На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


Диплом Организация документационного обеспечения управления ЗАО Технолига. Порядок работы в компании с исходящими документами. Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации. Подготовка документов к передаче в архив.

Информация:

Тип работы: Диплом. Предмет: Бухгалтерский учёт. Добавлен: 26.09.2014. Сдан: 2009. Уникальность по antiplagiat.ru: --.

Описание (план):


129
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИСТОРИКО-АРХИВНЫЙ ИНСТИТУТ

Факультет документоведения
ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В НЕГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ НА ПРИМЕРЕ ЗАО СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ "ТЕХНОЛИГА"
Дипломная работа
студентки 5 курса заочного отделения
Заведующая кафедрой
Научный руководитель
"_____"____________2004г.
Профессор Т.В. Кузнецова
доцент И.В. Топчиева
"_____"____________2004г.
Калуга 2006г.
ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ И ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ЗАО СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ "ТЕХНОЛИГА"
1.1. История создания компании, ее задачи, функции, структура
1.2. Организация документационного обеспечения управления ЗАО Строительная Компания "Технолига"
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ЗАО СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ "ТЕХНОЛИГА"
2.1. Организация документооборота
2.2. Порядок работы с входящими документами в компании
2.3. Порядок работы в компании с исходящими документами
2.4. Регистрация документов
2.5. Организация контроля исполнения документов
2.6. Составление номенклатуры дел
2.7. Формирование дел
2.8. Подготовка документов к передачи в архив
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЬНОСТИ ЗАКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА "ТЕХНОЛИГА"
3.1. Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения ЗАО "Технолига"
3.2. Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУР
ПРИЛОЖЕНИЯ
Введение

Каждое предприятие, в независимости от формы собственности, масштабов и структуры, стремится к повышению эффективности своей деятельности. В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. Важным шагом на пути к достижению этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности, создание современных систем делопроизводства и организации документооборота на предприятии.
В управленческой деятельности большое значение имеет периодичность или частота передачи информации, так как она оказывает существенное влияние на ее ценность информации. Слишком частые поступления информации отвлекают внимание и вызывают перегрузку людей, воспринимающих ее. Должны быть определены и строго выдержаны интервалы времени, в течение которых будут поступать сведения. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Рациональное управление документами приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины и, следовательно, общему повышению качества управления. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация зависит успех управленческой деятельности в целом.
Важнейшими условиями реализации управленческой информации является своевременность ее получения и передачи. Как бы полна и достоверна ни была информация, если она получена с опозданием, трудно, а иногда и невозможно ее использовать. Скорость передачи и приема информации человеком определяется не только совершенством соответствующей аппаратуры, но и временем, необходимым для уяснения сложившейся ситуации.
По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает и своевременности информации, устраняет ее избыточность.
Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников, занятых в управлении.
Решение в области систем электронного документооборота и делопроизводства представляет собой не только хорошо разработанное программное обеспечение, но и сбалансированный подход, позволяющий в комплексе решить проблемы заказчика, связанные с неэффективностью обмена информацией и управления документами. Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научной организации труда.
Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. При этом этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
Важнейшей задачей проектирования электронного делопроизводства является рациональная организация документооборота. В рамках этой задачи следует выделить подзадачи, по сути представляющие основные этапы работы с документами:
- прием - передача документов;
- регистрация и контроль исполнения документов;
- информационно - справочная работа;
- обеспечение сохранности;
- систематизация и хранение документов.11 Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1. С.36.
Комплекс автоматизации делопроизводства должен позволять решить следующие задачи: интеграции с программами создания документов; регистрации всей поступающей, создаваемой и отправляемой документации; контроля движения документов и выполнения определенных этапов работы с документами; ускорения движения документов между исполнителями; обеспечения сохранности документов и конфиденциальности в работе с документами, улучшения информационно - справочной работы; оптимального использования офисных площадей и персонала фирмы.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более-с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной разработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение вопроса управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности Закрытого акционерного общества «Технолига ».
Целью написания дипломной работы является анализ организационного обеспечения деятельности ЗАО «Технолига », а также разработка внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.
Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
- ознакомление с организационной структурой Компании;
- изучение функций, задач, основных видов деятельности Компании;
- рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности ЗАО «Технолига»;
- изучение организации службы документационного обеспечения управления Компании, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;
- изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;
- разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы;
внесение предложений по автоматизации делопроизводства и документооборота.
При написании настоящей дипломной работы был использован широкий круг источников.
Источники, согласно общепринятой практике, делятся на 2 группы. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»1 1 Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ. Собрание законодательства РФ №8 20.02.1995. . Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи».22 Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1 -ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2
Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.
Государственная система документационного обеспечения управления.33 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти11 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Федеральная архивная служба России. М., 2000. способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает ГОСТ Р6. 30-2003г. правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.
ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».22 ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Издательство стандартов. М., 1998. Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.
ГОСТ Р.6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов».
Направленный на более эффективную работу с документами в сфере управленческой деятельности, ГОСТ Р.6.30.-2003 принципиально отличается от всех своих предшественников. Впервые за свою историю отечественной стандартизации он провозглашает рекомендательный принцип в применении стандартов.
Ко второй группе относятся неопубликованные источники, т.е. те организационно распорядительные документы, которые образовались в деятельности самой Строительной Компании, К их числу относятся следующие:
- Устав Компании;
- должностные инструкции сотрудников;
- приказы и указания руководства ЗАО «Технолига».
