На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


Контрольная Использование баз данных в организации документооборота

Информация:

Тип работы: Контрольная. Добавлен: 20.01.2014. Страниц: 10. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


1. Использование баз данных в организации документооборота

Система автоматизации делопроизводства и документооборота является современным масштабируемым решением. Базы данных ― особые файлы, использование которых вместе со специальными программными средствами позволяет пользователю как просматривать необходимую информацию, так и по мере необходимости манипулировать ею, например, добавлять, изменять, копировать, удалять, сортировать и т.д.
Работа секретаря связана с накоплением большого количества информации, которая связана с регистрации входящей документации корреспонденции. Раньше вся информация о поступающих документах заносилась вручную на бумажные носители, что создавало большие неудобства, затрачивалось большое количество времени на поиск нужной информации о том или ином документе, нередко важная корреспонденция терялась. Сама картотека изнашивалась по ходу работы, т.е. через некоторое время бумага могла утратить своё былое качество.
С помощью применения базы предоставляется возможность проследить, в каком отделе предприятия находится документ в данный момент.
Для реализации базы данных необходимо осуществление следующих операций:
― добавлять и удалять в базу данных записи;
― изменять и обновлять записи;
― быстро осуществлять поиск нужных записей по критериям поиска;
― создавать отчеты баз данных как в электронном виде, так и с возможностью вывода их на печать;
― необходим контроль за правильностью ввода данных;
― работа с большим объемом данных из разных таблиц и т.д. [6, с. 47].
Все эти операции должны осуществляться в удобной для пользователя форме и не вызывать затруднений при работе.
Существует несколько способов представления больших объемов данных. Наиболее успешно базу данных можно разработать с применением таких сред, как Visual FoxPro, Delphi, Microsoft Access [1, с. 80].
Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения.
В отличие от других настольных СУБД, Access хранит всю информацию в одном файле, хотя и распределяется по разным таблицам. Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность вводимых данных. Также в Access возможно создание связей между таблицами, что позволяет совместно использовать, данные из разных таблиц. При этом для пользователя они будут предоставляться одной таблицей. Access имеет развитую систему защиты от несанкционированного доступа, которая позволяет каждому пользователя или категории видеть и изменять только те объекты, на которые ему были выданы права администратором системы.
Единицей хранения в информационной системе является регистрационная карточка (далее РК) документа – электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Содержащая исчерпывающие сведения о документе, она хранится в единой базе данных. База данных, хранящая РК документов, по аналогии с традиционным документооборотом называется картотекой, хотя поддерживается она современной высокопроизводительной СУБД.
Функциональные возможности САДД поддерживают ведение РК на всех этапах исполнения документа, включая его регистрацию, наложение на документ резолюций, оформление отчетов исполнителями, списание документа в дело. Подсистема формирования стандартных отчетов дает возможность оперативно контролировать исполнение документов.
Все документы, подлежащие регистрации, делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, т.е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов. Системой поддерживаются три базовые группы:
1. входящие;
2. исходящие (внутренние);
3. письма и обращения граждан [4, с. 83].
Группа Входящие предназначена для регистрации поступающей в организацию служебной корреспонденции. Группа Исходящие (внутренние) предназначена для регистрации исходящей из организации корреспонденции и внутренних документов. Группа Письма и обращения граждан – для регистрации поступающих в организацию писем граждан.
Система допускает деление каждой из групп документов на произвольные подгруппы, объединяющие документы по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки. Каждую из подгрупп, в свою очередь, можно делить на более мелкие подгруппы и т.д. Например, группу Исходящие можно разделить на подгруппы Отправляемые документы и Внутренние документы, а подгруппу Внутренние документы – на подгруппы Приказы, Распоряжения, Инструкции и т.д.
Деление на подгруппы определяется правилами документооборота и нуждами справочно-аналитической работы, а состав подгрупп и правила формирования регистрационных номеров хранятся в системном справочнике группы документов.
В зависимости от того, к какой базовой группе отнесен документ, его РК содержит разный набор реквизитов. Состав реквизитов каждой из групп документов также определяется действующими российскими нормативными документами.
Все операции по рассмотрению входящих документов производятся с помощью системы автоматизированного документооборота, входящей в состав предлагаемого решения.
При регистрации документа служащий заполняет экранную форму. Система автоматически в соответствии с принятыми в организации правилами формирует регистрационный номер документа, а пользователь вводит все необходимые сведения о документе, в том числе краткую аннотацию, и при необходимости присоединяет отсканированный, (а при возможности – распознанный средством оптического распознавания) электронный образ документа.
.....


Список литературы

1. Баласанян, В. Автоматизация делопроизводства и документооборота в России: введение в проблему / В. Баласанян // Рынок ценных бумаг. ― 2008. ― № 16. ― С. 80-81.
2. Голицына, О.Л. Информационные технологии / О.Л. Голицына, Н.В. Максимов, Т.Л. Партыка и др. – М.: ФОРУМ ИНФРА, 2006. – 544 с.
3. Голицына, О.Л. Системы управления базами данных / О.Л. Голицына. – М.:ФОРУМ ИНФРА, 2006. – 352 с.
4. Казуто, А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства / А. Козуто // Делопроизводство. – 2008. ― № 1. ― С. 82-87.
5. Кузнецов, С.Л. Программы автоматизации делопроизводства. Общий обзор / С.Л. Кузнецов // Делопроизводитель. – 2011. ― № 1. – С. 31-34.
6. Малыхина, М.П. Базы данных: основы, проектирование, использование / М.П. Малыхина. – СПб: БХВ-Петербург, 2007. – 528 с.
7. Янковая, В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии / В.Ф. Янковая // Делопроизводитель. – 2007. ― № 4. – С. 4-8.




Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.