На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


Реферат Регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления. Проблема совершенствования документооборота, его развитие и нормативно-методическая регламентация. Порядок направления на исполнение и работы исполнителя.

Информация:

Тип работы: Реферат. Добавлен: 03.07.2008. Сдан: 2008. Уникальность по antiplagiat.ru: --.

Описание (план):


МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

БЕЛГОРОДСКИЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

Кафедра информатики и математики

делопроизводство в овд

РЕФЕРАТ

На Тему: «Современное государственное регулирование делопроизводства и документооборота»

Подготовил:

Слушатель 676 группы

Усанников А.Д.

Белгород

2008

Современное государственное регулирование делопроизводства

Законодательное регулирование делопроизводства

В настоящее время регламентация документирования, органи-зации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирова-ние, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Россий-ской Федерации.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информа-ции, информатизации и защите информации» закрепил обяза-тельность документирования информации, установил ряд тер-минов (информация, информатизация, информационные ресур-сы, документированная информация и др.), урегулировал отно-шения, возникающие при создании и использовании информа-ционных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непре-рывного и документального учета всех хозяйственных опера-ций, специальной статьей (ст. 9) определил правила оформ-ления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти до-кументы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информа-ции. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других уча-стников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

Об обязательности документирования говорится и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуще-ствляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выда-ваемого одним лицом другому.

В ряде статей установлены требования к составу информа-ции (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как дове-ренность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.

Федеральные законы «Об акционерных обществах» и «Об об-ществах с ограниченной ответственностью» наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значи-тельное внимание уделяют порядку документирования их дея-тельности, правилам составления и оформления ряда документов.

Статья 89 закона «Об акционерных обществах» и ст. 50 зако-на «Об обществах с ограниченной ответственностью» определя-ют обязанности обществ по хранению документов. Закон уста-новил обязательность хранения документов обществ по месту нахождения их исполнительных органов. Общества отвечают за упорядоченность документов, должны проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации.

Эта норма тесно связана с требованиями Основ законода-тельства Российской Федерации об Архивном фонде Россий-ской Федерации и архивах, которые установили, что в Архив-ный фонд Российской Федерации входят документы, находя-щиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались. Поэтому многие документы учреждений, организаций и предприятий по исте-чении определенного срока должны передаваться на хранение в государственные архивы в порядке, определенном норма-тивными документами.

Закон «О языках народов Российской Федерации» (в редак-ции от 24 июля 1998 г.) (ст. 16) определяет обязательность веде-ния делопроизводства на территории России на русском языке.

В Федеральном законе «Об основах государственной службы Российской Федерации», посвященном правовым основам орга-низации государственной службы и положению государственных служащих, регламентируется порядок документирования прохо-ждения государственной службы, оформления трудового догово-ра и обязательность ведения личного дела.

Постановлением правительства Российской Федерации в 1997 г. утверждены «Правила подготовки правовых актов феде-ральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». В Правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки. Определен также порядок его государственной регистрации в Министерстве юс-тиции РФ (внесение в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоение ему регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в Правилах, доку-мент не вступает в силу.

Законодательными актами Российской Федерации регули-руются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию доку-ментам официальности (юридической силы). В них также со-держатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные до-кументы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней.

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготов-ления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Россий-ской Федерации» и др.

Таким образом, в действующем законодательстве содер-жится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударст-венных организаций, к оформлению тех или иных видов до-кументов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законо-дательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизвод-ством на современном уровне.

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

Общее методическое руководство постановкой делопроиз-водства в Российской Федерации, как и в большинстве цивили-зованных стран мира, осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования их в опера-тивной работе передаются на постоянное хранение в государст-венные архивы.