При написании дипломной работы были изучены труды следующих специалистов в области документоведения: профессора Т.В. Кузнецовой, к. и. н. С.Л. Кузнецова, А.В. Кудряева, И.К. Корнеева.
В работе «Делопроизводство» (документационное обеспечение управления) Т.В. Кузнецовой11 ГОСТ Р.6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядителльных документов. Требования к оформлению документов. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 4-е изд. М.: ООО «Журнал» Управление персоналом», 2003г. уделяется большое внимание рассмотрению современных требований к составлению и оформлению документов на основе ГОСТ Р6. 30-2003г. и организации работы службы делопроизводства. В специальные главы выделены составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно распорядительных документов, движение документа и его обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хранения документов, проведение экспертизы ценности работы с кадровыми документами.
В издании «Организация работы с документами»11 Кудряев В.А., Корнеев И.К. «Организация работы с документами» М.: Издательство ИНФРА - М, 1998. А.В. Кудряевой, И.К. Корнеева дана подробная характеристика нормативно-методической базы, регламентирующей современное отечественное делопроизводства. Как основа документоведческих научных дисциплин рассматривается развитие и современное состояние терминологии в сфере документационного обеспечения управления. Так же даны характеристики общих и специальных функций документов, а также список основных систем управленческой документации. Значительное внимание уделяется и правилам подготовки и оформлению отдельных видов документов, объединенных в системы. Рассмотрен порядок движения документов в организации, даны характеристика, анализ структуры, методы учета и сокращения документооборота организации и рассмотрены его основные этапы.
В справочном издании М.В. Стенюкова «Справочник по делопроизводству» собраны самые важные правила и нормы по составлению документ в соответствии с существующими стандартами. Даны образцы наиболее используемых документов. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов.
В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело»
В статье «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения» 22 Алексеева Е.В., Афонасьева А.П., Бурова Е.М., Осичина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения.// Секретарское дело 2003г.№6. С.28. Е.В. Алексеева, А.П. Афонасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичина рассматривается история оформления архивной службы России, а также состав Архивного фонда Р.Ф., правила оформления дел длительных сроков хранения, состав учетных документов архива, требования к оборудованию архивохранилищ и формы использования архивных документов.
В статьях «Практические советы секретарю» 11 Доронина Л.А. Практические советы секретарю. // Секретарское дело 2003г. №10. С.14.Л.А. Доронина и в статье «Секретарь-референт и внешнеэкономическая деятельность»22 Плотникова Ю.Н., Плотникова О.В. Секретарь-референт и внешнеэкономическая деятельность. // Секретарское дело 2003г. №10. С.28. Ю.Н. Плотников, О.В. Плотникова изложены роль и функции секретаря в современных условиях, даны практические рекомендации по планированию и организации рабочего дня, развитию навыков общения, созданию профессионального имиджа и самосовершенствованию. Рассматриваются деловые отношения секретаря и руководителя. Проводятся границы их функциональных обязанностей и сфер ответственности. Обращается также внимание на существенное различие секретарской профессии от функций клерка или машинистки, что часто отожествляется на бытовом уровне. Особое внимание уделяется достижению взаимопониманию секретаря и руководителя, а также эффективности проведения совместных рабочих совещаний.
В журнале "Секретарское дело" в статьях «Деловое письмо: складывание традиций оформления»33 Русакова С.В. Деловое письмо: складывание традиций оформления. // Секретарское дело 2003г. №8. С.20. С.В. Русакова и «Деловая переписка»44 Басакина Н.В. Деловая переписка. // Секретарское дело 2000г. №4. С.13. Н.В. Басакина особое внимание уделяется культуре деловой переписки с изложением основных проблем, стоящих перед составителем и адресатом служебного письма. Предложен ряд технологических этапов подготовки деловой корреспонденции.
В статье Г.Ю. Максимовича, В.И. Брестова «Автоматизация информационного обеспечения управления»55 Максимович Г.Ю., Брестова В.И. Автоматизация информационного обеспечения управления. // Секретарское дело. 2003г. №11. С.12. и в статье Л.А. Сысоевой «Системы электронного управления документами»11 Сысоева Л.А. Системы электронного управления документами. // Секретарское дело. 2003. №1. рассматривается сущность понятия «информационное обеспечение управления». Взаимосвязь основной и информационной деятельности. Характеристика современных технологий. Цели использования современных информационных технологий в обеспечении управленческой деятельности.
Авторы данных статей перечисляют общие обязательные требования к программному обеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые должна обеспечивать система электронного документооборота.
Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.
Наряду с документационными материалами источником послужили наблюдения и метод анкетирования.
1. Метод изучения организации работы по ДОУ в Строительной Компании был использован, когда автор изучал нормативно-методические акты, регламентирующие работу с документами в ЗАО "Технолига".
2. Метод наблюдения был использован для того, чтобы выяснить, каким образом осуществляется составление и оформление документов в организации, а также технология работы с ними (прием, распределение, регистрация, контроль).
Цель исследования данной работы состоит в том, чтобы, опираясь на нормы и требования законодательных, нормативно-методических актов, изучить текущее состояние и проанализировать организацию работы с документами в закрытом акционерном обществе на примере ЗАО Строительная Компания "Технолига", а также дать предложения по совершенствованию технологии работы с документами в конкретной организации.
Исходя из указанной цели, автор поставил следующие задачи:
1. дать краткий очерк истории создания ЗАО Строительная Компания "Технолига", его организационную структуру;
2. определить роль и место службы ДОУ в структуре организации;
3. изучить состав нормативно-методических документов, регламентирующих процесс работы с документами в ЗАО Строительная Компания "Технолига" на современном этапе;
4. определить соответствие работы с документами в организации общероссийским нормативно-методическим документам, правилам;
5. выявить имеющиеся недостатки в технологии работы с документами, начиная с этапа их первичного приема до момента сдачи в архив;
6. сформировать и разработать предложения по рационализации и совершенствованию постановки делопроизводства в обществе.
В соответствии с поставленными задачами данная дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений.
Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованных источников и литературы.
В первой главе рассматриваются структура и функции Общего отдела ЗАО "Строительная Компания "Технолига".
Во второй главе подробно рассматривается постановка делопроизводства на настоящий момент.
В 3-й главе приводятся предложения по оптимизации управленческого документооборота Компании, по рационализации и совершенствованию работы с документами, составлению необходимых в службе делопроизводства организационных документов, таких как положение и инструкции.
В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами.
В приложении приведены документы, разработанные с целью усовершенствования делопроизводства и документооборота.
ГЛАВА 1. ЗАО СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ "ТЕХНОЛИГА" ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ КАМПАНИИ, ЕЕ ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ, СТРУКТУРА. СТРУКТУРА ДЕЛАПРАИЗВОДСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

