Экспертной комиссии (ЭК) (1999 г.) (см. приложения 6 и 7). На основе Примерных положений должны разрабатываться по-ложения об экспертной комиссии (или ЦЭК) конкретной орга-низации, предприятия.
В своей работе комиссии руководствуются Положением об Архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, Основными пра-вилами работы ведомственных архивов, приказами Федераль-ной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовы-ми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения и т.п.
В соответствии с Основными правилами работы ведомст-венных архивов (п. 3.2.6) главными функциями ЦЭК (ЭК) являются:
* организация ежегодного отбора документов на хранение; рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
* рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хране-ние документов личного происхождения;
* подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответст-вующего архивного учреждения предложений об установ-лении и изменении сроков хранения документов;
* участие в подготовке и рассмотрении проектов норматив-ных и методических пособий по вопросам организации делопроизводства, экспертизе ценности документов и от-бору их на государственное хранение (перечней докумен-тов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, ин-струкций по делопроизводству и т.п.);
* рассмотрение перечней и описей особо ценных дел; мето-дическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений;
* организация и проведение совместно со службой дело-производства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных под-разделений.
Для государственных организаций или для организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к госу-дарственной части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, которое осуществляет кон-троль за сохранностью ценных архивных документов. Негосу-дарственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выде-лении документов к уничтожению в соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах».
Не реже двух раз в год ЭК проводит заседания, на которых ре-шения принимаются коллегиально большинством голосов. Прото-колы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Руководитель организации утверждает протоколы ЭК только после их рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего архивного учреждения, если последняя приняла решение о:
* одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;
* изменении сроков хранения документов;
* одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;
* установлении сроков хранения документов, не предусмотренных номенклатурами дел и перечнями документов.
Документирование деятельности ЭК и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на сек-ретаря комиссии.
Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизвод-стве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор про-водит персонал структурных подразделений при участии сотруд-ников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактиче-ского содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра доку-ментов определяется их научная и практическая ценность и со-ответствующие сроки хранения.
Если при просмотре в делах обнаруживаются документы по-стоянного и временного сроков хранения, то такие дела подле-жат перегруппировке: документы постоянного хранения отделя-ют от документов временного хранения.
Кроме полистного просмотра дел постоянного срока хране-ния, экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков хранения.
Наиболее полное и систематическое перечисление образую-щейся документации дает ведомственный перечень. В перечнях существуют специальные отметки. Так, дела, сроки хранения которых в перечне обозначены отметкой «ЭПК», особо тща-тельно просматриваются ЭК учреждения. Эта отметка означает, что экспертиза данной категории документов должна быть про-изведена с повышенным вниманием. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает ЭПК архив ной службы.
В результате работы экспертной комиссии образуются четы ре группы документов с различными сроками хранения:
1) постоянного хранения в государственных архивах;
2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
3) временного хранения (до 10 лет);
4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
В ведомственный архив передаются дела постоянного и вре-менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их пере-дача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хра-нятся централизованно службой документационного обеспече-ния или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить доку-менты с временными сроками хранения. Уничтожение доку-ментов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, ут-верждает руководитель учреждения
Порядок уничтожения дел с истекающими сроками хранения с грифом «ДСП» определяется специальными инструкциями.

Оформление дел

Оформление дела -- это подготовка дела к хранению в соот-ветствии с установленными правилами*.

Законченные делопроизводством дела постоянного и вре-менного (свыше 10 лет) хранения после окончания календар-ного года, в котором они были заведены, подлежат оформле-нию, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и Ос-новными правилами работы ведомственных архивов для их по-следующего хранения или передачи в ведомственный архив.

Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного ин-декса и заголовка дела, даты дела и др.

Оформление дел начинается с момента их заведения в дело-производстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и струк-турных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.

Совсем по-другому оформляются дела постоянного, вре-менного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Они подлежат полному оформлению. Из них удаляются ме-таллические скрепки, дела переплетаются или прошиваются прочной ниткой на три-четыре прокола, листы в них нумеру-ются, составляется заверительная надпись. Наиболее ценные документы (рукописи, чертежи и т.д.) не подшивают, а вкла-дывают в папки или коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их помещают в конверты, кото-рые также подшивают в дело.

Для обеспечения сохранности документов и удобства их ис-пользования все листы дела нумеруют черным графитным ка-рандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено. Листы внутренней описи нумеруют отдельно. Лист заверительной надписи не нумерует-ся. Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, ну-меруется как один лист (даже если он сложен), а документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруют-ся на оборотной стороне в верхнем левом углу. Подшитые в дело конверты с надписями и вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. В случае пропуска при нумерации не-большого количества листов на них ставятся номера предыду-щих листов с добавлением букв «а», «б», «в» и т.д. То же дела-ют, если несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой. Если в нумерации допущено много ошибок, то все ошибочные номера зачеркиваются и все дело нумеруется зано-во с места возникновения ошибки.

Для учета количества листов в делах постоянного и вре-менного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» -- число листов внутренней описи, если она есть.

В заверительной надписи отражаются (со ссылкой на соот-ветствующий акт) изменения в составе и состоянии докумен-тов (повреждения, замена подлинных документов копиями и т.д.), а также особенности нумерации листов: наличие литер-ных номеров (а, б, в...), пропущенных номеров, номера лис-тов с наклеенными фотографиями и вырезками из газет, крупноформатных листов, конвертов с вложениями и число вложенных в них листов и т.д.