В Положении «О федеральной архивной службе России», утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 28.12.1998 № 1562, к главным задачам феде-ральной архивной службы России (Росархив) отнесены: «раз-витие и совершенствование совместно с федеральными орга-нами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации ... делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации». Росархив в соот-ветствии с возложенными на него задачами «осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за ... организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти». Росархив «проверяет выполнение организациями независимо от их ве-домственной подчиненности требований законодательства в области ... организации документов в делопроизводстве». Росархиву предоставлено право утверждать типовые перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и типовые перечни с указанием сроков хранения документов, согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопро-сам организации документов в делопроизводстве, разрабаты-вать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по организации документов в дело-производстве.
Действующие сегодня общегосударственные нормативно-мето-дические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним относятся:
1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к доку-ментам и службам документационного обеспечения.
В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой разрабатывается новая редакция ГСДОУ -- сис-темы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура; порядок подготовки и оформления до-кументов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, инфор-мационно-справочная работа, оперативное хранение докумен-тов, поиск документов и информации; защита информацион-но-поисковых систем; подготовка документов в архив; поря-док проведения экспертизы ценности документов; организа-ция хранения документов.
Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизирован-ного документирования на базе современных текстовых редак-торов, автоматизированного документооборота (включая элек-тронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.).*
2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.
Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции РФ. Она включает как общий порядок подготовки и оформ-ления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписаны процедура регистрации документов, по-строение поисковых систем для справочной работы, органи-зация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведе-ние экспертизы ценности документов, оформление дел, со-ставление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтоже-нию, описей и др. Как видно из краткого перечисления со-держания Инструкции, она отражает практически все вопро-сы организации делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут вос-пользоваться и найдут много полезного для себя службы де-лопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть
* Банасюкевич В.Д; Ларин М.В. Разработка государственной системы документа-ционного обеспечения управления -- актуальная задача // Делопроизводство. -- 1998. - № 1.
 
положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.
3. ГОСТ Р 6.30--97 УСД Унифицированная система органи-зационно-распорядительной документации. Требования к офор-млению документов (с изменениями от 21.01.2000 г.).
Стандарт распространяется на «организационно-распоряди-тельные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), -- постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др…., используемые в деятельности:
федеральных органов государственной власти, органов го-сударственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие на-ряду с русским языком в качестве государственного на-циональный язык, органов местного самоуправления;
предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы».
4. Основные правила работы ведомственных архивов:
Правила условно можно разделить на две части. В первой (разд. 2--4) детально освещены делопроизводственные вопросы:
требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их со-ставления, заполнения, ведения;
порядок формирования дел в делопроизводстве;
организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
порядок выделения документов к уничтожению;
подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (ну-мерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), со-ставление описей, передача в архив.
В другой части правил (разд. 5--14) подробно раскрывается работа с документами в архиве.
Для коммерческих организаций, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, правила являются незаменимым подспорьем в организации их архива.
5. Перечни документов с указанием сроков хранения (Типо-вой или ведомственный)*.
6. Типовое положение о ведении делопроизводства по пред-ложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.
В этом акте описаны принципиальные положения по орга-низации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.
Кроме того, надо знать, что работа с определенной категори-ей документов регламентируется специальными актами. Так, например, правила работы с бухгалтерскими документами отра-жает не только Федеральный закон о бухгалтерском учете, но и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации от 28.07.1998 № 34н.
При работе с кадровой документацией необходима Инструк-ция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в уч-реждениях и организациях (утверждена постановлением Госком-труда СССР от 20 июня 1974 г. № 162, в редакции от 2 августа 1985 г., с изменениями и дополнениями от 19 октября 1990 г.).
Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми.
* О перечнях подробно см. гл. 14.
 