1.1. История создания компании, ее задачи, функции, структура

B странах с развитой рыночной экономикой наличие сильного пресса конкуренции, действенной законодательной и судебной систем и длительного опыта работы в рыночных условиях заставляет большинство предпринимателей и менеджеров постоянно ставить и решать задачи по значительному улучшению показателей:
- производительность труда;
- конкурентоспособность продукции;
- качество роста и развития, определяемым степенью иновационности технологической базы и внутренней ситуации компании.11 Карасев А.Б. «О развитии российской системы корпоративного управления предприятием». Менеджмент в России и за рубежом 2003. №5. С.3.
На российских промышленных предприятиях ситуация иная. Уровень конкуренции в большинстве отраслей заметно ниже, чем в развитых странах, практически отсутствует наиболее сильная составляющая конкуренция - инновационное развитие, малый опыт работы менеджеров и новых собственников в существующий российских условиях часто приводят к преобладанию в управлении сиюминутных, краткосрочных, интересов и соответственно, - простых, рассчитанных на один, максимум дав года управленческих решений.
История образования Компании началось в 1999г. По сути это молодая, растущая фирма, которая за четыре года из небольшой, почти семейной бизнес - структуры превратилась в одного из лидеров рынка строй индустрии Калужской области.11 Постановление администрации Калужской области №183 от 07.01.1999г. "О регистрации Строительной Компании "Технолига". Текущее делопроизводство, Калуга, 1999. ЗАО «Технолига» способна осуществлять полный комплекс работ охватывающих все стадии строительного проекта. Применение современных технологий, опыт строительных работ, профессионализм сотрудников Компании позволяют находить оптимальные решения.
Динамика объема продаж фирмы, даже с учетом сезонных колебаний, свидетельствует о мощном внутреннем механизме развития бизнеса, в основе которого лежат ряд «генетических» принципов, характерных для современных западных компаний. После года работы стало понятно, что развиваться эволюционным путем - через расширение компании - значит, быть всегда догоняющим.
Перед сотрудниками были поставлены цели: используя западный опыт и достижения современного российского консалтинга в сфере менеджмента, и «перепрыгнуть» через промежуточные стадии развития и вплотную приблизиться к технологии современного менеджмента. Вначале была образована идеология компании, сформулирована миссия, определены цели, разработана стратегия. Одна из первых целей заключалась в создании компании могли бы применяться международные стандарты финансовой прозрачности, деловой репутации.
Расчет строился на решении ключевой проблемы развития компании - привлечения инвестора на стратегическом уровне. Внедрение процедур регулярного менеджмента стало логическим продолжением идеи динамичного развития. Прежде всего необходимо было ронять, «кто и что делает в компании»: провести инвентаризацию всех основных функций, связанных с деятельностью компании, и определить какие организационные звенья необходимы, чтобы они выполнялись. При этом все функции должны быть за кем-то закреплены. Чтобы «дело делалось» за него кто-то должен отвечать. На выполнение каждой функции назначалась только одна служба, одно звено, иначе возникло бы дублирование функции, ведущее только к непроизводительным расходам, к неизбежным недочетам в управлении. Уже позже мы узнали, что аналогичные правила заложены в международные стандарты.
Взяв за основу развития разработку организационной структуры, затем перешли к финансовой структуре - определили центры финансового учета, ввели процедуры оперативного учета. В результате через 6 месяцев был наведен порядок с финансами и стало возможным оперативно принимать решения. Таким образом, был заложен фундамент для роста компании, перехода на управление более высокого уровня.
Начался естественный рост бизнеса и самой компании. В течение одного года объем продаж по основной продукции ( окна из ПВХ ) увеличился в два раза. С этого времени мы начали расширение компании путем открытия новых видов бизнеса. Основными направлениями деятельности компании являются:
бизнес - направление «Окна ПВХ»;
бизнес - направление «Окно деревянное евростандарт»;
бизнес - направление «Натяжные потолки»;
бизнес - направление «Системы инфракрасного отопления»;
бизнес - направление «Энергоэффективные фасады»;
бизнес - направление «Отделочные работы».
В круг обязанностей руководителей вошли все функции по организации бизнеса, в том числе:
- организация логистики бизнеса процессов;
- экономика бизнеса;
- ведение бюджета движения денежных средств;
- маркетинг.
Компания вправе осуществлять иные виды деятельности, не запрещенные законодательством, направленные на достижение уставных целей, после получения соответствующей лицензии.
ЗАО «Технолига» является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Компания несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества.
ЗАО «Технолига» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно - правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированный товарный и иные счета.
Целью деятельности компании является извлечение прибыли, предметом деятельности - строительство и реконструкция, проведение проектных работ.
Высшим органом управления ЗАО «Технолига» является общее собрание акционеров. Возглавляет ЗАО «Технолига» Генеральный директор. Он является единоличным исполнительно - распорядительным лицом общества, который возглавляет дирекцию, представляет в ней интересы общества и действует от его имени. В компетенцию Генерального директора входит совершение всякого рода следок выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников Компании, положений о филиалах; подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками компании.
Постоянно действующим коллегиальным исполнительным органом является дирекция, выраженная Генеральным управлением. Она осуществляет текущее руководство деятельности компании, непосредственно подчинена общему собранию акционеров. К компетенции Дирекции относятся вопросы текущей финансово - хозяйственной деятельности, не отнесенных к компетенции собрания акционеров. 11 Устав ЗАО Строительная Компания «Технолига». от 11.05.2000. Текущее делопроизводство. Машинопись. Калуга 2000.
1.2. Организация документационного обеспечения управления ЗАО Строительная Компания "Технолига"

Согласно Основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления11 ГСДОУ. М., ВНИИДАД.1991. С. 44.
в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.
Служба делопроизводства в ЗАО Строительная Компания «Технолига» создана совсем недавно, в начале 2002 года и представлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления делами и осуществляет документационное обеспечение Компании, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях Компании.
Управление делами включает в себя Общий отдел и юридическую службу. Возглавляется начальником, который подчиняется непосредственно Генеральному директору Компании. Основными функциями Управления делами являются:
- контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства в Компании;
- контроль за оформлением документов согласно современным требованиям.
В состав Общего отдела входит:
1. Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются:
- прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства;
- регистрация документов;
- машинописные работы;
- распределение телефонных звонков;
- отправка документов;
- информационно-справочная работа с документами.
2. Административно - хозяйственный отдел. Этот отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание всех управленческих подразделений компании, в связи с чем выполняет следующие функции:
- снабжает канцелярскими принадлежностями;
- обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем;
- ведет контроль за сохранностью материальных ценностей;
- устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.
Наличие в структуре службы документационного обеспечения административно-хозяйственного отдела противоречит ГСДОУ1 1 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 44.
, так как Общий отдел должен являться самостоятельным структурным подразделением, не имеющем в своем составе подразделений, непосредственно не относящихся к документационному обеспечению управления.
Также в общий отдел входят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях ЗАО Строительная Компания «Технолига».
Необходимо отметить, что в структуре Компании отсутствует архив.
Организационная структура службы документационного обеспечения управления ЗАО Строительная Компания «Технолига» - Общего отдела.
Начальник Общего отдела

Секретариат Административно Секретари
Генерального хозяйственный структурных
Управления отдел подразделений

