На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


Диплом Разработка информационного обеспечения электронного документооборота

Информация:

Тип работы: Диплом. Добавлен: 12.5.2014. Сдан: 2012. Страниц: 97. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Оглавление
ВВЕДЕНИЕ 5
1. АНАЛИТИЧЕСКИЙ РАЗДЕЛ 5
1.1. Характеристика организации 5
1.1.1. Организационно-правовая форма и вид деятельности 5
1.1.2. Организационная структура 5
1.1.3. Основные финансово-экономические показатели 5
1.2. Предмет исследования. Цели и причины развития электронного документооборота на предприятии 5
1.2.1. Задачи и уровень автоматизации документооборота 5
1.2.2. Особенности выбора автоматизированной системы документооборота 5
1.3. Постановка задачи 5
2. СПЕЦИАЛНЫЙ РАЗДЕЛ 5
2.1. Анализ и классификация существующих автоматизированных систем документооборота 5
2.1.1. Основной рынок систем электронного документооборота 5
2.1.2. Классификация по определенным характеристикам 5
2.2. Обоснование экономической эффективности проекта 5
2.2.1. Затраты на разработку и использование системы документооборота 5
2.2.2. Технико-экономическое обоснование 5
3. ПРОГРАММНЫЙ РАЗДЕЛ 5
3.1. Функциональное обеспечение 5
3.1.1. Описание программного продукта 5
3.1.2. Компоненты ЭИС 5
3.1.3. Концептуальная модель 5
3.2. Выбор языка программирования 5
3.3. Проектирование системы 5
3.3.1. Проектирование программы-сервера 5
3.3.2. Функциональные особенности клиентской программы 5
3.4. Результаты разработки 5
3.4.1. Серверная часть ИС 5
3.4.2. Клиентская часть ИС 5
3.4.3. Системные требования 5
3.4.4. Информационная безопасность 5
3.4.5. Тестирование 5
4. БЕЗОПАСНОСТЬ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ 5
4.1. Анализ опасных и вредных факторов при работе на персональном компьютере 5
4.1.1. Требования к ПЭВМ 5
4.1.2. Требования к помещениям для работы с ПЭВМ 5
4.2. Мероприятия по уменьшению влияния опасных и вредных факторов 5
4.2.1. Организация рабочего места 5
4.2.2. Профилактика зрительного утомления 5
4.2.3. Организация пожарной профилактики 5
4.3. Мероприятия для снижения вредных воздействий на окружающую среду 5
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 5
Список используемой литературы 5
ПРИЛОЖЕНИЯ 5
Приложение 1 5
Приложение 2 5
Приложение 3 5
Приложение 4 5

ВВЕДЕНИЕ В современной рыночной конъюнктуре не найдется, пожалуй, ни одной компании, которая не работает с документами. Документы используются везде: начиная от устава компании и заканчивая накладными и ордерами. При этом используются преимущественно бумажные носители, несмотря на то, что все тексты и формы предварительно набираются на персональном компьютере. Это вводит организации в дополнительные затраты на бумагу, оргтехнику и разнообразные канцелярские принадлежности. В нашей стране малый бизнес, в основном, и пользуется традиционным бумажным документооборотом, не прибегая к использованию средств автоматизации. Это и понятно, так как при малом количестве издаваемых и обращающихся документов фирме не требуется автоматизировать такой простой процесс, да и покупка специализированной информационной системы может обойтись дорого. С ростом размера компании система ее документооборота усложняется, и уже становится непросто довести до своих сотрудников какой-нибудь приказ, инструкцию или постановление. Накапливание бумажных документов может привести к их утере, повреждению, затруднить их передачу. Естественным образом перед руководством встает вопрос о систематизации, создании механизма распространения и архивации документов. Учитывая современное техническое развитие, эти проблемы наиболее оптимальным образом может решить компьютерная экономическая информационная система. Это объясняется еще и тем, что растет уровень общей компьютерной грамотности населения, и в большинстве компаний почти всем сотрудникам приходиться работать за персональным компьютером.