Но помимо того, что надо знать как выполнять ту или иную работу, надо еще иметь представление о нормах времени или вы-работки, существующих на эти виды работ.
Центральным бюро нормативов по труду разработано доста-точно большое количество нормативных документов, содержа-щих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Работу с документами отражают:
* Межотраслевые укрупненные нормативы времени на ра-боты по документационному обеспечению управления (утверждены постановлением Министерства труда Рос-сийской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72);
* Нормы времени на работы по автоматизированной архив-ной технологии и документационному обеспечению орга-нов управления (утверждены постановлением Министер-ства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152);
* Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утверждены постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. № 189/11--64);
* Межотраслевые укрупненные нормативы времени на ра-боты по комплектованию и учету кадров.
Последний нормативный документ нужен для работы с кад-ровой документацией.
Все эти нормативы рекомендуются для применения в управ-ленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.
Пакет общегосударственных нормативно-методических доку-ментов необходимо иметь каждой делопроизводственной службе как справочный материал. Он используется при разработке таких индивидуальных организационных документов, как Положение о службе ДОУ, должностные инструкции ее работников и инструк-ция по делопроизводству конкретной организации.

Организация документооборота

Проблема совершенствования документооборота

Объем документации, создаваемой в учреждениях как всего мира, так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов произ-водства продукции и производительности труда. Это первая за-кономерность документообразования.*

Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов информации. В то же время производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее произ-водительности труда в управлении. Этот разрыв -- одна из ос-новных причин роста аппарата управления во всех развитых странах мира.

Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.

Главными объективными причинами увеличения объемов до-кументов являются влияние научно-технического прогресса, раз-витие экономики, расширение и усложнение номенклатуры вы-пускаемой продукции, освоение новых районов, строительство новых объектов, усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом количе-ства документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены. Таким образом, возрастание или со-кращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования.

 

* Мингалев B.C. Общие закономерности документообразования в социально-экономических системах управления. -- М.: МГИАИ, 1983, с.28.

 

К субъективным причинам относят:

* бюрократизацию аппарата управления, с которой связано увеличение количества проверяющих инстанций, разбуха-ние контролирующих органов, ущемление и игнорирова-ние законных прав граждан. Все это приводит к созданию документов, не обусловленных деловой необходимостью, для подстраховки, на всякий случай;

* незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавли-вающих юридические требования к оформлению докумен-тов. В результате возникает недоверие к документам и их перепроверка, т.е. создание новых документов;

* неквалифицированное документирование распорядительной деятельности. Например, приказ, содержащий неясные за-дания, нереальные сроки исполнения, противоречащий из-данным ранее приказам, обязательно вызовет поток писем или докладных записок управляемых организаций (струк-турных подразделений) разъяснительного характера;

* несвоевременное, некачественное выполнение заданий, по-ручений, договорных обязательств, срыв сроков их испол-нения порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д.;

* отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ними задач вынуж-дает постоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями или разрешениями спорных вопросов;

* некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач приводит к выбору нецелесообразных вариантов их реше-ний, что отражается на документировании самих этих дей-ствий, а затем исправлении принятого решения и т.д.;

* отсутствие в управленческом аппарате регламентации документообразования приводит к использованию значи-тельного количества разнообразных видов и форм доку-ментов, предназначенных для документирования идентич-ных функций и содержащих аналогичную информацию, но отличающихся по форме представления информации или по составу показателей;

* широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях приводит к созданию огромного количества копий документов, кото-рые используются в незначительной мере;

* использование в процессах создания и подготовки доку-ментов компьютеров, с одной стороны, значительно повы-сило скорость подготовки документов, сократило трудоем-кость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов за счет создания одного и того же документа в бумажной и элек-тронной форме.

Таким образом, в числе субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, мы видим как связанные с от-дельной личностью (деятельность руководителя, специалиста), так и с нарушениями требований законодательства, с организа-цией документирования. К субъективным причинам надо отне-сти и новые технологии подготовки документов, которые, со-кратив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками. Этот вывод сделан и оте-чественными документоведами, и зарубежными специалистами в области управления документацией.

Понятие «документооборот», его развитие и нормативно-методическая регламентация

 

Документооборот -- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.*

Организация документооборота -- это правила, в соответст-вии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документа-ми, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Документооборот является важным звеном делопроизводст-ва, так как определяет не только инстанции движения докумен-тов, но и скорость этого движения.