Основными задачами Общего отдела являются:
1.Обеспечение четкой организации делопроизводства в компании, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы;
2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании;
3. Сокращение документооборота, унификация форм документов;
4. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение;
5. Координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в Компании;
6. Обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства;
7. Обеспечение хозяйственного обслуживания всех управленческих подразделений компании.
Исходя из вышеперечисленных задач, Общий отдел осуществляет следующие функции:
1. Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами;
2. Разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления;
3. Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий;
4. Осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях компании;
5. Осуществление контроля за оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений;
6. Обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними;
7. Разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел;
8. Обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации;
9. Организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации.11 ГСДАУ. М., ВНИИДАД. 1991. С. 44.
Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом Генерального директора и подчиняющийся начальнику Управления делами.
Общий отдел в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом ЗАО Строительная Компания «Технолига» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями Компании. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент нет.
Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам Компании по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.
Секретариаты филиалов ЗАО Строительная Компания «Технолига» являются самостоятельными структурными подразделениями с подчинением непосредственно директорам и не входят в службу делопроизводства Компании, поэтому в данной работе рассматриваться не будут.
В ЗАО «Технолига» существует служба научно-технической документации, выраженная архитектурно-проектной мастерской под руководством начальника подразделения. Архитектурно-планировочная мастерская входит в состав Управления развития бизнеса и находится в подчинении директора Управления.
Начальник службы научно-технической документации в своей деятельности действует на основании и в соответствии с Положением об архитектурно-планировочной мастерской, должностной инструкцией и заключаемым с ним трудовым договором. Распределение обязанностей среди работников отдела производится начальником отдела самостоятельно в соответствии с объективной текущей необходимостью, трудовыми договорами (контрактами), должностными инструкциями, специализацией, квалификацией и опытом работы работников.
Основным направлением деятельности архитектурно-планировочной мастерской является подготовка и техническое сопровождение проектов. Основными задачами службы научно-технической документации являются:
- получение проектно-сметной документации и проверка комплектности;
- входной контроль и регистрация технической документации;
- проверка и составление экспертизы проектно-сметной документации с выдачей замечаний Заказчику;
- подготовка документации для разработки проекта производства работ БК;
- разработка проекта производства работ на строительно-монтажные работы;
- документальная подготовка сдачи объекта;
- оформление и согласование проектов технической документации;
- сопровождение договоров с подрядными организациями на работы отдела;
- разработка технической части договоров на работы отдела;
- лицензирование и сертификация работ и видов деятельности;
- обеспечение производственных участков проектной документацией, журналами работ, проектами производства работ и другой технической документацией.
Ответственным за делопроизводство в службе научно-технической документации является секретарь.
Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Так как в ЗАО «Технолига» служба делопроизводства сложилась совсем недавно, и до этого никаких работ по разработке нормативных документов не проводились.
Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.
Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления11 ГСДОУ. М., ВНИИДАД. 1991. и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ22 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000.. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:
1. Общие положения;
2. Правила подготовки и оформления документов;
3. Требования к реквизитам документов;
4. Организация документооборота:
- порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции.
- порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.
- организация контроля исполнения документов.
- поисковая система по документам.
- составление номенклатуры дел.
- формирование и оформление дел.
- экспертиза ценности документов.
- передача дел в архив11 Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления // Секретарское дело, 1999. №2. С.4..
Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации22 Янкова В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2001. №1. С. 41.. Проект инструкции по делопроизводству дан в приложении №1.
Подразделения ЗАО «Технолига» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией Компании, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки. По этой же причине пока не утверждена организационная структура, штатное расписание и должностные инструкции на некоторых сотрудников Компании.
Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.
Подводя итоги данной главы, необходимо отметить, что в ЗАО «Технолига» присутствуют организационно-распорядительные документы - Устав Компании, в котором закреплены все основные моменты организации Компании (основные виды деятельности, цели и задачи Компании), Протоколы собраний акционеров.
Но также следует отметить, что до настоящего момента отсутствуют такие основные нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение управление Компании как инструкция по делопроизводству, положение об Общем отделе и инструкция на секретаря Генерального директора.
Рассматривая службу делопроизводства в ЗАО «Технолига» следует отметить, что отсутствует такая служба как архив.
Структура службы делопроизводства (Общий отдел) организована в ЗАО «Технолига» с противоречием Государственной системы документационного обеспечения управления11 ГСДОУ. М., ВНИИДАД. 1991. С. 44., так как это должно быть самостоятельным структурным подразделением, с прямым подчинением первому руководителю, т.е. Генеральному директору, в структуру которого не должен входить административно-хозяйственный отдел.
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ЗАО СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ "ТЕХНОЛИГА"

2.1. Организация документооборота

Информационно - документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации.
От четкости и оперативности движения и обработки документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте, четкости обработке и передаче документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.
«Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки»11 ГОСТ Р51141 - 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. Госстандарт, 1998. С. 3. называется документооборотом.
В этом определении делается упор на словах «движение документов», то есть их путь из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. На этом пути они будут знакомиться с его содержанием для принятия решений, другие будут согласовывать текст и его редактировать, в службе делопроизводства проведут окончательное оформление документа, его регистрацию и постоянно будут контролировать все этапы его движения и, наконец, подготовят к отправке.
В компании четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов идет сразу в отдел к исполнителя. Точно так же распределены полномочия сотрудников при согласовании и подписании документа. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.
В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ11 ГСДОУ 1991. С.44. установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.
Анализируя документооборот компании за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. Анализ документооборота компании за последние 3 года, приведенный автором, представлен в таблице №1 стр.22. В документационном обеспечении компании выделяют три группы документов.
1. Входящие - наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются деловые письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференции. Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении коньюктуры рынка, отчеты о проделанной работе.
Кроме того, все входящие документы по характеру содержания можно разделить на инициативные (которые, в свою очередь, делятся на требующие ответа, исполнения или присланные для сведения) и ответные, т.е. документы, полученные в ответ на запрос нашей компании. В зависимости от значимости документа и его содержания входящие документы направляются руководителю компании, в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Следовательно, весь поток входящих документов разбит на более мелкие части. Это определяется, обычно, на стадии предварительного просмотра документов службой делопроизводства или секретарем. Каждая их этих групп документов будет иметь разные пути движения и разные стадии работы с ними.
2. Исходящие документы так же, как и входящие можно проанализировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ, и документы, направленные просто для сведения (реклама и т.п.).
Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р51141-98, это официальные документы, отравляемые из учреждения.11 ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. Госстандарт, 1998.
Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности компании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге форматом А 4.
1. бланк компании для письма (см. Приложение №1).
2. общий бланк для всех других видов документов служебная записка, докладная записка и т.д. (см. Приложение №1).
Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его.22 Там же. М. Госстандарт, 1998.
Внутренние документы, как правило, не имеют этапа отправки. Однако, если структурные подразделения территориально разбросаны или организация имеет филиалы, куда направляются внутренние документы, например, распорядительные, этап отправки также будет присутствовать для этих документов. В этом заключается специфика внутреннего документопотока в нашей организации.
Внутренние документы компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:
- организационные документы, которые регламентируют деятельность компании (устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила);
- распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений (приказы, распоряжения, указания);
- информационно - справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные, объяснительные записки, акты, справки).
Внутренние документы в компании оформляются на бумаге форматом А.4 с воспроизведением следующих реквизитов: название подразделения, вид документа, листа составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, как и исходящие составляются в компании при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 97.
Сотрудники Общего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти.11 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000.
Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники компании используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка - документ, широко используются при сообщении и передаче информации от одного сотрудника компании другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.22 Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах малого и среднего бизнеса. Делопроизводство 2001. №2. С. 17.
Таблица №1.
Автор самостоятельно подсчитал документооборот в организации и на основании проведенной работы составил следующую таблицу.
год
Кол-во входящих документов
Кол-во исходящих документов
Кол-во внутренних документов
итого
2001
710
794
150
1654
2002
931
892
197
2020
2003
1092
1085
270
2447
Как видно из приведенной таблицы, с 2001г. к 2003г. число входящих, исходящих и внутренних документов возросло на 53%, что подтверждает общую тенденцию увеличения документооборота, независимо от организационно правовой формы.
2.2. Порядок работы с входящими документами в компании