ДП - 46415433 - 080801- ПИвЭ - 08
Изм. Лист № докум. Подп. Дата
Студент Косинов Д.Н. Разработка информационного обеспечения электронного документооборота Лит. Лист. Листов
Руководитель Семянистый А.В. у 6 98
Консультант Семянистый А.В. ИНФВ-601 Москва
Зав. каф. Царегородцев А.В.
Н. контр.
Нельзя не учесть и тот факт, что при территориальной удаленности офисов и филиалов организации нормальный документооборот невозможен без применения электронных средств связи. Многие российские компании для разных этапов документооборота используют ряд небольших программных средств, способных решать конкретные задачи. И лишь часть из них способна себе позволить автоматизированные информационные системы документооборота масштаба предприятия. Для крупных компаний покупка такой системы выльется не только в приобретение системы, так как зачастую продают не просто продукт, а лицензию на определенное количество пользователей, но и в работу аналитиков для построения модели бизнес-процессов предприятия, а также и затраты на адаптацию программы к конкретной организации. Поэтому на рынке начинают появляться универсальные программы, способные удовлетворить потребности основной массы покупателей. Целью работы является создание информационной системы электронного документооборота масштаба организации. Данная система должна упростить документооборот, и убрать недостатки, присущие использованию документов на бумажных носителях. Конечно, идея о полностью безбумажном документообороте утопична, но ее реализация возможна в будущем. Поэтому необходимо стремиться к сокращению использования бумажных документов, хотя бы с экологической точки зрения. Компьютеризация общества привела к тому, что электронные документы начинают заменять бумажные. Но такой переход не должен ограничиваться лишь экономией бумаги и картриджей для принтеров. Необходима система, которая могла бы автоматизировать делопроизводство и повысить уровень управления организацией. Поэтому необходимо сделать универсальную недорогую программу, которая могла бы максимально подходить для большинства средних и малых предприятий нашей страны.
Разработка информационного обеспечения электронного документооборота