В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотно-ситься, субординироваться с общими целями делопроизводства -- информационным обеспечением деятельности аппарата управ-ления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.
С нечеткой организацией движения документов в настоящее время связывают многие недостатки в организации документационного обеспечения деятельности аппарата управления. Например, процесс документационного обеспечения принимае-мого управленческого решения включает три составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения достоверной и достаточной информацией); доку-ментирование решения (создание распорядительного
 
* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -- М., Госстандарт России, 1998, с.З.
докумен-та); контроль за его выполнением (организация работы, выпол-нения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.). Пооперационно этот процесс состоит из сбора информа-ции, подготовки проекта документа, его редактирования, согла-сования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопро-вождается перемещением документа в управленческом аппарате из одного структурного подразделения в другое, передачей от технических исполнителей к специалистам, а затем -- к руково-дителям. Следовательно, скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операции оказывают влияние на процесс управления в целом.
Термин «документооборот» появился в литературе в 1920-е годы. В работах таких крупных специалистов в области управлен-ческого труда и делопроизводства, как З.К. Дрезен, Р.С. Майзельс, Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др., сформулирова-ны основные положения его организации, которая и в то время связывалась с рациональным построением структуры государст-венного аппарата, с четким распределением функций между различными службами и исполнителями. Теоретически были обоснованы главные положения рациональной организации движения документов -- распределение документов по исполни-телям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентация порядка подписания. В литературе того времени обоснована ме-тодика обследования маршрутов движения документов, разрабо-тана технология их доставки («кольцевая курьерская связь»).
Первая попытка нормативной регламентации единых прин-ципов организации документооборота сделана в проекте «Общих правил документации и документооборота», подготовленном в 1931 г. Институтом техники управления. В проекте изложены правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля, отправки документов, т.е. практически всех этапов обработки до-кументов. В этом документе даны единые рекомендации по орга-низации рационального документооборота, включающие центра-лизацию операций по приему и отправке, разработке рациональ-ных маршрутов движения, сокращению видов документов.
Последующие нормативные акты по регламентации работы с документами -- Примерная инструкция о делопроизводстве в учреждениях РСФСР (1961 г.); Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов (1963 г.) -- не имели в своем составе разделов по организации документооборота. В эти годы в литературе термин «документо-оборот» практически не употреблялся. Обозначаемое им поня-тие или отождествляли с делопроизводством в целом, или заме-няли термином «организация переписки». Термин «документо-оборот» в эти годы обозначает и движение документов, и их объем (количество)*, поэтому в нормативных документах 1960-х годов внимание уделяется не движению документов, а отдель-ным технологическим операциям, выполняемым в процессе этого движения: приему, отправке, регистрации и т.д.
 С середины 1970-х годов понятие «документооборот» стано-вится однозначным, чему способствовало закрепление опреде-ления термина в государственном стандарте на терминологию.*
В этот период во всех прикладных разработках и исследова-ниях документационных процессов проводится углубленное изучение параметров документопотоков, разрабатывается мето-дика обследования документооборота, его количественных и ка-чественных характеристик. Проведение широких исследований такого плана связано как с документоведческими прикладными разработками, выполняемыми в рамках подготовки Основных положений ЕГСД, так и с разработкой и внедрением
  
* Малитиков АС., Сельский Д. И. Руководство по делопроизводству. -- М., 1969, с. 109.
* ГОСТ 16487-70 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -- М.: Изд-во стандартов, 1970.
 