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ЗАО «Технолига» осуществляется секретарем-референтом.
Этап обработки входящих документов:
- прием и первичная обработка документов;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрация;
- рассмотрение документов руководством;
- передача на исполнение.
Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, посетителем, переданы по электронной почте, факсу, телетайпу. На этом этапе проверяется правильность их доставки (корреспонденция доставленная не по адресу пересылается отправителю), вскрываются конверты, оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа, адрес отправителя. В этих случаях конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, в нем отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается отправителю. Такой акт подписывается членами экспертной комиссии компании.
На этапе предварительного рассмотрения документов секретарь распределяет корреспонденцию между руководством компании, структурными подразделениями Цель предварительного распределения документов - освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов. В последние годы участились случаи, когда руководитель требует, чтобы вся полученная корреспонденция передавалась ему для личного рассмотрения. Это связано с тем, что руководитель стремится иметь полную информацию о коммерческой деятельности своей компании, быть в курсе всех заключаемых сделок. Вся почта рассматривается в день регистрации, чтобы не было задержек в исполнении документов, особенно тех, которые поставлены на контроль. Распределяются документы в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством, в котором закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом.
После этого документ рассматривается руководством. Соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, содержащую принятое им решение по информации, представляемой в документе.
Документ с резолюцией возвращается в общий отдел или секретарю, резолюция переносится в регистрационную форму.
Внедряемые компьютерные системы позволяют сегодня вести регистрацию децентрализовано в разных местах, но с объединением данных о всех документах в единую информационную базу.
После регистрации документ передается на исполнение. Если он предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или снимают ксерокопии для всех лиц, указанный в резолюции. Всю работу по подготовке документа организует ответственный исполнитель, названный в резолюции первым.
Обработка, рассмотрение и передача документов на исполнение осуществляется в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
В случае безотлагательного исполнения по ступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством компании.
2.3. Порядок работы в компании с исходящими документами
Оформляемые предприятием документы называются исходящими. Этапы обработки исходящих документов включают:
- составление чернового документа;
- подготовку проекта документа;
- его согласование (визирование);
- удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати, даты подписания, регистрационного индекса);
- отправку документа.
Начиная подготовку исходящего документа, исполнитель составляет черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.11 ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. После необходимых консультаций исполнитель составляет проект документа, подлежащий согласованию.
Начальник общего отдела компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
При необходимости внешнего согласования на проекте документа оформляется гриф согласования. Он может согласовываться с должностным лицом, коллегиальным органом или документом. Гриф согласования при подготовке проекта документа заранее печатают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования и оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003г.
Внутреннее согласование документа оформляется визой. Виза включает должность визирующего, его личную подпись, ее расшифровку, дату визирования.
Если подлинник документа остается в организации, визы собираются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Если подлинник документа отсылается из организации (например, подлинник письма), визы собираются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа (под реквизитом «подпись»).
Внутреннее согласование проводится с руководящими сотрудниками организации, руководителями структурных подразделений, специалистами, если текст документа касается их должностных обязанностей. Визируя документ, каждый из них высказывает свое мнение в соответствии с направлением деятельности, за которое он несет профессиональную ответственность. Например, юрисконсульт, визируя документ, подтверждает, что его текст соответствует законодательству, руководитель делопроизводственной службы подтверждает, что документ составлен и оформлен в соответствии с правилами, действующими в Российской Федерации. Секретарь обычно следит за движением документа во время его согласования.
Визы помогают руководителю принять верное решение, так как, подписывая документ, он всю ответственность берет на себя.
2.4. Регистрация документов

В составлении документов все больше место отводится обязательным унифицированным формам документов, содержание которых требует лишь заполнения. В организации работы с документами ведущее место занимают постановка регистрации документов и рационального их хранения. Налаженная работа этих участков предопределяет быстрый поиск необходимой информации и документов.
Регистрация документов, по мнению автора, - это ключевой момент в постановке работы с документами. Одна из важнейших задач секретаря в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это невозможно сделать, если сам секретарь - референт не владеет всей совокупностью информационно - документационных ресурсов организации. Чтобы все знать, надо учитывать все документы, проходящие через организацию, как получаемые, так и создаваемые в ней. Для этого документы должны быть зарегистрированы.
Регистрация определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения".11 ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1998. П. 65.С. 4.
Регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, но не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п.
Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.
Регистрация преследует три цели:
1. учет документов;
2. контроль за их исполнением;
3. справочная работа по документам.
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа их получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах предприятия. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно - поисковая система по всем документам компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. 11 Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству. // Секретарское дело 2002. №1. С. 4.
Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В компании есть утвержденный перечень нерегистрируемых документов, в который входят: все рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометкой «лично»; копии нормативных документов; информационные материалы.22 Перечень нерегистрируемых документов Компании. //Текущее делопроизводство, Калуга, 2002.
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, под которым он вносится в регистрационную форму и таким образом учитывается. Этот номер переносится на документ.
Для ЗАО «Технолига», как для строительной компании, характерна разветвленная структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом территории. Учитывая специфику компании, в ней принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарями Генерального управления, другая же - в структурных подразделениях и филиалах. Внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.
Принимаются и регистрируются документы, поступающие в организацию по почте, через курьерские службы, по факсу, электронной почте. Поэтому факс, осуществляющий прием документов, поступающих на имя организации, установлен рядом с рабочим местом секретаря.
Регистрация входящих документов ЗАО «Технолига» осуществляется путем занесения данных в журнал регистрации входящих документов. В регистрационный журнал вписываются, как правило, следующие сведения:
Форма регистрационного журнала для входящих документов.
Дата получения
Входящий №
Дата и № документа
Корреспондент/кто подписал
Заголовок
Исполнитель
№ дела в которое подшит документ
1
2
3
4
5
6
7
На исходящих документах компании проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями.11 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 27.Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ11 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 27. в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В компании номенклатура дел находится в стадии разработки и номера по ней в индекс не входит, поэтому регистрация представляет собой только валовой номер.
В регистрационный журнал исходящих документов ЗАО «Технолига» выписываются, как правило, следующие сведения:
Форма регистрационного журнала для исходящих документов.
Дата документа
Исходящий№
Куда и кому адресован
Краткое содержание кто подписал
Исполнитель/ кто принял
Примечание (кто принял документ)
№ дела в которое подшит документ
1
2
3
4
5
6
7
В компании регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, а также приказы по основной и административно - хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя компании. Все внутренние документы в компании, независимо от вида, регистрируются в одном журнале.
В регистрационный журнал внутренних документов компании вписываются, как правило, следующие сведения:
Форма регистрации журнала для внутренних документов.
Дата и № поступления
Дата и № документа
Структурное подразделение
Вид документа
Содержание
Исполнитель
№ дела в которое подшит документ
1
2
3
4
5
6
7
ЗАО «Технолига» имеет в своем составе несколько филиалов, территориально находящихся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих филиалов, регистрируются как входящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутренних документов.
При анализе регистрации документов ЗАО «Технолига» была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ.11 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. П.2.3.1.9.Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.
Одним из наиболее существенных недостатков организации регистрации в компании является то, что в нарушение пункта ГСДОУ 3.2.1.2.22 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. П.3.2.1.2. об одноразовой регистрации корреспонденции, должностные лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляют повторную регистрацию документов в журналах. Это вызвано недостаточно четким порядком регистрации.
Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно - поисковую работу более упорядоченной и централизованной.
2.5. Организация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов и принятых решений - одна из важнейших функций управления и следовательно, составная часть процесса документационного обеспечения управления. Массив контрольных сведений входит в состав информационно - поисковой системы по документам организации.
Контроль исполнения документов - "совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов".11 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998. П. 67.С.4.
Целью контроля в компании является своевременное качественное исполнение документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.22 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000. П. 5.1.
В ЗАО «Технолига» для ведения контроля исполнения сотрудники службы документационного обеспечения управления используют компьютерные базы данных в программе Microsoft Excel, в которые заносятся все документы требующие исполнения. Базы данных по контролю содержат следующие графы:
№ документ
Дата документа
Вид документа
Краткое содержание
Исполнитель
Срок исполнения
Ход исполнения
Отметка о снятии с контроля
Контроль исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
- постановку документов на контроль;
- проверку своевременности доведения документов до исполнителей;
- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:
- сроковый контроль своевременности исполнения поручений и документов;
- контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;
- контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
- контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
- контроль соответствия всех экземпляров документа на идентичность;
- контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.
Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляется в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у секретаря.
Основной задачей контроля исполнения документов является - отслеживание хода и фиксация фактического исполнения зафиксированных указаний руководства, а также входящих, исходящий и внутренних документов, имеющих важное значение.
После указания руководителя ЗАО «Технолига» о постановке документа на контроль, секретарь просматривает его, ставит штамп на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.
После этого снимают копию для исполнителя и подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению. Типовые сроки исполнения документов Компании, если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ.11 ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 36.
В течении срока исполнения документа секретарь осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило также фиксируются. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители. Проверки могут фиксироваться в устной или письменной форме. В последнем случае готовятся письма напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся на исполнении в одном или нескольких структурных подразделениях. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.
Проверка хода исполнения осуществляется обычно в следующие сроки:
- задания последующих лет - не реже одного раза в год;
- задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;
- задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили.
Результаты исполнения отмечаются только в регистрационной базе в компьютере. На самом документе отметка о снятии с контроля, надпись «В дело» с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа исполненного документа, не проставляется.
В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.
При ведении контроля используется компьютерные базы данных в программе Microsoft Excel. В настоящий момент существуют программы, специально разработанные для выполнения этой функции, позволяющие вести контроль за исполнением документов централизованно, с более удобным поиском.
Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов компании проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями,11 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000. П.5.3.так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести та, что база данных, формируется в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.
2.6 Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел организации - систематизированный перечень заголовков для заводимых в организации, с указанием сроков их хранения (оформленный в установленном порядке)11 ОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998. П. 75. - еще один обязательный элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации. Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с ГСДОУ составление номенклатуры дел стало обязательным для всех государственных структур, да и в негосударственном секторе экономики и управления хорошо методически отработанный и полезный инструмент контроля над составом, систематизацией и поиском документов не бесполезен.
В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения, независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации.
Номенклатура дел - это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска.22 Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1. С. 4.
Несмотря на то, что ЗАО «Технолига» существует несколько лет, за все это время не было составлено ни одной номенклатуры дел. В настоящее время номенклатура дел составлена автором самостоятельно. Примерная номенклатура дел, разработанная для ЗАО «Технолига», представлена в приложении №1.
При ее составлении учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами - Государственной системой документационного обеспечения управления,11 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. Основными правилами работы ведомственных архивов,22 Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.перечнем документов с указанием сроков хранения33 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Рос архив, 2000., методическими материалами по разработке номенклатуры дел.
Помимо этого использовались положения о структурных подразделениях компании, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделений.
В унифицированную форму номенклатуры дел следует включить такие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- название вида документа;
- место составления;
- на какой год;
- название разделов;
- гриф утверждения;
- гриф подписания.
2.7. Формирование дел