Изм. Лист. № докум. Подп. Дата
1. АНАЛИТИЧЕСКИЙ РАЗДЕЛ
1.1. Характеристика организации
1.1.1. Организационно-правовая форма и вид деятельности
29 июня 2005 года на внеочередном общем собрании акционеров дочернего банка Внешторгбанка было принято решение о преобразовании ЗАО «КБ ГУТА-БАНК" в ЗАО «Внешторгбанк Розничные услуги». Торговое название было определено как «Внешторгбанк 24», а позднее «ВТБ 24». Цель такого преобразования заключалась в расширении сферы деятельности банка-основателя, занятия на рынке новых позиций. Основным направлением развития стало оказание банковских услуг физическим лицам, малому и среднему бизнесу.
Организация быстро развивалась, постоянно расширяясь. Открывались новые дополнительные офисы в Москве, а также начался процесс преобразования филиалов Внешторгбанка по всей России в дополнительные офисы дочерней организации: ВТБ 24. За год с небольшим банк показал хорошие результаты в различных рейтингах. Так, например, по состоянию на август 2006 года в рейтинге основных финансовых показателей деятельности крупнейших банков Москвы ВТБ 24 занимает 14 место (см. прил. 1), а по динамике развития в первом полугодии 2006 года - 2 место со средним баллом развития 1.138, уступая лишь Россельхозбанку (см. прил. 2).
На 1 июля 2007 года в показателях российских банков ВТБ 24 занимает уже 13 место по работающим активам. По динамике развития он стал уступать Россельхозбанку и Газпромбанку, снизив темпы своего развития из-за большого расширения в первом квартале 2007 года (см. прил. 4). Банк продолжает развиваться, вышел на рынок публичных акций (IPO), продав на него около 30% своих капиталов.
«Основной целью проведения IPO является получение так называемой "учредительской прибыли" - прибыли, получаемой учредителями акционерных обществ в виде разницы между суммой от продажи выпущенных акций и капиталом, действительно вложенным ими в акционерное предприятие.
Возможность получения учредительской прибыли связана с тем, что цена акций представляет собой капитализированный (по ставке процента) дивиденд, в то время как реально вложенный капитал приносит прибыль по более высокой, чем ставка процента, средней норме прибыли.
Однако появление публичных компаний в определенной отрасли производства в дальнейшем приводит к тому, что капитал в этой отрасли приносит не среднюю прибыль, а только процент. Данный процесс вынуждает частные компании либо также становиться публичными, либо применять свой капитал в другой отрасли»[41].
По организационно-правовой форме «Внешторгбанк Розничные услуги» является закрытым акционерным обществом. «Закрытое акционерное общество - акционерное общество < wiki/%D0%90%D0%BA%D1%86%D0%B8%D0%BE%D0%BD%D0%B5%D1%80%D0%BD%D0%BE%D0%B5_%D0%BE%D0%B1%D1%89%D0%B5%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%BE>, акции < wiki/%D0%90%D0%BA%D1%86%D0%B8%D1%8F_%28%D1%84%D0%B8%D0%BD%D0%B0%D0%BD%D1%81%D1%8B%29> которого распределяются только среди учредителей < wiki/%D0%A3%D1%87%D1%80%D0%B5%D0%B4%D0%B8%D1%82%D0%B5%D0%BB%D1%8C> или заранее определенного круга лиц (в противоположность открытому < wiki/%D0%9E%D1%82%D0%BA%D1%80%D1%8B%D1%82%D0%BE%D0%B5_%D0%B0%D0%BA%D1%86%D0%B8%D0%BE%D0%BD%D0%B5%D1%80%D0%BD%D0%BE%D0%B5_%D0%BE%D0%B1%D1%89%D0%B5%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%BE>). Акционеры < wiki/%D0%90%D0%BA%D1%86%D0%B8%D0%BE%D0%BD%D0%B5%D1%80> такого общества имеют преимущественное право < wiki/%D0%9F%D1%80%D0%B5%D0%B8%D0%BC%D1%83%D1%89%D0%B5%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%B5%D0%BD%D0%BD%D0%BE%D0%B5_%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BE> на приобретение акций, продаваемых другими акционерами. Число участников закрытого акционерного общества ограничено законом < wiki/%D0%97%D0%B0%D0%BA%D0%BE%D0%BD>. Как правило, закрытое акционерное общество не обязано публиковать отчётность < w/index.php?title=%D0%9E%D1%82%D1%87%D1%91%D1%82%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D1%8C&action=edit> для всеобщего сведения < wiki/%D0%A0%D0%B0%D1%81%D0%BA%D1%80%D1%8B%D1%82%D0%B8%D0%B5_%D0%B8%D0%BD%D1%84%D0%BE%D1%80%D0%BC%D0%B0%D1%86%D0%B8%D0%B8>, если иное не установлено законом»[31].
В настоящее время банк предоставляет следующие услуги частным, корпоративным клиентам, кредитным организациям и малому бизнесу:
· сбережения и расчетные операции;
· платежные карты;
· кредиты и кредитные карты;
· денежные переводы;
· услуги системы дистанционного банковского обслуживания < telebank/> (Система Телебанк);
· прием наличных платежей в адрес организаций < services/personal/service_1_39.htm>;
· открытие и ведение счетов;
· операции с иностранной валютой;
· операции с векселями банка;
· аренда сейфовых ячеек и обеспечение безопасности при операциях по сделкам с недвижимостью;
· операции на фондовом и денежном рынках:
· доверительное управление и прочее.
· расчетно-кассовое обслуживание;
· валютный контроль;
· кредитование;
· операции с драгоценными металлами и прочее.