автомати-зированных систем управления (АСУ). При разработке инфор-мационного обеспечения автоматизированных систем была создана методика изучения маршрутов движения документопотоков, их параметров с помощью математических методов. Ком-плексное исследование делопроизводства в аппаратах управле-ния различных уровней в значительной части было посвящено проблемам организации движения документов. В результате этих исследований выявились типовые недостатки в организации движения документов:
* отсутствие регламентации путей прохождения одинаковых видов документов в организациях одинаковых уровней и направлений деятельности;
* наличие множества инстанций на пути прохождения до-кументов в аппарате управления;
* неоднократные возвратные движения документа (в про-цессе регистрации, согласования, редактирования и др.);
* несовершенство технологии обработки документов, приво-дящее к повторным операциям, к передаче документа раз-ным исполнителям в процессе выполнения одной и той же операции;
* отсутствие правил передачи документов, их доставки, курьерской связи.
Материалы исследования позволили включить в Основные положения ЕГСД принципы организации движения документов, т.е. теоретические основы организации документооборота:
* оперативность движения;
* единообразный порядок прохождения однотипных катего-рий документов;
* однократность операций одинакового целевого назначения;
* исключение лишних инстанций (каждое перемещение до-кумента оправдывается только деловой необходимостью).*
в Основные положения ЕГСД включены и практические правила по организации движения документов и технологии их обработки применительно к основным документопотокам, правила доставки и передачи документов, методика учета документооборота.
Основные положения ЕГСД, таким образом, были первым нормативным документом, определившим теоретические и практические основы организации движения документов. Главное правило документооборота -- оперативное движение доку-ментов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Реализовать это правило в конкретных учреж-дениях можно путем четкой регламентации путей прохождения документов, в ходе которой проверяется обусловленность всех операций, целесообразность всех перемещений. Регламентация должна была проводиться путем разработки инструкций по де-лопроизводству, где устанавливаются схемы движения основ-ных документопотоков, а также пути прохождения отдельных видов документов (наиболее важных для деятельности органи-зации). В период разработки Основных положений ЕГСД ис-следователи исходили из необходимости организации только традиционных (бумажных) документов. Как и в других странах, у нас в тот период совершенствование приемов и методов ра-боты с машиночитаемыми документами проводилось незави-симо и без связи с этими процессами. Во многих прикладных разработках, связанных с
 
* Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. -- М., 1974, с.23-24.
 
Кроме того,
созданием АСУ, целью изучения до-кументопотоков было повышение эффективности электронной обработки данных в вычислительных центрах. Такие работы широко проводились на Западе* и у нас в ЦЭМИ АН СССР.
Разработка Основных положений ГСДОУ не принесла значи-тельных изменений в концепцию движения документов. Хотя как раз на рубеже 1980-х годов во всем мире начинает активно обсуждаться вопрос об интеграции нетрадиционной документа-ции, в том числе и машиночитаемой, в сложившиеся системы управления документами. Исследователи при этом исходили из тех же задач, которые ставились при управлении документами -- совершенствование делопроизводства и создание условий для передачи документов на архивное хранение. Эта интеграция предполагала:
* объединение различных источников документной информации в единую сеть;
* организацию документов с различными носителями на ос-нове общей классификационной схемы;
* устранение дублирования информационных и документационных потоков;
* унификацию приемов работы с документами.
В Основные положения ГСДОУ включены правила приема и обработки поступающих и отправляемых документов, их пере-дачи и учета. Направления движения документов и инстанции закрепляются в схемах прохождения документопотоков или от-дельных категорий документов (например, распорядительных), которые включают все пункты обработки документов (в том числе и автоматизированные). Схемы разрабатываются
 
* Брандон Д.Х. Организация работы на вычислительном центре: Пер. с англ, -- М.: Статистика, 1970, с.295.
 
службой делопроизводства и утверждаются руководством организации. Эти схемы могут существовать как приложение к инструкции по работе с документами или в виде приказа руководителя.
Изначальную основу, документооборота отражают такие ор-ганизационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреж-дения, а в инструкции по работе с документами они закрепля-ются вторично (см. гл. 8).
Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Основные правила организации документооборота в учреждении

Документооборот -- сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью орга-низации. Организация документооборота включает все опера-ции по приему, передаче, составлению, согласованию, офор-млению, удостоверению и отправке документов.

Основными характеристиками документооборота я и т.д.................


Перейти к полному тексту работы



Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.