Не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.
Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по оформлению, оформлению и хранению дел является «Основные правила работы ведомственных архивов» и «Государственная система документационного обеспечения управления.
Делом называется совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.11 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Рос архив, 2000.
Формирование дел начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор. Правильное оформление дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.
В ЗАО «Технолига» формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов (акты, контракты, приказы). Для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.
Формирование дел руководства компании проводит секретарь Генерального директора. Формированием дел в структурных подразделениях ЗАО «Технолига» занимаются сотрудники Общего отдела. Контроль за правильным формированием дел в этом структурном подразделении осуществляется также секретарем и начальником Общего отдела.
Анализируя работу секретаря-референта Генерального управления по формированию дел, были выявлены следующие недостатки:
- папки с делами никак не оформлены, что является грубым нарушением «Основных правил работы ведомственных архивов»;11 Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.
- ля приложений к документам сформирована отдельная папка;
документы, относящиеся к одному вопросу, расформированы по двум папкам;
- в дела помещаются лишние экземпляры и документы, не относящиеся непосредственно к входящим документам секретариата Генерального управления (копии бухгалтерских счетов, рекламные и прайс-листы и т.д.) и документы не подлежащие регистрации;
- в дело со сроком хранения один год были подшиты документы с 5-ти летним сроком хранения.
Таким образом, при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства ЗАО «Технолига» необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполнение, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, около 250 листов22 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 35.. Если документ больше, дело разделяется на два или более тома.
Дела компании подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками Общего отдела.
В зависимости от сроков хранения сотрудниками Общего отдела проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела11 Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. П. 4.1..
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.)22 Там же. П. 4.1.27. С. 33..
На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число.33 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С.39. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае, если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.
При изменении названия структурного подразделения компании в течении периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.11 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С.39.
2.8. Подготовка документов к передачи в архив

В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Их число зависит, от объема работы, интенсивности производственных связей от количества персонала, ряда других факторов.
Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает:
- проведение экспертизы ценности документов;
- оформление дел;
- составление описей дел;
- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.
В структуре ЗАО «Технолига» до настоящего момента отсутствует такое подразделение как архив, но ведутся работы по его созданию. Дела хранятся в подразделениях. За сохранность документов в делах отвечают работники структурных подразделений или секретарь, которые по распределению обязанностей отвечают за формирование и ведение дел.
Приказом Генерального директора №68. от 06.03.2002г. создана комиссия по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников Общего отдела.22 Там же. М., ВНИИДАД. 1991. С.39. В состав комиссии входят:
- начальник Общего отдела;
- юрист;
- секретарь-референт Генерального управления.
Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения11 ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998..
Под экспертизой ценности понимается определение срока хранения документов в зависимости от их содержания, представляющего исторический, научный, хозяйственный и другие интересы. В своей деятельности комиссия руководствуется Основными правилами работы ведомственных архивов.22 Основные правила работы ведомственных архивов М., 1988.
Помимо федеральных нормативных актов деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов компании должна регламентироваться Положением о комиссии. В ЗАО «Технолига» такое положение до настоящего момента отсутствовало, сейчас проводятся работы по его составлению.
Основным содержанием и результатом работы экспертной комиссии является рассмотрение, представляемых делопроизводственной службой описей дел постоянного и временного хранения, описей документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.33 Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1. С.57.
В результате работы экспертной комиссии все документы, накопившиеся в компании за последние 3 года, разделили на 3 группы:
- документы, предназначенные для архивного хранения;
- документы, подлежащие уничтожению;
- документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве компании.
После утверждения номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов должны быть составлены акты «Об уничтожении документов» в двух экземплярах. После заполнения акта, секретарь-референт должен согласовать его с руководителем структурного подразделения и отнести его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря-референта и работника архива. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе11 Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. П. 3.4. Акт об уничтожении документов представлен в приложении №3.
Все лица, ответственные за делопроизводство в компании обязаны завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставить в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.
Таким образом, существующий порядок организации делопроизводства ЗАО «Технолига» обладает рядом недостатков:
- отсутствует четкий порядок регистрации документов (приказы по личному составу регистрируются с приказами по основной деятельности);
- встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;
- отсутствуют необходимые организационные документы по документационному обеспечению управления: инструкция по делопроизводству, Положение об Управлении делами и Общем отделе, Положение об экспертной комиссии;
- не разработана должностная инструкция для секретаря Генерального директора;
- отсутствует номенклатура дел Компании.
При внутренней переписке сотрудники Компании используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка - документ, не вошедший в существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому. При этом докладная записка выполняет особую роль - информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.11 Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводства 2001. №2. С.17.
Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЗАКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА "ТЕХНОЛИГА"