Численность сотрудников банка в конце 2006 года составляет более 9000 человек. В их число не входят филиалы, которые в будущем должны будут перейти в дополнительные офисы. Сеть банка формируют более 200 филиалов и дополнительных офисов в крупных российских городах.
1.1.2. Организационная структура
Создание структуры управления банка - это сложный долговременный процесс, в котором могут быть задействованы как отдельные специалисты, так и целые консалтинговые компании. Правильно выбранная структура банка, своевременная ее трансформация в соответствии с меняющимися внутренними и внешними факторами - важные условия реализации банковской стратегии, эффективной деятельности банка. Многообразные организационные формы построения банков условно делят на классические и адаптивные.
К классическим (традиционным) относят функциональные и, так называемые, дивизиональные структуры. Функциональная структура предполагает существование в банке подразделений, реализующих его функции (пассивные операции, кредитование, расчетно-кассовое обслуживание). Дивизиональная структура строится в соответствии с видами предлагаемых банковских продуктов (услуг); особенностями отдельных групп клиентов банка; особенностями регионов и клиентуры. Продуктивно-ориентированные подразделения банка создаются, когда банк реализует клиентам весьма значительные объемы отдельных видов операций (услуг). Организационная структура банка, ориентированная, на особые группы клиентов (потребителей банковских продуктов и услуг), означает специализацию банка на обслуживании отдельных субъектов или секторов экономики.
Адаптивными называют структуры, создаваемые банками для решения дополнительных, задач и позволяющие банкам приспосабливаться к изменяющимся условиям. К их числу относят: так называемые проектные и матричные структуры банка (особые подразделения, создаваемые на временной основе для реализации крупных проектов); представительства; банковские объединения и группы; финансово-промышленные группы и банковские холдинги; подразделения (службы) для осуществления новых, нетрадиционных для банков операций. На практике встречаются, как правило, смешанные организационные структуры банков.
На рис. 1 представлена организационная структура ВТБ 24 ЗАО.


Рис. 1. Организационная структура ВТБ 24 (ЗАО)


Во главе находится президент-председатель правления со своим аппаратом руководства. Ему непосредственно подчиняются 3 заместителя, главный бухгалтер и 6 департаментов: корпоративный, инвестиционный, департамент обслуживания клиентов малого бизнеса, департамент ипотечного кредитования, департамент сети и департамент информационных технологий. В свою очередь, заместителям и руководителям департаментов подчиняются управления и нижестоящие отделы.
«Основным акционером ВТБ 24 является ОАО Банк ВТБ (98,19% акций). Уставный капитал ВТБ 24 составляет 30 млрд. рублей, размер собственных средств (капитала) - 45,6 млрд. рублей. Деятельность ВТБ 24 осуществляется в соответствии с генеральной лицензией Банка России № 1623 от 13.07.2000 г.»[46]
1.1.3. Основные финансово-экономические показатели
Основные экономические показатели деятельности предприятия на 1 января 2006 года представлены в табл. 1.
Таблица 1
Публикуемый бухгалтерский баланс ЗАО «ВТБ 24»
I Активы
1 Денежные средства 2313517 1158820
2 Средства кредитных организаций в Центральном банке Российской Федерации 2 030 203 2 533 076
2.1 Обязательные резервы 321 456 257 390
3 Средства в кредитных организациях 2 340 551 3 384 151
4 Чистые вложения в торговые ценные бумаги 1 803 092 511 716
5 Чистая ссудная задолженность 33 081 771 22 759 130
6 Чистые вложения в инвестиционные ценные бумаги, удерживаемые до погашения 0 0
7 Чистые вложения в ценные бумаги, имеющиеся в наличии для продажи 389 293 724 589
8 Основные средства, нематериальные активы и материальные запасы 515 042 555 489
9 Требования по получению процентов 55 006 2 859
10 Прочие активы 861 908 405 198
11 Всего активов 43 390 383 32 035 028
II Пассивы
12 Кредиты Центрального банка Российской Федерации 0 0
13 Средства кредитных организаций 17 771 543 16 194 038
14 Средства клиентов (некредитных организаций) 17513 100 8101 720
14.1 Вклады физических лиц 7 694 817 3 421 738
15 Выпущенные долговые обязательства 1 838 948 3 167 996
16 Обязательства по уплате процентов 128 968 95 725
17 Прочие обязательства 180 606 150 989
18 Резервы на возможные потери по условным обязательствам кредитного характера, прочим возможным потерям и по операциям с резидентами оффшорных зон 120 333 57 345
19 Всего обязательств 37 553 498 27 767 813
III Источники собственных средств
20 Средства акционеров (участников) 6 098 150 3 357 590
20.1 Зарегистрированные обыкновенные акции и доли 6 098 150 3 357 590
20.2 Зарегистрированные привилегированные акции 0 0
20.3 Незарегистрированный уставный капитал неакционерных кредитных организаций 0 0
21 Собственные акции, выкупленные у акционеров 0 0
22 Эмиссионный доход 6 274 180 14741
23 Переоценка основных средств 31 846 31 846
24 Расходы будущих периодов и предстоящие выплаты, влияющие на собственные средства (капитал) 205 543 313 892
25 Фонды и неиспользованная прибыль прошлых лет в распоряжении кредитной организации (непогашенные убытки прошлых лет) 1 115916 510312
26 Прибыль (убыток) за отчетный период -7 477 664 666 618
27 Всего источников собственных средств 5 836 885 4267215
28 Всего пассивов 43 390 383 32 035 028
IV Внебалансовые обязательства
29 Безотзывные обязательства кредитной организации 14 956 885 4 209 199
30 Гарантии, выданные кредитной организацией 1 934 199 1 855 234