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указыва-ются дата составления, должность и фамилия составителя, ко-торый затем ставит свою подпись.

 

После подшивки документов и нумерации листов произво-дится оформление обложки дела (приложение 9). Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.*
При заведении дела на его обложку уже выносят ряд сведе-ний по номенклатуре дел:
* полное наименование организации с указанием ее подве-домственности;
* наименование структурного подразделения;
* делопроизводственный индекс дела, состоящий из ин-декса структурного подразделения и номера дела по но-менклатуре;
* заголовок дела;
* срок хранения дела.
При подготовке дела к хранению или передаче в ведомст-венный архив эти данные уточняются и дополняются. Так, к заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если дело содержит особо ценные документы). Дополнительно проставляются:
* даты дела (тома, части);
* номер тома (части), если дело имеет несколько томов (частей);
* количество листов в деле;
* архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи).
На обложке дел, подлежащих постоянному хранению, пре-дусмотрено место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архи-ва и организации. Этот архивный шифр проставляется в ве-домственном архиве после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения.
Архивные шифры для дел временного (свыше 10 лет) хране-ния и по личному составу проставляются после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК учреж-дения, согласованных с ЭПК архивного учреждения и утвер-жденных руководителем организации.
Наименование организации должно указываться в имени-тельном падеже. Если наименование менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия: прежнее название бе-рется в скобки, новое дописывается под ним.
Заголовок и индекс дела переносятся на обложку в начале года из номенклатуры. При подготовке дела к хранению его за-головок нуждается в проверке и уточнении. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится об-щий заголовок дела и заголовок каждого тома.
Следует помнить, что заголовок должен точно, кратко, в обобщенной форме отражать основное содержание докумен-тов. При этом факты и события, отраженные в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке указывается вид дела (дело, переписка, документы, журнал и т.д.) или вид до-кументов (протоколы, акты, отчеты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, от-ражающий содержание документов.
В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы), вносятся номера этих до-кументов. Например: Приказы директора предприятия по про-изводственным вопросам № 1--78. Или: Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г. № 1--20.
Если дело сформировано из копий документов, то копийность документов фиксируется в заголовке. Например: Прика-зы ректора университета по учебной работе за 1999 г. № 1--56. Копии.
К заголовку составляется аннотация, если в деле содержат-ся документы, имеющие справочное значение, документы, ко-торые могут служить предметом самостоятельного поиска, осо-бо ценные документы, наличие которых не может быть опре-делено по заголовку. Например: План развития деятельности фирмы на 2000 год. К плану приложены документы по марке-тинговым исследованиям с перспективным анализом рынков сбыта продукции.
Обязательным реквизитом обложки дела является его дата. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и иную документацию (письма, стенограммы, доклады и т.п.), для кото-рой точная дата имеет важное значение, а также дела, состоящего из нескольких томов (частей), являются крайние даты докумен-тов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) са-мого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиаль-ных органов, являются даты составления первого и последнего протоколов. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то его датой будут календарные даты первой и последней запи-сей в журнале.
Если в дело включены документы (например, приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то в таком слу-чае под датой делается об этом запись: «В деле имеются доку-менты за... год(ы)».
Дата дела может не указываться только на обложках дел, со-держащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел.
Если дело начато в одной организации, а закончено в дру-гой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организа-цию и дата окончания дела во второй организации.
Важным реквизитом обложки дела является указание коли-чества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела (приложение 10).
Срок хранения проставляется на обложке дела по номенкла-туре дел организации после сверки ее с ведомственным переч-нем документов с указанием сроков хранения или после уточне-ния срока хранения по решению ЭК организации. На делах по-стоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

Составление описей дел

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи -- это завершаю-щий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел -- это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе-матизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким об-разом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

Опись состоит из годовых разделов. Она составляется от-дельно на дела: постоянного хранения (см. приложение 11); временного (свыше 10 лет) хранения (см. приложение 12); по личному составу; состоящие из специфических, характерных для данной организации документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, рационализаторские предложения и т.п.); а также на служебные ведомственные издания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной вало-вой нумерацией.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качествен-ное и своевременное составление описей дел структурных под-разделений несут их руководители.
Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каж-дого дела в описи называется описательной статьей. Описатель-ная статья описи дел структурного подразделения должна вклю-чать в себя следующие элементы:
* порядковый номер дела (тома, части) по описи;
* индекс дела (тома, части);
* заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
* дату дела (тома, части);
* число листов в деле (томе, части);
* срок хранения;
* примечание.
 
ОПИСЬ №
Название раздела
В описях дел постоянного хранения графа 6 опускается.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным поряд-ковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каж-дый из них также имеет свой порядковый номер. Систематиза-цию дел в описи и присвоение номера описи структурного под-разделения осуществляет архив организации.
В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.
В данную опись внесено____дел с №____по №___ , в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласуется с руководителем службы документационного обеспечения управления и утверждается руководителем структурного подразделения. Перед утверждением опись должна быть одобрена ЭК структурного подразделения. Опи и т.д.................


Перейти к полному тексту работы



Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.