3.1. Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения ЗАО «Технолига»
В результате анализа системы документационного обеспечения управления ЗАО «Технолига» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства:
Было выявлено отсутствие необходимых нормативно-методических документов, таких как инструкция по делопроизводству, положение о службе документационного обеспечения управления, положение об экспертной комиссии, должностная инструкция секретаря Генерального директора.
Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением. Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ.
В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы:
- общие положения;
- правила подготовки и оформления документов;
- требования к реквизитам документов;
- организация документооборота;
- порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции;
- порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов;
- организация контроля исполнения документов;
- поисковая система по документам;
- составление номенклатуры дел;
- формирование и оформление дел;
- экспертиза ценности документов;
- передача дел в архив11 Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления // Секретарское дело 1999. №2. С.4..
Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксировать все основные моменты работы с документами, она позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, а также сделать работу с документами в Компании более унифицированной, исключит возможность их утери, обеспечит оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства. Проект инструкции по делопроизводству самостоятельно разработан автором и дан в Приложении №1.
Вторым обязательным нормативным документом по организации службы документационного обеспечения управления является положение об этом структурном подразделении. Начальнику Общего отдела ЗАО «Технолига» необходимо разработать положение об отделе.
При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендации Государственной системы документационного обеспечения управления. В структуру положения об Общем отделе должны входить следующие пункты:
1. общие положения. Здесь перечисляются законодательные акты и нормативно-методические документы, руководствоваться которыми должна служба. Определяется степень самостоятельности подразделения и подчиненности его руководителя;
2. задачи;
3. структура. Перечисляется весь состав службы (экспедиция, группа контроля, архив и т.д.);
4. функции;
5. обязанности;
6. права;
8. ответственность;
9. взаимосвязи с другими подразделениями.
Положение о службе документационного обеспечения управления должно разрабатываться непосредственно начальником Общего отдела, согласовываться с юристом и утверждаться Генеральным директором Компании. Проект положения об Общем отделе дан в Приложении №5.
В связи с тем, что в ЗАО «Технолига» создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.
Цель проведения экспертизы -- освободить структурные подразделения Компании от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям.11 Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1999. № 1. С. 45. В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:
- обработка документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
- отбор на временное хранение документов, не представляющих научно исторической ценности, но сохраняющее практическое значение;
- выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
- установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора и подготовке на государственное хранения, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, в каждой организации должна быть экспертная комиссия.
В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:
1. постоянного хранения в государственных архивах;
2. временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
3. временного хранения (до 10 лет) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения;
4. подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов, является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.
При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру этого важного документа должны входить следующие пункты:
- общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия;
- основные задачи экспертной комиссии;
- основные функции;
- права экспертной комиссии;
- организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.
Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором Компании. Проект положения приводится в Приложении № 6.
В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи:
- во-первых, отбираться для постоянного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет имеющие долговременное практическое значение;
- во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение.
Среди нормативных документов ЗАО «Технолига» отсутствует должностная инструкция секретаря Генерального директора. Должностные обязанности нигде не закреплены и не регламентированы, поэтому секретарь выполняет каждую операцию и работу по мере необходимости.
Должностная инструкция - главный организационно-правовой документ, устанавливающий и регулирующий организационные стороны деятельности должностных лиц, специалистов и работников других категорий, составляющих персонал современных учреждений, организаций и предприятий.11 Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело 1998. №3, С.42.
Должностная инструкция необходима секретарю для того, чтобы очертить круг его обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой1 1 Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело 1998. №3. С.42..
Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она:
- закрепляет правовой статус и место работника в системе управления;
- определяет его задачи, функции, права и обязанности;
- позволяет обоснованно оценить результаты деятельности;
- является правовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности;
- устанавливает организационные основы работы секретаря.22 Санкина Л.В. Должностная инструкция, рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. С. 11.
На основе наблюдений и анализа должностных обязанностей секретаря Генерального директора и выполняемых операций предлагается его должностная инструкция Приложение №7.
При написании должностной инструкции следует пользоваться рекомендациями ГСДОУ, а также, исходя из типового набора делопроизводственных операций и организации их выполнения, тарифно-квалификационной характеристики секретаря.
Структура текста должностной инструкции должна включать следующие разделы:
1. общие положения;
2. основные задачи и функции;
3. обязанности;
4. права;
5. ответственность;
6. взаимосвязи по должности;
7. оценка деятельности11 Санкина Л.В. Должностная инструкция, рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. С. 12.; Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря // Секретарское дело 1999. №1. С. 5..
Так как секретарь Генерального директора является помощником руководителя, к его профессиональной подготовке на предприятии предъявляются повышенные требования. В связи с этим в должностную инструкцию предлагается включить специальный пункт, в котором перечисляются требования к профессиональным знаниям.22 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000. П. 8.3.
В целях совершенствования работы с документами в ЗАО «Технолига» предлагается ввести ряд изменений и дополнений в следующие этапы делопроизводства:
Первичная обработка входящих документов.
Иногда в Компанию поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В Компании должен быть перечень нерегистрируемой документации, а так как такой список отсутствует, то предлагается воспользоваться списком, разработанным на основе анализа работы секретаря по первичной обработке входящей документации Приложение №7.
3.1.1. Регистрация
В секретариате Генерального управления из-за отсутствия перечня документов регистрируются, практически, все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д. Предлагается сортировать документы на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню документов, не подлежащих регистрации.
Документы, поступающие из филиалов ЗАО «Технолига», предлагается регистрировать как внутренние документы, а не как входящие.
Также при анализе процесса фиксации документов было выявлено нарушение современных требований:11 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000. П. 8.3. регистрация приказов по личному составу и по основной деятельности Компании осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.
Для более быстрого поиска исходящих документов рекомендуется в регистрационном номере помимо валового номера, проставлять номер структурного подразделения.