Исходя из сведений, полученных по приложениям, в которых банк занимает лидирующие позиции в показателях темпов развития можно сказать, что в целом ситуация складывается не такая уж и плохая. При развитии организации на рынке и занятии все большей его доли бывают периоды с отрицательной прибылью. ВТБ 24 сейчас находится именно на этом этапе, поэтому окончательных выводов сделать нельзя.

1.2. Предмет исследования. Цели и причины развития электронного документооборота на предприятии
По статистическим данным ежедневно по всему миру подшивается порядка 200 млн. бумаг. Поэтому возникает необходимость эффективной автоматизации документооборота, которая позволит получить быстрый и полный доступ к информации, и как следствие увеличить прибыль организации.
Первые попытки автоматизации делопроизводства тесно связаны с разработкой в 1970-е годы автоматизированных систем управления. Вначале автоматизация затрагивала отдельные задачи документационного обеспечения управления (регистрацию документов, контроль исполнения и т.д.), а затем по мере накопления практического опыта, углубления научной проработки и научно-технического прогресса автоматизация стала распространяться на документационное обеспечение в целом.
1.2.1. Задачи и уровень автоматизации документооборота
Под документооборотом понимается комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. А электронный документооборот (ЭДО) - это единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Существует также такое понятие, как электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.
Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.
Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т. к. они чаще всего остаются на сервере), а передача прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем. Главное назначение систем электронного документооборота - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.
Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена - документопоток.
Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.
Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля исполнения, формирования дел, организации хранения и т.д.
В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым ими ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов.
Таблица 2
Традиционная работа с документами в организации без использования автоматизированной системы документооборота
Форма документа Документопоток
входящей информации внутренних документов исходящей информации
Электронные документы Сообщения электронной почты, факсимильная информация Сообщения в корпоративной сети, факсы Ответы и письма по электронной почте, факсимильная информация
Бумажные документы Письма, договоры и контракты, законодательные акты, нормативные документы, периодические издания, Книги, реклама Приказы, инструкции, отчеты, служебные записки, командировочные документы, бухгалтерские документы Письма, договоры и контракты, пресс - релизы

Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль и учет их исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль состояния самих дел.
Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.
Необходимость автоматизации документооборота продиктована проблемами, возникающими в работе компаний всех организационно-правовых форм, которые по сути своей идентичны: потеря документа, либо его долгий поиск (большой объем документации; поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации); задержки прохождения и исполнения документов (сложные схемы согласования документов и человеческий фактор); фактическая бесконтрольность исполнения (отсутствие информации об исполнении и исполнителе в реальном времени); проблемы контроля исполнения документа (отсутствие или плохая организация упреждающего контроля; неисполнение документов или задержка их исполнения); избыточность документооборота (в т.ч. дублирование документов); большой штат сотрудников, работающих с документами (рутинные технологические операции) и др.
В результате выше описанного положения дел управление организацией не может осуществляться в полном объеме. И выражается это в том, что руководитель организации (равно как и руководители всех ее уровней) самостоятельно (без помощи секретарей и помощников, ответственных за те или иные направления деятельности) не владеют информацией в режиме реального времени и в случае необходимости не смогут оперативно ответить даже на такие вопросы: какие документы и по каким проблема находятся в работе; какова предыстория и состояние решения конкретных вопросов и т.п.; а следовательно, оперативно среагировать на изменившуюся конъюнктуру рынка и принять верное решение.
«Источник причин большинства проблем документооборота - изначальное противоречие между требованием централизованного управления документацией и децентрализованной технологией учета»[3]. Традиционный (каталожно-карточный, либо журнальный) учет работы с документами на бумажных носителях ведется автономно в каждом подразделении. При этом процедура выяснения состояния исполнения конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о нем на всех этапах, требует существенных трудозатрат и времени, а также зависит от квалификации сотрудников служб управления. Для обеспечения эффективного централизованного учета и контроля исполнения всех документов организации, службе документооборота необходимо оперативно отслеживать и дублировать информацию об исполнении и движении каждого документа в отдельности, получая ее из соответствующих подразделений и централизованно фиксировать (регистрировать) ее в своей службе. Это требует огромных накладных расходов, строгой регламентации работы всех структурных подразделений и ее сотрудников, наличия квалифицированного персонала, больших трудовых и временных затрат на проведение рутинных технологических операций по поиску, сбору, обобщению и анализу распределенной информации. На сегодняшний день, практически ни одна организация не может позволить себе проведение вышеперечисленных работ в полном объеме.
Учитывая существующую тенденцию увеличения объема документооборота вопрос об автоматизации документационного обеспечения управления, внедрения в работу новых информационных технологий встает весьма остро.
При принятии решения об автоматизации документооборота пред руководителем неизбежно встанут вопросы:
· Какие цели преследуются при автомтизиации и какие задачи должны быть решены?
· Где проходит граница документооборота организации и что должно быть автоматизировано?
Цели автоматизации документооборота всех организаций, вне зависимости от их организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются в следующем:
· повышение качества и оперативности управления, и как следствие этого обеспечение конкурентоспособности предприятия на рынке;
· объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально-удаленные;
· обеспечение оперативного, и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;
· снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов, и как следствие, получение экономического эффекта;
· заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.
Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации документооборота организации, которые условно можно систематизировать по следующим областям:
· Подготовка и оформление документов.
o повышение качества и оперативности подготовки документов, создаваемых в организации;
o унификация процесса работы с документами на всех этапах его существования;
· Организация документооборота и исполнения документов.
o исключение дублирования ввода информации о документе на различных этапах работы с ним (процесс регистрации)
o исключение возможности потери документа (создание документальной базы организации);
o у........

1. Акопянц А.Х. И снова о Lotus Notes // Компьютерра. 2002. - №27.
2. Баласанян В.Э. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту // Мир связи. 2002. - №12.
3. Баласанян В.Э. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления для повышения эффективности управления. - М.: Документация в информационном обществе, 2003. - с.70.
4. Балабанов И.Т. Интерактивный бизнес. - СПб: Питер, 2001. - 128 с.
5. Бобылева М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации // Делопроизводство. 2003. - №2. - с. 14-18.
6. Бобылева М.П. Некоторые вопросы использования элементов электронного документооборота между организациями // Делопроизводство. 2003. - №3. -с. 36-40.
7. Грабер М. SQL. Справочное руководство. - М.: Лори, 2007. - 644 с.
8. Доронина Л.А., Черников Б.В. Новые информационные технологии хранения документов организации: К постановке проблемы // Делопроизводство. 2002. - №1. - с. 33-39.
9. Емельянов Н.Е. Где и когда оправдан электронный архив? // Директор ИС. 1999. - №23.
10. Емельянов Н.Е. Электронные документы и БД // Директор информационной службы. 1999. - № 18.
11. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства: Попытка анализа и классификации // Секретарское дело. 2000. - №4. - с. 37-42.
12. Ефремова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства: попытка анализа и классификации // Секретарское дело. 2000. - № 4 - с. 41.
13. Карминский А.М., Нестеров В.П. Информатизация бизнеса. М.: Финансы и статистика, 1997. - 416 с.
14. Кузнецов С.Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело. - 2001. - №3
15. Кузьмин Ю.В. Золотой век // Мир ПК. 1998. - ноябрь. - с. 76-81.
16. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. - М., 2002. - с.191.
17. Методические указания по подготовке ВКР для специальности «Прикладная информатика в экономике». / И.А. Меркулина, Е.Н. Каширская, Л.Б. Никандров, А.П. Никитин. М.: ВГНА, 2007. - 78 с.
18. Милославская Н.Г., Толстой А. И. Интрасети: доступ в Internet, защита: Учеб. пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2000. - 527 с.
19. Максимович В.И., Берестова Г.Ю. Принципы автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 2003. - №4. - с. 24-26.
20. Нейгел К., Ивьен Б. C# для профессионалов. Пер. с англ. М.: Издательский дом «Вильямс», 2006. - 1376 с.
21. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. 2001. - №2.
22. Пестрецов А.А. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений: Метод. пособие. - М.: СИФ ВНИИДАД, 1998. - 38 с.
23. ППБ 01-03 «Правила пожарной безопасности в Российской Федерации» от 18.06.2003.
24. Сакун Ю. Документы - в оборот // CIO. 2003. - №1.
25. СанПиН 2.2.2/2.4.2198-07 < doc/doc162/doc.htm> "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы" от 25.04.2007.
26. Совершенствование организационного, нормативно-методического и информационного обеспечения электронного документооборота МНС России. / Н.Н. Куняев, М.В. Ларин, В.С. Мингалев, О.К. Риттер. М.: Документация в информационном обществе, 2003. - c. 268-283.
27. Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Электронные архивы и электронный документооборот // Отеч. архивы. 1999. -№2. - с. 20-26.
28. Чернов В.Н. О методе анализа автоматизированных информационных систем документооборота управления // Вестник архивиста. 2003. - №2. - с.210-217.
29. Чернов В.Н. Проблемы перевода на новые информационные технологии автоматизированной информационной системы документооборота управления аппарата Правительства РФ // Делопроизводство. 2002. - №2. - с. 16-20.
30. Якушин С.Б. Корпоративная система документооборота на примере Банка России // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2002. - № 2. - с. 58-63.
31. www.buhgalteria.ru/dict/304 < dict/304> - Экономический словарь. Закрытое акционерное общество.
32. www.document-circulation.org.ru < >33. www.galactic.org.ua/Biblio/3kibernet.htm - Временные ряды, информация и связь.
34. www.jetinfo.ru/2002/8/1/article1.8.2002.html - Мировой рынок систем электронного документооборота К.Т. Глинских.
35. www.ocular.ru/eyestrain/index.php?rash=eye4 - Профилактика зрительного и общего утомления.
36. article/dotnet/CSThreading1.xml - Работа с потоками в C# J. Albahari - 2007.
37. article/inet/aspnet3.xml - Средства безопасности. Криптография. С. Бакланов. - 2005.
38. www.ru.wikipedia.org/wiki/Инкапсуляция_(программирование)
39. www.ru.wikipedia.org/wiki/Реляционные_базы_данных
40. wiki/DSA - Алгоритм с использованием открытого ключа для создания электронной подписи.
41. www.ru.wikipedia.org/wiki/IPO - Первое публичное предложение.
42. www.ru.wikipedia.org/wiki/MD5 - Алгоритм хэширования MD5.
43. www.ru.wikipedia.org/wiki/XML - Расширяемый язык разметки.
44. uchcom.botik.ru/educ/clerk/index.ru.html - ИТ в делопроизводстве Г.В. Гузилова.
45. www.utilization.svt-stroy.ru/12.htm - Утилизация компьютеров и компьютерного оборудования
46. www.vtb24.ru/about/ - Информация о банке ВТБ 24.



Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.