Также, в секретариате Генерального управления ведется «Журнал регистрации исходящих факсов», где фиксируются все документы (бухгалтерские счета, поздравительные сообщения и т.д.), отправляемые по факсимильному аппарату, в том числе, и исходящие письма, для которых это является повторной регистрацией. С точки зрения оптимизации документооборота, данный журнал является лишним, так как исходящие письма регистрируются в «журнале исходящих документов», а остальные документы должны регистрироваться в структурных подразделениях. Для фиксирования факта принятия документа, отправляемого по факсимильному аппарату, предлагается указывать на оборотной стороне должность и фамилию лица, принявшего документ.
3.1.2. Составление номенклатуры дел
Систематизация документов - одна из важнейших задач в документационном обеспечения управления. Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организации с указанием их индекса и носит рекомендательный характер. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами - Государственной системой документационного обеспечения управления11 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991., Основными правилами работы ведомственных архивов22 Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.,методическими материалами по разработке номенклатуры дел.
Вопрос о составлении номенклатуры дел в современных негосударственных учреждениях возникает не сразу. Поручают эту работу, как правило, секретарю организации (или сотруднику службы документационного обеспечения). К моменту, когда возникла необходимость в составлении номенклатуры дел, накопленный объем документов уже очень велик.
Именно такая ситуация сложилась в делопроизводстве ЗАО «Технолига» до создания Общего отдела. Документы сформированы в дела произвольно, без учета существующих правил. Часть документов хранилась в стопках в столах и папках руководителей и специалистов структурных подразделений; никогда не проводилась экспертиза ценности документов; архив в структуре Компании отсутствовал.
Следовательно, в настоящий момент перед сотрудниками службы документационного обеспечения управления стоит не только задача составления номенклатуры дел на текущий и последующие годы, но и задача систематизации уже накопленных документов за все годы существования Компании.
Номенклатура дел составляется по установленной форме. Ежегодно уточняется и утверждается руководством организации и вводится в действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям или направлениям деятельности Компании.
Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.
В такой крупной организации, имеющей разветвленную структуру, удобнее всего выделять в виде разделов наименования структурных подразделений. Первым разделом, независимо от его места в штатном расписании, должна быть служба документационного обеспечения управления (Общий отдел). Это связано с тем, что именно в службе документационного обеспечения управления создаются и хранятся документы, фиксирующие организационно-распорядительную деятельность руководства Компании.
Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы Компании. Это означает, что любой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он должен быть помещен11 Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2000. №1. С. 20.. Также в номенклатуру дел надо включить все справочные журналы, электронные документы и базы данных.
При составлении номенклатуры дел ЗАО «Технолига», было использовано положения о его структурных подразделениях, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделения.
При разработке номенклатуры дел были привлечены руководитель структурного подразделения, его заместителей, которые обязаны оказывать методическую помощь - разъяснить методику составления и оформления. В унифицированной форме номенклатуры дел обязательны следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- название вида документа;
- место составления;
- на какой год составляется номенклатура дел;
- названия разделов;
- гриф утверждения;
- гриф подписания.11 Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело 1996. №3. С.32.
При составлении номенклатуры дел Компании необходимо указывать сроки хранения документов в соответствии с соответствующим Перечнем.2 2 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив, 2000. Номенклатура дел, самостоятельно разработанная автором дипломной работы для ЗАО «Технолига», представлена в Приложение №4.
3.1.3. Формирование и оформление дел
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел3 3 Там же. Росархив, 2000. .
В ЗАО «Технолига» формирование дел проводится по названиям видов документов (приказы, акты, контракты). В отделах с большим объемом документов для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.
Также при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства ЗАО "Строительная Компания "Технолига" предлагается помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.1 1 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 35.
После составления и утверждения номенклатуры дел Компании рекомендуется лицам, ответственным за ведение делопроизводства в подразделениях ЗАО «Технолига», совместно с начальником Общего отдела приступить к работе по проведению экспертизы ценностей документов с последующим оформлением дел, т.к. экспертиза ценности документов в организации еще ни разу не проводилась.
В ходе наблюдения, проведенного автором выяснилось, что оформлению дел в ЗАО «Технолига» придавалось лишь формальное значение, не указывались обязательные реквизиты оформления обложек дел, что не соответствует основным требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления и Основных правил работы ведомственных архивов22 Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. С. 33..
На обложках дел, как долговременного хранения, так и дел временного хранения, указывалось только приблизительное название дела («счета», «разное», «договоры»). В связи с этим секретарям Генерального управления и лицам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях необходимо оформить все реквизиты обложки дела:
- наименование организации;
- структурного подразделения;
- индекс дела;
- номер дела (тома, части);
- заголовок дела;
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле;
- срок хранения дела.11 Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. С. 33.
3.1.4. Составление описей дел
ЗАО «Технолига» является крупной компанией с большим объемом документации, который год от года увеличивается. В связи с этим всем сотрудникам, отвечающим за делопроизводство в компании, рекомендуется ежегодно составлять опись дел и согласовывать с руководителем Общего отдела ЗАО «Технолига».
Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел22 Там же. М., 1988. С. 35..
В результате работы комиссии по проведению экспертизы ценности документов все документы поделены на две группы:
- дела по основной (производственной) деятельности;
- дела по личному составу Компании.
На каждую группу дел предлагается составить отдельные описи:
- в опись №1 (дела по основной деятельности) заносятся дела в следующей последовательности: устав, протоколы общих собраний, приказы по основной деятельности, перспективные и годовые планы, отчеты, контракты;
- в опись №2 заносятся дела по личному составу в следующем порядке: книга учета сотрудников, приказы по личному составу, личные дела и личные карточки, лицевые счета по заработной плате, невостребованные трудовые книжки.
На документы, выделенные к уничтожению в следствии работы комиссии по проведению экспертизы ценности документов, предлагается составить акт приложение №3. Акт и описи должны составляться членами экспертной комиссии и подписываться председателем, рассматриваться и утверждаться Генеральным директором Компании.
3.2. Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации

В последние годы все больше организаций приходит к необходимости автоматизации работы с документами в целом. Особенно этот процесс ускорился с принятием в январе 2002 г. двух документов - Федерального закона от 10 января 2002 г. №1 - ФЗ «Об электронной цифровой подписи»11 Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" от 13.12.01. №1-ФЗ// Собрание законодательства Российской Федерации. 2002. №2. Ст.172., существенно расширяющего сферу применения документов в электронной форме и Постановления Правительства РФ от 28 января 2002 г. №65 «О федеральной целевой программе « Электронная Россия (2002 - 2001 гг.)», предусматривающей перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляемого между хозяйствующими субъектами, органами государственной власти и органами местного самоуправления».22 Управление персоналом 2003 . №1 С.Л. Кузнецов «Автоматизация делопроизводства».
Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольшей эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.


Перейти к полному тексту работы



Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.